BUSINESS CASE
TOEKOMST
TEAM VERGUNNINGEN, TOEZICHT EN HANDHAVING
Versiedatum : April 2016 Versie : Definitief Auteur : Harm Bekker Registratienummer : INT16.0290
Documentnaam : BC VTH-ODRN 2016
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 2 van 13
INHOUDSOPGAVE
Overdracht naar de ODRN ... 5
1. Takenpakket ... 7
2. Workload ... 7
3. Kosten ... 7
Frictiekosten ... 7
Overhead ... 8
Totale kosten ... 8
Opvang privatisering ... 8
Afbouw frictie en achterblijvende overhead over periode van 5 jaar ... 9
Uitgangspunten ... 9
4. Financiële verhouding ... 9
5. Personeel ... 9
Doelgroep ... 9
Positie applicatiebeheerder Squit XO ... 10
Het Gelders Sociaal Plan (GSP) ... 10
6. Dienstverlening ... 11
Klantcontact ... 11
Productkwaliteit ... 11
ICT-systeem ... 11
7. Interne en externe lijnen ... 11
Digitaal archief ... 11
BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) ... 12
GEO (Inmetingen, landmeters etc.)... 12
Afstemming achterblijvende organisatie ... 13
8. Conclusies ... 13
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 3 van 13
INLEIDING
Naar aanleiding van de opdracht die vanuit het management is gekomen is samen met de ODRN onderzocht onder welke condities de Wabo-taken van de gemeente Beuningen kunnen worden uitgevoerd. Het onderzoek heeft zich toegespitst op het in beeld brengen van: het takenpakket, de workload, de bijbehorende kosten, de personele consequenties en de gevolgen voor de dienstverlening. Op basis van deze aanvullende informatie is bijgaand voorstel van de projectgroep tot stand gekomen.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 4 van 13
GESCHIEDENIS
De BRIKS-taken met buurgemeenten oppakken
Zelfstandig kan de gemeente Beuningen niet voldoen aan de wettelijke kwaliteitscriteria.
Voor de goede orde wordt opgemerkt dat het feit dat we in de toekomst niet voldoen aan de kwaliteitscriteria niets zegt over de feitelijke kwaliteit van de BRIKS-taken tot op heden. Wij zijn er van overtuigd dat de uitvoering van deze taken van voldoende kwaliteit zijn.
Door samenwerking te zoeken met Druten, Wijchen en Heumen kan er op papier gemotiveerd worden voldaan aan de kwaliteitscriteria. Heumen heeft aangegeven de BRIKS - taken over te dragen naar de ODRN. Dit betekent dat de samenwerking minder robuust wordt. Met 3 gemeenten voldoen wij niet aan de kwaliteitscriteria. De gemeenten hebben te weinig capaciteit om te voldoen aan de eisen. Door te motiveren waarom wij toch vinden dat wij voldoen aan de kwaliteitscriteria voldoen wij wel aan de zorgplicht.
De capaciteit van de gemeenten is afgestemd op het binnenkomende werk en zit aan de ondergrens. Er is geen capaciteitsruimte om elkaar te vervangen of capaciteit uit te wisselen.
Hierdoor zijn doorgroeimogelijkheden of kansen om bij de andere gemeenten ervaring op te doen klein.
Als achteraf blijkt dat de Druten, Wijchen en Beuningen de zorgplicht onvoldoende invullen, dan kan de minister alsnog een algemene maatregel van bestuur opleggen. Daarin wordt dan de criteria voor kritieke massa en het proces van vergunningverlening alsnog in een wet verankerd. Mocht de minister een maatregel opleggen dan moeten we de taken wel overdragen naar de ODRN.
De verwachting is dat een deel van de werkzaamheden vanaf 2017 (technische toetsing en controle bouw) niet meer door de overheid als bevoegd gezag zal worden gedaan. Dit betekent dat er taken verdwijnen bij medewerkers. Deze medewerkers kunnen andere taken uitvoeren of het kan zelfs betekenen dat delen van de formatie boventallig zijn. Deze boventalligheid kan niet door de samenwerking of door de gemeente Beuningen opgevangen worden.
Conclusie
De BRIKS-taken gezamenlijk oppakken met Druten en Wijchen is niet de beste optie. De robuustheid wordt niet gegarandeerd, er zijn geen doorgroeimogelijkheden voor werknemers, de kwaliteit van de ODRN is hoger doordat zijn veel specialisten in huis hebben en op termijn is de samenwerking duurder. De privatisering of meer vergunningsvrij bouwen kan niet worden opgevangen.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 5 van 13
Overdracht naar de ODRN
De overdracht van de BRIKS taken naar de ODRN houdt in dat de ODRN alle aanvragen behandelen voor de activiteiten bouwen, ruimtelijke ordening, inritten, kappen en slopen. Ook zal de ODRN verantwoordelijk zijn voor het toezicht en de handhaving op de verleende vergunningen. Het verlenen, toezicht houden en handhaven zal volgens het beleid van de gemeente Beuningen gebeuren. Door de kennis en ervaring van de specialisten van de ODRN, zal de kwaliteit van het werk toenemen. De personele capaciteit wordt minder kwetsbaar, doordat de ODRN een bredere inzetbaar heeft. De ODRN heeft een flexibele ‘schil’. Hierdoor kunnen ze snel waar nodig opschalen en bij afwezigheid van werknemers, specialisten inzetten.
Het Rijk stelt steeds meer eisen aan de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en
handhaving. Als wij de BRIKS taken overdragen naar de ODRN, dan zetten zij een belangrijke stap om ook in de toekomst goede kwaliteit te leveren.
Als we de taken in 2017 overdragen naar de ODRN dan zullen wij compleet voldoen aan de wettelijke eisen van de kwaliteitscriteria 2.1 en kan de gemeente Beuningen sneller en beter inspelen op wetswijzigingen en de privatisering van de bouwactiviteiten. De ODRN heeft de organisatie, specialisten en de robuustheid om wetswijzigingen snel op te pakken en te implementeren. Bij onze gemeente moeten we voor wetswijzigingen specialisten inhuren en implementeren naast de dagelijkse taken. Dit vergt veel van de werknemers.
De ODRN is volledig ingericht op het uitvoeren van de BRIKS-taken. Hierdoor kan de ODRN efficiënt werken. De ODRN heeft een productencatalogus gemaakt van de kosten die de ODRN in rekening zou brengen op basis van de hoeveelheid producten die de gemeente Beuningen zou inbrengen. De totale kosten van de ODRN liggen iets hoger dan onze huidige kosten. Dit ligt niet aan de productprijzen van de ODRN maar aan de hogere overheadkosten van de gemeente Beuningen per specialist per product. Dit is te verklaren door de uitgebreide organisatie van de gemeente met management, college en de raad. De ODRN daarentegen heeft korte lijnen en minder bestuurlijke lagen. Een vergelijking van kosten heeft
plaatsgevonden op de totale begroting van de BRIKS taken. Dus; wat zal het kosten als we (aan de hand van ervaringscijfers van de afgelopen 4 jaren) dezelfde taken met dezelfde kwaliteit door de ODRN laten uitvoeren. De conclusie is dat de kosten voor de overdracht van de BRIKS- taken naar ODRN op termijn lager zijn. De totale kostenberekening van het team is terug te vinden in bijlage 2.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 6 van 13 In het onderstaande schema staan de voor- en nadelen genoemd als de BRIKS-taken opgepakt worden met Druten, Wijchen, Heumen, door de ODRN of zelfstandig worden uitgevoerd:
Kosten Kwaliteit Kwetsbaarheid Kansen medewerkers controle uitvoering
Zelfstandig verder Geen extra kosten.
Blijft gelijk/ net iets minder dan de specialistische kennis van de ODRN of de samenwerking
De huidige formatie/eenmansf uncties zijn kwetsbaar.
Privatisering kan niet opgevangen worden
Er zijn geen tot weinig
doorgroeimogelijkh eden in verticale of horizontale zin
Dienstverlening, vergunningverlening, toezicht en handhaving staan dichtbij
Samenwerking Geen extra kosten.
Kosteloze samenwerking
Beter dan zelfstandig, kennis en kunde van 4 gemeenten worden ingebracht
Achtervang kan gevraagd worden bij de 3 andere gemeenten, maar dit blijft een zwak punt. Er is geen tot weinig inzetbare capaciteit bij de gemeenten.
Privatisering kan niet opgevangen worden
Er zijn weinig doorgroeimogelijkh eden in verticale of horizontale zin, wel zijn uitwisselingen makkelijker te realiseren
Dienstverlening, vergunningverlening, toezicht en handhaving staan dichtbij. Er verandert niets en beleid is met 4 gemeenten afgestemd
ODRN Bijna gelijk, er zijn
achterblijvende overhead-, desintegratie-en frictiekosten
Betere kwaliteit omdat veel specialisten kunnen overleggen en ervaringen kunnen delen
ODRN is robuust en heeft een flexibele schil. De ODRN kan de toekomstige privatisering opvangen
Er zijn
doorgroeimogelijkh eden in verticale of horizontale zin, een grote organisatie biedt kansen
Dienstverlening, vergunningverlening, toezicht en handhaving staan verder af maar met een accountmanager en nog steeds een fysieke balie in Beuningen is dit op te vangen
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 7 van 13
BUSINESS CASE
1. Takenpakket
In het onderzoek zijn de volgende uitvoerende Wabo-taken betrokken: balie Bouwen, Wonen en Leefomgeving, vergunningverlening, toezicht, handhaving, applicatiebeheer en
administratieve ondersteuning. Overdracht van dit takenpakket sluit bijna naadloos aan op de werkzaamheden die de ODRN momenteel ook uitvoert. De vraag is nu alleen of onze
applicatiebeheerder naadloos over kan naar de ODRN. Dit zal specifieke aandacht krijgen.
Indien de overgang van de applicatiebeheerder niet mogelijk is, zal een andere oplossing gezocht worden. Als uitgangspunt is gehanteerd dat de Wabo-taken op het gebied van beleid en advisering in eigen huis blijven, e.e.a. conform het regiemodel. De ODRN is een uitvoerende organisatie en houdt zich niet bezig met beleidsmatige taken.
2. Workload
De ODRN heeft een ‘Productencatalogus (PDC)’opgesteld. Deze PDC beschrijft de uitvoerende Wabo-taken op activiteit- en werkprocesniveau. Aan deze activiteiten en werkprocessen zijn kengetallen toegekend. Over het productenboek, de gehanteerde kengetallen en het aantal producten dat wij inbrengen, is de afgelopen periode intensief overlegd. Er is bij de ODRN en ons consensus over de gehanteerde uitgangspunten. De PDC die afgestemd is op de processen en het beleid van de Gemeente Beuningen. Vervolgens is op basis van deze informatie de workload van de gemeente Beuningen berekend (zie bijlage 2). De kosten voor alle BRIKS- producten bij de ODRN is € 536.979,- De totale omvang van het uitvoerende Wabo-pakket van de gemeente Beuningen bedraagt 7,14 Fte.
Op enkele deeltaken zoals BAG-info, leegstandswet en gehandicaptenparkeerplaatsen moet nog fijn afstemming plaatsvinden. Zoals nu wordt ingeschat heeft deze afstemming slechts
marginale invloed op de totale omvang van het over te dragen takenpakket.
3. Kosten
De kosten voor het team VTH bestaan uit de loonkosten, de overheadkosten en de frictiekosten.
De loonkosten zijn de kosten die de werkgever maakt om het salaris inclusief alle belastingen en verzekeringen te betalen. De overheadkosten zijn de kosten voor bijvoorbeeld
ondersteuning, faciliteiten en voorzieningen, huisvesting, ICT applicaties, werkplekken, opleiding, reprografie, etc.
Frictiekosten zijn de kosten die achterblijven bij de gemeente nadat de taken zijn
overgedragen; dit wordt ook wel ‘doorlopende overhead’ genoemd. De desintegratiekosten bestaan uit: huisvesting (lege ruimtes) en centraal ondersteunende diensten waarvan de kosten niet direct afnemen en er minder formatieplaatsen zijn om de overhead over te verdelen;
financiën, receptie, personeelszaken.
Frictiekosten
Een deel van de taken van de WABO+ vergunning verlener (7 uur) gaat niet over naar de ODRN. De taken van onze applicatiebeheerder worden niet bij de ODRN ingebracht. De ODRN heeft het applicatiebeheer ondergebracht bij de gastheer gemeente Nijmegen. Ook een deel van de taken van de senior medewerker Vergunningen blijft achter (0,22) blijft achter. De
achterblijvende frictiekosten van deze medewerkers op dit moment zijn € 63.920,-. De
verwachting is dat deze frictiekosten minder worden als de achterblijvende persoon een andere functie of een andere werkgever krijgt.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 8 van 13 Overhead
De overheadkosten voor het team zijn € 524.561,-. Bij een overgang naar de ODRN wordt deze overhead verminderd door het wegvallen van de volgende kosten:
Applicatie Squit (vergunning management systeem) € 45.000,- en personele kosten zoals gratificaties, vakantiewerk, reiskostenvergoeding, ziektekosten, studiekosten, reprokosten e.d. € 27.339,-. De achterblijvende overheadkosten bij een overgang naar de ODRN zijn € 452.222,-.
Totale kosten
Bij overdracht van het Wabo-takenpakket krijgt de gemeente Beuningen van de ODRN een rekening voor de afgenomen producten. Deze kosten zijn gebaseerd op cijfers van de afgelopen vier jaren. In bijlage 2 is de financiële berekening te vinden waarin alle kosten bij een overgang van de BRIKS-taken naar de ODRN zijn vergeleken. De kosten om alle taken zoals wij die uitvoeren met onze processen en kwaliteit bij de ODRN af te nemen zijn:
Kosten gemeente
De all-in kosten voor de BRIKS-taken : € 999.474,-
Kosten bij overdracht naar de ODRN
Kosten afname producten ODRN : € 536.979,-
Kosten voor achterblijvende werknemer (frictie) : € 63.920,- Kosten achterblijvende overhead : € 452.222,- -
Totale kosten : € 1.053.121,-
Voorlopig nadeel : € 53.647,-
Bij de overdracht zal de gemeente Beuningen het eerste jaar een nadeel hebben van € 53.647,-.
Dit komt door frictiekosten en achterblijvende overheadkosten. De frictiekosten ontstaan doordat taken niet over te dragen zijn naar de ODRN. De overheadkosten ontstaan doordat ruimten in het gemeentehuis leeg komen te staan.
De verwachting is dat de medewerkers die niet overgaan op termijn een andere functie krijgen of ergens anders werk vinden. Hierdoor nemen de frictiekosten af. Verhuren we de leegstaande ruimten en plaatsen we daar andere werknemers in dan worden de overheadkosten verlaagt.
Het nadeel van € 53.647,- zal op termijn (na 2 jaar) verdwijnen en een positief resultaat opleveren. De overgang naar de ODRN kan budgetneutraal uitgevoerd worden.
Opvang privatisering
De wet om aanvragen voor omgevingsvergunning door private partijen te laten uitvoeren is in ontwikkeling. De verwachting is dat de privatisering 2017 ingevoerd wordt. Dit betekent dat ongeveer 20% van de werkzaamheden bij de vergunningverleners en omgevingsinspecteurs wegvalt. De gemeente Beuningen kan deze vermindering niet opvangen zonder dat dit personele consequenties heeft. De ODRN heeft een flexibele schil en kan deze vermindering opvangen. Bij een overdracht van de taken naar de ODRN betekent dit als de invoering van de privatisering gereed is dat de gemeente Beuningen 20% minder taken afneemt van de ODRN.
Dit is op termijn een besparing van de kosten voor de gemeente Beuningen.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 9 van 13 Afbouw frictie en achterblijvende overhead over periode van 5 jaar
De verwachting is dat de frictiekosten van € 63.920,-en de achterblijvende overheadkosten van
€ 452.222,- lager worden. Frictiekosten worden lager doordat werknemers op termijn andere taken of een andere werkgever krijgen. Dit wordt zorgvuldig gedaan volgens ons sociaal plan of re-integratietrajecten. De begeleiding voor deze werknemers is opgestart.
Om de overheadkosten op termijn te verminderen kan bijvoorbeeld de leegstaande ruimte worden verhuurd aan marktpartijen. De achterblijvende balie Bouwen, Wonen en
Leefomgeving wordt ingevuld door de ODRN. Hier kan huur voor gevraagd worden.
Uitgangspunten
Bij de opbouw van de berekening is ervan uitgegaan dat de hoogte van de legesinkomsten voor de gemeente Beuningen hetzelfde blijven. Dit betekent dat het verschil in de productprijs van de ODRN en de legesinkomsten gemotiveerd blijft. In de gemeente Beuningen zijn namelijk een casemanager en interne adviseurs werkzaam die kosten maken voor de producten die de ODRN uitvoert. Door deze achterblijvende taken bij de gemeente Beuningen is het verschil in de productprijs van de ODRN met de legesinkomsten van de gemeente Beuningen te verklaren en te motiveren.
4. Financiële verhouding
Als kader voor de outputfinanciering wordt voorgesteld een ondergrens te hanteren die gebaseerd is op de verhouding van de ons over te nemen vaste formatie van 4,86 Fte. Dit geeft flexibiliteit in de bedrijfsvoering van de ODRN en betekent concreet dat de gemeente
Beuningen de ODRN naar rato van het aantal af te nemen producten betaalt, maar minimaal € 538.002,- Het maximale bedrag kan alleen worden overschreden als de gemeente de ODRN vooraf opdracht heeft verleend om ‘meerwerk’ te leveren. Dit maximum bedrag uiteraard ook bezien vanuit de onverkort geldende wettelijke verplichting (maar dan voor alle deelnemers) om bij te dragen in een onverwacht hoger tekort van een gemeenschappelijke regeling.
5. Personeel
Doelgroep
Voor overgang naar de ODRN komen 6 medewerkers in aanmerking. Dit betreft 4,86 fte’s.
Daarnaast gaan de taken over van de functie administratief medewerker Bouwen, Wonen en Leefomgeving (0,66 fte) en de functie van de omgevingsvergunningverlener (0,89 fte). De functies worden tot 1 januari 2017 tijdelijk ingevuld. De omgevingsvergunningverlener heeft een andere werkgever gevonden. De fte’s van de omgevingsvergunningverlener worden overgedragen naar de ODRN.
De functie van vergunningverlener voor APV en bijzondere wetten blijft bij de gemeente. De functiehouder wordt geplaatst in het team publiekszaken.
De senior medewerker Vergunningen kan taken uitvoeren voor de gemeente Beuningen maar kan ook overgenomen worden door de ODRN. Zo is er 0,5 fte nodig voor accountmanagement tussen de ODRN en de gemeente Beuningen. De gesprekken om een goede passende oplossing bij de ODRN of de gemeente Beuningen te vinden zijn gestart. Voor een overzicht van functies en medewerkers zie bijlage 2.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 10 van 13 Positie applicatiebeheerder Squit XO
De taken die zijn opgenomen in de functie van applicatiebeheerder Squit XO (0,72 fte) worden niet overgenomen door ODRN. De ODRN voert geen taken uit met betrekking tot systeem- en applicatiebeheer maar worden vanuit de rol van gastheer verricht door de gemeente Nijmegen.
Dit zou kunnen betekenen dat de functiehouder door het vervallen van de functie boventallig wordt en in een vwnw-traject (van werk naar werk) komt.
Vanuit een goed werkgeverschap hebben wij een inspanningsverplichting om boventalligheid te voorkomen. Omdat indirect de taken van de applicatiebeheerder overgaan naar de gemeente Nijmegen is een overgang van de functiehouder naar IRvN (ICT Rijk van Nijmegen) een mogelijke optie. Ook kan de functiehouder kiezen om in de functie van administratief medewerker BWL de overstap naar de ODRN te maken.
Het overleg hierover is gaande.
Het Gelders Sociaal Plan (GSP)
De personele gevolgen voor de medewerkers die overgaan naar de ODRN zijn geregeld in het GSP. Het GSP is vastgesteld in 2012 in verband met de oprichting van de RUD’s in Gelderland en heeft een looptijd tot 1 april 2017. Het GSP is van toepassing op de overdracht van taken en medewerkers naar de ODRN.
De meest relevante bepalingen zijn:
Plaatsing van de medewerkers
Voorwaarde voor overname is dat de medewerker voor tenminste 80% van zijn functie taken verricht die overgaan naar de ODRN. Aan deze voorwaarde wordt bij alle medewerkers die voor overgang in aanmerking komen, voldaan.
Arbeidsvoorwaarden
De CAR/UWO is van toepassing bij de ODRN. Dit betekent dat de primaire arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers ongewijzigd blijven. Op onderdelen zijn in het GSP aanvullende
bepalingen opgenomen.
Werkgelegenheidsgarantie
Alle medewerkers die vanaf de start van de ODRN (1 april 2013) zijn overgegaan, hebben een werkgelegenheidsgarantie van 4 jaar. Wegens reorganisatie kan geen gedwongen ontslag plaatsvinden binnen 2½ jaar.
Een punt van overleg met de ODRN is om voor de medewerkers een gelijke werkgelegenheidsgarantie te bedingen vanaf 1 januari 2017.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 11 van 13
6. Dienstverlening
Uitgangspunt is dat bij de overdracht van de Wabo-taken naar de ODRN het huidige
dienstverleningsniveau van onze gemeente minimaal gehandhaafd moet blijven. Het gaan dan om: klantbenadering, productkwaliteit en faciliteiten (o.a. ICT). De ODRN heeft in algemene zin aangegeven de dienstverleningsnormen van de gemeente Beuningen over te kunnen nemen op basis van hun eigen dienstverleningsconcept.
Klantcontact
Klantcontact over omgevingsvergunnningen vindt plaats op basis van afspraak. Het fysieke contact zal georganiseerd worden in Beuningen. Als gevolg van de digitale mogelijkheden is de tendens dat steeds minder direct klantcontact plaatsvindt over eenvoudige aanvragen. Het directe klantencontact spitst zich toe op de complexe vragen. De projectgroep stelt voor dit klantcontact op afspraak in Beuningen te organiseren. De ODRN is altijd bereid hieraan mee te werken.
Productkwaliteit
De ODRN zal bij de inwerkingtreding van de kwaliteitscriteria 2.1 moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Voor wat betreft de productkwaliteit wordt aangesloten op de bestaande dvo’s (dienstverleningsovereenkomsten) die de gemeente hebben afgesloten met de ODRN.
ICT-systeem
Een goed functionerend ICT-systeem is cruciaal voor een adequate bedrijfsvoering en dito dienstverleningsniveau. De gemeente Beuningen verricht de vergunningverlening en het toezicht volledig digitaal met behulp van het ICT-systeem Squit XO en Squit2Go. De ODRN heeft een ander systeem en is minder ver met de digitale vergunningverlening en het digitaal toezicht dan Beuningen.
Het is de bedoeling van de landelijke wetgever om op termijn in het gehele Gelderse stelsel met één centraal ICT-systeem te werken. Het advies van de projectgroep is om met het systeem van de ODRN te werken maar zo snel mogelijk volledig digitale vergunningverlening en digitaal toezicht mogelijk te maken.
7. Interne en externe lijnen
Als het team VTH overgaat naar de ODRN dan verdwijnen er lijnen met de achterblijvende organisatie in Beuningen. Deze lijnen zijn in beeld gebracht. De lijnen blijven bestaan, alleen zal de werkwijze of het proces veranderen. Hieronder staan de belangrijkste lijnen en hoe deze in stand blijven als het team VTH naar de ODRN gaat. De exacte detailuitwerkingen en
procesbeschrijvingen voor de werknemers wordt uitgewerkt als het raadsvoorstel akkoord is.
Digitaal archief
Het gehele digitaal van Beuningen is digitaal beschikbaar. Om onze taken goed uit te kunnen voeren is het van belang om in ons digitale archief te kunnen. Hoe vanuit de ODRN dit archief beschikbaar is, wordt nader uitgewerkt. Dit kan waarschijnlijk met een ‘inbel-verbinding’. Dit betekent dat het archief via een website vanuit de ODRN bereikbaar is. De medewerkers van milieu die wettelijk verplicht waren over te gaan naar de ODRN kunnen vanuit de ODRN bij ons digitale archief. Dit kan ook voor alle medewerkers die overgaan mogelijk gemaakt worden. Bij de overgang moet nagedacht worden over hoe de besluiten van de ODRN
beschikbaar blijven voor de werknemers in Beuningen. De BAG, Financiën en Belastingen zijn afnemers van de Wabo-besluiten.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 12 van 13 BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen)
Er is afstemming nodig met de BAG-beheerder over de volgende punten:
1. Binnen vier dagen wanneer een omgevingsvergunning is verleend, moet het besluit in de BAG worden geregistreerd.
2. BAG gegevens en huisnummering worden meegenomen in de omgevingsvergunning.
3. Aanvraaggegevens moeten bekend zijn voor de BAG.
4. Interne of externe terugmeldingen (daar waar twijfel is over BAG gegevens) moet binnen twee dagen beoordeeld worden door de BAG-beheerder (vaak in samenspraak met medewerker VTH) of deze in onderzoek moet worden genomen of niet.
5. De BAG kent verschillende statussen zoals, start bouw, bouw gereed, sloop etc. Deze statussen moeten in de gaten gehouden worden door de medewerkers van VTH wat de feitelijke status is. Van elke wijziging wordt door de toezichthouder een procesverbaal gemaakt en ingeleverd bij de BAG-beheerder. Dit is van belang voor zowel interne als externe afnemers. Denk aan Munitax (WOZ en vragen van o.a. makelaars), GEO-informatie en de landelijke voorziening (overige diensten die afnemen van de LV).
6. De BAG-beheerder stuurt om de drie maanden een lijst naar VTH om de statussen te controleren. Dit betekent dat de toezichthouders openstaande statussen controleren in het terrein voor volledigheid om zowel interne als externe afnemers hierover feitelijk te informeren.
Bij overdracht naar de ODRN worden de punten 1 en 2 een werkafspraak. De ODRN zend de besluiten naar de gemeente Beuningen en de BAG-gevens en huisnummers worden opgenomen in de besluiten van Beuningen. Punt 3: de aanvraaggegevens zijn in te zien via een website (het OLO). De BAG-beheerder en de GEO-medewerkers krijgen hier toegang tot. Punt 4, 5 en 6:
over deze processen worden werkafspraken gemaakt met de ODRN. Deze meldingen en het delen van informatie kan digitaal via de e-mail. Er wordt een proces geschreven hoe dit het beste afgestemd kan worden.
GEO (Inmetingen, landmeters etc.)
Er is afstemming nodig met GEO over de volgende punten:
1. Tijdig moet worden doorgegeven dat panden ingemeten kunnen worden. Nu geven de toezichthouders deze informatie door aan GEO.
2. Om de kwaliteit van geleverde gegevens te beoordelen nemen de toezichthouders steekproeven door inmetingen (‘in het veld’) te controleren.
3. GEO levert VTH uitzetgegevens (coördinaten) voor het uitzetten van grenzen en
bebouwingen en t.b.v. het bepalen van het bouwpeil. Van het uitzetten en de peilaanwijs wordt een zogenaamd aanwijsformulier t.b.v. het bouwdossier ingevuld, dat door alle betrokkenen wordt ondertekend.
4. Door de invoering van de nieuwe omgevingswet, waarbij steeds meer vergunningsvrij gebouwd gaat worden, moet een jaarlijkse controle van de BGT/BAG kaart uitgevoerd worden. Dit levert mutaties op waarbij de BAG gegevens onderzocht moeten worden door VTH.
Punten 1 en 3: Dit wordt een werkafspraak met de ODRN. Wanneer een pand gereed is om in te meten, wordt dit digitaal per e-mail doorgegeven aan GEO. Punten 2 en 4: De ODRN kan deze vragen uitvoeren. Over deze uitvragen worden processen en werkafspraken gemaakt met de ODRN. Er worden processen geschreven hoe dit het beste afgestemd kan worden.
BC VTH-ODRN 2016 3-5-2016 13 van 13 Afstemming achterblijvende organisatie
Voor de organisatie in Beuningen veranderen de lijnen. De lijnen verdwijnen niet maar de manier van communiceren wijzigt. Bureauoverlegjes zoals voor een evenement contact hebben met de constructeur, toezichthouders vragen om ergens langs te gaan, advies vragen over een procedure of bestemmingsplan, sparren met collega’s over juridische vraagstukken,
uitzoekvragen voor de WOZ of belastingen zullen blijven bestaan maar via andere communicatiemiddelen verlopen.
Het ‘even naar binnen lopen’ zal verdwijnen. Wel kunnen vragen snel en makkelijk gesteld worden via e-mail en telefoon. De frontoffice blijft zoals die is. Interne vragen kunnen bij aanwezigheid van de frontoffice-manager ook aan hem of haar gesteld worden. Mocht er toch behoeften zijn aan een overleg dan kunnen overleggen ingepland worden. Het is ook mogelijk een vast deel van een dag of een aantal uren een medewerker van de ODRN in Beuningen te laten komen. Zo kunnen medewerkers, het bestuur, de raad en het management vragen over de leefomgeving afstemmen met de ODRN en het oude VTH-team. Voor de achterblijvende organisatie wordt duidelijk gemaakt waar, bij wie en hoe de vragen die spelen over de leefomgeving gesteld kunnen worden.
8. Conclusies
Het totaal van de aspecten van de beschreven aspecten overziend, komt de projectgroep tot de volgende conclusies:
Politiek / bestuurlijk gewenste nabijheid
Bij uitbesteding van de Wabo-taken hebben de gemeenteraad en het college voldoende middelen ter beschikking om de bestuurlijke verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Een goede invulling van de gemeentelijke regierol speelt daarbij een belangrijke factor. Dit kan bijvoorbeeld door een accountmanager voor Beuningen opgevangen worden.
Kosten
Er is een ‘behoudende’ berekening gemaakt. Het verschil tussen de kosten bij de overgang naar de ODRN en het zelf uitvoeren van de taken is klein. De verwachting is dat in de loop van jaren de overgang van de BRIKS-taken naar de ODRN een financieel positief resultaat oplevert.
Kwaliteit
De taak specifieke organisatie ODRN wordt, mede gelet op de toekomstige ontwikkelingen, in staat geacht minstens dezelfde of hogere kwaliteit van producten te leveren als de eigen organisatie.
Kwetsbaarheid
Uitbesteding van taken aan de robuuste organisatie van de ODRN zal tot geen kwetsbaarheid leiden.
Kansen voor medewerkers
Gelet op de huidige en toekomstverwachtingen in Beuningen heeft een overdracht van de taken naar de ODRN een sterke voorkeur.
Samenvattend
Onder de in dit document genoemde condities zijn er geen belemmeringen om de uitvoering van de Wabo-taken in regionaal verband bij de ODRN onder te brengen.
