Optimised Printing Software
Job Accounting II
Toegangscontrole en outputmanagement
www.sharp.nl
www.sharp.be
www.sharp.lu
Stroomlijn en beheer uw afdrukverkeer.
Het kan op meerdere manieren in het voordeel van uw
bedrijf zijn als u het beheer van uw multifunctionele printers (MFP’s) en andere afdrukapparatuur binnen uw organisatie stroomlijnt.
Hiermee heeft u een volledig inzicht en kunt u regels opstellen – zoals het beperken van de toegang tot machines en het instellen van limieten aan de hoeveelheid pagina’s die afgedrukt kunnen worden in kleur – om zo de bedrijfskosten te verlagen. Ook is het mogelijk gedetailleerde rapporten op te stellen voor audits en kostendoeleinden.
U kunt uw afdrukbeveiliging verder vergroten door het installeren van de Follow Me-optie*1, en uw kosten beter dekken via de optie voor het doorbelasten aan klanten of projecten*2.
De voordelen zijn duidelijk. Zodra u Job Accounting II installeert, heeft u de eerste stap genomen in het beveiligen van uw afdruk-, kopieer-, scan- en faxomgeving, in het kunnen verlagen van de operationele kosten en in het voldoen aan de regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van mei 2018.
Dit gaat verder dan zaken als het vermijden van
stilstand en het kunnen bestellen van verbruiksmaterialen.
Het gaat ook om controle op de toegang tot de apparatuur en verbeterde veiligheidsniveaus, plus het handhaven van regels rond afdrukken en het beperken van het gebruik zonder dat het u veel tijd kost.
Printers en MFP’s behoren tot de meest gebruikte kantoormachines en worden elke werkdag gebruikt. Het frequente gebruik kan de veiligheid, de productiviteit en de kosten onder druk zetten. Daarom is het van belang dat u alle activiteiten die met uw printers te maken hebben kunnen monitoren en dat u weet waar ze vandaan komen.
En daar komt Job Accounting II bij kijken. Job Accounting II is onderdeel van ons pakket met Optimised Software Solutions (geoptimaliseerde softwareoplossingen) waarmee u complete controle heeft over het gebruik van de printers en MFP’s in uw organisatie – over elke pagina, elke gebruiker, elke afdrukopdracht. Het kan de toegang beheren, aangeven wie welke machine heeft gebruikt, wat gebruikers gedaan hebben en wanneer zij dit deden.
* Vereist optionele MX-SW311.
Afdrukken op basis van regels
Als het mogelijk is afdrukopdrachten te versturen naar de meest kosteneffectieve machine, kunt u kosten besparen en de hoogwaardige machines beschikbaar houden voor opdrachten die alleen deze machines aankunnen.
Door regels toe te passen op basis van specifieke afdrukkenmerken kunt u afdrukinstellingen veranderen of afdrukopdrachten doorsturen naar een kosteneffectievere MFP elders in het netwerk. U houdt altijd de controle – afdrukken op basis van regels kan verplichten tot dubbelzijdig afdrukken, kleurenafdruk omzetten naar zwart-wit, en grotere afdrukopdrachten doorsturen naar een andere, goedkopere machine afhankelijk van beschikbaarheid.
Op deze manier krijgt u de laagste prijs per pagina over alle machines in het netwerk, en kunt u ervoor zorgen dat minder afdrukopdrachten naar de duurdere desktopprinters gestuurd worden. En dit wordt ook nog eens centraal gestuurd door de systeembeheerder, dus er is geen extra programmeerwerk nodig.
Uitstekende beveiliging en naleving
De invoering van veeleisende wetten als de AVG (GDPR) betekent dat organisaties moeten kunnen aantonen dat zij aan de regels voor het omgaan met data voldoen. Dit betekent dat u in staat moet zijn documentatie en gedetailleerde controlesporen te produceren wanneer een datalek is opgetreden om boetes en sancties in te kunnen perken. Job Accounting II bevat vele functies die nodig zijn voor de naleving van deze wetten en kan aantoonbaar bewijs leveren van deze naleving.
U kunt eenvoudig gevoelige gebruikersdata verwijderen, wat belangrijk is om te voldoen aan ‘het recht om vergeten te worden’ - dat wil zeggen dat gegevens die herleid kunnen worden naar een persoon kunnen worden verwijderd uit de historie en logbestanden.
Ook kunt u uw eigen beleid bepalen voor het bewaren van documenten en ervoor zorgen dat alle ingediende afdrukopdrachten automatisch worden verwijderd uit de wachtrij op de server als ze niet binnen een ingestelde periode*1 zijn vrijgegeven door de gebruiker.
Veiligheid en controle.
Van het toevoegen van een extra beveiligingslaag tot helpen te voldoen aan de regelgeving; wij helpen u de mensen en de informatie te managen als het gaat om uw netwerkprinters.
*1 *Vereist optionele MX-SW311.
Gemakkelijk & kost-effectief.
U dient de informatie die u nodig heeft te kunnen krijgen op het moment dat u het nodig heeft. Maar u wilt er ook zeker van zijn dat die informatie niet gecompromitteerd kan worden en dat waar mogelijk de kosten volledig gedekt zijn.
Follow Me-afdrukken*1
Als u niet op uw eigen werkplek werkt, is het niet altijd praktisch om uw documenten naar een printer elders in het gebouw te sturen. Het is ook niet veilig om gevoelige documenten af te drukken en ze vervolgens onbewaakt achter te laten totdat u ze kunt ophalen.
Maar als de Follow Me module*1 geïnstalleerd is, kunt u de printopdracht op iedere toegestane machine in het netwerk afdrukken. Hiervoor maakt u gebruik van een toegangspas of speciale sleutelhanger, een combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord of pincode om in te loggen waarna u uw documenten kunt vrijgeven. U stuurt de afdrukopdracht naar de printer zoals u dat normaal gesproken doet, maar de opdracht wordt vastgehouden in de beveiligde wachtrij op de server totdat u – en dan ook alleen u – de print daadwerkelijk wilt afdrukken.
Follow Me-afdrukken zorgt voor verhoogde veiligheid en meer gemak en het vermindert het aantal verloren of zoekgeraakte documenten die om die reden opnieuw moeten worden afgedrukt.
Flexibele afwerking*1
Als een opdracht naar een verkeerde machine gestuurd wordt - bijvoorbeeld één die niet kan sorteren of nieten - kan dit leiden tot hogere kosten en tijdsverlies. Dit geldt ook als de eisen voor een document op het laatste moment veranderen.
Maar bij de MFP’s van Sharp kunt u de instellingen voor een document nog aanpassen, zelfs nadat het verzonden is om te worden afgedrukt.
Eén van de unieke kenmerken van Job Accounting II is de mogelijkheid om uw afwerkopties te selecteren op het bedieningspaneel van de MFP nadat de afdrukopdracht verstuurd is.
Factureren per klant of project*2
Als uw printers en MFP’s worden ingezet om afdruk-, kopieer-, scan- en faxopdrachten te produceren voor opdrachtgevers en klanten, berekent u deze kosten dan door? Toner, papier, onderhoud et cetera zijn allemaal kosten die u zou kunnen doorberekenen aan klanten of projecten.
Wanneer deze module*2 is geïnstalleerd kunt u deze kosten desgewenst toewijzen. Het geeft u de controle om te zorgen voor:
• Nauwkeurige toewijzing van opdrachten op de MFP aan de juiste klant;
• Centrale administratie van aan de klant toe te schrijven kosten voor afdrukken, kopiëren, scannen en faxen;
• Analyse van kosten gerelateerd aan specifieke klantaccounts.
Geef opdrachten vrij en selecteer afwerkingsopties via het bedieningspaneel van de MFP.
*1 Vereist optionele MX-SW311.
Aanpassingen op het laatste moment kunnen door de gebruiker gemaakt worden als zij inloggen op de MFP.
Gebruikers kunnen:
• Een document sorteren en nieten
• Het aantal afdrukken aanpassen
• Kleurenafdruk wijzigen naar zwart-wit
• Overschakelen van enkel- naar dubbelzijdig afdrukken
Veel documenten die u scant hebben dezelfde instellingen en worden op dezelfde plaats opgeslagen. Als een gebruiker inlogt in zijn of haar account hoeft hij/zij alleen maar op het scan icoon te drukken en er verschijnen automatisch drie opties: Snel scannen (eenvoudig), beveiligd scannen (veilig) of converteer naar tekst (omzetten naar bewerkbare tekst).
Snel scannen*
1Met de Snel scan-optie worden documenten van een gebruiker veilig naar hun e-mail account gescand, waarbij de scan- instellingen vooraf gedefinieerd zijn, zonder verdere gegevens in te geven.
Beveiligd scannen*
1Gebruikers kunnen een extra beveiligingsniveau aan hun gescande documenten toevoegen door Beveiligd scannen te kiezen. Deze functie dwingt u een wachtwoord voor het gescande document op het MFP-bedieningspaneel in te voeren. Dit zelfde wachtwoord moet worden gebruikt om het bestand te kunnen openen op uw laptop/PC of smartphone.
Ook is het wachtwoord nodig als het document gedeeld wordt met andere gebruikers. Kortom, uitsluitend mensen die het wachtwoord weten kunnen het bestand openen.
Converteren naar tekst*
1Als u alleen een hard copy van een document heeft en u wilt de inhoud kunnen aanpassen, dan kiest u voor de optie
‘converteren naar tekst’. De scan wordt dan opgeslagen als een te redigeren PDF of Word-bestand en u hoeft dus niet de hele inhoud over te typen.
Omwille van maximaal gebruiksgemak slaat Job Accounting II uw persoonlijke voorkeuren voor ieder soort scan op. Dit betekent dat u geen tijd verspilt aan handmatig instellen, behalve als u iets wilt veranderen aan de standaard instellingen wat op elk moment mogelijk is. De aan te passen instellingen zijn:
• Document type
• Rotatie
• Resolutie
• Kleurenmodus
• Bestandsformaat
Slimmer scannen.
Kiezen hoé je een document wilt scannen kan veel tijd kosten. Het kan nu met één druk op de knop.
Scan snel met vooraf gedefinieerde instellingen voor elk type scan.
Kies uit drie verschillende scanopties.
*1 Vereist optionele MX-SW313.
Eenvoudig betalen en nauwkeurig traceren.
Geautoriseerde gebruikers kunnen nu snel en eenvoudig betalen voor hun afdrukgebruik. Ontvang gedetailleerde rapportages die u helpen om activiteiten te controleren en snel te besluiten.
Eenvoudige betaling
Het in rekening brengen van afdrukkosten binnen gebruikersgroepen of -omgevingen waar men per afdruk betaalt, kan een uitdaging zijn. Het moet vooral eenvoudig, snel en nauwkeurig gebeuren.
Daarom is Job Accounting II geïntegreerd met PayPal.
De eenvoudig te gebruiken web-interface stelt gebruikers in staat om snel en veilig een tegoed op hun account te zetten met PayPal of met een credit- of debitcard. Ze kunnen daarbij direct hun activiteit traceren en transacties inzien zonder hulp van een beheerder.
Daarom is het ideaal voor locaties waar geregistreerde gebruikers kunnen printen, zoals bibliotheken, scholen, bedrijfsverzamelgebouwen etc.
Effectieve rapportage
Bij het gebruik van MFP’s zijn datafilters gewenst, zodat u alleen die informatie krijgt die u ook werkelijk nodig heeft.
Bijvoorbeeld:
• Gebruiksvolume per machine
• Gebruikersactiviteit
• Afdelingsactiviteit
• Toegewezen pagina’s en projectkosten
• Gebruik van kleur, zwart/wit, A3 en A4
• Impact op het milieu per gebruiker en per bedrijf Uiteraard kunt u deze deze rapportages op elk gewenst moment en op elke locatie genereren; maandelijks, per kwartaal, per jaar of
ad hoc.
Met Sharp ziet u alle output activiteiten van uw MFP- en printer en verkrijgt u volledige controle. Hiermee kunt u managementteams nauwkeuriger adviseren over tracering of naleving, gebruikersregels aanpassen en vaststellen waar kostenverlagingen realiseerbaar zijn.
Monitor de impact op het milieu.
Versterk uw bedrijfsvoering.
Bespaar kosten, verhoog de efficiëntie en verbeter de
beveiliging met ons pakket aan Optimised Software Solutions.
We hebben zeer veel aandacht besteed aan innovatie om u de beste software oplossingen te bieden. Van het verminderen van afval en verbeteren van de productiviteit tot het verzorgen van connectiviteit en ondersteunen van de samenwerking, wij hebben diverse mogelijkheden om u te helpen, voor welke uitdagingen u ook staat.
Optimised Printing Solutions Geoptimaliseerd afdrukken: bewaak en beheer het gebruik van de afdruk- en kopieerfunctie, zodat u onbevoegd gebruik kunt tegengaan, kosten kunt traceren en claimen en verspilling kunt verminderen.
Optimised
Scanning Solutions Geoptimaliseerd scannen: bespaar tijd en voorkom kostbare fouten door het opslaan en delen van documenten gemakkelijker en automatischer te maken.
Optimised Mobile Solutions Geoptimaliseerd mobiel gebruik: creëer een flexibeler team door het eenvoudiger en veiliger te maken om tablets, telefoons en laptops te verbinden
met de printomgeving, zodat uw mensen altijd kunnen printen van of scannen naar hun mobiele apparatuur.
Optimised
Workflow Solutions Geoptimaliseerde workflow: behoud bedrijfsproductiviteit en winstgevende groei door terugkomende taken te stroomlijnen en te vereenvoudigen.
Optimised
Managing Solutions Geoptimaliseerd beheer: vereenvoudig het beheer van uw MFP’s en voer een consequent afdruk- veiligheidsbeleid.
MX-SW310 Job Accounting II MX-SW311 Pull Printing-optie (Follow Me)
MX-SW312 Client Billing-optie (Doorbelasten aan klanten of projecten) MX-SW313 Snel scan optie (Scan naar e-mail of netwerkmap)
Hardware-eisen
Processorsnelheid (GHz) (Min) 1.5
HDD (GB) (Min) 25
RAM (GB) (Min) 1
Browser vereisten
Internet Explorer 7 (of hoger), Firefox 3 (of hoger) of Chrome 51 (of hoger)
Sharp-MFP-eisen
MFP gereed voor Sharp OSA 3.0 (of hoger) MX-AMX3
Het aantal tegelijk ondersteunde MFP’s hangt af van de serverhardware – er zijn geen beperkingen in de Sharp-software.
32 or 64 bit Windows Server® 2008 Standard & Enterprise Windows Server® 2008 R2 Standard & Enterprise Windows Server® 2012 Essentials & Standard Windows Server® 2012 R2 Essentials & Standard Windows Server® 2016 Essentials & Standard
Windows® 7 Professional
Windows® 8.1 Professional
Windows® 10 Professional
Ontwerp en specificaties kunnen gewijzigd worden zonder voorafgaande aankondiging. Alle informatie was correct bij het ter perse gaan. Windows, Windows Server en Windows Vista zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige bedrijfsnamen, productnamen en logo’s zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de respectieve houdstermaatschappijen. ©Sharp Electronics Benelux 2019. Ref.: MX-SW310/MX-SW311/MX-SW312/MX-SW313 v2.8. September 2019. Job No. 19955. Alle handelsmerken worden erkend. E&OE.
Welkom bij Sharp
Sharp Electronics Benelux bv, een divisie van Sharp Electronics Europe, biedt een uitgebreid pakket aan bekroonde documentmanagement en visuele oplossingen om organisaties te helpen bij het transformeren van de manier waarop zij omgaan met informatie. Sharp’s toonaangevende MFP’s en grote productiesystemen bevinden zich in het hart van geïntegreerde toepassingen voor digitale transformatie.
Sharp’s gepatenteerde Open Systems Architecture-technologie (OSA) transformeert MFP’s in krachtige informatieportals, die naadloos integreren met de cloud en met bedrijfsapplicaties van derden. Cloud Portal Office van Sharp is ons bekroonde
documentmanagement- en samenwerkingssysteem dat is ontwikkeld om het midden- en kleinbedrijf te helpen groeien, efficiency te verbeteren en kosten te besparen.
Door de overgang naar nieuwe apparatuur, methoden en processen te faciliteren, helpen de Optimised Managed Services van Sharp bij het verbeteren van de manier waarop bedrijven omgaan met informatie door gebruik te maken van uitgebreide digitale workflows en betere samenwerking.
Sharp biedt ook een uitgebreide serie displays, waaronder videowalls voor boeiend entertainment, digitale bewegwijzering en innovatieve interactieve touchscreens voor boeiende presentaties. Sharp helpt klanten met zijn verkoop- en supportservice informatie te creëren, beheren, visualiseren en delen, waarbij gebruik wordt gemaakt van inspirerende ideeën uit de technologie.
