Agendabeheer op de juiste manier, nog meer werkplezier
Uhm, waarom bij Yoast “protocol” voor agendabeheer?
Wie wil er nou niet zo fijn mogelijk werken? Iedereen toch?!
Goed agendabeheer klinkt zo simpel, maar om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen, hebben we dit document opgesteld. De verantwoordelijkheid voor het beheer van ieders agenda ligt namelijk bij jezelf. Afspraken moeten op tijd gecanceld
worden, vakanties en vrije dagen geblokkeerd worden op de juiste manier. Lekker efficiënt!
Zoals de titel al zei, als we onze agenda met z’n allen beheren op de juiste manier, zorgen we voor meer werkplezier ;-).
De agenda
Het is belangrijk dat afspraken in ieders agenda staan. Maar wat ook heel belangrijk is, is het aan- en afmelden voor meetings. Wel zo fijn als je aanwezig bent bij een meeting als je collega’s er ook zijn (en het hebben voorbereid!). Aan de andere kant is het net zo vervelend als je niet laat weten of je bij een meeting bent. Geef je beschikbaarheid goed in je agenda aan.
We hebben naast je eigen agenda een aantal agenda’s die handig zijn om op de hoogte te blijven van wat er allemaal speelt, namelijk:
1. Yoast Projects
In deze agenda kun je alle interne algemene afspraken en activiteiten terug vinden. Hierbij kun je denken aan, standups,trainingen etc.
Agenda toevoegen? Klik op ‘agenda toevoegen’ > toevoegen vanuit adreslijst > zoek daar op
‘Yoast Projects’. Voeg het yoast-yoastprojects@newfold.com adres toe.
2. Yoast Events
In deze agenda worden alle evenementen gepland die wij als Yoast zijnde sponsoren en/of heen gaan als bezoeker of spreker (zoals WordCamps). Bij interne evenementen (zoals uitjes, hackatons etc) word je vanuit deze agenda uitgenodigd.
Agenda toevoegen? Klik op ‘agenda toevoegen’ > toevoegen vanuit adreslijst > zoek daar op
‘Yoast Events. Voeg het events@yoast.com adres toe.
3. Yoast Marketing
In deze agenda kun je alle marketing gerelateerde zaken terug vinden. Hierbij kun je denken aan marketing rondom plugin/training releases, sales, live gaan van projecten etc.
Agenda toevoegen? Klik op ‘agenda toevoegen’ > toevoegen vanuit adreslijst > zoek daar op
‘Yoast Marketing’. Voeg het yoast-yoastmarketing@newfold.com adres toe.
4. Yoast Product Releases
In deze agenda kun je alle releases terug vinden. Hierbij kun je denken aan plugin releases, training releases, maar ook releases van WordPress bijvoorbeeld.
Agenda toevoegen? Klik op ‘agenda toevoegen’ > toevoegen vanuit adreslijst > zoek daar op
‘Yoast Product releasers’. Voeg het yoast-yoastproductreleases@newfold.com adres toe.
Wat valt er dan allemaal onder agenda beheer?
Werktijden
Vanaf 09:00 uur kunnen meetings gepland worden. Je kunt je werktijden instellen zodat er niet buiten je werktijden gepland wordt.
Hoe? Dit kun je doen via Outlook. Daar ga je naar instellingen > alles weergeven > agenda.
Agenda openbaar of privé
In principe staat je werkagenda altijd op openbaar, op deze manier kunnen andere collega’s rekening houden met je dagschema als ze een afspraak inplannen. Privé gerelateerde zaken mogen natuurlijk op privé worden gezet. Openbaar is alleen binnen Yoast.
Wil je een afspraak privé maken? Klik dan bij het aanmaken van de afspraak op ‘meer opties’ en dan bovenin bij ‘bezet’ kun je de gewenste optie kiezen.
Wat zet je in je agenda?
Je agenda is niet bedoeld om vol te zetten met allerlei to do’s, reminders, notities etc. Dat maakt je minder flexibel en dat maakt plannen lastiger. Wat zet je nou wel en wat niet in je eigen agenda?
Wel in je agenda
👍 Taken die langer dan een half uur de tijd kosten. Het kan namelijk zo zijn dat je een deadline hebt voor een bepaald project en je je dus die dag geen extra afspraken kunt veroorloven.
👍 Afspraak extern? Zet je reistijd erin!
👍 Ga je naar de dokter of tandarts? Zet dit korte verzuim er ook in. Dit mag natuurlijk op bezet / privé.
👍 Ga je lekker fitnessen? Zet dit ook in je agenda.
Niet in je agenda
👎 Taken of notities die korter dan half uur de tijd kosten.
Vrije dagen, verlof (kort verzuim) en vakanties
Vergeet niet wanneer je verlof opneemt dat je dan bij meetings, maar ook lunch, fitness, events etc., jezelf afmeldt, je verlof te blokken in je agenda en je slack icoon aan te passen.
Uiteraard hoort het overdragen van je werk daar ook bij 😉.
Ben je ziek? Informeer/overleg over de afspraken die je hebt staan.
Zet de dagen waarop je niet op werkt je agenda gewoon dicht. Blokkeer het hele tijdvak. Dan kunnen er ook niet per ongeluk toch afspraken met je worden ingepland. Dat is écht
handiger voor je collega’s.
Gemakkelijk een herhaalde out of office in je agenda zetten? Dat kun je doen door bij het inplannen te klikken op ‘meer opties’:
Ruimtes
Wil je een ruimte reserveren? Nodig deze ruimte dan uit in de agenda. Dan kunnen andere ook zien wanneer de ruimte bezet is. Houd rekening bij het reserveren van een ruimte met hoeveel personen je bent, zonde om met z’n tweeën een grote ruimte als de ‘King’s Landing’ te reserveren. Heb je een vergadering met een grote groep in de ‘Bar’of
‘Bibliotheek’, informeer facility en het secretariaat dan tijdig.
Wanneer je een vergaderruimte hebt gereserveerd en de meeting gaat niet door, dan dien je dit vanuit de organizer te verwijderen.
Hoe reserveer je een ruimte? Klik op ‘zoeken naar ruimte of locatie’ als je een afspraak aanmaakt. Als je de naam van de gewenste ruimte intikt, zie je meteen of die ruimte op dat moment ook echt beschikbaar is.
Een afspraak plannen met directie?
Wil je een afspraak gepland hebben met een van onze directieleden dan doe je dat via slack:
#board-meetings. Vraag altijd even akkoord bij het directielid, vermeld het onderwerp, bereid de afspraak goed voor. Secretariaat plant alle meetings in waar een directielid bij aanwezig moet zijn. Vergeet je de afspraak niet te accepteren 😉?
Interne evenementen
Yoast heeft een behoorlijk aantal leuke evenementen. Vanuit de ‘Yoast Events’ agenda word je uitgenodigd om daarbij aanwezig te zijn. Accepteer de afspraak indien je aanwezig bent (super leuk!). Kun je niet? Dan decline je de afspraak. Het event team gaat uit van de aantallen in de agenda’s.
Externe evenementen
Ga je naar een conferentie of training, dan blok je deze uiteraard ook in je agenda inclusief reistijd.
Bezoek
Er is een agenda voor al het bezoek dat je ontvangt bij Yoast: yoast-
bezoekers@newfold.com . Het is de bedoeling dat wanneer je bezoek verwacht je de agenda
‘bezoekers’ uitnodigt.
The end
Een goed agendabeheer is toch echt bevorderlijk voor de sfeer
😊
Vragen? #secretary-questions
Calendar management done the right way, means even more job satisfaction!
Why do we at Yoast have a calendar management "protocol"?
Who doesn't want to work as smoothly as possible? Everyone does!
Good calendar management sounds so simple, but to make sure everyone is working in the same direction, we have created this document. The responsibility for the management of everyone's agenda lies with yourself. Appointments should be cancelled on time, vacations and days off should be blocked in the right way. Nice and efficient!
As the title said, if we all manage our calendar in the right way, we will ensure more job satisfaction ;-).
The calendar
It is important that appointments are put in everyone's agenda. But what is also very important is to sign in and out for meetings. It's nice to be present at a meeting when your colleagues are there (and have prepared it!). On the other hand, it is just as annoying if you do not let them know if you will be attending a meeting. Make sure to mark your availability in your calendar.
In addition to your own calendar, we have a number of calendars that are useful for keeping up to date with what's going on, namely:
1. Yoast Projects
In this calendar you can find all internal general appointments and activities. You can think of standups, trainings etc.
Want to add a calendar? Click on 'Add calendar' > add from address list > search for 'Yoast Projects'. Add the yoast-yoastprojects@newfold.com address.
2. Yoast Events
In this calendar all events are planned that we as Yoast are organising, sponsoring and/or are going to as a visitor or speaker (such as WordCamps). For internal events (such as Hackatons etc.) you will be invited from this calendar.
Want to add a calendar? Click on 'add calendar' > add from address list > search for 'Yoast Events. Add the events@yoast.com address.
3. Yoast Marketing
In this calendar you can find all marketing related issues. You can think of marketing around plugin/training releases, sales, going live of projects etc.
Want to add a calendar? Click on 'add calendar' > add from address list > search for 'Yoast Marketing'. Add the yoast-yoastmarketing@newfold.com address.
4. Yoast Product Releases
In this calendar you can find all releases. You can think of plugin releases, training releases, but also releases of WordPress for example.
Want to add a calendar? Click on 'add calendar' > add from address list > search for 'Yoast Product releasers'.
Add the yoast-yoastproductreleases@newfold.com address.
So what all is covered by agenda management?
Working hours
Meetings can be scheduled from 09:00. You can set your working hours so that meetings are not scheduled outside of your working hours.
How to do this? You can do this via the Outlook. There you go to settings > show all > calendar.
Agenda public or private
In general, your work agenda is always set to public, this way other colleagues can take into account your daily schedule when scheduling an appointment. Private items may of course be set to private. Public is only within Yoast.
Do you want to make an appointment private? When creating the appointment click 'more options' and then at the top under 'busy' you can choose the preferred option.
What do you put in your calendar?
Your calendar is not meant to be filled with all kinds of to do's, reminders, notes, etc. This makes you less flexible and it makes planning more difficult.
What do you put in your diary and what not?
In your calendar:
Tasks that take longer than half an hour. It could be that you have a deadline for a certain project and therefore cannot afford extra appointments that day.
👍 Appointment external? Put your travel time in there!
👍 Going to the doctor or dentist? Put this short absence in there too. This may of course be on busy / private.
👍 Are you going to go to the gym? Put this in your calendar as well.
Not in your calendar:
👎 Tasks or notes that take less than half an hour to complete.
Days off, leave (short leave) and vacations
Don't forget when you take leave that you then sign out of meetings, but also for lunch, fitness, events etc., block your leave in your calendar and adjust your slack icon. Of course, handing over your work is part of that too 😉 .
Are you sick? Inform/consult on the appointments you have scheduled.
On the days you don't work, just close your schedule. Block the entire period. Then appointments cannot be scheduled with you by mistake. That is more convenient for your colleagues.
How easy is it to add a repeated out-of-office appointment to your calendar? You can do this by clicking on 'more options' when scheduling:
Meeting room
Would you like to reserve a meeting room? Then invite this room in the agenda. Then others can also see when the room is occupied. When reserving a room, keep in mind how many people you are with, it would be a shame for two people to reserve a large room like the 'King's Landing'. If you have a meeting with a large group in the 'Bar' or 'Library', inform Facility and the Secretariat in time.
If you have reserved a meeting room and the meeting does not take place, you need to delete it from the organizer.
How do you reserve a room? Click 'search for room or location' when you create an appointment. If you type in the name of the room you want, you will immediately see if it is actually available at that time.
Scheduling an appointment with board
If you want to schedule an appointment with one of our board members, you can do this via slackchannel:
#board-meetings. Always ask the board member for permission, mention the subject and prepare the appointment well. The secretariat schedules all meetings that require the presence of a board member. Don't forget to accept the appointment 😉
Internal Events
Yoast has quite a few fun events. From the 'Yoast Events' calendar, you will be invited to attend them. Accept the invitation if you can attend (super fun!). If you can't make it, then decline the appointment. The event team uses the numbers in the calendars as a starting point.
External events
If you're going to a conference or training, then you obviously have to block it in your calendar, including travel time.
Visit
There is an agenda for all the visits you receive at Yoast: yoast-bezoekers@newfold.com When you expect visitors, you should invite them to your calendar.
The end
Good calendar management really helps the overall experience 😊 Any questions? #secretary-questions
