Zorg van de Zaak Online Handleiding snel van start

Zorg van de Zaak Online

Handleiding – snel van start

Snelstart handleiding Zorg van de Zaak Online

Zorg van de Zaak Online is het klantportaal voor het beheren van- en inzicht verkrijgen in het verzuim van werknemers. Met Zorg van de Zaak Online kunt u verzuimzaken eenvoudig en volledig digitaal regelen, zoals het doorgeven van een verzuimmelding of werkhervatting. Ook biedt het portaal de mogelijkheden om correspondentie over verzuimzaken te bekijken, een verzuimprotocol in te stellen en verzuimcijfers van uw organisatie in te zien.

Met deze verkorte handleiding kunt u snel zelf aan de slag. De volledige gebruikershandleiding kunt u terugvinden in Zorg van de Zaak Online via Info > Help.

Let op! De functionaliteiten, rechten en mogelijkheden van het portaal verschillen per gebruikersrol. In deze verkorte handleiding beschrijven we de mogelijkheden vanuit de hoofdgebruiker: het administratoraccount.

1 Toegang tot het portaal

In dit hoofdstuk leest u hoe u een administratoraccount kunt aanmaken en inloggen.

1.1 Aanmaken van een administratoraccount

U ontvangt van Zorg van de Zaak een e-mail met instructies om een administratoraccount aan te maken. Dit account is bedoeld voor de hoofdgebruiker en geeft toegang tot alle functionaliteiten. Ook kunt u met dit account extra gebruikers aanmaken voor uw organisatie.

1.2 Inloggen

• Open een webbrowser

• Ga naar https://portaal.zorgvandezaak.nl

• Vul uw E-mailadres en uw Wachtwoord in.

• Klik op de knop Inloggen.

Tweestapsverificatie bij inloggen

Bescherm uw account door tweestapsverificatie in te stellen. U stelt dit als administrator één keer in voor dit account en bepaalt uit welke mogelijkheden alle (toekomstige) gebruikers binnen uw organisatie kunnen kiezen.

2 In het portaal

In dit hoofdstuk leest u meer over de belangrijkste functies en opties van Zorg van de Zaak Online.

2.1 Verzuimmelding / werkhervatting

Dit kan vanaf het beginscherm (1) of via de knop Werknemers (5).

Het doorgeven van een verzuimmelding

hervatting: doorgeven verzuimmelding en/of (gedeeltelijke of volledige) werkhervatting

2. Profiel: aanpassen van uw voorkeuren

3. Instellingen: instellen van een verzuimprotocol 4. Menu: beheren van

gebruikers

5. Werknemers: overzicht van uw werknemers

6. Taken

7. Correspondentie 8. Afspraken 9. Rapporten

5 6

4 2

1

3 1

7 8 9

2.2 Profiel

In dit hoofdstuk leest u meer over uw profiel. Hier kunt u voorkeuren doorgeven en aanpassen, zoals

• het wijzigen van uw e-mailadres / gebruikersnaam,

• het instellen van emailalerts,

• het aanpassen van de tweestapsverificatie en

• het instellen van waarneming tijdens verlof of vakantie.

U kunt uw voorkeuren en gegevens doorgeven en aan- passen via uw naam > profiel.

Instellen van emailalerts

U kunt een emailalert instellen voor een dagrapport.

Dit betekent dat u dagelijks een mail ontvangt met een overzicht van:

• De (spreekuur)afspraken die de komende 7 kalender dagen voor uw werknemers staan gepland.

• Adviezen van onze professionals die de dag ervoor zijn afgerond. Deze adviezen zijn automatisch in het verzuimdossier van de werknemer geplaatst.

• Openstaande taken waarvan de deadline is verstreken.

• Procesnotities die in het dossier van de arbodienst zijn aangemaakt en waarvan de arbodienst heeft aangegeven dat deze notitie in het dossier in Zorg van de Zaak Online beschikbaar moet komen.

Als er geen meldingen voor u zijn, ontvangt u geen dagrapport.

U kunt een emailalert instellen voor uw takenlijst. Dit betekent dat u 7 kalenderdagen vóór de deadline van een taak een emailalert ontvangt. De emailalert heeft geen invloed op de taak maar zorgt er wel voor dat u weet welke taken er aan komen.

1 1

2.3 Instellen verzuimprotocol

Het verzuimprotocol is een handige functionaliteit van het portaal. Door het protocol in te stellen, zorgt u ervoor dat er automatisch taken worden aangemaakt na het doorgeven van de verzuimmelding van een werknemer.

U kunt het verzuimprotocol instellen via:

[Menu] Instellingen > Verzuimprotocol. Op deze pagina vindt u ook een download met verdere uitleg over de inrichting van het verzuimprotocol.

Let op: Als u meerdere rollen heeft, worden alleen de taken getoond die bij de betreffende rol horen. U selec- teert de rol bij de knop ‘Mijn profiel’.

1 2

4 3

3

[Menu]

1. Instellingen 2. Gebruikersbeheer 3. Verzuimprotocol 4. Help

2.5 Werknemers

Onder de knop Werknemers vindt u een overzicht van uw werknemers.

2.5.1 Werknemerinformatie

Als u een werknemer selecteert, komt u in een volgend scherm. In dit scherm kunt u verzuim- en werkher- vattingmelding doorgeven. Ook vindt u hier verdere informatie over de werknemer terug, waaronder: NAW- en dienstverbandgegevens, het verzuim re-integratie dossier, de verzuimkalender en een overzicht van de afspraken met onze professionals.

Let op: de inhoud is afhankelijk van de gebruikersrol.

Taken

U kunt hier uw taken terugvinden. Deze zijn afkomstig uit het verzuimprotocol én taken die u zelf handmatig heeft toegevoegd.

Correspondentie

Hier vindt u onze correspondentie terug over de verzuimbegeleiding van uw werknemers.

Let op, wij communiceren steeds meer digitaal.

Afspraken

Bekijk een overzicht van de afspraken tussen uw werk- nemers en onze professionals.

Rapporten

Via Rapporten kunt u rapportages over het verzuim in uw organisatie genereren en inzien. Het Dashboard is hierin de meest uitgebreide variant. U kunt dan met behulp van widgets zelf kiezen welke informatie u wilt laten zien.

6 6

7 7

8 8

9 9