GT Mobiele Communicatie 3
Verwervingsstrategie v1.0
VNG Realisatie
Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag
December 2020
Inhoud
1. Inleiding ... 3
2. Opzet GT telecommunicatie ... 4
3. Voorbereiding publicatie en participatie ... 6
3.1. Evaluatie ... 6
3.2. Verwervingsstrategie ... 6
3.3. Opstellen beschrijvend Document ... 7
4. Doelstelling GT Mobiele Communicatie 3 ... 8
5. Deelnemers en aanbestedende dienst ... 9
6. Scope ... 10
6.1. Inhoudelijke scope ... 10
6.2. Uitzonderingen inhoudelijke scope ... 10
7. Aanbestedingsprocedure ... 13
8. Overeenkomst ... 14
8.1. Soort overeenkomst ... 14
8.2. Looptijd van de raamovereenkomst en nadere overeenkomsten ... 14
8.2.1. Looptijd raamovereenkomst ... 14
8.2.2. Looptijd nadere overeenkomsten ... 15
8.2.3. Schematisch overzicht looptijden ... 15
9. Specifieke aandachtsgebieden ... 17
9.1. Rapportage en portals ... 17
9.2. Nieuwe diensten als gevolg van de komst van 5G ... 17
9.3. Beschikbaarheid van mobiele diensten ... 17
1. Inleiding
In 2015 is het projectprogramma GT (Gemeentelijke Telecommunicatie) van start gegaan met de verwerving van mobiele communicatiediensten (spraak en data). Aan de twee Europese
aanbestedingen die hiertoe zijn uitgevoerd, GT Mobiele Communicatie 1 en GT Mobiele Communicatie 2, hebben in totaal 330 organisaties deelgenomen, waaronder 271 gemeenten.
Begin 2020 hadden deze deelnemers gezamenlijk ongeveer 234.000 simkaarten in gebruik die onder de raamovereenkomsten zijn afgenomen.
De raamovereenkomst van GT Mobiele Communicatie 1 loopt in mei 2022 voor de eerste
deelnemer af. Naar aanleiding hiervan is project GT Mobiele Communicatie 3, als opvolger van GT Mobiele Communicatie 1 en 2, opgestart. Het doel is dat begin 2022 de overeenkomst GT Mobiele Communicatie 3 in werking treedt, zodat vanaf mei 2022 de eerste deelnemers de overstap naar deze nieuwe overeenkomst kunnen maken.
Het projectprogramma GT is onderdeel van VNG Realisatie, de organisatie van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) die zorgt voor ondersteuning van gemeenten op het gebied van gezamenlijke uitvoering.
2. Opzet GT telecommunicatie
Eind 2014 en begin 2015 heeft GT zich gebogen over de vraag welke telecommunicatiediensten voor een gezamenlijke aanbesteding in aanmerking komen en wat de beste manier is om deze diensten uit de markt te betrekken. Vastgesteld is toen dat het volledige programma zich op hoofdlijnen zou gaan richten op mobiele en vaste spraaktransmissie, mobiele en vaste datatransmissie, internet access en een (omnichannel) communicatieplatform.
Bij het bepalen van de wijze waarop deze diensten het best kunnen worden verworven heeft GT verschillende alternatieven overwogen. De belangrijkste aspecten die bij een dergelijke overweging een rol spelen zijn enerzijds de mogelijkheden die in de markt worden geboden en anderzijds het belang van de (potentiële) deelnemers. Het belang van deelnemers is dat de verworven diensten optimaal invulling geven aan de behoeften van deze deelnemers tegen een zo laag mogelijk kostenprofiel. Deelnemers zijn derhalve niet primair op zoek naar de allerlaagste tarieven maar eerder naar zo groot mogelijke kostenbesparingen door inzet van de telecommunicatiediensten.
Een en ander heeft begin 2015 geleid tot het besluit het dienstenpakket in drie pakketten te verwerven:
• Mobiele spraak- en datatransmissie (GT Mobiele Communicatie 1 en 2).
• Vaste spraak- en datatransmissie en internet access (GT Vaste Communicatie).
• Een (omnichannel) communicatieplatform (GT Connect).
Voorafgaand aan de nu geplande aanbesteding GT Mobiele Communicatie 3 heeft het projectteam bekeken of er, gegeven de huidige mogelijkheden in de markt en behoeften van de deelnemers, aanleiding is mobiele communicatiediensten samen te voegen of uit te breiden met
telecommunicatiediensten uit één van de andere pakketten. Als we hierbij kijken naar de markt dan is te zien dat in de afgelopen jaren de reeds eerder ingezette consolidatie van
telecommunicatiedienstverlening verder is doorgezet. Waar vijf jaar geleden sprake was van een te geringe marktwerking als alle gewenste telecommunicatiediensten in één opdracht op de markt zouden worden gezet, is nu zichtbaar dat meerdere partijen in de volle breedte oplossingen aanbieden. Hierdoor ontstaan opties om, met behoud van een goede marktwerking,
telecommunicatiediensten die nu nog in verschillende pakketten worden verworven samen te voegen.
Kijkend naar de behoefte aan mobiele communicatiediensten bij de deelnemers dan komt naar voren dat deelnemers primair groot belang hechten aan de beste mobiele beschikbaarheid in het eigen verzorgingsgebied1. In Nederland is sprake van de aanwezigheid van drie verschillende mobiele netwerken die in ieder verzorgingsgebied eigen beschikbaarheidskenmerken hebben.
Deelnemers willen gebruikmaken van het mobiele netwerk dat in hun verzorgingsgebied de beste beschikbaarheid biedt, en vinden het daarom van belang de mogelijkheid te hebben om de beschikbaarheid in hun eigen verzorgingsgebied mee te laten wegen bij het definitief gunnen van de opdracht. Concreet betekent dit dat GT Mobiele Communicatie 3 bij voorkeur meerdere
1 Een verzorgingsgebied is een gebied dat bestaat uit de eigen gemeente al dan niet aangevuld met de aangrenzende gemeenten.
leveranciers herbergt waarmee de diensten van de drie verschillende mobiele netwerken beschikbaar komen.
Bij de andere telecommunicatiediensten is echter geen sprake van lokale verschillen in de dienstverlening. Voor deze diensten heeft juist een keuze voor één leverancier vooralsnog de voorkeur gehad, omdat dit samenwerkingsmogelijkheden creëert, efficiencyvoordelen biedt en de kans vergroot op het verkrijgen van dienstverlening van de hoogste kwaliteit.
De keuze voor de onderverdeling van telecommunicatiediensten in pakketten komt tot stand op basis van een weging van belangen. Uit voorgaande zal duidelijk zijn dat bij deze weging in ieder geval is meegenomen dat het apart aanbesteden van mobiele communicatiediensten leidt tot de beste mobiele leverancier voor deelnemers in het eigen verzorgingsgebied, en dat het
samenvoegen van mobiele communicatiediensten met andere pakketten leidt tot extra
efficiencyvoordelen. In dit laatste geval krijgen een hoop deelnemers echter niet de beste mobiele beschikbaarheid. Omdat de beste mobiele beschikbaarheid in het eigen verzorgingsgebied een zeer zwaarwegend element is geweest voor de uiteindelijke keuze in aan te besteden pakketten, is ook dit keer besloten mobiele communicatiediensten in een zelfstandig pakket aan te besteden.
3. Voorbereiding publicatie en participatie
3.1. Evaluatie
Het project GT Mobiele Communicatie 3 is in het voorjaar van 2020 van start gegaan. Voor deze relatief vroegtijdige start is met name gekozen om het projectteam voldoende ruimte te geven om goed te kunnen anticiperen op de verwachte komst van nieuwe zakelijke diensten als gevolg van de introductie van 5G technologie. Deze nieuwe diensten zullen immers naar verwachting een
belangrijke rol gaan spelen bij de invulling van de groeiende behoefte aan professionele,
betrouwbare dienstverlening onder de deelnemers aan GT Mobiele Communicatie 3. Daarnaast is GT Mobiele Communicatie 3 de eerste aanbesteding onder GT die zorg gaat dagen voor
continuering en modernisering van eerder aanbestede overeenkomsten. GT heeft daarom een extra fase aan het begin van het project toegevoegd, waarin de bestaande dienstverlening is geëvalueerd.
De evaluatie van bestaande dienstverlening is de eerste inhoudelijke stap die in het project is genomen. Tijdens de evaluatie is onderzoek gedaan naar de ervaringen van de deelnemers aan GT Mobiele Communicatie 1 en 2, de ervaringen van de huidige leveranciers van GT Mobiele Communicatie 1 en 2, en de ervaringen van het Service Centrum Gemeenten (SCG) die optreedt als beheerder van de bestaande raamovereenkomsten. De uitkomsten van de evaluatie vormen een belangrijke initiële bron van informatie voor de aanpak van GT Mobiele Communicatie 3.
3.2. Verwervingsstrategie
Daar waar tijdens de evaluatie wordt gekeken naar de bevindingen uit het verleden, wordt in de fase waarin de verwervingsstrategie vormt krijgt vooral gekeken naar de toekomst. Het doel is hierbij om enerzijds goed beeld te krijgen van de toekomstige behoeften op het gebied van mobiele telecommunicatie bij de deelnemers, en anderzijds inzicht te krijgen in de mogelijkheden die marktpartijen nu en in de toekomst bieden.
Een beeld van de behoeften van deelnemers wordt in dit stadium op verschillende manieren verkregen. Er vinden diverse één-op-één gesprekken plaats met deelnemers die input willen leveren of waarvan het projectteam graag input wil hebben. Ook worden (virtuele)
groepsbijeenkomsten georganiseerd voor deelnemers die zich al in een groter verband hebben georganiseerd of voor groepen die door het projectteam bij elkaar zijn gebracht. Een belangrijke rol bij de vaststelling van de behoefte is tot slot weggelegd voor de speciaal voor het project ingerichte klankbordgroep. In dit gremium komt veel en verschillende expertise samen en vindt finale
afstemming en besluitvorming plaats over de inhoudelijke behoefte binnen de deelnemende overheden.
Om inzicht te krijgen in de mogelijkheden die de markt te bieden heeft, is een marktverkenning uitgevoerd. Voor deelname aan deze marktverkenning is een oproep gedaan op Tenderned, die is ondersteunt door oproepen in een aantal media. Een aantal marktpartijen heeft zich naar aanleiding van de oproepen aangemeld en met iedere aangemelde partij is een gesprek gevoerd. De
informatie die is verkregen uit deze gesprekken vormt de basis voor het vaststellen van een beeld van de markt.
Met de publicatie van het nu voorliggende document is tevens de fase om tot een passende verwervingsstrategie te komen beëindigd. De verwervingsstrategie wordt openbaar gepubliceerd zodat alle belanghebbende partijen zich op de hoogte kunnen stellen van de plannen van het projectteam op hoofdlijnen.
3.3. Opstellen beschrijvend Document
Na vaststelling van de verwervingsstrategie gaat de fase van start waarin het beschrijvend document wordt opgesteld. Naast het schrijven van documenten is dit ook een fase waarin het contact met deelnemers wordt geïntensiveerd. Het informeren van deelnemers en het ophalen van hun ideeën en wensen vindt onder meer plaats in regiosessies, één-op-een gesprekken, en met behulp van webinars. Daarnaast wordt de frequentie van de bijeenkomsten van de klankbordgroep verhoogd.
Naast een nauw contact met de deelnemers is het ook van belang om inhoudelijk ‘voeling’ te blijven houden met de markt. Aanbestedingsregelgeving maakt het echter onmogelijk om na afronding van de marktverkenning nog individueel contact te hebben met marktpartijen. Om toch enige input van de markt te kunnen blijven ontvangen zullen, voordat publicatie van de definitieve opdracht plaatsvindt, delen van het beschrijvend document in concept vorm op de openbaar toegankelijke website van GT (https://www.vngrealisatie.nl/onderwerpen/gemeentelijke-telecommunicatie) worden gepubliceerd. Niet alleen deelnemers, maar zeker ook marktpartijen worden uitgenodigd om deze concept stukken door te nemen en waar nodig van commentaar te voorzien. Dit commentaar kan worden aangeleverd via e-mailadres gtproject@vng.nl. De op deze manier verkregen input kan vervolgens aanleiding zijn om inhoudelijke wijzigingen door te voeren. Op deze wijze kan in een aantal slagen de kwaliteit van het beschrijven document worden verhoogd en wordt de uiteindelijke uitvraag beter passend gemaakt op de behoeften van deelnemers en de mogelijkheden die de markt biedt.
Hoewel zowel marktpartijen als deelnemers de hiervoor genoemde concept documenten kunnen inzien en becommentariëren is de afhandeling van het ontvangen commentaar verschillend. Daar waar het wel mogelijk is om met deelnemers het gesprek aan te gaan over de ontvangen reacties, is dat niet mogelijk met een marktpartij. Een dialoog met een marktpartij kan immers leiden tot een informatievoorsprong (of ‘informatieverschil’) ten opzichte van andere marktpartijen. Dit is in alle gevallen onwenselijk omdat het gelijke speelveld voor alle marktpartijen hiermee wordt verstoord.
Reacties van marktpartijen zullen daarom uitsluitend zonder nadere toelichting als bron kunnen dienen voor eventuele inhoudelijke wijzigingen. Ondanks deze beperking willen wij toch met klem benadrukken dat het van groot belang is om input van de markt te ontvangen en dat het aanleveren van input derhalve altijd bijzonder wordt gewaardeerd. Het zal echter ook duidelijk zijn dat met name voor reacties van marktpartijen geldt dat een heldere omschrijving en onderbouwing essentieel is.
4. Doelstelling GT Mobiele Communicatie 3
Het doel van GT Mobiele Communicatie 3 is om tegen zo scherp mogelijke tarieven kwalitatief hoogwaardige mobiele communicatiediensten te verwerven, die optimaal passen bij de behoeften van gemeenten en aan gemeenten gelieerde organisaties.
Naast deze hoofddoelstelling kent GT Mobiele Communicatie 3 tevens een aantal sub- doelstellingen:
• Kostenbesparing
Door gezamenlijk aan te besteden worden op onder meer de volgende punten besparingen voorzien:
o Aanbestedingskosten
Door eenmalig voor meerdere gemeenten de behoefte in de markt te zetten wordt voorkomen dat iedere gemeente (of aanbestedende dienst) zelfstandig moet
aanbesteden. Omdat de aanbesteding niet significant complexer wordt als het aantal deelnemers toeneemt, zal de uiteindelijke besparing oplopen naarmate meer
gemeenten zich als deelnemer opgeven.
o Tarifering van de producten en diensten
De verwachting is dat door het gezamenlijk optrekken bij de verwerving van mobiele communicatiediensten mogelijkheden ontstaan om betere voorwaarden, inclusief scherpere tarieven, te realiseren.
o Beheer van de overeenkomsten
Het centraal laten uitvoeren van het strategische beheer door het Servicecentrum Gemeenten (SCG, voorheen CBO) levert een aanzienlijke kostenreductie op in vergelijking met de situatie waarin alle deelnemers zelf het beheer ter hand nemen.
• Ontzorging deelnemers
Veel deelnemers hebben niet de mensen, middelen of tijd om op relatief complexere ICT terreinen de eigen behoefte te specificeren, de mogelijkheden in de markt bij te houden, en een passende verwerving uit te voeren. Door dit werk uit handen van de deelnemers te nemen, beschikbare kennis en ervaring te bundelen, en deelnemers actief te informeren over de mogelijkheden en toegevoegde waarde die mobiele communicatiediensten voor hun organisatie kunnen hebben, wil het projectteam de deelnemers ontzorgen.
• Kwaliteitsverbetering
Gezamenlijk aanbesteden biedt mogelijkheden om kwalitatief betere diensten uit te vragen dan bij individueel aanbesteden het geval is. De markt is immers bij grotere afnamevolumes eerder bereid om te investeren in nieuwe diensten of in het verbeteren van bestaande diensten dan bij kleine volumes.
5. Deelnemers en aanbestedende dienst
Deelname aan GT Mobiele Communicatie 3 staat open voor alle Nederlandse gemeenten (met uitzondering van de overzeese gebiedsdelen) en organisaties/rechtspersonen waarin één of meer Nederlandse gemeenten gezamenlijk een meerderheidsbelang hebben. Deelname aan GT Mobiele Communicatie 3 is ook mogelijk als niet eerder aan één of meer GT-aanbestedingen (waaronder GT Mobiele Communicatie 1 of 2) is deelgenomen.
De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) zal namens de deelnemers optreden als
aanbestedende Dienst. Omdat het voor geïnteresseerde marktpartijen van belang is om inzicht te hebben in de omvang van af te nemen diensten, is het noodzakelijk om alle deelnemers afdoende aan de aanbesteding en de te sluiten overeenkomst te binden. De deelnemers worden in de aanbestedingsstukken benoemd en zijn daarmee niet meer vrij om via een andere weg de binnen de scope van GT Mobiele Communicatie 3 vallende diensten af te nemen. Aan de deelnemers zal derhalve een schriftelijke verklaring van deelname worden gevraagd, waarin onder meer mandaat wordt gegeven aan de VNG om mede namens hen de aanbesteding uit te voeren, waarin op voorhand akkoord wordt gegaan met alle besluiten die de VNG in het kader van de aanbesteding neemt, en waarin op voorhand akkoord wordt gegaan met de binding van de organisatie aan de te sluiten overeenkomst en het door de VNG te voeren centraal contractmanagement. De verklaring wordt ondertekend door een functionaris die bevoegd is een dergelijke verklaring voor de
deelnemende organisatie af te geven.
6. Scope
6.1. Inhoudelijke scope
Onder de te sluiten overeenkomst GT Mobiele Communicatie 3 worden primair mobiele spraak- en dataverbindingen geleverd voor gebruik in binnen- en buitenland. De mobiele dataverbindingen worden zowel ingezet voor informatievoorziening aan de medewerkers van de deelnemers, als voor machine-to-machine (M2M) communicatie. Naast deze levering van mobiele spraak- en
datadiensten, vallen ook diverse hieraan gerelateerde, meer specifieke diensten binnen de scope, waaronder:
• De levering en het beheer van private dataverbindingen tussen een mobiel netwerk en een bedrijfsnetwerken van een deelnemer (private APN).
• De levering en het beheer van spraakverbindingen tussen een kantooromgeving en een mobiel netwerk, met als doel inkomend vast spraakverkeer naar een mobiele aansluiting te routeren (vast-mobiel koppeling).
• Het aanleggen en beheren van multiprovider indoor dekkingsinstallaties voor mobiel spraakverkeer.
• Het realiseren van tijdelijke of permanente mobiele outdoor dekking in gebieden waar beperkt of geen dekking is.
• Het leveren van advies en ondersteuning bij de deelnemers op locatie. Dit kan onder meer gaan om het leveren van tijdelijk personeel voor de bemensing van een migratiedesk of helpdesk.
• Het leveren van beperkte ‘PABX functionaliteit’ voor zover dit vanuit het aangeboden mobiele netwerk geleverd kan worden.
Voorgaande is bedoeld om een algemeen beeld te geven van de inhoudelijke scope van GT Mobiele Communicatie 3. In de komende periode kunnen hier zowel diensten aan worden toegevoegd die voortkomen uit de behoefte van deelnemers als diensten die nieuw in de markt beschikbaar komen. De verwachting is dat met name de komst van 5G gepaard zal gaan met de introductie van een aantal nieuwe diensten waaraan ook onder de deelnemers van GT Mobiele Communicatie 3 behoefte zal zijn. De uiteindelijke scope van de aanbesteding zal daarom ook pas volledig zichtbaar zijn in het beschrijvend document dat in de loop van 2021 wordt gepubliceerd.
6.2. Uitzonderingen inhoudelijke scope
In algemene zin vallen diensten die niet onder de in paragraaf 3.1 beschreven algemene
inhoudelijke scope vallen automatisch buiten de inhoudelijke scope. Er zijn echter diensten die wel onder de scopebeschrijving in paragraaf 3.1 vallen (of zouden kunnen vallen), maar toch expliciet buiten de scope worden gehouden. Op het moment van publiceren van deze verwervingsstrategie betreft het in ieder geval de volgende diensten:
• Mobiele aansluitingen als onderdeel van een dienst of product
In voorkomende gevallen worden diensten of producten geleverd inclusief een mobiele
aansluiting. Deze aansluiting kan ingebouwd zitten in apparatuur die specifiek voor de dienst is ontworpen of is specifiek geconfigureerd voor gebruik van de dienst (denk bijvoorbeeld aan mobiele PIN apparatuur). Deelnemers kunnen mobiele aansluitingen die als onderdeel van een dienst of product worden geleverd buiten GT Mobiele Communicatie 3 verwerven. Deze aansluitingen hoeven derhalve niet vervangen te worden door een aansluiting uit GT Mobiele Communicatie 3.
• Mobiele aansluitingen die uitsluitend tegen onevenredig hoge lasten vervangen kunnen worden
Als bestaande communicatieapparatuur van een deelnemer, al dan niet ingebouwd in objecten (bijvoorbeeld gemalen, sluizen of parkeermeters), niet kan functioneren met de mobiele communicatiediensten van de opdrachtnemer, dan kan de betreffende deelnemer besluiten deze communicatiediensten buiten GT Mobiele Communicatie 3 af te nemen of deze
communicatiediensten pas af te nemen als de bedoelde communicatieapparatuur is vervangen of alsnog geschikt is gemaakt. Een deelnemer is echter niet verplicht om de betreffende communicatieapparatuur te vervangen of alsnog geschikt te (laten) maken.
Ook kan het voorkomen dat wisseling van simkaarten, bijvoorbeeld door lastige bereikbaarheid van apparatuur of omdat wisseling alleen door gespecialiseerd personeel kan plaatsvinden, een aanzienlijk grotere inspanning vraagt dan wisseling van ‘reguliere’ simkaarten. Denk hierbij aan verkeersborden waarbij vervanging alleen plaats kan vinden door het afzetten van wegen, of parkeerautomaten die alleen door gespecialiseerd personeel mogen worden onderhouden. In dergelijke gevallen staat het de deelnemer vrij om zelf te bepalen in welk tempo vervanging plaats zal vinden. De Deelnemer kan bijvoorbeeld bepalen dat de vervanging alleen plaatsvindt op momenten dat de apparatuur in aanmerking komt voor regulier periodiek onderhoud. Op het moment dat een Deelnemer echter tot vervanging overgaat dan zal deze vervanging
plaatsvinden met simkaarten die worden geleverd onder GT Mobiele Communicatie 3.
• Indoor dekkingsinstallaties met afwijkende condities
Voor de indoor dekkingsinstallaties die onder GT Mobiele Communicatie 3 worden geleverd of in beheer worden genomen, gelden dezelfde servicelevels als de servicelevels die de
leverancier in algemene zin dient te garanderen voor door hem geleverde mobiele diensten. Zo zijn bijvoorbeeld de beschikbaarheidsgaranties indoor gelijk aan de beschikbaarheidsgaranties outdoor, en zijn dezelfde serviceherstelmogelijkheden van toepassing ongeacht of een storing indoor of outdoor plaatsvindt. De leverancier garandeert end-to-end dezelfde servicelevels zowel indoor als outdoor. Indoor dekkingsinstallaties komen bovendien altijd in eigendom van de deelnemers die ze onder GT Mobiele Communicatie 3 hebben besteld.
Er zijn echter deelnemers die indoor installaties onder andere overeenkomsten afnemen, of indoor installaties als een dienst (willen) afnemen. Deze indoor installaties zijn of worden niet onder de GT Mobiele Communicatie 3 condities geleverd en beheerd. Deze deelnemers maken bewust een keuze om geen gebruik te maken van de mogelijkheid indoor en outdoor mobiele diensten onder gelijke condities af te nemen, of kiezen bewust voor een ander betaalmodel of afwijkend eigenaarschap. Het zal in het verlengde hiervan duidelijk zijn dat leveranciers van GT Mobiele Communicatie 3 niet verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening die is gebaseerd op indoor installaties die niet door henzelf zijn geleverd of in beheer zijn genomen. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen deelnemers er voor kiezen om indoor dekkingsinstallaties met afwijkende condities af te nemen buiten de overeenkomst GT Mobiele Communicatie 3.
• Mobile Device Management (MDM)
MDM valt niet binnen de scope van GT Mobiele Communicatie 3.
• Adviesdiensten
Deelnemers kunnen eigen expertise in huis hebben dan wel via andere overeenkomsten de beschikking hebben over expertise die ook als adviesdienst beschikbaar is onder GT Mobiele Communicatie 3. Het is om deze reden geen verplichting de adviesdiensten die worden
opgenomen in GT Mobiele Communicatie 3 af te nemen onder GT Mobiele Communicatie 3 als aan de betreffende adviesdienst behoefte is. Een Deelnemer kan er voor kiezen de bedoelde adviesdiensten in te vullen door eigen personeel dan wel door extern personeel dat via andere bronnen is verkregen.
7. Aanbestedingsprocedure
De Europese aanbestedingsregelgeving kent op hoofdlijnen twee aanbestedingsvarianten die gebruikt kunnen worden bij de verwerving van goederen en diensten: de openbare procedure en de niet-openbare procedure. Andere beschikbare aanbestedingsvarianten zijn vaak gebaseerd op deze twee hoofdprocedures en zijn bedoeld voor meer specifieke situaties. De aanbesteding van GT Mobiele Communicatie 3 is niet van een zodanige bijzondere aard dat gekozen zou moeten worden voor een andere procedure dan de hiervoor genoemde twee hoofdvormen.
Het meest kenmerkende verschil tussen een openbare en een niet-openbare procedure is dat een niet-openbare procedure onderscheid maakt tussen een selectiefase (selectie van inschrijvers) en een gunningsfase (gunning aan de hand van de inschrijvingen). Bij een openbare procedure zijn deze twee fasen niet strikt gescheiden, en vindt selectie en gunning in één traject plaats. Een niet- openbare procedure vergt iets meer tijd en inspanning, en wordt met name gebruikt als de gevraagde goederen of diensten door veel marktpartijen geleverd kunnen worden. Het is in zo’n situatie zinvol eerst een selectie van de meest geschikte leveranciers te maken, en die dan vervolgens in staat te stellen om een aanbieding te doen.
Voor GT Mobiele Communicatie 3 geldt dat er diverse partijen actief zijn in de markt, maar dat het aantal potentiële inschrijvers niet overdadig groot is. Om deze reden is het niet nodig een aparte selectiefase in de procedure op te nemen. De gehele markt kan open worden gehouden en de kans worden geboden om een passende, interessante inschrijving te doen. Met name om deze reden wordt voor de aanbesteding GT Mobiele Communicatie 3 gekozen voor de openbare procedure.
8. Overeenkomst
8.1. Soort overeenkomst
Bij aanbestedingen dient te worden gekozen voor de contractvorm waarin de voorwaarden worden vastgelegd; een raamovereenkomst of een duurovereenkomst. Een duurovereenkomst wordt gesloten met één leverancier. Een raamovereenkomst kan met één leverancier worden gesloten maar kan ook, in tegenstelling tot een duurovereenkomst, worden gesloten met drie of meer
leveranciers. De uiteindelijke opdrachten die komen te vallen onder een raamovereenkomst worden vastgelegd in nadere overeenkomsten. Als sprake is van meerdere leveranciers in de
raamovereenkomst worden deze nadere overeenkomsten gegund na het doorlopen van een minicompetitie.
Reeds eerder is aangegeven dat de beste beschikbaarheid van mobiele telecommunicatiediensten in het eigen verzorgingsgebied van groot belang is voor de deelnemers. In Nederland zijn drie marktpartijen in bezit van een eigen infrastructuur waarover mobiele diensten worden geboden. De aanwezigheid van deze verschillende infrastructuren zorgt ervoor dat het per verzorgingsgebied kan verschillen welke leverancier de beste beschikbaarheid biedt. Om ervoor te zorgen dat deelnemers de beste beschikbaarheid krijgen in het eigen verzorgingsgebied, is het vanuit het perspectief van de deelnemers wenselijk als er drie verschillende leveranciers in de overeenkomst GT Mobiele Communicatie 3 zitten die hun diensten ieder aanbieden over een verschillende infrastructuur. Voor GT Mobiele Communicatie 3 is dit de hoofdreden om ervoor te kiezen de dienstverlening onder te brengen in een raamovereenkomst met drie leveranciers. In het
beschrijvend document zullen inschrijvingseisen en -voorwaarden worden opgenomen waarmee de kans wordt gemaximaliseerd dat de raamovereenkomst wordt gegund aan drie leveranciers met verschillende infrastructuren, uiteraard voor zover dit mogelijk is binnen de huidige
aanbestedingsregelgeving.
8.2. Looptijd van de raamovereenkomst en nadere overeenkomsten 8.2.1. Looptijd raamovereenkomst
De raamovereenkomst krijgt een periode van vier jaar waarin nadere overeenkomsten kunnen worden gesloten, ingaande vanaf het moment dat de eerste nadere overeenkomst is gesloten. De deelnemers hebben in de meeste gevallen lopende verplichtingen voor de afname van diensten die vergelijkbaar zijn met de diensten die onder GT Mobiele Communicatie 3 vallen. Omdat deelnemers pas diensten zullen gaan afnemen als de lopende verplichtingen zijn beëindigd, zullen de
deelnemers verspreid over de looptijd van de raamovereenkomst starten met de afname van diensten onder GT Mobiele Communicatie 3. In de aanbestedingsstukken zal een overzicht worden gegeven van de verwachte instapmomenten van de verschillende deelnemers.
Het projectteam wil voorafgaand aan de vierjarige looptijd van de raamovereenkomst een tijdsperiode gebruiken om de overgang van deelnemers naar de raamovereenkomst voor te bereiden. Gedurende deze voorbereidingsperiode kunnen bijvoorbeeld rapportages en het portaal worden ingeregeld en goedgekeurd, en kunnen processen, zoals de processen voor afhandeling van minicompetities en escalaties, worden voorbereid en afgestemd. Gedurende deze periode worden nog geen nadere overeenkomsten gesloten actief en worden derhalve ook nog geen diensten afgenomen. Speciaal voor deze periode van voorbereiding, goedkeuring en afstemming wordt de mogelijkheid gecreëerd om de looptijd van de raamovereenkomst met een maximale termijn van 6 maanden aan de voorkant uit te breiden, waardoor de totale werking van de raamovereenkomst maximaal 4,5 jaar zal zijn. De periode waarbinnen opdrachten (nadere
overeenkomsten) worden gegund onder de beperkte mededinging van de raamovereenkomst blijft echter beperkt tot 4 jaar.
8.2.2. Looptijd nadere overeenkomsten
De af te nemen dienstverlening zal na het doorlopen van minicompetities in nadere
overeenkomsten worden vastgelegd. De looptijd van de eerste nadere overeenkomst van een deelnemer zal drie jaar zijn. Deelnemers die in het eerste jaar van de raamovereenkomst een eerste nadere overeenkomst sluiten, kunnen na afloop van deze nadere overeenkomst besluiten om niet langer diensten onder de raamovereenkomst af te nemen, of een nieuwe minicompetitie op te starten voor de gunning van een nieuwe nadere overeenkomst, of de nadere overeenkomst te verlengen. Deelnemers die na het eerste jaar van de raamovereenkomst een eerste nadere overeenkomst sluiten, kunnen na afloop van deze nadere overeenkomst besluiten om niet langer diensten onder de raamovereenkomst af te nemen of de nadere overeenkomst te verlengen, maar kunnen geen nieuwe minicompetitie meer houden. Nadere overeenkomsten kunnen in totaal drie keer met een periode van één jaar worden verlengd.
De opdrachtgever zal in de raamovereenkomst maatregelen opnemen die er voor zorgen dat de overgang aan het einde van GT Mobiele Communicatie 3 naar een opvolgende leverancier vlot en efficiënt verloopt. Omdat deze efficiency ondanks genomen maatregelen niet altijd op voorhand te garanderen valt, kan een nadere overeenkomst voor transitiedoeleinden met een extra half jaar worden verlengd als alle overige verlengopties zijn verbruikt.
8.2.3. Schematisch overzicht looptijden
In de volgende figuur is ter illustratie de looptijd van de raamovereenkomst (ROK) afgezet tegen de maximale looptijden van nadere overeenkomsten (NOK) die op ieder heel jaar van de
raamovereenkomst worden gesloten.
Figuur 1: Looptijden ROK en NOK Tijdlijn (t)
ROK
NOK1 op t=0
NOK1 op t=1
0 1 2 3 4 5 6
0 1 2 3 4
0 3 6
Transit
ie 6½ NOK 1
(NOK 2)
NOK1 op t=4
7 10½
(verlenging)
NOK1 op t=2
NOK1 op t=3 -½
Voorbereiding
0 3 6
Transit
ie 6½ NOK 1
(NOK 2) (verlenging)
0 3 6
Transit
ie 6½
NOK 1 (verlenging)
0 3 6
Transit
ie 6½
NOK 1 (verlenging)
0 3 6
Transitie
NOK 1 (verlenging) 6½
8 9 10
9. Specifieke aandachtsgebieden
9.1. Rapportage en portals
Uit evaluaties is gebleken dat in de voorgaande GT aanbestedingen Mobiele Communicatie 1 en 2 veel en complexe rapportages zijn uitgevraagd die door deelnemers niet, of slechts beperkt zijn opgevraagd en gebruikt. Het opleveren van deze rapportages heeft relatief hoge investeringen van leveranciers gevraagd. Ook de indertijd uitgevraagde portalfunctionaliteit heeft geleid tot duur maatwerk. GT Mobiele Communicatie 3 wil in de uitvraag beter aansluiten op wat marktpartijen op de zakelijke markt standaard aan rapportages en portalfunctionaliteit leveren, waarbij als
uitgangspunt wordt gehanteerd ‘wat goed genoeg is voor zakelijke klanten in Nederland, is goed genoeg voor de deelnemers’. Deelnemers die behoefte hebben aan meer specifieke rapportages kunnen deze rapportages met behulp van beschikbaar gestelde ruwe data en tools zelf
samenstellen, of krijgen de mogelijkheid deze rapportages op offertebasis als maatwerk door leveranciers te laten ontwikkelen.
9.2. Nieuwe diensten als gevolg van de komst van 5G
Recent zijn leveranciers gestart met het aanbieden van diensten over een 5G netwerk. Het voornaamste onderscheid tussen 4G en 5G diensten komt op dit moment tot uiting in hogere snelheden, maar in de toekomst zullen op basis van 5G technologie ook nieuwe, meer op de zakelijke markt gerichte diensten beschikbaar komen. Het is echter de verwachting dat deze nieuwe diensten voor een belangrijk deel pas beschikbaar komen na het publiceren van het beschrijvend document. Dit heeft tot gevolg dat er in de te sluiten raamovereenkomst goede mogelijkheden moeten worden ingebouwd om nieuw geïntroduceerde diensten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst alsnog aan het dienstenportfolio toe te voegen.
9.3. Beschikbaarheid van mobiele diensten
Reeds eerder is aangegeven dat optimale beschikbaarheid van de diensten in het eigen verzorgingsgebied voor de deelnemers van groot belang is. Net als bij de aanbestedingen GT Mobiele Communicatie 1 en 2 zal ook voor GT Mobiele Communicatie 3 gelden dat
beschikbaarheid een belangrijk criterium is voor de gunning van de raamovereenkomst en nadere overeenkomsten. Evaluatie van de werking van dit gunningscriterium in GT Mobiele Communicatie 1 en 2 heeft echter naar voren gebracht dat het proces waarmee de score voor het criterium tot stand komt in onvoldoende mate recht doet aan de verschillen die tussen infrastructuren bestaan.
GT Mobiele Communicatie 3 heeft daarom de ambitie om de verschillen beter in de scores tot uiting te brengen, met als uiteindelijke doel meer belang te geven aan de beschikbaarheid van de
diensten dan aan de tarifering.
Daarnaast is gebleken dat de aangeleverde kaarten niet in alle gevallen het gewenste betrouwbaarheidsniveau kennen. GT Mobiele Communicatie 3 is daarom voornemens de aangeleverde kaarten bij aanvang van de raamovereenkomst aan een landelijke toets te
onderwerpen, en wil bij het constateren van discrepanties tussen opgegeven en werkelijk beschikbaarheid effectiever corrigeren op scores op het criterium beschikbaarheid.
