H
o
o
fd
st
u
k
:
B
ij
la
g
e
1
Bijlage 1
InleidingIn het kader van het afstuderen voor mijn studie bedrijfskunde aan de RUG doe ik een onderzoek (casestudy) naar de (on)mogelijkheden van het inrichtingen van een Shared Service Center voor Human Resources bij de Sociale Verzekeringsbank. Vanzelfsprekend heb ik gekeken naar wat eigenlijk en Shared Service Center is (literatuuronderzoek) en vervolgens wat de ambitie/strategie/ontwikkelingen van de SVB zijnen in hoeverre een SSC HR hierbij zou kunnen aansluiten. Vanuit verschillende literatuur heb ik vervolgens succes en faalfactoren bij invoering van SSC gedestilleerd. Dit interview zal voornamelijk ingaan op het al dan niet voorkomen van deze succes- en faalfactoren bij de SVB.
De data (gegevens) die voortvloeien uit dit onderzoek zullen geanonimiseerd in het onderzoeksrapport worden verwerkt .
Inleidende gegevens
Wat is uw naam?
Denk aan anonimiteit…….
Wat is uw functie?
Wilt u op de hoogte gehouden worden van het onderzoek SSC HR bij de SVB?
□ Ja □ Nee
Eerste verkenning
Wat verstaat u onder een Shared Service Center HR (bij de SVB)
Vindt u het inrichten van een SSC HR nu of in de nabije toekomst bij de SVB passen?
Toelichting
Welke onderdelen/afdelingen/werksoorten zou u onderbrengen in een Shared Service Center HR ?
Wat is een SSC?
Strikwerda (2005) geeft de volgende definitie van een SSC:
“Een shared service center (SSC) is een resultaatverantwoordelijke eenheid (RVE), in de interne organisatie van een onderneming, overheidsinstelling of non-profit instelling, die tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie (zoals administratie, personeelszaken informatietechnologie, inkoop e.d.) aan de operationele eenheden van die onderneming (zoals business units, divisies of werkmaatschappijen) op basis van een overeenkomst en tegen een verrekenprijs”
Motieven, beletsels, succesfactoren en knelpunten
De kritieke succes- en faalfactoren zijn ingedeeld in vier aspecten: motieven, beletsels, succesfactoren en knelpunten. Uit de literatuur kwam namelijk naar voren dat de kritieke succes- en faalfactoren in de vier fasen van het tot stand komen van een SSC verschillend zijn. In de fases 1 en 2 (bewustwording en ontwerp) zijn de kritieke succes- en faalfactoren motieven en beletsels genoemd en in de fases 3 en 4 (inrichting en implementatie) succesfactoren en knelpunten.
Motieven
Wat maakt dat organisaties Shared Service Centers gaan opzetten? Een motief (‘driver’) betekent hier: de beweegreden om te besluiten een Shared Service Center op te zetten.
H
o
o
fd
st
u
k
:
Welke beletsels (‘obstacles’) worden door organisaties ervaren voordat zij een Shared Service Center op zetten? Een beletsel betekent hier het obstakel, de belemmering dat in de bewustwordingsfase en ontwerpfase moeten worden overwonnen om een Shared Service Center op te zetten.
Succesfactoren
Een succesfactor (‘key succes factor’) betekent hier de reden van succes in de inrichtings- en implementatiefase van Shared Service Center.
Knelpunten
Welke knelpunten (‘bottleneck) zijn door organisaties ervaren bij het opzetten en operationeel maken van een Shared Service Center? Een knelpunt tenslotte is hier de ‘bottleneck’ in de inrichtingsfase en de implementatie- en operationele fase.
Motieven voor het opzetten van Een Shared Service Center HR
Wat maakt dat organisaties Shared Service Centers gaan opzetten?. In hoeverre bent u het eens met de volgende stellingen
Een Shared Service Center HR leidt tot kostenbesparingen?
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot kwaliteitsverbetering
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot transparantie van de bedrijfsvoering
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot het verhogen van de strategische flexibiliteit en versnellen van de besluitvorming
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot een betere bestuurbaarheid
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot een betere controleerbaarheid
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR wordt door de overheid of RvB min of meer opgelegd
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot en verhoging van efficiency en effectiviteit
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR leidt tot synergie
H
o
o
fd
st
u
k
:
Een Shared Service Center HR geeft HR de mogelijkheid zich meer strategisch te positioneren
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
ESS/MSS vormen een randvoorwaarde voor het inrichten van een Shared Service Center HR
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Een Shared Service Center HR vormt voor de SVB een voorportaal voor het outsourcen van HR taken
□ Mee eens □ gedeeltelijk mee eens □ gedeeltelijk mee oneens □ mee oneens □ niet van toepassing Toelichting
Zijn er motieven voor het inrichten van een Shared Service Center HR bij de SVB die nog niet genoemd zijn?
Beletsels voor het opzetten van Een Shared Service Center HR
Welke beletsels (‘obstacles’) worden door organisaties ervaren voordat zij een Shared Service Center op zetten? In hoeverre acht u de nu volgende stelling van toepassing op de SVB?
Niet iedereen binnen de betrokken HR organisatieonderdelen is overtuigd van de noodzaak van een Shared Service Center HR
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Er is op dit moment één geïntegreerd administratief HR-systeem (bv SAP) bij de SVB, waardoor het opzetten van een SSC eenvoudiger wordt
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
De autonomie en directe invloed van betrokken organisatieonderdelen verdwijnt door een Shared Service Center
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Het ontbreekt de SVB aan uniforme beschrijvingen en uitvoeringen van alle administratieve processen van de betrokken organisatieonderdelen
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Het maken van een procesknip voor het inrichten van een SSC is bij de SVB is eenvoudig
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
De IT-infrastructuur (gestandariseerd, een platform, een e-mailsysteem) is zeer stabiel
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
De SVB is zeer goed in staat om de veranderprocessen rondom een SSC HR te managen
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
H
o
o
fd
st
u
k
:
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Zijn er beletsels voor het inrichten van een Shared Service Center HR bij de SVB die nog niet genoemd zijn?
Succesfactoren bij het realiseren van een Shared Service Center HR
Een succesfactor (‘key succes factor’) betekent hier de reden van succes in de inrichtings- en implementatiefase van Shared Service Center.
Wat is uw inschatting van het voorkomen van de volgende succesfactoren bij de SVB?
Het uitvoeren van procesoptimalisatie bij het opzetten van een Shared Service Center HR bij de SVB
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Het gebruik van ICT als hefboom voor het optimaliseren van processen van een Shared Service Center HR
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
In een vroeg stadium vastleggen hoe een Shared Service Center HR moet worden ingericht en bestuurd
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
De voordelen van een Shared Service Center duidelijk kwalificeren alvorens een Shared Service Center op te zetten
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Goed en professioneel accountmanagement (klantgericht denken) binnen Een Shared Service Center HR borgen
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Opdrachtgeverschap van klantzijde Shared Service Center professionaliseren
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Het vastleggen van te leveren producten, diensten en prestatieafspraken, zodat een heldere relatie ontstaat
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
De missie van een SSC HR moet zijn Focus op de Klant?
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Commitment vanuit het hoogste niveau bij het invoeren van een Shared Service Center
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
H
o
o
fd
st
u
k
:
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Zijn er succesfactoren bij het realiseren van een Shared Service Center HR bij de SVB die nog niet genoemd zijn?
Knelpunten bij het realiseren van een Shared Service Center HR
Welke knelpunten (‘bottleneck) zijn door organisaties ervaren bij het opzetten en operationeel maken van een Shared Service Center? Een knelpunt tenslotte is hier de ‘bottleneck’ in de inrichtingsfase en de implementatie- en operationele fase.
In welke mate acht u dat de volgende situaties bij de SVB voorkomen bij het realiseren van een SSC?
Machtsconcentraties tijdens implementatie van Shared Service Center om autonomie en identiteit te behouden
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Weerstand in de staart van het proces als consequenties helderder worden en een eigen kosten-batenanalyse opgemaakt kan worden door betrokken organisatieonderdelen
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
!! Weerstand is van invloed op implementatie waardoor een suboptimale invoering van Shared Service Center plaatsvindt
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Betrokken organisatieonderdelen blijven bepaalde activiteiten zelf uitvoeren i.p.v. Shared Service Center
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
De uitstroom van kennis bij toekomstige klanten Shared Service Center HR
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
Het invoeren van een Shared Service Center heeft een lange tijdshorizon en een ongeduldige omgeving
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting Hoe lang schat u in dat er tussen start en implementatie van een SSC zit? Wat acht u een realistische planning
Geen arbeidssatisfactie, gebrek aan interesse, minder carrièremogelijkheden voor lijnmanagers
□ in zeer sterke mate □ In sterke mate □ In enige mate □ in geringe mate □ niet van toepassing Toelichting
