- bijlage 1 - Procedures Verwijsindex, voor instellingen die werkzaam zijn in de regio Maastricht-Heuvelland. Procedure aansluiting

(1)

Procedure aansluiting

Actie door:

Verantwoordelijk manager

Beschrijving Toelichting / benodigdheden

Initiatief tot aansluiting bij de verwijsindex

Maastricht-Heuvelland

Manager neemt contact op met procesmanager CJG voor een gesprek over een mogelijke aansluiting op de Verwijsindex Maastricht-Heuvelland en de Landelijke Verwijsindex. De procesmanager CJG levert een te tekenen aansluitovereenkomst verwijsindex aan.

Samenwerkingsconvenant Verwijsindex Maastricht-Heuvelland Parkstad Limburg Bijlage procedure verwijsindex

Aansluitovereenkomst verwijsindex

Instemmen met bestaande convenant verwijsindex MaastrichtHeuvelland-Parkstad

Manager geeft in dit gesprek aan dat de instantie zich zal conformeren aan de afspraken die zijn opgenomen in de convenant

Opstellen meldcriteria om te signaleren in de Verwijsindex

Als de instantie wil aansluiten, wordt de instantie verzocht om haar eigen meldcriteria voor de Verwijsindex op te stellen.

Bepaal hoe deze meldcriteria worden opgesteld. Wordt dit in overleg met de meldingsbevoegden gedaan? Procesmanager CJG kan ondersteuning bieden

Artikel 7 van de convenant

Bijlage bij de convenant: meldcriteria van aangesloten instanties Handreiking meldcriteria op www.handreikingmelden.nl

Bepaal hoe de Verwijsindex wordt ingebed in de zorgstructuur.

 Wie moet melden? M.a.w. wie is meldingsbevoegd?

 Wanneer moet iemand melden?

 Wanneer en hoe wordt het gesprek met de ouders c.q. jeugdige aangegaan?

 Hoe wordt de melding vastgelegd in het eigen dossier?

 Hoe om te gaan met privacy? Wanneer vindt informatie-uitwisseling plaats?

Artikel 6 van de convenant Artikel 7 van het convenant

Voor het doen van een melding is geen toestemming nodig van ouder/verzorger/jongere.

Wanneer er informatie-uitwisseling plaatsvindt, dient de instelling de

wettelijke regels voor de betreffende beroepsgroep op dit gebied te hanteren.

(2)

Bepaal wie de signalen inbrengt.

De instantie kan er voor kiezen om de meldingsbevoegde of een vaste contactpersoon, bijvoorbeeld de administratie, de signalen in te laten brengen. Emailberichten komen binnen bij degene die daadwerkelijk gemeld heeft, tenzij u dit anders regelt met de organisatie die voor Maastricht- Heuvelland het functioneel beheer verzorgt, d.i. MULTIsignaal.

Keuze voor meldingsbevoegde; voordeel is meer betrokkenheid en betere communicatie naar ouders en jongeren. Nadeel: het risico is groter dat meldingen vergeten worden.

Keuze voor een vaste contactpersoon; dit kan een goede keuze zijn bij een organisatie die geen vaste case load kent of waar een snel wisselend

personeelsbestand is. Een nadeel kan zijn dat er weinig betrokkenheid van de zorgverleners is bij de verwijsindex.

Helpdesk MULTIsignaal helpdesk@multisignaal.nl 0187-641747

In geval dat de meldingsbevoegde niet zelf de signalen in brengt, is het verstandig om geheimhouding te regelen.

Stel de meldingsbevoegden op de hoogte van de afspraken.

Ga na of er weerstanden zijn en maak deze bespreekbaar.

Zijn de meldingsbevoegden competent om het gesprek met de ouders aan te gaan? Zijn de afspraken over zorgcoördinatie bekend?

Afspraken over zorgcoördinatie bij de verwijsindex:

procedure aanmelding bij Veiligheidshuis/procesmanager,

zie www.cjgmaastricht.nl, onderdeel voor professionals/ verwijsindex

Benoem minimaal één instantiebeheerder.

De instantiebeheerder:

 Is namens de instantie verantwoordelijk voor het beheer van het systeem

 Voert gebruikers in en kan deze verwijderen

 Zorgt voor de managementinformatie

 Is het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers

 Is de schakel naar de functioneel beheerder, MULTIsignaal

 Neemt deel in het gebruikersoverleg verwijsindex Maastricht-Heuvelland (4 keer per jaar)

 Heeft affiniteit met systemen, hoeft niet technisch te zijn;

 Heeft goed zicht op procedures in de eigen organisatie en op mutaties in het personeelsbestand.

(3)

Tekenen aansluitovereenkomst De instantiebeheerder verwerkt de meldcriteria in de aansluitovereenkomst Verwijsindex, vult de gegevens aan en stuurt twee getekende exemplaren van de aansluitovereenkomst naar de procesmanager CJG. De procesmanager CJG verwerkt deze aansluitovereenkomst en informeert de functioneel beheerder zodat praktische aansluiting gerealiseerd kan worden.

De instantiebeheerder stuurt het privacyreglement naar de procesmanager CJG. Toetsing van het privacyreglement vindt plaats door een privacy- functionaris van de gemeente Maastricht.

Getekende aansluitovereenkomst verwijsindex, in tweevoud

Privacy reglement van de instelling

Praktische aansluiting De functioneel beheerder, MULTIsignaal, neemt contact op met

instantiebeheerder en realiseert de praktische aansluiting op de verwijsindex.

Daarmee wordt tegelijkertijd de aansluiting gerealiseerd op de landelijke Verwijsindex (VIR)

Vul het Excelbestand, dat u ontvangt van de functioneel beheerder, in met gegevens van de meldingsbevoegden en stuur deze retour.

Het ingevulde bestand heeft de functioneel beheerder nodig om de meldingsbevoegden (gebruikers) aan te melden in het systeem van MULTIsignaal.

Het Excelbestand bevat de volgende mappen:

instanties, locaties, medewerkers (meldingsbevoegden) en een toelichting.

In de toelichting staat wat ingevuld moet worden.

De gele velden zijn verplicht.

Exelbestand via functioneel beheerder, MULTIsignaal Hieronder volgen een aantal aandachtspunten:

Het UNIEK kenmerk instantie heeft de functioneel beheerder al ingevuld.

Bepaal uit hoeveel locaties uw instantie bestaat.

Een organisatie wordt in de Verwijsindex ingebracht als instantie.

Een instantie bestaat uit minimaal 1 locatie, maar dit kunnen er ook meer zijn.

Vul de wachtwoorden in.

De wachtwoorden voert u als organisatie in het Excelbestand in, de gebruiker kan deze wijzigen bij de eerste keer inloggen. Na het inbrengen in de Verwijsindex door de functioneel beheerder ontvangt de gebruiker een geautomatiseerde email om telefoonnummer en emailadres te verifiëren.

Bij “rechten” geeft u aan of de melder een gebruiker of instantiebeheerder is.

Rechten gebruiker:

• Jongeren 0-23 jaar signaleren

• De door de gebruiker zelf gesignaleerde jongeren opzoeken en zorgcoördinatie vastleggen

• Afstemming vastleggen

• Eigen wachtwoord wijzigen

• Managementinformatie op de eigen persoon samenstellen

(4)

Rechten instantiebeheerder:

• Jongeren 0-23 jaar signaleren

• De door de eigen organisatie gesignaleerde jongeren opzoeken en zorgcoördinatie vastleggen

• Afstemming vastleggen.

• Wachtwoord wijzigen voor gebruikers van eigen organisatie

• Medewerkers toevoegen en verwijderen van eigen organisatie

• Managementinformatie van de eigen organisatie samenstellen.

Bepaal of u een koppeling wilt tussen de eigen applicatie en Multisignaal.

Dit is mogelijk, maar hier zijn wel kosten voor eigen rekening aan verbonden..

Als u dit overweegt, houdt u er dan rekening mee dat de inlognamen in de verwijsindex hetzelfde moeten zijn als in het eigen systeem.

Zorg dat de

meldingsbevoegden weten hoe de verwijsindex werkt.

Een instructie staat op de website van CJG Maastricht, onderdeel professionals.

Hiervoor heeft uw instantie een inlogcode nodig, die u kunt krijgen via info@cjgmaastricht.nl. De inlogcode is uniek voor iedere instantie, niet voor iedere professional.

Melding aan de verwijsindex geschiedt via de website van MULTIsignaal.

De procesmanager verwijsindex kan een toelichting geven op het gebruik van de verwijsindex voor de meldingsbevoegden.

www.cjgmaastricht.nl

www.multisignaal.nl

Deelname aan het

gebruikersoverleg verwijsindex Maastricht-Heuvelland

Het gebruikersoverleg is bedoeld voor de gebruikers van de Verwijsindex Maastricht-Heuvelland. Meestal sluit de instantiebeheerder aan. Deelname van een vertegenwoordiger van de instantie is gewenst. De naam en het

emailadres van degene die deel zal nemen kunt u doorgeven aan de procesmanager CJG. De procesmanager CJG is voorzitter van het gebruikersoverleg. U ontvangt altijd een agenda en het verslag van het overleg. Het overleg vindt 4 keer per jaar plaats, te Maastricht.

www.cjgmaastricht.nl, onderdeel professionals/ verwijsindex, voor verslagen van het gebruikersoverleg

(5)

Procedure bij melding

Actie door:

meldingsbevoegde

Melding Hulpverlener bespreekt melding met ouder/verzorger/ jeugdige.

Hulpverlener motiveert en documenteert de melding in zijn / haar eigen dossier. Instantiebeheerder of medewerker meldt in de verwijsindex.

Inhoud van de melding:

1) Een melding wordt gekoppeld aan het BSN van de jeugdige, met als doel te waarborgen dat de melding betrekking heeft op die jeugdige.

2) Indien een meldingsbevoegde een jeugdige, die niet beschikt over een BSN, meldt in de verwijsindex biedt hij/zij daartoe de volgende gegevens van de jeugdige aan in de verwijsindex.

A. familienaam B. geboortedatum C. geslacht

Melding in de verwijsindex wordt overgenomen in de landelijke VIR.

Een melding blijft twee jaar in de verwijsindex staan, tenzij een

meldingsbevoegde besluit dat de melding geïnactiveerd kan worden. Het inactieve signaal blijft, als historisch gegeven, bewaard voor een periode van 5 jaar.

Artikel 7, 8 en 9 Samenwerkingsconvenant Verwijsindex Informatie over de verwijsindex op www.cjgmaastricht.nl

Alleen de meldingen van de instellingen, die vallen onder de algemene maatregel van bestuur volgens de Wet op de Jeugdzorg, worden overgenomen in de landelijke Verwijsindex.

In het gesprek met ouder/jongere is het van belang aan te geven dat het gaat om het verbinden van de naam van het kind/jongere aan de naam van de professional, om zo andere instanties te informeren dat er contact is tussen professional en kind/jongere.

Zie procedure verwijdering melding

(6)

Overdracht melding Een melding wordt op voorzet van de betrokken meldingsbevoegde actief door het functioneel beheer overgedragen aan een nieuwe

organisatie/meldingsbevoegde bij:

- overgang Jeugdgezondheidszorg als een kind 4 jaar wordt - overgang Basis- naar Voortgezet onderwijs

- verhuizing

Houdt hierbij rekening met de privacyregels van de eigen instelling.

De meldingsbevoegde van de nieuwe instantie dient het kind opnieuw, op basis van de eigen meldcriteria, te melden in Verwijsindex.

Artikel 15, Samenwerkingsconvenant Verwijsindex

Houdt er rekening mee dat bij deze melding de termijn van 2 jaar niet opnieuw in gaat.

Verwijdering melding Een melding wordt voorts in elk geval uit de verwijsindex verwijderd:

a. ten hoogste twee jaar nadat zij is gedaan

b. met ingang van de dag dat de jeugdige 23 jaar wordt c. zo spoedig mogelijk na het overlijden van de jeugdige

Een meldingsbevoegde kan via de functioneel beheerder een melding uit de verwijsindex laten verwijderen, indien naar zijn oordeel:

a. die melding niet terecht is gedaan

b. het eerder gesignaleerde risico niet meer aanwezig is.

Het daadwerkelijk verwijderen van het signaal uit de verwijsindex wordt uitgevoerd door het functioneel beheer, op voorzet van en na akkoord van de procesmanager verwijsindex Maastricht-Heuvelland

(7)

Procedure na een match

Actie door:

meldingsbevoegde

2 organisaties hebben een melding gemaakt over hetzelfde kind

Indien 2 organisaties een melding gemaakt hebben over hetzelfde kind verstuurt het systeem automatisch een mail naar beide meldingsbevoegden met de contactgegevens. Vanaf dat moment zullen de volgende stappen gezet moeten worden:

Melder 2 neemt contact op met melder 1 binnen 5 werkdagen in verband met afstemming

Indien melder 2 dit niet doet, zal melder 1 daarna binnen 5 werkdagen contact opnemen met melder 2 voor afstemming

Artikel 10 t/m 14, Samenwerkingsconvenant Verwijsindex

Afstemming na een match Bij deze afstemming moet het volgende besproken worden:

Welke informatie er gedeeld kan worden, met welke doelstelling (is er toestemming?).

Op welke manier zal deze informatie gedeeld worden en in welke frequentie?

Wie heeft de zorgcoördinatie?

Motiveer en documenteer in de eigen dossiers.

Artikel 12 en 13 Samenwerkingsconvenant Verwijsindex privacyreglement van de eigen instellingen.

I. Vraag je af of gegevensuitwisseling inzake de cliënt van evident belang is II. Denk aan subsidiariteit

III. Denk aan proportionaliteit

IV. Leg vast of cliënt ondubbelzinnige toestemming geeft V. Motiveer en documenteer

VI. Voldoe aan de rechten van de cliënt Bepalen van de zorgcoördinator

(in de verwijsindex:

hoofdregisseur)

Indien bepaald is wie de zorgcoördinator is, zal dit in de verwijsindex aangegeven moeten worden door bij deze melder de R (=regisseur) te veranderen in een H (=hoofdregisseur). Op dit moment is in het systeem zichtbaar dat er afstemming heeft plaatsgevonden.

Controle van de afstemming Procesmanager verwijsindex gaat 2x per maand na of er bij iedere match afgestemd is door middel van het bekijken van de H ’s bij alle matches.

Indien er bij een match geen hoofdregisseur bepaald is, zal een reminder in de vorm van een mail naar de betreffende meldingsbevoegden uitgaan met het verzoek dit alsnog te doen. Indien dit na 2 reminders alsnog niet gebeurd is zet de procesmanager een actie uit naar het management van de betreffende meldingsbevoegden.

Overdracht zorgcoördinatie Het is mogelijk dat de zorgcoördinator tussentijds wisselt. Dit kan bijvoorbeeld vanwege verhuizing, een andere rol, beter geschikt enz.

De overdracht van de ene naar de andere zorgcoördinator vindt plaats volgens de privacyregels van de eigen instelling.

De nieuwe zorgcoördinator past binnen 5 werkdagen na overdracht de

(8)

Procedure recht op inzage/verzoek tot correctie c.q. verwijdering

Actie door:

meldingsbevoegde

Inzage gegevens Signalering in de verwijsindex gebeurt met kennisgeving aan de

ouders/verzorgers/voogd van de jeugdige tot 16 jaar en de jeugdige zelf vanaf 12 jaar.

De ouders/verzorgers/voogd of de jongere kunnen vragen welke persoonsgegevens opgenomen zijn.

Procesmanager verwijsindex neemt het schriftelijk verzoek in ontvangst en controleert:

a) paspoort / identiteitsbewijs b) ouderlijke macht

c) bij de instelling of het bezwaarlijk is om inzage te verschaffen, vanwege toepasselijkheid van artikel 43 Wbp.

Indien inzage geweigerd dient te worden op grond van artikel 43 Wbp wordt ouder/verzorger/jongere per brief geïnformeerd dat geen inzage kan plaatsvinden.

Indien geen sprake van artikel 43 Wpb nodigt procesmanager ouder/verzorger/jongere uit voor inzage.

De procesmanager adviseert de gemeente Maastricht inzake het verzoek om inzage.

Het besluit van B&W vindt plaats binnen 4 weken na registratie ingekomen verzoek.

Procesmanager verwijsindex stelt ouder/verzorger/voogd/jongere op de hoogte van het besluit.

Tegen de beslissing kan op grond van Awb bezwaar worden gemaakt (art. 45 Wbp).

Via het formulier verwijsindex: inzage, wijziging of aanvulling, verwijdering via www.cjgmaastricht.nl, onderdeel professionals downloaden

of via een schriftelijk verzoek ter attentie van het college van B&W van de gemeente waar kind/jongere woonachtig is

of via een schriftelijk verzoek ter attentie van de procesmanager verwijsindex, via veiligheidshuis@maastricht.nl

Schriftelijk verzoek kan dus rechtstreeks bij de procesmanager verwijsindex binnenkomen (en wordt door procesmanager geregistreerd)

of wordt via de gemeente waar het verzoek binnenkomt en, na registratie, naar de procesmanager gezonden.

De procesmanager stuurt een kopie van het verzoek naar de instantie(s) die heeft/hebben gemeld met het verzoek een onderbouwd advies te leveren tbv B&W ten aanzien van het verzoek (art. 2q Wet op de jeugdzorg).

De gemeente Maastricht is gemandateerd door de Heuvelland gemeenten om dit besluit namens hen te nemen.

(9)

Actie door:

Beleidsmedewerker betreffende woongemeente

Verzoek tot correctie / verwijdering gegevens

Beschrijving

Als ouder/verzorger/jongere het niet eens is met de opname van de gegevens in de verwijsindex kan hij/zij een schriftelijk verzoek indienen bij de betreffende woongemeente om correctie, aanvulling of verwijdering.

De procesmanager verwijsindex neemt het schriftelijk verzoek in ontvangst en controleert:

Procesmanager verwijsindex wint advies in bij de meldingsbevoegde van de instantie. Heeft de melding terecht plaatsgevonden op basis van de vastgestelde meldcriteria? Meldingsbevoegde geeft dit advies op basis van aangelegd dossier t.b.v. melding.

Toelichting/benodigdheden

(10)

Actie door:

Beleidsmedewerker betreffende woongemeente Verzet;

Beschrijving

Ouder/verzorger/voogd/ jongere kan vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden verzet aantekenen tegen opname in de verwijsindex.

Dit moet gemotiveerd worden.

Procesmanager verwijsindex neemt het schriftelijk verzoek in ontvangst en controleert:

Procesmanager verwijsindex wint advies in bij de meldingsbevoegde van de instantie. Heeft de melding terecht plaatsgevonden op basis van de vastgestelde meldcriteria?

Meldingsbevoegde geeft dit advies op basis van aangelegd dossier t.b.v.

melding.

Toelichting/ benodigdheden