IIA seminar 13 januari 2021

(1)

Karin Aarssen Edward Mulder

IIA seminar 13 januari 2021

Onderzoek

Sleutelfunctie Interne Audit

pensioenfondsen

(2)

Agenda

1. Aanbevelingen inrichting IAF

a. positionering sleutelfunctiehouder b. relatie met intern toezicht

c. relatie met risicobeheerfunctie 2. Perspectieven op meerwaarde IAF

a. bestuurders

b. intern toezichthouders c. sleutelfunctiehouders IA

3. Vragen / discussie

2 2

(3)

(4)

Intermezzo 1: Toepassing three lines model lastig vanwege hoge mate uitbesteding

4

1

2 3

Directie uitvoerder

Uitvoering kernactiviteiten fonds:

vermogensbeheer, administratie, premie- inning, uitkeringen, communicatie, e.d.

Ondersteunende processen

Controle / compliance Interne auditdienst

Bestuur fonds InternToezicht VO / BO

1 2

3 IAF

Risicobeheer / Actuariële functie

Uitvoerende processen

fondsniveau, bv in bestuurscie’s Ondersteunende processen Fonds

Uitvoerder(s)

(5)

Intermezzo 2: Houder vs vervuller IAF

5 Sleutelfunctiehouder: eindverantwoordelijk IAF

rapportage- en meldplicht

Portefeuillehouder: bestuurder met aandachtsgebied IA Vervuller: medewerker IAF

Ook: externe partij voor IAF werkzaamheden (met hoofd IAF)

Inrichtingsvarianten (3, 2, 1 personen):

o 3 verschillende personen/rollen

o Sleutelfunctiehouder = portefeuillehouder in bestuur o Sleutelfunctiehouder = hoofd IAF bij vervuller

o Eén bestuurder vervult 3 rollen

(6)

1a Niet één model houderschap optimaal

6

Op hoofdlijnen vier modellen:

Afwegingen per fonds:

verankering, informatie, draagvlak, gezag, onafhankelijkheid, kostenefficiëntie en bestuursdynamiek

Grote pensioenfondsen

Middelgrote pensioenfondsen

Kleine

pensioenfondsen Totaal

Aantal pensioenfondsen 36 54 73 163

Sleutelfunctiehouder gepositioneerd:

- in bestuur 11% 41% 59% 42%

- bij bestuursbureau (intern) 19% 0% 0% 4%

- ingeleend van werkgever 11% 7% 18% 13%

- extern expert insourced ¹⁾ 58% 50% 23% 40%

- onbekend 2% 1%

Bron: DNB

(7)

1b Zoveel mogelijk samenwerking IAF - RBF

7

• Complementair zicht op uitbestedingsrisico’s

• Samenwerking nu redelijk:

Totaal fondsen De IAF betrekt de input (mondeling en rapportages) van het

risicobeheer in haar risico-inschattingen 63%

De IAF heeft periodiek overleg met het risicobeheer over de

risicoanalyses 49%

De IAF heeft periodiek overleg met het risicobeheer over de

uitkomsten van elkaars onderzoeken 47%

Het risicobeheer monitort de opvolging van bevindingen van

IA onderzoeken. 29%

Anders, namelijk 6%

Geen afspraken: de interne audit functie betrekt de input van

het risicobeheer niet in haar werkzaamheden 2%

(8)

1c Steviger relatie met intern toezicht gewenst

8

Aanbevelingen panelsessie:

o Periodieke rapportage aan intern toezicht (ter informatie), minimaal jaarlijks

o Periodiek overleg IAF en intern toezicht, minimaal jaarlijks o Escalatielijn naar intern toezicht vóórdat de

sleutelfunctiehouder IA misstand meldt bij DNB o Inbreng audit jaarplan door intern toezicht

Relatie sleutelfunctie IA en intern toezicht Groot Middelgroot Klein

IAF rapporteert aan bestuur én intern toezicht 27% 25% 33%

Periodiek overleg IAF - intern toezicht 71% 59% 21%

Escalatielijn IAF - intern toezicht 100% 100% 71%

(9)

(10)

2a. Bestuurders: behoefte assurance

⁺

rol IAF

Meerwaarde in (klassieke) assurance⁺ rol:

- Assurance bij risicobeheersing en aanbevelingen voor verbetering van de beheersing (eerste lijn)

- Inzicht in functioneren risicobeheer (tweede lijn)

- Beheersing uitbestedingsrelaties: beoordelen ISAE3402, COS3000 en aanvullende (eigen) audits

Advies: minder behoefte bij bestuur

Blinde vlekken, ondanks IAF: met name IT

10 10

(11)

2a Bestuurders: inrichting bepalend voor waardecreatie

• Passende inrichting van de IAF vinden bestuurders belangrijk om met de IAF waarde te kunnen creëren:

o Juiste positionering gegeven fondskenmerken

o Borging deskundigheid / onafhankelijkheid van de IAF o Rekening houden met proportionaliteit

• 24% wilde andere positionering. Behoefte aan meer vrijheid bestuur in het DNB toezicht op de inrichtingskeuzes

• 19% wil nog steeds geen IAF, missiewerk sleutelfunctiehouder!

11 11

(12)

2b Intern toezicht: formaliseer steviger verbinding met IAF

Eigen rol ten opzichte van IAF:

• Survey: 50% wil geen invloed op auditplan

• In panelsessie vonden toezichthouders een stevige verbinding met de IAF juist wel logisch en wenselijk

• Duidelijke afspraken over informatie- en escalatielijnen binnen de fondsgovernance belangrijk

Intern toezicht opdrachtgever IAF: verschillende inzichten

Eigen rol ten aanzien van auditplan:

• faciliterend in kwaliteitsbevordering van het auditplan

• bewaken dat er geen “blinde vlekken” in het auditplan zijn

12 12

(13)

2c Sleutelfunctiehouder IA: voorkeur voor

samenwerking met uitvoeringsorganisaties

• Samenwerking is randvoorwaarde proportionaliteit

• Wens sectornorm voor samenwerking met (IAF van) PUO

• Nu verschillende samenwerkingsvormen (kostenaspect)

13 13

Behoefte IAF

Ingevuld door PUO

1 Invloed op auditjaarplan PUO 77% 55%

2 Overleg uitkomsten audits PUO 92% 67%

3 Houder IA voert zelf audits uit bij PUO 35% 44%

4 Audit door externe partij namens het fonds

(single client audit) 42% 64%

5 Audit door externe partij namens fondsencollectief

(multi client audit) 58% 60%

6 Geen aanvullende auditbehoefte 4% N.v.t.

(14)

PUO VB Individueel

Periodiek 1-op-1 overleg over onderzoeken van interne auditfunctie van PUO / VB 30% 25%

Het pensioenfonds heeft zelfstandig invloed op het auditplan van PUO / VB 21% 16%

Het pensioenfonds gebruikt audit right en voert zelf ook audits uit bij PUO/VB 27% 22%

Collectief

Collectief sleutelfunctiehouder overleg van pensioenfondsen bij de PUO/VB over de

interne audit onderzoeken van de PUO / VB 36% 6%

Het collectief van pensioenfondsen bij de PUO/VB heeft invloed op het auditplan

van de PUO / VB 24% 4%

Het collectief van pensioenfondsen bij de PUO/VB laat gezamenlijk audits uitvoeren

bij de PUO / VB 20% 0%

Informatie IA PUO/VB

De auditbevindingen bij de PUO / VB worden ongewijzigd gedeeld met de

sleutelfunctiehouder IA van het pensioenfonds 26% 12%

De auditbevindingen van de IAF bij de PUO / VB worden in samengevatte vorm

gedeeld met de sleutelfunctiehouder IA van het pensioenfonds 32% 26%

Overig

Anders, namelijk ... 17% 34%

Er zijn geen afspraken met de uitvoeringsorganisatie gemaakt 15% 15%

2c Samenwerking met PUO meer ontwikkeld dan met vermogensbeheerders

14 14

(15)

Hoe verder?

• Inrichtingsfase is (nagenoeg) afgerond

• Sleutelfunctiehouders/vervullers aan zet om meerwaarde van de IAF zichtbaar te maken!

• Deze middag is hierin faciliterend

15 15

(16)