XBRL
eXtensible Business Reporting Language
Revolutie in externe verslaggeving?
Henk Santing Stnr.: 1198963
Rijksuniversiteit Groningen, Groningen
Voorwoord
Na 5 en half jaar studeren komt er een einde aan mijn studeertijd. Nog ‘even’ afstuderen en dan aan het werk was de opdracht. Klinkt vrij gemakkelijk, maar van leien dakje ging het zeker niet.
Voor u ligt mijn afstudeerscriptie, waarmee ik de opleiding Economie, afstudeerrichting Accountancy aan de Rijksuniversiteit Groningen afrond. De scriptie is het resultaat van een onderzoek naar de impact van de eXtensible Business Reporting Language (XBRL) op externe verslaggeving.
Al snel had ik bedacht dat XBRL een goed onderwerp zou zijn. Mijn persoonlijke interesse ligt bij automatisering en gegevensverwerking en zeker als daarbij gebruik wordt gemaakt van het internet. In de jaren voordat ik deze scriptie schreef heb ik een aantal websites gemaakt en mijn daarbij opgedane vaardigheden wil(de) ik graag uitbreiden. De eXtensible Mark-up Language (XML) was al een taal dat een tijdje mijn interesse had, ik had er echter nog nooit iets mee gedaan en toen las ik een artikel over XBRL. Mooier kan het niet, mijn studie combineren met mijn hobby en XBRL werd onderdeel van mijn onderwerp.
Al snel bleek dat XBRL nog in de kinderschoenen staat. XBRL is nog niet geaccepteerd door de vrije markt, terwijl het juist voor die markt vele voordelen kan bieden en ondertussen bestaat XBRL al aantal jaren. De snelheid waarmee XBRL zich laat accepteren lijkt niet in lijn te zijn met de introductie van vergelijkbare projecten als de eXtensible HyperText Markup Language (XHTML) Real-time Simple Syndication (RSS 2.0). Mijn interesse werd hierdoor nog meer gewekt. Zal XBRL wel de oplossing zijn, zoals ze gepresenteerd wordt. Gaat XBRL de al zo oude vorm van externe verslaggeving van prints en evt. PDF-files vervangen? Ik ben het gaan onderzoeken.
Dit onderzoek en deze afstudeerscriptie konden niet tot stand komen zonder de hulp en terugkoppeling van mijn afstudeerbegeleider dhr. Hooghiemstra en de collega’s van Deloitte Amsterdam. Tevens wil ik graag dhr. Gerards van het CBS bedanken voor zijn medewerking.
Rest mij nog u er op te wijzen dat in dit verslag veel afkortingen gebruikt worden. Alle afkortingen zijn opgenomen in de afkortingenlijst die u kunt vinden als bijlage 1.
Henk Santing
Amsterdam, augustus 2007
Samenvatting
In dit rapport probeer ik een antwoord te zoeken op de vraag in hoeverre de toekomstige verslaggeving en informatieverzorging plaats zal vinden door middel van XBRL. XBRL is een relatief nieuw begrip in de digitale en de accountantswereld en vereist enige uitleg.
XBRL is afgeleidt van XML. Een XML document is een tekstdocument waarin informatie is voorzien van zogenaamde labels. Een XBRL document is ook een tekstdocument waarin de informatie is voorzien van labels, alleen zijn deze labels vooraf gedefinieerd. Het nut van XBRL is juist dat iedereen voor dezelfde types informatie dezelfde labels gebruikt. Door de informatie te voorzien van labels in XBRL documenten kan speciale software de documenten lezen en weergeven in de door gebruiker gewenste vorm.
XBRL zal invloed hebben op het proces van informatievoorziening. Wanneer informatie in hoge mate aan de kwaliteitscriteria voldoet, zal de informatiegebruiker de beste beslissingen kunnen nemen. Het is echter niet zo dat er oneindig doorgezocht kan worden naar informatie.
Een additioneel stuk informatie opzoeken mag nooit meer kosten met zich meebrengen dan dat de opbrengsten die met het additionele stuk informatie behaald kunnen worden.
Evans en Wurster hebben een theorie opgetekend die uitgaat van de reach (bereik) en richness (rijkdom). Naarmate het gebruikte systeem meer adaptief en op standaarden gebaseerd is kan het bereik groter worden, terwijl tevens de rijkdom van de informatie kan toenemen zonder de totale kosten te laten stijgen. XBRL kan een bijdrage leveren aan deze standaardisering en zo de rijkdom van de informatie laten toenemen.
Toezichthouders en overheden hebben belang bij een overgang van een op papier gebaseerd gegevensverzamelingssysteem naar een adaptief en op standaarden gebaseerd systeem. Het laatste systeem kan op basis van XBRL worden gecreëerd. Het voordeel voor de overheden en toezichthouders zit voornamelijk in het automatisch kunnen verwerken van de aangeleverde gegevens i.p.v. het overtypen zoals dat gebruikelijk is in het op papier gebaseerde
gegevensverzamelingssyteem.
De acceptatie van een nieuwe (web)technologie gebeurt nooit ineens, maar gaat juist erg langzaam en verloopt langs een vaste cycle. Gartner heeft van verschillende technologieën bijgehouden hoe groot de hype (enthousiasme) over deze technologie was tijdens verschillende stadia van ontwikkeling van de technologie. Ook XBRL is een webtechnologie en lijkt zich te ontwikkelen langs de door Gartner uiteindelijk geformuleerde hype cycle. In de laatste
uitgebrachte hype cycle is XBRL het laagste punt van de cyclus gepasseerd en zal de op XML gebaseerde techniek de komende jaren steeds meer toegepast worden in de nieuwste software.
Een aantal redenen zijn te noemen ter verklaring van de terughoudende implementatie van XBRL.(1) Managers die de beslissingen nemen over het gebruik van (financiële) software en applicaties zijn nog onvoldoende op de hoogte van de XBRL techniek. Nog vaak denken zij aan een ingewikkelde techniek in plaats van aan een handig hulpmiddel. (2) De beveiliging van XBRL documenten schiet tekort. Dit grote voordeel van PDF-bestanden wordt niet geëvenaard door XBRL-bestanden. (3) De gebruiker heeft onvoldoende mogelijkheden om vast te stellen of een accountant de gepresenteerde informatie gecontroleerd heeft en of de mate van zekerheid die een accountant over een element biedt voldoende is. (4)Een vierde reden zijn de kosten voor de opstellers van XBRL documenten. Sommige mogelijke gebruikers weten wat XBRL is, maar zien alleen de implementatiekosten (korte termijn) en niet de voordelen (lange termijn).
XBRL is een veelbelovende techniek volgens Egon Gerards, waarvan het slagen afhangt van het slagen van het Nederlands Taxonomie Project. Niettemin geeft dhr. Gerards aan dat het moeilijk te bepalen is of XBRL een beter systeem is dan alternatieven zoals E-formulieren. Het
waterschappen en gemeentenproject is te kleinschalig om hier over te kunnen oordelen.
Om de XBRL documenten te kunnen ontwikkelen heeft binnen het CBS een expertise
uitbreiding, zoals Egon Gerards het noemt, moeten plaatsvinden. De medewerkers hebben hun kennis moeten uitbreiden. Ook de koppeling van de instance documenten aan de SQL-database is intern ontwikkeld binnen het CBS.
De informatie die het CBS ontvangt worden alleen getoetst op validiteit. Er vindt geen encryptie of Digitale authenticatie plaats. De rapporten worden echter wel versleuteld per e-mail naar het CBS opgestuurd. Van behoorlijke beveiliging van documenten is binnen dit project dus geen sprake.
Inhoud
Voorwoord 2
Samenvatting 3
Inhoud 5
1 Aanleiding 7
§ 1.1. Probleemstelling 8
§ 1.2. Onderzoeksmethode 8
§ 1.3. Opbouw Rapport 9
2 Inleiding in XBRL 10
§ 2.1. Internet vs World Wide Web 10
§ 2.2. Van HTML naar XML. 11
§ 2.3. Van XML naar XBRL 14
§ 2.4. Conclusie 17
3 Informatietheorie en XBRL 18
§ 3.1. Gegevens, informatie en informatievoorziening 18
§ 3.2. Kwaliteitscriteria 20
§ 3.3. Rich en Reachness 23
§ 3.4. De toekomstige informatiebehoefte 24
§ 3.5. Conclusie 26
4 De invloed van XBRL 27
§ 4.1. De invloed op de Gegevensverzameling 27
§ 4.2. De invloed op de informatievoorziening 28
§ 4.3. De invloed op toezichthouders en overheden 31
§ 4.4. Het nieuwe rapporteren. 32
§ 4.5. Conclusie 33
5 Terughoudende Implementatie 34
§ 5.1. Introductie nieuwe technologie 34
§ 5.2. Onbekendheid 34
§ 5.3. Beveiliging en zekerheid 35
§ 5.4. Wel kosten geen voordelen 36
§ 5.5. Conclusie 37
6 Opzet interviews\onderzoek 38
§ 6.1. Opzet interviews 38
§ 6.2. Geïnterviewden 38
7 Interviewverslag 40
§ 7.1. XBRL en informatieverzorging 40
§ 7.2. Beveiliging en zekerheid 41
§ 7.3. Toekomst van XBRL 41
§ 7.4. Conclusie 41
8 Conclusie 43
Bijlage 1: Lijst van afkortingen Error! Bookmark not defined.
Bijlage 2: Flowchart XBRL. Error! Bookmark not defined.
Bijlage 3: Richness vs. Reach Error! Bookmark not defined.
Bijlage 4: XML hype cycle 2005 Error! Bookmark not defined.
Bijlage 5: Vragensets Error! Bookmark not defined.
Unie van Waterschappen: Error! Bookmark not defined.
Voor CBS (ontvanger van de data) Error! Bookmark not defined.
Accountant Deloitte Error! Bookmark not defined.
Bijlage 6: Vragenlijst ingevuld door Egon Gerards Error! Bookmark not defined.
Endnotes 46
Gebruikte Websites 49
1 Aanleiding
XBRL is een nieuw begrip in de accountancywereld. XBRL is een acroniem van eXtensible Business Reporting Language, een taal voor gemakkelijke, snelle en efficiënte uitwisseling van (financiële) informatie. In dit hoofdstuk zal ik bespreken waarom XBRL mijn onderwerp is geworden, wat de probleemstelling is en welke hoofdvraag en welke deelvragen ik zal beantwoorden. Tenslotte wordt een indeling van de hoofdstukken gegeven.
Door steeds verdergaande globalisering van bedrijven en standaardiseringen van wetten en regelgevingen is er steeds meer behoefte aan een manier waarin documenten op een slimme en eenvoudige wijze uitgewisseld kunnen worden tussen verschillende gebruikers en verschillende software. Ondanks dat we veel zaken digitaal regelen, wordt nog veel informatie uitgeprint en vervolgens weer opnieuw ingevoerd in een systeem. XBRL is de oplossing die door veel bedrijven en overheden wordt omarmd. XBRL is een oplossing gebaseerd op XML (eXtensible Mark-up Language). Hoe staat het echter met de toepassing van XBRL?
Het artikel dat, Dhr. van Dijk op 28 mei 2002 in het Financieel Dagblad schreef, vermeldt dat er nog geen enkel Nederlands bedrijf lid was van XBRL International en dat XBRL ‘nog niet’ leeft in de bestuurskamers van ‘corporate’ Nederland. Ondertussen is er veel veranderd. De
Nederlandse takken van bedrijven als Adobe, Atos en Microsoft doen nu mee, evenals de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, het NIVRA en uiteraard de Big 41. De SEC in Amerika is met een proef begonnen waarbij de beursgenoteerde bedrijven gegevens door middel van XBRL aan kunnen leveren. Wanneer deze proef slaagt, is de kans groot dat de SEC overgaat tot verplichting van XBRL (Haas & Pasmooij 2005, p.20)
Bedrijven die met XBRL te maken krijgen en overwegen de taal XBRL in te voeren, zullen dat alleen doen als er een goed beeld is van de mogelijkheden van XBRL en als er ook andere bedrijven/instellingen deze stap maken. Pas als uitwisseling van informatie mogelijk is zal het systeem echt tot zijn recht komen. De Nederlandse overheid werkt mee met het XBRL project en denkt hiermee een administratieve lasten reductie voor bedrijven te realiseren van €350 mln.2. Een aantal Nederlandse waterschappen hebben XBRL al geïmplementeerd (Vonk 2004, p. 51).Merken zij voor- en eventuele nadelen? Geeft een accountant ook zekerheid bij een XBRL document of is dit niet mogelijk?
1 De vier grootste accountancyfirma’s: Deloitte, Ernst & Young, KPMG, PricewaterhouseCoopers 2 Bron: http://www.administratievelasten.nl
Is de toekomst voor XBRL echt zo rooskleurig of is het maar een hype en waait het uiteindelijk over?
§ 1.1. Probleemstelling
De doelstelling van dit rapport is inzicht geven in de werking van XBRL en toegevoegde waarde die XBRL kan hebben voor een organisatie en voor de informatie-uitwisseling tussen organisaties. Door middel van interviews stel ik vast of met XBRL ook de in de literatuur beschreven voordelen te behalen zijn en of er niet nadelen aan XBRL kleven die onderbelicht zijn gebleven door positivisme wat rondom XBRL hangt. Daarnaast zal ik aan het einde van het rapport een aantal mogelijkheden geven voor verder onderzoek.
Mijn hoofdvraag zal zijn: In hoeverre zal de toekomstige verslaggeving en informatieverzorging plaatsvinden door middel van XBRL?
Deelvragen die ik stel ter beantwoording van de hoofdvraag zijn:
1 Op welke processen kan XBRL van invloed zijn en waar bestaat deze invloed uit?
2 Welke voordelen worden in de literatuur toegeschreven aan XBRL?
3 Wat zijn factoren die zorgen voor terughoudende implementatie van XBRL?
4 Kan een accountant zekerheid geven bij een XBRL document?
5 Kunnen de in de literatuur beschreven voordelen ook worden gehaald volgens de geïnterviewden?
§ 1.2. Onderzoeksmethode
Het onderzoek bestaat uit zowel een verkenning van de recente literatuur als confrontatie ervan door middel van interviews met verschillende groepen XBRL gebruikers. Het
literatuuronderzoek heeft betrekking op de recent gepubliceerde literatuur over de toepassing van XBRL, de voor- en nadelen van XBRL, de factoren van terughoudende implementatie van XBRL en mogelijkheden die een accountant heeft tot het geven van zekerheid aan een XBRL document. Naar aanleiding van het literatuuronderzoek worden de vragen voor het
praktijkonderzoek geformuleerd. Het praktijkonderzoek bestaat uit een reeks diepte-interviews met belangrijke gebruikers van XBRL De interviews hebben tot doel het vaststellen van datgene wat beweerd wordt in de literatuur en het zonodig corrigeren van de beweringen. Tevens is de geïnterviewden gevraagd naar hun mening over de toekomst van XBRL en de rol van deze taal in de externe verslaggeving.
§ 1.3. Opbouw Rapport
Het tweede hoofdstuk van dit rapport begint met de ontstaansgeschiedenis van XBRL en geeft vervolgens de toepassingsmogelijkheden van XBRL weer. Na dit hoofdstuk zal duidelijk zijn wat XBRL is en waarom er vraag is naar deze oplossing. In hoofdstuk drie geef ik aan op welke processen XBRL van invloed kan zijn. De begrippen en gebruikte modellen worden
uiteengezet. In het vierde hoofdstuk zal de impact van XBRL op de beschreven modellen worden besproken. De impact hangt nauw samen met de in de literatuur beschreven voordelen van het gebruik van XBRL, deze voordelen zullen ook in dit hoofdstuk worden beschreven. In hoofdstuk vijf ga ik in op een aantal redenen waarom XBRL nog geen succes is. De voorgaande hoofdstukken vormen de basis voor de diepte-interviews. De diepte-interviews worden in het zesde hoofdstuk voorbereid. Hoofdstuk zeven gaat over de resultaten van de interviews en impact van de interviews op de literatuur. Tot slot wordt in het achtste hoofdstuk de conclusie gegeven, hierbij wordt ook stilgestaan bij de een whitepaper met de titel: “The top ten effects of XBRL”.
2 Inleiding in XBRL
Dit hoofdstuk geeft een introductie in de digitale wereld en de plaats die XBRL daarin inneemt. Het hoofdstuk begint bij de basis van het World Wide Web en zal op een eenvoudige wijze toewerken naar een basisbegrip van XBRL.
§ 2.1. Internet vs World Wide Web
Veel medestudenten, vrienden en collega’s vroegen aan me: “XBRL wat is dat?“, toen ik vertelde dat dat mijn afstudeeronderwerp zou zijn. Weinigen weten wat XBRL is, terwijl het toch al sinds July 19993 bestaat en is gebaseerd op XML een taal waar iedereen mee te maken heeft als hij of zij op het World Wide Web (WWW) surft. De meeste accountants weten echter niet wat XBRL is (Pinsker 2003, p. 734) en ook bij de Nederlandse beursgenoteerde bedrijven is de kennis over XBRL beperkt (Ernst & Young, 2004), terwijl XBRL in 2005 in de top 10 van belangrijkste technologische ontwikkelingen stond (Trites & Lavigne 2005)4. Tijdens mijn stage bij Deloitte heb ik vele malen onderstaande uitleg geven.
Vaak begon mijn uitleg met de vraag: “Weet je wat XML is?” Bijna iedereen moet hierop het antwoord schuldig blijven. Vervolgens ging ik nog een stap terug en vroeg: “Weet je wat HTML (HyperText Markup Language) is?” Dan gaat er een belletje rinkelen. En komt vaak een antwoord in de trant van: “Dat is toch iets met websites”. De werking van HTML is vaak onbekend, maar het klopt dat HTML “iets” met websites is. Ik zal hier mijn uitleg beginnen, bij HTML en Berners-Lee de grondlegger van HTML waarmee het World Wide Web begon.
Veel mensen denken dat het World Wide Web (WWW) is ontwikkeld door de Amerikaanse defensie. Dit is echter niet het geval. Op initiatief van het Amerikaanse leger is wel technologie ontwikkeld voor een netwerk en zij waren het ook die als eerste een netwerk hadden (Mowery
& Simcoe 2001, p. 8). Uiteindelijk zijn op dit netwerk andere instituten en universiteiten aangesloten. (Mowery & Simcoe 2001, p. 8) Vaak wordt dit punt gezien als het begin van het internet. Dit internet is alleen een heel ander netwerk dan wat wij nu associëren met het internet.
Het internet is niets meer dan met elkaar verbonden computers waarmee geë-maild kon worden en waarmee naar bestanden via een menustructuur gezocht en uitgewisseld konden worden, hyperlinks (snelkoppelingen) en websites bestaan echter nog niet. Internet is een internationaal
3 Bron: http://www.xbrl.org/history.aspx
4 De lijst werd gemaakt op basis van door Canadese Accountancy professionals genoemde technologie onderwerpen. Het gebruik van XBRL werd als tiende opgenomen in de lijst.
netwerk van netwerken bestaande uit honderdduizenden private en publieke netwerken (Laudon
& Laudon 2001, p. 18).
In 1990 werkte Tim Berners-Lee bij het CERN (European Organization for Nuclear Research) en was van mening dat een andere manier van informatie uitwisseling tussen medewerkers nodig is. Het internet is te statisch en ingewikkeld, Berners-Lee brengt hier verandering in wanneer hij o.a. HTML ontwikkelt en geschikt maakt om op eenvoudige wijze mee te werken.
Het World Wide Web zoals we dat nu kennen is geboren. Berners-Lee creëert ook de eerste internetbrowser en –editor (Berners-Lee 1999, p. 31). In het begin van het WWW was dit één programma. Zo kon je direct een bijdrage leveren aan websites die online stonden.
Tegenwoordig kennen we verschillende applicaties voor het creëren van websites (Frontpage, Dreamweaver, of gewoon een teksteditor) en het surfen over het web (Firefox, Internet Explorer) (Berners-Lee & Fischetti 1999).
Het WWW is een van de populaire diensten die het internet te bieden heeft, net zoals email, nieuwsgroepen, bestandsuitwisseling (FTP) en instant messaging (MSN, ICQ ed.). Deze diensten draaien allemaal op hetzelfde netwerk, het internet. Al snel blijkt het WWW populair te worden en groeit het uit tot miljoenen websites. In april 2006 concludeert Netcraft5 dat er ruim 80 miljoen websites zijn (waarvan ruim 40 miljoen actief). Het gaat dan om hostnames en niet om werkelijke webpagina’s daarvan zijn er nog vele malen meer. Een website bestaat immers uit meerdere pagina’s.
§ 2.2. Van HTML naar XML.
Met de populariteit van het internet kwamen ook de tekortkomingen van HTML aan het licht.
HTML is makkelijk te begrijpen voor mensen, vandaar dat het zo succesvol is geworden, echter aan de hand van HTML kan software (internetbrowser) alleen de opmaak veranderen. (Mourik
& van Zandhuis 2002, p. 6). Al snel werd de roep om een simpele leesbare taal voor de verwerking van gegevens door een computer steeds groter (Mourik & van Zandhuis 2002) (Hoffman & Strand 2001, p. 12). Als oplossing werden op basis van “oude” talen nieuwe talen geschreven, zo ontstond Java uit C++6 en is JavaScript7 daar weer op gebasseerd. Het bleven echter complexe computertalen en ze zijn lang niet zo simpel te gebruiken als HTML.
5 Bron: http://news.netcraft.com/archives/web_server_survey.html 6 Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Programmeertaal_Java 7 Bron: http://www.howtocreate.co.uk/jshistory.html
De informatie in bovenstaand HTML document is gewoon te lezen, het ziet er alleen niet zo mooi uit. De toegevoegde code is niet complex en na enige oefening makkelijk te begrijpen.
Een internetbrowser kan de toegevoegde code interpreteren en voegt lay-out aan het document toe (Vasal & Srivastava 2002). Hetzelfde HTML document wordt dan als volgt weergegeven:
HTML voegt alleen lay-out kenmerken aan het HTML-document toe en werkt volledig onafhankelijk van de inhoud. Na verloop van tijd bestond er juist behoefte aan een taal die de inhoud van een document automatisch kan interpreteren, waarbij het originele document nog leesbaar is voor mensen en waarbij de opmaak gescheiden wordt van de inhoud (Swagerman et al. 2001, p.4). Er was behoefte aan een nieuwe taal, een taal tussen een programmeer taal en een menselijke taal in, een taal die beide verbindt.
8 Bron: Zelf geschreven stuk HTML.
9 Screenprint van het door Internet Explorer gegenereerde beeld van voorbeeld.html Tekstvlak 1: Een voorbeeld van een HTML document (voorbeeld.hmtl)8
Figuur 1: Een voorbeeld van door een browser geïnterpreteerde HTML9
<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Dit is een voorbeeld</TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<H1>Een simpel HTML voorbeeld</H1>
<BR/>
Dit is een voorbeeld van een <STRONG>webpagina.</STRONG><BR/>
Zoals je <ITALIC>ziet</ITALIC> is dit totaal niet ingewikkeld en is het goed te begrijpen<BR/>
</HTML>
</BODY>
Sinds 1960 bestaat er al een taal met de naam Standard Generalized Markup Language (SGML), deze taal wordt gebruikt om de structuur van documenten te beschrijven. De taal beschrijft niet de opmaak of de inhoud, maar alleen de regels die je moet gebruiken om de opmaak te
definiëren, een taal als deze noemen we een metataal en omdat het een computertaal betreft is het ook een mark up language. Met SGML is het mogelijk om hetzelfde document met
verschillende opmaakstijlen uit te printen. In 1995 werd SGML toegevoegd aan de World Wide Web Consortium (W3C) activiteitenlijst als wellicht een interessant mogelijkheid om het probleem van uitwisseling van gegevens op te lossen.
De W3C is de in 1994 mede door Tim Berners-Lee opgerichte organisatie die tot doel heeft het internet te ontwikkelen en te ondersteunen. W3C heeft als missie: "To lead the World Wide Web to its full potential by developing protocols and guidelines that ensure long-term growth for the Web"10. De W3C geeft hier vorm aan door regelmatig standaarden uit te brengen. Een standaard wordt door de W3C een recommendation genoemd, omdat het een ieder vrij staat de standaard wel of niet te gebruiken. XML en XHTML zijn voorbeelden van W3C-standaarden.
Halverwege 1996 werd er begonnen met het ontwerpen van een taal met dezelfde
mogelijkheden als SGML, maar één die eenvoudiger is toe te passen. In april 1997 kon Bray het eerste ontwerp van de XML specificaties tonen op de zesde World Wide Web Conferentie (WWW6) (Berners-Lee & Fischetti, 1999, p. 129). Bray heeft met behulp van Sperberg- McQueen het grootste gedeelte van de specificaties geschreven (Mourik & van Zandhuis 2002, p. 5).11 De oorspronkelijke SGML specificatie bevat meer dan 500 pagina’s, terwijl de
specificatie van XML maar 26 pagina’s telt (Mourik & van Zandhuis 2002, p. 5). Een enorme verbetering, de taal was begrijpbaar en hanteerbaar voor veel meer programmeurs en makkelijk toe te passen op het WWW. In februari 1998 werd de specificatie aangenomen door het W3C en was de standaard XML 1.0 geboren (Harold & Means, 2004).
Een XML-document (zie onderstaande tekstvlak) begint met de verwijzing naar de toegepaste versie van XML. Vervolgens wordt aangegeven welke karakterset (leestekens en letters) er gebruikt wordt, in dit geval Latin-1 (ISO-8859-1). Daarna wordt de informatie weergegeven, zoals u ziet is het document te lezen en te begrijpen. Het verschil met gewone tekst is dat sommige woorden tussen < > staan. Dit zijn de zogenaamde tags (etiketten of labels). Nadat de informatie is gegeven wordt deze afgesloten met een zelfde label met als toevoeging een
10 Bron: http://www.w3.org/Consortium/
11 Tevens gebruik gemaakt van bron: http://en.wikipedia.org/wiki/Xml.
(forward) slash </ >. Speciale software kan aan de hand van deze labels de tussenliggende informatie interpreteren en verwerken. Het is mogelijk om met XML stukken tekst te labellen en vervolgens die stukken tekst aan te roepen aan de hand van het label. Dit principe wordt bijvoorbeeld toegepast bij veel weblogs en nieuwssites die op XML gebaseerde technieken (RSS of Atom) gebruiken om feedreaders12 van informatie te voorzien.
§ 2.3. Van XML naar XBRL
Charless Hoffman zag de mogelijkheden van XML en bij hem ontstond het idee om te onderzoeken of het mogelijk was om op basis van XML een taal te ontwikkelen waarmee financiële informatie gemakkelijk, snel en efficiënt is uit te wisselen. Hij informeert de
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) over de mogelijkheden van XML en al snel gaat de High Tech Task Force (techniek werkgroup) van AICPA met het idee aan de slag. In december 1998 wordt het eerste prototype van de taal gepresenteerd. In augustus 1999 wordt een stuurgroep gevormd, die in juli 2000 de oprichting van XBRL international
initieert14.
XBRL is rechtstreeks afgeleidt van XML, eigenlijk is het XML met nog een paar toevoegingen.
Bij de creatie van een XML bestand ben je vrij om de namen van de labels te kiezen, het maakt simpel gezegd niet uit wat je kiest als je maar consequent bent en het label maar een relatie met de inhoud heeft. (Mourik & van Zandhuis 2002, p. 5).
<organisatie>Deloitte</organisatie>
12 Een voorbeeld hiervan is de nieuwslezer van nu.nl, bron: http://www.nu.nl/
13 Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/Xml 14 Bron: http://www.xbrl.org/history.aspx
Figuur 2: Een voorbeeld van XML.13
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<playlist name="mylist">
<song>
<title>Little Fluffy Clouds</title>
<artist>the Orb</artist>
</song>
<song>
<title>Goodbye mother Earth</title>
<artist>Underworld</artist>
</song>
Bovenstaande regel is in correct XML geschreven. Het label organisatie heb ik zelf bedacht en consequent toegepast. Bij het toepassen van XBRL is deze vrijheid ingeperkt. Correct gelabelde XBRL-bestanden bevatten vooraf gedefinieerde labels, dit is nodig om de informatie juist te kunnen uitwisselen. XBRL is erop gebaseerd dat iedereen voor dezelfde informatie dezelfde labels gebruikt.
Een jaarverslag in XBRL bestaat niet zoals bij een jaarverslag in PDF uit één bestand, maar uit verschillende aan elkaar gekoppelde bestanden waaronder de taxonomie. Alle elementen die voor kunnen komen in een XBRL bestand worden in de taxonomie gedefinieerd. Een precieze omschrijving van de uit te wisselen labels en hun onderlinge relaties wordt gegeven. Op de website van het Nederlandse Taxonomie Project (NTP)15 wordt het volgende vermeld: “Een taxonomie kan worden vergeleken met een woordenboek, met daarin de gegevenselementen en hun betekenis.” Een bedrijf of branchevereniging kan ook een bedrijfsspecifieke taxonomie opstellen, dit gebeurt vooral wanneer er meer informatie wordt verlangd dan de GAAP (General Accepted Accounting Principles, Algemeen geaccepteerde boekhoudbeginselen) of overheid eist. Het is ook mogelijk dat toezichthouders (bv. belastingdienst of CBS) een eigen taxonomie opstellen (Richards, J. 2002). Het grootste voordeel wordt behaald wanneer één taxonomie alle elementen voor de verschillende informatiegebruikers16 bevat.
Naast de taxonomie bestaat een XBRL bestanden pakket uit bovenstaande bestanden (Holland 2004, Richards 2002). Op het eerste gezicht lijkt XBRL hierdoor nogal ingewikkeld. Binnen XML-bestanden kun je echter koppelingen naar andere bestanden aanmaken, deze techniek wordt ook toepast binnen XBRL bestanden. Het is alleen nodig een XML schema bestand, ook wel XBRL Instance Document genoemd (Teixeira 2005), te downloaden en in te lezen in een XBRL-viewer, door de koppelingen worden de andere benodigde bestanden automatisch gedownload.
15 Bron: NTP, een project van KvK, Belastingdienst en CBS: http://www.xbrl-ntp.nl/faq/.
16 Bv.: NTP, een project van KvK, Belastingdienst en CBS: http://www.xbrl-ntp.nl/faq/.
Tekstvlak 2: Alle XBRL bestanden (Richards, J. 2002).
* XML Schema File (.xsd file) (XBRL Instance Document)
* XBRL Linkbases (.xml files):
* Labels
* References
* Presentation
* Calculations
* Definitions
De techniek van koppelingen noemen we Linkbases, onderdeel van de XML Xlink specificatie (Holland 2004) . Deze techniek is aan XBRL toegevoegd bij het uitbrengen van de XBRL specificatie 2.0 (Richards 2002, p.2), ondertussen is de recentste versie XBRL specificatie 2.1 (XBRL 2.1, 2003). In eerste instantie bestond een XBRL pakket uit twee bestanden, de taxonomie en het XBRL bestand (XML Schema *.xsd) met alle informatie. De techniek van linkbases is toegepast om de uitbreidbaarheid (eXtensibility) van XBRL en de
overzichtelijkheid van het XBRL bestand te vergroten. (eXtensible Business Reporting Language (XBRL) 2.1 2003, p.20) Linkbases zijn XML bestanden waarin metagegevens over de beschreven elementen in de XML Schema File (.xsd file) wordt opgeslagen. De
metagegevens kunnen o.a. de structuur, de wijze van presentatie of de berekening van de elementen (labels) beschrijven. Zoals ook in het bovenstaande schema wordt vermeld, kan er gebruik worden gemaakt van vijf verschillende Linkbase bestanden: labels-, references-, presentation-, calculations- en definitionsbestanden. (Richards 2002, p.4).
In het linkbase labels bestand worden alle elementen die in de taxonomie worden gebruikt gedefinieerd. Als er ondersteuning voor meerdere talen nodig is, worden in dit bestand de verschillende talen toegevoegd. Indien een element bij een positief saldo een ander label moet hebben dan wanneer het saldo negatief is, wordt dat ook hierin vastgelegd. Tevens worden referenties aangemaakt tussen de taxonomie en het linkbase label bestand en andersom. In het Reference bestand worden referenties gelegd tussen de taxonomie en bijvoorbeeld de gebruikte accountingstandaard of andere literatuur dat een betekenis aan een element geeft (bv.: CBS documentatie). Zo is te achterhalen volgens welke standaard een element is samengesteld. In het presentatiedocument wordt de volgorde (hiërarchie) van de verschillende elementen van bijvoorbeeld een balans vastgelegd. Het is de interpretatie van de opstellers van de taxonomie.
De volgorde van de elementen worden, als je dit presentatie bestand gebruikt, volgens de wensen van de opstellers weergegeven. In het calculatiebestand wordt aangegeven welke elementen bij elkaar opgeteld of van elkaar afgetrokken moeten worden om tot een juist totaal element te komen. Bijvoorbeeld: Van de Omzet moet de Kostprijs van de Verkopen worden afgetrokken om tot de Bruto winst te kopen. Het definitiedocument geeft de relaties tussen de elementen weer: Bijvoorbeeld de zogenaamde ouder-kind relaties. Bepaalde elementen
bijvoorbeeld Bruto winst, bestaan uit meerdere sub-elementen (kinderen), in dit geval Omzet en Kostprijs van de Verkopen. Een andere relatie is: als dit element een waarde heeft dan moet dit element ook bestaan. (Richards 2002, Holland 2004, eXtensible Businiess Reporting Language 2.1, 2003, p.77-112).
Het uiteindelijk weergeven van XBRL kan met een XBRLviewer (bv. van Semansys 17) die aan de hand van de aangeleverde presentatiedocumenten de verschillende financiële stukken genereren. Het is ook mogelijk eigen voorgedefinieerde stylesheets (opmaak document) te gebruiken, het voordeel is dat er zelf bepaald kan worden welke informatie wordt weergegeven en welke wordt weggelaten. Het weergeven van XBRL informatie hoeft niet met behulp van een xbrlviewer of een stylesheet te gebeuren. De meeste computertalen (C, C++, Java e.a.18) kunnen bestanden op XML basis verwerken, de gebruiker kan ook met een van deze talen een eigen script schrijven om tot de gewenste presentatie uitvoer te komen (Shin 2003). De laatste methode vergt wel de meeste computerkennis en is nogal bewerkelijk. Het geeft wel de meeste controle over de verwerking van de informatie en uiteindelijke uitvoer.
Om duidelijk te maken wat de verschillen van XBRL ten opzichte van PDF zijn is een schema toegevoegd als bijlage 2 waarin beide verslaggevingvormen worden weergegeven
§ 2.4. Conclusie
Een aantal jaren na het ontstaan van het WWW ontstond de behoefte om informatie te delen via het internet waarbij deze informatie direct toegepast kon worden in de software van de
gebruiker. De statische weergave van informatie in Internet Browsers was niet meer voldoende voor de gebruikers, er moest een taal komen die informatie kan herkennen en interpreteren op de wijze zoals de gebruiker dat wil. De oplossing werd gevonden in XML.
Charles Hoffman zag de mogelijkheden van XML en bedacht dat het mogelijk moest zijn op een zelfde wijze financiele informatie uit te wisselen. XBRL werd ontwikkeld. XBRL is een op XML gebasseerde methode om (financiele) informatie in een bestand op dusdanige wijze op te slaan dat een geautomatiseerd systeem de bestanden zonder tussenkomst kan verwerken en de benodigde informatie kan genereren en weergeven in de voor de gebruiker juiste vorm.
In een XBRL bestand is elk gegeven voorzien van een label. Voor alle verschillende
informatieelementen zijn unieke labels bedacht. Software kan aan de hand van deze labels de informatie verwerken en weergeven in de door de gebruiker gewenste vorm
17 http://www.semansys.com/
18 Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/Xml, bevat een onvolledige lijst met parsers in verschillende talen.
3 Informatietheorie en XBRL
Informatievoorziening is het proces in een organisatie waarop XBRL van invloed zal zijn. Om de invloed van XBRL op dit proces te kunnen bekijken zal eerst de theorie omtrent informatievoorziening uiteen gezet worden.
§ 3.1. Gegevens, informatie en informatievoorziening
XBRL heeft als doel informatie makkelijker, sneller en efficiënter te kunnen uitwisselen. Dit kan op meerdere plaatsen binnen een organisatie. XBRL kan gebruikt worden in drie
toepassingsgebieden. Ten eerste kan XBRL gebruikt worden bij het importeren van informatie, ten tweede bij het intern uit wisselen van informatie en ten derde bij het exporteren van
informatie (Conijn et al. 2004). Wanneer gegevens in een XRL bestand worden verwerkt zijn er kenmerken aan een gegeven gekoppeld die maken dat voor iemand met kennis van zaken een gegeven informatie is geworden.
Gegevens zijn alleen relevant wanneer een persoon een betekenis aan het gegeven kan koppelen. Een losstaand gegeven van bijvoorbeeld 200.000 heeft geen betekenis, als er echter een € en het woord omzet voor staan wordt de nietszeggende 200.000 ineens informatie, nl.
omzet € 200.000,-. Gegevens kunnen we definiëren als “een voorstelling van zaken in een zodanige vorm dat overdracht en verwerking dmv. een of ander proces kan plaatsvinden.” (Jans.
2001, p. 75). Informatie zijn gegevens die bijdragen aan het kennisbeeld van de mens.
Informatie is alleen nuttige informatie als het terecht komt bij diegene die er gebruik van kan maken (Jans 2001, p. 76). Het aanleveren van de informatie wordt informatieverzorging genoemd. Een definitie van Informatieverzorging is: “Het voorzien in de informatiebehoeften van: (1)alle leden van een organisatie, zowel op bestuurlijk als op uitvoerend niveau met betrekking tot het effectief en doelmatig functioneren van de organisatie (interne
informatieverzorging) en (2) externe belanghebbenden of belangstellenden (de zogenaamde stakeholders) met betrekking tot de organisatie (externe informatieverzorging) (Jans 2001, p.
78). Informatievoorziening is het gehele proces van gegevens tot aan de werkelijke informatieverzorging. Een definitie van informatievoorziening is: “Het geheel van IT- infrastructuur, gegevensinfrastructuur, applicaties en organisatie, dat tot doel heeft om te voorzien in de informatiebehoefte van de processen van een organisatie” (Overbeek et al. 2000, p. 23). Om aan een adequate informatievoorziening te voldoen worden gegevens verzameld, gearchiveerd, verwerkt tot informatie en rapporten. Dit proces wordt een informatie systeem genoemd. Er zijn verschillende definities van een informatiesysteem in de literatuur te vinden.
Ik hanteer deze definitie van een informatiesysteem: “Een samenhangende
gegevensverwerkende functionaliteit die kan worden ingezet om een of meer bedrijfsprocessen
te kennen, te ondersteunen of te besturen” (Overbeek et al. 2000). Gaat het om verwerking van economische gegevens tot financiële informatie dan is er sprake van een accounting
information system. Een accounting information system (Wilkinson et al. 2000, p. 11) is onder te verdelen in verschillende functies: data collection, data maintenance, data management, data control en information generation.
De functie data collection (gegevensverzameling) bevat het vastleggen van transactie- en andere relevante gegevens, waarbij de juistheid en volledigheid wordt gewaarborgd. De data wordt geordend, geclassificeerd en eventueel samengevat bij de data maintenance (onderhoud / verwerking) functie. Gegevens worden ook met benchmarks vergeleken en de eventuele verschillen worden verklaard. De data management (management) functie bestaat uit 3
onderdelen: opslaan, onderhoud en opvragen. Opslaan heeft betrekking op het op een juist wijze opslaan van de gegevens, zodat de gegevens in de toekomst ook bereikbaar zijn. Onderhoud bestaat uit het aanpassen van oude gegevens aan de huidige eisen. Opvragen behelst het toegang krijgen en het extraheren van gegevens voor verdere verwerking of voor rapporteringen. Data control (beveiliging) heeft als taak het bedrijf en haar activa inclusief de gegevens te beveiligen en te verzekeren dat de vastgelegde gegevens juist, volledig en op foutloze wijze verwerkt is.
Het interpreteren, rapporteren en communiceren van informatie wordt bij de information generation (informeren) functie gedaan (Wilkinson 2000).
Bovenstaand model geeft ons een beeld van welke stappen er ondernomen moeten worden om van gegevens naar informatie te komen. Dit betekent nog niet dat alle informatie relevante informatie is. De gerapporteerde informatie moet aan een aantal eisen voldoen wil de gebruiker er optimaal van kunnen profiteren.
Figuur 3: Accounting information system (Wilkinson 2000, p. 11)
§ 3.2. Kwaliteitscriteria
Wilkinson definieert 7 criteria waarmee de kwaliteit van informatie is vast te stellen: Relevant, juist, tijdig, beknopt, duidelijk, kwantificeerbaar en consistent (Wilkinson et al. 2000, p. 18).
Hoe beter de informatie voldoet aan deze criteria, des te hoger de kwaliteit van de informatie en des te doeltreffender kan de gebruiker de informatie inzetten. De ideale situatie waarbij alle criteria gemaximaliseerd worden zal niet vaak voorkomen. Regelmatig zal een afweging moeten plaatsvinden tussen verschillende criteria, een veel voorkomende is de afweging tussen de juistheid en de tijdigheid van de informatie (Wilkinson et al. 2000, p. 18).
Niet alleen zijn er kwaliteitscriteria te definiëren waaraan de informatie moet voldoen, maar ook is het mogelijk om criteria aan het proces gegevensverzameling te verbinden. Het
accountantskantoor KPMG heeft “Six Principles for better information collection” vastgesteld (KPMG 2004, p. 7). Tijdig, juist, redelijk, relevant, efficiënt en aanpassingsvermogen worden door KPMG genoemd.
De door KPMG en door Wilkinson opgestelde criteria in ogenschouw nemende, kom ik tot de volgende lijst van kwaliteitscriteria van informatie:
Factor Betekenis
Tijdig Om informatie volledig te kunnen benutten moet deze tijdig afgeleverd worden bij de gebruiker.
Juist Informatie moet zo min mogelijk fouten bevatten
Redelijk De informatie vragende partij moet zijn behoefte aanpassen naarmate de last groter wordt om de informatie te leveren.
Relevant / Duidelijk De geleverde informatie moet zoveel mogelijk voldoen aan de informatiebehoefte
Efficiënt De kosten om informatie te vinden moeten evenredig zijn naar de waarde van de informatie
Aanpassingsvermogen / Consistent
De geleverde informatie moet voldoen aan de behoefte. Regelmatig moeten systemen aangepast kunnen worden aan de dan geldende regels en behoeften. Daarnaast moet de informatie zoveel mogelijk consistent zijn met voorgaande rapportages, zodat vergelijkend onderzoek mogelijk is.
Beknopt / Kwantificeerbaar
Er moet niet meer informatie dan noodzakelijk gerapporteerd worden en bij voorkeur kwantificeerbare informatie, dit maakt het concreet en biedt meer mogelijkheden tot evaluatie / en prestatiemeting Tabel 1: Kwaliteitscriteria informatie (KPMG 2004)(Wilkinson et al. 2000)
Hoe beter het proces gegevensverzameling is ingericht, des te makkelijker hoge kwaliteit informatie geleverd kan worden. In het onderzoek van KPMG worden de volgende niveaus van gegevensverzameling onderkend (KPMG 2004, p. 19):
Paper-based (op papierbasis) is tot nog toe de meest gebruikte methode van
gegevensverzameling. De verstrekker van gegevens moet vaak een formulier invullen en de ontvanger van de gegevens behandelt elk formulier afzonderlijk. De formulieren worden vaak handmatig in een computersysteem ingevoerd. Programme Bound (beperkt software)
gegevensverzameling is een tussensysteem waarbij er gebruik wordt gemaakt van elektronische formulieren of van (deels) elektronische verwerking van formulieren. Het is niet meer nodig om de gegevens apart in te voeren in het systeem (het zogenaamde rekeying). Formulieren moeten voor elke toepassing apart worden ontwikkeld door IT professionals, dit verhoogd het
foutenrisico. Deze professionals zijn niet de gebruikers van de informatie en hebben niet de kennis om de informatiebehoefte te bepalen. Er zal intensief overleg moeten plaats vinden tussen de gebruiker (informatie experts) en de ontwikkelaar (IT professional). Dit is geen optimale situatie maar zal wel leiden tot hogere kwaliteit van gegevens dan bij het paper based system mogelijk is, doordat rekeying niet meer nodig is. Het laatste stadium is
gegevensverzameling op basis van standaarden: Adaptive and standardsbased (adaptief, op basis van standaarden). De informatie expert kan zelf het formulier (aanleversoftware) aanpassen aan de informatiebehoefte. Het importeren en exporteren van informatie wordt uitgevoerd door standaarden zoals XML waardoor er geen rekeying (opnieuw intypen van de gegevens) meer nodig is en er een van begin tot eind geïntegreerd systeem is ontstaan.
Bij de drie stadia wordt er in verschillende mate gescoord op de zes door KPMG onderkende principes. De hoogste kwaliteit informatie wordt behaald bij maximalisering van alle zes principes. (KPMG 2004, p. 7)
Figuur 4: De verschillende niveaus van gegevensverzameling (KPMG 2004, p. 19).
Paper-based
Bij het verzamelen van gegevens op de paper based methode is het erg moeilijk juist, tijdig en efficiënt te handelen. De aangeleverde gegevens zijn vaak niet te vergelijken met benchmarks zonder ze opnieuw in een systeem in te voeren, dit zorgt voor veel overtypwerk wat de juistheid en tijdigheid niet ten goede komt. Daarnaast is het moeilijk veranderingen die optreden bij de informatiebehoefte door te voeren in
de gegevensverzameling. De formulieren zijn vaak voorgedrukt en lastig aan te passen. Het gevolg is dat er geen hoge scores bij efficiëntie en aanpassingsvermogen worden behaald (KPMG 2004).
Programme Bound
In programme bound omgeving wordt informatie door middel van electronische formulieren aangeleverd. De Informatie kan hierdoor sneller verwerkt worden, het staat immers direct in de databases. Vergelijkend onderzoek kan ook sneller plaatsvinden, dit komt de tijdigheid en juistheid van de informatie ten goede. De systemen zijn echter vaak zo complex, doordat ze specifiek
voor deze informatiebehoefte geschreven zijn, dat onderhoud en wijzigingen in de elektronische formulieren vaak veel tijd vergt. Op de punten aanpassingsvermogen en efficiëntie wordt daardoor minder gescoord (KPMG 2004).
Figuur 5: Paper-based
Figuur 6: Programme-bound
Adaptive and standardsbased
Een adaptief systeem maakt gebruik van de mogelijkheden van metatalen zoals XML en XBRL. De informatiegebruiker kan zelf wijzigingen aanbrengen in de metataal. Deze metataal wordt als basis gebruikt voor de formulieren en valideerregels. Processen kunnen zelfs vanzelf ingang worden gezet bij ontvangst van de gegevens (KPMG 2004).
Het uiteindelijk doel is te komen tot de hoogst mogelijke informatie output van goede kwaliteit.
Dit wordt bereikt met een adaptief op standaarden gebaseerd systeem, mits verdere verwerking ook op dit hoge niveau wordt uitgevoerd.
Een gebruiker wil graag die informatie ontvangen waarbij de kwaliteit het hoogst is, echter het maximaliseren van de kwaliteitscriteria brengt kosten met zich mee. De information economics approach (Wilkinson et al 1997) vertelt ons dat additionele informatie alleen opgezocht zou moeten worden wanneer de waarde van het extra stuk informatie de kosten van het vinden te boven gaan. Deze extra kosten en opbrengsten zijn erg lastig te meten en vast te stellen, het geeft wel aan dat er een einde aan het zoeken is, niet alleen wanneer alle informatie gevonden is, maar ook wanneer het zoeken te kostbaar wordt.
§ 3.3. Rich en Reachness
Een andere benadering van de kwaliteit van informatieverzorging is de benadering van Wurster en Evans (2000). In het boek “Blown to Bits” introduceren zij de begrippen richness (rijkdom) en reach (bereik). Het begrip reach heeft betrekking op het toegang hebben tot de informatie.
Een hoge reach betekent dat er toegang is tot veel informatie (Hoffman et al. 2005, p. 5), vaak brengt dit hoge kosten met zich mee en wanneer de reach hoog is en er veel informatie is, is het moeilijk alle informatie tijdig te verwerken. De richness van informatie is de kwaliteit van de informatie (Hoffman et al. 2005, p. 5). Er is sprake van een hoge richness, wanneer de o.a. door Wilkinson gedefinieerde kwaliteitscriteria zo maximaal mogelijk zijn.
Het is moeilijk om de reach en de richness allebei op een hoog niveau te krijgen en houden.
Hierbij sluit de theorie aan bij de informatievoorziening theorie van Wilkinson, waar uit blijkt Figuur 7: Adaptive and Standards Based
daar er vaak een afweging gemaakt moet worden tussen juistheid of volledigheid (reach) en tijdigheid (richness).
Als we de theorie van Wurster en Evans koppelen aan de theorie van KPMG dan is er een lijn in te ontdekken. Naarmate het systeem voor gegevensverzameling meer richting een adaptief en op standaarden gebaseerd systeem gaat, zal de reach en richness kunnen toenemen. De reach omdat het makkelijker wordt meer gegevens te vragen en te verwerken zonder de kosten te laten toenemen en de richness omdat de verwerking efficiënter, juister en vollediger kan plaatsvinden.
§ 3.4. De toekomstige informatiebehoefte
De informatiebehoefte met betrekking tot (financiële)informatie van bedrijven verandert. De op stockholder (aandeelhouder) gerichte informatievoorziening verandert steeds verder naar een stakeholder (belanghebbende) gerichte informatievoorziening. De laatste jaren gaan er mede naar aanleiding van schandalen (Enron) steeds meer stemmen op de eindejaarscontrole op bedrijven te intensiveren (McNamar 2003). Hierbij wordt niet meer alleen gedacht aan jaarrapportages, maar ook aan kwartaalrapportages. In het voorwoord van de monografie over de rol van technologische oplossingen wordt door Roohani ook de trend van vaker rapporteren waargenomen (Roohani 2003). Roohani vraagt zich af hoe ver het frequenter rapporteren zal gaan. Real-time reporting ziet hij niet snel plaatsvinden, het principe dat opbrengsten in dezelfde periode worden genoten als de daaraan gerelateerde kosten valt dan erg lastig toe te passen (Roohani 2003).
De mensen van het Britse accountantsinstituut (The Institute of Chartered Accountants in England & Wales (ICAEW)) namen bovenstaande en andere trends ook waar en hebben een lijst gemaakt met de veranderingen die naar hun mening zullen optreden in verslaggeving (ICAEW 1998) .De vooruitziende blik van de ICAEW wordt gedeeld door de Conijn, de Haas en Stroom (Conijn et al. 2004). In onderstaande tabel worden deze verwachte veranderende eisen voor informatievoorziening van bedrijven weergegeven.
Tabel 2: Veranderende eisen informatievoorziening (ICAEW 1998)
Om aan de toekomstige eisen van de verslaggeving te voldoen zullen de informatiesystemen van bedrijven moeten veranderen. Bedrijven moeten steeds meer informatie steeds sneller kunnen presenteren (Vonk 2004, p. 49). De onderneming zal ook flexibeler moeten worden. De systemen en afdelingen moeten snel gehoor kunnen geven aan veranderende
informatiebehoefte. Aanpassingsvermogen is erg belangrijk. KPMG stelt dat bedrijven naar een klimaat moeten streven waarin elke dag de volgende stappen worden genomen (KPMG 2004, p.
8.):
• Relevantie beoordelen van de eisen die aan gegevensverzameling worden gesteld.
• Van gedachte wisselen met externe stakeholders over informatiebehoeften.
• Vaststellen van de informatiebehoeften en ze toevoegen aan het gegevensverzamelingssysteem.
Het vaststellen van de informatiebehoefte en het aanpassen van het
gegevensverzamelingssysteem op deze behoefteveranderingen wordt in de toekomst steeds meer een dagelijkse bezigheid. (KPMG 2004, p.8).
Niet alleen voor ondernemingen veranderen de eisen die gesteld worden aan
informatievoorziening, ook de toezichthouders krijgen met veranderingen te maken. De SEC in Amerika controleerde voorheen steekproefsgewijs en in ieder geval eens in de 7 jaar de
gegevens van een onderneming. Na de invoering van de SOX-wetgeving (in 2005) is de SEC verplicht de financiële stukken van elk bedrijf eens in de 3 jaar te controleren. Dit heeft tot
The ‘old’ system The ‘new’ system
Shareholder focus Stakeholder focus
Paper based Web based
Standardised information Customized information
Company controlled information on performance and prospects
Information available from a variety of sources
Periodic reporting Continious reporting
Distribution of information Dialogue
Financial statements Broader range of performancse measures
Past performance Greater emphasis on future prospects
Historical cost Substantial value-based information
Audit of accounts Assurance of underlying system
Nationally oriented Globally based
Essentially static system Continously changing model
Preparer-led regulations Satisfying market-place demands
gevolg dat de werkdruk voor de SEC toeneemt en er waatschijnlijk meer gebruik zal moeten worden gemaakt van geautomatiseerde controles.
§ 3.5. Conclusie
Informatievoorziening is een ingewikkeld proces waarbij de kwaliteit van informatie erg belangrijk is. Wanneer informatie in hoge mate aan de kwaliteitscriteria voldoet, zal de informatiegebruiker de beste beslissingen kunnen nemen. Het is echter niet zo dat er oneindig doorgezocht kan worden naar informatie. Een additioneel stuk informatie opzoeken mag nooit meer kosten met zich meebrengen dan dat de opbrengsten die met het additionele stuk
informatie behaald kunnen worden.
Er zijn drie fases van gegevensverzameling te onderscheiden: paper-based, programme-based en adaptive and standardsbased. De drie zijn in volgorde van efficiëntie en kwaliteitstoename opgenomen. Met adaptieve en op standaarden gebaseerde systemen is het mogelijk tegen de laagste kosten de hoogst haalbare kwaliteit aan gegevens binnen te halen en efficiënt te
verwerken tot de juiste informatie. Deze door KPMG opgetekende theorie sluit aan bij de reach (bereik) en richness (rijkdom) theorie van Evans en Wurster. Naarmate het gebruikte systeem meer adaptief en op standaarden gebaseerd is kan het bereik groter worden, terwijl tevens de rijkdom van de informatie kan toenemen zonder de totale kosten te laten stijgen.
In de toekomst zal de financiële verslaglegging steeds frequenter plaatsvinden en vooral ook vaker gecontroleerd worden. De ICAEW heeft een lijst opgesteld waar de financiële
verslaggeving in de toekomst aan zal voldoen. De Nederlanders Conijn, De Haas en Stroom onderschrijven deze verandering van informatievoorzieningseisen.
4 De invloed van XBRL
In het vorige hoofdstuk is besproken wat informatie, informatievoorziening en informatie systemen inhouden, dit hoofdstuk zal de invloed van XBRL laten zien op de beschreven theorie, tevens zullen de voordelen die XBRL biedt worden belicht.
§ 4.1. De invloed op de Gegevensverzameling
De inputgegevens voor het informatiesysteem kunnen volgens 3 methoden worden verzameld en worden verwerkt (KPMG 2004). De laatst genoemde methode, adaptive en standard based biedt de hoogste kwaliteit van inputgegevens voor de informatievoorziening. Een adaptief en op standaarden gebaseerd systeem maakt veelal gebruik van open standaarden (KPMG 2004, p.
19). Een open standaard is een door een consortium of overkoepelend orgaan opgesteld
voorschrift of niveau van kwaliteit, waarmee iedereen vrij mee mag werken. Een volledige open standaard beperkt de gebruiker in geen enkele manier in het gebruik van de standaard, er zijn echter ook standaarden die gepaard gaan met een licentie met beperkingen. Een beperking kan bijvoorbeeld zijn dat de gebruiker de software of techniek niet voor commerciële doeleinden mag gebruiken. Wil een gebruiker dit wel, dan zal deze een andere licentie moeten kopen. Een open standaard moet volgens OSOSS (het Open Standaarden en Open Source Software
programma van de Nederlandse overheid)19 aan de volgende eisen voldoen (OSOSS 2003, p. 4):
• De kosten voor het gebruik van de standaard zijn laag en vormen geen drempel voor toegang tot de standaard;
• De standaarden zijn gepubliceerd;
• De standaarden worden op basis van een open beslissingsprocedure (consensus of meerderheidsbeslissing, etc.) vastgesteld;
• Het intellectueel eigendom20 van de standaard ligt bij een not for profit organisatie die een volledig vrij toetredingsbeleid kent;
• Er zijn geen beperkende voorwaarden omtrent het hergebruik van een standaard.
De Europese Commissie gebruikt een Engelse vertaling van deze definitie21.
19 OSOSS is de naam van het programma open standaarden en open source software voor de Nederlandse overheid. Het programma OSOSS wordt uitgevoerd door ICTU in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Economische Zaken.
20OSOSS, note 3: “Het is soms onvermijdelijk dat een deel van de standaard is gebaseerd op intellectueel eigendom van derden, bijvoorbeeld via (software) patenten. Voor die delen waarvoor dit het geval is en geen andere oplossing mogelijk lijkt wordt geregeld dat een ieder onder redelijke voorwaarden deze delen mogen gebruiken. Is dit het geval, wordt doorgaans nog steeds gesproken over een open standaard.”
21 Bron: Europese Commissie: http://ec.europa.eu:80/idabc/en/document/3132
De XBRL standaard voldoet aan de bovenstaande OSOSS eisen en is hiermee een open standaard. De controle over deze standaard ligt bij een onafhankelijke organisatie, XBRL International22. XBRL International beheert alleen de taal XBRL en creërt zelf geen software producten voor de implementatie van XBRL binnen ondernemingen of overheden. De benodigde software wordt door externe commerciele softwarebedrijven gemaakt. Een XBRL gebruiker kan zonder problemen overstappen naar een ander softwarepakket, het risico dat de standaard niet meer ondersteund wordt, is kleiner dan dat een bepaald softwarepakket niet meer ondersteund wordt door de enige leverancier. Bij XBRL gebruik is de gebruiker niet afhankelijk van één software leverancier, meerdere leveranciers kunnen producten aanbieden. Uitwisseling van gegevens tussen twee verschillende softwaresystemen of tussen twee organisaties wordt een stuk makkelijker bij gebruik van standaarden. Een groot voordeel bij gebruik van XBRL zit in die uitwisselingsmogelijkheden. XBRL kan erg goed als tussenvorm voor gegevensopslag fungeren (Hallett III 2002) waarbij er zekerheid is dat alle informatie door de ontvanger juist wordt ontvangen en kan worden gelezen.
§ 4.2. De invloed op de informatievoorziening
Een XBRL bestand kan worden gebruikt als invoer document, als uitvoer document en als oplossing tussen twee systemen (Conijn et al. 2004, p.38). In het Accounting information system, zoals het gedefinieerd is door Wilkinson (Figuur 4 of 2000 p.11) heeft XBRL invloed op de onderdelen input, data collection, information generation en output. De functie data collection verandert doordat de informatie direct gebruikt kan worden, de vastlegging van informatie is al op de juiste manier gedaan in het XBRL bestand. Doordat de informatie gelabeld is kan de juiste software de informatie moeiteloos verwerken en in de databases opslaan. De efficiëntie en snelheid van de verwerking neemt hierdoor toe. Bij de functie information generation wordt in plaats van PDF bestanden of andere office bestanden een XBRL bestand gegenereerd. De output bestaat na toepassing van XBRL uit een XBRL bestand of een rapport dat uit een XBRL bestand is gegenereerd met behulp van stylesheets.
In het voorgaande hoofdstuk werden de kwaliteitseisen voor informatie uiteengezet. XBRL beïnvloed het kwaliteitsniveau van deze factoren. Per factor zal ik aangeven wat de invloed van XBRL kan zijn.
22 Bron: http://www.xbrl.org/AboutTheOrganisation/
Het is belangrijk dat informatie tijdig wordt aan geleverd aan bijvoorbeeld toezichthouders maar ook intern in een organisatie. Informatie kan sneller (tijdiger) verwerkt worden doordat er geen kostbare tijd meer verloren gaat met het opnieuw intypen van gegevens/informatie en
vervolgens weer nakijken van de informatie, wanneer de informatie van het ene naar het andere systeem moeten worden overgezet of wanneer er een rapport wordt opgemaakt (KPMG 2004, p.
11). XBRL kan fungeren als tussenstation tussen twee systemen en kan gebruikt worden om rapporten te genereren, mits de juiste stylesheets worden gebruikt. Door ingebouwde valideer mogelijkheden in XBRL, kan informatie ook sneller op juistheid worden gecontroleerd. XBRL levert tijdwinst (Berkeley, 2002) op, in deze tijd kan aan de andere kwaliteitscriteria gewerkt worden, waardoor de totale kwaliteit van informatie alleen maar zal toenemen, oftewel de rijkdom (richness) van de informatie neemt toe.
Juistheid is als tweede factor onderkend in tabel 1. De aangeleverde gegevens moeten juist zijn, hierop vindt een controle plaats, vervolgens moet bij alle (handmatige) verwerkingsstappen weer een vaststelling van de juistheid van de informatie plaatsvinden. Het zou een enorm voordeel zijn wanneer de aangeleverde informatie al in XBRL aangeleverd werd. XBRL bestanden kunnen automatisch gevalideerd worden en hiermee wordt een behoorlijke zekerheid verschaft over het bestand en haar inhoud. De XBRL informatie verlaat de verstrekkende organisatie al gevalideerd tegen de (soms bedrijfsspecifieke) valideerregels (definitions linkbase, taxonomie en XML regels) en wordt vervolgens volledig automatisch in het systeem gezet. (KPMG 2004, p. 11). Wanneer XBRL ook nog bij het verplaatsen van een systeem naar een ander systeem als tussenbestand gebruikt wordt, zullen er geen onjuistheden kunnen optreden door het foutief overtypen (Vonk 2004). De kans op fouten wordt hiermee verkleind.
Aan het einde van het verwerkingsproces wordt als output een gevalideerd en intern consistent XBRL bestand gemaakt.
Door gebruik te maken van publieke, op het internet gepubliceerde taxonomieën, kan de ene regulerende organisatie zijn informatiebehoefte goed afstemmen met de andere en kunnen definities gestandaardiseerd worden (bv.:Het Nederlandse Taxonomie Project (NTP)23).
Summiere verschillen tussen definities worden hiermee voorkomen. Doordat de leveranciers van informatie allemaal gebruik maken van dezelfde publieke taxonomie is het voor de toezichthouders makkelijker vast te stellen welke informatie voor bedrijven moeilijk is aan te leveren (KPMG 2004, p. 11), waarmee beter kan worden voldaan aan het redelijkheids- en relevantieprincipe. Het wordt eenvoudiger om aanpassingen te maken aan de hand van de
23 Bron: NTP, een project van KvK, Belastingdienst en CBS: http://www.xbrl-ntp.nl/.
informatiebehoefte, simpelweg de taxonomie aanpassen en dit te communiceren is voldoende.
Het is voor toezichthouders ook makkelijker geworden de informatieverzoeken aan te passen aan de ontwikkelingen van de branche (KPMG 2004, p. 11) wat positieve invloed heeft op het duidelijkheidsprincipe. Doordat de taxonomie gestandaardiseerd en publiek is en de definities na ruim overleg zijn vastgesteld, zal de taxonomie niet snel op de hoofdlijnen worden
gewijzigd, dit maakt het makkelijk de consistentie van de informatie gedurende de jaren hoog te houden.
De invoer kosten zullen dalen, mits er gebruik wordt gemaakt van in XBRL aangeleverde gegevens en bij de verdere verwerking van de gegevens ook XBRL bestanden als
overdrachtsbestanden worden gebruikt. Overtypen hoeft dan niet meer plaats te vinden (KPMG 2004, p. 11). Er kan meer tijd besteed worden aan het analyseren van de gegevens en het creëren van rapporten.(Berkeley, 2002) Dit komt niet alleen de efficiëntie, maar ook de rijkdom (richness) ten goede. Immers kan er meer tijd en geld wordt besteed aan de kwaliteit van de informatie. De toezichthouders moeten rekening houden met efficiëntie, de informatiebehoefte moet zo zijn dat additionele op te zoeken informatie meer waard is dan de kosten die een bedrijf voor het vinden van deze informatie moet maken. Doordat het gegevensverzamelingsproces efficiënter verloopt bij het gebruik van XBRL, kan de informatiebehoefte van de
toezichthoudende organisaties toenemen, zonder dat de totale kosten voor de
informatievoorziening toenemen. De informatiebehoefte en daarmee het bereik (reach) van de gebruikers kan toenemen, zonder dat er niet voldaan wordt aan de economic information approach (Wilkinson 2004).
Rapporten die met behulp van XBRL gemaakt worden, kunnen exact aansluiten op de
informatiebehoefte, mits het gebruikte stylesheet op de juiste manier is gedefinieerd (Hallett III 2002, p 2.). Doordat gericht informatie kan worden opgenomen of weggelaten is het mogelijk beknopte rapporten te maken en doordat een rapport specifiek voor een doelgroep kan worden samengesteld, kan er ook meer relevante gekwantificeerde informatie worden opgenomen.
In bijlage 3 is een grafiek opgenomen waarin de relatie tussen rijkdom (richness) en bereik (reach) wordt weergegeven. Het oude evenwicht ligt ergens op de onderste lijn. De
informatieverzamelaar moet een keuze maken tussen een groot bereik of een hoge rijkdom (kwaliteit). Na invoering van XBRL komt de lijn hoger te liggen: tegen dezelfde kosten kan een groter bereik of een hogere rijkdom worden behaalt.
§ 4.3. De invloed op toezichthouders en overheden
Veel overheidsorganen verlangen de informatie nog op papier, anderen hebben een eigen softwarepakket geschreven waarmee de gegevens opgestuurd kunnen worden (bv.
Belastingdienst24), het blijven echter losstaande formulieren of softwareoplossingen. Het kabinet heeft ingezien dat de administratieve lasten voor ondernemers erg hoog zijn en heeft als doelstelling gesteld de totale administratieve lasten per 2007 met 25% te reduceren ten op zichtte van eind 2002 25. Eind 2002 waren de administratieve lasten voor ondernemers 16,3 miljard euro, per 2007 zal dit met meer dan 4 miljard gereduceerd moeten zijn. Een van de projecten die de overheid is gestart om deze doelstellingen te halen is het Nederlandse
Taxonomie Project (NTP). Het NTP26 heeft als doel een taxonomie op te stellen waarbij in ieder geval de informatiebehoefte van drie overheidsorganisaties worden gebundeld in één
taxonomie:
• De jaarrekening, die bedrijven moeten deponeren bij de kamer van koophandel;
• de aangiften bij de belastingdienst voor verschillende belastingen, zoals winstbelasting, loonbelasting en BTW-afdracht;
• gegevens ten behoeve van economische statistieken, bijvoorbeeld van het CBS.
Bedrijven kunnen door één bestand in te vullen (en dit kan wellicht automatisch gevoed worden door het gebruikte informatiesysteem) de drie organisatie van de juiste informatie voorzien. In het eerste plan is een administratieve lasten reductie door gebruik te maken van XBRL van 350 miljoen euro opgenomen. Tijdens de opstelling van de taxonomie werd duidelijk dat er wellicht een besparing van 750 miljoen euro is te behalen (Administratieve lasten 2006).
In het kader van EMU-regelgeving (Economische en Monetaire Unie) zijn waterschappen sinds 2004 verplicht op kwartaalbasis financiële gegevens aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) te leveren. De Unie van Waterschappen (UvW) heeft besloten ondersteuning aan de waterschappen te bieden bij het rapporteren via XBRL. Een zestiental waterschappen heeft besloten mee te doen aan dit project en rapporteren nu in XBRL formaat aan het CBS. Op initiatief van het UvW is voor het formaat XBRL gekozen, omdat men binnen het CBS
geconfronteerd werd met veel verschillende aanleverformaten. Het kost het CBS veel moeite de op verschillende wijze aangeleverde informatie te verwerken, een reden voor het CBS om
24 Bron: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_aangiftedoen/
25 Bron: http://www.administratievelasten.nl
26 Bron: Het Nederlandse Taxonomie Project: http://www.xbrl-ntp.nl/NTP/ntpkort/lastenverlichting/.
XBRL als voorkeursformaat aan te wijzen. XBRL was de enige optie om tot voorkeursformaat te worden bestempeld, omdat het de enige standaard is voor het beschrijven van financiële gegevens. Het CBS verlangt nogal wat afwijkende informatie ten opzichte van de bestaande taxonomieën, vandaar dat het CBS een eigen taxonomie heeft ontwikkeld, de zogenaamde EMU Rapportage Waterschappen taxonomie (erw-taxonomie). Om ook algemene gegevens van de waterschappen te ontvangen, wordt tevens gebruik gemaakt van het Global Common Document (gcd-)taxonomie (CBS 2004).
De Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) is behoorlijk in verlegenheid gebracht door een aantal schandalen, deze waren wellicht te voorkomen door frequentere en nauwgezettere controles. Het congres in Amerika heeft onder andere daarom de Sarbanes-Oxley (SOX) wet aangenomen en hoopt dat de SEC hiermee meer grip op de financiele situatie van bedrijven heeft. . De SEC wordt verplicht om bedrijven frequenter te controleren (minimaal eens in de 3 jaar (SOX 2002,section 408, p. 48)). Dit zorgt voor een toename in werklast bij SEC. De SEC hoopt dat XBRL een oplossing kan bieden voor deze toename. De SEC biedt bedrijven nu de kans vrijwillig mee te werken aan een XBRL project waarbij de deelnemende bedrijven informatie door middel van XBRL bestanden kunnen indienen (Sandman 2005). Het project is in zoverre vrijwillig dat wanneer een onderneming ervoor kiest mee te doen, deze verplicht is om een aantal items in ieder geval aan te leveren. Een onderneming is niet direct verplicht de volledige taxonomie van inhoud te voorzien, maar wanneer een onderneming informatie aanlevert, dan moet deze informatie wel volledig zijn. Het is niet toegestaan samenvattingen op te nemen. Verder is nog belangrijk om te weten dat de ondernemingen die meedoen aan deze test ook nog op de ‘ouderwetse’ manier informatie moet aanleveren (Haas &
Pasmooij 2005).
§ 4.4. Het nieuwe rapporteren.
In de toekomst zal het rapporteren via het internet van steeds groter belang worden. De huidige en volgende generatie studenten zijn bekend met de digitale wereld en verwachten van de bedrijven waarvoor zij later werken, of die zij analyseren of controleren een goede digitale presentatie. De financiële stukken zullen niet alleen beschikbaar zijn in PDF of zoals nu soms HTML, maar zullen ook dynamische worden weergegeven27 en zullen op te slaan zijn in verschillende voor de gebruiker handzame formaten. XBRL heeft de potentie om de kwaliteit van het rapporteren op het internet te verhogen (Teixeira 2005, p. 11).
27 Bv. zoals op http://xbrl.rienks.biz/, hier kun je op basis van XBRL files zelf verschillende financiële stukken generen.
