Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Wonen-Vlaanderen naar OCMW Antwerpen in het kader van doorgifte van niet-geretourneerde aanvraagformulieren huurpremie voor stad Antwerpen
26 februari 2021
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Tussen
Wonen-Vlaanderen
Het intern verzelfstandigd agentschap, het IVA Wonen-Vlaanderen, een
verzelfstandigd agentschap van het beleidsdomein Omgeving, opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Wonen-Vlaanderen
Vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar van het IVA Wonen-Vlaanderen, de heer Helmer Rooze, administrateur-generaal
Ingeschreven in het KBO met nummer met de naam ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ (MVG) met nummer 0316.380.841. en met vestigingsnummer 2.199.303.566. waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Herman Teirlinckgebouw, Havenlaan 88 bus 40A, 1000 Brussel
Hierna: ‘instantie 1’ of ‘meedelende instantie’
En
OCMW Antwerpen
Met zetel Grote Markt 1, 2000 Antwerpen
Vertegenwoordigd door het vast bureau voor wie optreden: Bart De Wever (voorzitter) en Sven Cauwelier (algemeen directeur)
Ingeschreven in het KBO met nummer BE 0212.235.604 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Grote Markt 1, 2000 Antwerpen.
Hierna: ‘instantie 2’ of ‘ontvangende instantie’
‘Instantie 1’ en ‘instantie 2’ worden hieronder ook afzonderlijk aangeduid als een ‘partij’ of gezamenlijk als ‘de partijen’.
Na te hebben uiteengezet:
A. Het Intern Verzelfstandigd Agentschap Wonen-Vlaanderen wil als verzelfstandigd agentschap en openbare dienst zorg dragen voor het recht op wonen als vermeld in artikel 3 van het decreet van 15 juli 1997 houdende de Vlaamse Wooncode, hierna VWC. Wonen-Vlaanderen doet dit door de drempel te verlagen voor mensen die een woning huren, renoveren of verwerven, en de financieringskost die eraan verbonden is te drukken door middel van subsidies of andere risico verminderende maatregelen die de huurder, koper of (ver-)bouwer rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen en die de woningmarkt niet verstoren. Wonen-Vlaanderen bewaakt de
kwaliteit van de aangeboden woningen, bestrijdt met kracht misbruiken op de private huurmarkt en ondersteunt de lokale besturen bij hun woonbeleid.
Een van de doelstellingen van Wonen-Vlaanderen is het bewaken en stimuleren van de woonkwaliteit opdat woningen minstens voldoen aan de normen betreffende veiligheid, gezondheid en woonkwaliteit. Wonen-Vlaanderen bewaakt de kwaliteit van de aangeboden woningen, bestrijdt met kracht misbruiken op de private huurmarkt en ondersteunt de lokale besturen bij hun woonbeleid.
Daarnaast wil Wonen-Vlaanderen de drempel verlagen voor mensen die een woning huren, renoveren of verwerven, en de financieringskost die eraan verbonden drukken door middel van subsidies of andere risico verminderende maatregelen die de
huurder, koper of (ver-)bouwer rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen en die de woningmarkt niet verstoren.
Wonen-Vlaanderen wil de gegevens inzake de kwaliteit van woningen digitaal ter beschikking stellen van de verschillende actoren actief in het domein van de woonkwaliteitsbewaking en met het oog op het beter opvolgen van haar beleid, het afschaffen van papierstromen. Het wil m.a.w. de woonkwaliteitsbewaking in
Vlaanderen de 21ste eeuw inloodsen.
B. Het OCMW van Antwerpen is een lokale overheid in de zin van artikel I.3.5°, d) van het bestuursdecreet van 7/12/2018. OCMW Antwerpen verwerkt persoonsgegevens met het oog op het uitvoeren van haar wettelijke taak: het toekennen van
maatschappelijk dienstverlening of maatschappelijke integratie.
C Het intern verzelfstandigd agentschap Wonen-Vlaanderen, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2005, wenst bepaalde
persoonsgegevens door te geven aan OCMW Antwerpen met het oog op het uitnodigen van de huurder/eigenaar voor mogelijk bijkomende subsidies en premies (financiële ondersteuning).
De huurpremie wordt toegekend op basis artikel 81, §1 en artikel 82 van de Vlaamse Wooncode en van het Artikel 2 van het besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 2 februari 2007 tot instelling van een tegemoetkoming in de huurprijs aan kandidaat-huurders.
Databank Wonen- Vlaanderen met premiegegevens
Extractie van gegevens voor grondgebied Instantie 2
XLS met gegevens
voor Instantie 2 (Sharepoint)
Geëncrypteerde mail
Eenmalig om achterstand op te halen (premie toegekend sinds 1/6/2018) en daarna 2 maal per jaar wordt er een extractie gemaakt van de mogelijke begunstigden met adres van de premiewoning gelegen in de gemeente van OCMW Antwerpen, die een aanvraagformulier voor huurpremie hebben verstuurd gekregen maar waar er geen ingevuld formulier is van ontvangen.
De extractie XLS bevat: RRnr, naam, adres premiewoning, contactgegevens.
De doorgifte van de gegevens gebeurt d.m.v. een ge-encrypteerde mail met een bestand dat paswoord beveiligd is naar een vooraf bepaald mailadres van instantie 2 (MI_clusteradministratie@antwerpen.be).
Dit is een tijdelijke oplossing tot er een andere technische oplossing, vb. een portaalsite waar elke gemeente eigenlijk een mapje krijgt en waar bestanden voor een bepaalde tijd gedeeld worden en via acm/idm toegang krijgen.
D. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.
E. De functionaris voor gegevensbescherming van Wonen-Vlaanderen, Annelies
Kerkhofs heeft op 20/01/2021 een positief advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
F. De functionaris voor gegevensbescherming van OCMW Antwerpen, Anne Baré heeft op 19/01/2021 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
Mailbox dossier- behandelaar
Instantie 2
Wordt overeengekomen wat volgt:
Artikel 1: definities
Begrippen die in dit protocol met hoofdletter worden gebruikt, moeten worden
geïnterpreteerd zoals in dit artikel of elders in de Verwerkersovereenkomst gedefinieerd.
AVG Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Betrokkene De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
Datalek Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt of kan leiden tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot
doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
Derden Elke natuurlijke persoon, rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan andere dan de verwerker, de verwerkings-
verantwoordelijke en hun personeelsleden of aangestelden.
Opdracht De opdracht, hetwelk ook de verwerking van persoonsgegevens inhoudt, zoals omschreven in bijlage 1.
Persoonsgegevens Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals ook gedefinieerd in artikel 4, 1) AVG, die de verwerker in het kader van de opdracht verwerkt.
Protocol Dit protocol, met eventuele bijlage(n).
Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling
Een bepaling opgelegd door Unierechtelijke of (EU) lidstaatrechtelijke wetgeving.
Verwerken en verwerking
Elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, zoals ook gedefinieerd in artikel 4, 2) AVG.
Bijlagen Aanhangsels bij dit protocol, die deel uitmaken van dit protocol.
Bovenvermelde en overige begrippen uit de AVG en de Kaderwet die in dit protocol worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.
Artikel 2: verwerkingsverantwoordelijke en Data Protection Officer
a) Verwerkingsverantwoordelijke(n)
In de zin van de AVG zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor de uitvoering van dit protocol:
1. Instantie 1 of meedelende instantie 2. Instantie 2 of ontvangende instantie
‘Instantie 1’ of ‘meedelende instantie’ en ‘instantie 2’ of ‘ontvangende instantie’ handelen afzonderlijk in hun hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke als organen die respectievelijk het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststellen.
b) DPO
De Data Protection Officer van Instantie 1 of meedelende instantie’ is Annelies Kerkhofs (dpo.wonen@vlaanderen.be).
De Data Protection Officer van instantie 2 of ontvangende instantie is Anne Bare (informatieveiligheid@antwerpen.be)
Artikel 3: onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 5 door Wonen-Vlaanderen aan
OCMW Antwerpen uiteengezet.
Artikel 4: rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
a) Op het niveau van de Meedelende Instantie (als verwerkingsverantwoordelijke) De beoogde gegevensverwerking gebeurt voor de vervulling van een wettelijke taak die op de verwerkingsverantwoordelijke rust (artikel 6, 1, c) AVG).
Wonen-Vlaanderen heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor volgende doeleinden: ‘om een aanvraag voor premie te kunnen beoordelen en af te handelen.’
De opdracht van het agentschap wonen wordt beschreven in Besluit van de Vlaamse Regering van 16/12/2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Wonen-Vlaanderen, artikel 3, tweede lis, 10:
10° de gereglementeerde subsidies en tegemoetkomingen of andere voordelen te verstrekken aan particulieren die voldoen aan de voorwaarden
Artikel 6 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2018 tot instelling van een tegemoetkoming in de kosten bij de renovatie of verbetering van een bestaande woning of bij de realisatie van een nieuwe woning bepaalt dat voor de aanvraag van een
renovatiepremie een door de minister vast te stellen aanvraagformulier wordt aanhangig gemaakt. Op dit formulier worden de relevante gegevens opgenomen om een
renovatiepremies te kunnen beoordelen en af te handelen.
b) Op het niveau van de Ontvangende Instantie (als verwerkingsverantwoordelijke) OCMW Antwerpen zal de opgevraagde gegevens verwerken en vervult hier een wettelijke opdracht in de zin van artikel 6, 1, c) van de AVG.
De wettelijke grondslag is te vinden in:
Artikel 60, §2 van de Wet van 8/7/1976
Het centrum (…) doet de stappen om aan de betrokkenen alle rechten en voordelen te verlenen waarop zij krachtens de Belgische of de buitenlandse wetten aanspraak kunnen maken.”
Kandidaat huurders die niet gereageerd hebben op de door Wonen-Vlaanderen toegezonden aanvraagformulieren worden actief benaderd.
Ook personen die steun aanvragen van het OCMW en voor wie het OCMW de opdracht heeft een sociaal onderzoek te voeren en hen de rechten te (helpen) verlenen die hen toekomen, worden beoogd.
Artikel 60, §2 van de Wet van 8/7/1976
De tussenkomst van het centrum is, zo nodig, voorafgegaan van een sociaal onderzoek dat besluit met een nauwkeurige diagnose nopens het bestaan en de omvang van de behoefte aan dienstverlening en de meest passende middelen voorstelt om daarin te voorzien.”
Wanneer het OCMW merkt dat de persoon rechten kan doen gelden op een
tegemoetkoming benaarstigt zij samen met deze aanvraag en stelt alles in het werk opdat het recht op huurpremie zo maximaal mogelijk wordt toegekend aan de rechthebbenden.
c) Gebruik van het rijksregisternummer
Zowel Wonen-Vlaanderen als OCMW Antwerpen zijn gemachtigd om het rijksregisternummer te gebruiken.
Voor Wonen-Vlaanderen is dit door het Koninklijk besluit van 20 september 2002 waarbij de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid, de afdeling Woonbeleid en de afdelingen
Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, en Monumenten en Landschappen in Antwerpen, Limburg, Oost-Vlaanderen, Vlaams-Brabant en West-Vlaanderen van de administratie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting en Monumenten en Landschappen van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, worden gemachtigd zich toegang te verschaffen tot de
informatiegegevens van het rijksregister van de natuurlijke personen en het
identificatienummer ervan te gebruiken. Dit besluit moet worden samen gelezen met punt 31 van de beraadslaging RR nr. 04/2010 van 17 februari 2010.
Voor OCMW Antwerpen is dit door het Koninklijk Besluit van 9 december 1987 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft en het Koninklijk besluit van 14 april 1988 tot regeling van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft.
d) Verenigbaarheid van de doelen
Het doeleinde van de verdere verwerking van deze persoonsgegevens door
OCMW Antwerpen is verenigbaar met de doeleinden waarvoor Wonen-Vlaanderen de gegevens oorspronkelijk heeft verzameld, gezien OCMW Antwerpen al het nodige doet om de rechten van de kandidaat-huurders uit te putten.
In lijn met haar wettelijke opdracht geeft OCMW Antwerpen raad aan de huurder, verzamelt inlichtingen en onderneemt stappen om een huurpremie te bekomen. De begeleiding van de kandidaat-huurder door het OCMW van Antwerpen is verenigbaar met het doel waarvoor Wonen-Vlaanderen de gegevens heeft verzameld.
Het komt overeen met de redelijke verwachtingen van de burger dat deze gegevens op een gebruiksvriendelijke manier aan het OCMW van Antwerpen, om de burger bij te staan met raadgeving, inlichtingen en begeleiding om een huurpremie te bekomen, ter beschikking worden gesteld.
Artikel 5: gevraagde persoonsgegevens, categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het
proportionaliteitsbeginsel
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de
bewaartermijn van de gegevens.
Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.
De gegevens worden opgevraagd op basis van het rijksregisternummer en INSZ-nummer.
Gegeven: het concrete gegeven dat wordt meegedeeld. Als er veel gegevens zijn, kunnen ze in clusters worden vermeld.
Verantwoording proportionaliteit: waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt meegedeeld.
Gegeven 1 Naam en adres en contactgegevens (e-mail en/of telefoongegevens indien gekend) van de personen die een aanvraagformulier huurpremie hebben ontvangen maar niet hebben geretourneerd.
Verantwoording proportionaliteit Gegevens nodig om de doelgroep te identificeren teneinde de doelgroep op andere manieren te
benaderen dan schriftelijk om het mogelijk huurpremie recht onder de aandacht te brengen van de
kandidaat-huurder.
Gegeven 2 Rijksregisternummer van de personen die een aanvraagformulier huurpremie hebben ontvangen maar niet hebben geretourneerd.
Verantwoording proportionaliteit Precieze identificatie van de persoon om te kunnen nagaan of er recht is op huurpremie.
De meegedeelde gegevens zullen door OCMW Antwerpen gedurende maximaal 10 jaar bewaard worden. Deze bewaartermijn kan worden verantwoord gezien het feit dat de dossiers waarin maatschappelijke integratie of maatschappelijke dienstverlening 10 jaar worden bewaard. Deze dossiers worden bewaard tot na inspectie van de POD
Maatschappelijke Integratie of voor maximaal 10 jaar.
Artikel 6: categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
[Instantie 2] zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2°, vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
personen die omwille van hun functieprofiel deze informatie nodig hebben binnen voor de uitvoering van hun werk, krijgen toegang tot de informatie
medewerkers van stad Antwerpen die werkzaam zijn rondom armoedebestrijding, onderbescherming …
Elke eventuele mededeling van de gevraagde persoonsgegevens door OCMW Antwerpen moet voorafgaandelijk aan Wonen-Vlaanderen worden gemeld en moet uiteraard in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent onder meer dat OCMW Antwerpen waar vereist een protocol sluit voor de mededeling van de gevraagde gegevens.
Artikel 7: periodiciteit en duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen periodiek (2 x per jaar wordt de doorgifte gedaan) worden doorgegeven.
De mededeling van de persoonsgegevens gebeurt (voor onbepaalde duur) zolang huurpremie wordt toegekend als instrument bij de uitvoering van het woonbeleid.
Artikel 8: beveiligingsmaatregelen
Volgende maatregelen worden getroffen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 2:
De gegevens worden ontsloten naar [Instantie2] op basis van een geëncrypteerde mail. De gegevens worden door Wonen-Vlaanderen elektronisch overgemaakt via een geëncrypteerde mail. Dit is een tijdelijke oplossing tot er een andere technische oplossing klaar is: bijvoorbeeld een portaalsite waar elke gemeente eigenlijk een mapje krijgt en waar bestanden voor een bepaalde tijd gedeeld worden en via acm/idm toegang krijgen.
Wonen-Vlaanderen heeft een veiligheidsbeleid (dd. 17 oktober 2017) met een veiligheidsplan.
Wonen-Vlaanderen heeft een veiligheidsconsulent en een informatieveiligheidscel.
OCMW Antwerpen heeft een veiligheidsbeleid met een veiligheidsplan.
OCMW Antwerpen heeft een veiligheidsconsulent en een informatieveiligheidscel.
De bekomen en verwerkte gegevens zullen opgenomen worden in het verwerkingsregister van OCMW Antwerpen.
De e-mail exchangeserver is firewall- en virusbeveiligd.
Daarnaast werden ook volgende specifieke maatregelen in het kader van de gegevensmededeling getroffen.
OCMW Antwerpen treft ten minste volgende organisatorische en technische
beveiligingsmaatregelen ter beveiliging van de ontvangen persoonsgegevens bij verdere verwerking:
Vraag Ja Nee Toelichting en/of motivatie antwoord
1 Beschikt uw organisatie over een schriftelijke versie van het veiligheidsbeleid en
veiligheidsplan, waarin ook de bescherming van persoonsgegevens is opgenomen?
☒ ☐
[2020_CBS_03801 - Privacybeleid en informatieveiligheid –
Informatieveiligheidsplan dd 30- 4-2020]
2 Hebt u de risico’s en beveiligingsbehoeften die eigen zijn aan uw organisatie en die de verwerking van persoonsgegevens betreffen geëvalueerd?
☒ ☐ […]
3 Hebt u de diverse dragers van uw organisatie geïdentificeerd waarbij persoonsgegevens betrokken zijn?
☒ ☐ […]
4 Zijn de interne en externe personeelsleden die bij de verwerking van persoonsgegevens betrokken zijn, goed op de hoogte van de vertrouwelijkheids- en beveiligingsplichten ten aanzien van deze gegevens die zowel
voortvloeien uit de verschillende wettelijke vereisten als uit het beveiligingsplan?
☒ ☐
[…]
5 Hoe is de geheimhoudingsplicht van de medewerkers bij de gegevensontvanger geregeld (wettelijke, statutaire of contractuele verplichting)?
☒ ☐ [artikel 36 en 50 OCMW-wet]
6 Hebt u beheersmaatregelen genomen ter verhindering van de niet-gemachtigde of onnodige fysieke toegang tot dragers die persoonsgegevens bevatten?
☒ ☐ […]
7 Hebt u maatregelen genomen ter verhindering van elke fysieke schade die de
persoonsgegevens in gevaar zouden kunnen brengen?
☒ ☐ […]
8 Hebt u beheersmaatregelen genomen ter bescherming van de verschillende netwerken waarmee de apparatuur die de
persoonsgegevens verwerkt, is verbonden?
☒ ☐ […]
9 Beschikt u over een actuele lijst van de verschillende bevoegde personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens en van hun respectievelijk toegangsniveau (creatie, raadpleging, wijziging, vernietiging)?
☒ ☐
[…]
10 Hebt u op uw informatiesystemen een mechanisme voor toegangsmachtiging geïnstalleerd zodat de persoonsgegevens en de verwerkingen die er betrekking op hebben enkel toegankelijk zijn voor de personen en toepassingen die hiertoe uitdrukkelijk gemachtigd zijn?
☒ ☐
[…]
11 Is uw informatiesysteem zodanig ontworpen dat de identiteit permanent geregistreerd wordt van diegenen die toegang hebben gehad tot de persoonsgegevens?
☒ ☐ […]
12 Hebt u erin voorzien dat de geldigheid en de doeltreffendheid in de tijd van de ingestelde organisatorische en technische maatregelen gecontroleerd worden ter garantie van de beveiliging van de persoonsgegevens?
☒ ☐
[…]
13 Hebt u voorzien in urgentieprocedures en rapporteringsprocedures bij
beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn?
☒ ☐ […]
14 Beschikt u over een bijgewerkte documentatie betreffende de verschillende genomen
beheersmaatregelen ter bescherming van persoonsgegevens en de verschillende verwerkingen die er betrekking op hebben?
☒ ☐
[…]
OCMW Antwerpen moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van Wonen-Vlaanderen moet OCMW Antwerpen hiervan aan Wonen-Vlaanderen het bewijs overmaken.
In het geval OCMW Antwerpen, voor de verwerking van persoonsgegevens die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, een beroep doet op een of meerdere verwerkers, doet
OCMW Antwerpen uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening
gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. OCMW Antwerpen sluit in voorkomend geval met alle verwerkers een
verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming, tenzij binnen afzienbare tijd, van maximaal 3 maanden te rekenen vanaf de ingangsdatum van onderhavig protocol, het charter ‘De verwerking van
persoonsgegevens door het agentschap Informatie Vlaanderen in zijn hoedanigheid van Vlaamse dienstenintegrator (VDI) – verwerkingscharter’ in werking treedt, bij gebreke waarvan de mededeling van de gegevens zal worden opgeschort. Partijen bezorgen elkaar een overzicht van de verwerkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
De verplichtingen die uit dit protocol voortvloeien worden aan de eventuele verwerkers van de partijen meegedeeld.
Overeenkomstig artikel 28 van de AVG zijn de volgende verplichtingen van toepassing wanneer de verwerking door een verwerker wordt verricht.
De verwerkingsverantwoordelijke doet uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen.
De verwerker neemt geen andere verwerker in dienst zonder voorafgaande specifieke of algemene toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker waarborgt dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen.
De verwerker verleent bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de rechten van de betrokkenen te beantwoorden.
De verwerker wist alle persoonsgegevens na afloop van de verwerkingsdiensten.
De verwerker stelt alle informatie die nodig is om de nakoming van de in artikel 28 van de AVG neergelegde verplichtingen aan te tonen ter beschikking van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie inbreuk oplevert op de AVG.
Ingeval van problemen met zijn verwerker(s) engageren partijen zich om de gepaste
maatregelen te nemen om zich te verzekeren van de conformiteit van de verwerking met de wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens in het algemeen en met de AVG in het bijzonder.
Artikel 9: kwaliteit van de persoonsgegevens
Het lokaal bestuur ontvangt van Wonen-Vlaanderen een lijst met de volgende
persoonsgegevens: rijksregisternummer, naam, adres premiewoning en contactgegevens.
Zodra OCMW Antwerpen één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige,
ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan Wonen-Vlaanderen.
Wonen-Vlaanderen onderzoekt de voornoemde vaststellingen en treft de gepaste maatregelen binnen redelijke termijn, rekening houdend met de finaliteit en de proportionaliteit, waarna Wonen-Vlaanderen OCMW Antwerpen daarvan op de hoogte brengt.
Artikel 10: sanctie bij niet-naleving
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5, 2°, kan Wonen-Vlaanderen dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder
voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien OCMW Antwerpen deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 11: meldingsplichten
De partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening
gegevensbescherming om elkaar [via de functionarissen voor gegevensbescherming] zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet
betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle
informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
OCMW Antwerpen brengt Wonen-Vlaanderen onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie en duurtijd en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 12: rechten van betrokkenen
Overeenkomstig de AVG beschikken de betrokkenen over een bepaald aantal rechten in verband met hun persoonsgegevens1.
Recht op informatie
recht op inzage van hun persoonsgegevens
recht op rectificatie van hen betreffende onjuiste persoonsgegevens
recht op beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens in bepaalde gevallen die in de AVG zijn vastgelegd2
recht van bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens in bepaalde gevallen die in de AVG zijn vastgelegd3
recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hen
rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hen treft, tenzij dat besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst, wettelijk is toegestaan of berust op de toestemming van de betrokkenen.
recht op verwijdering van de persoonsgegevens in bepaalde gevallen die in de GDPR zijn vastgelegd4
1Artikels 15, 16, 17, 18, 21 en 22 van verordening (UE) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG.
2Artikel 17, ibid
3Artikel 6, ibid
4Artikel 17, ibid
De partijen verbinden zich ertoe de verplichtingen na te komen die voortvloeien uit de uitoefening van de rechten van de betrokkene en om op doeltreffende wijze samen te werken aan het vervullen van die verplichtingen.
In de praktijk kan de betrokkene, mits hij zijn identiteit bewijst en op basis van een door hem gedagtekend en schriftelijk verzoek, bij de ontvanger kosteloos de mededeling van de hem betreffende gegevens verkrijgen, alsook de verbetering van onvolledige, onjuiste of
overmatige gegevens.
Wanneer een persoon op wie de verwerking van persoonsgegevens van toepassing is zich op een recht uit de reglementering inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beroept, brengen de partijen elkaar onmiddellijk op de hoogte.
Artikel 13: transparantie
Partijen informeren de betrokkenen, in het licht van het transparantiebeginsel van de algemene verordening, via publicatie op hun website.
Dit protocol zal door OCMW Antwerpen worden gepubliceerd via www.antwerpen.be/nl/overzicht/bestuur/protocollen.
Dit protocol zal door Wonen-Vlaanderen worden gepubliceerd via https://www.wonenvlaanderen.be/overzicht-machtigingen.
Artikel 14: toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in arrondissement Brussel.
Artikel 15: inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op datum van ondertekening.
Partijen kunnen dit protocol schriftelijk opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden.
Het protocol eindigt van rechtswege na afloop van de in artikel 5 van dit protocol bedoelde termijn van mededeling. Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Opgemaakt te Antwerpen, op 26/02/2021.
Aangezien deze overeenkomst digitaal wordt ondertekend, wordt in afwijking van artikel 1325 B.W. slechts één (digitaal) exemplaar van deze overeenkomst opgemaakt.
Voor Wonen-Vlaanderen
Helmer Rooze
Administrateur-generaal
Voor OCMW Antwerpen namens het Vast Bureau
Sven Cauwelier Algemeen directeur
Bart De Wever
Voorzitter van het vast bureau
Digitaal ondertekend door Helmer Rooze (Signature) Datum: 01-03-2021 10:26:27
Digitaal ondertekend door Bart De Wever (Signature)
Datum: 01-03-2021 10:55:30
Digitaal ondertekend door Sven Cauwelier (Signature)
Datum: 01-03-2021 13:13:17
