VAN StUF-WOZ NAAR LV WOZ
Een beschouwing op de overgang naar het XML-berichtenverkeer vanuit de LV WOZ
Auteurs
A.J. van Griethuysen H.T. van Vliet
R. Kerkdijk
Van StUF-WOZ naar LV WOZ
De komende maanden vindt er een fundamentele wijziging plaats op het gebied van het bestands- en gegevensbeheer. Een wijziging die grote impact heeft op de bedrijfsvoering bij de waterschappen of de belastingkantoren die deze belastingheffing verzorgen. Reden genoeg voor ANG om in dit stuk zo duidelijk mogelijk de uitdaging waarvoor u staat te beschrijven en een denk- en oplossingsrichting aan te dragen. Vanaf januari 2021 wordt namelijk het StUF- WOZ bestandsformaat definitief vervangen door het op XML gebaseerde berichtenverkeer vanuit de LV WOZ. Alle voorgenoemde belastingheffende organisaties moeten voordat het jaar 2020 voorbij is een alternatieve werkwijze hebben geïmplementeerd om voor de aanslag- oplegging van 2021 te kunnen beschikken over de WOZ-gegevens van gemeenten.
Inleiding
De watersysteemheffing vindt zijn juridische basis in artikel 117 van de Waterschapswet.
Hierin wordt bepaald dat waterschappen de bevoegdheid hebben om onder deze naam een belasting te heffen van diegenen die het genot hebben van gebouwde en ongebouwde onroerende zaken.
Voor het bepalen van de hoogte van de watersysteemheffing voor gebouwde en ongebouwde onroerende zaken maken waterschappen gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie WOZ (LV WOZ). Deze basisregistratie maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties. Naast de door de gemeente vastgestelde WOZ-waarde (het brongegeven) behorend bij een WOZ- object, worden in deze administratie ook gegevens uit verschillende andere basisregistraties verzameld. Denk hierbij aan de Basisregistratie Personen (voorheen: GBA), het Handelsregister (ook wel: KVK), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Deze ‘extra’ informatie wordt als ‘WOZ+data' of metadata beschouwd.
Voor de verwerking van de gegevens uit de LV WOZ maken waterschappen tot op heden gebruik van het Standaard Uitwisselingsformaat WOZ (StUF-WOZ). In het verleden werden deze StUF-WOZ bestanden door gemeenten gegenereerd en bevatten zij dus een exacte kopie van de WOZ-administratie van deze gemeenten. Vanaf 2018 is het genereren van de StUF- WOZ bestanden overgedragen aan het Kadaster, waarbij deze bestanden worden gevuld met de gegevens die in de LV WOZ van de desbetreffende gemeenten bekend zijn. Voor het vullen van deze StUF-WOZ bestanden dient het Kadaster de gegevens vanuit de LV WOZ te converteren naar het ‘ouderwetse’ StUF-WOZ bestandsformaat.
Januari 2021 zal de laatste maand zijn dat het Kadaster een StUF-WOZ bestand levert aan waterschappen en/of uitvoeringsorganisaties met een waterschap als deelnemer. Dit bestand zal de laatste mutaties bevatten van het belastingjaar 2020. Het StUF-WOZ bestandsformaat wordt definitief vervangen door het XML-berichtenverkeer vanuit de LV WOZ. Dus voordat het jaar 2020 voorbij is, moeten alle belastingheffende organisaties een alternatieve werkwijze hebben geïmplementeerd om voor de aanslagoplegging van 2021 te kunnen beschikken over de WOZ-gegevens van de gemeenten. In het vervolg van deze publicatie gaan we in op de gevolgen van deze ontwikkelingen voor uw organisatie.
Gegevenskwaliteit LV WOZ
Synchronisatie
In de praktijk blijkt dat de synchronisatie of afstemming van WOZ-gegevens van de gemeentelijke WOZ-administratie naar de LV WOZ niet altijd correct of volledig plaatsvindt.
Daardoor wijken de gegevens die in de LV WOZ bekend zijn af van de WOZ-administratie van de bronhouder. Dit heeft uiteraard ook effect op de kwaliteit van de huidige StUF-WOZ bestanden omdat deze worden gevuld met gegevens vanuit dezelfde LV WOZ.
Het belang van een volledige grondboekhouding
Het is bekend dat een volledige en correcte grondboekhouding voor waterschappen en/of het verzorgingsgebied van de uitvoeringsorganisatie van nog groter belang is dan voor gemeenten en/of het gemeentelijke verzorgingsgebied van de uitvoeringsorganisatie. In het kader van de Wet WOZ zijn namelijk veel ongebouwde onroerende zaken uitgesloten voor de waarde- bepaling en komen daarom in de gemeentelijke belastingadministratie niet terug als WOZ- objecten. In de praktijk ‘botsen’ de belangen van waterschappen en gemeenten, juist omdat waterschappen vanwege het heffen van de Watersysteemheffing een groot belang hebben bij een correcte en volledige grondboekhouding en de kadastrale ondergrond van objecten voor de gemeenten een bijzaak is.
Voor het bepalen van de verdeling tussen gebouwde en ongebouwde onroerende zaken, is de objectafbakening die door de gemeente wordt bijgehouden en in de LV WOZ wordt geleverd, leidend. In het bijzonder wordt door de objectafbakening van de gemeente bepaald welke (gedeelten van) kadastrale percelen zijn meegenomen (verdisconteerd) in de WOZ-waarde.
Daaruit blijkt vervolgens indirect welke (gedeelten van) percelen van belang zijn voor de heffing van de Watersysteemheffing Ongebouwd. Een perceel dat niet is betrokken in de WOZ-waarde komt voor het waterschap in aanmerking voor de heffing van de Watersysteemheffing Ongebouwd.*
Het gevolg van deze uiteenlopende belangen bij het vaststellen van de ratio tussen gebouwd en ongebouwd, is dat waterschappen op basis van de door de gemeente aangeleverde WOZ- objecten met regelmaat zelfstandig bepalen welke (gedeelten van) percelen wel of niet worden betrokken in de Watersysteemheffing. De ervaring leert dat waterschappen er regelmatig voor kiezen om af te wijken van de objectafbakening die door de gemeenten is geleverd, omdat zij van mening zijn dat er meer ongebouwde oppervlakte zou moeten zijn dan door de gemeente wordt aangeleverd in de LV-WOZ.
Waar in dit kennisdocument wordt verwezen naar de Watersysteemheffing Ongebouwd worden daarmee ook de afzonderlijke heffingen voor ‘Natuur’ en ‘Wegen’ bedoeld.
*
Terugmeldingen
In de gevallen waarin waterschappen, of de organisaties die belast zijn met de heffing van de waterschapbelastingen, discrepanties constateren tussen de WOZ-gegevens die in de LV WOZ bekend zijn en hun eigen belastingadministratie, geldt de zogenoemde ‘terugmeldplicht’. Dit betekent dat zij verplicht zijn om fouten en/of correcties aan gemeenten door te geven.
Dit terugmelden gebeurt, anders dan bijvoorbeeld in de BAG, niet op basis van een DigiMelding. Voor deze terugmeldingen dienen de organisaties en/of afdelingen die met de verwerking van deze gegevens belast zijn zelf een methode van terugmelden af te spreken.
Veelal zien we dat waterschappen zelf contact zoeken met de betrokken ambtenaren bij de desbetreffende gemeente of belastingsamenwerking. In het algemeen gesteld is het terugmeldingsproces nogal gebrekkig, vaak wordt er niet teruggemeld en als dit wel gebeurt leert de ervaring dat niet alle terugmeldingen tot een correctie of aanvulling in de LV WOZ leiden. Daardoor blijven veel van de door waterschappen geconstateerde omissies in de LV WOZ jaar in jaar uit bestaan.
Het uitgangspunt is steeds geweest dat vanaf het moment dat de afnemers de overstap maken naar XML-berichten voor het ontvangen van WOZ-gegevens, ook DigiMelding gebruikt zou worden voor het doen van terugmeldingen. Het implementeren van DigiMelding verloopt echter verre van soepel. Het probleem is dat de reguliere voorziening is gemaakt voor het terugmelden op een kaart en op openbare gegevens. De aanpassingen zijn niet zo makkelijk uit te voeren en daarom is de verwachting dat dit terugmeldproces nog tijdrovend en arbeidsintensief zal verlopen.
Belastingapplicatie
LV WOZ
Administratie “Ongebouwd”
Als gevolg van hetgeen hiervoor beschreven, zagen veel waterschappen zich tot nu toe genoodzaakt om zelfstandig een “ongebouwde” administratie bij te houden. Deze administratie vormt momenteel de basis voor het bepalen van de grondslagen voor de Watersysteemheffing Ongebouwd.
Het overkoepelend gevolg van het voorgaande is dat de belastingadministraties van gemeenten en waterschappen in de loop van de tijd uit elkaar zijn gegroeid. Zij zijn niet actueel en incompleet en dus feitelijk minder betrouwbaar om te gebruiken voor de belastingheffing.
Van Stuf-WOZ naar LV WOZ: Aandachtspunten
In 2018 is aangekondigd dat het vanaf 2021 niet meer mogelijk is om gebruik te maken van de Stuf-WOZ bestanden die door het Kadaster vanuit de LV WOZ worden aangemaakt. Ook in 2020 heeft de Waarderingskamer meerdere keren bevestigd dat na 2020 uitsluitend de op XML gebaseerde koppelvlakken actief blijven.
Vanaf 2021 moeten waterschappen voor het bepalen van de grondslag voor de Watersysteemheffing Gebouwd en Ongebouwd dus gebruikmaken van de gegevens die op basis van XML-berichten vanuit de LV WOZ naar de belastingapplicatie en/of een ESB/makelaar van het waterschap worden verstuurd. Waterschappen veranderen daarmee van afnemer en verwerker van Stuf-WOZ-bestanden naar wettelijk afnemer en terugmelder van het XML-berichtenverkeer.
In deze overgang van Stuf-WOZ naar XML is het van belang om aandacht te hebben voor de volgende onderwerpen:
A. De belastingapplicaties en/of ESB/makelaar van waterschappen moeten in staat zijn om het XML-berichtenverkeer te ontvangen en de informatie die deze berichten bevat om te
zetten naar mutaties in de belastingadministratie. Het bronbericht blijft in het XML- berichtenverkeer onveranderd en het naar eigen inzicht bewerken van deze gegevens is niet mogelijk omdat dan wordt afgeweken van de bron die wettelijk moet worden gebruikt.
B. De verwachting is dat een substantieel deel van de vanuit de LV WOZ ontvangen XML- berichten niet door de ‘ontvangende’ belastingapplicaties kunnen worden verwerkt. Dit vanwege de al eerder beschreven verschillen die bestaan tussen de belasting- administraties van gemeenten en waterschappen. En tevens omdat de gegevens die in de LV WOZ bekend zijn niet altijd corresponderen met die van de bronhouder. Het is in dit kader ook van belang dat de LV-WOZ (nog) niet controleert of WOZ-objecten zijn gerelateerd aan niet-bestaande of vervallen kadastrale percelen. De afstemming op de BRK is onvoldoende en als gevolg hiervan zullen afnemers ook foutieve gegevens gaan ontvangen.
C. De berichten die uitvallen vanwege onder B genoemde redenen, zullen door belasting- medewerkers moeten worden onderzocht en beoordeeld op noodzaak en relevantie, waarna veel van de uit deze berichten voortvloeiende mutaties alsnog in de belasting- administratie moeten worden verwerkt. De belastingadministratie moet zodanig worden aangepast dat het nieuwe gegeven ‘past’ en daarna te ontvangen berichten met gegevens ook.
D. De gehele verwerking van het XML-berichtenverkeer uit de LV WOZ zal in context moeten worden geplaatst met de overige gegevensverwerking die binnen uw organisatie plaatsvindt, zoals bijvoorbeeld verwerking van de gegevens uit de Basisregistratie Kadaster.
Consequenties
Tijdig opleggen belastingen 2021
Indien de aansluiting op de LV-WOZ niet tijdig wordt gerealiseerd, zal het opleggen van de belastingaanslagen in 2021 vertraging oplopen.
Niet verwerkte objectmutaties
Wanneer de verschillen tussen de gemeentelijke- en waterschapadministratie niet worden opgelost vóór aansluiting op het XML-berichtenverkeer vanuit de LV WOZ, leidt dit bij aansluiting naar verwachting tot een substantiële hoeveelheid niet verwerkte objectmutaties.
Dit heeft tot gevolg dat belastingaanslagen op achterhaalde en zelfs foutieve gegevens worden gebaseerd. Er moet worden voorkomen dat dit scenario leidt tot een toename van het aantal ontvangen bezwaarschriften.
Verhoogde inzet en specifieke kennis noodzakelijk
Vanwege de bestaande verschillen tussen de gemeentelijke WOZ-administratie en de objectenadministratie van het waterschap, moet rekening worden gehouden met een groot aantal uitvallende berichten bij aansluiting op het berichtenverkeer. Om deze uitval tijdig te verwerken is verhoogde inzet met specifieke kennis en ervaring noodzakelijk. Medewerkers moeten worden bijgeschoold in het kunnen lezen en interpreteren van de XML-berichten. In ieder geval moet er capaciteit worden gecreëerd voor het onderzoeken en beoordelen van de uitvallende berichten. Het is hierbij van belang dat de gegevens niet alleen ‘passend’ worden gemaakt op de oude was-situatie maar ook dat zij kloppend worden gemaakt, zodat volgende te ontvangen XML-berichten zonder problemen kunnen worden verwerkt.
Aanpassen van werkprocessen
Net zoals momenteel het geval is bij de verwerking van de StUF-WOZ-bestanden moeten de werkzaamheden die gerelateerd zijn aan het verwerken van de XML-berichten worden ingebed binnen de huidige werkprocessen.
Genoeg te doen!
Op basis van het voorgaande kunnen we concluderen dat de aansluiting van de belastingapplicatie van waterschappen op het berichtenverkeer vanuit de LV WOZ minimaal voor een aantal uitdagingen gaat zorgen. Onderstaand schetsen we enkele oplossings- richtingen om met deze uitdagingen aan de slag te gaan.
Realisatie van aansluiting op de LV WOZ
Ten eerste is de aansluiting van de belastingapplicatie op het LV WOZ berichtenverkeer van belang. Diverse softwareleveranciers hebben al een oplossing beschikbaar om het berichten- verkeer te ontvangen en de implementatie van sommige oplossingen bevindt zich in de testfase. Het is echter nog niet geheel duidelijk wat de werkwijze moet worden waarop de berichten vervolgens verwerkt gaan worden in de belastingapplicatie en hoe deze uitval moet worden opgewerkt.
Het is belangrijk om ruim voor het einde van dit jaar de oplossing die uw softwareleverancier aanbiedt te implementeren en te testen. Niet alleen op het ontvangen van de berichten, maar ook op de manier waarop de mutaties die uit de ontvangen berichten komen vervolgens worden verwerkt of juist niet worden verwerkt in de door u gebruikte belastingapplicatie.
Verschilcontroles
Een mogelijkheid is om een datadump te (laten) maken van de WOZ-gegevens van de gemeenten die deel uitmaken van het gebied van het waterschap. Deze datadump kan vervolgens worden vergeleken met de inhoud van de belastingadministratie om zo onvolledigheden en eventuele onjuistheden te constateren en op te lossen alvorens aan te sluiten op het LV WOZ-berichtenverkeer.
Dit is een manier om het ontstaan van excessieve hoeveelheden uitval bij aansluiting op het XML-berichtenverkeer te voorkomen zodat de belastingadministratie meer in lijn wordt
gebracht met die van de LV WOZ. Hiermee wordt de verhoogde werkdruk binnen uw organisatie in de voorbereiding van de aanslagoplegging 2021 minder.
Effect op opbrengsten Watersysteemheffing Ongebouwd
Uit door ANG uitgevoerd onderzoek blijkt dat als de gegevens van waterschappen en gemeenten meer met elkaar in overeenstemming worden gebracht, dit ook effect kan hebben op de opbrengsten van de Watersysteemheffing Ongebouwd.
Mede met het oog hierop is het van belang om tijdens de bovengenoemde verschilcontrole een terugmeldprocedure in te richten. Bij deze procedure moet rechtstreeks contact worden gezocht met de desbetreffende gemeenten zodat onduidelijke situaties geverifieerd en kwalitatief beoordeeld kunnen worden. Op die manier worden gemeenten in staat gesteld om onvolledigheden en/of onjuistheden die op dit moment in de LV WOZ aanwezig zijn te corrigeren.
Opleiding van medewerkers
Vanzelfsprekend vereist het werken met nieuwe modules of onderdelen binnen de bestaande belastingapplicaties nieuwe kennis en competenties van uw medewerkers. Daarnaast wijken XML en de berichten die in deze taal zijn opgesteld af van het Stuf-WOZ bestandsformaat. Het lezen en interpreteren van deze berichten vergt andere, meer technische vaardigheden, maar zal waarschijnlijk wel worden belegd bij de belastingmedewerkers.
(Her)inrichten van werkprocessen
(Her)inrichting van werkprocessen en gegevensstromen is een belangrijk onderdeel van de transitie van Stuf-WOZ naar LV WOZ-berichten. Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben op de huidige werkprocessen en gegevensstromen om zo een sluitende analyse te kunnen maken van de veranderingen die vanwege de voorgenoemde overgang zullen gaan optreden.
Implementeer en test tijdig de oplossing die uw softwareleverancier aanbiedt.
Checklist
Voer een verschilcontrole uit door een datadump van de WOZ-gegevens te (laten) maken en deze te vergelijken met de belastingadministratie.
Richt een terugmeldprocedure in.
Zorg dat uw belastingmedewerkers over de juiste (technische) vaardigheden beschikken.
Zorg voor een goede (her)inrichting van werk- processen en gegevensstromen.
