1
Functiebeschrijving
Coördinator applicatiebeheer
Graad: teamcoördinator A1a - A3a
Versie: 04_01_2021
2
Plaats in de organisatie
Je rapporteert als coördinator applicatiebeheer rechtstreeks aan het afdelingshoofd IT binnen de directie Digitaal. Zelf stuur je de specialisten applicatiebeheer binnen je afdeling functioneel aan. Je werkt nauw samen met de adviseurs in staf van de directeur, met de diensthoofden service desk en systeembeheer binnen je eigen afdeling en met de specialisten en applicatiespecialisten data en gis binnen de afdeling Data en Gis van je directie.
Er is frequente interactie met de stafmedewerkers van de algemeen directeur, met gebruikers van de ICT-infrastructuur van alle stadsdiensten en met het OCMW.
Daarnaast onderhoud je contacten met externen, leveranciers van hard- en software …
Doel van de functie
Als coördinator applicatiebeheerder bewaak jij een vlekkeloze invoering van nieuwe applicaties (projectrol), aanpassingen in bestaande applicaties (wijzigingsbeheer) en de dagelijkse ondersteuning van deze applicaties (tweedelijnsondersteuning binnen de servicedeskwerking en coördinatie met de applicatieleverancier) binnen de stad en het OCMW.
Je garandeert samen met de specialisten applicatiebeheer de continuïteit en de betrouwbaarheid van de applicaties voor de eindgebruikers. Je maakt samen met hen een planning van de uit te voeren projecten en zorgt voor de voortgangsbewaking.
Je trekt zelf en/of coördineert en volgt organisatiebrede of dienstgerichte projecten op binnen je werkdomein. Je superviseert en bewaakt de voortgang van deze projecten. Je houdt in de uitvoering van je opdracht er rekening mee om de vastgelegde standaarden en architectuur mee te bewaken en implementeren.
algemeen directeur
directeur Digitaal
afdelingshoofd IT
coördinator
applicatiebeheer
3
Als netwerker en facilitator communiceer je systematisch over je dienstverlening (over applicatie- upgrades en nieuwe features).
Op basis van je expertise geef je input voor het beleid van de afdeling binnen je specialisatie.
Resultaatsgebieden
1. Je bewaakt het procesverloop van efficiënte en kwalitatieve oplossingen aan structurele IT-problemen (wijzigingsbeheer) en biedt samen met de Service Desk een zo maximaal mogelijke ondersteuning voor de eindgebruikers.
Voorbeelden van activiteiten
• Je stuurt verbeterprocessen op en bewaakt de implementatie ervan;
• Je coördineert mogelijke structurele oplossingen;
• Je anticipeert op mogelijke problemen door proactief verbeterprocessen op te zetten.
• Je volgt de contracten met de externe softwareleveranciers op, zowel vanuit technisch als projectmatig standpunt;
• Je volgt de overheidsopdrachten, het projectbudget en doet de contractopvolging van deze applicaties gedurende de looptijd.
2. Je trekt zelf en/of coördineert organisatiebrede of dienstgerichte projecten gerelateerd aan applicatiebeheer binnen de ganse organisatie (projectrol). Je superviseert en bewaakt de voortgang van deze projecten, samen met de specialisten applicatiebeheer.
Voorbeelden van activiteiten
• Je structureert het project door een projectplan op te maken waarin acties, mensen, middelen, timing, kwaliteit en milestones bepaald worden;
• Je bent go-between tussen de business en de eindgebruiker;
• Je laat de diensten actief meewerken bij het implementeren van ICT-gerelateerde oplossingen;
• Je organiseert systematisch overleg over je lopende dossiers met interne stadsdiensten, stemt standpunten op elkaar af of integreert ze om tot een gedragen resultaat te komen;
• Je bespreekt het verloop en de stand van zaken van je opdrachten met de verschillende actoren en stelt oplossingen voor;
• Je fungeert als tussenpersoon tussen de leveranciers en de eindgebruikers. Je organiseert systematisch overleg met alle betrokken partijen om volgens plan het project te implementeren.
3. Je behoudt te allen tijde het overzicht over de lopende projecten binnen je werkdomein en ondersteunt de specialisten applicatiebeheer in hun opdracht en faciliteert hun projecten.
Voorbeelden van activiteiten
• Je coördineert de voortgang van verschillende projecten of onderdelen ervan;
• Je bent trekker van je projecten. Je overlegt met de specialisten applicatiebeheer en stuurt hen om over planning, uitvoering en acceptatie van nieuwe projecten en/of procedures te respecteren;
• Je motiveert hen om hun deel van de opdracht/project op te nemen en deadlines te respecteren;
• Je ondersteunt hen bij complexe analyses;
• Je anticipeert op zaken die de voortgang van het proces of de projecten in het gedrang brengen.
4
4. Als netwerker neem je deel aan intern en extern overleg, wissel je info en expertise uit en communiceer je over de dienstverlening van je team. Je bewaakt een optimale
informatiedoorstroming naar alle betrokkenen.
Voorbeelden van activiteiten
• Je maakt de dienstverlening proactief kenbaar aan de stadsdiensten en het OCMW;
• Je verzorgt de communicatie tussen de overlegfora;
• Je staat in voor constructief overleg en samenwerking met de beleidsverantwoordelijken;
• Je rapporteert over de dienstverlening aan alle betrokkenen;
• Je draagt zorg voor het interne netwerk en betrekt andere stadsdiensten tijdig en proactief bij jouw projecten;
• Je onderhoudt goede contacten met collega’s van andere steden en gemeenten (hoofdzakelijk de centrumsteden) en OCMW ’s;
• Je bouwt netwerken uit met actoren die bij de werking van je dossiers betrokken zijn of een meerwaarde betekenen voor je projecten;
• Je woont studiedagen bij en volgt relevante literatuur, wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen op.
5. Op basis van je praktijkervaring en uitgebreide kennis van applicatiebeheer ondersteun je je leidinggevende bij beleidsondersteuning en geef je input binnen je specialisatie voor het beleid. Je neemt zelf complexe inhoudelijke dossiers of delen ervan op.
Voorbeelden van activiteiten
• Je behandelt complexe dossiers en vragen over applicatiebeheer;
• Je levert inhoudelijke technische kennis over de applicaties die binnen het landschap specifiek aan jou worden toegewezen;
• Je werkt degelijke (technische) adviezen uit op basis van de vastgelegde standaarden en architectuur;
• Als technisch specialist overleg je met externe softwareleveranciers;
• Je werkt mee aan het opstellen van het ICT-beleidsplan.
5
Competenties
Waardegebonden competenties
1. Zelfontwikkeling (niveau II)
Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen.
Neemt verantwoordelijkheid voor zijn ontwikkeling.
• Heeft belangstelling voor onderwerpen die niet direct zijn vakgebied betreffen en benut deze om zijn aanpak en werking te optimaliseren;
• Blijft kritisch op zijn ontwikkeling en stelt zijn werk ter discussie, vraagt regelmatig feedback;
• Deelt kennis- en leerervaringen met anderen, leert van en met anderen;
• Toont inzicht in zijn kwaliteiten, valkuilen, ontwikkelpunten, waarden, drijfveren, interesses en ambities;
• Heeft inzicht in zijn leerstijl en herkent ook andere manieren van leren.
2. Klantgerichtheid (niveau II)
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.
Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders.
• Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …);
• Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden;
• Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen;
• Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk;
• Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …).
6
3. Samenwerken (niveau II)
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen.
• Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang;
• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren;
• Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af;
• Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken
• Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft.
4. Verantwoordelijkheid nemen (niveau II)
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.
Handelt in het belang van de organisatie.
• Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie;
• Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie;
• Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties;
• Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen;
• Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit.
7
Graadgebonden competenties
1. Netwerken (niveau II)
Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen.
Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn.
• Legt contacten en onderhoudt ze;
• Kent de juiste personen om doelen te realiseren en wordt door hen gekend;
• Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds organisatiebelang;
• Legt contacten met andere afdelingen als zijn opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact, …);
• Legt contacten (met andere entiteiten) om de slaagkansen van zijn project te vergroten (informatie, expertise, cocreatie, steun).
2. Analyseren (niveau III)
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken.
• Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen;
• Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader;
• Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten;
• Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten;
• Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse.
8 3.
Oordeelsvorming (niveau III)
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria.
Vormt een geïntegreerd oordeel.
• Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk;
• Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging;
• Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel;
• Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie;
• Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt.
4.
Visie (niveau II)
Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen.
Betrekt bredere (maatschappelijke, technische …) factoren bij zijn aanpak.
• Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext;
• Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein;
• Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn;
• Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden;
• Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld.
9 5.
Delegeren (niveau II)
Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de competenties, interesses, ambitie en ontwikkeling van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen.
Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen.
• Wijst taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie;
• Geeft duidelijk aan welke criteria en randvoorwaarden van toepassing zijn op het resultaat;
• Maakt medewerkers mee verantwoordelijk voor het eindresultaat;
• Betrekt medewerkers bij voor hen nieuwe of onbekende vraagstukken, problemen en situaties en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen en te ontplooien;
• Staat open voor initiatieven van medewerkers.
6. Voortgangscontrole (niveau II)
Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers.
Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen.
• Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces;
• Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen);
• Checkt afspraken inzake kwaliteit en timing op afgesproken controlemomenten;
• Wijst medewerkers (collega’s, leveranciers …) op hun planning of afspraken;
• Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang.
10
Functiespecifieke competenties
(niveau I tot en met III)1. Computervaardigheden
• Doorgedreven kennis en gebruik van courante kantoortoepassingen en specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau III.
2.
Procedures en wetgeving
• Gevorderd inzicht in wetgeving in relatie tot eigen werkveld(en) en/of klantengroep: deze wetgeving frequent toepassen in standaarddossiers en occasioneel in complexe dossiers: niveau II.
3.
Sectorspecifieke competenties
• Gevorderd inzicht in project- en procesmatig werken en in bijhorende tools en technieken (voorbeelden hiervan zijn benchmarking, Lean …): niveau II.
• Gevorderde kennis van en inzicht in SQL of andere programmeertalen. Je bent in staat om logica van programmeertalen toe te passen binnen je vakgebied: niveau II.
• Gevorderde kennis van implementeren en parameteriseren van verschillende applicaties: niveau II.
• Gevorderde kennis van en inzicht in de mogelijkheden van API’s en webservices: niveau II.
