Gebruikersinstructie
Urenregistratie, accorderen & gereed melden van uren in AFAS Insite
Versie 1.3 - februari 2020
Doel
A) Het registreren van gewerkte- en overwerkuren door EP (Eigen Personeel) en AP (Ander Personeel = externe) medewerkers in AFAS Insite;
B) het accorderen van geregistreerde uren projectleiders: en
C) het gereed melden van geregistreerde uren door leidinggevenden /afdelingsmanagers in AFAS Insite.
Inleiding
Het registreren van gewerkte- en overwerkuren wordt door alle medewerkers van Fudura gedaan in AFAS Insite (de website van AFAS) of via de AFAS Pocket App. Ook het accorderen van uren op projecten door projectleiders en het gereed melden van geregistreerde- en geaccordeerde uren door leidinggevenden/afdelingsmanagers wordt gedaan in AFAS Insite.
Inhoud
A) Registreren van uren in AFAS Insite 2
Het registreren van verlofuren wordt gedaan in de applicatie SuccesFactors van Enexis.
De uitleg voor de registratie van verlofuren in SuccesFactors valt buiten deze gebruikersinstructie.
Let op!
1
2 3
Ga naar het Fudura Intranet ‘Joost’ (via webbrowser Microsoft Edge).
Onderstaand scherm wordt geopend:
Klik op de homepage op de directe link ‘Insite’
Log in op het scherm hieronder:
• Gebruikersnaam: 85483. <Eerste letter voornaam + achternaam volledig> bv. 85483.jwieringa of 85483.edekreek of 85483.jkuppen
• Wachtwoord: eerste keer opvragen door klikken op [Wachtwoord opvragen] Type je gebruikersnaam in en je ontvangt een e-mail met een link om je wachtwoord in te stellen.
A) Registreren van uren in AFAS Insite
5
Het volgende scherm toont het weekoverzicht. Door te klikken op instellingen kunnen ook weekend dagen worden getoond.Alle roosteruren dienen in deze omgeving ingevoerd te worden, inclusief feestdagen, overwerk en ziekte.
4
Als je bent ingelogd kom je op je eigen startpagina. Vervolgens klik je op de tekst ‘Uren boeken’of op het bijbehorende icoontje.
P.S. Op de startpagina vindt je rechtsbovenin de installatie instructie om de AFAS Pocket App te downloaden en te installeren. Klik op het icoontje of de tekst!
Hieronder wordt per veld aangegeven wat ingevuld dient te worden:
Tijdsduur: De tijdsduur betreft de geselecteerde uren in de vorige stap.
De tijdsduur is handmatig aan te passen.
Project: Het veld ‘Project’ dient ingevuld te worden wanneer er gewerkt wordt aan een klantproject (infra/ metering/ datadiensten), changeproject (bijv. G2C of A4all)
of ICT-project (beheer). Door op het vergrootglas te klikken verschijnt de lijst met projecten.
Binnen de lijst kan gezocht door trefwoorden in te voeren in de rood gemarkeerde velden in onderstaande printscreen.
Projectfase
Begin- /eindtijd
Het veld ‘Projectfase’ dient verplicht gevuld te worden wanneer het gekozen project uit meerdere onderdelen bestaat. Door op het vergrootglas te klikken verschijnt de lijst met de projectfases. Wanneer het projectnummer is ingevuld zijn alleen de projectfases zichtbaar behorende bij het gekozen project. Het is ook mogelijk om het nummer van de projectfase direct in te voeren.
Alleen invullen bij overwerk met de begin- en eindtijd van het overwerk. Wanneer overwerk doorloopt van bijvoorbeeld van zaterdag naar zondag i.v.m. storing dient dit zowel op zaterdag (tot 24.00 uur) als op zondag (vanaf 00.00 uur) ingevoerd te worden.
Projectfase
Het veld ‘Projectfase’ dient verplicht gevuld te worden wanneer het gekozen project uit meerdere onderdelen bestaat. Door op het vergrootglas te klikken verschijnt de lijst met de projectfases. Wanneer het projectnummer is ingevuld zijn alleen de projectfases zichtbaar behorende bij het gekozen project. Het is ook mogelijk om het nummer van de projectfase direct in te voeren.
Werksoort = sinds december 2019 veranderd in Itemcode
De itemcode is een verplicht veld (zie gele sterretje) om in te voeren. Door op het vergrootglas te klikken verschijnt de lijst met werksoorten. Binnen de lijst kan gezocht door trefwoorden in te voeren in de rood gemarkeerde velden in onderstaande printscreen.
In de lijst met werksoorten zijn standaarduren opgenomen, maar ook werksoorten voor specifieke werkzaamheden. Daarnaast kan in de lijst met werksoorten ook de keuze gemaakt worden uit verschillende types overuren en verlof.
Enkele voorbeelden
Standaarduren:Feestdag:
Projecturen:
Ziekte:
Urensoort:
Het veld urensoort is gekoppeld aan de werksoort en wordt automatisch gevuld door AFAS (G = gewerkt, O = overuren en V = Verlof)
Omschrijving:
Het veld omschrijving is gekoppeld aan werksoort en wordt automatisch gevuld door AFAS.
Wanneer alle roosteruren van een werkweek ingevoerd en gespecificeerd zijn, kan de week afgesloten worden. Na het afsluiten verschijnt een ‘slot’ in beeld. Zie grijs veld rechts in de maandweergave om de week af te sluiten.
De uren worden vervolgens aangeboden aan projectleider voor accordering en daarna aan de leidinggevende/afdelingsmanager voor gereed melding.
Opmerking:
Een afgesloten week kan nog worden vrijgegeven wanneer er nog wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Dit kan zolang de geregistreerde uren nog niet zijn geaccordeerd of gereed gemeld.
Opmerking:
Wanneer het einde van de maand midden in de week valt, kunnen de uren t/m de laatste dag van de maand worden geregistreerd en de week worden afgesloten in AFAS Insite. In de nieuwe maand kan de afgesloten week opnieuw worden vrijgegeven en kunnen de overige dagen van de week worden geregistreerd en afgesloten. Uren van de afgesloten maand kunnen niet meer aangepast worden als deze zijn gereed gemeld.
Opmerking:
Uren die geregistreerd worden in Fieldbuddy worden iedere avond (21:00 uur)
automatisch geimporteerd in AFAS Insite. Medewerkers die uren registreren in Fieldbuddy
dienen nog wel de week af te sluiten in AFAS Insite.
B) Accorderen van geregistreerde uren door projectleiders in AFAS Insite
Uren die medewerkers registreren op een klantproject (infra/ metering/ datadiensten), changeproject (bijv. G2C of A4all) of ICT-project (beheer) worden in AFAS aangeboden aan deprojectleider ter beoordeling en accordering. Na accordering van de projectleider worden de uren aangeboden aan de leidinggevende van de medewerker ter gereedmelding van de uren.
Voor het inloggen in AFAS Insite stap 1 t/m 3 zie deel ‘A) Registreren van uren in AFAS Insite’ van deze werkinstructie.
1
Als je bent ingelogd kom je op je eigen startpagina.Vervolgens klik je op ‘Projecten’.
2
de Urenportaal staan de uren die geaccordeerd moeten worden in het menu ‘Te accorderen’.Door een vinkje te zetten bij de geregistreerde uren kunnen de uren geaccordeerd of afgekeurd worden. Bij Afkeuren dient een toelichting meegegeven te worden. De uren komen vervolgens terug bij de medewerker die ze kan aanpassen.
C) Gereed melden van geregistreerde uren door leidinggevenden /afdelingsmanagers in AFAS Insite
Geregistreerde uren door medewerkers worden aangeboden aan de leidinggevende afdelingsmanager ter beoordeling en gereed melding. Uren die op een klantproject (infra/
metering/ datadiensten), changeproject (bijv. G2C of A4all) of ICT-project (beheer) worden geregistreerd, worden eerst naar de projectleider doorgezet ter accordering, waarna ze worden doorgezet naar de leidinggevende/afdelingsmanager. Uren die niet op een klantproject worden geregistreerd, gaan direct naar de leidinggevende/afdelingsmanager.
Voor het inloggen in AFAS Insite stap 1 t/m 3 zie deel ‘A) Registreren van uren in AFAS Insite’ van deze werkinstructie.
1
Als je bent ingelogd kom je op je eigen startpagina.Vervolgens klik je op ‘Projecten’.
2
3
In de Urenportal staan de uren die gereed gemeld moeten worden in het menu ‘Gereed te melden’. Door een vinkje te zetten bij de geregistreerde uren kunnen de uren gereed gemeld of afgekeurd worden. Bij Afkeuren dient een toelichting meegegeven te worden. De uren komen vervolgens terug bij de medewerker die ze kan aanpassen.
Overzichten van gereed gemelde uren kunnen naar Excel geëxporteerd worden via het menu
‘Gereed gemelde uren’ door te klikken op het icoontje ‘Gegevens exporteren’.
