Nieuwe regels over de baancapaciteit en het online reserveren van starttijden per 22 maart 2021
Afwijkende maatregelen tijdens Corona
De Coronamaatregelen zijn vooralsnog geldig tot en met 15 maart. Concreet houdt dat in:
• flightomvang maximaal 2 personen;
• intervaltijd tussen twee flights 6 minuten;
• doorlooptijd 9 holes bedraagt 1 uur en 48 minuten.
Ook blijft het clubhuis gesloten en is slechts een beperkt gebruik van de Eagle mogelijk.
Zodra we weer met 4-ballen de baan in kunnen, zullen de intervaltijd en de doorlooptijd worden aangepast en worden de teesheets opnieuw ingericht. Alle andere aanpassingen in de baancapaciteit en het reserveren van starttijden gaan wel per 22 maart in, met uitzondering van het bijboeken van flights. Die verandering vergt het ontwikkelen van een maatwerkprogramma. Zodra dat ingevoerd kan worden, zullen wij daar apart over berichten.
Hieronder staat het overzicht van alle nieuwe regels met waar nodig een meer uitgebreide toelichting.
Baancapaciteit
Per 22 maart hebben we de beschikking over een 27 holes verenigingsbaan, verdeeld over drie lussen.
In veel gevallen zal dat een combinatie zijn van de Nijmeegse baan plus een lus van de Groesbeekse baan of de drie lussen van de Groesbeekse baan.
Vanwege onderhoud of bijvoorbeeld evenementen kan dat ook soms anders zijn. De luscombinaties wisselen met regelmaat, zodat de leden op alle lussen van het Rijk kunnen spelen.
Inrichting teesheet
Het teesheet is het schema waarin de starttijden voor alle lussen worden gepland. We onderscheiden een winter- en zomerteesheet, die samenvallen met de winter- en zomertijd.
Bij het inrichten van het teesheet worden de volgende onderdelen opgenomen:
• verenigingswedstrijden op basis van de wedstrijdkalender;
• NGF-competitiewedstrijden;
• gepland baanonderhoud;
• evenementen en partijen van het Rijk waarvoor meer dan 18 holes nodig zijn;
• blokkeren van drie starttijden voor en na wedstrijden; bij een shotgun wordt de betreffende baan 2:30 uur voor de start geblokkeerd;
• blokkeren van 1 starttijd per lus in verband met crossover van hole 9 naar hole 10;
• blokkeren van starttijden aan het begin en einde van de dag in verband met duisternis.
Nadat deze onderdelen zijn verwerkt in het teesheet, zijn de resterende starttijden beschikbaar voor de leden om te reserveren.
Intervaltijd
Zodra de coronamaatregelen het toelaten om met meer dan twee personen in één flight te spelen, wordt de intervaltijd tussen twee flights 8 minuten. Die intervaltijd geldt ook voor de lussen van het Rijk. Afgelopen zomer is gewerkt met een intervaltijd van 9 minuten.
Bij veel 4-ballen in de baan is dat ook wenselijk. Echter, uit de analyses van de werkgroep is gebleken, dat de gemiddelde flightomvang 2,5 was en dat circa 20% van de flights uit 4-ballen bestond. Om die reden is geadviseerd de intervaltijd terug te brengen tot 8 minuten zodat daarmee ook 12,5% meer startcapaciteit wordt gecreëerd.
Omwille van een goede doorstroming doen wij ook een beroep op u. Zorg dat u op tijd klaar staat bij de starthole. Zet uw draagtassen achter de green. Speel volgens de regels van Ready Golf.
Ook deze regel monitoren wij om te kijken of het onverwacht niet toch tot te veel opstoppingen leidt.
Reserveringsrechten
Op de verenigingsbaan kunnen alleen leden reserveren, op een enkele uitzondering na.
Onder leden verstaan we:
• leden met een A-, B- of C-lidmaatschap;
• jeugdleden;
• studentleden;
• bedrijfsleden;
• buitenleden.
U kunt op de verenigingsbaan met maximaal 3 introducés de baan in. Altijd dient een flight uit minimaal één lid te bestaan. Leden van andere Rijk-banen met een all course membership hebben geen reserveringsrecht.
Dat geldt ook voor greenfee-spelers en houders van een wildcard. Zij moeten reserveren op de 18 holes van het Rijk.
Incidenteel worden hierop uitzonderingen gemaakt. Bijvoorbeeld voor competitieteams van andere clubs die hier willen voorspelen. Zij hebben het recht om dat op de wedstrijdbaan te doen en wij zullen dat faciliteren. Een andere uitzondering betreft een aantal evenementen van het Rijk waarbij er meer dan 18 holes nodig zijn. Hierover zijn afspraken gemaakt in de Samenwerkingsovereenkomst. Omgekeerd geldt dat de vereniging soms ook over de holes van het Rijk kan beschikken.
Reserveringsregels
Bij het reserveren van starttijden gelden de volgende regels:
• vanaf 14 dagen voor de gewenste startdatum kunt u online een starttijd reserveren;
• nieuwe starttijden worden vanaf 20.00 uur vrijgegeven; u kunt dus op zaterdagavond vanaf 20.00 uur een starttijd reserveren voor twee weken later op zondag;
• vanaf 48 uur voor de gewenste startdatum kunt u ook online een starttijd reserveren op vrije plaatsen op de lussen van het Rijk;
• op de dag zelf zijn er vaak ook nog reserveringsmogelijkheden, bijvoorbeeld door annuleringen; die kunt u – bij voorkeur – online reserveren, zowel op de verenigingsbaan als de lussen van het Rijk. Spontaan op een dag naar de golfbaan gaan, blijft zo mogelijk.
Een belangrijke reserveringsregel is dat u over een periode van 14 dagen niet meer dan 3 starttijden mag hebben openstaan. Wilt u een vierde starttijd reserveren, dan verschijnt er een pop up dat u het maximum aan reserveringen heeft bereikt. U kunt weer reserveren als u de eerste ronde van uw reserveringen heeft gespeeld of als u een reservering annuleert.
Op deze manier verwachten wij alle leden een faire kans te geven om starttijden te reserveren. Deelname aan wedstrijden (bijvoorbeeld Herendag, Damesdag, Maandbeker) valt niet onder deze regel. Ook van deze maatregel zullen wij het effect monitoren.
Wijze van reserveren
Op dit moment kunt u op drie manieren naar het reserveringsmenu:
• via de site van het Rijk waar u op de button klikt; dan moet u eerst ‘Nijmegen’ selecteren waarna u in het reserveringsmenu komt;
• op de ledensite van onze baan komt u, voor èn na inlog, direct in het menu van het Rijk van Nijmegen;
• In alle drie de gevallen reserveert u eerst een dag, tijdstip en baan(lus); om dat te bevestigen logt u vervolgens in en rondt u de reservering af.
In de nieuwe situatie (vanaf 7 maart 20.00 uur) gaat het als volgt:
• via een van de drie hierboven genoemde manieren gaat u naar het reserveringsmenu;
• vervolgens wordt u gevraagd eerst in te loggen;
• het reserveringssysteem presenteert alle beschikbare starttijden over 45 holes, dus zowel die van de verenigingsbaan als die van de lussen van het Rijk;
• de starttijden op de verenigingsbaan kennen een code VER (vereniging) en de starttijden op de lussen van het Rijk een code GF (Greenfee);
• als u een startdatum binnen 48 uur kiest, blijven alle openstaande starttijden op de 45 holes beschikbaar om te reserveren; daarin zit dus ook de overloop naar de lussen van het Rijk;
• als u een startdatum kiest die verder weg ligt dan 48 uur worden de open plaatsen op de lussen van het Rijk automatisch geblokkeerd en kunt u reserveren op
de verenigingsbaan;
• nadat u een starttijd heeft gekozen, hoeft u niet meer in te loggen en kunt u de reservering afronden.
Overgangsperiode 22 maart – 4 april
Op zondag 21 maart 20.00 uur wordt in het reserveringssysteem (CPS) de schakeling geactiveerd, die controleert hoeveel starttijden een lid heeft openstaan op het moment dat dit lid gaat reserveren. Concreet betekent dit:
• tot 21 maart 20.00 uur kunnen leden twee weken vooruit reserveren volgens de huidige regels (2 starttijden per dag);
• in de periode 21 maart – 4 april kan een lid dus meer openstaande reserveringen hebben dan het aantal van drie;
• bij reserveringen vanaf 21 maart 20.00 uur controleert het reserveringssysteem het aantal openstaande starttijden; zijn dit er drie of meer dan krijgt men de melding dat men geen starttijd kan boeken;
• zolang een lid in de periode 21 maart – 4 april meer dan drie starttijden heeft openstaan, kan het betreffende lid geen nieuwe starttijden reserveren;
• zodra het aantal openstaande starttijden minder is dan drie (bv door het spelen van een ronde of een annulering) dan kan weer een nieuwe starttijd geboekt worden.
Annuleringen en no shows
Annuleringen kunnen zowel betrekking hebben op de gehele flight als op een speler in een flight. Annuleringen kunnen tot 24 uur voor de gereserveerde starttijd online plaatsvinden.
Binnen 24 uur dient men de receptie te bellen. Van een annulering bij de receptie wordt een registratie gemaakt om zo zicht te hebben op het aantal annuleringen binnen 24 uur. Zodra het systeem die registratie zelf kan uitvoeren, vervalt deze taak bij de receptie.Van een no show is sprake indien een voltallige flight niet komt opdagen en niet heeft geannuleerd.
No shows worden geregistreerd en de personen in kwestie worden gebeld of gemaild, om zo duidelijkheid te krijgen waarom men niet is komen opdagen. Een no show betekent dat andere leden de mogelijkheid is ontnomen om de vrijgevallen starttijd te benutten.
Vooralsnog hanteren we noch met betrekking tot annuleringen noch met betrekking tot no shows een sanctiebeleid. Daarvoor zijn op dit moment de aantallen nog te gering. We willen de omvang wel monitoren.
Bijboeken op prime time
Op prime time – tussen 11.00 en 13.00 uur – is het mogelijk om bij te boeken bij flights die uit minder dan 4 personen bestaan. Dit geldt zowel voor uzelf als voor een introducé. Dit kan alleen op de verenigingsbaan. Het systeem geeft dan aan of, waar en met hoeveel personen u kunt bijboeken. Uit oogpunt van de AVG mogen geen namen worden vermeld waardoor u zou kunnen zien met wie u gaat spelen. Wilt u niet dat er andere leden meegaan in uw flight, dan kunt u het beste buiten prime time boeken, of een flight van 4 personen reserveren.
NB: deze regel gaat nog niet op 22 maart in. Zodra de systeemaanpassing hiervoor gereed is, informeren wij u over de datum vanaf wanneer u op prime time kunt bijboeken.
Reserveren door groepen
Het reserveren door groepen is bij digitaal reserveren anders dan het was bij de spiraal.
Daaraan is in het overleg met het Rijk regelmatig aandacht besteed. Ook zijn er gesprekken met leden hierover gevoerd. Waar we niet voor kiezen is om groepen vaste starttijden te geven op vaste dagen in de week. De reserveringswijze zoals die door een groep van 12 leden succesvol wordt gehanteerd, is onder de aandacht gebracht via onder meer de site. Diverse groepen hebben zich inmiddels bij de receptie gemeld voor tekst en uitleg en soms ook ondersteuning. En met succes!
Naar verwachting komt op korte termijn de mogelijkheid beschikbaar dat één persoon voor groepen tot maximaal 8 personen kan reserveren. Zolang er sprake is van flights van maximaal twee personen kan één persoon maximaal vier starttijden voor in totaal maximaal 8 personen reserveren. Zodra we weer met 4-ballen de baan in kunnen gaan, kan één persoon maximaal twee starttijden reserveren voor in totaal maximaal 8 personen.
Voor deze persoon zelf gelden deze reserveringen als één openstaande starttijd.
Ritsen bij doorkomst op hole 1 of hole 10 Wanneer een flight 18 holes loopt, heeft die twee starttijden. De tweede starttijd geeft aan hoe laat u op de tweede lus wordt verwacht. Die tijd geeft u niet het recht om op dat tijdstip af te slaan. Op hole 10 (of hole 1 bij bijvoorbeeld een lus van de Groesbeekse baan) geldt het principe van ritsen. Als u eerder dan uw tweede starttijd aankomt, kunt u starten
na de flight die al op de teebox staat. Vervolgens start de tweede flight die bij de teebox staat, enzovoort. Dit geldt ook als u later dan uw tweede starttijd bij hole 10 komt. De flight die al op de teebox staat, slaat dan als eerste af en daarna bent u aan de beurt. Vervolgens slaat de tweede flight die al bij de teebox stond af. Uw starthole op de eerste lus kan voor een andere 18 holes-flight de starthole zijn voor de tweede lus. Ook dan gelden deze regels voor het ritsen.
Buddylijst
De buddylijst wordt aangepast om daarmee het reserveren te vereenvoudigen:
• als u een naam wilt toevoegen aan uw buddylijst krijgt u alleen de namen te zien van leden van GCRVN;
• spelers met wie u eerder hebt gegolfd staan ook vermeld in de lijst;
• als u een speler wilt boeken die geen verenigingslid is, kunt u gebruik maken van de
‘introducé’ in de buddylijst; u hoeft dan geen naam in te voeren; de introducé moet u zelf informeren over de starttijd; de introducé dient zich altijd eerst bij de receptie te melden en daar een eventueel verschuldigde greenfee te betalen, voordat
hij/zij kan starten;
• er is geen mogelijkheid om zelf nog namen in te voeren, maar dat maakt het boeken juist simpeler en er kunnen geen fouten optreden.
Algemene tip: kijk voordat u gaat reserveren of alle personen met wie u wilt spelen in uw buddylijst staan. Dat geldt ook voor het opnemen van een of meer introducés. Zo niet, voeg hen dan eerst toe aan de lijst en ga dan pas boeken. Dat maakt het reserveren zelf een stuk eenvoudiger en sneller.
U bent de
volgende (ritsen). U mag
direct starten. De flight met de vroegste starttijd heeft voorrang.
U komt aan bij de teebox van de 1ste of 10de hole
Er staat een flight klaar
Er staat
niemand Er komt gelijktijdig een andere flight aan
Clubmarshals
Samen met het Rijk hebben we het voornemen om een groep clubmarshals samen te stellen, die fungeert als gastheer op de verenigingsbaan. Daartoe is een profiel opgesteld. Inmiddels is het functieprofiel vastgesteld en heeft het bestuur gekeken naar een aantal organisatorische aspecten. Via de Golfpost en de site is dit onder de aandacht van de leden gebracht en zijn zij uitgenodigd om hun belangstelling bij het bestuur kenbaar te maken.
Monitoring en evaluatie
In de reguliere overleggen met het Rijk zullen de effecten van deze regels een vast agendapunt zijn.
Minimaal is dat één keer per maand en zo nodig wordt vaker overlegd. Ter ondersteuning hiervan wordt momenteel een dataset (dashboard) ontwikkeld, dat inzicht geeft in diverse aspecten zoals de beschikbare baancapaciteit en de benutting daarvan, de gehanteerde luscombinaties, de overflow
naar de lussen van het Rijk, et cetera. Medio dit jaar zullen we met het Rijk een meer grondige evaluatie doen om te beoordelen of we op deze voet verder kunnen gaan of dat aanpassingen nodig zijn. Mocht uit de monitoring blijken dat we eerder al aanpassingen moeten doen, dan zullen we die aanpakken. Eind dit jaar volgt een eindevaluatie en vindt besluitvorming plaats over 2022.
