FAQ Import
1) Quelles informations dois-je enregistrer dans Medega avant de pouvoir importer un fichier CSV?
2) À quelles conditions doit répondre le fichier CSV pour pouvoir être importé?
3) Comment puis-je importer un fichier CSV?
4) Comment puis-je m'assurer que le fichier CSV a été accepté par Medega?
5) Comment se fait-il que mon fichier soit refusé?
6) Comment dois-je transmettre les gardes importées en vue de leur paiement?
7) Je reçois le message d'erreur "erreur numéro de version". Qu'est-ce que cela veut dire?
8) Je reçois le message d'erreur "type de fichier incorrect". Qu'est-ce que cela veut dire?
9) Faut-il obligatoirement créer des périodes dans Medega avant de pouvoir importer un fichier?
10) Comment puis-je voir par quel fichier CSV une garde a été importée?
1) Quelles informations dois-je enregistrer dans Medega avant de pouvoir importer un fichier CSV ?
Tous les médecins qui assurent une garde dans votre cercle doivent être enregistrés dans le "répertoire des membres" dans Medega. Pour de plus amples informations, voir FAQ responsable, points 1 à 13.
Ensuite, vos zones doivent être correctement créées dans Medega. Cf. FAQ responsable, points 5 et 6.
Les périodes de garde doivent être créées à l'avance dans Medega, si vous désidez d’inscrire le nom des période dans votre fichier CSV.
Si vous travaillez avec l'importation de périodes libres,en d'autres termes, vous ne mentionnez que les heures de début et de fin des périodes de garde et non le nom de la période. Après téléchargement de votre fichier, les périodes seront
automatiquement créées dans Medega.
Pour chaque jour civil est créée une nouvelle période d'exception qui n'est valable que ce jour-là.
Attention : toutes les périodes créées dans Medega sont valables pour toutes les zones de votre cercle. Donc, si vous importez un fichier pour une seule zone avec des périodes libres, vous devrez utiliser les mêmes périodes pour les autres zones de votre cercle.
Si les périodes de garde présentent de grandes différences dans les zones de garde de votre cercle, vous pouvez demander de subdiviser votre cercle en sous-cercles.
Cf. FAQ responsable, point 21.
2) À quelles conditions doit répondre le fichier CSV pour pouvoir être importé ?
Le contenu du fichier : le fichier doit contenir dans l'ordre les colonnes suivantes :
LA DATE : les dates qui correspondent aux services de garde qui seront importés.
Le format doit être xx/xx/xxxx ou x/x/xxxx.
LE NOM DE FAMILLE : le nom de famille du médecin ou ses initiales doivent être introduits dans le champ CSV. Si le nom a été mal orthographié, le fichier sera quand même accepté, car le système se base sur le numéro INAMI du médecin.
Néanmoins, ce champ ne peut pas rester vide.
LE PRÉNOM : le prénom du médecin ou ses initiales doivent être introduits dans le champ CSV. Si le nom a été mal orthographié, le fichier sera quand même accepté, car le système se base sur le numéro INAMI du médecin. Néanmoins, ce champ ne peut pas rester vide.
LE NUMÉRO INAMI : le numéro INAMI est un champ important. Il déterminera le médecin qui est validé pour la garde. Si le nom du médecin ne correspond pas au numéro INAMI, le fichier sera accepté, mais le système inscrira le médecin du numéro INAMI concerné pour la garde.
Le numéro INAMI doit se composer de 8 ou 11 chiffres, à savoir 1-#####-##
ou: 1-#####-##-### (# représente un chiffre).
LA PÉRIODE (facultatif) : il s'agit du nom de la période que le responsable a choisi lorsque la période a été créée. Ce texte ne peut comporter au maximum que 30 caractères et aucun caractère spécial : seuls des lettres, chiffres, underscore et tiret sont admis.
Si le champ du fichier CSV qui correspond à l'ID de la période reste vide et que les heures de début et de fin ont été complétées, une période d'exception sera créée pour cette date.
Afin de vérifier la dénomination exacte d'une période, allez au menu "Gestion tour de garde" et cliquez ensuite sur le bouton "Périodes".
L'HEURE DE DÉBUT (facultatif) : la colonne (qui contient l'heure de début) doit apparaître dans le fichier CSV à importer. Sinon, le fichier sera refusé. Néanmoins, la colonne peut rester vide lorsque le nom de la période est mentionné.
L'heure de début doit comporter un ou deux chiffres, les minutes ne sont pas indiquées.
L'HEURE DE FIN (facultatif) : la colonne (qui contient l'heure de fin de la garde) doit apparaître dans le fichier CSV à importer. Sinon, le fichier sera refusé.
Néanmoins, la colonne peut rester vide lorsque le nom de la période est mentionné.
L'heure de fin doit comporter un ou deux chiffres, les minutes ne sont pas indiquées. Pour minuit, il faut inscrire 24 et non 00.
LA ZONE : il s'agit du nom de la zone que le responsable a choisi lorsqu'elle a été créée. Ce texte ne peut comporter au maximum que 30 caractères et aucun
caractère spécial : seuls des lettres, chiffres, underscore et tiret sont admis.
Pour vérifier la dénomination exacte d'une zone, allez au menu "Répertoire des
membres". Appuyez sur le bouton "Zones de garde" pour avoir accès à l'écran qui liste toutes les zones pour le cercle.
LE TYPE : le type indiqué dans le fichier CSV doit être égal à 1 ou 2. 1 pour la garde mobile et 2 pour la garde au cabinet médical.
Le nom du fichier doit toujours se terminer par "V", suivi du numéro de version.
La première fois que vous chargez un fichier, il doit toujours se terminer par
“_V01.csv” (version 1). Si le premier fichier contenait encore des erreurs et si vous voulez recharger le fichier corrigé, utilisez le même nom, mais ajoutez au nom le suffixe “_V02.csv” (version 2). Toutes les informations chargées par la première version seront alors remplacées par les informations provenant de la deuxième version. Et ce, à condition que les gardes n'aient pas encore été confirmées dans Medega.
3) Comment puis-je importer un fichier CSV ?
Afin d'importer le fichier que vous avez sauvegardé sur votre ordinateur, allez à la rubrique du menu "Gestion tours de garde". Cliquez sur le bouton "Importation"
en bas à gauche.
Vous obtenez un aperçu des fichiers déjà importés dans votre cercle. En haut, vous pouvez sélectionner le mois et l'année au cours desquels les fichiers ont été
importés, cliquez ensuite sur "Rafraîchir". La liste est vide si aucun fichier n'a encore été importé au cours du mois et de l'année sélectionnés.
Pour importer un fichier, cliquez sur "Charger". Cliquez ensuite sur "Parcourir" et sélectionnez sur votre ordinateur le fichier à charger. Cliquez sur "OK". Si le format et le numéro de version de votre fichier sont corrects, le fichier apparaîtra dans la liste des fichiers importés et refusés.
4) Comment puis-je m'assurer que le fichier CSV a été accepté par Medega
?
Dans "Gestion tours de garde", cliquez sur "Importation". Sélectionnez-y le mois et l'année au cours desquels vous avez chargé le fichier CSV et cliquez sur
"Rafraîchir".
Vous y verrez la date et l'heure auxquelles le fichier a été chargé, le nom du responsable qui a chargé le fichier et le statut du fichier. Pour le statut, trois possibilités se présentent :
Uploadé: le fichier a été chargé, mais n'a pas encore été traité.
Refusé : le fichier contenant encore des erreurs, il a été rejeté en bloc.
Les erreurs sont indiquées en rouge.
Importé : le fichier a été accepté et les gardes sont inscrites dans l'agenda. Les gardes importées sont indiquées en vert.
Pour vérifier si le statut a changé, cliquez sur "Rafraîchir".
5) Comment se fait-il que mon fichier soit refusé ?
Pour connaître la raison du refus de votre fichier CSV, vous pouvez télécharger un fichier d'erreurs.
Dans "Gestion tours de garde", cliquez sur "Importation". Vous obtenez un aperçu des fichiers importés et refusés. Vous sélectionnez le mois et l'année où vous avez chargé le fichier refusé. Cliquez sur l'icône rouge à côté du fichier refusé pour télécharger le fichier d'erreurs.
Le fichier d'erreurs répète d'abord la ligne où l'erreur apparaît avec à côté la cause exacte de l'erreur.
Pour corriger les erreurs, vous pourriez devoir adapter votre fichier ou effectuer une adaptation dans Medega.
Exemple :
- Le message d'erreur suivant s'affiche : "Le médecin n'est pas membre du cercle". Cela signifie que ce médecin n'est pas encore inscrit dans le "Répertoire des membres" dans Medega. Vous devrez d'abord l'inscrire, ensuite vous pourrez charger à nouveau le même fichier (avec comme nom : “…._V02.csv”).
- Vous obtenez le message d'erreur : "La zone de garde n'est pas connue dans le cercle". Cela veut dire que le nom de la zone dans votre fichier ne correspond pas à l’identique au nom de la zone dans Medega. La date de début de la zone dans Medega pourrait ne pas être correcte. Vous avez deux possibilités : soit vous adaptez le nom de la zone dans le fichier, soit vous adaptez la zone dans Medega
("Répertoire des membres", cliquez en bas sur "Zones de garde". Pour adapter la zone, sélectionnez la zone et cliquez sur "Modifier").
6) Comment dois-je transmettre les gardes importées en vue de leur paiement ?
Après avoir importé le fichier, les gardes apparaissent dans l'agenda du cercle. Pour transmettre ces gardes en vue de leur paiement, vous devez les confirmer.
Cliquez sur "Gestion tours de garde". Sélectionnez-y le mois, l'année et la zone pour lesquels vous avez importé les gardes et cliquez sur "Rafraîchir". Les gardes importées apparaissent et sont déjà validées.
Pour confirmer ces gardes, sélectionnez les cases dans la dernière colonne de droite à côté des périodes de garde, sous le cadenas rouge et cliquez en bas sur le bouton
"Confirmer". Pour cocher en une opération toutes les périodes de garde du mois complet, sélectionnez la case juste en dessous du cadenas rouge. Toutes les gardes du mois sont cochées; pour confirmer toutes ces gardes, cliquez en bas sur le bouton "Confirmer".
7) Je reçois le message d'erreur "erreur numéro de version". Qu'est-ce que cela veut dire ?
Pour pouvoir charger un fichier correctement, le nom du fichier doit se terminer par “_V01” (c'est-à-dire : la première version du fichier). Si vous avez déjà chargé un premier fichier avec le même nom, le nom doit se terminer par “_V02” et ainsi de suite.
Il ne peut pas y avoir d'autres “_” (underscore) dans le nom du fichier.
8) Je reçois le message d'erreur "type de fichier incorrect". Qu'est-ce que cela veut dire ?
Le fichier à importer doit être un fichier Excel au format CSV. Le nom de ce fichier se termine par “.csv”.
Pour enregistrer un fichier créé en Excel au format CSV, choisissez dans Excel
"Enregistrer le fichier sous"; sélectionnez sous le nom du fichier à côté de
"enregistrer sous" : “CSV (séparé par un caractère de fin de ligne) (*.csv)”.
9) Faut-il obligatoirement créer des périodes dans Medega avant de pouvoir importer un fichier ?
Non.
Si vous avez créé les périodes dans Medega, il est possible d'en faire usage dans votre fichier. Dans le fichier CSV, introduisez seulement le nom des périodes et vous pouvez laisser vide les colonnes avec l'heure de début et de fin.
Vous pouvez aussi laisser vide la colonne avec le nom de la période et ne
compléter que l'heure de début et de fin. Pour chaque jour civil apparaissant dans le fichier, une période d'exception sera automatiquement créée dans Medega.
Attention : si des périodes ont déjà été créées dans Medega et que toutes les gardes sont enregistrées pour ces périodes, il ne sera pas possible de créer une période d'exception à la date de la garde introduite manuellement dans Medega. Ceci vaut aussi pour les gardes dans une autre zone que la vôtre parce que ces périodes dans Medega sont valables pour toutes les zones.
Vous obtiendrez un fichier d'erreurs avec le message suivant : "Une garde existe pour un autre type de période". La solution consiste à remplir dans la colonne periode du CSV, la dénomination exacte de cette période déjà existante dans Medega. Voir aussi point 2 pour la colonne periode dans un CSV. Pour retrouver la dénomination exacte dans Medega, vous allez dans le menu "Gestion tour de garde" de Medega et cliquez ensuite sur le bouton "Périodes".
10) Comment puis-je voir par quel fichier CSV une garde a été importée ?
Dans "Gestion tours de garde" une icône verte apparaît à côté de chaque période de garde importée. Si vous pointez votre souris sur cette icône verte, vous verrez apparaître le nom du fichier qui a servi à importer la garde.
