evenement Ik heb uw contactgegevens ontvangen van de boswachters

Bijlage 1

Van:

Verzonden: maandag 2 oktober 2017 0:36 Aan:

Onderwerp: FW. Verzoektot kennismaking^-evenement concept 2019 Bijlagen: Presentatie Terschelling v3 (1)pdf

TKN Groet,

Van:

Verzonden: donderdag 28 september 2017 16:07 Aan:

Onderwerp:FW: Verzoektot kennismaking^-evenement concept 2019

Van: Daniel van Drunen

Verzonden:woensdag 20 september 2017 16:17 Aan:

Onderwerp: Verzoek tot kennismaking-evenement concept 2019 Beste heer

Ik heb uw contactgegevens ontvangen van de boswachters van Staatsbosbeheer. Ik ben bezig met het vooronderzoek voor een eventueel evenement in 2019. Dit vooral na enonise inspiratie na mijn eerste Oerol ervaring dit seizoen. Ik heb toen veel lokale belanghebbendeis gesproken, en een gedachte die ik vaak hoorde was dat ondernemers en andere belanghebbenden blij zouden worden van een aanwas van jongvolwassenen op het eiland.

Ik zou heel graag willen onderzoeken of ik als evenementen maker iets kan bijdragen aan deze wens. Na mijn bezoek aan Oerol is mijn definitie van een evenement compleet omver gegooid, ondanks dat ik ze al 7 jaar organiseer. Ik zou het een voorrecht vinden om in dit verlengde de kans te onderzoeken of ik deze definitie in samenspraak niet de omgeving nog verder kan verleggen.

Mijn grote wens is om een iechnologie-theater-rnuziek-bezinnings-evenement te organiseren. Door de laatste ontwikkelingen in VR (virtual reality) AR (augmented reality) & Internet ofthings te combinerenmettheater en muziek hoop ik bij te kunnen dragen aan het internationaal op de kaart zetten van jullie prachtige eiland.

Bijgaand een presentatie die aan rederij Doeksen is gedaan als versoerspartner in PDF. Tevens dynanssch inclusief filmpjes te zien vr (beetje rare URL. maar nn de enige plek maar ik snel ssebruiiiiie kon claimen, en de letiertypen doen waarschijnlijk een beetje^raar).

Ikhadzojuist geprobeerdte bellen naar uw vaste nummer, zonder succes. Toevallig ben ik aankomend weekend voor springtij op het Eiland. Het zou geweldig zijn u kort te ontmoetenom kennis te maken, en te kijken of er een samenwerking in het verschiet kan ltgge& Belt u mij genist elk moment van de dag als u vragen heeft ofwil afstemmen.

Met vriendelijke groeten,

Danielvan Drunen CEO & Founder Chasing the Hihat Group

31 6 240 90 287

Bijlage 2

Van:

Verzonden: woensdag 7 maart 20187:44 Aan:

Onderwerp: FW Update nieuw evenement terschelhng

tkn Van:

Verzonden: woensdag 7 maart 20187:44 Aan: Daniel van Drunen’

CC:

Onderwerp: RE: Update nieuw evenement terschelling Beste Daniel,

Mooi om te horen dat de plannen toch vorm beginnen te krijgen

Wij zien de conceptvergunning graag tegemoet. Zoals eerder aangegeven hebben wij het in april/mei/juni druk met Oerol. Het kan zijn dat we daardoor wat extra tijd nodig hebben om duidelijkheid te geven over je plannen.

Verder wil ik je alvast wat voorbereiden op hetsoortantwoord dat je kunt krijgen. Ons college en onze burgemeester doen geen principe-uitspraken. Dat betekent niet dat je helemaal geen Letspraak krijgt, maar echte zekerheid zal je niet krijgen. Wij zullen desondanks ons best doen je zo veel mogelijk duidelijkheid te geven over de plannen en we kunnen in ieder geval aangeven of de plannen passen binnen het beleid en de vaste afspraken die we hier hebben.

Het Duinmeertje van Hee is niet bestemd voor evenementen. Om het gebied rond het Duinmeertje te gebruiken voor evenementen is een

omgevingsvergunning (strijdig gebruik) nodig. Die kun je bij de FUMO aanvragen Over de te volgen procedure bij de FUMO kun je het beste contact met hen opnemen. Er is bijvoorbeeld ook een mogelijkheid tot een vooroverleg, waarna de FUMO dan op basis van de aangeleverde gegevens aangeeft wat de mogelijkheden zijn.

Ik hoop dat je hier mee uit de voeten kunt.

Met vriendelijke groet,

Bijlage 3

gemeente

helling Raadsbesluit

Onderwerp: Evaluatierapport verloop procedure vergunningverlening festival Eilân Jaar/nummer: 2019/41

De raad van de gemeente Terschelling;

Besluit

1. Het college op te dragen uiterlijk v66r 1-12-2019 de raad een evaluatierapport aan te bieden m.b.t. het verloop van de gevoerde procedures aangaande het festival Eilân.

2. Het college van B&W op te dragen, in goed overleg met de provincie Fryslân en de colleges van B&W van de andere Waddeneilanden, de raad uiterlijk op 1-12-2019 een voorstel te doen over de wijze waarop de thans ontstane situatie in de toekomst zo goed mogelijk voorkomen kan worden.

Terschelling, 5september2019

De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,

Voorzitter

Bijlage 4

Tijdlijn - Chasing the Hihat – Evenementenvergunning/gedeelte omgevingsvergunning

Datum Actie

20-09-2017 1^ste mailcontact.

02-10-2017 Verzoek tot kennismaking van Chasing The Hihat voor een nieuw evenement, te houden in 2019.

19-10-2017 Kennismaking met organisatie.

06-03-2018 Organisator mailt gemeente met update over status conceptaanvraag.

06-03-2018 Burgemeester mailt ambtelijke organisatie met verzoek hem nader te informeren over nieuw evenement ‘Chasing The Hihat (n.a.v. verslag evenementenoverleg) en krijgt hier reactie op.

07-03-2018 Gemeente mailt organisator dat hij omgevingsvergunning moet aanvragen voor het gebied rond het duinmeer.

12-03-2018 Burgemeester mailt ambtelijke organisatie ‘voor het geval procedure wordt doorgezet’ goed rekening te houden met het Rock- & Rollfeest’.

15-03-2018 Burgemeester uit zorgen om de verhoogde kans op drugsgebruik op eventueel festival, maar ziet geen argumenten om de aanvraag op voorhand te weigeren.

28-03-2018 Mail burgemeesters aan fractievoorzitters raad met informatie over de plannen en de stand van zaken (begin nieuwe raadsperiode).

03-04-2018 Mailwisseling medewerker Publiek en Chasing The Hihat over datum eerste conceptaanvraag.

09-04-2018 Stand van zaken wordt besproken in presidiumoverleg.

23-04-2018 Chasing The Hihat geeft aan eerste week van mei met concept aanvraag te komen.

22-05-2018 Concept aanvraag evenementenvergunning ingediend.

27-05-2018 Festivalidee voorgelegd aan Recreatieplatform. Positief advies uitgebracht met verzoek om ondernemers en eilanders erbij te betrekken.

19-06-2018 Organisaties (VRF, Politie, SBB etc.) op de hoogte gebracht van Eilân.

Uitnodiging voor vier overleggen volgen.

03-07-2018 Mail van adviseur OOV naar medewerker Publiek dat afdeling Risicobeheersing van de brandweer (Veiligheidsregio) naar de voorbespreking van Eilân gaat en niet het plaatselijke korps.

05-07-2018 Intern overleg over Eilân.

23-08-2018 Agenda en stukken eerste overleg Chasing The Hihat.

23-08-2018 Burgemeester wil extra aandacht voor nieuwe festival Chasing The Hihat, hem is een aantal bezwaren ter ore gekomen.

29-08-2018 Ervaringen gemeente Amsterdam met Chasing The Hihat opgevraagd.

29-08-2018 Stukken door adviseur Veiligheid apart naar politie gestuurd ter advisering.

04-09-2018 Eerste overleg met organisatie, ambulance, brandweer, VRF, Politie, gemeente, Staatsbosbeheer en FUMO. Alles aangaande veiligheid en natuur besproken. VRF gaat advies uitbrengen. Organisatie nieuwe deadline en huiswerk meegegeven.

10-09-2018 Voortgang aan de orde gesteld in presidiumoverleg.

24-09-2018 Gesprekverslag 04-09-2018 verstuurd naar aanwezigen.

08-10-2018 Stand van zaken weergegeven in presidiumoverleg.

09-10-2018 Organisator wil graag contactgegevens van VRF, FUMO, adviseur OOV en Provincie.

25-10-2018 Belafspraak adviseur OOV met Chasing the Hihat.

31-10-2018 Eerste contact met CCB, Conflict- en Crisisbeheersing, van de politie. Zij adviseren met betrekking tot evenementen.

28-11-2018 Definitieve aanvraag binnen.

29-11-2018 Medewerker Publiek laat organisator weten dat er een viertal gesprekken

2

gepland zal worden met betrokken partijen.

03-12-2018 Mededeling aanvraag evenementenvergunning is ingediend.

05-12-2018 Aanvraag 28 november verstuurd naar alle betrokken partijen.

05-12-2018 Medewerker Publiek stuurt aanvraagformulieren voor drank- en horecaontheffing op naar organisator.

06-12-2018 Afspraakformulieren voor vier gesprekken naar balie gestuurd om in te laten plannen door balie.

10-12-2018 Aanvulling organisator ecologisch onderzoek/ geluidsonderzoek.

10-12-2018 Aanvulling ecologisch onderzoek naar FUMO, Provincie en SBB gestuurd.

12-12-2018 Organisator levert aanvraag in voor drank- en horecaontheffing.

22-12-2018 Politie wil vergadering van 14-01-2019 graag verplaatsen, kunnen allemaal niet.

14-01-2019 Eerste officiële vooroverleg over definitieve aanvraag. Alle betrokken partijen zijn uitgenodigd, politie is afwezig. Alles doorgesproken, voornamelijk veiligheid, maar ook natuur. De organisator moet stukken aanvullen.

16-01-2019 Politie heeft navraag gedaan bij collega’s Amsterdam naar ervaringen met Chasing The Hihat.

16-01-2019 Het verslag van het veiligheidsoverleg op 07-11-2018 wordt door de toezichthouder van de gemeente naar de aanwezigen verstuurd.

28-01-2019 Correspondentie met Chasing The Hihat over capaciteit horeca Midsland.

29-01-2019 Medewerker Publiek stuurt concept advies rond naar leden

evenementenoverleg voor controle. Leden geven in de week daarop commentaar/advies.

01-02-2019 Medewerker Publiek stuurt concept vergunning rond naar leden evenementenoverleg voor controle. Leden geven in de week daarop commentaar/advies.

05-02-2019 Overleg FUMO, Provincie en organisator over stukken.

06-02-2019 Brief aan organisator waarin aangegeven wordt dat verkoop kaartjes op eigen verantwoording is, wordt opgesteld.

11-02-2019 Brief naar Chasing the Hihat verstuurd, waarin is aangegeven dat verkoop kaartjes op eigen verantwoording is.

12-02-2019 Versturen gesprekverslag 14-01-2019 naar aanwezigen.

12-02-2019 Bespreking stand van zaken in raadscommissie.

14-02-2019 Start verkoop kaarten voor het festival.

14-02-2019 Chasing The Hihat wil een persbericht verspreiden naar aanleiding van artikel in de LC over de kaartverkoop en meldt dit.

14-02-2019 Persbericht wordt gepubliceerd door Chasing the Hihat .

19-02-2019 Afstemming gemeente/organisatie/horeca Midsland over programmering in Midsland.

26-02-2019 Medewerker Publiek laat organisator nogmaals weten dat er een omgevingsvergunning nodig is.

28-02-2019 Aanvulling op de definitieve aanvraag evenementenvergunning ontvangen.

28-02-2019 Aanvraag omgevingsvergunning is ingediend.

29-02/04-03 Ontvankelijkheidstoets omgevingsvergunning door FUMO.

04-03-2019 Aanvulling verstuurd naar alle betrokken partijen.

05-03-2019 Bestemmingsplan getoetst door FUMO.

06-03-2019 Vraag FUMO aan provincie of VVGB nodig is.

07-03-2019 Medewerker Publiek stuurt aangepast concept advies rond naar leden evenementenoverleg en JC voor controle. Medewerker Publiek geeft aan dat de planning wordt aangepast. Leden evenementenoverleg en JC geven in de week daarop commentaar/advies.

07-03-2019 Publicatie in de Terschellinger dat organisator een omgevingsvergunning strijdig gebruik heeft aangevraagd.

3

12-03-2019 Bespreking stand van zaken in raadscommissie n.a.v. vragen fractie ST.

22-03-2019 Medewerker Publiek stuurt vraag naar organisator over bezoekersaantallen.

22-03-2019 Organisator stuurt kleine aanvulling (model split).

25-03-2019 Medewerker Publiek stuurt vraag naar organisator over minimum leeftijd festivalbezoeker.

25-03-2019 Organisator laat weten dat festival alleen voor 18+ is.

27-03-2019 Herhaalde vraag FUMO aan provincie over noodzakelijkheid VVGB.

Provincie geeft aan dat dit nodig is.

27-03-2019 VVGB is aangevraagd en ontvangen door provincie.

29-03-2019 Adviseur OOV mailt dat er ook een officieel politieadvies zal komen.

01-04-2019 Tweede officiële vooroverleg over definitieve aanvraag. Alle betrokken partijen zijn uitgenodigd. De organisator moet stukken aanvullen.

Afgesproken wordt dat organisator voor 4 april stukken aanlevert en dat VRF/Politie uiterlijk 29/4 met hun advies komen.

02-04-2019 Informatieavond in de Kraak. Organisator geeft belangstellenden uitleg over het festival en geeft antwoord op vragen.

02-04-2019 Gemeenteraad geïnformeerd middels memo grip op evenementen n.a.v.

aanvraag Chasing the Hihat.

09-04-2019 Bespreking stand van zaken in raadscommissie.

10-04-2019 Medewerker Publiek belt met organisator om te vragen waar de aanvulling van de stukken blijven. VRF en politie kunnen nu niet verder met advies.

Organisator geeft aan deze de volgende dag te sturen.

10-04-2019 Verslag Veiligheidsoverleg naar raad n.a.v. vragen ST.

12-04-2019 Organisator geeft aan dat het opsturen van een aangepaste stukken vertraging heeft opgelopen. Hij geeft aan het de 16^e op te sturen naar de gemeente.

15-04-2019 De heer Moes is aanspreekpunt van het eiland en gaat met omwonenden om tafel.

16-04-2019 Derde aanvulling op vergunningsaanvraag ontvangen.

16-04-209 Extra aanvullingen ingediend bij de FUMO. Niet om gevraagd, aanvullingen horen bij evenementenvergunning. Wel gecheckt.

17-04-2019 Aanvulling verstuurd naar alle betrokken partijen.

18-04-2019 Oproep SOS in Terschellinger om de burgemeester te mailen over het festival.

18-04-2019 Burgemeester plaatst blog op website over het festival als reactie op SOS.

Burgemeester ontvangt vele e-mails. Hij heeft ze allemaal persoonlijk beantwoord in de week erna.

25-04-2019 Medewerkers Publiek krijgen alle e-mails die burgemeester heeft binnengekregen en verstuurd.

26-04-2019 VRF mailt naar gemeente. Zij hebben nog wat vragen over het festival.

26-04-2019 Gesprekverslag 01-04-2019 naar aanwezigen verstuurd.

01-05-2019 Belcontact provincie en organisatie: vragen over ecologisch rapport.

02-05-2019 Mailcontact provincie en organisatie over aanpassingen ecologisch rapport.

10-05-2019 Advies Politie ontvangen.

10-05-2019 Concept advies VRF ontvangen.

15-05-2019 Adviseurs OOV zeggen dat de adviezen kunnen worden overgenomen.

Wel moeten de conceptvergunningvoorschriften goed doorgenomen worden.

16-05-2019 Medewerker Publiek stuurt conceptvergunning nogmaals naar leden evenementenoverleg en JC voor controle. Leden evenementenoverleg geven in de week daarop commentaar/advies.

16-05-2019 Medewerker Publiek stuurt conceptvergunning naar organisator zodat hij

4

een beeld krijgt van hoe de vergunning eruit komt te zien.

21-05-2019 Bespreking stand van zaken in raadscommissie.

23-05-2019 Toezending diverse externe adviezen aan raadsleden.

22-05-2019 Advies naar de burgemeester om conceptvergunning ter inzage te leggen.

27-05-2019 Contact FUMO en organisator over VVGB.

28-05-2019 Bevestiging dat vier adviseurs van gemeente en politie op werkbezoek gaan bij een vergelijkbaar festival.

28-05-2019 Principebesluit van burgemeester om conceptvergunning ter inzage te leggen wordt getekend. De planning was dat de conceptvergunning op 30 mei ter inzage zou gaan. Op 27 mei was er echter nog geen duidelijkheid over de conceptvergunning en kon het bericht niet meer op tijd

gepubliceerd worden in de Terschellinger. Het werd daarom een week later (6 juni).

29-05-2019 Medewerker Publiek stuurt conceptvergunning naar organisator.

29-05-2019 Contact FUMO met provincie over VVGB.

03-06-2019 Bespreking verantwoordelijkheid in presidium.

05-06-2019 Ongevraagde aanvullingen ingediend bij FUMO door organisator. Opnieuw wel gecheckt maar niet relevant voor omgevingsvergunning.

06-06-2019 Concept evenementenvergunning ligt met stukken ter inzage in de hal van gemeentehuis en op website gemeente.

06-06-2019 Publicatie in de Terschellinger dat evenementenvergunning voor festival zes weken ter inzage ligt in het gemeentehuis.

06-06-2019 Medewerker Publiek mailt organisator dat het percentage van te visiteren bezoekers van 70% naar 100% gaat op wens van politie en burgemeester.

11-06-2019 Zorgoverleg met alle zorgaanbieders die betrokken zijn bij het festival.

11-06-2019 Derde officiële vooroverleg over definitieve aanvraag. Alle betrokken partijen zijn uitgenodigd. Organisator moet van brandweer nog stukken duidelijker op papier zetten.

11-06-2019 Attenderen raadsleden op publicatie concept-evenementenvergunning en het artikel in Binnenlands Bestuur over o.a. evenementenbeleid.

12-06-2019 Afspraak Provincie, FUMO, adviserend ecoloog en organisatie over ecologische toets.

17-06-2019 Organisator laat weten dat regels activiteitenbesluit voor hem niet haalbaar zijn. Dit wordt als zienswijze aangemerkt.

20-06-2019 Nieuwe ecologische toets ontvangen door provincie.

20-06-2019 FUMO vraagt Provincie naar stand van zaken VVGB.

26-06-2019 Vierde aanvulling op vergunningsaanvraag ontvangen.

26-06-2019 Medewerker Publiek mailt medewerkers van FUMO en Provincie met de vraag over de status van VVGB en omgevingsvergunning.

26-06-2019 -Medewerker provincie mailt terug dat een verzoek om

omgevingsvergunning bij de FUMO ligt. Provincie heeft van FUMO eerder een verzoek om VVGB ontvangen. Op 12 juni heeft hierover met de organisatie een afstemmingsoverleg plaatsgevonden dat heeft geleid tot aanpassing/aanvulling van het verzoek. Deze hebben zij 21 juni ontvangen en wordt op dit moment bekeken. Als die verder akkoord is kan Provincie de VVGB afgeven.

- Daarnaast vraagt medewerker provincie of het mogelijk is om de

zienswijzen van de evenementenvergunning in te zien, zodat die mogelijk betrokken kunnen worden in de overwegingen t.b.v. de opstelling van VVGB en vergunning, Vanaf die datum stuurt medewerker Publiek regelmatig de nieuwe zienswijzen door.

26-06-2019 FUMO benaderd voor advies over geluidsnormen, omdat activiteitenbesluit niet van toepassing bleek.

26-06-2019 Provincie geeft aan dat aanpassingen in toets nodig waren. Indien

5

akkoord, dan VVGB verstrekken.

03-07-2019 Brief aan Buren van Hee gestuurd dat hun bezwaarschrift van 28 juni als zienswijze wordt beschouwd vanwege het volgen van de uitgebreide procedure en dat zij worden uitgenodigd voor een mondelinge zienswijze op het gemeentehuis.

05-07-2019 Aanvulling verstuurd naar alle betrokken partijen.

05-07-2019 Provincie geeft aan dat VVGB rondgaat voor ondertekening.

06-07-2019 Bezoek aan Down the Rabbit Hole (soort gelijk festival) met organisator, Integrale Toezichthouder, medewerker Publiek, adviseur OOV en een medewerker van Politie.

08-07-2019 Bevestiging van de FUMO – aanvraag geluidsadvies festival van 26 juni.

08-07-2019 Besloten informatieavond over Eilân voor de raad.

10-07-2019 Medewerker Publiek heeft overleg met JC over het behandelen van de zienswijzen van de evenementenvergunning.

11-07-2019 Duidelijk wordt dat er met hoge waarschijnlijkheid een voorlopige

voorziening zal worden ingediend. Politie en VRF worden alvast gevraagd om agenda in augustus vrij te houden voor eventuele toelichting tijdens een zaak.

11-07-2019 Provincie vraagt organisator om aanvullende informatie m.b.t. vleermuizen bij het duinmeer. Afgeven VVGB wordt hierdoor vertraagd.

11-07-2019 FUMO vraagt Provincie waar VVGB blijft.

12-07-2019 Provincie geeft aan dat er vleermuizen zijn, waardoor VVGB vertraging oploopt.

12-07-2019 Medewerker FUMO informeert medewerker Publiek over traject

omgevingsvergunning en afgeven VVGB. Teamleider Publiek neemt later die dag contact op met de medewerkers van de FUMO en Provincie voor meer informatie.

15-07-2019 JC vraagt alle stukken rondom festival op bij medewerker Publiek in voorbereiding op mogelijke voorlopige voorziening.

15-07-2019 Teamleider Publiek laat weten dat organisator vandaag nog aanvulling inlevert bij Provincie over vleermuizen. Deze week kan de VVGB dan nog worden afgegeven.

16-07-2019 Aanvullingen ecologische toets aangeleverd bij de Provincie door FUMO.

16-07-2019 Laatste aanvullingen ecologisch rapport zienswijzen ontvangen door Provincie.

18-07-2019 Organisator stuurt een update van het ecologisch rapport over vleermuizen.

18-07-2019 Einde inzagetermijn concept evenementenvergunning.

19-07-2019 Laatste correctie van omgevingsvergunning i.v.m. typefout.

19-07-2019 VVGB wordt afgegeven door Provincie.

19-07-2019 De FUMO stuurt geluidsadvies met voorschriften voor in de vergunning.

19-07-2019 Start verwerken van zienswijzen (23) en maken van een reactienota.

22-07-2019 Medewerker Publiek mailt met organisator over bestemmingsverkeer in Hee.

22-07-2019 Geruchten doen de ronde dat er bomen omgezaagd worden. Medewerker Publiek mailt met SBB. Er wordt niets omgezaagd.

23-07-2019 FUMO opnieuw om advies gevraagd. Ditmaal om te vragen of geluid vanaf het festival ook hoorbaar is voor sommige zienswijzeschrijvers. Dit om te bepalen of zij mogelijk belanghebbend kunnen zijn of niet.

24-07-2019 Antwoord van de FUMO over de vragen over hoorbaarheid geluid festival van 23 juli.

25-07-2019 Publicatie in Terschellinger dat ontwerpbeschikking omgevingsvergunning ter inzage ligt.

26-07-2019 Ontwerpbeschikking omgevingsvergunning ligt met stukken ter inzage in

6

de computer van gemeentehuis. Medewerker Publiek krijgt zienswijzen binnen en stuurt deze per keer door naar de FUMO.

26-07-2019 Gemeente geeft aan de FUMO aan dat de publicatie gerectificeerd moet worden, wegens ontbreken adres.

29-07-2019 Organisator kan zich nog niet helemaal verenigen met het geluidsadvies van de FUMO. Hij neemt contact op met de FUMO.

29-07-2019 FUMO geeft aan dat publicaties altijd zo worden gepubliceerd, rectificatie lijkt niet nodig.

29-07-2019 Medewerker Publiek rectificeert de aankondiging in de Terschellinger van 1 augustus dat de ontwerpbeschikking omgevingsvergunning ter inzage ligt. Er ontbreekt informatie in het originele bericht (adres van gemeente).

30-07-2019 Raadslid stelt vragen over omgevingsvergunning. Medewerker Publiek vraagt FUMO en stuurt antwoord van medewerker FUMO terug naar de griffie.

30-07-2019 Adviseur OOV mailt met politie over mogelijke verkeersbesluiten/afzettingen tijdens het festival.

30-07-2019 FUMO mailt naar medewerker Publiek dat er niet-meetverklaringen nodig zijn van een aantal woonhuizen naast het festivalterrein. De organisator gaat deze regelen.

31-07-2019 Organisator is kort op het eiland. Medewerkers Publiek hebben een kort gesprek met hem over geluidsvoorschriften en de niet-meetverklaringen.

31-07-2019 Informatie aan raadsleden over stand van zaken procedures (m.b.v.

FUMO).

07-2019 Beoordeling ingekomen zienswijzen tegen ontwerp- evenementenvergunning door JC en Publiek.

01-08-2019 Gesprek tussen burgemeester en een bezwaarde waarin zij o.a. aangeeft dat de procedure omtrent de omgevingsvergunning slecht verloopt.

01-08-2019 Gesprek tussen burgemeester, loco-secretarissen, adviseur OOV, medewerker JC en medewerker Publiek over plan van aanpak omgevingsvergunning. Eerste contact met Stibbe wordt gelegd.

01-08-2019 Medewerker Publiek maakt tijdlijn van gebeurtenissen omtrent procedure Eilan voor Stibbe. Ook zet zij alle stukken omtrent deze aanvragen in de cloud van Stibbe.

01-08-2019 Rectificatie ontwerpbeschikking in de Terschellinger.

05-08-2019 Belafspraak met Stibbe om eerste bevindingen/ mogelijkheden te bespreken. Organisator wordt uitgenodigd om naar het eiland te komen voor overleg.

05-08-2019 Mail van organisator dat hij eruit is met de FUMO wat betreft de geluidsvoorwaarden. Geluidsadvies van FUMO blijft ongewijzigd.

06-08-2019 Antwoord van de FUMO op de vraag of mensen op West-Terschelling ook belanghebbenden zijn. Medewerker Publiek past zienswijzen aan.

06-08-2019 FUMO checkt nogmaals de geluidsvoorschriften voor in de vergunning.

06-08-2019 Medewerker Communicatie maakt persbericht voor als de evenementenvergunning verleend gaat worden.

06-08-2019 Medewerker Publiek vraagt FUMO om tijdlijn, om assistentie op 7

september voor het verlenen van omgevingsvergunning en of alle reacties op de zienswijzen op 7 september klaar liggen.

07-08-2019 Advies van Stibbe binnen met betrekking tot evenementenvergunning en omgevingsvergunning.

08-08-2019 Overleg met adviseurs OOV, medewerker Publiek, organisator, en wethouder Haringa over situatie omtrent de omgevingsvergunning.

Afgesproken wordt dat organisator pas 7 september na besluit van college mag gaan opbouwen.

08-08-2019 Alle reacties op zienswijzen liggen in concept klaar. Ook het advies voor

7

het verlenen van de evenementenvergunning is zo goed als rond.

JC/adviseurs OOV geven nog aanpassingen door.

08-08-2019 Medewerker Publiek vraagt Stibbe om advies over het concept persbericht. Krijgt dezelfde dag nog antwoord terug.

08-08-2019 Advies om evenementenvergunning te verlenen naar loco burgemeester.

08-08-2019 Vijfde aanvulling op de definitieve aanvraag ontvangen.

12-08-2019 Loco burgemeester tekent advies om evenementenvergunning te verlenen.

12-08-2019 Evenementenvergunning wordt verleend.

12-08-2019 Persbericht is op de website geplaatst.

12-08-2019 Raadsleden per mail geïnformeerd.

12-08-2019 Mail naar organisatie: evenementenvergunning is verleend + bijlagen toegezonden. Organisatie brengt nieuws ook naar buiten.

13-08-2019 Reactie op zienswijzen verstuurd + het besluit (de evenementenvergunning) (23) (per post).

13-08-2019 Evenementenvergunning + bijlagen worden afgehandeld volgens werkwijze en verstuurd naar organisator.

13-08-2019 Raadslid vraagt om reactienota. Medewerkers Publiek anonimiseren reactienota.

14-08-2019 Organisator heeft alle niet-meetverklaringen ingeleverd bij medewerker Publiek.

14-08-2019 FUMO vertelt loco-secretaris dat de VVGB die is afgegeven alleen een concept is. Deze kan pas definitief worden als er geen zienswijzen

binnenkomen, maar er zijn ondertussen al 4 binnengekomen. Telefonisch gesprek met medewerker Provincie, medewerker Publiek en medewerker JC volgt. Provincie dient vast te stellen dat de zienswijzen niet leiden tot veranderingen van de VVGB. Medewerker provincie streeft er naar om voor 7 september een definitieve VVGB af te geven. Dit is echter niet mogelijk omdat de zienswijzetermijn dan nog steeds loopt (tot

13 september i.p.v. 7 september vanwege rectificatie). Daarnaast is te kort tijd om een gedegen afweging te maken.

14-08-2019 Op verzoek van raadslid Bos worden geanonimiseerde zienswijzen en de reacties daarop aangaande verleende evenementenvergunning voor het Eilan festival naar raad gestuurd.

15-08-2019 Medewerker Publiek stuurt getekende evenementenvergunning naar alle betrokken partijen.

15-08-2019 Advies Stibbe ontvangen.

15-08-2019 Publicatie in de Terschellinger dat de evenementenvergunning voor het festival is verleend.

15-08-2019 Advies aan team publiek over consequentie van onvolledige publicatie ontwerp-Omgevingsvergunning.

16-08-2019 Overleg met loco-secretaris, wethouder Haringa, medewerker JC, adviseur OOV, medewerker Publiek en bestuursassistent over de procedure rond de omgevingsvergunning. Het college wil graag op 7 september een principebesluit nemen zolang het echte besluit nog op zich moet laten wachten. De communicatiemedewerker zal hier een persbericht voor maken. Medewerker JC gaat overleggen met Stibbe en hen vragen om advies.

16-08-2019 Er is een beroepsschrift ingediend tegen de evenementenvergunning. Er komt een voorlopige voorziening tegen de evenementenvergunning.

16-08-2019 VRF stuurt definitieve adviezen van de brandweer en GHOR. Deze wijken inhoudelijk niet af van het concept.

19-08-2019 Medewerker Publiek verstuurt update naar Provincie en FUMO over principebesluit en vraagt hen een aantal dingen naar haar op te sturen

8

zoals een tijdlijn van FUMO, conceptreacties op zienswijzen van FUMO en een verklaring van Provincie of de zienswijzen moeten leiden tot

aanpassing VVGB.

19-08-2019 Organisator op de hoogte gebracht van voorlopige voorziening.

19-08-2019 Opnieuw het besluit (de vergunning) naar de 23 zienswijze schrijvers verstuurd. Deze bleek niet goed te zijn afgedrukt.

21-08-2019 Overleg met loco-secretaris, medewerkers Publiek, medewerker JC, wethouder Haringa, medewerker Communicatie, teamleider Publiek en adviseur OOV over advies Stibbe over omgevingsvergunning, voorlopige voorziening en communicatie.

21-08-2019 In overleg met SBB en adviseur OOV worden er nog rookgebieden aangewezen op het festivalterrein.

22-08-2019 Publicatie column.

22-08-2019 Publicatie over weerstand en te korte termijn.

23-08-2019 Aanvulling verstuurd naar alle betrokken partijen.

23-08-2019 Medewerker Publiek geeft organisator uitleg over de situatie omtrent omgevingsvergunning.

23-08-2019 Versturen gesprekverslag 11-06-2019 naar aanwezigen.

26-08-2019 Vierde officiële vooroverleg over definitieve aanvraag. Alle betrokken partijen zijn uitgenodigd. Er worden diverse scenario’s besproken en hoe daar op gereageerd gaat worden. Hiervoor ook Base Security en KNRM aanwezig.

26-08-2019 Advies van Stibbe ontvangen.

26-08-2019 Verzoek aan college om gedoogbeslissing te tekenen.

26-08-2019 Raad geïnformeerd over op de website geplaatste informatie over Eilân en de zitting op 29-09-2019.

27-08-2019 Er is nog een aantal beroepsschriften bij de rechtbank ingediend.

27-08-2019 Er wordt handhavingsverzoek ingediend.

28-08-2019 Stibbe mailt concept verweerschrift en heeft nog een aantal vragen.

Medewerker Publiek stuurt de antwoorden terug.

28-08-2019 Telefonische voorbereiding van voorlopige voorziening.

28-08-2019 Gedoogbeslissing omgevingsvergunning wordt getekend.

28-08-2019 Gedoogbeslissing verstuurd: organisator mag vooruitlopend op de definitieve omgevingsvergunning alvast mag opbouwen.

28-08-2019 Afwijzing verzoek tot handhaving.

29-08-2019 Stibbe mailt verweerschrift, JC leest mee.

29-08-2019 Organisator vraagt ontheffing aan voor stiltegebied.

29-08-2019 Evenementenvergunning wordt geschorst door voorzieningenrechter.

Organisator moet uitgebreider toelichten dat het festival geen schade toebrengt aan natuur. Ook dient organisator een aanvraag te doen voor een geluidsontheffing op grond van 4.6 APV en moeten de voorschriften met betrekking tot geluid strenger worden.

29-08-2019 Publicatie: Voorbereidingen Eilan gestart.

29-08-2019 Publicatie van de gemeente ‘Festival Eilan: hoe nu verder?’

29-08-2019 Email van JC naar college en betrokken ambtenaren: welke stappen te nemen na de schorsing van de evenementenvergunning.

29-08-2019 Advies van Stibbe ontvangen.

29-08-2019 Schorsing Evenementenvergunning leidt tot aanpassingen in de aanvraag omgevingsvergunning.

30-08-2019 Overleg na uitspraak rechter met het college, teamleider Publiek, medewerker Publiek en de loco-secretaris. Iedereen wil nog steeds proberen de procedures zo goed en volledig als mogelijk af te ronden.

Burgemeester gaat contact zoeken met Provincie om te vragen hoe zij er in staan.

9

30-08-2019 Organisator dient een aanvraag in op grond van 4.6 APV.

30-08-2019 Email van burgemeester: conceptmail voor gedeputeerde Hoogland opgesteld.

30-08-2019 Update stand van zaken aan alle raadsleden (na 30/8 af en toe een update met nadere informatie). Zo ook over de lijn die het college kiest.

30-08-2019 Zienswijzen tegen ontwerp-Omgevingsvergunning ontvangen.

02-09-2019 Schriftelijke uitspraak van voorzieningenrechter komt binnen.

02-09-2019 Raad wordt door middel van een mail in kennis gesteld van de schriftelijke uitspraak.

03-09-2019 Mail met verzoek aan Provincie om tijdlijn te maken van aanvraag

omgevingsvergunning (VVGB) t.b.v. raadvergadering 5 september 2019.

03-09-2019 Medewerker Publiek stuurt concept ontheffing 4.6 APV naar Stibbe voor controle.

04-09-2019 Tijdlijn van Provincie ontvangen.

04-09-2019 Provincie kan niet op tijd een VVGB afgeven. Organisator wil daarom een podium uit Natura 2000-gebied halen en verplaatsen naar Camping de Kooi.

04-09-2019 Advies van Stibbe ontvangen.

04-09-2019 Mail aan de raad: via Omrop Fryslân heeft het college te horen gekregen dat de provincie in zou kunnen stemmen wanneer de organisator voor een iets aangepaste locatie kiest.

05-09-2019 Gesprek in de raadzaal met bezwaarden.

05-09-2019 Organisator levert nieuwe aanvraag omgevingsvergunning in bij FUMO en een gewijzigde aanvraag voor een evenementenvergunning bij

medewerker Publiek. Teamleider Publiek, medewerker Publiek en

adviseur OOV maken een aangepaste evenementenvergunning en advies.

05-09-2019 Medewerker Publiek mailt aangepaste aanvraag evenementenvergunning naar alle betrokken partijen.

05-09-2019 VRF en Politie sturen herziende adviezen op basis van aangepaste aanvraag.

05-09-2019 Adviseur OOV en Integrale Toezichthouder doen schouw van alternatieve locatie podium. Alles is in orde.

05-09-2019 Organisator dient nieuwe aanvraag is voor geluidsontheffing. FUMO wordt opnieuw voor advies gevraagd.

05-09-2019 Extra raadsvergadering waarin de raad vragen stelt aan de burgemeester en het college over de procedures omtrent het festival.

05-09-2019 Advies om evenementenvergunning te verlenen naar burgemeester.

05-09-2019 Burgmeester tekent advies om aangepaste evenementenvergunning te verlenen.

05-09-2019 Gewijzigde evenementenvergunning, geluidsontheffing 4.6 APV en omgevingsvergunning worden na controle Stibbe verleend.

05-09-2019 Persbericht is op de website geplaatst.

05-09-2019 Mail naar organisator: gewijzigde evenementenvergunning en geluidsontheffing is verleend + bijlagen toegezonden. De raad wordt hiervan ook op de hoogte gesteld.

05-09-2019 Publicatie: drank- en horecavergunning zijn verleend.

06-09-2019 Evenementenvergunning + bijlagen worden afgehandeld volgens werkwijze.

06-09-2019 Provincie stuurt brief naar organisator dat er geen VVGB nodig is.

06-09-2019 FUMO stuurt brief naar organisator dat er geen ontheffing voor stiltegebied meer nodig is.

06-09-2019 Omgevingsvergunning wordt geschorst door voorzieningenrechter.

06-09-2019 De loco-secretaris informeert de raad over de uitspraak.

07-09-2019 Organisatie brengt naar buiten dat festival niet door gaat (via eigen

10

website).

07-09-2019 De loco-secretaris informeert de raad over de afgelasting van het festival.

12-09-2019 Publicatie in Terschellinger: op 5 september 2019 zijn een omgevingsvergunning, gewijzigde evenementenvergunning en

geluidsontheffing verleend. Dit alles onder voorbehoud van de uitspraak van de voorzieningenrechter.

12-09-2019 Publicatie column.

16-09-2019 Lezen conceptverweer van Stibbe inzake het beroep (bodemprocedure) tegen evenementenvergunning (JC).

16-09-2019 Verzending verweerschrift door Stibbe naar de rechtbank.

Bijlage 5

Ter

Onderwerp: Evaluatie proces Eilân Datum: 30 oktober 2019

Aanwezig: Mevrouw E. Blaauw, De heer D. van Drunen (telefonisch) en mevrouw Afwezig:

Verslag door:

gemeente

schelling Verslag

De heer Van Drunen is als vertegenwoordiger van organisatie Chasing the Hihat in het kader van de evaluatie van de procedure rondom het festival Eilân gevraagd om zijn bevindingen te delen.

Allereerst geeft de heer Van Drunen aan dat het plan om in 2020 het festival Eilân te organiseren, niet door gaat. Door de onrust rondom het festival en de bezwaar- en beroepsmogelijkheden die er zijn, is het risico voor de organisatie om in 2020 het festival te willen organiseren, te groot. Dit hangt mede samen met het gesprek met de provincie wat vorige week gevoerd is. Hierin is aangegeven dat binnen de huidige stikstofproblematiek festivals geen prioriteit hebben.

Wat de heer Van Drunen heel opvallend vindt, is dat de evenementenvergunning al heel vroeg in concept klaar was. Dit gaf bezwaarmakers en de gemeente veel ruimte voor het indienen van zienswijzen en de afhandeling er van, wat in zijn ogen uniek is. Hij vindt dit dan ook heel netjes van de gemeente Terschelling, dit gaat over het algemeen niet zo in Nederland.

Bij de omgevingsvergunning lag dit anders. De heer Van Drunen heeft in

december 2018 geïnformeerd naar de noodzaak van een omgevingsvergunning, waarbij de gemeente in eerste instantie aangaf dat dit niet nodig was. In februari 2019 kwam het bericht dat er wel een omgevingsvergunning aangevraagd moest worden. Vervolgens is er een probleem ontstaan doordat de uitgebreide procedure gevolgd moest worden en dat de termijn die voor de afhandeling hiervan staat volledig gebruikt is door de gemeente en provincie. Het gevolg hiervan is dat de rechter de mogelijkheid had om eenzijdig uitspraak te kunnen doen: omdat de uitspraak zo dicht op de geplande datum voor het evenement zat, was er voor de organisatie of gemeente geen mogelijkheid voor een verdere rechtsgang. Als er meer tijd was geweest, had dit mogelijk wel gekund.

De heer Van Drunen heeft de lange looptijd van de omgevingsvergunning

aangekaart bij de provincie. Hij heeft echter de indruk dat het ontwerpbesluit voor de omgevingsvergunning vooral lang bij de FUMO heeft gelegen, en dat de

provincie de verklaring van geen bedenkingen tijdig heeft afgegeven. Er is ook een aantal keer contact geweest met de FUMO, maar de heer Van Drunen is steeds gerust gesteld door de behandelaar. De heer Van Drunen heeft het idee dat er te weinig contact geweest is tussen de gemeente en de FUMD, en dat hierdoor een ruis is ontstaan die fataal is geworden voor de looptijd.

Terugkijkend stelt Van Drunen dat het beste advies voor de aanvrager van een evenementenvergunning waarbij ook een omgevingsvergunning aangevraagd

2

moet worden, is om vroegtijdig een ontheffing aan te vragen in het kader van de Wet Natuurbescherming. Deze procedure is sneller dan de uitgebreide procedure die nodig is bij een omgevingsvergunning, en de ontheffing geldt voor vijf jaar.

Wanneer een aanvrager zekerheid wil over de doorgang van een evenement, dan is het heel verstandig om deze ontheffing eerst aan te vragen. Er kan namelijk vooral bezwaar gemaakt worden tegen punten die in deze ontheffing worden behandeld.

De heer Van Drunen wil de gemeente dan ook adviseren om nooit meer een omgevingsvergunning te laten aanvragen waarin ecologie een rol speelt. Het zou ook fijn zijn wanneer de gemeente een bepaalde rol kan spelen in de aanvraag van een dergelijke ontheffing, maar dit gaat misschien wat ver.

In de aanloop naar het festival heeft de heer Van Drunen in april 2019 een

informatieavond georganiseerd voor belangstellenden, hij heeft de indruk dat hier ook een aantal bezwaarmakers bij aanwezig geweest zijn, maar weet dit niet zeker.

Daarnaast heeft hij ook contact gezocht met de vertegenwoordigster van de bezwaarmakers. Deze gaf aan geen interesse te hebben in een gesprek met de Organisatie en zich te richten op de procedures van de vergunningen. De

vertegenwoordigster van de bezwaarmakers gaf ook aan dat zij het festival niet op het eiland wilden laten plaats vinden en niet per se voor natuurbescherming op kwamen. Zij hebben het juridische instrument wat voor handen lag hebben gebruikt om het festival te voorkomen en dit was ingaan op natuuraspecten.

Ook is er op advies van de verzekeraar contact geweest om te bespreken hoe men kapitaalvernietiging tegen kon gaan, maar dit werd door de bezwaarmakers uitgelegd als omkoping. Het lijkt de heer Van Drunen al met al niet zinvol om weer met de bezwaarmakers in gesprek te gaan. Hij wil zich wel inzetten voor draagvlak voor het festival door aan te tonen dat het een duurzaam festival betreft wat geen schade aanricht aan de natuur.

De heer van Drunen geeft aan dat de gemeente Terschelling de aanvraag getoetst heeft aan de regels die gelden voor een dergelijke aanvraag en daarbij geen kleur bekend heeft over de wenselijkheid van het festival. De procedure is gewoon netjes gevolgd. Het lijkt hem verstandig dat de gemeente Terschelling wel een evenementenbeleid opstelt zodat er handvaten zijn bij de vergunningverlening.

Het gevaar is wel dat beleid restrictief werkt, zo kan er ook iets aangevraagd worden wat wel wenselijk is, maar niet binnen het beleid past.

Mevrouw Blaauw concludeert dat de heer Van Drunen vindt dat de gemeente zeer tijdig heeft meegewerkt aan het proces voor het verlenen van de

evenementenvergunning. Het lijkt vooral ingewikkeld te zijn geworden door de juridische koppeling van de omgevingsvergunning aan de

evenementenvergunning.

De heer Van Drunen beaamt dit, maar geeft wel aan dat er lang op het ontwerpbesluit omgevingsvergunning gewacht is, en dat er vertragingen zijn opgelopen in de terinzagelegging daarvan.

Het kantelpunt in het proces was volgens de heer Van Drunen de uitspraak van de rechter op vrijdagavond 6 september 2019. Tot die tijd was de organisatie heel druk geweest met aanpassingen en er van overtuigd dat de weging bij de rechter nu in het voordeel van het evenement zou uitvallen. De rechter heeft het belang van de ondernemer echter helemaal niet meegenomen, de heer Van Drunen wil hier wellicht nog wel iets mee doen.

3

Mevrouw Blaauw vraagt de heer Van Drunen nog of er contact is geweest met de advocaten van Stibbe. De heer Van Drunen geeft aan dat de advocaat van zijn Organisatie wel informeel contact heeft gehad met de advocaten van Stibbe, maar dat er geen invloed is geweest op de afwegingen van Stibbe. De strategie van Stibbe om het college van burgemeester en wethouders een gedoogbeslissing te laten nemen vindt hij onhandig, dat heeft de zaak kwetsbaar gemaakt bij de rechter.

Tot slot geeft de heer Van Drunen aan burgemeester Wassink gesproken te hebben over de aanvraag van de evenementenvergunning voor een festival in 2021. De heer Van Drunen zou de aanvraag daarvoor namelijk begin 2020 al willen doen, maar weet niet of dit mogelijk is in verband met de ambtelijke capaciteit. Mevrouw Blaauw zegt toe dit te bespreken met de teamleider.

Bijlage 6

gemeente

chelling Verslag

Onderwerp: Evaluatie proces Eilân Datum: 6november2019

Aanwezig: De heer (telefonisch), mevrouw E. Blaauw en mevrouw

Afwezig:

Verslag door:

Mevrouw Blaauw legt de heer kort uit wat het doel is van het gesprek: de gemeente Terschelling (hierna: gemeente) wil graag leren van het proces rondom de procedure van het festival Eilân en wil hierbij graag weten wat de bevindingen van de betrokkenen zijn.

De heer ^, jurist BRIKS bij de FUMO, geeft aan het goed te vinden dat er wordt geëvalueerd. Hij is betrokken geraakt gedurende de aanvraag

omgevingsvergunning welke op 28 februari 2019 is aangevraagd door de organisator. Hierbij merkt hij op dat er niet altijd een koppeling is tussen de evenementen- en omgevingsvergunning, ook in dit geval niet. Dat was in dit proces wel wenselijk geweest: het was goed geweest duidelijkheid te hebben over de omgevingsvergunning voordat men de evenementenvergunning verleende. Hij geeft aan dat de procedures wel los van elkaar staan maar dat vroegtijdig

afstemmen van beide processen meerwaarde heeft.

De aanvraag is bij binnenkomst getoetst en binnen een week (6 maart 2019) doorgestuurd naar de provincie Fryslân (hierna: provincie), met hierbij de vraag of er een verklaring van geen bedenkingen nodig was voor het verlenen van de omgevingsvergunning. Omdat daar nog geen reactie op was gekomen, heeft men de provincie op 27 maart 2019 herinnerd aan de gestelde vraag. Hierop heeft de provincie op 27 maart 2019 gereageerd en aangegeven dat er inderdaad een verklaring van geen bedenkingen verleend moest worden. De provincie baseert dit op de gegevens uit de ecologische voortoets die bij de vergunningsaanvraag ingediend wordt. Het gevolg van deze beoordeling was dat de uitgebreide procedure voor het afgeven van een omgevingsvergunning gevolgd moest worden.

De heer had op voorhand al het idee dat een verklaring van geen bedenkingen nodig zou zijn, maar het besluit hierover moet door de provincie gemaakt worden. De provincie is hiervoor het bevoegd gezag. Hij heeft het idee dat de provincie de aanvraag misschien wel verkeerd heeft ingeschat (of te laat heeft opgepakt) in de beginfase, en daarom niet eerder op de vraag van de FUMO gereageerd heeft.

Toen de provincie om een verklaring van geen bedenkingen gevraagd is, heeft de casemanager van de FUMO een aantal keer naar de stand van zaken

geïnformeerd bij de betrokken ambtenaren, zeker zeven keer.

2

Uiteindelijk is de verklaring van geen bedenkingen op 19juli 2019 afgegeven, waardoor de termijn voor het verlenen van de vergunning erg krap werd gelet op de datum van het festival. Door de rectificatie van de ter inzage legging werd een besluit over het verlenen van de omgevingsvergunning voor het plaats vinden van het festival onmogelijk.

Mevrouw Blaauw vraagt de heer hoe hij tegen de rectificatie aan kijkt.

De heer geeft aan dat de gemeente er zelf voor gekozen heeft de terinzagelegging te rectificeren. Hij heeft aangegeven dat een rectificatie in de ogen van de FUMO niet nodig was, de FUMO publiceert altijd op deze wijze. Het was zo duidelijk waar mensen een zienswijze konden indienen.

Mevrouw Blaauw vraagt of de omgevingsvergunning eerder had moeten worden aangevraagd om het proces op de juiste wijze te kunnen doorlopen.

De heer geeft aan dat er in principe zes maanden voor de behandeling van de omgevingsvergunning stond. De verklaring van geen bedenkingen heeft redelijk lang op zich laten wachten, maar dit lijkt ook te maken te hebben met aanvullende informatie die de organisator moest leveren. De FUMO heeft wel meerdere keren geïnformeerd naar de stand van zaken, ook omdat de FUMO wel door had dat de zaak politiek wat gevoelig lag. Maar zelfs als op tijd besloten had kunnen worden, was de vergunning niet op tijd in werking getreden. Dit gebeurt namelijk pas zes weken na de vergunningverlening. Daarom was het ook veel slimmer geweest om de omgevingsvergunning op hetzelfde moment als de evenementenvergunning aan te vragen. De indiening op 28 februari 2019 was gelet op de termijn van 6 maanden (en de 6 weken wachten op beroepstermijn) te laat om tijdig over een omgevingsvergunning te beschikken.

Mevrouw Blaauw geeft aan dat de gemeente in maart 2018 al aangegeven heeft dat een omgevingsvergunning benodigd was, dus dit is wel aangegeven. De organisator heeft de omgevingsvergunning echter pas in februari 2019 aangevraagd, wat krap geweest is.

De heer beaamt dit, zeker als de Wet Natuurbescherming meespeelt, neemt de beoordeling van de vergunningsaanvraag veel tijd.

Mevrouw Blaauw vraagt of de heer nog opmerkingen of adviezen heeft.

De heer geeft aan dat het hem goed lijkt om bij dergelijke aanvragen aan de voorkant een werkgroep bij elkaar te hebben, zodat iedereen op voorhand kan acteren. Zeker nu natuurbescherming een grotere rol speelt en mensen steeds mondiger worden, lijkt dat hem verstandig. Ook de regelgeving wordt steeds stringenter en hier zal de gemeente op moeten acteren.

Mevrouw Blaauw vraagt nog hoe hij de samenwerking heeft ervaren.

De heer vindt dat de afstemming tussen de gemeente en FUMO goed geweest is, er waren korte lijnen en een strakke Organisatie, vooral in het laatste stadium van de procedure. Er is ook contact met Stibbe geweest, maar omdat zij het juridische deel van de vergunning oppakten hebben zij eigenlijk het werk van de FUMO op dat vlak overgenomen en is hij in de zijlijn aangehaakt.

Tot slot geeft de heer aan dat hij op 18 november aanwezig zal zijn bij de geplande evaluatie met betrokken organisaties.

3

Mevrouw Blaauw dankt de heer voor zijn inbreng, een verslag van het overleg zal toegezonden worden.

Bijlage 7

gemeente

helling Verslag

Onderwerp: Evaluatie proces Eilân Datum: 30 oktober 2019

Aanwezig: De heer , mevrouw L. Langerak, de heer ^, de heer , de heer C.

Muijskens, de heer , mevrouw , de heer G. Schweigmann, mevrouw E.

Blaauw en mevrouw Afwezig: De heer

Verslag door:

Mevrouw Blaauw heet de aanwezigen welkom en legt uit wat de reden van de uitnodiging is: de gemeente Terschelling (hierna: gemeente) wil graag leren van het proces rondom de procedure van het festival Eilân en wil hierbij graag weten wat de bevindingen van de betrokkenen zijn. Hierom wil zij onder andere graag weten hoe de aanwezigen tegen het proces aankijken, wanneer zij betrokken zijn en wanneer zij voor het eerst van het festival hoorden.

De heer ^, voorzitter van Stichting ons Schellingerland (hierna: SOS) geeft aan dat SOS een zienswijze heeft ingediend en later de gang naar de rechter heeft gemaakt. Hen kwam begin 2019 ter ore dat er een festival georganiseerd zou worden, dit stond in een krantenartikel. Iets later volgde een artikel waarin bekend werd gemaakt dat alle kaarten voor het festival al verkocht waren.

Mevrouw Langerak vult de heer aan: het artikel stond in februari in de Leeuwarder Courant. Na het lezen hiervan heeft zij Staatsbosbeheer geschreven en contact gezocht met burgemeester Wassink. Burgemeester Wassink

bagatelliseerde de zorgen die zij had in haar ogen. Mevrouw Langerak was dan ook blij dat meerdere mensen zorgen hadden en deze uitten.

Mevrouw Langerak snapte niet dat de bewoners niet op de hoogte waren gesteld.

In april volgde wel een informatieavond, opgezet door de Organisatie, waarvoor de inwoners van Hee waren uitgenodigd, maar niet alle inwoners bleken een

uitnodiging te hebben ontvangen.

De heer geeft aan samen met de heer ^, de secretaris van SOS, over het festival gesproken te hebben tijdens een reguliere afspraak op 15 juli 2019 met burgemeester Wassink en wethouder Haringa. Zij hebben daar enkele vragen gesteld over hoe het festival en de procedure daarover zou gaan lopen, maar de beantwoording van deze vragen was in hun ogen minimaal. Het werd hen toen wel duidelijk dat er in een vroeg stadium al gesprekken waren geweest met de

organisatoren, dit bleek zelfs in november 2017 al geweest te zijn. Dit gaf het idee dat er zich van alles ondergronds heeft afgespeeld. Het lijkt hem goed om onder andere organisaties en omwonenden eerder te betrekken.

Ook hebben zij in het gesprek aangegeven tegen het festival te zijn en waarom zij dat waren, dit is voor kennisgeving aangenomen door burgemeester Wassink en wethouder Haringa.

2

De heer vindt dat het proces niet juist is verlopen: als er een vergunning wordt verleend, moet dat op een zodanige wijze dat een burger op een

ordentelijke manier kan reageren, en moet voorkomen worden dat de beslistermijn afloopt op het moment dat het festival al heeft plaats gevonden. Men heeft op die manier niet voldoende rechtsbescherming.

Processen verlopen in zijn ogen steeds vaker niet juist bij de gemeente, dit is een onbehoorlijke gang van zaken. De gemeente zou vergunningen die niet op tijd worden aangevraagd, op voorhand niet moeten verlenen.

De heer geeft aan dat de aan dat de aanwezigen de indruk hebben dat alles op alles is gezet om het festival door te laten gaan, ongeacht de opvatting van de burgers en of zij op een ordentelijke manier bezwaar konden maken. Zo is er na de eerste uitspraak van de voorlopige voorzieningenrechter gezegd dat men er alles aan zou doen om het festival door te laten gaan. Ook de gedeputeerde deed hieraan mee door aan de organisatie voor te stellen om een podium naar een weiland te verplaatsen. Voor zover de heer weet, deed de gedeputeerde dit zonder overleg hierover met de gemeente. De heer heeft toen aangegeven weer naar de rechter te stappen als er vergunningen verleend zouden worden.

De aanwezigen geven aan dat er op 5 september overleg is geweest met het college. Hierbij gaf het college aan dat er naar gestreefd werd om die dag voor 16.00 uur bekend te maken of er een nieuwe vergunning verleend zou worden. Dit werd pas gedaan op 6 september om 00.15 uur. Normaal gesproken zou dit te laat zijn om nog naar de rechter te stappen, maar dit hebben de aanwezigen wel gedaan. Zij vinden het ook ongepast dat de burgemeester hen op dat moment betitelde als tegenstanders van het festival.

De heer geeft aan dat hij en de heer in het gesprek op 15 juli 2019 hebben aangegeven naar de rechter te stappen wanneer de vergunningen voor het festival verleend zouden worden. Burgemeester Wassink en wethouder Haringa reageerden daar zijn inziens nonchalant op en vonden dit geen probleem.

Ook de mails die na de oproep van SOS aan de burgemeester gestuurd zijn, bagatelliseerde de burgemeester in zijn ogen: burgemeester Wassink gaf aan dat er 70 mails van tegenstanders waren, en dat de rest van de eilander bevolking dan waarschijnlijk geen problemen had met het festival.

De heer vult de heer aan: een stelling op de website ‘Fodzoeker’ wees uit dat er meer tegenstanders waren, hier stemde namelijk 74% van de 1084 stemmers tegen het festival. Dat hier meer mensen reageerden dan er mails naar burgemeester Wassink gestuurd zijn, hangt in zijn ogen samen met het feit dat er op de stelling anoniem gereageerd kon worden. Dit maakte het makkelijker voor mensen om hun mening te uiten.

Mevrouw Blaauw geeft aan dat er door de gemeente Terschelling geen peiling is gedaan over de wenselijkheid van het festival, omdat dat geen toetsingscriteria is geweest in de procedure.

De heer noemt dat burgemeester Wassink inderdaad heeft aangegeven dat er geen middelen waren om te weigeren met het oog op de wenselijkheid,

vanwege het ontbreken van een evenementenbeleid. Het was echter beter geweest om de organisator op voorhand aan te geven dat een festival in een natuurgebied geen haalbare kaart is vanwege onder andere het aanwezige stiltegebied. De heer vindt het dan te makkelijk om te zeggen dat er geen beleid is en er daarom geen mogelijkheden zijn om te weigeren.

3

Mevrouw Langerak beschrijft de gang van zaken bij de zitting op 29 augustus 2019: de organisator zat bij de gemeente, waardoor het leek alsof de Organisatie en de gemeente samen de tegenpartij van de bewoners van Hee en SOS waren.

De organisator was zelf bij de vertegenwoordigers van de gemeente gaan zitten, maar voor de beeldvorming was dit niet goed.

Daarnaast snapt ze niet dat de gemeente na de uitspraak van de rechter op 29 augustus 2019 door gegaan is met de procedure voor vergunningverlening, het college had zich toen achter de uitspraak van de rechter kunnen verschuilen. De rechter heeft namelijk de organisator toen namelijk ook uitdrukkelijk gemeld te stoppen met de organisatie van het festival, dit hebben de vertegenwoordigers van de gemeente ook gehoord.

De heer voegt hieraan toe dit inderdaad merkwaardig te vinden. In de uitspraak stond duidelijk waarom de rechter het festival niet acceptabel vond met het oog op natuurbescherming. Waarom zet men dan toch door?

Mevrouw

•

Mevrouw Blaauw geeft aan dat de gemeente dit heeft gedaan omdat er getoetst is volgens de wettelijke regels. De gemeente kan een procedure dan niet zomaar stop zetten.

De heer vindt dat de opdracht, constateren wat de fouten van het college zijn geweest, voorbij gaat aan de daadwerkelijke oorzaak. De raad moet namelijk aan het college aangeven wat zij willen. Omdat een aantal partijen precies wist wat de reactie van de eilander bevolking zou zijn op het festival, hebben zij in het presidium besloten geen bespreekstuk van het grootschalige festival te maken, waarmee in zijn ogen alle ellende is gestart. Als in de raad wel over het onderwerp gesproken zou worden, dan was het nooit zo ver gekomen. Nu kwam de

besluitvorming bij de burgemeester en het college te liggen en hierin zijn diverse procedurele fouten gemaakt die door de rechter afgestraft zijn.

Mevrouw Blaauw geeft aan dat de evaluatie vooral is om te leren van de gevolgde procedure en om zo te voorkomen dat een dergelijke situatie zich weer voordoet.

Hierbij gaat het dus niet specifiek om het opsporen van gemaakte fouten, maar vooral om het opzetten van een verbeterde procedure.

De heer Schweigmann denkt dat men er niet aan ontkomt om bij naam te noemen wat er verkeerd gegaan is, dit moet ook een belangrijk onderdeel van de evaluatie worden. Wat hij bijvoorbeeld merkwaardig vindt, is dat initiatieven vaak eerst naar

‘Et er oer ha’ moeten voordat zij verder kunnen, dat is in dit geval niet gebeurd.

Pas in april 2019 zijn er op initiatief van de organisatie informatieavonden

georganiseerd. De heer Hees beaamt dit, dat het onderwerp niet in ‘Et er oer ha’

besproken is, is wat hem betreft een procedurefout.

Mevrouw Langerak haakt nog even in op de informatieavonden: op die avonden werd het festival gepresenteerd als een vaststaand feit waarvoor alles al geregeld was. Zij kreeg niet de indruk dat er nog iets te bespreken viel. De gemeente was niet vertegenwoordigd op deze avonden.

Wat de heer niet snapt, is dat er niet eerst gekeken is of er een

omgevingsvergunning verleend kon worden voordat een evenementenvergunning verleend werd. Het is wat hem betreft duidelijk dat er nooit een

4

omgevingsvergunning voor deze locatie verleend kon worden, waarom doorloopt de gemeente Terschelling dan wel de procedure voor het verlenen van een omgevingsvergunning? Daarnaast snapt de heer ook niet waarom er al kaarten verkocht zijn voordat er vergunning verleend waren. Waar was die verkoop op gebaseerd?

De heer geeft aan dat de organisator hem verteld heeft dat hij zijn vergunningen altijd rond kreeg en dus geen belemmeringen zag om te starten met de kaartverkoop.

Mevrouw Langerak voegt hier aan toe dat de organisator heeft aangegeven verrast te zijn door de snelle kaartverkoop, door deze al zo vroeg te starten wilde hij ook peilen wat de interesse voor het festival was.

De aanwezigen zijn het er over eens dat het heel verstandig geweest is dat burgemeester Wassink de organisator een brief heeft gestuurd naar aanleiding van de gestarte kaartverkoop. Omdat in de brief was aangegeven dat verkoop zonder vergunning voor het risico van de organisatie kwam, is de gemeente gevrijwaard gebleven van claims en heeft het festival de gemeente niet nog meer geld gekost.

Mevrouw Blaauw vat het besprokene samen: de aanwezigen hebben via de krant kennis genomen van de komst van het festival, waarna er geïnformeerd is bij Staatsbosbeheer en burgemeester Wassink. Tijdens de informatieavond in april 2019 is er voor het eerst met de omwonenden gesproken door de organisatie. De aanwezigen hebben zich in die periode ook bij burgemeester Wassink gemeld met bezwaren, en hebben zienswijzen ingediend toen deze mogelijkheid er was.

De heer geeft aan dat er wel gereageerd is op het door hem ingediende document met zienswijzen, maar dat essentiële naar voren gebrachte punten hierin, zoals stiltegebied en Natura 2000 genegeerd zijn.

Mevrouw Blaauw merkt op dat de zienswijzen wel zijn meegenomen in de besluitvorming, dus dat lijkt procedureel wel correct verlopen te zijn.

Mevrouw Langerak beaamt dit, maar vond dat er erg globaal op de ingediende zienswijzen gereageerd is.

De heer snapt dit niet, als je iets weet van wetgeving als ambtenaar, dan weet je ook dat je in moet gaan op opmerkingen over de aanwezigheid van een stiltegebied en dergelijke.

Mevrouw Blaauw heeft de indruk dat er gaandeweg een kantelpunt geweest is in het proces, ook bij de aanwezigen. In eerste instantie leek men vooral zorgen te hebben over aspecten als veiligheid en gezondheid, op gegeven moment leek er een omslag van die aspecten naar natuuraspecten. Wat is de achtergrond van die omslag geweest?

De heer geeft aan dat het in de zienswijzen van SOS steeds over natuurbescherming is gegaan, hierin is men consistent geweest. SOS heeft gekozen voor een puur juridische benadering.

Mevrouw

•

5

Mevrouw Blaauw geeft aan dat de gemeente hier adviezen over ontvangt van externe partijen zoals de politie of Veiligheidsregio. De gemeente volgt deze.

De heer wijst nog op de rol van Staatsbosbeheer, die is ook van belang geweest.

De heer beaamt dit, de gemeente gaf ook steeds aan dat Staatsbosbeheer als natuurbeheerder toestemming had gegeven en dat de gemeente daarom niet zomaar op natuurbescherming in kon gaan.

Mevrouw

•

De heer wijst hier op een ander kantelpunt: doordat Staatsbosbeheer nu een semi-overheidsinstelling is geworden, moet men daar nu zelf geld verdienen. Daar heeft deze toestemming ook mee te maken.

Mevrouw Blaauw vraagt de aanwezigen of zij nog meer opmerkingen of adviezen hebben.

De heer zou graag meer openheid aan de kant van de gemeente willen zien.

De heer vindt de rol van de provincie Fryslân (hierna: provincie) ook van belang in het proces, de rechter heeft ook een opmerking over het handelen door de provincie gemaakt. Zo hadden zij de verklaring van geen bedenkingen niet af mogen geven.

Mevrouw Langerak geeft aan een mail van de organisator gekregen te hebben, waarin staat dat hij nu een vergunning via de provincie wil aanvragen, kan dat?

Mevrouw Blaauw gaat er van uit dat de organisator ook lering uit de gang van zaken heeft getrokken, en nu via een andere procedure met ruimere termijnen wil gaan werken.

De heer wijst er nog op dat de uitstoot van stikstof nog niet eens genoemd is door de aanwezigen tijdens de zitting bij de rechtbank, bij een volgende

gebeurtenis doen zij dit wel.

Daarnaast mag de provincie dan een rol hebben in het afgeven van vergunningen, de evenementenvergunning is aan de burgemeester. Hij hoopt dat hiervoor een beleid opgesteld wordt.

De heer Schweigmann vraagt of het moment waarop de omgevingsvergunning in beeld kwam geen kantelpunt is geweest. Het lijkt wel alsof men op dat moment constateerde dat de focus bij deze vergunning op natuur moet liggen. Hij vindt dat de provincie nalatig is geweest in het afgeven van de verklaring van geen

bedenken. De gemeente lijkt ook te veel op de provincie geleund te hebben.

De aanwezigen geven nog aan niet te begrijpen waarom er een bodemprocedure gestart is door de gemeente, dat is zonde van het geld en vindt men ook een procesfout. De rechter heeft twee uitspraken gedaan, daar moet de gemeente lering uit trekken.

Mevrouw Blaauw geeft aan dat dit twee voorlopige voorzieningen betreft en de gemeente met het oog op de toekomst ook moet weten wat de juiste werkwijzen

6

zijn. Waarschijnlijk start de gemeente daarom een bodemprocedure, maar dit kan zij niet met zekerheid zeggen.

Mevrouw noemt nog dat de organisatie aangaf dat zij nog nooit hadden mee gemaakt dat een evenement niet door ging, daarom wil men nu vast via de provincie proberen de organisatie van het festival wel rond te krijgen. Men zou er echter rekening mee moeten houden dat de openbare ruimte op wereldniveau aan de orde is, daar zou de organisatie ook op moeten letten.

Mevrouw Blaauw beaamt dat de regelgeving steeds stringenter wordt, daar zullen festivalorganisatoren ook rekening mee moeten houden.

In dat kader merkt de heer nog op dat hij heeft begrepen dat

Staatbosbeheer het terrein rondom het Duinmeertje van Hee aan Oerol aan wil bieden als festivalterrein. In dat geval zal SOS zeker bezwaar maken.

Mevrouw Langerak geeft aan dat dit ook zal gelden voor de bewoners van Hee.

De heer geeft nog aan dat de notulen van de vergadering voor de Eilân bezwaarmakers van 5 september 2019, eigenlijk nodig voor deze evaluatie, nog steeds niet in hun bezit zijn.

Mevrouw zegt toe dit na te gaan, en de behandelend ambtenaar te vragen deze toe te sturen.

Mevrouw Blaauw dankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng, een verslag van het overleg zal toegezonden worden.

Bijlage 8

Bijlage 9

gemeente

chelling Verslag

Onderwerp: Evaluatie Eilân 2019 Datum: 18 november 2019 Aanwezig:

Afwezig: Politie:

Fumo:

Veiligh.._..

Verslag door:

Opening/mededelingen

De voorzitter opent het overleg en heet iedereen welkom. Daarna stelt iedereen zich kort voor. Tijdens deze evaluatie kijkt men terug naar het vergunningstraject van zowel de evenementenvergunning als de omgevingsvergunning en krijgt iedere partij de mogelijkheid om te vertellen hoe zij het proces ervaren hebben.

Verbeterpunten zijn zeker welkom vanwege de samenwerking in de toekomst.

De agenda wordt vastgesteld. Iedere partij krijgt het woord, waarna er nog een laatste rondvraag plaatsvindt.

Verschillende partijen aan het woord Organisatie Eilan

De Organisatie geeft aan dat het team het even zwaar heeft gehad, maar dat inmiddels alweer volop gestart is met de voorbereidingen voor andere

evenementen voor het komend seizoen. De organisatie heeft na de uitspraak van de rechter even een moment genomen om te kijken hoe verder te handelen.

De afhandeling met bezoekers is als positief ervaren, het geld is snel teruggestort en daarnaast heeft de verzekering het goed opgepakt. Ondanks dat behoorlijk wat kapitaal is verbrand, bestaat de organisatie nog.

De organisatie bekijkt op dit moment hoe het evenement in de toekomst wel

georganiseerd kan worden. In november hebben gesprekken plaats gevonden met de Provincie waarbij de organisatie ongerust is geworden. Het rumoer omtrent de omgevingsvergunning, de stikstofproblematiek en ecologische aspecten heeft de organisatie doen besluiten dat een editie in 2020 niet haalbaar wordt geacht. De organisatie is begonnen met een aanvraag op grond van de Wet

Natuurbescherming die zo snel mogelijk ingediend gaat worden. Er wordt nu intern ingezet op een editie in 2021. De Organisatie gelooft in het festival en wil de

bezoekers graag een kans geven. Er zal echter wel meer gedaan moeten worden dan afgelopen editie het geval was. Het is daarom de bedoeling om het

ecologische aspect het liefst al zo veel mogelijk afgerond te hebben, voordat de aanvraag bij de gemeente en FUMO wordt ingediend. De belangrijkste vraag die