OVEREENKOMST ActieNr. : 2016/…
ActieNr. Stedenfonds : … Actietitel : Metaalbad 2016 TUSSEN
Stad Antwerpen,
met maatschappelijke zetel te Grote Markt 1, 2000 Antwerpen,
vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, waarvoor optreden Bart De Wever, burgemeester, en Roel Verhaert, stadssecretaris, hierna genoemd „stad Antwerpen‟
EN
Steunpunt Tewerkstelling vzw (STW vzw),
met maatschappelijke zetel te Kwekerijstraat 61 A, 2140 Borgerhout,
vertegenwoordigd door dhr. Maarten PERPET in de hoedanigheid van algemeen coördinator, hiernagenoemd “de uitvoerder”.
WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET EN OVEREENGEKOMEN :
ARTIKEL 1 - ACHTERGROND VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Vlaamse Stedenfondsprogramma 2014-2019 voor de stad Antwerpen.
De middelen van het Stedenfonds zijn bestemd voor:
- de verhoging van de leefbaarheid op stads- en wijkniveau - het tegengaan van de dualisering en
- de verhoging van de kwaliteit van het bestuur van de stad.
Meer informatie over het stedenfondsprogramma is terug te vinden op de website van de Vlaamse overheid: www.thuisindestad.be.
Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van de het meerjarenplan 2014-2019 van de stad Antwerpen en wordt uitgevoerd binnen volgende operationele doelstelling (OD) van de stad Antwerpen:
nummer OD: 1SLW060101
titel OD: Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zijn de verschillende sectoren optimaal op elkaar afgestemd.
Deze overeenkomst past binnen het operationeel plan van stad Antwerpen 2016.
Deze overeenkomst gaat in op 01/01/2016 en eindigt op 31/12/2016. Ze legt voor de hierna vernoemde
actie de verantwoordelijkheden van Stad Antwerpen en de „uitvoerder‟ vast
.In het kader van de
projectvoorbereiding aan deze overeenkomst kunnen onkosten worden ingediend vanaf 1 januari 2016.
ARTIKEL 2 - DOELSTELLINGEN VAN DE OVEREENKOMST
2.1. DOELSTELLING EN OMSCHRIJVING VAN DE ACTIE
Het verbeteren van de recrutering en de screening en selectie van werkzoekenden in functie
van een bredere doorstroming en dispatching naar diverse technische opleidingen (VDAB, derden, bedrijven,…);
Het verbeteren van de beeldvorming over werken in de industrie en de verschillende
specifieke beroepen in de metaalsector (bezoeken, films, toelichtingen);
Werkzoekenden laten deelnemen aan een breder theoretisch aanbod (een ruimer
vooropleidingsaanbod voor een breed gamma van technische beroepen);
Sneller en meer kandidaten uit de kansengroepen oriënteren naar een geschikte opleiding en/of
een geschikte tewerkstelling in de bredere wereld van metaalgerelateerde beroepen.
2.2. PROJECTINHOUD
Het project zal worden uitgevoerd op basis van de Integrale Maatwerkmethode die STW hanteert op maat van kansengroepen:
1. Recrutering:
Promotie en contact in eigen leefwereld (eigen organisaties, diensten)
Gerichte en selectieve Doorverwijzing (Sectorpunten, VDAB, Talentenfabriek, …)
2. Intake i.s.m. Talentenfabriek en VDAB:
Algemene schriftelijke testen (rekenkunde, logisch denken, technisch inzicht, …)
Vertrouwelijk inschrijvingsgesprek
Groepsmatige Intake activiteit
Diepergaand screeningsgesprek
3. Screening (2 weken)
Wat de professionele sleutelcompetenties betreft, wordt getoetst op:
Nederlandstaligheid - Veiligheid - Motivatie – Stiptheid – Concentratie - Respect voor collega‟s - Orde en Netheid – Zelfstandigheid - Werktempo en kwaliteitsbewustheid - Doorzettingsvermogen en tijdsduur - Nakomen van regels en afspraken
Wat de technische basiscompetenties betreft, wordt getoetst op:
Technisch inzicht en leervermogen
Rekenvaardigheid en Technisch Tekenen
Kennis van de materialen, gereedschappen en machines
Handvaardigheid met metaalgereedschappen
Instroomprofielen finaliteitsopleidingen metaal
Voor welke beroepsrichting heeft men een sterke motivatie
De deelnemers krijgen een beeld over de metaalsector en worden voorbereid in functie van de beschikbare vooropleiding of tewerkstelling.
Cursisten krijgen aan de hand van films en praktijkgerichte oefeningen de kans
om te proeven van verschillende metaalberoepen ( lassen, elektriciteit,
automechanica, pijpfitterij enz...
Er wordt gepeild naar hun toekomstperspectief op professioneel vlak
4. Oriënterende vooropleiding (4 weken) = bijschaving en competentieversterking daar waar
het nodig is : Werken aan de sleutelcompetenties
Technische Basisoefeningen
Start Rekenen en Technisch Tekenen
Start NT2 voor zwak Nederlandstaligen
Begeleiding Sociale Problematiek
Evaluatie met cursist over verdere stappen
5. Bemiddeling naar finaliteitsopleiding
Groeipotentieel beoordelen t.a.v. doorstroom naar finaliteitsopleidingen
Vastleggen van doorstroommodaliteiten
Eventuele opstartmogelijkheid van IBO
Verzekerde opvolging/nazorg
Verdere opvolging mogelijk met jobcoaching
6. Jobmatching/ tewerkstelling (SEC of NEC)
Opmaak professioneel profiel
Matching van vacatures met profielen
Stages aanbieden in functie van tewerkstelling
Bemiddeling met tewerkstellingsmaatregelen
Jobcoaching
4.1 Planning (start -en einddata - timing en fasering) - Uitwerking van diverse fasen in het project
Het exacte traject zal samengesteld zijn uit verschillende modules, die verschillende
instroomprofielen bedienen en uitstroomprofielen beogen. Dit exacte traject wordt in nauw overleg opgevolgd en afgestemd met Talentenfabriek. Het is de bedoeling om optimaal aan te sluiten bij finaliteitsopleidingen van VDAB of derden-promotoren.
De uitwerking van de modules zal gebeuren door de expertise en know-how van Metaalbad en
Edutech (ESF-project) te bundelen.
Zoals in 2015 aangekondigd, neemt koepelorganisatie De Lift VZW dit project onder zijn
hoede.
ARTIKEL 3 - RESULTAATGERICHTHEID - OBJECTIEVEN
De actie-uitvoerder verbindt zich ertoe de van hem verwachte resultaten zo optimaal mogelijk te realiseren.
Kwantitatieve en kwalitatieve actieprestaties:
STW engageert zich om 80 % van de gestarte cursisten een doorstroming (finaliteitsopleiding, een IBO, tewerkstelling of heroriëntering) te bezorgen.
De cursisten zullen bovendien voorbereid worden en begeleid via arbeidsbemiddeling op het werken in Antwerpen of directe omgeving.
Opvolging en evaluatiedata
De meting van de gerealiseerde uren opleiding zal gebeuren via het CVS-systeem van de VDAB waar de cursisten ingebracht worden in de opleiding „Metaalbad‟ van Steunpunt Tewerkstelling. De namen van de betrokkenen zullen meegedeeld worden aan alle subsidiërende overheden zodat geen misverstanden kunnen ontstaan: enerzijds de Kelchtermanscursisten en anderzijds de Metaalbad-cursisten.
Per cursist wordt een afzonderlijke evaluatie bijgehouden waarin:
de cursistenuren
de technische evaluaties
de evaluaties van de sleutelcompetenties
de rapportage van de sociale begeleiding
de stappen naar werk (stages, ibo, bemiddeling, opvolging)
A. Opvolging door Subsidiërende instantie 1. Doorzenden van de startgegevens
Overzicht van de deelnemersgegevens per opstartende groep 2. Registraties direct na beëindiging van de opleiding
a. CVS-registraties per cursist
b. Competentie-overzicht per cursist
c. Tewerkstellingsresultaten direct na opleiding
3. Tewerkstellingsresultaten op verschillende metingsmomenten Metingsmomenten volgens afspraak met subsidiërende instantie B. Evaluatiedata met Subsidiërende instanties
Op de 3-maandelijkse bijeenkomsten (op dagelijks bestuur Talentenfabriek)
Op een jaarlijkse evaluatie
De uitvoerder engageert zich om alles in het werk te stellen om de vooropgestelde doelstellingen zoals geformuleerd onder dit artikel en art. 2 te realiseren van 01/01/2016 tot en met 31/12/2016.
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele
vrijheden.
De subsidie aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
- weigeren of terugvorderen van de subsidie;
- éénzijdig beëindigen van de samenwerking;
- verhuurverbod in alle stedelijke centra;
- weigering van logistieke ondersteuning.
ARTIKEL 4 – FINANCIËLE BEPALINGEN
De totale kost van het project zoals opgenomen in de financiële planning (addendum 3) werd overeenkomstig het ingediende projectdossier voor de periode 01/01/2016-31/12/2016 bepaald op 285.295 EUR waarvan 72.963,- EUR gevraagd wordt aan stad Antwerpen, met stedenfondsmiddelen.
Dit bedrag omvat alle kosten van het project, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde).
De stad Antwerpen zal, in de mate dat zij de middelen van Vlaanderen ontvangen heeft en onder voorbehoud dat alle contractuele bepalingen van de voorliggende overeenkomst en de bijlagen door de uitvoerder strikt worden nageleefd, 72.963,- EUR overmaken op rekening BE28 880 296 565 120 van STW met de vermelding “Metaalbad 2016”, en dit volgens onderstaande betalingsmodaliteiten.
De periodes voor de uitbetaling zijn afhankelijk van de hoogte van de toelage:
Om de toelage te bekomen moet de uitvoerder schuldenvrij zijn. Er mogen geen openstaande, niet- betwiste vervallen schulden bestaan ten aanzien van de stad. Voor vragen daarover kan men terecht bij de dienst financiën/debiteurenbeheer 03 388 84 31 of 03 338 86 86.
De uitvoerder moet de laatste jaarrekening en goedgekeurde recente statuten bezorgen.
Op basis van de resultaten van de controle beslist het college van burgemeester en schepenen over de uitbetaling van het saldo. Indien de actie een positief saldo heeft stort de stad Antwerpen dit door aan de uitvoerder. Indien de actie een negatief saldo heeft, geeft het college van burgemeester en
schepenen de opdracht aan de afdeling fondsen om dit bij de uitvoerder terug te vorderen. De uitvoerder dient het teruggevorderde bedrag terug te storten aan de stad Antwerpen.
kleiner dan 25.000,00 EUR volledig in 1 keer
tussen 25.000,00 EUR en 125.000,00 EUR per semester tussen 125.000,00 EUR en 250.000,00 EUR per kwartaal
meer dan 250.000,00 EUR maandelijkse schijven
De uitvoerder neemt kennis van de financiële richtlijnen (addendum 2) die gelden voor de opmaak van het afrekeningsdossier.
ARTIKEL 5 - VERANTWOORDING EN EVALUATIE a) inhoudelijk verslag:
De uitvoerder is gehouden digitaal inhoudelijk verslag uit te brengen aan stad Antwerpen, m.b.t. de uitgevoerde activiteiten op basis van de aangeleverde standaarddocumenten en dit:
- zes maanden na de start van het project uiterlijk 01/07/2016 (tussentijds inhoudelijk verslag)
- uiterlijk op 31 januari 2017 (inhoudelijk eindverslag).
De inhoudelijke controle van verslagen gebeurt door stad Antwerpen die zich het recht voorbehoudt te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen en de actie waar nodig bijsturen.
b) financieel verslag:
De uitvoerder is gehouden digitaal financieel verslag uit te brengen aan de afdeling fondsen, m.b.t de uitgevoerde activiteiten op basis van de aangeleverde standaarddocumenten en dit uiterlijk op 28 februari 2017.
De definitieve financiële controle van de eindafrekening gebeurt door de afdeling fondsen (zie art.9).
De financiële richtlijnen opgesteld door de afdeling fondsen zoals aangehecht in bijlage (addendum 2) maken integraal deel uit van deze overeenkomst, en worden door de uitvoerder zonder enig
voorbehoud aanvaard. De afdeling fondsen zorgt in nauw overleg met stad Antwerpen voor de naleving van de financiële richtlijnen door de uitvoerder en voert de communicatie daaromtrent (zie art.9).
Indien de resultaten/indicatoren niet behaald worden en dit niet via objectieve argumenten te verantwoorden valt, kan stad Antwerpen aan de afdeling fondsen voorstellen om de reeds betaalde voorschotten terug te vorderen of de uitbetaling van de resterende saldi tegen te houden.
De uitvoerder zal tijdens en na de uitvoering van het project alle controle toelaten nodig voor de beoordeling van de effectiviteit van de uitvoering ervan.
ARTIKEL 6 - COMMUNICATIE EN PUBLICITEIT
De uitvoerder verbindt er zich toe iedere externe communicatieactie (bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project of deze actie, en dit ongeacht de doelgroep, met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder van stad Antwerpen vooraf te bespreken aan de hand van een communicatieplan dat 6-maandelijks wordt opgemaakt.
Het is belangrijk dat in alle communicatieacties minimaal volgende informatie vervat zit:
- de omschrijving van het project (wie, wat, waar, hoe, wanneer,..)
- de vermelding dat dit project of deze actie mede gefinancierd wordt door de stedelijke overheid; indien van toepassing bijkomend vermelden “in het kader van het Stedenfonds 2014-2019”.
- op alle documenten die worden gebruikt staan steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen
en de sponsorlogo‟s in het kader van het Stedenfonds vermeld. De logo‟s dienen opgevraagd
te worden bij de communicatieverantwoordelijke van stad Antwerpen. Daarnaast zal de uitvoerder met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder bij stad Antwerpen afspreken welke verdere logo‟s dienen vermeld te worden voor het project.
ARTIKEL 7 - REGISTRATIE EN DATABEHEER
Om de resultaatgerichtheid te kunnen evalueren in functie van de kwalitatieve uitbouw van de praktijk wordt er door OS/ business en innovatie gebruik gemaakt van een registratiesysteem. Dit is de Monitor Sociale Economie. Deze zal door stad Antwerpen bezorgd worden aan de uitvoerder.
Indien van toepassing: de uitvoerder engageert zich om bepaalde gegevens (zie addendum 1)
systematisch te verzamelen en te registreren in de Monitor Sociale Economie, en dit op het einde van elk kwartaal. Een eerste maal ten laatste op 15 april, een tweede maal op 15 juli, een derde maal op 15 oktober en een laatste maal op 15 januari. Hierbij dient de uitvoerder de uitstroom van elke deelnemer en de deelnemersgegevens te registreren. In addendum 1 staan alle voorschriften vermeld wat betreft de invoer van de gegevens in de Monitor Sociale Economie.
ARTIKEL 8 - AANSPRAKELIJKHEID
Stad Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
ARTIKEL 9 - RELATIE MET DE DIENST STRATEGISCHE COÖRDINATIE/FONDSEN EN OS/BUSINESS EN INNOVATIE
1. Afdeling fondsen
De afdeling fondsen bewaakt de beleidslijnen die uitgezet zijn in de programma‟s van de
bovenlokale fondsen en waakt over het realiseren van de vooropgestelde resultaten en prestaties. Zij volgt de inhoudelijke ontwikkelingen tussen de verschillende beleidsdomeinen op. Zij bewaakt en communiceert over de richtlijnen die de stad en de subsidiërende overheid aangaande de fondsen uitvaardigen.
Voor de opvolging van de acties beschikt de afdeling fondsen over een controlefunctie voor
de realisatie van het Vlaamse Stedenfondsprogramma 2014-2019. De afdeling fondsen is verantwoordelijk voor de financiële controle op de uitvoering van de bovenlokale fondsen.
Dit houdt in dat zij de financiële richtlijnen opstelt op basis van de richtlijnen die door de subsidiërende overheid verstrekt worden. De financiële controle van de eindafrekening gebeurt door de afdeling fondsen.
De afdeling fondsen kan door een uitvoerder of door een stedelijk regisseur ingeroepen
worden als scheidsrechter in een conflict tussen beide aangaande het Stedenfonds.
In het kader van deze opdracht geeft de afdeling fondsen de opdracht om de financiële
middelen te storten aan de uitvoerder. Als de uitvoerder middelen dient terug te betalen, doet hij dit op vraag van de afdeling fondsen aan de stad Antwerpen.
2. OS/ business en innovatie
OS/ business en innovatie is als stedelijk regisseur voor werkgelegenheidsbeleid en sociale
economie verantwoordelijk voor het inhoudelijk luik van het stedelijk
werkgelegenheidsbeleid. OS/ business en innovatie staat in voor de beleidsvoorbereiding en
de operationalisering van het beleid ten aanzien van de fondsen op zijn beleidsdomein. Dit
betekent onder andere het opmaken van een uitvoeringsplan, het voordragen van de instrumenten (uitvoerders, acties, resultaten of prestaties, middelen) die kunnen ingezet worden om de vooropgestelde doelstellingen te bereiken.
OS/ business en innovatie is binnen zijn beleidsdomein als stedelijke regisseur
verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging en aansturing van de uitvoering van het beleid en de acties hieraan gekoppeld. Dit betekent dat de stedelijke regisseur er op toeziet dat de instrumenten die ingezet worden ook binnen het vooropgestelde beleid blijven kaderen.
Daarenboven bewaakt hij de op te leveren resultaten of prestaties. De stedelijke regisseur rapporteert minstens twee maal per jaar aan de afdeling fondsen over de uitvoering van het beleid binnen zijn beleidsdomein.
OS/ business en innovatie is als stedelijk regisseur verantwoordelijk voor de toekenning van
het financiële luik van het stedelijk werkgelegenheidsbeleid.
OS/ business en innovatie staat in voor het afsluiten van overeenkomsten met uitvoerders.
In deze overeenkomst wordt vastgelegd:
- waarvoor de actie wordt ingezet (projectinhoud);
- wat de op te leveren prestaties of resultaten zijn (resultaatgerichtheid/objectieven);
- wat het toegekende budget is;
- de te rapporteren gegevens en richtlijnen verslaggeving;
- de financiële richtlijnen zoals bepaald door de afdeling fondsen.
De overeenkomst wordt afgesloten tussen stad Antwerpen en de uitvoerder.
Eén exemplaar wordt bezorgd aan de afdeling fondsen.
OS/ business en innovatie is verantwoordelijk voor de communicatie met de uitvoerders en
het doorgeven van relevante informatie die hij van de afdeling fondsen ontvangt of die aan de afdeling fondsen moet bezorgd worden ter goedkeuring in het kader van haar controlefunctie zijnde :
- de financiële planning van de uitvoerder;
- de specifieke vragen en/of bijkomende inlichtingen en de eventueel vereiste goedkeuringen zoals bepaald in de financiële richtlijnen.
ARTIKEL 10 - BIJZONDERE BEPALINGEN ARTIKEL 11 – GESCHILLEN
In geval van betwisting over de uitvoering van deze overeenkomst kan de meest gerede partij de zaak enkel aanhangig maken bij de bevoegde rechtbank te Antwerpen.
ARTIKEL 12 - CORRESPONDENTIE EN CONTACTPERSONEN
Contactpersoon van de uitvoerder is:
Contactpersoon: Maarten Perpet
Kantooradres: Kwekerijstraat 61A - 2140 Borgerhout Telefoonnummer: 03/226 25 80 – 0473/ 33 98 85 E-mailadres: maarten@steunpunttewerkstelling.be Rekeningnummer: BE28 8802 9656 5120
Ondernemingsnummer : 0432 766 884
Contactgegevens van OS/ business en innovatie is:
Contactpersoon: Eddy Hectors
Kantooradres: Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen Telefoonnummer: 03 338 68 72
E-mailadres: eddy.hectors@stad.antwerpen.be
Contactgegevens van de afdeling fondsen:
Stad Antwerpen - Strategische coördinatie/fondsen Postadres: Grote Markt 1, 2000 Antwerpen
Kantooradres: Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen Tel. 03 338 61 28
Opgemaakt te Antwerpen op 30 maart 2016 in 2 exemplaren.
Elk der partijen verklaart een exemplaar van de overeenkomst te hebben ontvangen.
Stad Antwerpen
Namens het college van burgemeester en schepenen
De stadssecretaris De burgemeester
Roel Verhaert Bart De Wever
Namens Steunpunt Tewerkstellings vzw De algemeen coördinator
Maarten PERPET
Addendum 1 – Verslaggeving en rapportering Addendum 2 – Financiële richtlijnen
Addendum 3 – Financiële planning
ADDENDUM 1 – Verslaggeving en rapportering
Overeenkomstig de termijnen bepaald in art. 3 van de voorliggende overeenkomst waarvan dit addendum deel uitmaakt is de uitvoerder gehouden inhoudelijk en financieel verslag uit te brengen m.b.t. de uitgevoerde activiteiten, en dit op basis van de elektronisch aangeleverde
standaarddocumenten (inhoudelijk en financieel tussentijds verslag en inhoudelijk en financieel eindverslag).
Deze verslagen moeten steeds alle activiteiten en financiële transacties van het project vermelden, d.w.z. zowel van het gedeelte dat door stad Antwerpen wordt gefinancierd, als van het gedeelte dat wordt gefinancierd door andere partners (ESF, VDAB, …)..
Stad Antwerpen behoudt zich het recht voor te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen.
De Wet op de privacy
Stad Antwerpen verbindt zich er toe om de wet op de privacy (meer bepaald de Wet van 08.12.1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van
persoonsgegevens) strikt toe te passen en de geregistreerde gegevens alleen statistisch te verwerken (zonder persoonsgebonden gegevens), tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt
overeengekomen.
Rapporten met persoonsgebonden gegevens worden alleen op vraag van de uitvoerder gemaakt en uitsluitend geleverd aan de uitvoerder, tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt overeengekomen.
In functie van de wet op de privacy laat de uitvoerder de deelnemers een document ondertekenen
waarin zij zich schriftelijk akkoord verklaren met de registratie van persoonsgegevens ten behoeve van
de dienstverlening en de begeleiding naar vast werk in het normaal economisch circuit.
Stedenfonds 2014-2019 stad Antwerpen Financiële richtlijnen
versie 11/2014
Stad Antwerpen
Strategische coördinatie/fondsen
Postadres: Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
Kantooradres: Francis Wellesplein 1 - 2018 Antwerpen Tel + 32 3 338 61 28 | groepstel. + 32 3 338 68 85 wim.blommaart@stad.antwerpen.be
svetlana.suetina@stad.antwerpen.be www.antwerpen.be
INHOUD
DEEL I Procedure en timing
1.1. Financiële planning 1.2. Overeenkomst 1.3. Afrekeningsdossier 1.4. Controle en saldo 1.5. Permanent dossier 1.6. Contact en indiening
DEEL II Financiële richtlijnen
2.1. Algemene principes
2.2. Subsidiabiliteitsregels kostenrubrieken rubriek 1 personeelskosten rubriek 2 werkingskosten rubriek 3 investeringen rubriek 4 overheadkosten rubriek 5 inkomsten rubriek 6 cofinanciering rubriek 7 aangelegde provisies
De afdeling fondsen is verantwoordelijk voor de financiële opvolging van het Stedenfonds in de stad Antwerpen. Deze opvolging houdt in dat de middelen uit het Stedenfonds die de Vlaamse
gemeenschap ter beschikking stelt aan Antwerpen op een correcte manier geprogrammeerd en besteed worden. De afdeling fondsen rapporteert hierover aan het stadsbestuur en aan de Vlaamse administratie.
Met deze financiële richtlijnen wordt aan de projectuitvoerders een handleiding aangereikt om de onkosten correct te verantwoorden. De procedures, timing en financiële regels worden in dit document gebundeld en uiteengezet.
In deel I worden de verschillende stappen behandeld die een uitvoerder met zijn project moet doorlopen in een uitvoeringsjaar: financiële planning, overeenkomst, afrekening, controle en saldo.
Voor elk onderdeel worden de regels en timing vermeld.
In deel II komen de richtlijnen aan bod die van toepassing zijn op de financiële dossiers van de stedenfondsprojecten. Voor de verschillende kostenrubrieken, die ook terug te vinden zijn in de financiële formulieren, worden telkens de basisregels en de wijze van verantwoording toegelicht. Per kostensoort zijn de regels van subsidiabiliteit en specifieke aandachtspunten opgenomen.
DEEL I Procedure en timing
De financiële uitvoering van een stedenfondsproject verloopt in drie stappen. Aan elk van deze onderdelen is een duidelijke timing verbonden. De afdeling fondsen zal nauw toezien op het respecteren van de vastgestelde deadlines.
Gelieve voor 2016 volgende data te respecteren
31 december 2015 indiening financiële planning 1 februari 2016 indiening ondertekende
overeenkomst
28 februari 2017 indiening afrekeningsdossier
1.1. Financiële planning
De projectuitvoerder maakt bij de start van het werkingsjaar een financiële planning op voor de uitgaven die hij in het kader van het project gaat realiseren. De afdeling fondsen stelt formulieren voor de opmaak van de financiële planning ter beschikking en definieert de verschillende
begrotingsposten duidelijk.
De financiële planning moet voor de start van het project goedgekeurd worden door de regisseur en de afdeling fondsen.
De financiële planning moet bij de afdeling fondsen ingediend worden uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar voorafgaand aan het werkingsjaar.
In de afrekening kan per begrotingspost maximum 15% van de ingediende financiële planning afgeweken worden. Grotere afwijkingen dienen goedgekeurd te worden door de afdeling fondsen vooraleer de uitgaven worden gedaan.
1.2. Overeenkomst
Uiterlijk tegen 1 februari van het uitvoeringsjaar moet er een overeenkomst afgesloten worden voor het project.
In deze overeenkomst worden de modaliteiten voor de uitvoering vastgelegd zoals: toegekend bedrag, looptijd van het project en wijze van uitbetaling.
De actieprestaties en wijze van meting maken eveneens deel uit van de overeenkomst.
Zonder ondertekende overeenkomst kunnen er geen bedragen uitbetaald worden aan de projectuitvoerder.
1.3. Afrekeningsdossier
Onderdelen van het afrekeningsdossier
Gelieve er bij de indiening van het afrekeningsdossier op te letten dat alle documenten toegevoegd worden:
1. ingevuld afrekeningssjabloon
2. verklarende nota’s (verdeelsleutel, motivatie, berekeningen, afschrijvingstabel, beslissing van de raad van bestuur of het directiecomité over de tewerkstellingspercentages, …)
3. nieuwe documenten voor het permanente dossier (zie 1.4.)
4. uitdraai uit de boekhouding: analytische historiek per grootboekrekening 5. voorlopige balans en resultatenrekening
Algemene regels
Bij het opmaken van het afrekeningsdossier moeten de financiële richtlijnen strikt gevolgd worden.
Het afrekeningsdossier dient opgemaakt te worden op de formulieren die de afdeling fondsen ter beschikking stelt.
De originele bewijsstukken worden op de zetel van de organisatie bewaard.
Balans en resultatenrekening
In de jaarlijkse algemene resultatenrekening die de projectuitvoerder opstelt (of indien er geen resultatenrekening moet opgemaakt worden: het jaarlijkse overzicht van de opbrengsten/uitgaven) moet de projectuitvoerder duidelijk en afgescheiden (via een aparte code) van de andere
opbrengsten en subsidies de totale opbrengsten/inkomsten vanuit het Stedenfonds aangeven.
De projectuitvoerder bezorgt de afdeling fondsen, uiterlijk 6 maanden na het kalenderjaar waarin het project werd uitgevoerd, de door de raad van bestuur goedgekeurde balans en
resultatenrekening en in voorkomend geval het verslag van de commissaris-revisor.
1.4. Permanent dossier
Indien het project gedurende meer dan één jaar wordt uitgevoerd, houdt de afdeling fondsen een
‘permanent dossier’ bij. Hierin worden een aantal documenten opgenomen die gedurende de hele looptijd nuttig zijn voor de verantwoording van kosten.
Het kan gaan over:
o arbeidscontracten;
o huurovereenkomsten en verzekeringspolissen;
o verdeelsleutels en motivatie daarvan;
o aangelegde provisies vakantiegeld;
o afschrijvingstabellen;
o beslissing van de raad van bestuur of het directiecomité over de toewijzing van personeel aan het project;
o …
De afdeling fondsen kan documenten opvragen om deze op te nemen in het permanente dossier.
Projectuitvoerders geven uit eigen beweging, uiterlijk bij de indiening van de afrekening, wijzigingen door en bezorgen indien nodig de achterliggende documenten.
1.5. Controle en saldo
De afdeling fondsen controleert jaarlijks de afrekeningsdossiers van de projectuitvoerders. Op basis van een steekproef worden een aantal dossiers geselecteerd voor een controle door een extern auditkantoor.
Indien de afdeling fondsen of het externe auditkantoor opmerkingen hebben bij het
afrekeningsdossier, wordt er bijkomende informatie opgevraagd. Het opvragen van aanvullende informatie en/of een bezoek ter plaatse zijn steeds mogelijk. De projectuitvoerder verbindt zich er toe volledig mee te werken en de bewijsstukken op een toegankelijke manier beschikbaar te maken voor controle.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het saldo en keurt de uitbetaling of terugvordering goed.
De projectuitvoerders worden hiervan op de hoogte gebracht door de afdeling fondsen.
De Vlaamse administratie kan een controle bij de afdeling fondsen uitvoeren. In dit kader kan de Vlaamse administratie ook controles bij derden ter plaatse uitvoeren. Eventueel kan de Vlaamse administratie in haar verslag een aantal uitgaven verwerpen. Op basis van het controleverslag van de Vlaamse administratie kan de stad Antwerpen dan alsnog een bedrag van de
subsidieontvanger terugvorderen.
1.6. Vertrouwelijkheid en recht van antwoord
De afdeling fondsen verbindt zich er toe om op een vertrouwelijke manier om te gaan met de gegevens en documenten die door de projectuitvoerder bezorgd worden. De afdeling fondsen kan op basis van de bezorgde gegevens overleggen met de stedelijke regisseur en/of het externe auditkantoor. Het afrekeningsdossier kan eveneens ingekeken worden door de Vlaamse controleadministratie.
Na de controle door de afdeling fondsen, krijgt de projectuitvoerder de mogelijkheid om op vragen, opmerkingen en de voorgestelde verwerping van onkosten te antwoorden en aanvullende of corrigerende documenten voor te leggen. Het externe auditkantoor legt eveneens opmerkingen en vragen bij het afrekeningsdossier voor aan de projectuitvoerder.
1.7. Contact en indiening
Voor vragen in verband met de uitvoering van uw project en de financiële richtlijnen kan u steeds contact met ons opnemen.
Het ingevulde afrekeningsdossier en bijgevoegde documenten (zie 1.3. - onderdelen van het afrekeningsdossier) worden voor de deadline via e-mail bezorgd aan de afdeling fondsen.
Onze contactgegevens:
Stad Antwerpen
Strategische coördinatie/fondsen
Postadres: Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
Kantooradres: Francis Wellesplein 1 - 2018 Antwerpen
Wim Blommaart
wim.blommaart@stad.antwerpen.be 03/338.61.28
Svetlana Suetina
svetlana.suetina@stad.antwerpen.be 03/338.61.97
DEEL II Financiële richtlijnen
Alle uitgaven die door de projectuitvoerders gedaan worden met stedenfondsmiddelen moeten verantwoord worden volgens vaststaande regels. De financiële richtlijnen bevatten de voorwaarden waaraan de projecten moeten voldoen om kosten op een correcte manier te verantwoorden. Zij dienen strikt nageleefd te worden.
Bij de start van het project is het belangrijk een financiële planning te bezorgen die in
overeenstemming is met deze richtlijnen. De projectuitvoerder moet er op letten dat elke uitgave die gedaan wordt in het kader van het project bij de afrekening kan ingebracht worden volgens de richtlijnen.
De afdeling fondsen stelt sjablonen ter beschikking aan de hand waarvan de financiële planning en de afrekening opgemaakt moeten worden.
Het ingediende afrekeningsdossier zal op basis van de financiële richtlijnen gecontroleerd worden door de afdeling fondsen. In het kader hiervan kan de afdeling fondsen altijd bijkomende inlichtingen opvragen of ter plaatse komen. Een selectie van de afrekeningsdossiers wordt gecontroleerd door een extern auditkantoor dat daarvoor door de afdeling fondsen aangesteld wordt.
Uitgaven die niet volgens de richtlijnen kunnen verantwoord worden, zullen verworpen worden.
De Vlaamse administratie kan eveneens een controle uitvoeren op de uitgaven in het kader van het Stedenfonds.
2.1. Algemene principes
Basisprincipes kosten
Alle ingediende kosten moeten rechtstreeks en aantoonbaar bijdragen tot de realisatie van het project. De uitgaven vloeien voort uit een goed beheer van de middelen en betreffen
verantwoorde uitgaven.
De ingediende kosten mogen niet door een andere vorm van inkomsten gefinancierd worden. Ze mogen op geen enkele wijze dubbel gesubsidieerd worden.
Alle ingediende kosten moeten kaderen in de begrotingsposten voorzien in de ingediende en goedgekeurde financiële planning.
Enkel kosten die betrekking hebben op het project en op de werkelijke looptijd van het project komen voor subsidiëring in aanmerking. Ingeval de periodekost de looptijd van het project overschrijdt (overlopende kosten, bijvoorbeeld: abonnement, telefoon, elektriciteit, … ) mag enkel het gedeelte dat betrekking heeft op het huidig jaar in de afrekening opgenomen worden. De factuur moet dus gesplitst worden over verschillende subsidiejaren.
Bewijsstukken
Er worden uitsluitend uitgaven aanvaard waarvoor een schriftelijk bewijsstuk kan worden voorgelegd.
Tenzij anders vermeld, moeten bij het afrekeningsdossier geen kopies van de bewijsstukken bijgevoegd worden. Alle originele administratieve en boekhoudkundige bewijsstukken moeten gedurende 10 jaar op de zetel van de organisatie bewaard worden. Controle van de
bewijsstukken ter plaatse is steeds mogelijk.
De projectuitvoerder bezorgt bij de afrekening een volledig ingevuld afrekeningssjabloon, dat door de afdeling fondsen ter beschikking wordt gesteld. In dit sjabloon worden, per kostenrubriek, de gemaakte onkosten opgelijst met een duidelijke omschrijving. De opgelijste kosten moeten eenvoudig teruggevonden kunnen worden in de analytische boekhouding voor het project, bijvoorbeeld op basis van een overzichtelijke nummering of volgorde die overeenstemt met de boekhouding voor het project.
Overschrijvingsformulieren of rekeninguittreksels zijn op zich niet aanvaardbaar als bewijsstuk. Er moeten steeds bijkomende bewijsstukken kunnen voorgelegd worden.
BTW
Terugvorderbare btw is niet subsidieerbaar. Dit geldt voor alle btw die op welke manier dan ook kan worden teruggevorderd. Als er een gemengd btw-statuut is, is enkel dat deel van de btw subsidiabel dat niet kan worden teruggevorderd. Instanties met een gemengd btw-statuut moeten duidelijk aangeven en aantonen welk deel van de btw terugvorderbaar is.
Interne verdeling
Interne verdeling van globale kosten in de projectafrekening opnemen is enkel mogelijk indien de originele factuur kan voorgelegd worden en op basis van een gemotiveerde en goedgekeurde verdeelsleutel. Indien de verdeelsleutel wijzigt ten opzichte van het voorafgaande jaar, moet er een nota bij het afrekeningsdossier worden toegevoegd met informatie over de gewijzigde verdeelsleutel én de justificatie ervan (onderliggende berekeningen, bewijzen, …).
Samenwerkingsverbanden
Indien de projectuitvoerder voor de realisatie van zijn convenant samenwerkt met een andere organisatie, dient dit vooraf in de financiële planning opgenomen en goedgekeurd te worden. De projectuitvoerder dient een contract op te maken met de organisatie waarmee wordt samengewerkt.
Deze laatste maakt een afrekeningsdossier dat beantwoordt aan de financiële richtlijnen: op basis van het afrekeningssjabloon met oplijsting van de ingediende kosten.
Wettelijkheid
De afdeling fondsen wijst de projectuitvoerders er uitdrukkelijk op dat zij - naast deze richtlijnen - moeten voldoen aan alle verplichtingen die van toepassing zijn op vzw’s, o.a. inzake boekhouding, fiscaliteit en sociale wetgeving.
Wet overheidsopdrachten
Wet van 24 december 1993 (en actualisaties)
Alle projectuitvoerders die gesubsidieerd worden door het Stedenfonds, dienen de regelgeving op het gebied van overheidsopdrachten toe te passen en moeten kunnen aantonen dat dit ook werkelijk gebeurd is.
Standaardgunningprocedures:
Aanbesteding:
- gunningscriterium: enkel laagste prijs telt - bij duidelijk afgelijnde opdracht
- altijd bestek opmaken Offerteaanvraag:
- Indien van de inschrijvers een eigen kwalitatieve of technische inbreng wordt verwacht - Verschillende gunningscriteria (bijv. kwaliteit,prijs, gebruikskosten, …)
- altijd bestek opmaken
- Onder de Europese drempel: gunningscriteria vermelden in afnemend belang of gewicht van elk gunningcriterium vermelden, zo niet zijn alle gunningcriteria evenwaardig.
- Vanaf de Europese drempel: het bestek moet voor elk gunningscriterium een zeker gewicht vermelden.
Bij de controle van de afrekeningsdossiers wordt er in hoofdzaak onderzocht:
o of de uitgave valt onder het toepassingsgebied van de wet op de overheidsopdrachten;
o of de juiste procedure werd gevolgd;
o of deze procedure correct werd toegepast (van publicatie tot toewijzing);
o of de realisatie van de opdracht overeenstemt met de toewijzing.
Alle relevante gunningsstukken moeten door de projectuitvoerder bewaard worden en kunnen voorgelegd worden:
o kopie van de publicatie van de aankondiging;
o bestek (de algemene bepalingen);
o gunningsverslag;
o gunningsbeslissing;
o toewijzingsbrief;
o eindafrekening.
De projectuitvoerders kunnen vragen over de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten voorleggen aan de afdeling fondsen. Uitgebreidere informatie is ook terug te vinden op de website van de Vlaamse overheid: http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrachten .
2.2. Subsidiabiliteitsregels kostenrubrieken
Rubriek 1 Personeelskosten
De rubriek personeelskost bestaat uit de loonkost van de directe medewerkers die rechtstreeks bij het project zijn betrokken.
Rubriek 1.1 Directe Personeelskosten
Algemene regels
De medewerkers die worden afgerekend moeten een arbeidsovereenkomst hebben bij de projectuitvoerder.
Onder de rubriek personeelskosten mogen enkel de personeelsleden vermeld worden in verhouding tot de tijd die zij aan het project besteden en moet de gehanteerde verdeelsleutel op het afrekeningssjabloon ingevuld worden.
Informatie over de loonpremies en het statuut van de werknemers dient in het afrekeningssjabloon vermeld te worden (DAC, Gesco, Sociale Maribel, etc)
Het deel van de loonkost dat met andere subsidies en premies wordt meegefinancierd is niet subsidiabel. Het gaat onder andere over Sociale Maribel, Gesco, DAC en andere. De projectuitvoerder is echter verplicht om de totale loonkost in kaart te brengen zoals is weergegeven op de individuele rekening, en daarna de loonsubsidies af te trekken. Het tewerkstellingspercentage wordt als laatst toegepast. Met het tewerkstellingspercentage wordt bedoeld het percentage dat een medewerker op het project wordt tewerkgesteld en niet de financiering daarvan.
Bewijsstukken
De loonkost wordt per werknemer bewezen aan de hand van een individuele jaarrekening (afgeleverd door het sociaal secretariaat) waaruit de volledige loonkost blijkt. De jaarrekeningen worden door de projectuitvoerder bewaard.
De projectuitvoerder moet duidelijk aangeven welke bedragen gebruikt werden om de loonkosten te berekenen en het detail opnemen in het afrekeningssjabloon.
Bij het indienen van het afrekeningsdossier moet tevens een (digitale) kopie van de ondertekende arbeidsovereenkomsten worden toegevoegd voor nieuwe, op het project tewerkgestelde,
personeelsleden. Wijzigingen in het personeelsstatuut moeten doorgegeven worden aan de afdeling fondsen.
Voor alle projectmedewerkers moet een attest, ondertekend door één of meerdere personen die de organisatie rechtsgeldig kunnen binden, (digitaal) bijgevoegd worden waaruit de beslissing van de raad van bestuur of het directiecomité blijkt met betrekking tot de verdeling van de
arbeidstijd van de projectmedewerkers voor het project.
(Niet) subsidiabel
Wat eventuele extralegale voordelen betreft kunnen enkel de kosten die op het attest van het sociaal secretariaat vermeld staan (bv. maaltijdcheques) ingebracht worden bij directe
personeelskosten.
De vergoeding voor het woon-werkverkeer valt eveneens onder de rubriek personeelskosten voor zover deze op het attest van het sociaal secretariaat vermeld staat.
Ingeval van ontslag van een projectmedewerker is de verbrekingsvergoeding niet subsidiabel.
De werkelijk uitbetaalde eindejaarspremie kan maar ingebracht worden in verhouding tot het aantal maanden dat het betrokken personeelslid voor het project heeft gewerkt.
Provisie vakantiegeld
Het vakantiegeld moet aan de periode van de prestatie worden toegerekend door middel van het aanleggen en/of terugnemen van provisies.
De ingebrachte kost met betrekking tot het vakantiegeld bestaat uit de som van:
1. Het werkelijk uitbetaald vakantiegeld, doch in verhouding met de tijdsbesteding voor het betreffende project in het vorig jaar;
2. Minus de provisie vakantiegeld welke vorig jaar in rekening werd gebracht voor het betreffende project;
3. De provisie vakantiegeld voor het huidig jaar in verhouding tot de tijdsbesteding voor het betreffende project in het huidig jaar.
Provisies voor vakantiegeld worden maar aanvaard in verhouding tot het aantal maanden dat het betrokken personeelslid heeft gewerkt voor het betreffende project.
De ingebrachte provisies voor personeelskosten worden opgenomen bij de personeelskosten. Zij worden tevens vermeld op het apart formulier ‘provisies’ en dit om een makkelijke opvolging van de ingebrachte en verrekende provisies mogelijk te maken.
Na het laatste subsidiejaar dient de projectuitvoerder de afdeling fondsen de afrekening van de kosten waarvoor een provisie aangelegd werd zo snel mogelijk te bezorgen (uiterlijk op 30 juni van het jaar na het laatste subsidiejaar). Te ruim begrote provisies dienen teruggestort te worden.
Indien de projectuitvoerder van deze regeling rond provisies wenst af te wijken, kan dit voorgelegd worden aan de afdeling fondsen.
Rubriek 1.2 Indirecte personeelskosten
Algemene regels
Indirecte personeelskosten zijn die kosten die niet vermeld staan op de individuele jaarrekening van de betrokken werknemers, maar die wel rechtstreeks verbonden zijn aan de tewerkstelling van deze werknemers.
Het gaat hier onder andere om arbeidsongevallenverzekering, hospitalisatieverzekering, kosten voor arbeidsgeneeskundige dienst, kosten voor het sociaal secretariaat, administratieve kosten maaltijdcheques,…
Bewijsstukken
De achterliggende facturen voor indirecte personeelskosten moeten steeds kunnen voorgelegd worden.
De afrekening van de kosten voor arbeidsongevallenverzekering dient te gebeuren aan de hand van een verdeelsleutel die wordt bepaald door het toepassen van de premiepercentages op de loonmassa van de betrokken werknemer. Hierbij moet men rekening houden met de
tijdsbesteding van de werknemer voor het betreffende project. Er moet een (digitale) kopie van nieuwe verzekeringspolissen toegevoegd worden aan het afrekeningsdossier zodat deze aan het permanent dossier kunnen toegevoegd worden.
Rubriek 2 Werkingskosten
Algemene regels
Werkingskosten zijn de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor de algemene werking van het project.
De ingediende werkingskosten mogen de redelijke behoefte van het project niet overtreffen.
Voor alle ingediende werkingskosten moet een schriftelijk bewijsstuk kunnen voorgelegd worden. Bewijsstukken worden door de projectuitvoerders ter plaatse bewaard.
Bewijsstukken
De bewijsstukken voor de uitgaven kleiner dan 25,00 EUR moeten globaal (totale som) vermeld worden op het afrekeningsformulier. De bewijsstukken liggen ter inzage op de zetel van de organisatie.
Uitgaven groter dan 25,00 EUR en kleiner dan 100,00 EUR moeten in het afrekeningsdossier opgelijst worden. Door de projectuitvoerder moet daarenboven een schriftelijk bewijsstuk (bijvoorbeeld een kasticket) bijgehouden worden, dat bij een eventuele controle kan voorgelegd worden.
Voor uitgaven vanaf 100,00 EUR incl. btw moet er een factuur op naam van de projectuitvoerder kunnen voorgelegd worden.
Onkostennota’s (bijvoorbeeld terugbetaling van kosten voorgeschoten door personeelsleden) zijn slechts als bewijsstuk aanvaardbaar voor zover ze volgende elementen bevatten:
naam van het personeelslid dat de onkosten gemaakt heeft;
voor welk project;
gedetailleerde omschrijving van de gemaakte kosten;
de onkostennota moet ondertekend zijn door het personeelslid dat de kosten indient en een personeelslid dat de uitgave goedkeurt;
een kopie van de originele factuur of kasticket moet kunnen voorgelegd worden. De regels rond bewijsstukken blijven ook hier van toepassing (steeds bewijsstuk, vanaf 100 euro is een factuur noodzakelijk).
Alleen onkostennota’s opgemaakt door personeelsleden die ook binnen het project worden afgerekend, worden aanvaard. Uitzonderingen hierop moeten gemotiveerd worden.
De projectuitvoerder kan hiervoor het sjabloon ON_10 gebruiken. Dit sjabloon kan bij de afdeling fondsen opgevraagd worden.
Verplaatsingskosten van projectmedewerkers in functie van het project maken deel uit van de werkingskosten, in de mate dat zij de fiscaal aanvaarde bedragen niet overtreffen. Deze kosten dienen per werknemer opgelijst te worden met aanduiding van de gemaakte verplaatsing (van, naar, reden bezoek, aantal km, vergoeding) en worden ondertekend door de medewerker die de kosten maakte.
De projectuitvoerder kan hiervoor het sjabloon VE_10 gebruiken. Dit sjabloon kan bij de afdeling fondsen opgevraagd worden.
Indien vrijwilligersvergoedingen worden ingebracht, moeten volgende gegevens vermeld worden:
naam en adres van de vrijwilliger;
de activiteit waarvoor de vrijwilliger werd ingeschakeld;
datum van de activiteit;
ontvangen bedrag en een ondertekende verklaring van de vrijwilliger dat hij het bedrag ontvangen heeft.
Er moet ook rekening gehouden worden met de wettelijk geïndexeerde plafonds per dag en per jaar voor vrijwilligersvergoedingen.
De projectuitvoerder kan hiervoor het sjabloon VR_10 gebruiken. Dit sjabloon kan bij de afdeling fondsen opgevraagd worden.
Representatie- en reisonkosten van de projectmedewerkers moeten als algemene regel gedragen worden vanuit de eigen middelen. Enkel in zoverre representatie- en reisonkosten duidelijk gerelateerd kunnen worden aan het bereiken van de doelstellingen van het project, kunnen deze wel ingebracht worden. Als bewijsstuk is enkel een factuur of btw-bon (voor
restaurantkosten) aanvaardbaar, waar een verklaring bijgevoegd is waaruit blijkt wat de gemaakte representatiekosten inhouden, wie ze gemaakt heeft en waarom.
Indien de projectuitvoerder externe prestaties (bv. studies, consultancy, …) inhuurt, dient dit steeds vastgelegd te worden in een contract waaruit gedetailleerd blijkt wat de ingehuurde prestatie inhoudt. Ook de factuur dient gedetailleerd weer te geven wat de geleverde prestatie inhoudt. De tarieven dienen marktconform te zijn.
Als er aan een derde een vergoeding wordt uitbetaald voor geleverde prestaties (artistieke prestaties, vergoeding gemaakte kosten,….) in het kader van het project waarvoor geen factuur kan worden voorgelegd, moet de uitgave bewezen worden aan de hand van een schriftelijke overeenkomst over de te leveren prestaties (ondertekend door beide partijen) en een betalingsbewijs of een ondertekend ontvangstbewijs. De fiscale wetgeving blijft van kracht.
(Niet) subsidiabel
Boetes, bankkosten, financiële sancties en gerechtskosten zijn niet subsidiabel.
Kosten voor vorming van de projectmedewerkers zijn alleen subsidiabel voor zover deze zuiver projectgelieerd zijn.
Externe prestaties kunnen slechts ingebracht worden indien kan aangetoond worden dat deze zuiver projectgelieerd zijn.
De aankoop van geschenkbonnen moet beperkt worden en moet steeds bewezen worden aan de hand van een factuur. De factuur moet vergezeld zijn van een nota die de reden van aankoop verklaart (welke activiteit, link met het project, datum, naam van de ontvanger). Er kunnen geen geschenkbonnen voor personeelsleden ingebracht worden.
Kosten die verbonden zijn aan consumptieve activiteiten in de meest ruime betekenis
(bijvoorbeeld toegangsgeld, horecaverbruik en persoonlijke verzorgingsproducten) kunnen enkel afgerekend worden onder bepaalde voorwaarden: bij de afrekening moet er voor elke kost een motivatie opgenomen worden waarom deze uitgaven werden gedaan, wat de link met het project is, datum van de uitgave en wie er gebruik van gemaakt heeft.
Uitgaven die vallen binnen de persoonlijke levenssfeer van de begunstigde zijn niet subsidiabel.
Interne facturatie
Interne facturatie (bv. huisvesting, informatica) is enkel mogelijk als dit op voorhand in de financiële planning aangevraagd werd én als het om een reële kost gaat.
Binnen een organisatie kunnen er diverse interne zelfstandige afdelingen opereren die onderling factureren. Elke afdeling stuurt interne facturen voor haar diensten/producten naar de andere afdelingen binnen de organisatie. Deze prestatie moet tegen marktconforme prijzen gebeuren.
Een interne factuur kan louter boekhoudkundig verwerkt worden (geen geldstroom) of effectief betaald worden (geldstroom tussen de afdelingen).
Interne facturering is subsidiabel als:
1. de interne factuur en het bewijs van betaling of bewijs van boekhoudkundige verwerking voorgelegd worden;
2. in geval van leveringen de facturerende afdeling in voorkomend geval de wet op de overheidsopdrachten heeft nageleefd bij de oorspronkelijke aankoop van de goederen bij een externe leverancier.
Rubriek 3 Investeringen
Algemene regels
Investeringen moeten rechtstreeks en aantoonbaar bijdragen tot de realisatie van het project.
Investeringen dienen afgeschreven te worden. De investeringen waarvoor men afschrijvingen inbrengt, mogen nog niet gesubsidieerd zijn door een andere vorm van overheidssubsidie.
De eigen afschrijvingsregels zoals die binnen de organisatie worden toegepast kunnen door de afdeling Fondsen goedgekeurd worden.
Bewijsstukken
Bij het afrekeningsdossier moet een afschrijvingstabel en de geldende afschrijfregels worden toegevoegd.
Uitzonderingen
Uitzonderingen op de afschrijfregels zijn mogelijk indien de investering inherent deel uitmaakt van de prestaties vastgelegd in de convenant. In dit specifieke geval kan de volledige investering in kosten worden opgenomen. Dit wordt vooraf in de financiële planning opgenomen en
goedgekeurd.
Voor uitzonderingssituaties die zich voordoen in de loop van het uitvoeringsjaar in functie van het realiseren van de doelstellingen van het project, kan de afdeling fondsen een
uitzonderingsaanvraag indienen bij de Vlaamse administratie. Indien de aanvraag wordt goedgekeurd, moet deze goedkeuring bij het afrekeningsdossier worden gevoegd.
Rubriek 4 Overheadkosten
Overheadkosten zijn indirecte kosten die gebaseerd zijn op de werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van het project en die, indien nodig, verhoudingsgewijs volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode worden toegerekend aan het project. Deze kosten zijn met andere woorden vaak niet voor 100% aan het project toe te wijzen omdat ze geïntegreerd zijn in de algemene werking van de organisatie.
Overhead bedraagt maximaal 15% van de personeels- en werkingskosten.
Het gaat om kosten voor supervisie en ondersteuning zoals boekhouding, secretariaat, ICT.
Het speelt hierbij geen rol of deze kosten verbonden zijn aan de inzet van eigen personeel of dat deze ondersteuning wordt uitbesteed. In beide gevallen maken deze kosten deel uit van de overhead.
De overheadkost kan op verschillende manier bewezen worden. De projectuitvoerder kiest een methode die aansluit bij de eigen interne en boekhoudkundige organisatie. Enkele mogelijkheden zijn:
een lijst van kosten en toegepaste gemotiveerde verdeelsleutel;
aan de hand van de jaarrekening;
aan de hand van de analytische boekingen.
De gebruikte bewijsmethode wordt bij het afrekeningsdossier gevoegd en het bedrag aan overhead wordt op het afrekeningssjabloon ingevuld.
Rubriek 5 Inkomsten
In geval in het kader van het project directe of indirecte inkomsten (bijvoorbeeld: cafetaria- inkomsten,recuperatie van kosten, verhuur van zalen, ticketverkoop, …) worden gegenereerd of verwacht, moeten deze duidelijk in kaart gebracht worden in de financiële planning.
Inkomsten moeten van het subsidiebedrag worden afgetrokken indien de eraan verbonden kosten worden ingebracht.
Indien kan gemotiveerd worden dat bepaalde inkomsten niet in mindering gebracht worden, moet dit schriftelijk vastgelegd worden in de financiële planning.
Bij het afrekeningsdossier wordt een gedetailleerd overzicht van de gegenereerde inkomsten gevoegd.
Rubriek 6 Cofinanciering
Er is sprake van cofinanciering wanneer de uitvoerder voor het project middelen ontvangt uit meer dan één subsidiebron. Eigen financiering wordt niet beschouwd als cofinanciering.
In het geval van cofinanciering kunnen volgende situaties zich voordoen:
Situatie 1:
Binnen de globale werking van de organisatie kan het (deel)project dat met middelen uit het Stedenfonds wordt gefinancierd duidelijk worden afgebakend.
- In de financiële planning wordt aangegeven welk deelproject met het Stedenfonds gefinancierd wordt en welke onkosten hiervoor begroot worden (in te vullen bij ‘projectbudget’ op pagina 1 van de
financiële planning).
- Het afrekeningsdossier bevat een overzicht van de gemaakte kosten voor het deelproject dat met het Stedenfonds gefinancierd wordt.
- Om een volledig beeld te hebben van de financiering van het globale project, moeten bij de planning en de afrekening de totale projectkost en de financiering van alle subsidiekanalen in kaart gebracht worden in de rubriek cofinanciering.
Situatie 2:
Binnen de globale werking van de organisatie kan het (deel)project dat met middelen uit het
Stedenfonds wordt gefinancierd niet duidelijk worden afgebakend (of is er geen specifiek deelproject).
- Er wordt een financiële planning opgesteld waarin alle kosten van het project die door de verschillende subsidiebronnen worden gefinancierd, worden opgenomen. Er wordt een
verdeelsleutel bepaald aan de hand van het aandeel dat de verschillende financieringsbronnen hebben in de financiering van het project.
- In het afrekeningsdossier moeten alle kosten aan 100% verantwoord worden.
- In de rubriek cofinanciering worden de verschillende subsidiekanalen en hun respectievelijke aandeel in de financiering opgenomen.
- Als de projectkosten lager zijn dan de som van de inkomsten, dienen de ingebrachte kosten evenredig op de verschillende inkomstenbronnen aangerekend te worden.
Rubriek 7 Aangelegde provisies
De aangelegde provisies voor vakantiegeld worden niet alleen opgenomen bij de rubriek personeelskosten, maar worden ook in deze aparte rubriek vermeld.
