Werkovereenkomst
tussen Eurojust en het Home Office, namens de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland tot uitvoering van
de Handels- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en het Verenigd Koninkrijk van
Groot-Brittannië en Noord-Ierland
Werkovereenkomst tussen Eurojust en het Home Office, namens de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-
Ierland tot uitvoering van de Handels- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en
het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland
Het Home Office, namens de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk van Groot- Brittannië en Noord-Ierland (hierna “Verenigd Koninkrijk” genoemd)
en
het Agentschap van de Europese Unie voor justitiële samenwerking in strafzaken (hierna
“Eurojust” genoemd), gezamenlijk aangeduid als de “partijen”,
Gezien de Handels- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord- Ierland (hierna de “overeenkomst” genoemd), met name artikel 594 van de overeenkomst, Gezien het reglement van orde van Eurojust, zoals gewijzigd, goedgekeurd door de Raad bij
Uitvoeringsbesluit (EU) 2019/2250 van 19 december 2019 en Uitvoeringsbesluit (EU) 2020/1114 van 23 juli 2020 en vastgesteld door het college op respectievelijk 20 december 2019 en 24 juli 2020 (hierna “het reglement van orde van Eurojust”
genoemd), met name artikel 5, lid 5, punt b),
Gezien de procedureregels voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens bij Eurojust, goedgekeurd door de Raad bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2019/2250 van 19 december 2019 en goedgekeurd door het college op 20 december 2019,
Gelet op het feit dat de overdracht van persoonsgegevens door Eurojust naar de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk op grond van deze werkovereenkomst alleen mag plaatsvinden in overeenstemming met Verordening (EU) 2018/1727 en dat de overdracht van persoonsgegevens door de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk naar Eurojust op grond van deze werkovereenkomst alleen mag plaatsvinden in overeenstemming met de gegevensbeschermingsvoorschriften voor internationale overdrachten van het Verenigd Koninkrijk,
ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:
HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Doel
Het doel van deze werkovereenkomst is de uitvoering van de relevante bepalingen in de overeenkomst met betrekking tot de samenwerking met Eurojust, met name deel drie, titel IV, van de overeenkomst.
Artikel 2
Bevoegde autoriteiten voor de uitvoering en gezamenlijke evaluatie van de werkovereenkomst
De uitvoering van deze werkovereenkomst en de gezamenlijke evaluatie zoals bedoeld in artikel 19 van deze werkovereenkomst vinden plaats onder het directe toezicht van:
(a) namens de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland, het Home Office;
(b) namens Eurojust, een door het college benoemd nationaal lid.
HOOFDSTUK II SAMENWERKINGSWIJZEN
Artikel 3
Verbindingsmagistraat bij Eurojust
1. Het Verenigd Koninkrijk detacheert een verbindingsmagistraat bij Eurojust, die kan worden bijgestaan door maximaal vijf personen, waaronder medewerkers en ander ondersteunend personeel.
2. Het aantal medewerkers en ander ondersteunend personeel, dat niet meer bedraagt dan in totaal vijf personen, kan worden gewijzigd middels overeenstemming tussen de partijen via briefwisseling. De verbindingsmagistraat, zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel zijn niet onderworpen aan enige contractuele relatie met Eurojust.
3. De verbindingsmagistraat ondersteunt de verbetering van de samenwerking tussen de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk en de lidstaten van de Europese Unie, onder meer door te zorgen voor de passende coördinatie van onderzoeken en vervolgingen die betrekking hebben op het Verenigd Koninkrijk en die worden ondersteund door Eurojust.
4. Het Verenigd Koninkrijk informeert Eurojust schriftelijk over de benoeming van de verbindingsmagistraat, zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel. Deze kennisgeving bevat onder meer informatie over de duur van de benoemingen, een indicatie van welke medewerkers de verbindingsmagistraat kunnen vervangen, de overeenkomstig artikel 585, lid 4, van de overeenkomst verleende bevoegdheden en hun deskundigheidsgebieden. Eventuele wijzigingen worden onmiddellijk meegedeeld aan Eurojust.
5. De verbindingsmagistraat, zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel houden zich aan de regels en voorschriften van Eurojust.
6. Ten behoeve van artikel 585, lid 8, van de overeenkomst wordt onder “werkdocumenten”
verstaan: alle dossiers, correspondentie, documenten, manuscripten, computer- en mediagegevens, foto’s, films, video’s en geluidsopnamen die eigendom zijn van de verbindingsmagistraat, zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel.
Artikel 4
Verbindingsmagistraat van Eurojust
Overeenkomstig artikel 586 van de overeenkomst kan Eurojust een verbindingsmagistraat naar het Verenigd Koninkrijk detacheren. Indien Eurojust daartoe besluit, worden de rechten en verplichtingen van de verbindingsmagistraat, evenals de daarmee gepaard gaande kosten, geregeld in een afzonderlijke werkovereenkomst.
Artikel 5 Contactpunten
1. De door het Verenigd Koninkrijk krachtens artikel 690, lid 6, punten e) en f), van de overeenkomst meegedeelde contactpunten faciliteren, uitsluitend in afwezigheid van de verbindingsmagistraat of zijn of haar medewerkers, de uitwisseling van informatie met de nationale leden en zorgen ervoor dat de informatie onmiddellijk wordt gedeeld met de betreffende bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk.
2. De contactpunten kunnen ook worden gebruikt om strategische informatie van gemeenschappelijk belang voor Eurojust en het Verenigd Koninkrijk over te brengen ten behoeve van het realiseren van hun doelstellingen en het doeltreffender coördineren van hun activiteiten. De partijen informeren elkaar met name over activiteiten en initiatieven die relevant kunnen zijn voor de andere partij.
3. Eurojust wordt door het Verenigd Koninkrijk met behulp van het specifieke Eurojust-model geïnformeerd over de kennisgeving van contactpunten overeenkomstig de overeenkomst, evenals over eventuele wijzigingen van een dergelijke kennisgeving.
Artikel 6
Kantoorruimte en andere faciliteiten
1. Eurojust spant zich in om voldoende faciliteiten te verstrekken aan de verbindingsmagistraat, diens medewerkers en ondersteunend personeel, binnen de beperkingen van de infrastructuur en onder voorbehoud van de beschikbaarheid van middelen.
2. Deze faciliteiten omvatten kantoorruimte voor de verbindingsmagistraat. Kantoorruimte voor zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel wordt verstrekt voor zover mogelijk.
3. De in lid 1 van dit artikel bedoelde faciliteiten kunnen tevens de volgende diensten omvatten:
a. computer, laptop en mobiele telefoon;
b. e-mailaccount van Eurojust;
c. visitekaartjes van Eurojust;
d. gebruik van vergaderruimten en faciliteiten voor videoconferenties;
e. toegang tot het intranet en extranet van Eurojust, voor zover passend;
f. toegang tot de Knowledge Management Interface;
g. toegang tot de bibliotheek;
h. toegang tot en gebruik van de toepassing Case Information Form;
i. toegang tot en gebruik van het Document Management System (DMS) voor het maken en opslaan van de eigen documenten en voor het bekijken en verwerken van documenten waarvoor hen toegang is verleend.
4. Eurojust kan verzoeken om vergoeding voor alle of een deel van de uitgaven die worden gedaan bij de verlening van deze faciliteiten. Indien een dergelijk verzoek wordt gedaan, overleggen de partijen met elkaar om het te betalen bedrag vast te stellen en overeen te komen. Indien de partijen geen overeenstemming kunnen bereiken, is artikel 20 van deze werkovereenkomst van toepassing.
5. Eurojust kan, op verzoek en voor zover mogelijk, het verblijf en de integratie in Nederland van de verbindingsmagistraat, zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel faciliteren.
Artikel 7
Deelname aan de plenaire vergaderingen van het college
1. De verbindingsmagistraat en/of zijn of haar medewerkers kunnen, op uitnodiging van de voorzitter, vergaderingen van het college bijwonen als waarnemers, zonder stemrecht. De verbindingsmagistraat en/of zijn of haar medewerkers mogen in het bijzonder de volgende vergaderingen bijwonen:
(a) de operationele rondvraag voor de bespreking van operationele zaken, in lijn met artikel 3, lid 1, punt a), van Besluit 2017-24 van het college inzake de praktische regelingen voor verbindingsmagistraten van derde landen die naar Eurojust zijn gedetacheerd, zoals gewijzigd bij Besluit 2021-07 van het college van 14 september 2021;
(b) andere delen van vergaderingen van het college waar het nodig is standpunten of kennis te delen.
2. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers kunnen door de voorzitter worden geraadpleegd over kwesties die verband houden met de werkzaamheden van het college wanneer deze direct van invloed zijn op zijn of haar detachering naar Eurojust.
3. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers ontvangen de agenda van de vergaderingen van het college en de relevante documenten voor de vergaderingen of delen van de vergaderingen waarvoor zij zijn uitgenodigd.
Artikel 8
Deelname aan en organisatie van operationele vergaderingen en coördinatiecentra 1. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers kunnen deelnemen aan de
operationele vergaderingen en coördinatiecentra waarbij het Verenigd Koninkrijk betrokken is, op uitnodiging van het nationale lid/de nationale leden die de vergadering of het centrum organiseren en met goedkeuring van de andere bij de zaak betrokken nationale leden.
2. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers kunnen bij een of meer van de bij een zaak betrokken deelnemers een verzoek indienen om deel te nemen aan operationele vergaderingen of coördinatiecentra en/of deze bijeen te roepen.
3. Onder voorbehoud van de beschikbaarheid van middelen en op verzoek kan Eurojust de verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers inhoudelijke ondersteuning verlenen voor zijn of haar deelname aan operationele vergaderingen en coördinatiecentra. Dergelijke ondersteuning kan betrekking hebben op het opstellen van juridische en/of analytische bevindingen, adviezen en aanbevelingen over operationele zaken, de facilitering van de uitwisseling van operationele informatie met andere agentschappen en/of de facilitering van externe communicatie.
Artikel 9
Deelname aan de activiteiten van werkgroepen van het college
1. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers kunnen, op basis van hun deskundigheidsgebied en onder voorbehoud van een uitnodiging van de voorzitter van een werkgroep, worden betrokken bij de werkzaamheden van werkgroepen van het college, zoals vastgesteld in het reglement van orde van Eurojust.
2. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers hebben geen stemrecht in de werkgroepen.
3. De verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers ontvangen de documenten die verband houden met de activiteiten van de werkgroepen waarbij hij of zij is betrokken.
Artikel 10
Deelname aan strategische vergaderingen, trainingen, voorlichtingsactiviteiten en projecten
1. Op uitnodiging van de voorzitter van Eurojust kunnen de verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers strategische vergaderingen bijwonen.
2. Op uitnodiging van de voorzitter van Eurojust kunnen de verbindingsmagistraat en zijn of haar medewerkers personeelstrainingen bijwonen, in lijn met de interne voorschriften van Eurojust.
3. Op uitnodiging van de voorzitter van Eurojust kunnen de verbindingsmagistraat of zijn of haar medewerkers worden betrokken bij voorlichtingsactiviteiten en projecten die Eurojust organiseert, uitvoert of ondersteunt. Eurojust kan, met inachtneming van de beschikbaarheid van middelen, kosten van dienstreizen vergoeden voor de deelname van de verbindingsmagistraat of zijn of haar medewerkers, mits hij of zij optreedt in het belang van Eurojust.
HOOFDSTUK III
UITWISSELING VAN INFORMATIE
Artikel 11 Algemene bepaling
1. De uitwisseling en verdere verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met en op basis van de respectieve rechtskaders van de partijen, en deel drie, titel IV, en artikel 525 van de overeenkomst.
2. Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk houden een register bij van de toezending en ontvangst van de gegevens die in het kader van deze werkovereenkomst zijn meegedeeld, met opgave van de redenen voor die toezendingen.
Artikel 12
Doorgifte van bijzondere categorieën van persoonsgegevens
1. Bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 525, lid 2, punt b), van de overeenkomst mogen alleen worden verstrekt als ze strikt noodzakelijk zijn en evenredig met een doel zoals uiteengezet in overeenstemming met de artikelen 580 en 589 van de overeenkomst.
2. Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk zorgen voor passende waarborgen, met name passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in artikel 525, lid 2, punt c), van de overeenkomst, om rekening te houden met de bijzondere gevoeligheid van de in lid 1 van dit artikel genoemde categorieën persoonsgegevens en om te voorkomen dat natuurlijke personen op grond van deze persoonsgegevens worden gediscrimineerd.
Artikel 13
Rechten van de betrokkenen
1. Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk raadplegen elkaar voordat een besluit wordt genomen betreffende het verzoek om toegang, correctie, beperking of wissing van persoonsgegevens van een betrokkene die zijn verwerkt in het kader van deze werkovereenkomst om te waarborgen dat eventuele redenen voor de beperkingen overeenkomstig artikel 525, lid 2, punt d), van de overeenkomst, die zijn opgeworpen door de andere partij of, indien relevant, de nationale autoriteiten die de persoonsgegevens aanvankelijk hebben verstrekt, naar behoren in overweging zijn genomen.
2. Dergelijke raadplegingen vinden plaats via de verbindingsmagistraat.
Artikel 14
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk bewaren persoonsgegevens niet langer dan een door de overdragende bevoegde autoriteit opgegeven termijn in overeenstemming met artikel 589, lid 3, van de overeenkomst of noodzakelijk voor het bereiken van de doelen waarvoor de gegevens zijn verzameld of verder zijn verwerkt overeenkomstig artikel 580 en artikel 589, lid 2, van de overeenkomst. Deze noodzaak moet voortdurend worden geëvalueerd in overeenstemming met de respectieve rechtskaders van de partijen.
Artikel 15 Gegevensbeveiliging
1. Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk zien erop toe dat de nodige technische en organisatorische maatregelen in overeenstemming met artikel 525, lid 2, punt c), van de overeenkomst worden genomen om de in het kader van deze werkovereenkomst ontvangen persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen toevallig verlies of ongeoorloofde verspreiding, wijziging,
toegang of enige ongeoorloofde vorm van verwerking. Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk zorgen er met name voor dat alleen personen die toegang mogen hebben tot persoonsgegevens, toegang hebben tot dergelijke gegevens.
2. Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk informeren elkaar over eventuele beveiligingsincidenten en met name gegevensinbreuken zoals bedoeld in artikel 525, lid 2, punt e), van de overeenkomst, die verband houden met gegevens die zijn uitgewisseld in het kader van deze werkovereenkomst. Dergelijke communicatie vindt plaats via de verbindingsmagistraat.
Artikel 16
Uitwisseling van gerubriceerde en gevoelige niet-gerubriceerde informatie
Zoals bedoeld in de artikelen 593 en 777 van de overeenkomst, worden de beveiligingsprocedures voor de verwerking en bescherming van gerubriceerde informatie tussen Eurojust en de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk en de verwerkingsinstructies om de bescherming te waarborgen van gevoelige niet-gerubriceerde informatie die tussen hen wordt uitgewisseld, uiteengezet in een afzonderlijke werkovereenkomst tussen de partijen.
Artikel 17 Vertrouwelijkheid
1. De verbindingsmagistraat, zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle informatie die in de uitoefening van hun taken te hunner kennis is gekomen.
2. De geheimhoudingsplicht blijft gelden na beëindiging van de functie of het dienstverband en na beëindiging van de activiteiten van de in lid 1 van dit artikel bedoelde personen.
3. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle informatie die door of via Eurojust wordt ontvangen of uitgewisseld, tenzij die informatie reeds op rechtmatige wijze openbaar of voor het publiek toegankelijk is gemaakt.
4. Wanneer de autoriteit van de lidstaat die de informatie aan Eurojust verstrekt op grond van zijn nationale wetgeving voorwaarden oplegt aan de ontvangende autoriteit met betrekking tot het gebruik van die informatie, is de bevoegde autoriteit van het Verenigd Koninkrijk die de informatie ontvangt, gehouden aan deze voorwaarden.
5. De in artikel 72 van de Eurojust-verordening opgelegde geheimhoudingsplicht is van toepassing op de in dat artikel vermelde personen en instanties in verband met alle informatie die wordt verstrekt door de bevoegde autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk op grond van de overeenkomst.
HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGEN
Artikel 18 Aansprakelijkheid
Onverminderd artikel 592 van de overeenkomst geldt het volgende:
(a) het Verenigd Koninkrijk is aansprakelijk voor en vrijwaart Eurojust van eventuele schade en gerelateerde kosten die worden gemaakt door Eurojust als gevolg van opzettelijk of nalatig handelen of nalaten van de verbindingsmagistraat of zijn of haar medewerkers en ondersteunend personeel bij de uitoefening van hun taken;
(b) Eurojust is aansprakelijk voor en vrijwaart het Verenigd Koninkrijk van eventuele schade en gerelateerde kosten die door het Verenigd Koninkrijk worden gemaakt als gevolg van opzettelijk of nalatig handelen of nalaten van Eurojust, personeel van Eurojust, een nationaal lid, een adjunct of een medewerker bij de uitoefening van hun taken.
Artikel 19
Toezicht op de uitvoering
1. Ten behoeve van het toezicht op de uitvoering van deze werkovereenkomst voeren de partijen een gezamenlijke tweejaarlijkse evaluatie van de uitvoering uit.
2. Onverminderd deel drie, titel XIII, van de overeenkomst worden eventuele door de partijen geconstateerde kwesties tijdens de uitvoering van deze werkovereenkomst gezamenlijk aangepakt door de partijen in overeenstemming met artikel 20 van deze werkovereenkomst.
3. Teneinde de samenwerking te bevorderen en het toezicht op de uitvoering van deze werkovereenkomst te vereenvoudigen, vinden er regelmatig uitwisselingen plaats, waaronder door middel van vergaderingen op hoog niveau tussen de partijen.
Artikel 20
Beslechting van geschillen
1. Onverminderd deel drie, titel XIII, van de overeenkomst komen de partijen, op verzoek van één van beide partijen, onverwijld bijeen om geschillen in verband met de interpretatie of uitvoering van deze werkovereenkomst die van invloed kunnen zijn op de samenwerkingsrelatie tussen de partijen, in der minne op te lossen.
2. Indien een geschil niet kan worden beslecht door middel van overleg overeenkomstig lid 1 van dit artikel, kan elk van beide partijen verzoeken onderhandelingen aan te knopen voor een wijziging van deze werkovereenkomst overeenkomstig artikel 21 van deze werkovereenkomst.
Artikel 21 Wijzigingen
1. Deze werkovereenkomst kan te allen tijde schriftelijk worden gewijzigd met wederzijdse instemming van de partijen.
2. Wijzigingen treden in werking op de dag volgend op de datum waarop de partijen elkaar in kennis stellen dat aan hun interne voorschriften is voldaan.
Artikel 22
Schorsing en opzegging
1. Indien op grond van artikel 692 of 779 van de overeenkomst het Verenigd Koninkrijk en de Unie niet langer gehouden zijn aan de overeenkomst, wordt deze werkovereenkomst beëindigd op dezelfde datum dat de overeenkomst niet langer van toepassing is.
2. Indien deel drie of titel VI van de overeenkomst niet langer van toepassing is overeenkomstig artikel 693 of 700 van de overeenkomst, wordt deze werkovereenkomst geschorst op dezelfde datum en voor dezelfde duur als die bepalingen van de overeenkomst niet langer van toepassing zijn.
3. Onverminderd het bepaalde in lid 1 van dit artikel blijven de rechtsgevolgen van de maatregelen die tijdens de uitvoeringsperiode van deze werkovereenkomst zijn vastgesteld geldig en maken de partijen geen bezwaar tegen deze maatregelen na beëindiging van de werkovereenkomst.
Artikel 23 Inwerkingtreding
Deze werkovereenkomst treedt in werking op de eerste dag volgend op de datum van ondertekening ervan door de laatste partij.
Gedaan in tweevoud in de Engelse taal.
Namens Namens Eurojust
________________________ __________________________
Voorzitter
Gedaan te Londen Gedaan te Den Haag
op op
