Overeenkomst mobiele telefoon Gemeente Loon op Zand.

Overeenkomst mobiele telefoon

Gemeente Loon op Zand.

1 Reglement Bedrijfshulpmiddelen

1.1 Algemeen

Dit reglement is van toepassing op de gemeente Loon op Zand.

Deze regeling geldt met ingang van 1 september 2021 voor onbepaalde tijd, onder voorbehoud van wijzigingen in de fiscale wetgeving aangaande loonbelasting en werknemersverzekeringen en maatregelen voorgeschreven door de belastinginspecteur.

2 Ter beschikking stellen bedrijfshulpmiddelen voor zakelijk gebruik

Elke medewerker met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd krijgt een mobiele telefoon in bruikleen van de gemeente Loon op Zand. De telefoons worden geleverd en beheerd door Detron.

2.1.1 Gebruik mobiele telefoon

De gemeente Loon op Zand verstrekt aan de medewerkers een mobiele telefoon die ook privé gebruikt mag en kan worden. De kosten voor het gebruik van data en de gesprekskosten zijn voor rekening van de gemeente. Dit geldt alleen voor gesprekskosten en datagebruik binnen de Europese Gemeenschap. Kosten buiten Europa zijn altijd voor de medewerker. Controle hierop gebeurt door de factuur van de gebruikerskosten (data- en gesprekskosten) steekproefsgewijs te controleren.

Als blijkt dat er kosten zijn die buitenproportioneel zijn (dat wil zeggen dat het gebruik niet in verhouding staat tot het gemiddelde verbruik in onze organisatie), bijvoorbeeld gesprekskosten en datagebruik buiten Europa, meer dan 20 Gb dataverbruik, zal er overleg met de betrokken

medewerker volgen, om te kijken wat de oorzaak van deze kosten zijn. Onderdeel van dit gesprek zal ook zijn of de kosten worden doorbelast bij de medewerker of niet. Hiervoor gelden de zogenaamde fair use uitgangspunten.

3 Mobiele telefoon uit hogere categorie

Indien een medewerker dat wil, dan bestaat de mogelijkheid om in plaats van de standaard mobiele telefoon te kiezen voor een exemplaar uit een hogere categorie. De meerprijs betaalt de medewerker zelf. Hierbij komt nog de restwaarde omdat bij een keuze anders dan de standaard er automatisch de verplichting is om het toestel na de looptijd van 3 jaar over te nemen. Deze restwaarde is nu bepaald op basis van de ervaringen en economische waarde van mobiele telefoons in het verleden. De meerprijs plus de restwaarde zal bij uitlevering van het toestel via Ideal worden afgerekend.

Het is niet mogelijk om de eigen bijdrage in termijnen te betalen bij de gemeente Loon op Zand. Dit vanwege de fiscale regels die gelden. De belastingdienst staat niet toe dat een gemeentelijke instelling medewerkers een “lening” verschaffen. De fiscus ziet nl. een gespreide betaling als een lening.

4 Regels en voorwaarden omtrent gebruik bedrijfshulpmiddelen

Op bedrijfshulpmiddelen zijn veelal (bedrijfs-)vertrouwelijke data aanwezig. Ongeoorloofd gebruik van zulke data kan schade aan de gemeente Loon op Zand of diens relaties veroorzaken. Het is dan ook aan de medewerkers om op een verantwoordelijke manier om te gaan met het

bedrijfshulpmiddel en de hierop aanwezige informatie.

De volgende regels en voorwaarden omtrent het gebruik zijn van toepassing;

• De Servicedesk Loon op Zand neemt de aanvragen in behandeling en zet deze door naar de juiste afdeling.

• De Servicedesk Loon op Zand, zorgt voor de uitgifte en inname van de mobiele telefoons en accessoires

• De medewerker dient de aan zijn zorg toevertrouwde bedrijfshulpmiddelen als “goed huisvader” te beheren. Hieronder wordt in elk geval, doch niet uitsluitend, verstaan dat:

✓ Mobiele telefoons niet onbeheerd in de auto of anderszins onbeheerd mogen worden achtergelaten;

✓ de medewerker de mobiele telefoon goed zal beschermen. De gemeente Loon op Zand stelt hiertoe voor de mobiele telefoons een TPU-case en screenprotector ter beschikking, die de medewerker wordt geacht te gebruiken;

✓ de medewerker ervoor zorgt dat de mobiele telefoon altijd beveiligd is met een toegangscode en/of wachtwoord. De medewerker draagt er, voor zover dit binnen zijn of haar mogelijkheden ligt, zorg voor dat de mobiele telefoon niet (ook niet door eigen toedoen) gehackt wordt;

✓ de medewerker alleen applicaties installeert uit de appstore van de

fabrikant/leverancier of die door Detron ter beschikking worden gesteld. Er mogen geen wijzigingen of toevoegingen worden aangebracht in de apparatuur tenzij hier vooraf toestemming voor is gegeven door het management van Detron.

• Het is niet toegestaan dat medewerkers zonder toestemming bedrijfshulpmiddelen onderling uitwisselen of door derden laten gebruiken.

• De medewerker volgt aanwijzingen op van de gemeente Loon op Zand en Detron ten aanzien van de beveiliging van bedrijfshulpmiddelen.

• Bedrijfshulpmiddelen mogen niet worden gebruikt tijdens het autorijden op een manier die wettelijk verboden is. De medewerker draagt hiervoor de volle verantwoordelijkheid.

5 InControl

Medewerkers van de gemeente Loon op Zand maken dagelijks gebruik van mobiele telefoons. Wet- en regelgeving verplichten de gemeente Loon op Zand om de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan goed te monitoren, maar ook om in te kunnen grijpen wanneer een toestel bijvoorbeeld verloren, gestolen of gehackt is.

Dit betekent dat bedrijfshulpmiddelen worden aangesloten op de mobile-device-management

oplossing van Detron. Op deze manier wordt meer functionaliteit ontsloten en is Detron in staat om het management over de mobiele telefoon van de gemeente Loon op Zand te organiseren. Voor het uitvoeren van deze monitoring wordt het security- en privacybeleid gevolgd.

Hiermee wordt voldaan aan de eisen uit de huidige privacywetgeving.

6 Schade, storing, verlies en diefstal

De medewerker is verplicht eventuele schade aan en storing, verlies en diefstal van bedrijfshulpmiddelen binnen 24 uur na het incident te melden aan zijn manager én aan de Servicedesk Loon op Zand (servicedesk@loonopzand.nl , 0416-289123).

In geval van diefstal dient de medewerker daarnaast aangifte te doen bij de politie en het proces- verbaal te overleggen aan de gemeente Loon op Zand. Ook dient de medewerker, indien het een mobiele telefoon/mobiele telefoon betreft direct de Servicedesk Loon op Zand te informeren i.v.m.

het blokkeren van de SIM-kaart.

Mobiele telefoons zijn even kostbaar als kwetsbaar. Schade aan het (glazen) scherm is echter vrijwel altijd te voorkomen als er zorgvuldig met het toestel wordt omgegaan. De gemeente Loon op Zand

hanteert daarom als uitgangspunt dat wanneer dergelijke schade voorkomt de kosten hiervan de eerste keer worden vergoed. Komt dit meer keer voor per periode van 36 maanden, dan zal in overleg met de medewerker gekeken worden waar de kosten op verhaald worden.

Voor wiens rekening de schade komt wordt per situatie bekeken. Als blijkt dat de schade is ontstaan als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid dan worden de kosten in rekening gebracht bij de medewerker. Hieronder wordt mede begrepen onzorgvuldig gedrag, het onbeheerd achterlaten in o.a.

voertuig en niet behoorlijk gebruik door de medewerker.

Reparaties mogen uitsluitend uitgevoerd worden nadat deze aangemeld zijn bij de Servicedesk Loon op Zand. De Servicedesk Loon op Zand geeft vervolgens aan Detron de opdracht om de reparatie uit te voeren. Voor deze reparaties zijn vaste tarieven afgesproken die marktconform zijn voor de meest voorkomende reparaties.

7 Gebruik eigen mobiele telefoon (BYOD)

Een aantal medewerkers maakt nu nog gebruik van de regeling BYOD. Deze medewerkers zijn vrij om zijn of haar eigen mobiele telefoon in te zetten voor zakelijk gebruik, maar alleen op voorwaarde dat het device gekoppeld wordt aan de device management tool van Detron. Dit ten einde de hierboven beschreven monitoring uit te kunnen voeren.

Alle medewerkers die nu ook al een telefoon van de zaak hebben krijgen deze keuze niet en de BYOD regeling wordt op deze manier uitgefaseerd over drie jaar.

Een medewerker die zijn eigen middelen wil inzetten, moet zich er ook van bewust zijn dat:

• de medewerker geen beroep kan doen op support vanuit werkplekbeheer of servicedesk;

• de geïnstalleerde device management tool niet verwijderd mag worden

• eventuele schade die ontstaat als gevolg van het gebruik van eigen ICT-middelen voor zakelijk gebruik, ten laste komen van de medewerker en dat deze schade niet kan worden verhaald op de gemeente Loon op Zand.

8 Beëindiging dienstverband

Uiterlijk op de laatste werkdag voor uitdiensttreding en bij schorsing, op non-actief stelling of ontslag om dringende reden per direct, worden alle bedrijfshulpmiddelen door de medewerker ingeleverd.

Alle andere zaken worden in overleg met de leidinggevende bepaald.

Deze inname wordt door de gemeente Loon op Zand geregistreerd.

Het innemen van de hardware gebeurt bij de servicedesk Facilitair Loon op Zand.

9 Bijlagen

9.1 Bruikleenovereenkomst mobiele telefoon

9.2 Overzicht categorieën en richtlijnen bedrijfshulpmiddelen

College van burgemeester en wethouders van Loon op Zand de secretaris , de burgemeester,

Deze regeling kan worden aangehaald als reglement bedrijfshulpmiddelen 2021 en is vastgesteld op 12 oktober 2021.

9.1 Bruikleenovereenkomst mobiele telefoon

Bruikleenovereenkomst ter beschikking gesteld bedrijfshulpmiddel

Inwerkingtreding

Deze gebruiksovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van het geldende Reglement Bedrijfshulpmiddelen.

De werkgever stelt aan de medewerker per heden de in de bestelbevestiging genoemde bedrijfshulpmiddelen met toebehoren ter beschikking.

In aanmerking nemende dat:

• De gemeente Loon op Zand aan de medewerker bedrijfsmiddelen verstrekt ten behoeve van de uitoefening van werkzaamheden die voortvloeien uit de dienstbetrekking.

• de beschikbaar gestelde bedrijfshulpmiddelen eigendom zijn en blijven van de gemeente Loon op Zand en in bruikleen worden gegeven aan de gebruiker.

• deze overeenkomst onlosmakelijk is verbonden met het Reglement Bedrijfshulpmiddelen.

Eigen bijdrage

De medewerker heeft bij bestelling van het/van de bedrijfshulpmiddel(en) boven zijn categorie of een luxere variant, het bedrag boven de standaard aanschafwaarde via iDEAL betaald in de VIP-store.

Gebruiksperiode

De gebruiksperiode is 36 maanden.

Regeling Bedrijfshulpmiddelen

Door ondertekening van deze bruikleenovereenkomst verklaart medewerker op de hoogte te zijn van de geldende Regeling Bedrijfshulpmiddelen en conformeert zich hieraan.

Beëindiging dienstverband

• Indien medewerker een bedrijfshulpmiddel boven zijn categorie of een luxere variant heeft aangeschaft, is de medewerker bij beëindiging van het dienstverband verplicht het betreffende bedrijfshulpmiddel over te nemen en de resterende maandkosten te voldoen.

• In de overige gevallen kan de medewerker bij uitdiensttreding het/de betreffende

bedrijfshulpmiddel(en) tegen de resterende marktwaarde en de nog resterende maandkosten overnemen van de gemeente Loon op Zand. Indien medewerker daar geen gebruik van maakt, dienen de bedrijfshulpmiddelen uiterlijk op de laatste werkdag te worden ingeleverd.

Aldus verklaard en akkoord bevonden door het aanvinken van ‘ja’ te hebben ondertekend bij uw bestelling.

Naam: Datum:

Handtekening:

9.2 Categorieën mobiele telefoons

De types die hier benoemd zijn, worden periodiek geëvalueerd en bijgewerkt. Het is mogelijk om binnen de genoemde merken en series tegen bijbetaling een ander model te bestellen dan de standaard. In deze gevallen bestaat dan wel een overnameverplichting bij uitdiensttreding.

Standaard mobiel telefoons:

• OS: iOS

• Merk: Apple

• Levensduur 3 jaar

• Iphone SE, type 2020, 64 Gb, zwart.

Keuze mogelijkheden:

• OS: iOS

• Merk: Apple

• Levensduur 3 jaar

• Iphone 11, 64 Gb, zwart.

• OS: iOS

• Merk: Apple

• Levensduur minimaal 3 jaar

• Iphone 12, 64 Gb, zwart.