Vereniging Seniorenkoor De Mare Huishoudelijk reglement
(concept2)Artikel 1
Begripsbepalingen
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
De vereniging: Vereniging Seniorenkoor De Mare, gevestigd te Alkmaar.
De statuten: De statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d. 31 oktober 2016 door notaris mr. Anna Bernarda Maria Sylvestra Wijnbeld te Schagen.
Het bestuur: Het bestuur van de vereniging.
De leden De leden van de vereniging.
Artikel 2
Aanvulling op statuten
Zaken als lidmaatschap, contributie en bestuur (samenstelling, benoeming, einde functie, schorsing enz.) zijn statutair geregeld. Dit huishoudelijk reglement richt zich op een nadere organisatie en verdeling van taken en functies van het bestuur, dirigent en de taken van de commissies voor zover niet geregeld in de statuten. Evenzo worden hier de positie van donateurs en sponsors vastgelegd.
Artikel 3 Contributie
Leden die langer dan drie maanden wegens ziekte afwezig zijn, kunnen vanaf de vierde maand vrijstelling van contributie verkrijgen tot het moment dat zij weer deelnemen aan de kooractiviteiten (terugwerkend per de 1ste van de maand van terugkeer). Leden die van deze regeling gebruik wensen te maken, kunnen hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur van de vereniging.
Artikel 4 De voorzitter
De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen. Zijn of haar taken zijn:
• Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur.
• Leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden).
• Vertegenwoordigen van de vereniging naar binnen en buiten.
• Betrokken bij de ondertekening van contracten.
• Coördineren van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en
De secretaris
De secretaris is de schrijver en ontvanger van stukken van het bestuur en van de vereniging.
Zijn of haar taken zijn:
• Schrijven van brieven en andere stukken namens de vereniging.
• Archiveren van ontvangen brieven en bewaren van afschriften van verzonden brieven.
• Verslagleggen van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen.
• Bijhouden van de ledenlijst.
Artikel 6
De penningmeester
De penningmeester beheert het geld van de organisatie. Zijn of haar taken zijn:
• Beheren van de bankrekening.
• Doen en ontvangen van betalingen.
• Voeren van een financiële administratie.
• Leveren van financiële kwartaalinformatie aan het bestuur.
• Maken van een begroting en het financieel jaarverslag.
• Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.
• Werven van fondsen en subsidies.
• Geeft de statutair ingestelde kascommissie jaarlijks inzage in en uitleg over de financiële stukken.
Artikel 7
Gezamenlijke taken
Het bestuur ontwerpt jaarlijks een beleidsplan. Dit plan omvat twee elementen: een muzikaal plan en een bestuurlijk plan.
Het muzikaal plan is het resultaat van de planning en programmering door dirigent, muziekcommissie en concertcommissie in overleg en afstemming met het bestuur.
Het beleidsplan wordt besproken tijdens de Algemene Ledenvergadering en daar vastgesteld.
Artikel 8 De leden
• De leden nemen deel aan repetities en uitvoeringen.
• Bij verhindering melden zij zich af bij de secretaris.
• De leden kunnen bijdragen aan de ontwikkeling en instandhouding van de vereniging door:
o Lidmaatschap van bestuur en commissies.
o Deelname aan besluitvorming ledenvergaderingen.
o Meewerken aan meningspeilingen.
o Doen van voorstellen en het leveren van ideeën inzake muziek en organisatie.
o Leveren van hand- en spandiensten.
Artikel 9
De dirigent
a. De dirigent verbindt zich ten behoeve van het koor diensten te verrichten, in
hoofdzaak bestaande uit het leiden van de repetities en de uitvoeringen en/of andere optredens.
b. De dirigent en het koor spreken hierbij nadrukkelijk uit dat op grond van de hier tussen de dirigent en het koor overeengekomen diensten, er nu en in de toekomst geen arbeidsovereenkomst beoogd is te zijn of te ontstaan.
c. De dirigent heeft de artistieke leiding van alle muzikale activiteiten van het koor. Zij is vrij bij de uitvoering van de daaruit voortvloeiende werkzaamheden. Zij heeft in de repertoire-keuze een (mede)beslissende stem. Mocht het overleg over het repertoire niet tot overeenstemming komen, dan beslist de dirigent. Voorts geeft zij het koor een zwaarwegend advies over de eventuele medewerking van solisten en
instrumentale begeleiding bij een uitvoering.
d. De dirigent is gehouden al hetgeen zij van het koor aan bladmuziek, ander
muziekmateriaal, -instrumenten, concertkleding e.d. onder zich heeft gekregen, bij beëindiging der overeenkomst aan het koor terug te geven.
De pianist
a. De pianist verbindt zich ten behoeve van het koor diensten te verrichten, in hoofdzaak bestaande uit het begeleiden van de repetities en de uitvoeringen en/of andere optredens.
b. De pianist en het koor spreken hierbij nadrukkelijk uit dat op grond van de hier tussen pianist en koor overeengekomen diensten, er nu en in de toekomst geen
arbeidsovereenkomst beoogd is te zijn of te ontstaan.
c. De pianist is gehouden al hetgeen zij van het koor aan bladmuziek, ander
muziekmateriaal, -instrumenten, concertkleding e.d. onder zich heeft gekregen, bij beëindiging der overeenkomst aan het koor terug te geven.
Het bestuur neemt de hem toekomende beslissingen terzake van muzikale activiteiten (zoals aanschaf van bladmuziek, aankoop/huur van muziekinstrumenten, contracten musici, huur audiovisuele middelen) uitsluitend na overleg met de dirigent.
Artikel 10
De muziekcommissie
De muziekcommissie wordt aangesteld door het bestuur en is samengesteld uit terzake deskundige koorleden. De taken van de muziekcommissie zijn als volgt.
a. Stelt zich jaarlijks op de hoogte van wensen van bestuur en leden van het koor inzake de bij hen levende wensen ten aanzien van het repertoire.
b. Zoekt naar nieuwe muziek. Denkt hierbij aan geschiktheid, gratis beschikbaarheid, mogelijk overname, ruil.
c. Overlegt met de dirigent en stelt samen met haar het repertoire samen.
Artikel 11
De concertcommissie
De concertcommissie wordt aangesteld door het bestuur en is samengesteld uit terzake deskundige koorleden. De taken van de concertcommissie zijn als volgt.
a. Stelt in overleg met het bestuur, de dirigent en de muziekcommissie het jaarprogramma samen.
b. Stelt in overleg met de dirigent het concertprogramma samen.
c. Stelt in overleg met de penningmeester een begroting op.
d. Plant in overleg met de dirigent en de secretaris van het bestuur repetities, generale, concerten (i.v.m. kosten etc.).
e. Legt contacten en realiseert gastoptredens.
f. Reserveert noodzakelijke ruimte en noodzakelijke voorzieningen op het gebied van geluid en beeld. Beoordeelt – in overleg met de dirigent – de kwaliteit van de ruimte, de techniek en de piano (moet altijd gestemd zijn!)
g. Is bij ‘thuisconcerten’ in De Blije Mare in overleg met de beheerder van De Blije Mare verantwoordelijk voor de inrichting en aankleding van de zaal (i.o.m. dirigent en stoelencommissie).
h. Neemt initiatief voor de PR, programmaboekjes, flyers.
Artikel 12
De stoelencommissie
De stoelencommissie wordt aangesteld door het bestuur en is samengesteld uit terzake deskundige koorleden. De taken van de stoelencommissie zijn als volgt.
a. is verantwoordelijk voor de inrichting van de (kerk)zaal bij repetities en thuisconcerten.
b. Biedt advies en ondersteuning bij de inrichting van concertruimtes
c. Zorgt na afloop van repetitie en concert voor het opruimen en herinrichten van de betreffende ruimte.
Artikel 13
De loterijcommissie
De loterijcommissie wordt aangesteld door het bestuur en is samengesteld uit terzake deskundige koorleden. De taken van de loterijcommissie zijn als volgt.
a. Een loterij wordt gehouden tijdens het jaarlijkse concert. De opbrengst is bedoeld ter ondersteuning van de kas van het koor.
b. De loterijcommissie bepaalt in overleg met de penningmeester de omvang van de loterij en de kostprijs van de loten.
c. De loterijcommissie bepaalt de prijzen en zamelt deze in of schaft deze gebudgetteerd aan. De commissie verzorgt de verpakking en de tentoonstelling van de prijzen.
d. De penningmeester zorgt voor voldoende wisselgeld.
Artikel 14
Donateurs en sponsors
Het is de taak van het bestuur, i.c. de penningmeester, een gezond financieel beleid te waarborgen. Daartoe kan het trachten, naast de ontvangen contributies, andere financiële bronnen aan te boren.
a. Donateurs
Donateurs zijn zij die belangeloos geld schenken ten behoeve van de instandhouding van het koor. Donateurs die jaarlijks een sponsorbedrag hebben gedoneerd, hebben recht op gratis toegang tot de concerten dan wel tegen gereduceerde prijs. Een en ander wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.
b. Sponsors
Sponsors schenken geld en verlangen daarvoor een tegenprestatie. Voorafgaand aan een binding aan een sponsor beoordeelt het bestuur of redelijkerwijs aan de tegenprestatie kan worden voldaan. Sponsors ontvangen een uitnodiging om concerten van het koor gratis te bezoeken en krijgen gereserveerde plaatsen toegewezen.
Artikel 15 Website
De vereniging beschikt over een website met daarop wetenswaardigheden, programma en achtergrondinformatie over het Seniorenkoor.
Artikel 16 Nieuwsbrief
In overleg met de redactie tracht het bestuur minimaal driemaandelijks maar desgewenst frequenter een Nieuwsbrief aan de leden uit te reiken met daarin opgenomen alle afspraken voor de komende maand(en). De Nieuwsbrief wordt ook gepubliceerd op de website.
Artikel 17 Uitzonderingen
Het bestuur kan, na overleg en met toestemming van de leden, afwijken van dit huishoudelijk reglement.
Artikel 18 Goedkeuring
Dit tweede concept van het huishoudelijk regelement is herzien naar aanleiding van de ALV van 2 november 2017 en ter discussie en besluitvorming voorgelegd aan de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering van 22 maart 2018 en geamendeerd vastgesteld.
