Gebruiksaanwijzing:
EU-milieukeurcatalogus (ECAT)
Voor aanvragers en houders van een milieukeur
Juni 2021
1
Inhoudsopgave
Inleiding — Wat is ECAT? ... 2
Hoofdstuk 1: Toegang tot ECAT Admin ... 3
1.1 Een gebruikersaccount van ECAT Admin aanmaken ... 3
1.2 Accountgegevens wijzigen ... 5
1.3 Logingegevens opvragen ... 6
1.3.1. E-mail/gebruikersnaam vergeten ... 6
1.3.2. Wachtwoord vergeten ... 6
Hoofdstuk 2: Een milieukeur voor een nieuw product of een nieuwe dienst aanvragen ... 8
2.1 Nieuwe aanvraag voor een milieukeur voor een product ... 8
2.2 Nieuwe aanvraag voor een milieukeur voor een dienst ... 8
2.3 Toelichting bij het registreren van een nieuwe aanvraag ... 8
Hoofdstuk 3: De pagina’s over producten en diensten ... 10
3.1 Uw producten toevoegen en beheren ... 10
3.2 Uw diensten toevoegen en beheren ... 13
Hoofdstuk 4: Bestaande milieukeuren beheren — toelichting op de verschillende statussen van uw ECAT-registraties ... 15
2
Inleiding — Wat is ECAT?
De EU-milieukeurcatalogus (ECAT) is een openbare databank waarin alle belanghebbenden snel producten en diensten met een EU-milieukeur kunnen vinden.
Deze gebruikershandleiding heeft betrekking op ECAT Admin, het beheersysteem van de EU- milieukeurcatalogus. Dit is een onlinetool waarmee milieukeurhouders EU-milieukeurlicenties en producten/diensten kunnen beheren.
Publieke versie van ECAT
ECAT Admin
Beschikbaar op:
http://ec.europa.eu/ecat/
Beschikbaar op:
https://webgate.ec.europa.
eu/ecat_admin/
3 Als u een vraag heeft over uw account bij ECAT_Admin die niet met deze gebruikershandleiding kan worden opgelost, neem dan contact op met de Helpdesk EU- milieukeur of uw bevoegde instantie.
Vermeld het volgende in uw e-mail:
• een duidelijke beschrijving van het probleem;
• de nummers van de milieukeuren en van het ID van de vergunning;
• uw gebruikersnaam in ECAT_Admin;
• het land waar de onderneming is gevestigd;
• een screenshot van het probleem.
Het is mogelijk dat technische problemen worden doorgestuurd naar de IT-afdeling van de Europese Commissie. Hou dus rekening met een wachttijd van 5-7 dagen alvorens uw probleem wordt opgelost.
Het kan langer duren om bepaalde problemen op te lossen.
Hoofdstuk 1: Toegang tot ECAT Admin
Er kan slechts één ECAT-account per bedrijf/organisatie met een milieukeur worden toegewezen aan uw EU-milieukeurlicenties. Als u het e-mailadres dat aan uw bestaande milieukeuren is gekoppeld moet wijzigen, verzoeken wij u een nieuwe EU Login-account aan te maken met het nieuwe e-mailadres en contact op te nemen met de EU-milieukeurhelpdesk. Die zal de aanvragen van uw organisatie doorsturen naar uw account.
1.1 Een gebruikersaccount van ECAT Admin aanmaken
1. Om als aanvrager verbinding te maken met het beheersinformatiesysteem van de EU- milieukeurcatalogus (ECAT_Admin) en een nieuwe account aan te maken, gebruikt u deze link https://webgate.ec.europa.eu/ecat_admin/, zie
2. Figuur 1.
4 Figuur 1: Startpagina inloggen
3. Klik op “Register” (registreren) en u wordt doorgestuurd naar de webpagina waar u uw EU Login- account kunt aanmaken (Figuur 2). Met de authenticatiedienst EU Login (vroeger ECAS) kunnen gebruikers inloggen bij een groot aantal informatiesystemen van de Commissie, zoals de EU- milieukeurcatalogus (ECAT).
Figuur 2: Aanmaken van een EU Login-account
5 Vergeet niet het vakje aan te vinken om te bevestigen dat u de privacyverklaring begrijpt voordat
u op “Create an account” (account aanmaken) klikt.
4. Wanneer u klikt op “Create an account” (account aanmaken) wordt er automatisch een e-mail naar uw e-mailadres gestuurd (Figuur 3).
Figuur 3: Geautomatiseerde e-mail
5. Het systeem geeft u anderhalf uur de tijd om op de link in de e-mail te klikken en een wachtwoord te kiezen om het aanmaken van uw EU Login-account te voltooien (Figuur 4).
Figuur 4: Wachtwoord aanmaken
6 6. Daarna kunt u inloggen bij ECAT (https://webgate.ec.europa.eu/ecat_admin/). Het systeem zal u vragen om aanvullende informatie toe te voegen, zoals het land van uw woonplaats, telefoonnummer enz. U bent niet verplicht uw btw-nummer toe te voegen. Klik eerst op “Save”
(opslaan) en dan op “Send for validation” (ter validering verzenden) (Figuur 5).
Figuur 5:Gegevens over uw account
Vergeet niet dat alle velden met een * vereist zijn om een account aan te maken.
7. U ontvangt een automatische e-mail zodra uw account is gevalideerd. Hou er rekening mee dat de validering tot 24 werkuren in beslag kan nemen. Na ontvangst van de geautomatiseerde melding ter validering zal u toegang tot het systeem worden verleend.
1.2 Accountgegevens wijzigen
U kunt uw accountgegevens steeds wijzigen door te klikken op uw loginnaam op de bovenste banner (Figuur 6) en vervolgens op “My profile” (mijn profiel). U kunt het adres van het bedrijf, het logo of andere relevante contactinformatie (telefoon, webpagina) wijzigen.
Figuur 6:Account vergunninghouder
7
1.3 Logingegevens opvragen
1.3.1 E-mail/gebruikersnaam vergeten
Als u vergeten bent welk e-mailadres of welke gebruikersnaam gekoppeld is aan uw EU Login- account, stuur dan een e-mail naar de Helpdesk van EU-milieukeur vanaf het e-mailadres van uw bedrijfsdomein met vermelding van de volgende gegevens:
- Bedrijfsnaam
- Toegewezen bevoegde instantie - Land van productie
De Helpdesk zal uw gekoppelde account opzoeken in hun systeem en zal aangeven welk e-mailadres of welke gebruikersnaam gekoppeld is aan uw EU Login-account.
1.3.2 Wachtwoord vergeten
Als u het wachtwoord voor uw EU Login-account bent vergeten, klikt u op de link “Lost your password?” (wachtwoord vergeten?).
Figuur7: Wachtwoord vergeten
Het systeem vraagt u om een veiligheidscontrole uit te voeren voordat u op de link “Get a password”
(wachtwoord ontvangen) klikt (Figuur 8).
Figuur 8: Een wachtwoord ontvangen
8 Daarna wordt er een e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat bij uw account is geregistreerd met instructies over hoe u het wachtwoord kunt wijzigen en weer toegang kunt krijgen tot uw EU Login- account (Figuur 9).
Figuur 9: Geautomatiseerde e-mail
Met het systeem kunt u uw wachtwoord maar één keer per 24 uur wijzigen.
9
Hoofdstuk 2: Een milieukeur voor een nieuw product of een nieuwe dienst aanvragen
Als u voor de eerste keer een nieuwe milieukeur aanvraagt, neem dan contact op met uw bevoegde instantie voordat u met uw ECAT-aanvraag begint.
2.1 Nieuwe aanvraag voor een milieukeur voor een product
Zie de schermafbeelding hieronder over hoe u een nieuwe productmilieukeur aanvraagt (met inbegrip van de productgroep schoonmaakdiensten). Om producten aan uw bestaande milieukeuren toe te voegen, verwijzen wij u naar hoofdstuk 3.1.
Figuur 10: Een nieuwe milieukeur aanvragen (producten)
2.2 Nieuwe aanvraag voor een milieukeur voor een toeristische accomodatiedienst
Zie de schermafbeelding hieronder over hoe u een nieuwe milieukeur voor een toeristische accomodatiedienst aanvraagt. Om diensten aan uw bestaande milieukeuren toe te voegen, verwijzen wij u naar hoofdstuk 3.2.
Figuur 11: Een nieuwe milieukeur aanvragen (diensten) Op de startpagina van
ECAT_Admin klikt u op
“Products”,
(producten), waarna er een uitklapmenu verschijnt. Klik op
“Register for Licence”
(milieukeur aanvragen) om een nieuwe blanco productaanvraag aan te maken.
Op de startpagina van ECAT_Admin klikt u op
“Services” (diensten), waarna er een
uitklapmenu verschijnt.
Klik op “Register for Licence” (milieukeur aanvragen) om een nieuwe blanco dienstaanvraag aan te maken.
10
2.3 Toelichting bij het registreren van een nieuwe aanvraag
Figuur 12: Informatie over de milieukeur registreren
Bevestig de gegevens van de primaire contactpersoon die exclusieve toegang heeft tot de milieukeur in ECAT.
Overzicht van de producten/diensten die onder elke milieukeur vallen, met de status en de door u geüploade beelden.
Klik hier om de productgroep en de bevoegde instantie te wijzigen.
Upload het bedrijfslogo (formaat: 100px.
X 100px.).
Klik hier om een product toe te voegen (zie hoofdstuk 3).
Klik hier om uw aanvraag op te slaan (als u op een later tijdstip verder wilt werken aan de aanvraag).
Klik hier om de aanvraag ter validering in te dienen bij uw bevoegde autoriteit!
Klik hier om uw aanvraag te verwijderen.
Klik hier om uw andere aanvragen te bekijken. Zorg ervoor dat u op “Save Registration”
(registratie bewaren) klikt voordat u op deze knop klikt.
U kunt enkel witte velden bewerken. De andere velden kunnen alleen door uw bevoegde instantie worden bewerkt. Als u accountgegevens wilt wijzigen, zoals uw bedrijfsnaam of -land, klikt u op uw loginnaam op de bovenste banner en vervolgens op “My profile” (mijn profiel) (zie hoofdstuk 1.2)
11
Hoofdstuk 3: De pagina’s over producten en diensten
3.1 Uw producten toevoegen en beheren
Dit hoofdstuk helpt u bij het beheren en toevoegen van nieuwe producten. De productpagina is toegankelijk via de startpagina waar uw bestaande milieukeuren worden vermeld. Selecteer een milieukeur om de informatie over de milieukeur te bewerken (Figuur 12). In de lijst met producten kunt u de bestaande producten zien, nieuwe producten toevoegen en het productniveau openen om de details van elk geregistreerd product te wijzigen (Figuur 13).
Figuur 13: Uw producten/diensten toevoegen en beheren
Productcodes:
Het wordt sterk aanbevolen uw productcode in ECAT te vermelden (EAN, GTIN, GSIN of SSCC enz.).
De onlinedetailhandel en -handelsplatformen willen graag producten met een EU-milieukeur in de kijker zetten. Onlinehandelaars gebruiken productcodes (EAN, GTIN, GSIN of SSCC enz.) om na te gaan of een product de EU-milieukeur draagt. Zorg ervoor dat u een productcode invoert in ECAT (bij voorkeur de EAN13-code), zodat uw producten door platformen voor onlineverkoop kunnen worden geïdentificeerd als producten waaraan de EU-milieukeur is toegekend (zie het blauwe kader in Figuur 14).
Klik op het nummer of de naam van het product om de details van uw producten te bekijken/wijzigen (productbeschrijving enz.).
Klik hier om een nieuw product toe te voegen.
12 Figuur 14: Registratie van uw productinformatie
Klik hier als uw product online wordt verkocht en
wereldwijd te koop is.
Selecteer elk land waar uw product verkrijgbaar is.
Dit is verplicht om uw producten op ECAT te laten verschijnen.
Kies de juiste taal en klik hier om uw beschrijving toe te voegen (bij voorkeur in het Engels).
Voeg hier uw productbeschrijving toe (bij voorkeur in het Engels).
Vul de vereiste informatie in.
Herhaal
hetzelfde proces voor uw
producten die fysiek in de winkel worden verkocht.
Klik hier om uw productcodes (EAN, GTIN, GSIN of SSCC) toe te voegen.
13 Belangrijke opmerking: Om de aanvraag af te ronden, klikt u op “Send Registration to Competent Body” (registratie verzenden naar bevoegde instantie) onderaan de pagina van de milieukeur!
Als u meerdere producten moet toevoegen (>50), neem dan contact op met uw bevoegde autoriteiten, die het uploaden kunnen vergemakkelijken met behulp van een
importhulpmiddel en een Excel-bestand.
Voeg hier uw gegevens over de detailhandelaars toe Voeg hier uw productafbeelding toe — Aanbevolen grootte: 200x200px
Klik hier om uw product op te slaan Klik hier om terug te gaan naar de pagina over
de milieukeur van uw aanvraag (zie Figuur 12 voor meer informatie).
Vink dit vakje aan als u bepaalde
bedrijfsgegevens in de publieke versie van ECAT wilt verbergen.
14
3.2 Diensten voor toeristische accommodatie toevoegen en beheren
Figuur 15: Registratie van uw dienstinformatie
Voor toeristische accommodaties is het belangrijk om enkel het “Company country” (land van de onderneming) te benoemen waar de dienst is gevestigd U hoeft slechts één land te vermelden. Als u uw accountgegevens en het land wilt wijzigen, klikt u op uw loginnaam op de bovenste banner en vervolgens op “My profile” (mijn profiel) (Figuur 6).
Klik hier om een nieuwe dienst toe te voegen.
Vul de vereiste informatie
in. Vul uw
beschrijving van uw dienst in (bij voorkeur in het Engels) en klik hier om ze toe te voegen.
15 Belangrijke opmerking: Om de aanvraag af te ronden, klikt u op “Send Registration to Competent Body” (Registratie verzenden naar bevoegde instantie) onderaan de pagina van de milieukeur!
Vink dit vakje aan als u bepaalde bedrijfs- gegevens in de publieke versie van ECAT wilt verbergen.
Voeg de namen en websites van uw boekings- agentschappen toe.
Voeg een afbeelding van de dienst toe.
Aanbevolen afmeting:
200x200px.
Klik hier om uw dienst als concept op te slaan.
Klik hier om terug te gaan naar de pagina over de milieukeur van uw aanvraag (zie Figuur 12 voor meer informatie).
16
Hoofdstuk 4: Bestaande milieukeuren beheren — toelichting op de verschillende statussen van uw ECAT-registraties
Wanneer u uw producten/diensten bij ECAT registreert, verandert uw aanvraag/vergunningverschillende keren van status, afhankelijk van de verschillende acties die u als milieukeurhouder moet uitvoeren of die uw bevoegde instantie moet uitvoeren. Afhankelijk van de status van uw aanvraag/vergunning hebt u verschillende wijzigingsrechten. Alleen gehonoreerde aanvragen zullen zichtbaar zijn op de publieke versie van ECAT.
Figuur 16: Voorbeeld van aanvragen/vergunningen met verschillende registratiestatussen
Om producten en diensten te filteren op status, klikt u op het uitklapmenu onder de status van de registratie (zie paars kader, Figuur 16).
17 Hieronder volgt een uitleg van de verschillende mogelijke statussen en de bijhorende rechten om wijzigingen door te voeren:
Status van de
aanvraag Toelichting van de status Wijzigingsrechten Zichtbaar op
de publieke versie van ECAT Draft (ontwerp) De aanvrager heeft een aanvraag
aangemaakt, maar ze nog niet ter validering naar de bevoegde instantie gestuurd.
Aanvrager: u kunt uw ontwerp wijzigen en nieuwe producten
toevoegen/informatie wijzigen. Voltooi de aanvraag en klik op “Send
Registration to Competent Body”
(registratie verzenden naar bevoegde instantie).
Nee
Bevoegde instantie: u hebt geen toegang tot het ontwerp van de aanvrager.
New application request (verzoek om nieuwe aanvraag)
De aanvraag is ter validering naar de
bevoegde instantie gestuurd. Aanvrager: u kunt uw aanvraag niet meer wijzigen. U moet nu wachten op de goedkeuring of weigering van uw bevoegde instantie.
Nee
Bevoegde instantie: u kunt de aanvraag goedkeuren (àAwarded (toegekend)), bijwerken, terugsturen (àDraft (ontwerp)), weigeren (àDraft
— refused) Draft — refused
(ontwerp — geweigerd)
De aanvraag is door de bevoegde instantie geweigerd.
Aanvrager: u kunt uw aanvraag wijzigen en ter validering naar uw bevoegde instantie sturen.
Nee
Bevoegde instantie: u hebt geen toegang tot het geweigerde ontwerp van de aanvrager.
Awarded (toegekend)
De aanvraag is gevalideerd door de bevoegde instantie en verschijnt op de publieke versie van ECAT.
Milieukeurhouder: u kunt de vergunning wijzigen en nieuwe producten toevoegen, of de registratie verlengen. Als u de aanvraag wijzigt, moet u ze ter validering naar uw bevoegde instantie sturen door te klikken op “Send registration to Competent Body” (registratie verzenden naar bevoegde instantie).
Ja
Bevoegde instantie: u kunt de vergunning bekijken en bijwerken.
Awarded — Partial (goedgekeurd — gedeeltelijk)
De aanvraag is gedeeltelijk goedgekeurd:
sommige producten zijn goedgekeurd, andere zijn geweigerd door de bevoegde instantie.
De goedgekeurde producten verschijnen op de publieke versie van ECAT.
Milieukeurhouder: u kunt de producten die niet zijn goedgekeurd, verwijderen en/of nieuwe producten voor de milieukeur aanmaken. Daarna stuurt u de aanvraag terug naar uw bevoegde instantie door te klikken op
“Send Registration to Competent Body”
Gedeeltelijk:
Ja, voor goedgekeurde producten
18 (registratie naar bevoegde instantie
sturen).
Bevoegde instantie: er zijn momenteel geen wijzigingen nodig. U kunt echter ook nieuwe producten toevoegen of andere verwijderen, indien van toepassing.
Awarded — Modified (goedgekeurd — gewijzigd)
De milieukeurhouder is begonnen met het
wijzigen van een toegekende vergunning. Milieukeurhouder: u hebt de producten bijgewerkt (wijzigingen, nieuwe producten toevoegen enz.).
Stuur de gewijzigde vergunning naar uw bevoegde instantie voor de finale validering door te klikken op “Send Registration to Competent Body”
(registratie naar bevoegde instantie sturen).
Gedeeltelijk:
Nee, voor alle producten die werden bijgewerkt.
Ja, voor alle producten die niet werden bijgewerkt.
Bevoegde instantie: u kunt de vergunning pas wijzigen wanneer de milieukeurhouder deze ter validering naar u heeft gestuurd.
Awarded — Modification request
(goedgekeurd — wijzigingsverzoek)
De gewijzigde vergunning is ter validering
naar de bevoegde instantie gestuurd. Milieukeurhouder: u kunt de
vergunning niet meer wijzigen omdat u ze al naar uw bevoegde instantie hebt gestuurd.
Nee, voor alle producten die werden bijgewerkt.
Ja, voor alle producten die niet werden bijgewerkt.
Bevoegde instantie: u kunt het wijzigingsverzoek goedkeuren, terugsturen of weigeren, maar u kunt het ook verder wijzigen. Gelieve de volledige milieukeur opnieuw toe te kennen door te klikken op “Award”
(toekennen) op het niveau van de milieukeur.
Awarded — CB Modification (goedgekeurd — Wijziging door bevoegde autoriteit)
De bevoegde instantie heeft enkele wijzigingen aangebracht aan het product bij een toegekende vergunning.
Milieukeurhouder: u kunt de vergunning niet meer wijzigen. Vraag uw bevoegde instantie om de wijzigingen te voltooien en goed te keuren.
Ja
Bevoegde instantie: u hebt de producten bijgewerkt. Gelieve de volledige milieukeur toe te kennen door te klikken op “Award” op het niveau van de milieukeur.
Awarded — Renewal Request (toegekend — verzoek om verlenging)
De milieukeurhouder heeft verzocht om verlenging van de vergunning, d.w.z.
vaststelling van het laatste criterium.
Milieukeurhouder: u kunt de
vergunning niet meer wijzigen. Wacht tot uw bevoegde instantie de
vergunning heeft verlengd.
Ja
Bevoegde instantie: u kunt de verlengingsaanvraag weigeren, aanvaarden of wijzigen.
19 Awarded —
Renewal with modification (toegekend — verlenging met wijziging)
De milieukeurhouder heeft verzocht om verlenging van de vergunning en heeft bovendien enkele producten in de milieukeur bijgewerkt.
Milieukeurhouder: u kunt de
vergunning niet meer wijzigen. Wacht tot uw bevoegde instantie de
vergunning heeft verlengd.
Ja
Bevoegde instantie: u kunt de verlengingsaanvraag met wijzigingsverzoek weigeren, aanvaarden of wijzigen.
Awarded — Renewal refused (toegekend — verlenging geweigerd)
De verlenging van de vergunning is afgewezen door de bevoegde instantie.
Zolang het criterium van de Productgroep nog geldig is, heeft de vergunning de status
“Awarded” (Toegekend).
Milieukeurhouder: indien u uw vergunning wenst te verlengen, gelieve contact op te nemen met uw bevoegde autoriteit.
Ja, zolang de vervaldatum van de milieukeur geldig blijft.
Bevoegde instantie: er zijn momenteel geen wijzigingen nodig.
Cancelled (geannuleerd)
De bevoegde instantie heeft de milieukeur geannuleerd.
Milieukeurhouder: u kunt geen wijzigingen meer doorvoeren.
Nee Bevoegde instantie: u kunt
geannuleerde milieukeuren als volgt heropenen: 1) selecteer een toepasselijk, geldig criterium en productgroep, 2) erken minstens 1 product uit de lijst, en 3) ken de volledige vergunning toe door op
“Award registration” te klikken.
Cancelled — Criteria expired (geannuleerd — criteria vervallen)
Een criterium is vervallen en alle daarmee verband houdende vergunningen worden automatisch geannuleerd.
Milieukeurhouder: u kunt geen wijzigingen meer doorvoeren. Neem contact op met uw bevoegde instantie.
Nee
Bevoegde instantie: u kunt
geannuleerde milieukeuren als volgt heropenen: 1) selecteer een toepasselijk, geldig criterium en productgroep, 2) erken minstens 1 product uit de lijst, en 3) ken de volledige vergunning toe door op
“Award registration” te klikken
