Opzet veldonderzoek

Bijlage A

Opzet veldonderzoek

OPZET VELDONDERZOEK 1

A.1 M

1

A.2 P

: 1

A.3 S

: 2

A.4 O

3

A.5 M

3

A.6 N

-

5

A.1 Methode

Zoals opgemerkt, is er weinig data beschikbaar over de wachttijden en productietijden in het ziekenhuis. Om deze informatie toch te verzamelen zijn een tweetal opties overwogen:

•

Het interviewen van betrokkenen.

•

Het observeren van de processen.

Bij het interviewen van de betrokkenen kan zowel het interviewen van het personeel als van de patiënten betekenen. Bij de interviews wordt een schatting gevraagd van de respondent over het betrokken proces. Dit bleek erg lastig te zijn, met name interviews met het personeel leverde weinig op. De betrokken medewerkers hebben alleen inzicht in hun eigen activiteiten en niet op de wachttijden van de patiënten. Het mondeling interviewen van patiënten is ook vrij lastig, omdat zij alleen een beeld hebben van hun eigen situatie en het krijgen van kwantitatieve gegevens betekend heel veel interviews.

Er is voor een veldstudie gekozen, waarbij de patiënten de rol vervulden als observatoren. Dit heeft als voordeel, dat van een grote groep patiënten de wachttijden bepaald kunnen worden. Daarbij komt dat ook een aantal kwalitatieve vragen vrij makkelijk gesteld kunnen worden.

A.2 Populatie:

In het onderzoek zijn alle patiënten meegenomen die gebruik maken van de

poliklinieken: algemene oncologie (IAOP), longoncologie (ILOP) en hematologie

(IHMP) of die een Chemokuur ontvangen in dagbehandeling. Het patiëntenpad van

Chemokuur patiënten komt een aantal keer in aanraking met andere patiëntengroepen,

zoals weergegeven in tabel A.1.

Tabel A.1: betrokken patiëntengroepen

Plaats Patiëntengroep

Aanmeldingbalie polikliniek Patiënten van de onderafdelingen IAOP, ILOP, IHMP en Immunologie.

Bloedprikken Patiënten van polikliniek E, de helft van alle onderafdelingen van Interne Geneeskunde

Laboratorium; bepaling

bloedwaarden Patiënten van alle specialismen binnen het AZG

Consulten bij arts Patiënten van de onderafdelingen, IAOP, ILOP en IHMP

Apotheek Patiënten met een Chemokuur

Dagcentrum Patiënten van de onderafdelingen IAOP, ILOP en IHMP die een Chemokuur krijgen in dagbehandeling

Alleen de patiënten van de onderafdelingen IAOP, ILOP en IHMP zijn meegenomen omdat deze patiëntengroep daadwerkelijk van invloed zijn op de doorlooptijd van de Chemokuurpatiënt. Bij het bloedprikken, het laboratorium en de apotheek hebben de Chemokuurpatiënten voorrang op de andere patiënten Er ontstaan dus alleen problemen als er veel Chemokuurpatiënten tegelijk een processtap moeten ondergaan. De patiënten van Immunologie worden niet meegenomen in het onderzoek, omdat hun aantal (maar twee spreekuren per week) en hun invloed op de doorstroomtijd gering is. De totale populatiegrootte wordt geschat op 12000 patiënten per jaar, aan de hand van de populatiegrootte van 2002 (11885 patiënten). Binnen deze populatie is een deelpopulatie aanwezig van patiënten die een Chemokuur krijgen in dagbehandeling en een consult hebben op de polikliniek. Deze populatie wordt geschat op 1400 (in 2002 werden er 1402 Chemokuren na een consult gegeven). Buiten deze groep is er nog een groep die wel een Chemokuur krijgt in het dagcentrum, maar geen consult hebben op de polikliniek. Deze groep bedraagt zo’n 800 verrichtingen per jaar (totale hoeveelheid Chemokuren: 2200 minus de Chemokuren na een consult: 1400 = 800).

Er zijn dus drie populaties te onderscheiden. In het onderzoek zullen alle drie de populaties onderzocht worden. Bij het onderzoek wordt aangenomen dat de drie populaties per dag een stabiel aantal patiënten hebben. Zie tabel A.2.

Tabel A.2: populaties

Naam Populatie Aantal / jaar Aantal / dag

A Patiënten van ILOP, IAOP, IHMP die een bezoek

brengen aan de polikliniek 12000 per jaar 48 per dag B Patiënten van ILOP, IAOP, IHMP die een bezoek

brengen aan de polikliniek en die een Chemokuur in dagbehandeling krijgen

1400 per jaar 5,6 per dag

C Patiënten van ILOP, IAOP, IHMP die een Chemokuur

krijgen in dagbehandeling 800 per jaar 3,2 per dag A.3 Steekproefgrootte:

Er is gekozen om een steekproef van één week te houden. In een week worden alle

patiënten die een bezoek brengen aan of de poliklinieken IAOP, ILOP of IHMP en/of

aan het dagcentrum gevraagd om een vragenlijst in te vullen. De week van 7 april t/m 11 april is uitgekozen, omdat dit een ”normale” week is. De daaropvolgende weken worden vaak verstoord door feestdagen, wat een onrepresentatieve steekproef oplevert. In tabel A.3 staan de verwachte steekproefgrootten vermeld.

Tabel A.3: steekproefgrootte

Pop A Pop B Pop C

1 Totale populatie 12000 1400 800

2 Gemiddeld # patiënten per week 240 28 16

A.4 Opzet van vragenlijst

Bij de meeste vragen op de vragenlijst, wordt gevraagd aan de patiënt om een tijdstip in te vullen. Deze tijdstippen komen overeen met de verschillende stappen in het conceptueel model. In figuur A.1 is het conceptueel model weergegeven waarbij de pijlen met nummers naar de vraagnummers van de vragenlijsten refereren. Daarnaast worden er een aantal open vragen gesteld, om een globale indruk te krijgen van de beleving van de patiënt. In bijlage 2 zijn de vragenlijsten opgenomen

A.5 Meeteenheden

Aan de hand van het conceptueel model en interviews zijn een aantal variabelen bepaald.

Niet alle populaties bezitten alle variabelen. In tabel A.1 is weergegeven welke variabelen gemeten gaan worden populatie.

•

Wachttijd voor aanmeldingbalie: de tijd tussen het binnenkomen van de wachtruimte van de polikliniek tot het tijdstip waarop de patiënt, geholpen wordt bij aanmeldingsbalie.

•

Productietijd Aanmeldingsbalie: de tijd tussen het tijdstip dat de medewerker van de aanmeldingsbalie start met de aanmelding van de patiënt en het eind tijdstip van de aanmelding

•

Wachttijd bloedprikken: de tijd tussen het neerleggen van het bloedprikbriefje op de bloedprikbalie en het tijdstip dat de patiënt opgeroepen wordt voor het bloedprikken.

Bloed prikken

Behandeling in

dagcentrum Consult bij

arts Laboratori um

Aanmaak medicatie in apotheek

Figuur A.3: conceptueel model.

Aan- melding

3 4 5 6 8 9 10 11

14 13

12

•

Productietijd bloedprikken: de tijd die een medewerker kwijt is met het prikken van bloed bij een patiënt.

•

Productietijd laboratorium: de tijd tussen het invoeren van de patiëntgegevens in de computer bij de bloedprikbalie en het tijdstip waarop een fax met gegeven binnenkomt bij

•

Wachttijd voor consult: de tijd tussen het plaatsnemen van de patiënt in de wachtkamer tot het tijdstip waarop de patiënt binnengeroepen wordt bij de arts.

•

Productietijd consult: de tijd tussen het binnenroepen door de arts van de patiënt tot het tijdstip waarop de patiënt de spreekkamer verlaat

•

Productietijd apotheek: de tijd tussen de binnenkomst van de fax met de aanvraag van de cytostatica bij de apotheek en de aankomst van de cytostatica bij het dagcentrum.

•

Wachttijd dagcentrum: de tijd tussen het tijdstip waarop de patiënt de kamer van de arts verlaat en het tijdstip waarop de patiënt binnen wordt geroepen in het dagcentrum

•

Tijdsduur voorbereiding van patiënt in dagcentrum: de tijd tussen het binnenroepen van de patiënt en de start van de kuur, de tijd die besteed wordt aan het voorbereiden van de patiënt.

•

Productietijd daadwerkelijk kuur: de tijd tussen het aansluiten van patiënt op cytostatica en het vertrek van de patiënt uit het dagcentrum

Tabel A.1: variabelen

Variabele Pop¹ A Pop B Pop C VW ²

1 Wachttijd voor aanmeldingbalie X X 0-5

2 Productietijd Aanmeldingsbalie X X 1-5

3 Wachttijd Bloedprikken X X 10-20

4 Productietijd bloedprikken X X 5-15

5 Productietijd laboratorium X X 20-40

6 Wachttijd voor Consult X X 15-45

7 Productietijd consult X X 10-30

8 Productietijd apotheek X 30-60

9 Wachttijd dagcentrum X X 20-50

10 Tijdsduur voorbereiding van patiënt in dagcentrum X X 10-20

11 Productietijd daadwerkelijk kuur X X 15-480

1

: populatie

2

: verwachte range waarbinnen de gemiddelde waarde van de variabele zich bevindt in minuten.

Attributen van de patiënten die invloed hebben op de variabelen.

•

De onderafdeling: IAOP, ILOP, IHMP; de onderafdeling bij wie de patiënt in de behandeling is. Gezien de verschillende ruwe bezettingsgraden valt te voorzien dat de gemiddelde wachttijd voor een consult mede afhankelijk is van de onderafdeling.

•

Bloedwaarden: Indien bepaalde bloedwaarden buiten een bepaalde range vallen, kan de apparatuur geen betrouwbare waarden aangeven en moet de waarde bepaald worden door een handtelling. Een handtelling kost meer tijd dan een automatische telling en heeft dus invloed op de productietijd van het laboratorium.

•

Soort Chemokuur: de soort Chemokuur die de patiënt krijgt heeft een grote invloed

op de productietijd van de daadwerkelijke kuur. De inloopsnelheid van de kuur in het

bloed verschilt per kuur. Daarnaast heeft de kuur in bepaalde gevallen invloed op de productietijd van de apotheek.

De attributen bloedwaarden en soort chemokuur zullen uit het database bestand gehaald worden van het AZG. De attributen per patiënt worden gevonden aan de hand van een aantal vragen uit de vragenlijst waarmee de patiëntcode achterhaald kan worden. Het gaat om de vragen, door welk specialisme wordt u behandeld (vraag 1), wat is de naam van u behandelend arts (vraag 2) en op welk tijdstip had u een afspraak met de arts (vraag 7)?

In tabel A.3 staan welke attributen van voorkomen in de verschillende populaties.

Tabel A.2: attributen

Attributen Pop A Pop B Pop C

1 Onderafdeling (IAOP, ILOP of IHMP)

X X X

2 Bloedwaarden

X X

3 Soort Chemokuur

X X

A.6 Non-response

In tegenstelling tot de verwachte respons van 5% blijkt deze rond de 30% te liggen. De

schatting van 5% was gebaseerd op de toegankelijkheid van de vragenlijst. Het invullen

van de vragenlijst kost geen extra tijd van de patiënt en er staan weinig persoonlijke

vragen in. Daarnaast komen de meeste patiënten met een grote frequentie naar de

polikliniek en hun persoonlijke opbrengst was dan ook groot te noemen. De non-respons

is dan ook niet alleen te wijten aan de onwil van patiënten om mee te werken, hoewel dit

natuurlijk ook een rol gespeeld heeft, maar ook aan diversen persoonlijke redenen zoals

het vergeten van een leesbril of de fysieke staat van de patiënt. Verder valt op dat de

patiënten, die voor de eerste keer een bezoek brengen aan de polikliniek, de non-

response vrij groot is. Waarschijnlijk wordt dit veroorzaakt doordat men geestelijk meer

bezig is met de mogelijke diagnose.

Bijlage B Vragenlijsten veldonderzoek

Begeleide brief populatie A Begeleide brief populatie B en C Vragenlijst populatie A

Vragenlijst populatie B Vragenlijst populatie C

Academisch Ziekenhuis Groningen

Hanzeplein 1 Postbus 30 001, 9700 rb Groningen

Interne Geneeskunde

Aan

mevrouw «tussenvoegsel» «naam»

datum 4 april 2003

Onderwerp Onderzoek naar doorlooptijden van patiënten die de polikliniek van longoncologie, hematologie of algemene oncologie bezoeken.

Geachte mevrouw «tussenvoegsel» «naam»,

Ongeveer een half jaar geleden is het AZG begonnen met een onderzoek, waarbij een betere samenwerking van het huidige dagcentrum en een aantal poliklinieken wordt nagestreefd. In het huidige dagcentrum worden onder andere Chemokuren gegeven. Nu blijkt dat de doorlooptijd (tijd die tussen de aankomst en het vertrek) met name voor de groep patiënten, die een Chemokuur krijgt, vrij lang te zijn. Deze groep patiënten moet voor hun daadwerkelijke kuur eerst nog langs de polikliniek voor een bloedonderzoek en een consult. Het AZG wil proberen om in het nieuwe dagcentrum de wachttijden en de doorlooptijden van al haar patiënten zo veel mogelijk te verkorten. Een verbeterd inzicht in de problematiek wordt verkregen door eerst de huidige situatie te analyseren. De resultaten van het onderzoek zullen gebruikt worden om de totale doorlooptijd van de patiëntengroep zoveel mogelijk te verkorten.

Voor dit onderzoek worden een aantal dagen de patiënten, die de betrokken polikliniek bezoeken precies gevolgd qua wachttijden en doorlooptijden. Zou u op de bijgevoegde lijst de tijden van de verschillende activiteiten gedurende de dag in willen vullen? De totale duur van het invullen van de lijst zal niet meer dan tien minuten bedragen. Wilt u de ingevulde vragenlijstlier aan het einde van de dag bij een van de balies van de polikliniek inleveren? Al uw gegevens worden vertrouwelijk

behandeld.

De resultaten van het onderzoek zullen bijdragen aan de verbetering van dit specifieke proces, maar zullen in de toekomst ook gebruikt kunnen worden voor de verbetering van andere processen binnen en buiten het AZG. Het gehele project zal ongeveer 4 jaar in beslag nemen. De resultaten van dit

onderzoek worden in mei verwacht en zullen in papieren vorm zowel op de balies van polikliniek als in het dagcentrum komen te liggen

Heeft u nog vragen, of wilt u meer informatie? U kunt altijd even bellen met Lucie Visch, 050- 3613791.

Wij hopen van harte dat u bereid bent mee te werken aan dit onderzoek.

Met vriendelijke groet, Lucie Visch

Academisch Ziekenhuis Groningen

Hanzeplein 1 Postbus 30 001, 9700 rb Groningen

Interne Geneeskunde

Aan

mevrouw «tussenvoegsel» «naam»

Datum 3 april 2003

Onderwerp Onderzoek naar doorlooptijden van patiënten die een Chemokuur krijgen in dag- behandeling.

Geachte mevrouw «tussenvoegsel» «naam».

Een half jaar geleden is het AZG begonnen met een onderzoek naar de uitbreiding van het huidige dagcentrum. In het huidige dagcentrum worden diversen patiëntgroepen behandeld, waaronder patiënten die een Chemokuur krijgen. Het blijkt dat deze patiëntengroep een vrij lang voortraject heeft, voordat zij daadwerkelijk in het dagcentrum een kuur krijgt. Het AZG wil proberen om in het nieuwe dagcentrum de wachttijden en de doorlooptijd (tijd tussen de aankomst en het vertrek) van de Chemokuurpatiënten zo veel mogelijk te verkorten. Een verbeterd inzicht in de problematiek wordt verkregen door eerst de huidige situatie te analyseren. De resultaten van het onderzoek zullen gebruikt worden om de totale doorlooptijd van de patiëntengroep zoveel mogelijk te verkorten.

Voor dit onderzoek worden een aantal dagen de patiënten, die een Chemokuur krijgen precies gevolgt qua wachttijden en doorlooptijden. Zou u op de bijgevoegde lijst de tijden van de verschillende activiteiten gedurende de dag in willen vullen? De totale duur van het invullen van de lijst zal niet meer dan tien minuten bedragen. Wilt u de ingevulde vragenlijstlier aan het einde van de dag bij de balie in het dagcentrum kliniek inleveren? Al uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld.

De resultaten van het onderzoek zullen bijdragen aan de verbetering van dit specifieke proces, maar zullen in de toekomst ook gebruikt kunnen worden voor de verbetering van andere processen binnen en buiten het AZG. Het totale project zal vier jaar in beslag nemen. De resultaten van dit onderzoek worden in mei verwacht en zullen in papieren vorm zowel op de balies van polikliniek als in het dagcentrum komen te liggen

Heeft u nog vragen, of wilt u meer informatie? U kunt altijd even bellen met Lucie Visch, 050- 3613791.

Wij hopen van harte dat u bereid bent mee te werken aan dit onderzoek.

Met vriendelijke groet,

Lucie Visch

Academisch Ziekenhuis Groningen

Onderzoek naar doorlooptijden van patiënten die de polikliniek van IAOP, ILOP of IHMP bezoeken.

Invulinstructies

Allereerst nogmaals bedankt voor het invullen van deze vragenlijst.

Bij de eerste vraag wordt u verzocht één van de drie hokjes aan te kruizen.

Bij de vragen 2 tot en met 14 wordt u verzocht een tijdstip in te vullen, in de vorm van bijvoorbeeld 16:33 (3 minuten over half vijf ’s middags). Zou u deze vragen zoveel mogelijk op het moment van de gebeurtenis willen invullen? Bij de vragen 3,4 en 5 wordt een schatting gevraagd, aangezien deze gebeurtenissen al in het verleden afspeelden?

Indien de Chemokuur niet gegeven wordt, wilt u dit dan aangeven door een kruisje te zetten in de vakjes van de vragen 10 t/m 14?

Hoewel een compleet ingevulde vragenlijst de meeste informatie voor het onderzoek oplevert ontvangen wij ook graag de vragenlijsten, die niet geheel zijn ingevuld.

1. Bij welke onderafdeling van Interne Geneeskunde bent u in behandeling?

Algemene Oncologie Long Oncologie Hematologie

2. Bij welke arts bent u in behandeling?

1.

2.

3. Op welk tijdstip kwam u de wachtkamer binnen?

4. Op welk tijdstip werd u geholpen bij de aanmeldingsbalie?

5. Op welk tijdstip nam u plaats in de wachtkamer voor het bloedprikken?

6. Op welk tijdstip wordt u bloed afgenomen?

7. Op welk tijdstip is u officiële afspraak bij u dokter?

8. Op welk tijdstip betreedt u de spreekkamer van u dokter voor u afspraak?

9. Op welk tijdstip verlaat u de spreekkamer van de dokter?

10. Op welk tijdstip verlaat u de polikliniek?

Open Vragen

11. Indien u vaker een afspraak bij deze arts hebt gehad, vond u de wachttijd van vandaag vergelijkbaar met andere bezoeken?

12. Vond u bij bepaalde processtappen de wachttijd te lang, zo ja bij welke processtappen?

13. Vond u de totale wachttijd te lang?

14. Weet u zelf mogelijke verbeteringen, die bijdragen aan een lagere doorlooptijd?

15. Heeft u nog op- of aanmerkingen?

Ingevulde vragenlijsten bij de balie van de polikliniek inleveren, s.v.p.

Academisch Ziekenhuis Groningen

Hanzeplein 1 Postbus 30 001, 9700 rb Groningen

Onderzoek naar doorlooptijden van patiënten die een Chemokuur krijgen in dagbehandeling

Invulinstructies

Allereerst nogmaals bedankt voor het invullen van deze vragenlijst.

Bij de eerste vraag wordt u verzocht één van de drie hokjes aan te kruizen.

Bij de vragen 3 tot en met 14 wordt u verzocht een tijdstip in te vullen, in de vorm van bijvoorbeeld 16:33 (3 minuten over half vijf ’s middags). Zou u deze vragen zoveel mogelijk op het moment van de gebeurtenis willen invullen? Bij de vragen 3,4 en 5 wordt een schatting gevraagd, aangezien deze gebeurtenissen al in het verleden afspeelden?

Indien de Chemokuur niet gegeven wordt, wilt u dit dan aangeven door een kruisje te zetten in de vakjes van de vragen 10 t/m 14?

Hoewel een compleet ingevulde vragenlijst de meeste informatie voor het onderzoek oplevert ontvangen wij ook graag de vragenlijsten, die niet geheel zijn ingevuld.

1. Bij welke onderafdeling van Interne Geneeskunde bent u in behandeling?

Algemene Oncologie Long Oncologie Hematologie

2. Bij welke arts bent u in behandeling?

16.

17.

18. Op welke tijdstip kwam u de wachtkamer binnen?

19. Op welk tijdstip werd u geholpen bij de aanmeldingsbalie?

20. Op welk tijdstip nam u plaats in de wachtkamer voor het bloedprikken?

21. Op welke tijdstip wordt u bloed afgenomen?

22. Op welke tijdstip is u officiële afspraak bij u dokter?

23. Op welk tijdstip betreedt u de spreekkamer van u dokter voor u afspraak?

24. Op welk tijdstip verlaat u de spreekkamer van de dokter?

25. Op welk tijdstip bent u aanwezig in het dagcentrum?

26. Op welk tijdstip wordt u naar binnen geroepen bij het dagcentrum?

27. Op welk tijdstip wordt de eerste zak met cytostaticum aangesloten?

(u kunt dit eventueel vragen aan de behandelende verpleegster/verpleger) 28. Op welk tijdstip is de Chemokuur afgelopen?

Open Vragen

30. Indien u vaker een afspraak bij deze arts hebt gehad, vond u de wachttijd van vandaag vergelijkbaar met andere bezoeken?

31. Vond u bij bepaalde processtappen de wachttijd te lang, zoja bij welke processtappen?

32. Vond u de totale wachttijd te lang?

33. Weet u zelf mogelijke verbeteringen, die bijdragen aan een lagere doorlooptijd?

34. Heeft u nog op- of aanmerkingen?

Ingevulde vragenlijsten bij de balie in het dagcentrum inleveren, s.v.p.

Academisch Ziekenhuis Groningen

Hanzeplein 1 Postbus 30 001, 9700 rb Groningen

Onderzoek naar doorlooptijden van patiënten die een Chemokuur krijgen in dagbehandeling

Invulinstructies

Allereerst nogmaals bedankt voor het invullen van deze vragenlijst.

Bij de eerste vraag wordt u verzocht één van de drie hokjes aan te kruizen.

Bij de vragen 2 tot en met 6 wordt u verzocht een tijdstip in te vullen, in de vorm van bijvoorbeeld 16:33 (3 minuten over half vijf ’s middags). Zou u deze vragen zoveel mogelijk op het moment van de gebeurtenis willen invullen?

Hoewel een compleet ingevulde vragenlijst de meeste informatie voor het onderzoek oplevert ontvangen wij ook graag de vragenlijsten, die niet geheel zijn ingevuld.

1. Bij welke onderafdeling van Interne Geneeskunde bent u in behandeling?

Algemene Oncologie Long Oncologie Hematologie

35.

36. Op welk tijdstip bent u aanwezig in het dagcentrum?

37. Op welk tijdstip wordt u naar binnen geroepen bij het dagcentrum?

38. Op welk tijdstip wordt de eerste zak met cytostaticum aangesloten?

(u kunt dit eventueel vragen aan de behandelende verpleegster/verpleger) 39. Op welk tijdstip is de Chemokuur afgelopen?

40. Op welk tijdstip verlaat u het dagcentrum?

41. Vond u bij bepaalde processtappen de wachttijd te lang, zoja bij welke processtappen?

42. Vond u de totale wachttijd te lang?

43. Weet u zelf mogelijke verbeteringen, die bijdragen aan een lagere doorlooptijd?

44. Heeft u nog op- of aanmerkingen?

Ingevulde vragenlijsten bij de balie in het dagcentrum inleveren, s.v.p.

Bijlage C Resultaten Veldonderzoek

N = Aantal vragenlijst Gem = Gemiddelde waarde Sd = Standaard deviatie

Dag 1 = Maandag 7 april Dag 2 = Dinsdag 8 april Dag 3 = Woensdag 9 april Dag 4 = Donderdag 10 april Dag 5 = Vrijdag 11 april

alles C-plek B-plek IAO ILO IHM Dag 1 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Dag 5

Productiestation N 218 160 31 66 34 160 54 39 37 48 48

Wachttijd voor gem 0:01 0:02 0:02 0:02 0:02 0:01 0:03 0:01 0:01 0:01 0:01 aanmeldingsbalie sd 0:02 0:02 0:02 0:03 0:03 0:02 0:03 0:01 0:01 0:02 0:02 Productietijd

aanmeldingsbalie gem 0:02 0:03 0:02 0:04 0:03 0:02 0:02 0:04 0:02 0:03 0:04 balie sd 0:07 0:08 0:02 0:12 0:03 0:04 0:02 0:07 0:01 0:05 0:13 Wachttijd gem 0:10 0:10 0:09 0:09 0:09 0:10 0:11 0:07 0:04 0:10 0:14 bloedprikken sd 0:09 0:09 0:09 0:10 0:10 0:09 0:10 0:07 0:04 0:12 0:07 Wachttijd voor gem 0:43 0:43 0:44 0:26 0:54 0:47 0:45 0:33 0:50 0:36 0:50 consult sd 0:24 0:24 0:27 0:20 0:30 0:20 0:21 0:24 0:26 0:22 0:26 Productietijd gem 0:12 0:12 0:14 0:11 0:18 0:11 0:13 0:13 0:14 0:11 0:11 consult sd 0:07 0:07 0:08 0:06 0:10 0:06 0:08 0:07 0:08 0:07 0:05 Productie/wachttijd gem 0:07 0:07 0:09 0:09 0:11 0:06 0:07 0:06 0:07 0:06 0:10 afspraken balie sd 0:09 0:08 0:05 0:11 0:06 0:06 0:06 0:04 0:07 0:07 0:13

Figuur D.1

Bijlage D Simulatiemodel

In deze bijlage worden eerst de algemene beslissingen besproken als de soort dag en de instroom van de patiënten. In de overige paragrafen worden alle processtappen doorgenomen. Tot slot worden de warm- up periode en de runlengte bepaald. In figuur D.1 worden het figuur met alle processtappen herhaald.

Aanmelding Bloedprikken

Analyse

Afmelding

Bereiding medicatie

Beoordeling Behandeling

D.1 Dagkeuze

In het model wordt uitgegaan van een fictieve dag. Op deze dag wordt zowel `s ochtend als ’s middags voor alle drie de specialismen één spreekuur gepland. Voor een fictieve dag i.p.v. een werkelijke dag is gekozen omdat alle drie de specialismen eigen karakteristieken hebben. In de reële situatie hebben alleen op vrijdag morgen alle specialismen een spreekuur. De vrijdagmorgen is echter een zeer druk dagdeel, waarbij IAOP en IHMP twee spreekuren hebben. Om de bezettingsgraden van het personeel goed te kunnen bekijken is het zinvoller om een gemiddelde dag dan een drukke dag te simuleren. Indien een drukke dag gesimuleerd worden, dan hebben de stochastische verschijnselen voornamelijk invloed in de lengte van de wachtrij voor een bepaalde processtap i.p.v. op de bezettingsgraad. Een nadelig effect van het simuleren van een gemiddelde dag is dat de effecten van verstoringen minder duidelijk zichtbaar zijn dan bij een drukke dag.

D.2 Instroom van patiënten.

Per dag wordt vanuit een verdeling (gebaseerd op gegevens uit 2002) het aantal patiënten per specialisme bepaald. In deze aantallen zijn al de patiënten verwerkt die zonder afspraak komen (3% van de patiënten komt zonder afspraak) Bij het generen van de patiënten worden alle eigenschappen van de patiënt vastgelegd, zoals specialisme, prikmakkelijkheid, kuurlengte en precieze tijdstip van binnenkomst. Alle patiënten worden ingedeeld in het rooster van een specialist en krijgen dus een consulttijd mee. Zijn er echter meer patiënten dan beschikbare consulttijden, dan worden er dubbele afspraken gemaakt. Deze consulttijden variëren elke keer een kwartier. Alle patiënten hebben als eigenschap een pleksoort meegekregen. De C plek patiënten worden op een willekeurig tijdstip ingepland. De behandelpatiënten worden in eerste instantie ingepland op vaste tijdstippen. Indien er meer behandelpatiënten zijn, dan behandelplekken in het rooster, dan worden er extra behandelplekken gemaakt. Zijn er minder behandelpatiënten dan behandelplekken, dan worden de behandelplekken opgevuld met Consultpatiënten. Dit wordt gemodelleerd door op verschillende tijdstippen verschillende kansen op een behandelpatiënt te geven.

Nieuwe patiënten worden buiten beschouwing gehouden, omdat dit een relatief kleine groep

patiënten betreft en betrouwbare gegevens missen. Alle patiënten gaan als eerste processtap naar

de aanmeldingsbalie.

D.3 Aanmelding:

Bij de aanmeldingbalie sluiten alle patiënten zich aan in de wachtrij. Na deze balie gaan alle patiënten bloedprikken. De tijd die de patiënt kwijt is bij de aanmeldingbalie hangt af van het aantal en soort patiënten voor hem in de wachtrij. Alle nieuwe patiënten van de andere afdelingen worden buiten beschouwing gelaten, omdat zij wel tijd in beslag nemen wordt deze tijd doorberekent in de productietijden bij de aanmeldingsbalie. Gemiddeld 3% van de patiënten komt niet opdagen, deze eigenschap is bij het genereren van de patiënten per patiënt bepaald. De aanmeldingsbalie heeft geen openings- of sluitingstijden

D.4 Bloed prikken

Bij het bloedprikken sluiten alle patiënten zich aan in de spoedrij. De medewerkers (3) prikken als eerste de patiënten uit de spoedrij. Bij de rij geldt de regel first in- first out. Staat er niemand in de spoedrij, dan wordt er een patiënt uit de niet spoedrij geholpen. Er wordt aangenomen dat er altijd patiënten in niet-spoedrij staan. De productietijd bij het bloedprikken is stochastisch verdeeld en onafhankelijk van de betrokken medewerker. Na het bloedprikken wordt het buisje bloed naar het laboratorium gestuurd, de tijd tussen het bloedprikken en het versturen is stochastisch bepaald. De begintijd van het bloedprikkenlaboratorium is variabel en wordt vanuit een verdeling per dag bepaald. Het bloedpriklaboratorium sluit na de laatste patiënt geprikt te hebben.

D.5 Laboratorium

In het laboratorium wordt ook weer met een spoedrij en een niet-spoedrij gewerkt. Er zijn twee machines, en deze werken met batches van 10 buisje per run. Als de vorige run is afgelopen dat wordt er een nieuwe batch aangemaakt, waarbij allereerst de spoedrij leeg gemaakt wordt en vervolgens de batch wordt aangevuld met buisjes bloed uit de niet-spoedrij. Er wordt aangenomen dat er altijd patiënten in de niet-spoedrij staan. De productietijd per buisje bloed is 75 seconden. De wachttijd per buisje wordt bepaald door de wachttijd totdat er een nieuwe batch aan de beurt is en de door buisjes bloed die eerder gemeten worden, omdat zij vooraan in de batch zitten. Bij de wachtrij geldt ook weer: first in –first out. Gemiddeld twee keer per week vindt er een verstoring plaats bij één van de machines De lengte van de verstoringen varieert tussen de 5 minuten en 8 uur. Het laboratorium kent geen openingstijden

D.6 Consult:

Zodra de patiënt bij het prikken klaar is en zijn bloeduitslagen zijn binnen, dan worden de patiënt in de wachtrij bij de arts gezet. De arts roept de patiënten op met de vroegste consulttijd (zoals deze aan het begin van de dag bepaald is). De productietijd per patiënt is stochastisch bepaald (en afhankelijk van het specialisme). De begintijd van de artsen varieert per specialisme en vanuit een verdeling per dag bepaald worden.

D.7 Afspraken balie

De patiënt maakt na zijn consult een nieuwe afspraak, voor het volgende bezoek. Daarnaast kan de arts aanvullende onderzoeken aanvragen, waarvoor ook afspraken gemaakt moeten worden.

De wachttijd wordt bepaald door de patiënten die voor hem aan de beurt zijn en door de productietijd van het maken van zijn eigen afspraak.

Na deze stap verdwijnen de Consultpatiënten uit het systeem en gaan de Behandelpatiënten naar

het Dagcentrum toe. 5% Van de behandelpatiënten krijgt geen kuur vanwege hun slechte

gezondheid en verdwijnen ook uit het systeem. Zodra de patiënt aan de beurt is, wordt er een fax

verzonden naar de apotheek. Zie figuur 1. Als de duur van het toedienen en bereiding van de

kuur de openingstijden van het dagcentrum overschrijden dan gaat de kuur niet door en wordt de

patiënt uit het systeem gehaald. De afsprakenbalie is onbeperkt geopend.

D.8 Apotheek

Na de verzendtijdstip van de fax wordt deze verwerkt in de apotheek. De productietijd van de apotheek is grotendeels afhankelijk van het tijdstip van de dag. Bij het genereren van de patiënten krijgen alle behandelpatiënten een productietijd mee. In de apotheek komt hier nog een toeslagpercentage bovenop voor het tijdstip van de dag. Hoe later op de dag, hoe lager het toeslagpercentage. De Apotheek kent geen openings- of sluitingstijden.

D.9 Dagcentrum

In het dagcentrum wordt de patiënt ongeveer een half uur na binnenkomst binnengeroepen. In het dagcentrum worden ook patiënten behandeld die alvorens hun kuur geen consultafspraak hebben. Deze patiënten komen apart binnen en hoeven niet op de cytostatica te wachten. Voor de bedden van het dagcentrum ontstaat dus een wachtrij met patiënten die een consult hebben gehad, waar over een kwartier de kuur voor wordt verwacht en de niet-consult patiënten.

D10 Opwarmperiode en runlengte

De warm-up periode van een simulatie is de periode die het systeem nodig heeft om zijn steady state ( basissituatie) te bereiken. Aan het begin van een simulatie-run kan een bepaalde tijd nodig zijn voordat het systeem representatief is. Bijvoorbeeld een afdeling die producten repareert. Een verstoring komt naarmate een product ouder wordt vaker voor. Dan moet het systeem eerst een tijdje draaien voordat er een goed mix van oude en nieuwe producten ontstaat en dus de kans op de verstoring representatief is. In deze simulatie studie is geen warm-up periode opgenomen, de verschillende dagen hebben geen invloed op elkaar. Elke dag wordt er weer opnieuw begonnen met een nieuw schema en een leeg systeem.

Runlengte

De Runlengte is de lengte van het experiment, waarin de resultaten verzameld worden. In dit geval; het aantal dagen. Met behulp van een confidence interval van 95% is de benodigde runlengte bepaald. Dit komt erop neer het aantal runs is bepaald waarbij de procentuele afwijking van de confidence upper of lower limit kleiner of gelijk is aan de gewenste nauwkeurigheid.

Deze nauwkeurigheid is vastgesteld op 5%. Uit deze berekeningen bleek dat er tien runs nodig zijn voor het krijgen van betrouwbare gemiddelden. Er is uiteindelijk gekozen voor een runlengte van 50 dagen, aangezien de benodigde tijd voor het uitvoeren van een experiment van 50 dagen slechts enkele minuten vraagt.

Figuur 5: Afsprakenbalie

Wachttijd door andere patiënten Productietijd

Vertrektijd fax

Bijlage F Aanpassingen in het simulatiemodel bij de verschillende scenario’s In de bijlage wordt per scenario de aanpassingen in het simulatiemodel beschreven.

Capaciteitstoename

Capaciteit per tijdseenheid uitbreiden Aanpassingen in het simulatiemodel

•

Uitbreiden aantal consultplaatsen: een spreekuur of gedeelte van een spreekuur per specialisme extra, met hetzelfde patiënten aantal

•

Uitbreiden aantal bedden in dagcentrum: het aantal bedden in het dagcentrum wordt met 1,2 en 3 bedden uitgebreid.

•

Apart traject behandelpatiënten: Aan het begin van de dag wordt de normale hoeveelheid patiënten aangemaakt. De consultpatiënten zullen ingeroosterd worden bij de arts. En de Behandelplek patiënten bij die extra persoon. De behandelplekken zullen ingeroosterd worden bij die extra persoon op de tijdstippen waarop er nu behandelplekken gereserveerd zijn in het gewone spreekuur.

Verruimen van openingstijden:

Aanpassingen in het simulatiemodel

De openingstijden per bed zullen aangepast worden.

•

De effecten van het verruimen van de openingstijden naar 17:00, 17:30, 18:00, 18:30 en 19:00 zullen in eerste instantie bekeken worden.

•

De combinaties, genoemd in tabel F.1 worden onderzocht.

Tabel F.1

Ploeg 1 Ploeg 2

8:00-16:30 8:30-17:00 8:00-16:30 9:00- 17:30 8:00-16:30 9:30-18:00 8:00-16:30 10:00-18:30 8:00-16:30 10:30-19:00

Aanpassingen aan het simulatiemodel

De patiënten worden nadat zij zich aangemeld hebben bij de aanmeldingsbalie meteen in de wachtrij bij de arts gezet.

Verhogen van het de patiëntenaantallen

Aanpassingen aan het simulatiemodel

Bij het begin van de dag worden de patiëntenaantallen bepaald. Deze aantallen zullen met een

factor 1.1, 1.3, 1.4 , 1.5 en 2 vermenigvuldigd worden.

Bijlage G Uitgebreide simulatieresultaten per experiment

Scenario 2

Capaciteitsuitbreiding

Gem.doorlooptijd Consultpatiënten (uur) Gem. doorlooptijd BEHANDEL PATIËNTEN (UUR) Aantal patiënten te laat in DC % te lang wachten Belasting DC (uur)

0 NulModel 1:05 3:44 3.12 0.49 9:11

2.2 Extra IAO ochtend 1:03 3:42 3.02 0.45 9:11 2.2 Alle spreekuren verdubbeld 0:52 3:39 2.74 0:24 10:06 2.3 Extra bed in

dagbehandelingcentrum

1:05 3:44 3.12 0:49 9:11 2.4 Apart traject chemokuurpatiënten 1:01 3:36 2.9 0.42 9:43 Scenario 1

Verhoging van het aantal patiënten

Gem.doorlooptijd Consultpatiënten (uur) Gem. doorlooptijd BEHANDEL PATIËNTEN (UUR) Aantal patiënten te laat in DC % te lang wachten Belasting DC (uur)

0 NulModel 1:05 3:05 3.12 0.49 9:11

1.1 Vermenigvuldigen met 1.1 1:06 3:45 3.44 0.49 9:45 1.2 Vermenigvuldigen met 1.2 1:08 3:56 3.88 0.51 12:01 1.3 Vermenigvuldigen met 1.3 1:11 3:56 4.04 0.57 12:09 1.4 Vermenigvuldigen met 1.4 1:26 3:38 5.24 0.64 11:11 1.5 Vermenigvuldigen met 1.5 1:35 3:25 5.50 0.67 10:37 1.6 Vermenigvuldigen met 2.0 3:05 1:17 13.12 0.89 3:54

Scenario 3

Verruiming van de openingstijden van het dagbehandelingcentrum

Gem.doorlooptijd Consultpatiënten (uur) Gem. doorlooptijd BEHANDEL PATIËNTEN (UUR) Aantal patiënten te laat in DC % te lang wachten Belasting DC (uur)

0 NulModel 1:05 3:44 3.12 0.49 9:11 3.1 Langere openingstijden

Tot 17:00

1:05 3:47 2.42 0.49 10:42

Tot 17:30 1:05 3:53 1.80 0.49 12:27 Tot 18:00 1:05 4:00 1.32 0.49 13:54 Tot 18:30 1:05 4:41 0.96 0.49 15:10 Tot 19:00 1:05 4:49 0.66 0.49 16:22 3.2 Verschoven diensten

Tot 17:00^*

1:05 3:55 2.42 0.49 10:42

Tot 17:30 1:05 4:10 1.80 0.49 12:27 Tot 18:00 1:05 4:24 1.32 0.49 13:54 Tot 18:30 1:05 4:41 0.96 0.49 15:10 Tot 19:00 1:05 4:49 0.66 0.49 16:22

Scenario 4

Loskoppeling van processen

Gem.doorlooptijd Consultpatiënten (uur) Gem. doorlooptijd BEHANDEL PATIËNTEN (UUR) Aantal patienten te laat in DC % te lang wachten Belasting DC (uur)

0 NulModel 1:05 3:44 3.12 0.49 9:11

4 Loskoppeling bloed prikken 0:38 3:16 1.30 0.49 9:22

Bijlage I

Lijst met begrippen en definities.

Begrippen Definities

Ambulante Zorg Algemeen: zorg met een tijdsduur korter dan 24 uur Zorgverzekeringstechnisch: zorg met een tijdsduur korter dan 4 uur

Behandelingsduur dagcentrum

De tijd tussen het moment dat de cytostatica in het lichaam van de patiënt loop, totdat alle cytostatica gegeven is.

Belasting. Aantal uren per dag dat er gebruik wordt gemaakt van een middel door de patiënten. (aantal patiënten maal hun behandelingsduur

Bezettingsgraad Het aantal uren dat een middel gebruikt wordt in vergelijking met het totale aantal uren dat een middel beschikbaar is.

Capaciteitsbenutting Het deel van de beschikbare capaciteit, wat gebruikt wordt voor directe patiëntenzorg (in procenten) Chemokuur Een reeks van behandelingen met cytostatica Complexiteit De ingewikkeldheid van een product of systeem Cytostatica Een chemisch geneesmiddel dat celgroei en celdeling

remt.

Dagbehandeling Een vorm van zorg, waarbij de patiënt binnen een dag klaar is met zijn behandeling

Zorgverzekeringstechnisch: behandelingen met een tijdsduur tussen de 4 en 24 uur

Directe patiëntenzorg

De tijd die kwijt is aan de zorg van de patiënt, waarbij de patiënt aanwezig is.

Flexibiliteit De mogelijkheden van de organisatie om (snel) te kunnen reageren op veranderingen

KOOP KlantOrderOntkoppelPunt

Patiëntenlogistiek De aanvoer en afvoer van patiënten en

capaciteitsbronnen ten behoeve van de diagnose of behandeling van de patiënten.