Europese subsidies en projecten:
nut – noodzaak - procedures
Karen Vancluysen Directeur Onderzoek POLIS
Utrecht, 8 oktober 2009
www.polis-online.org
POLIS
Europees netwerk van steden en regio’s rond innovatie in stedelijke mobiliteit
Gesticht in 1989
70 leden
Huidig voorzitter: Barcelona
Raad van Bestuur: 10 leden
Kantoor in Brussel, 9 werknemers
POLIS
Uitwisseling van ervaringen en kennisoverdracht tussen lokale en regionale overheden en andere Europese stakeholders in de transportsector aanmoedigen
De deelname van Polis leden in Europese projecten actief ondersteunen en zo onderzoek en innovatie rond transport toegankelijker maken voor steden en regio’s
Optreden als communicatiekanaal van steden en regio’s tov de Europese instellingen mbt transport / stedelijke en regionale mobiliteit
mobility
sa... en... econo...
Barrières / Uitdagingen
“Ik kan dit probleem niet in mijn eentje oplossen.
Kan Europa hulp bieden?”
Barrières / Uitdagingen
“Ik zou graag een Europees project opzetten / partner worden in een Europees project. Waar en hoe vind ik
de geschikte partners?”
Barrières / Uitdagingen
“Zal ik kunnen voldoen aan alle formele,
administratieve en financiële vereisten? Is het niet te veel bureaucratie? Hoe schrijf ik een goed
projectvoorstel? Wie kan mij helpen?”
Waarom deelnemen aan Europese projecten?
• Je eigen stad/regio op de Europese kaart plaatsen
• Een link leggen tussen je lokale beleid en de Europese agenda
• Het Europese beleid beïnvloeden
• Samenwerken met andere steden en regio’s
• Leren van de successen en fouten van anderen
• Lokale stakeholders op een nieuwe manier engageren
• Een antwoord bieden op globale uitdagingen door deel uit te maken van een internationaal project
• Bijkomende financiering
• ...
Procedures
• Verschillende subsidieprogramma’s
• Subsidieprogramma’s publiceren regelmatig
oproepen voor projectvoorstellen. Dit wil zeggen dat voorstellen:
o Ingediend moeten worden voor een bepaalde deadline
o Moeten passen binnen opgegeven en welomlijnde thematische prioriteiten
o Gebruik moeten maken van vastgelegde formulieren
o De vereiste partnerstructuur hebben (meestal transnationaal) o Voldoen aan bepaalde administratieve vereisten, financiële
restricties en financieringsprincipes
Procedures
• Na de deadline, worden alle projectvoorstellen die voor een bepaalde oproep zijn ingediend geëvalueerd door externe experts
• Enkel de beste voorstellen worden gefinancierd binnen de grenzen van het beschikbare totale EC budget
o
Daardoor worden zelfs projectvoorstellen die voldoen aan de kwaliteitscriteria soms niet gefinancierd!
Procedures
• Geselecteerde voorstellen worden uitgenodigd voor onderhandeling met EC
o Projectvoorstel moet mogelijk aangepast worden op basis van commentaar van de evaluatoren, bijv. ivm budget, samenstelling consortium, soort activiteiten...
• Afsluiten van contract tussen EC en coördinator / consortium
• Start van het project!
• Hele traject van indienen
tot start neemt makkelijk
een jaar in beslag!
Van idee tot projectvoorstel
1. Structureer je ideeën en vat ze samen
⇒ Het is beter om vanuit je eigen ideeën te vertrekken dan vanuit de financieringinstrumenten die op dat moment toevallig beschikbaar zijn
⇒ Dit helpt je om te focussen op je reële behoeften – hoe duidelijker die gedefinieerd zijn, hoe makkelijker het is om de juiste financieringsinstrumenten te
vinden
Van idee tot projectvoorstel
2. Binnen welk subsidieprogramma zou mijn idee kunnen passen?
⇒ zie vorige presentatie
⇒ KP 7, Intelligent Energy for Europe, INTERREG, LIFE+...
⇒ zijn er oproepen voor projectvoorstellen open of op komst onder dit programma?
⇒ bevat de oproep prioriteiten waarbinnen mijn idee zou passen?
⇒ Bij twijfel, neem contact op met lokale contactpunten (of Europese netwerken als POLIS) – voor sommige
subsidieprogramma’s is het ook mogelijk om de geschiktheid van een projectidee af te toetsen bij de EC
Van idee tot projectvoorstel
3. Wie worden mijn partners?
⇒ meestal vereist om projectconsortium op te zetten met partners van verschillende landen (specifieke oproep specifieert minimum)
⇒ op zoek naar partners? via CORDIS, organisaties en netwerken zoals Polis,
ervaren consultants
Van idee tot projectvoorstel
4. Aan het werk: je projectvoorstel
⇒ Gebruik verplichte templates eigen aan het
financieringsprogramma en de specifieke oproep en leef formele vereisten strikt na!
⇒ Basisingrediënten:
⇒ Consortium
⇒ Onderzoek, technologische ontwikkeling, demonstratie, uitwisseling... (afhankelijk van subsidieprogramma)
⇒ Werkpakketten, taken, deliverables, milestones
⇒ Management: coördinator, werkpakketleiders, administratie, budget, rapportage
⇒ Verspreiding van resultaten
⇒ Evaluatie, impact
⇒ Europese toegevoegde waarde
Aandachtspunten
Lees de regels en indieningsformulieren zorgvuldig na voor je begint, om onaangename verrassingen vlak voor het indienen van je voorstel te vermijden!
Hou rekening met evaluatiecriteria en verwachte impact zoals gespecifieerd in de oproep
Belang van goede coördinator om projectvoorstel te ontwikkelen:
Schrijft een substantieel deel van het voorstel (vooral mbt algemene doelstellingen, impact, relevantie voor de call)
Vormt bijdragen van andere partners om tot coherent geheel
Verzekert complementariteit tussen de respectievelijke lokale demonstratieprojecten
Een projectvoorstel is meer dan de som van individuele werkpakketten!
Aandachtspunten
Gebrek aan ervaring compliceert dingen soms mbt:
Het uitwerken van lokale projecten die effectief binnen de scope van de projectoproep vallen
Het inschatten van realistische budgetten voor de geplande activiteiten
Het vervullen van de noodzakelijke administratieve en financiële formaliteiten
Als je zelf de ervaring en / of tijd niet hebt, overweeg
dan om een ervaren consultant in te huren voor het
schrijven van een projectvoorstel
Relevante subsidieprogrammes
Typische rol van steden in projecten
• Onderzoeksprojecten met demonstratiecomponent
o Steden als test sites voor nieuwe technologieën
o Zevende kaderprogramma
• Demonstratieprojecten
o Implementatie van innovatieve lokale maatregelen, bijv. via CIVITAS (7 KP), INTERREG, LIFE+
• Uitwisselen van ervaringen, samenwerking met andere steden, campagnes
o Intelligent Energy for Europe
Projectvoorbeeld 7 KP
SMARTFREIGHT
• ontwikkelen, implementeren en evalueren van ICT oplossingen voor de integratie van stedelijke verkeersmanagementsystemen met het management van stedelijk goederenvervoer
• 1 test site (Trondheim), 3 simulaties (Winchester, Bologna, Dublin)
• 10 partners
• 3 jaar
• Totaal budget: 3.018.510 €, EC financiering: 2.209.098 €
Projectvoorbeeld 7 KP
SILENCE
• SILENCE ontwikkelde verschillende technologieën (mbt tot voertuigmotor, banden, wegdek, verkeersmanagement, ...) om de geluidsoverlast van wegverkeer in steden terug te dringen
• + 50 partners (industrie, onderzoek, steden, organisaties)
• 3.5 jaar
• Totaal budget: 7 miljoen €, EC financiering: 4 m €
Projectvoorbeeld 7 KP
NICHES+
• Analyse van succesvolle en innovatieve ‘niche’ maatregelen mbt mobiliteit en studie van hun overdraagbaarheid naar andere steden met het doel ze meer mainstream te maken
• Implementatiescenario’s voor 7 steden
• 6 partners, 3 jaar
• Total budget: 1.237.000 €, 100% gefinancierd
Intelligent Energy for Europe II – Projectvoorbeeld
PRESTO
• Promotie van fietsen rond 3 thema’s:
o Infrastructuur / planning o Mobiliteitsmanagement o Electrische fietsen
• 3 kernactiviteiten
o Showcases in 5 steden: ontwikkeling van infrastructuurplanen en implementatie van zachte maatregelen (mobiliteitsmanagement) o Training en e-learning
o Verspreiding van resultaten
• 12 partners, 1.9 m € (1.4 m€ EC), 30 maanden
Tips
• Doe het niet als je het eigenlijk niet wil doen (doe het niet voor het geld)
• Zorg voor politieke steun – en financiering
• Betrek alle relevante lokale stakeholders
• Denk in beleidstermen (Europees, regionaal, lokaal)
• Formuleer concrete en realistische doelstellingen en voorzie evaluatie
• Hecht belang aan gemeenschappelijke factoren en integratie
• Ontwikkel een duidelijk plan van aanpak
• Beschrijf hoe je Europese toegevoegde waarde zal bereiken
• Manage verwachtingen en wees voorbereid op mislukkingen
• Beschouw je voorstel als een eerste stap naar een innovatiestrategie
• Begin op tijd en zorg voor professionele ondersteuning
