Role profile: Business manager

(1)

Bijlage

1)

Opdeling productlijn

2)

Role Profile: Regional Technical Adviser (RTA)

3)

Role profile: Business manager

4)

Pers bericht Ciba Speciality Chemicals over ´take over´ EFKA b.v.

5)

Organogram MST

6)

Enquête voor RTA’s

7) Enquête voor distributeurs

8)

Interviewschema’s leden MT

(2)

2 1) Opdeling productlijn

• EFKA 1000 serie: Dispergeermiddel

• EFKA 2000 serie: Ontschuimers.

Voorkomt schuimvorming tijdens diverse productiestappen, bijvoorbeeld bij het malen, roeren en pompen. Daarnaast gaat het oppervlakte storingen tegen. Hierdoor creëer je een mooi, glad oppervlak.

• EFKA 3000 serie: Slip en vloeiadditieven.

o Verbetert vloei.

o Verhoogt kras- en slijtvastheid.

o Voorkomt floating.

o Voorkomt oppervlakte defecten als kraters, scheuren.

• EFKA 4000 serie: Hoogmoleculaire dispergeeradditieven o Verkort dispergeertijd.

o Verbetert glans.

o Verhoogt kleurkracht.

o Verlaagt viscositeit.

• EFKA 5000 serie: Benattings- en dispergeer additieven.

Wordt gebruikt in automobiel, coil coating en algemene industrie.

o Verkort dispergeertijd.

o Verbetert glans.

o Hogere pigmentlading.

o Verlaagt viscositeit.

• EFKA 6000 serie: Divers

o Verbetert viscositeitstabiliteit.

o Voorkomt verdikking.

o Constante kleurkracht.

• EFKA 7000 serie Wordt gebruikt in de Inkt sector of industrie of markt

• EFKA 8000 serie Wordt gebruikt in de Plastics sector.

(3)

3

2) Role Profile: Regional Technical Adviser (RTA)

• (Min.) Qualification / Experience

- Degree level education in Chemistry and several years practical experience in the Paints / Coatings industry.

- Excellent interpersonal skills are critical for success.

- Ability to identify and develop business opportunities.

- Ability to motivate / influence is essential.

- High level of commercial / IT skills are required.

- Creativity / decision making and analytical skills are

also essential for success.

- Ability to work independently and manage own priorities.

• PRINCIPAL ACCOUNTABILITIES / OVERALL RESPONSIBILITIES OF THE POSITION

- Provision of a high quality technical solution service to regional customers/

agents.

- Carry out testing and introduction of new products with customers / agents

(on-site as required).

- Provision of technical product training to customers / agents / EFKA staff.

- Maintain high level of detailed knowledge of EFKA product range.

- Development / growth of effective customer relationships by the provision

of high quality technical support services.

- Provision of all reporting requirements in an accurate and timely fashion to facilitate the development of EFKA Business Plans.

- Delivery of technical presentations to customers, agents and technical conferences.

- To actively work with CE Segment colleagues to identify and exploit

potential business synergies.

- To ensure the EFKA laboratory staff within the region are provided with sufficient technical support to deliver a quality service to customers.

• Succes criteria

- Growth of EFKA sales in line with annual targets.

- Provision of an effective / high quality technical service to

agents / customers.

- In coordination with BM / BDM to ensure the effective implementation of new products within region.

- Identification / development of new business opportunities.

- Provision of effective market intelligence to assist the growth of the future EFKA business.

- Provision of support to the technical service teams within the region and at EFKA headquarters.

- Effective delivery of presentations to customers, agents and technical conferences.

(4)

4 3) Role profile: Business manager

• (Min.) Qualification / Experience

- Degree level education with extensive business / commercial / technical

experience in an M & S environment - Excellent man management / Interpersonal skills are

critical for success

- Ability to identify and develop business opportunities - Ability to motivate / influence is essential - Commercial / cross cultural awareness - Creativity / decision making and analytical skills are also required for success

• PRINCIPAL ACCOUNTABILITIES / OVERALL RESPONSIBILITIES OF THE POSITION

- Responsible for the regional profitable growth of the EFKA business.

- Responsible for all aspects of management of the regional EFKA business operation (including P&L).

- Implementation of the EFKA marketing strategies within regional business area.

- Development / growth of effective customer relationships.

- Management of Key Accounts and development of extensive networks to extend the EFKA profile / image with key stakeholders potential customers.

- Provision of a high quality technical solution service to regional customers.

- Management of the annual sales budget for the business area.

- Provision of all reporting requirements in an accurate and timely fashion to facilitate.

the development of EFKA Business Plans.

- To liaise with CE Segment colleagues to identify potential business synergies.

- Development and management of the RTA force.

- Acts as legal Country Business Head where appropriate.

- Ensure the effective personal development / training of the regional EFKA staff.

• Succes criteria

- Growth of EFKA sales in line with annual targets.

- Management of RTA’s / EFKA country organisation.

- Growth of EFKA business through successful introduction of new products

and identification of business opportunities.

- Effective coordination between RTA / R&D / Business Development Managers.

- Effective reporting of sales results and assistance in the development of the annual 3 year EFKA Business plan.

- Strategic development of business opportunities (long/ short term).

- Effective management of Agents / Distributors.

- Effective Legal representation of EFKA interests in operating countries.

(5)

4) Pers bericht Ciba Speciality Chemicals over take over EFKA b.v.

Ciba Specialty Chemicals to acquire EFKA Additives

· Leading supplier in fast-growing industrial coating markets

· High service level with tailor-made solutions for customers

· Strengthens focus on profitable growth and innovation

Ciba Specialty Chemicals announced today that it has signed a purchase contract to acquire EFKA Additives, Netherlands, one of the world’s leading providers of additives for the coatings and inks industries. The transaction is subject to the usual regulatory approvals. The terms were not disclosed.

“The acquisition of EFKA Additives is part of Ciba’s ongoing objective to focus on profitable growth and innovation. It will further strengthen our position as a leading supplier to the coatings industry”, said Armin Meyer CEO & Chairman of Ciba. “The acquisition will, with EFKA’s high added value products for the fast-growing industrial coatings market and its excellent standard of service, support our strategy to be the partner of choice for all customers in the value chain and to achieve high growth rates.”

“While EFKA will add a strong service element to Ciba’s coating business, EFKA will benefit from Ciba’s strong technology base and global presence, especially in NAFTA and Japan,” said Wolfgang Habel, Managing Director of EFKA. “We believe our customers and our employees are best served by the sale of this business to Ciba, and we are committed to contributing further to the development and success of this business.”

EFKA Additives is one of the world’s leading providers of dispersants, leveling agents and defoamers. With headquarters and modern production facilities in Heerenveen, the Netherlands, EFKA numbers over 100 employees globally. With its worldwide network of sales people and regional technical advisers, the company serves customers in more than 80 countries. EFKA offers its customers a very high service level, cooperating closely with them to find tailor-made solutions for specific applications. EFKA’s patents and technological expertise cover the incorporation and stabilization of solids in liquids and products which influence surface tension. The company pioneered the Resin Minimal Pigment Concentrates concept, which increases efficiency in paint production.

EFKA’s present Management will continue to manage operations, reporting into Ciba’s Segment Coating Effects.

***

Ciba Specialty Chemicals (SWX:CIBN, NYSE: CSB) is a leading company dedicated to producing high-value effects for its customers’ products. Our specialty chemicals, added in small quantities, enhance the performance, look and feel of the final product. Business success is driven by our long-term strategy of innovation and continuous operational improvements. Ciba brings new and creative thought to the processes and products of our customers in more than 120 countries. Ciba’s continuing operations generated sales of CHF 7.9 billion in 2000 and CHF 293 million was spent on R&D to foster innovation across the Company.

(6)

6 5) Organogram MST

RTA’s Laboratory

RTA’s RTA’s

BD Manager Coatings

BD Manager Plastics

BD Manager Graphic Arts

Head Special Assignments

Business manager Japan/South

Business manager South-Europe/

Business manager North America

Business manager North Europe/

Business manager South East Asia Head

Business Support Head

Business Development

Assistant Customer

relations

Assistant Product Support General Manager

MS

(7)

7 6) Enquête voor RTA’s

Information structure at EFKA

What do you know about the competition?

This survey is part of a research project to understand better what influences the

competitive intelligence within EFKA Additives. You as RTA’s are closest to the market, meaning to the customers and the competitors. You have a lot of knowledge of the

market, which is of value to the whole company. In order not to lose this valuable information, EFKA wants to improve its information structure. The Marketing & Sales Team would like to know how we could better use your information and improve the competitive intelligence. Please answer the questions freely. You cannot be identified from the information you provide. The project is being conducted for my Master thesis in Business Administration, specialisation Marketing at the University of Groningen (RuG).

The results will be used to create an information structure in which your knowledge can be used for your own and the companies benefit. After you return the questionnaire, I will take the content and use this but I will not use the specific name of the interviewee.

All the information you provide will be treated in the strictest confidence

The questionnaire should take you about 20 minutes to complete and comprises of 7 pages and 31 questions. Please answer the questions after the red word Answer. You can take this document for filling in the questions and reply this e-mail or send it to: Blom Bram CE NL.

Even if you feel the items covered may not apply directly to you please do not ignore them. Your answers are essential in building an accurate picture of the current

information structure.

When you have completed the questionnaire please reply to:

Blom Bram CE NL

I hope you find completing the questionnaire enjoyable, and thank you for taking the time to help me. If you have any questions or remarks or would like further information about this project, please mail me at the e-mail address mentioned earlier. I would appreciate it very much if you return this questionnaire as soon as possible with a deadline of

October 22.

Thank you for your help.

Bram Blom

Marketing & Sales Team

Student in Management & Organization University of Groningen (RuG)

(8)

8

Questionnaire

Part I Personal information:

1. Number of years working in the paint/ additive business?

A. Less than 5 years B. 5 to less than 10 years C. 10 to less than 15 years D. 15 to less than 20 years E. 20 years or over Answer:

2. Number of years working at EFKA?

A. Less than 5 years B. 5 to less than 10 years C. 10 to less than 15 years D. 15 to less than 20 years Answer:

Part II Current information situation: With ‘we’, I mean you as the RTA.

1. We prepare profiles of our competitors?

A. Strongly agree B. Mildly agree

C. Neither agree or disagree D. Mildly disagree

E. Strongly disagree Answer:

2. We use primary sources (information that is new and not published earlier) of information to learn about our key competitors?

(9)

9

3. We use secondary sources (public literature, analyst reports, annual reports etc.) of information to learn about our key competitors?

4. We deliver timely reports on our competitor’s plans and actions to those managers who have the authority and responsibility to act on that intelligence (MST/ Business managers)?

5. We know a lot about our competitors?

6. We know who our key competitors are?

7. We periodically review and update our list of key competitors?

(10)

10

8. We are primarily focussed about companies with which we are in direct competition?

9. We try to gather as many information as possible on our key competitors?

10. We write reports that address several possible outcomes of competitive actions?

11. We can identify threats and opportunities, which are present for our company?

12. We are aware that our set of key competitors may change in the future as new companies begin to serve our customers or operate in our marketplace?

(11)

11

13. My knowledge of competitors is used to its full potential?

14. Our Business managers require competitive intelligence for key decisions and planning?

15. We maintain a network of external sources that we can call on to answer senior management’s questions in a timely and credible fashion?

16. We produce reports that try to predict and anticipate competitor’s actions?

17. We systematically evaluate and prioritize a set of competitors on which to focus our intelligence resources?

(12)

12

18. We frequently contact selected external sources of information about our competitors?

19. EFKA actively communicates intelligence needs to employees?

20. EFKA is providing incentives and convenient ways to report their competitive intelligence efforts and resources?

21. We use executives’ intelligence requirements to guide the collection of marketinginformation?

22. In my job I can identify key/ critical industrial investments by competitors?

(13)

13

23. In my job I am aware of information on new alliances and/ or acquisitions of competitors?

24. In my job I am aware of information on major financial of important investments of competitors?

25. In my job I am aware of possible breakthroughs that could dramatically affect our current and future competitiveness?

26. In my job I can identify the product prices of competitive me- too products?

27. In my job I can identify the product prices of competitive specialty products?

(14)

14 Part III Open questions:

You can put your answers below the questions. If you need more space for your answer, just press ‘enter’ and write on.

28. Could you give examples of ‘past’ surprises caused by the current information structure of EFKA?

29. Do you have any suggestions on how to develop an information structure that can prevent surprises to happen?

30. What type of information and intelligence do you need to do your job in the best possible way?

31. What uses would you make of such intelligence?

If you have any comments or remarks on this questionnaire, please write them down, here:

End of the questionnaire End of the questionnaire End of the questionnaire

This is the end of the questionnaire. I want to thank you for your cooperation. You can return this questionnaire to the following e-mail address: bram..blom@efka.com

<mailto:bram..blom@efka.com> or by simply replying this mail. You will be informed on the results as soon as possible.

With kind regards, Bram Blom

(15)

15

7) Enquete voor distributeurs

Wat betreft de enquetes is getracht om te kijken of er links zijn tusen de antwoorden die de RTA’s hebben gegeven en de antwoorden die de dsitributeurs hebben gegeven.

Daarom is er voor gekozen om een deel van de vragen die gesteld zijn aan de RTA’s ook aan de distributeurs te stellen. De vraagstelling is uiteraard aangepast aan de distributeurs.

De vragen die gesteld zijn aan de distributeurs zijn allen afkomsttig uit deel II van de enquete. Daarnaast zijn ook aan de distributeurs de open vragen gesteld die vermeld staan in part III van de enquete. Omdat de vragen vrijwel identiek zijn is er voor gekozen om deze enquete niet geheel opnieuw weer te geven maar aan te geven welke vragen ook aan de distributeurs zijn gesteld:

Vraag Vraagstelling

1 Do you as EFKA’s distributor prepare profiles of our competitors?

2 Do you use primary sources of information to learn about our key competitors?

3 Do you use secondary sources of information to learn about our key competitors?

4 Do you know a lot about our competitors?

5 Do you as EFKA’s distributor know who our key competitors are?

6 Do you as EFKA’s distributor periodically review and update a list of our competitors?

7

Are you primarily concerned about companies with which EFKA is in direct competition?

8 Do you try to gather as many information as possible on key competitors of EFKA?

9 Are you aware of threats and opportunities that are currently present for EFKA?

10 Are you aware of change, new companies in our market place?

11 Do you think that your knowledge of EFKA’s competitors is used to its full potential?

12 EFKA actively communicates intelligence needs to its distributors?

13 We frequently contact selected external sources of information about our comp.?

14 EFKA is providing incentives+convenient ways to report intelligence on their comp.?

15 I can identify key/ critical industrial investments by EFKA’s competitors?

16

I am aware of information on new alliances and/ or acquisitions of EFKA’s competitors?

17 I am aware of information on major investments of EFKA’s competitors?

18 I am aware of possible breakthroughs that could dramatically affect EFKA’s position?

19 I can identify the product prices of competitive me-too products?

20 I can identify the product prices of competitive specialty products?

(16)

16 8) Interviewschema leden MT

Met het oog op de factoren die invloed hebben of kunnen hebben op de informatiestructuur van EFKA wil ik een volgend interviewschema aanhouden.

• Product: Vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn: verschillen de producten sterk van elkaar, waar liggen deze verschillen, hoe staat EFKA ten opzichte van deze producten? Waar zijn de concurrenten sterk in, me- too’s of juist specialty chemicals.

• Markets served: Hebben de concurrenten alleen oog voor de grote bedrijven of zijn er bedrijven die net als EFKA sterk bezig waren met het MKB? Is hier net zoals bij EFKA een switch te verwachten?zijn de concurrenten over de gehele wereld vertegenwoordigt of slechts in bepaalde delen. Hoe staat EFKA ten opzichte van de concurrenten qua globale spreiding (meer of minder). Hebben de concurrenten overal dezelfde strategie of verschilt dit per regio/ land? Wordt hierover gecommuniceerd tussen de verschillende Business Area’s van EFKA?

• Technologie productie: Kunnen de concurrenten alle producten maken die de markt vraagt? Of zijn zij net als EFKA voor bepaalde toepassingen op zoek naar betere producten. Hoe sterk staat EFKA qua product range ten opzichte van de concurrenten? Hoe staat EFKA ten opzichte van de ontwikkelingstijd van nieuwe producten., wie is het snelste in het ontwikkelen van nieuwe producten met daarbij de introductie in de markt.

• Personeel: Blijft personeel lang genoeg hangen om de markt goed te leren kennen? Kan EFKA de juiste medewerkers werven (opleiding/

ervaring). Is er sprake van ‘tacit knowledge’, in welke mate blijft dit verborgen en in welke mate probeert men dit boven water te krijgen binnen EFKA. Krijgen de medewerkers training in het scannen van de omgeving alsmede de manier van rapporteren. d

• Grootte van het bedrijf: Zit de groei (grootte) van het bedrijf het informatiesysteem (o.a.) niet op barsten.informele informatiestructuren die niet meer werken, meer geformaliseerd aan het werk. Is er onduidelijkheid over taken/ verantwoordelijkheden. Is er sprake van

‘eigen’ bedrijfjes doordat expertise niet toelaat dat anderen zich met hun werk bemoeien?

• Maturity van het bedrijf: zijn er vaste informatiestructuren ontstaan die niet meer functioneren of juist erg goed werken. Is er een bepaalde favoriete aanpak bij de werknemers, ‘oudgedienden’? Dit komt ook terug in de barrières en dan met name bij de term schaalvergroting. Zijn de medewerkers die al lang bij EFKA zitten wel bereid om nieuwe meer geformaliseerde manier van werken aan te leren? Door de sterke groei van de laatste jaren zijn er dingen aan het veranderen, is iedereen wel blij met deze switch? Is er een bepaalde starheid van werken ontstaan die een nieuwe manier van werken in de weg staat?

Er zijn uiteraard meer aspecten te bedenken die van invloed zijn op EFKA en haar informatie stromen. Ik heb hier een bepaalde groep genoemd maar

(17)

17

deze is niet volledig. Voor dit onderzoek kan ik niet alle aspecten meenemen wegens tijdgebrek, daarom zal ik me tot deze aspecten beperken. Mocht er in de interviews naar voren komen dat er nog enkele aspecten zijn die van groot belang zijn dan zal ik hier op moeten inspringen.

Met het oog op de barrières zijn er enkele vragen op te stellen:

• Schaalvergroting van EFKA: groei van 10 miljoen naar 100 miljoen Euro in 10 jaar brengt groei problemen met zich mee. Dit brengt uiteraard problemen met zich mee die ook voor de informatiestructuur van groot belang zijn. Welke problemen zijn er nu al opgetreden?

Structuurwijzigingen? Informele communicatienetwerken vervangen door meer formele structuren? Worden mensen getraind/

gecoacht in veranderingen? Voorlichting m.b.t. procedure veranderingen? Welke mate wil men vasthouden aan vaste manier van werken, apathy m.b.t. vernieuwing?

• Kosten: In hoeverre heeft EFKA mogelijkheid om vrij te investeren in nieuwe communicatienetwerken, voorlichting, training. In hoeverre is EFKA werkelijk een stand-alone bedrijf als ze niet alle beslissingen mag maken over gewenste investeringen? Welke veranderingen staan er te gebeuren. Hoe wordt een eventuele CI geëvalueerd. Kunnen de kosten worden terugverdiend door een verbeterd zicht op de markt en haar concurrenten?

• Tijd: Wat is de tijdshorizon waarin men denkt de informatiestructuur/

communicatiestructuur en wellicht zelfs cultuur (aanpassing van ad- hoc naar meer formele manier van plannen) denkt aan te passen? De omschakeling van informele, ad-hoc besluitvorming naar meer geformaliseerde besluitvorming is al ingezet, vandaar ook deze afstudeeropdracht.

• Personeel: Is het huidige personeelsbestand voldoende om de toekomstige informatie flow betreffende de concurrenten, producten en markten te ondervangen, op te slaan, te analyseren en te distribueren. Worden hiervoor voorzieningen getroffen/ eventueel investeringen voor ingeruimd.

(18)

18

Met het oog op de criteria zijn er ook enkele vragen te stelen:

• Belang van snelheid:

Zorgt het hebben van te late informatie over klanten, concurrenten voor verlies aan omzet? Welk belang wordt er gehecht aan snelle informatievoorziening vanuit de markt naar het hoofdkantoor en vice versa.

Zorgt het ontbreken of te laat leveren van informatie tot verlies van klanten door:

Concurrent een beter product heeft maar EFKA dit niet weet?

Concurrent betere service verleent en EFKA dit niet weet?

Concurrent een betere product range heeft en EFKA dit niet weet?

Concurrent lagere prijzen voert en EFKA dit niet weet?

Het niet weten van dergelijke informatie kan op termijn zorgen voor grote omzetverliezen omdat de concurrent EFKA voorbij streeft zonder dat EFKA dat door heeft. Hoe is de huidige informatievoorziening met het oog op dergelijke aspecten?

• Accurate informatievoorziening:

Welk belang wordt er gehecht aan de accuraatheid van informatie uit de markt? In welke mate maakt het uit dat informatie soms niet geheel valide is? Hiermee bedoel ik in welke mate van belang is dat er geruchten over producten, concurrenten, fusies, overnames ook binnen komen tijdens de informatievoorziening. Niet alle informatie is geheel betrouwbaar maar kan wel degelijk van belang zijn. Vele geruchten samen kunnen toch een beeld geven van belangrijke ontwikkelingen in de markt en marktomgeving.

• Comprehensiveness:

In welke mate is alle informatie van een bepaald aspect betreffende een bepaalde concurrent bekend. En in welke mate kan men dit weten?

• Timeliness:

Komt alle informatie over concurrenten op tijd binnen, was de informatie bekend binnen EFKA maar niet gecommuniceerd. Welke tijdsindicatie moet er zijn voor updates betreffende concurrenten of is hier niets over te zeggen?