(beheer en redactie: communicatiedienst – dienst Vrije tijd)
Richtlijnen gebruik sociale media Gooik
Inleiding
Het bestuur vindt het positief dat zijn medewerkers zowel professioneel als privé actief bezig zijn met sociale media. Want sociale media zijn ‘in’ en bieden vele mogelijkheden. Maar het gebruik ervan brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. De snelheid waarmee informatie zich via sociale media verspreidt, en het publieke karakter ervan kunnen immers een enorme impact hebben op het bestuur, en dus ook op zijn medewerkers. Deze gedragscode legt de richtlijnen vast die medewerkers moeten respecteren bij professioneel en persoonlijk gebruik van sociale media.
Wat zijn sociale media?
Sociale media zijn onlinetools en onlineplatformen waarop mensen/organisaties voortdurend met elkaar in contact staan en zelf de inhoud bepalen.
Mensen/organisaties gebruiken sociale media om hun inzichten en ervaringen, informatie en activiteiten met elkaar te delen. Sociale media kunnen verschillende vormen aannemen. Zo zijn er:
Onlinenetwerken zoals Facebook, Instagram en LinkedIn.
Microblogs zoals Twitter.
Websites om bestanden en locaties te delen zoals YouTube, Issuu, Flickr, Slideshare en Foursquare.
Blogs.
Gebruik van sociale media doen of niet doen?
Gebruik van sociale media alleen maar ‘omdat we als organisatie toch ook op Facebook moeten’ is geen goed idee. Denk vooraf goed na waarom en waarvoor de organisatie sociale media wil gebruiken. Stel je de volgende vragen:
Wat wil de organisatie bereiken met sociale media? Waarom zet de organisatie sociale media in? Wat is het doel dat je als organisatie voor ogen hebt? Wil de organisatie informeren? Ideeën toetsen? Converseren?
Wie wil je als organisatie bereiken? Kan de organisatie haar doelgroep bereiken via sociale media?
Wat is de inhoud van de communicatie? Leent die zich voor publicatie op sociale media?
Welke (sociale) mediakanalen kunnen ingezet worden? Creëert het gebruik van sociale media een meerwaarde?
Let op! Sociale media dient steeds als een bijkomend communicatiekanaal gebruikt te worden in combinatie met de traditionele communicatiekanalen nl.
website, mailing, persberichten, brochures/flyers, …
Op voorwaarde dat sociale media goed worden ingezet, kunnen ze helpen om:
Een groter publiek of net een specifieke doelgroep te bereiken.
Een relatie aan te gaan met het doelpubliek.
Participatie van de burger te vergemakkelijken.
De kloof tussen overheid en burger te verkleinen.
Snel te informeren, bv. In crisissituaties.
Afhankelijkheid van traditionele media te verminderen.
Sneller feedback/interactie te krijgen (de converserende overheid).
Welke plaats hebben sociale media in onze organisatie?
De officiële communicatie vanuit onze organisatie gebeurt alleen via de officiële accounts. Op dit ogenblik heeft onze organisatie volgende officiële Facebookaccounts:
Facebookpagina Gooik - (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd)
Facebookpagina Jeugddienst Gooik (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd)
Facebookpagina Gemeentelijk sportcentrum Koornmolen (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd) Facebookpagina Speelplein ’t Foensjske Gooik (beheer en redactie: dienst Vrije tijd)
Facebookpagina Blokspot Gooik (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd) Facebook Paddenbroek (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd)
Instagram Gemeente Gooik (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd) Instagram Paddenbroek (beheer: communicatiedienst – dienst Vrije tijd) YouTube Gooik (beheer en redactie: communicatiedienst)
Issuu Gemeente Gooik
Linkedin Gemeente Gooik (beheer: communicatiedienst)
Facebookpagina’s van gemeentelijke diensten en deelorganisaties, die momenteel niet in eigen beheer zijn, maar waar momenteel sporadisch berichten gedeeld worden op onze officiële accounts. Bijvoorbeeld: Bib Gooik, Muziekacademie, Intergemeentelijke Preventiedienst, Huis van het Kind Pajottenland
Natuurlijk blijven sociale media continu in ontwikkeling. Daarom is het niet uitgesloten dat er in de toekomst kanalen of accounts bijkomen of dat sommige kanalen verdwijnen.
Beslis je als dienst van de organisatie om sociale media te gebruiken, neem dan contact op met de gemeentelijke communicatiedienst. De gemeentelijke communicatiedienst is op de hoogte van wat er reilt en zeilt in de online media, en van wat kan en niet kan. Samen met de gemeentelijke
communicatiedienst wordt bekeken welke acties nuttig zijn en welke sociale media best kan worden ingezet.
Ook gaan ze na of de gemeentelijke accounts kunnen gebruikt worden en/of er een nieuw account moet aangemaakt worden.
De gemeentelijke communicatiedienst houdt eveneens een overzicht bij van de aanwezigheid en activiteit op sociale media (contentkalender). Diensten die sociale media willen gebruiken, zijn verplicht dit te melden aan de gemeentelijke communicatiedienst. Het overzicht kan desgewenst voorgelegd worden aan het bestuur en wordt teruggekoppeld naar de werkgroep communicatie.
Gebruik een professioneel account
Professioneel gebruik van sociale media waarbij er namens de organisatie gesproken wordt, kan nooit via een persoonlijk account gebeuren. Dit om verwarring te voorkomen over de rol die iemand heeft wanneer hij communiceert.
Gebruik en beheer van sociale media
Beheer
Online media vragen om een goed beheer. Wanneer het beheer niet goed geregeld is, krijgt de organisatie te maken met verwaarloosde pagina’s en verouderde informatie. Het is daarom belangrijk dat binnen elke dienst duidelijke afspraken zijn over redactie en updatefrequentie.
Berichten en andere acties worden naar de gemeentelijke communicatiedienst doorgestuurd volgens de ‘richtlijnen bericht sociale media en nieuwsbericht op de website’ (bijlage 1).
De planning van de berichten en andere acties wordt bijgehouden door de gemeentelijke communicatiedienst (contentkalender).
Reageren
Transparantie en dialoog zijn de sleutel tot succes op sociale media. Er dient door de organisatie op een objectieve, correcte, doordachte manier gecommuniceerd te worden volgens de ‘richtlijnen Facebookbericht en nieuwsbericht’ (bijlage 1).
Overwegen waarop de organisatie reageert en waarop niet, is eveneens belangrijk. De gemeentelijke communicatiedienst volgt hierbij de richtlijnen
‘reageren op sociale media’ (bijlage 2) en volgt onderstaande afspraken.
Tot slot … hou je als organisatie aan volgende afspraken
Verwijs in de communicatie zoveel mogelijk door naar de website van de organisatie.
Er wordt enkel gecommuniceerd over goedgekeurde dossiers. Er wordt niet voorbarig gecommuniceerd over dossiers die nog op een goedkeuring van gelijk welk orgaan wachten.
Neem geen politieke standpunten in. Er wordt steeds gesproken vanuit de organisatie.
Voorbarig, ondoordacht of ongefundeerd reageren is uit den boze. Spreek steeds eerst met de communicatiedienst af wat best ondernomen wordt.
Verwijs zoveel mogelijk naar de officiële meldkanalen.
Reageer niet op alle opmerkingen en vragen. Eenvoudig te beantwoorden informatieve vragen kunnen beantwoord worden. Het gezond verstand wordt in deze best aangesproken.
Respecteer het bestaande arbeidsreglement van de organisatie.
Online = offline. Hoe je als organisatie handelt aan de telefoon, via e-mail of in een persoonlijk gesprek is niet wezenlijk anders dan je gedrag via sociale media.
Verbind het logo van de organisatie niet aan ongepaste inhoud.
Respecteer copyright, gebruik geen materiaal van anderen zonder toestemming, maak eventuele bronnen kenbaar.
Geef vergissingen toe en bied zo nodig excuses aan.
Spreek met respect over andere mensen, culturen en waarden.
Kijk de bron en de inhoud van informatie altijd goed na op betrouwbaarheid, integriteit en correctheid voor die gedeeld wordt met anderen.
Deel geen commerciële berichten: we maken geen reclame voor merken, …
Artikels van media delen kan … wel zorgen voor voldoende afwisseling tussen de verschillende kanalen
De Facebookpagina Ge zijt van Guuk … is geen gemeentelijk kanaal. De communicatiedienst reageert ook niet op berichten die hier gepost worden. De leden van het college kunnen dit wel doen.
Er worden geen namen, afbeeldingen of quotes van politici of politieke partijen gepubliceerd.
Bij het plaatsen van foto’s van personen zorgt de persoon die de foto’s plaatster zelf voor dat de gefotografeerde personen hun uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven
Berichten van partners delen op onze website kan, als aan volgende voorwaarden voldaan wordt
Berichten over initiatieven van derden moeten voldoen aan al de volgende criteria:
a.Het gaat over een groot evenement.
b.Het is typisch voor Gooik, origineel, innovatief, uniek.
c.Het heeft een bovenlokale uitstraling.
d.Het gaat om een ‘need to know’ bericht.
e.Het bericht komt van een partner van het gemeentebestuur.
f.Het bericht kadert in het belang van de organisatie of in het beleid van de gemeente.
g.Het bericht gaat niet over commerciële initiatieven h.Het bericht heeft geen politieke of religieuze boodschap
i.Bij twijfel zal het college van burgemeester en schepenen zich hierover uitspreken
Richtlijnen bericht sociale media en nieuwsbericht op de website Bijlage 1
Facebookbericht
• Op sociale media geldt: gebruik goede afbeeldingen. Een bericht met een afbeelding scoort beter
(= meer bereik). Bezorg daarom minstens één foto (of video) van goede kwaliteit aan de communicatiedienst.
Show don’t tell!
Tips:
➢ Vermijd algemene of zakelijke afbeeldingen.
➢ Gebruik bij voorkeur eigen foto’s gemaakt met je eigen fototoestel of smartphone.
➢ Afbeeldingen van mensen en zeker lachende mensen scoren hoog.
➢ Voor de afmetingen en resolutie van foto’s surf je naar de volgende link: http://www.frankwatching.com/archive/2015/06/27/afbeeldingen- op-social-media-afmetingen-op-rij-infographic/
➢ Afbeeldingen op maat maken en er een tekst bij zetten kan via https://www.canva.com/. Er is een gratis versie waar je al heel wat mee kan doen.
• Wanneer plaats je best een bericht? Gebruik hiervoor de statistieken van Facebook om te kijken wanneer mensen het vaakst de berichten bekijken.
• Hou de updates (= berichten) kort, krachtig en visueel. Berichten met minder dan 100 tekens zorgen voor gemiddeld 27% meer interactie. Voor verdere informatie te verstrekken, kan de communicatiedienst een link van de website gebruiken.
• Gebruik geen URL – shortners. Facebookgebruikers vinden het prettig om volledige URL’s te kunnen lezen.
De interactie-ratio voor berichten met volledige URL’s is gemiddeld 3x hoger dan bij verkorte URL’s. Hierbij is het wel belangrijk dat de URL’s duidelijk zijn en de kern van de webpagina samenvatten. Bijvoorbeeld:http://www.gooik.be/vrije-tijd/sport/sportinfrastructuur.
• Post de belangrijkste berichten tegen het einde van de week. Van vrijdag tot en met zondag zijn mensen het meest actief en betrokken op Facebook.
• Facebookevenementen gebruiken. Via de evenementen functionaliteit kan de beheerder van de Facebookpagina snel een eenvoudig evenement via Facebook aankondigen en verspreiden. Fans kunnen vervolgens aangeven of ze interesse hebben en ze kunnen anderen uitnodigen voor het evenement.
Dit zorgt voor extra verspreiding onder de fans en hun vrienden. Elk evenement kan van een foto, omschrijving, titel, datum, locatie, begin en eindtijd worden voorzien. Alle evenementen worden overzichtelijk op een evenementen pagina binnen je Facebookpagina getoond. Wanneer er iets veranderd aan een evenement worden alle mensen die interesse hebben getoond automatisch via Facebook op de hoogte gebracht.
• Plaats hashtags: #gemeentegooik #parelvanhetpajottenland
Nieuwsbericht op de website
Als aanvulling op of losstaand van het Facebookbericht is het aangewezen om regelmatig nieuwsberichten op de website van de organisatie te plaatsen.
Hierbij worden volgende richtlijnen gehanteerd.
• Bepaal het onderwerp. Bepaal of het nieuws is door twee vragen te stellen: “Is het actueel?” en “Heeft mijn bezoeker hier iets aan?”
• Bepaal het doel van het nieuwsbericht. Wat moet de persoon doen na het nieuwsbericht gelezen te hebben? Moet de lezer overtuigd worden om iets te gaan doen? Gebruik dan argumenten. Ga je informeren over nieuwe activiteiten of speciale acties. Wanneer je weet waarover je schrijft, kun je de tekst hierop aanpassen.
• Begin te schrijven met de 5 W’s. Een nieuwsbericht is vaak actueel en gericht op gebeurtenis of toekomstige activiteit. Door de wie, wat, waar, wanneer en waarom te beantwoorden, staan er vaak al enkele regels op het papier.
Voorbeeld: Volgende week op 23 januari komt er voor de bewoners van Gooik een kermis in het dorp. De kermis begint om 10.00 uur en gaat door tot laat op de avond met gezellige muziek.
• Het schrijven van de tekst. Op internet nemen mensen minder tijd om een tekst te lezen. Schrijf daarom de zinnen zo actief mogelijk en de
belangrijkste informatie eerst. Vermijdt lange zinnen en schrap lijdende woorden zoals “worden”, “zullen” en “kunnen”. Vaak verandert hierdoor de betekenis niet. Kun je een zin lezen zonder over de woorden te struikelen? Dan heb je vaak te maken met een goede zin.
• Structureer met tussenkopjes, afbeeldingen en puntenlijstjes. Mensen lezen op internet vaak geen teksten, maar scannen ze. Gebruik daarom een tussenkop als je een nieuw onderwerp begint. Een afbeelding om een band te leggen tussen het onderwerp en de tekst (bv een foto van een kermis) en maak bij een opsomming gebruik van een puntenlijst.
Tot slot een samenvatting …
Plaatsen van een Facebookbericht Plaatsen van een nieuwsbericht op de website Gooik
➢ Schrijf het bericht met een korte en krachtige tekst (+/- 100 tekens) met een doorverwijzing voor meer info naar de gemeentelijke website of andere website.
➢ Gebruik een volledige URL-link in je tekst zodat de lezer met één muisklik onmiddellijk op de infopagina terechtkomt.
➢ Illustreer je tekst met minstens 1 kwalitatieve foto.
➢ Stuur de tekst van je Facebookbericht door naar communicatie@gooik.be.
➢ Meld in de mail naar de gemeentelijke communicatiedienst wanneer het bericht dient te verschijnen op Facebook.
➢ Indien er reacties van inwoners komen op het bericht, bespreekt de gemeentelijke communicatiedienst met het bestuur hoe erop
➢ Bepaal het onderwerp van het bericht door twee vragen te stellen:
‘Is het actueel’ en ‘Is het bericht interessant genoeg voor de doorsnee lezer?’.
➢ Schrijf de tekst met de 5 W’ in je achterhoofd: wie – wat – waar – wanneer en waarom? Zorg dat de lezer een antwoord krijgt op deze 5 vragen.
➢ Illustreer de tekst met minstens 1 kwalitatieve foto.
➢ Plaats het bericht op de homepage via het CMS-systeem van de website waarbij er toegang is via een persoonlijke account en wachtwoord.
➢ Je tekst wordt nagelezen door de gemeentelijke
communicatiedienst en nadien gevalideerd en online geplaatst.
gereageerd zal worden volgens het schema in bijlage 2 ‘Reageren op sociale media’.
Reageren op sociale media Bijlage 2
Een vraag Een suggestie, klacht
of melding
Kan/Moet de organisatie hierop
antwoorden*?
Nee Ja
Kan er meteen geantwoord worden?
Nee Ja
Een ontvangstmelding + Doorsturen naar CBS + Antwoord afwachten en
verzenden vanuit de communicatiedienst
Antwoord vanuit de communicatiedienst
Kan/Moet de organisatie hierop
antwoorden*?
Nee Ja
Niet antwoorden + Motiveren waarom
door de communicatiedienst
Een ontvangstmelding + Doorsturen naar CBS + Antwoord afwachten en
verzenden vanuit de communicatiedienst
*Op basis van volgende criteria:
✓ Is het bericht een verantwoordelijkheid van de organisatie?
✓ Is het beantwoorden van het bericht een dienstverlening?
✓ Gezond verstand primeert.
Niet antwoorden + Motiveren waarom
door de communicatiedienst
Een belediging of SPAM
Twitter: Monitoren
Facebook: Weghalen + Motiveren waarom (Bv.
in het reglement staat…) door de communicatiedienst
Een mening
Is het positief?
Nee Ja
Is de informatie correct?
Liken, retweeten of als favoriet + Monitoren vanuit de communicatiedienst
Nee Ja
De juiste informatie geven vanuit de communicatiedienst
Niet reageren + Monitoren vanuit de communicatiedienst
