1. Preventie van verzuim
Binnen Stichting OOZ zijn we gericht op jouw talent, zetten we je in op jouw kwaliteiten en werken we samen vanuit relatie en vertrouwen. Je krijgt als professional alle ruimte om je werk te doen en ons Talentenhuis biedt jou kansen en mogelijkheden om je loopbaan op jouw eigen manier te verrijken. In de dialoog met je leidinggevende deel jij je ambities en neem jij zelf de regie om deze te realiseren. Zo zorgen we er samen voor dat jij met passie, plezier en energie je werk kunt (blijven) doen, ook in veranderende omstandigheden. Wij zijn ervan overtuigd dat wanneer jij in je kracht komt, er sprake is van een preventieve werking ten aanzien van verzuim.
Wanneer jij vragen hebt over je gezondheid in relatie tot je werk, dan is het van belang dit tijdig bespreekbaar te maken bij je leidinggevende. Samen kunnen jullie dan besluiten of een afspraak voor het arbeidsomstandigheden spreekuur bij de bedrijfsarts gewenst of nodig is. Deze vrije,
laagdrempelige toegang tot de bedrijfsarts kan, mits tijdig ingezet, ook bijdragen aan het voorkomen van uitval. Het spreekuur staat open voor alle medewerkers van OOZ.
Ondanks deze gezamenlijke inzet op preventie, kan ziekte je overkomen en kan dat leiden tot (langdurig) verzuim. Ook dan blijven we met elkaar in gesprek. We kijken vooral naar jouw situatie en naar wat er wel kan. In gezamenlijkheid verkennen we de mogelijkheden voor een duurzame re- integratie. Maatwerk en eigenaarschap zijn daarbij het uitgangspunt.
2. Team gezond werken
Bij een traject van langdurig verzuim zijn meerdere functionarissen betrokken, wij noemen dat binnen OOZ het ‘team gezond werken’. Het team bestaat uit jou als medewerker, je leidinggevende, de HR-adviseur en de bedrijfsarts.
Bij verzuim draait het primair om jou als medewerker. Jij bent eigenaar van jouw traject en neemt het initiatief om te werken aan je herstel en je re-integratie. Je bekijkt wat jouw mogelijkheden zijn in relatie tot de (tijdelijke) beperkingen. Deze bespreek je met je leidinggevende, die de casemanager is voor het begeleiden van jouw verzuimtraject. Samen maken jullie afspraken over je inzetbaarheid, de re-integratie-activiteiten, het eventueel tijdelijk aangepaste takenpakket en bespreken jullie
periodiek de voortgang van de re-integratie of ingezette interventies.
De HR-adviseur bewaakt het verloop van het verzuimtraject en heeft daarin een adviserende rol naar zowel je leidinggevende als naar jou. Dit geldt ten aanzien van de re-integratie-activiteiten, de inzet van eventuele interventies, maar ook voor de juridische kant van verzuim. Tot slot maakt de bedrijfsarts deel uit van het team gezond werken. In hoofdstuk 3 is haar rol nader beschreven.
Als team zijn we voortdurend met elkaar in gesprek over de mogelijkheden om het re-
integratieproces vorm te geven. We schakelen daarbij externe expertise in wanneer dat nodig is.
Als je als medewerker vragen hebt over je verzuimtraject dan gaan we hierover graag het gesprek met je aan.
3. De start van een verzuimtraject
Elk traject begint met een aanvraag voor verzuimverlof. Jij vraagt dit als medewerker aan bij je leidinggevende op de eerste ziektedag. Je leidinggevende beoordeelt of het verlof wordt toegekend.
Dit doet hij/zij door te vragen naar wat jij nog wel kan. Als de leidinggevende het verlof toekent, dan maak jij samen met je leidinggevende afspraken over contactmomenten en het vervolg.
Als je een aanvraag voor verzuimverlof indient bij je leidinggevende, omdat je klachten hebt die voortkomen uit zwangerschap, dan is het van belang dit te melden. Voor de aanvraag van een ziektewetuitkering geven we jouw ziekmelding meteen door aan het UWV.
Verder bespreken jullie, eventueel in overleg met de HR-adviseur, of een consult bij de bedrijfsarts nodig is. Een afspraak regelt je leidinggevende door een mail te sturen naar gezondwerken@ooz.nl.
In sommige gevallen is het zinvol om van het eerste consult bij een bedrijfsarts een drie- of
viergesprek te maken: de medewerker, de leidinggevende, de bedrijfsarts en de HR-adviseur. Dan is elke betrokkene direct aangehaakt vanaf de start van het traject.
Voor aanvang van het spreekuur heeft je leidinggevende telefonisch dan wel per e-mail contact gehad met de bedrijfsarts over jouw situatie en de met jou gemaakte afspraken over re-integratie.
Daarbij formuleert de leidinggevende een vraag waarover hij advies wil ontvangen. Naar aanleiding van het advies van de bedrijfsarts, maak je samen met je leidinggevende afspraken over de re- integratie en/of werkhervatting. Wanneer jullie van het advies van de bedrijfsarts afwijken, dan wordt dit schriftelijk door jou en je leidinggevende vastgelegd in een re-integratieverslag (RIV). De HR-adviseur ontvangt dit ter informatie.
De rol van de bedrijfsarts
De bedrijfsarts is vanuit de functionele relatie tussen Stichting OOZ en jou als medewerker bevoegd om een oordeel te vellen over de ziekte in relatie tot belastbaarheid en inzetbaarheid binnen OOZ.
De bedrijfsarts geeft advies over werkhervatting en in te zetten interventies voor een succesvolle re- integratie. Jij, je leidinggevende en de HR-adviseur ontvangen hiervan een terugkoppeling in de vorm van een spreekuurrapportage. Deze rapportage is terug te vinden in je digitale dossier.
De medische belastbaarheid is niet beïnvloedbaar door jou of je leidinggevende. De re-integratie- inspanningen zijn dat wel. De adviezen, die de bedrijfsarts geeft in de spreekuurrapportage ten aanzien van de re-integratie, dienen daarom adequaat te worden opgevolgd door jou als
medewerker in overleg met je leidinggevende. Mocht het na twee jaar zover komen dat er een WIA- aanvraag gedaan moet worden, dan wordt het dossier hierop getoetst. Wanneer de inspanningen als onvoldoende beschouwd worden en niet in lijn met de gegeven adviezen van de bedrijfsarts, dan kan dat leiden tot een loonsanctie voor de werkgever. De rol van de bedrijfsarts is daarmee dus een belangrijke gedurende het gehele traject.
De bedrijfsarts bouwt een medisch dossier op, dit dossier is niet inzichtelijk voor de werkgever.
Wanneer jij onder behandeling staat van een arts, specialist, psycholoog, etc. dan is het mogelijk om de bedrijfsarts te machtigen om informatie op te vragen bij je behandelaar. Een zo volledig mogelijk beeld van de medische situatie is helpend voor de bedrijfsarts om te adviseren over re-integratie of andere te nemen stappen.
4. De uitwerking van de Wet Verbetering Poortwachter
De Wet Verbetering Poortwachter geeft wettelijke kaders voor elk langdurig verzuimtraject. In de navolgende tekst zijn de belangrijkste stappen uitgewerkt. Ook is bij elke stap toegelicht wat de rolverdeling is van de leden van het team gezond werken.
Week 6 probleemanalyse
Rond zes weken verzuim stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Hierin staat omschreven wat je op basis van de huidige gezondheidssituatie nog wel kan en wat niet. De probleemanalyse vormt de basis voor het op te stellen plan van aanpak voor de re-integratie. Het re-integratieverslag (RIV) wordt door zowel werkgever als door jou als medewerker (schriftelijk) opgebouwd. In het verslag zitten alle documenten die betrekking hebben op jouw verzuim. Omdat de werkgever, vanuit privacy- overwegingen niet alle (medische) documenten en –verslaglegging ontvangt, is het van belang dat jij ook zelf een dossier aanlegt.
Week 8 Plan van aanpak en bijstelling plan van aanpak
Binnen twee weken na het opstellen van de probleemanalyse door de bedrijfsarts, stellen jij en je leidinggevende samen het plan van aanpak op. In het plan van aanpak werken jullie uit wie welke activiteiten gaat oppakken om jou als medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Het plan ondertekenen jullie beiden en wordt door je leidinggevende toegevoegd aan je digitale
personeelsdossier. Het plan van aanpak wordt alleen bijgesteld wanneer het einddoel van de re- integratie op advies van de bedrijfsarts verandert. Voor het plan van aanpak is een sjabloon beschikbaar op de site van het UWV.
Week 38 beoordeling inzet arbeidsdeskundig onderzoek
Afhankelijk van de stappen die jij maakt in het re-integratietraject, kan een arbeidsdeskundige ingeschakeld worden. Het team gezond werken bekijkt in onderling overleg of dit nodig is. Een arbeidsdeskundig onderzoek verschaft duidelijkheid over de arbeidsmogelijkheden en de
inzetbaarheid van jou als medewerker. De arbeidsdeskundige voert daarvoor twee gesprekken: één met jou en één met je leidinggevende. Vervolgens wordt door de arbeidsdeskundige een
arbeidsdeskundig rapport inclusief advies opgesteld. Deze wordt eerst in concept voorgelegd aan jou en aan je leidinggevende. Daarna volgt de definitieve versie van het rapport, dat de basis vormt voor de te nemen vervolgstappen in het re-integratietraject.
Week
6
Week
8
Week
38
Week
42
Week
50
Week
88
Probleemanalyse
Plan van aanpak
Arbeidsdeskundig onderzoek?
Melding UWV
Eerstejaars- evaluatie
Eindevaluatie en aanvraag WIA?
Het onderzoek vindt meestal plaats tussen de negen en twaalf maanden van het verzuim en richt zich in eerste plaats op de re-integratiemogelijkheden binnen (aangepast) eigen werk (de eigen functie).
Als daartoe geen mogelijkheden zijn, dan wordt door het team gezond werken ook gekeken naar andere functies binnen de eigen organisatie. Dit noemen we re-integratie eerste spoor. Als er geen mogelijkheden zijn voor re-integratie in de eigen- of een andere functie binnen OOZ, dan wordt, met ondersteuning van een extern re-integratiebureau gekeken naar de mogelijkheden buiten OOZ. We noemen dat re-integratie tweede spoor.
Voorafgaand aan het arbeidsdeskundig onderzoek zorgt je leidinggevende ervoor dat er via
gezondwerken@ooz.nl een consult ingepland wordt bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts stelt dan een inzetbaarheidsprofiel (IP) op, dat als basis dient voor het arbeidsdeskundig onderzoek. Na ontvangst van het arbeidsdeskundigrapport volgt een viergesprek met jou, je leidinggevende, de HR-adviseur en de bedrijfsarts. In dat gesprek bespreken jullie de uitkomsten en maken jullie afspraken over het vervolg(traject) . Als in onderling overleg besloten wordt om van het advies af te wijken, dan wordt dit gemotiveerd schriftelijk vastgelegd.
Week 42 ziekmelding bij het UWV
Mochten alle inspanningen en interventies niet leiden tot volledig herstel, dan zorgt de afdeling HR- beheer ervoor dat het UWV uiterlijk op de eerste dag van de 42ste week van het verzuimtraject een ziekmelding ontvangt. Het UWV wordt op deze manier geïnformeerd over de startdatum van het traject. Vanaf 42 weken verzuim kunnen zowel werkgever als de medewerker informatie ontvangen vanuit het UWV over het traject. Wanneer jij je arbeidsgeschikt meldt na de termijn van 42 weken, dan meldt de afdeling HR-beheer dit bij het UWV.
Week 50 eerstejaarsevaluatie
Rond het eerste ziektejaar vul jij samen met jouw leidinggevende een eerstejaarsevaluatie in en ondertekenen jullie deze. Je leidinggevende ontvangt dit formulier van de afdeling HR. Het formulier is ook te vinden op de website van het UWV. Bij de eerstejaarsevaluatie blikken jullie terug op de afgelopen periode en leggen jullie samen vast hoe de re-integratie tot nu toe is verlopen. Jullie kijken met elkaar hoe je kunt komen tot een duurzame oplossing voor het welzijn van de medewerker. Verder maken jullie afspraken over hoe de re-integratie in het tweede ziektejaar wordt vormgegeven. De HR-adviseur en de bedrijfsarts kunnen jullie hierin adviseren. Wanneer er een arbeidsdeskundig rapport beschikbaar is, vormt dat veelal de basis voor de vervolgstappen in de komende periode.
Wanneer de arbeidsdeskundige geadviseerd heeft om (ook) re-integratie in het tweede spoor op te starten, dan wordt er door de HR-adviseur een re-integratiebureau ingeschakeld passend bij jouw achtergrond en situatie. Vanaf het tweede ziektejaar krijg je een salariskorting van 30% over dat deel dat je nog niet inzetbaar bent.
Week 88 eindevaluatie en beslismoment WIA-aanvraag en WIA/WAO in het verleden
Wanneer de termijn van twee jaar ziekte nadert, vullen de leidinggevende en de medewerker samen een eindevaluatie in. Voorafgaand aan het invullen van dit formulier stelt de bedrijfsarts een actueel oordeel op en beschrijft daarin de actuele stand van zaken ten aanzien van de gezondheid van de medewerker.
Voor de eindevaluatie is een sjabloon beschikbaar op de website van UWV.
Het team gezond werken beslist gezamenlijk of er een WIA-aanvraag wordt verstuurd naar het UWV.
Hiervoor wordt gekeken naar de volledigheid van het re-integratieverslag (RIV). Zijn alle acties vanuit de Wet Verbetering Poortwachter uitgevoerd? Zijn er voldoende re-integratieactiviteiten verricht en zijn de
juiste interventies ingezet? Wanneer op deze vragen het antwoord ‘ja’ is, wordt de WIA-aanvraag voorbereid door de afdeling HR, de leidinggevende, de bedrijfsarts en door jou. Is het antwoord daarop
‘nee’, dan worden tussen de partijen afspraken gemaakt over het vervolg.
Geen WIA-
aanvraagHet team gezond werken maakt samen afspraken over het vervolg. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je binnen afzienbare tijd (volledig) terug kunt keren in je oude werk of dat er een andere oplossing wordt gezocht binnen of buiten de organisatie. Ook kan het voorkomen dat een langere periode nodig is om te werken aan de re-integratie. Door middel van een aanvraag verlenging
loondoorbetaling, wordt in dat geval de uiterste datum voor de WIA-aanvraag met minimaal dertien weken uitgesteld.
Wel een WIA-aanvraag
De bedrijfsarts stelt het medisch verslag (medische informatie WIA) op. Dit verslag wordt
rechtstreeks naar jou verstuurd zonder tussenkomst van de leidinggevende of de HR-adviseur. Het medisch verslag bevat onder andere de noodzakelijke documentatie vanuit de Wet Verbetering Poortwachter (WVP), zoals de probleemanalyse en het actueel oordeel. De afdeling HR stelt samen met de leidinggevende het werkgeversdeel op. Dit bestaat uit het plan van aanpak, de
eerstejaarsevaluatie, eindevaluatie, spreekuurrapportages en gespreksverslagen en kan aangevuld worden met rapportages van (externe) interventionisten. Jij ontvangt het werkgeversdeel in een driegesprek tussen de jou, de leidinggevende en de HR-adviseur. In dat gesprek wordt de
eindevaluatie door jou en je leidinggevende ingevuld en ondertekend en krijg je van de HR-adviseur uitleg over het proces van de WIA-aanvraag. Het is als medewerker jouw verantwoordelijkheid om de WIA-aanvraag tijdig (uiterlijk in de 93ste week) schriftelijk en digitaal in te dienen bij het UWV. De werkgever zal het RIV zonder de medische informatie uploaden in het werkgeversportaal van het UWV. De medische informatie verstrek jij zelf aan het UWV. De mogelijke (financiële) consequenties van een niet-tijdige indiening van de WIA-aanvraag, berekent OOZ door aan de medewerker.
5. Beslissing WIA-aanvraag
Het UWV beoordeelt het re-integratieverslag (RIV) op de aanwezigheid van de noodzakelijke documentatie vanuit de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Wanneer het verslag niet alle
onderdelen bevat, vraagt het UWV de ontbrekende documenten op bij jou en bij OOZ als werkgever.
Bevat de aanvraag alle noodzakelijke documentatie, dan wordt de WIA-aanvraag door de
arbeidsdeskundige van het UWV inhoudelijk getoetst op de verrichte re-integratie-inspanningen. De focus ligt daarbij vooral op of de re-integratie-inspanningen in lijn zijn met de adviezen die daarover gegeven zijn door de bedrijfsarts. Worden de inspanningen als voldoende beoordeeld, dan volgt er een WIA-beslissing. De mate van arbeidsongeschiktheid wordt door de verzekeringsarts van het UWV vastgesteld en daarmee het eventuele recht op een WIA-uitkering. De beslissing bepaalt (voor een deel) jouw inzetmogelijkheden en is richtinggevend voor het vervolg van je arbeidsovereenkomst met OOZ. In een gezamenlijk gesprek tussen jou, je leidinggevende en de HR-adviseur wordt dit besproken.
Als de arbeidsdeskundige van het UWV de re-integratie-inspanningen als onvoldoende beoordeelt, dan geeft het UWV geen WIA-beschikking af. Jij en je leidinggevende geven dan alsnog, met ondersteuning van de HR-adviseur, uitvoering aan de re-integratie-activiteiten binnen de daarvoor gestelde termijn.
6. Ziekte en een WAO-/WIA beschikking uit het verleden
Wanneer je vanuit een ziektetraject in het verleden een WAO- of WIA-beschikking hebt, dan verloopt het verzuimtraject op hoofdlijnen zoals hierboven beschreven. Uitzondering daarop is dat de
verzuimmelding, vanwege de WAO-/WIA-status binnen vier dagen door de afdeling HR wordt doorgegeven aan het UWV.
Als de ziekmelding verband houdt met de klachten waardoor je de WAO-/WIA-status hebt gekregen, dan geef jij door aan het UWV dat er sprake is van een verslechtering van je medische situatie. Het team gezond werken heeft ook in deze situatie nauw overleg met elkaar en stemt gezamenlijk de vervolgstappen af. De re-integratieverplichting wegens ziekte blijft en de werkgever betaalt gedurende 104 weken verzuim het loon van jou door. Rond de 93e week van het verzuim wordt, wanneer er sprake is van een WAO-beschikking, een FunctieOngeschiktheidsAdvies (FOA) aangevraagd bij het UWV door de werkgever. Dit wordt vooraf besproken in het team gezond werken.
7. Ziek uit dienst
Het kan gebeuren dat je contract eindigt terwijl je nog niet (volledig) arbeidsgeschikt bent. Of je raakt (deels) arbeidsongeschikt en hebt recht op een WIA-uitkering. Omdat wij als werkgever
eigenrisicodrager zijn voor de ziektewet en de WGA, blijven we ook dan in contact met jou en blijven wij je begeleiden in je re-integratietraject. Ook in deze periode van re-integratie geldt: alles vanuit het vertrekpunt van jouw inzetbaarheid en mogelijkheden, jouw welzijn staat centraal.
Wanneer je binnen vier weken na de einddatum van je contract arbeidsongeschikt wordt, dan verzoeken wij je om dit aan ons te melden.
8. Privacy
Zodra je ziek wordt, wisselen diverse partijen gegevens over je uit. Al deze partijen zijn gehouden aan de privacyrichtlijnen, zoals deze zijn opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegeven en die voortvloeien uit de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Meer informatie hierover kun je vinden via onderstaande link. Mijn privacy bij ziekte | Autoriteit Persoonsgegevens
