Wijzigingen iwmo 3.0 en ijw 3.0

(1)

| Van goede zorg verzekerd |

Voice over teksten bij:

Wijzigingen

iWmo 3.0 en iJw 3.0

(2)

1

Versiebeheer

Versie Datum Toelichting

1.2 13-09-2020 Onderdeel “VOT & VOW” toegevoegd en dia nummers weggehaald

1.1 07-09-2020 Onderdelen “Declareren” en “Afsluiten zorg”

toegevoegd

1.0 09-07-2020 Voice-over teksten bij publicatie presentatie

‘Wijzigingen iWmo 3.0 en iJw 3.0”

(3)

2 Voice-over tekst presentatie Wijzigingen iWmo 3.0 en iJw 3.0

Wijzigingen iWmo 3.0 en iJw 3.0

iStandaarden

Wijzigingen iWmo 3.0 en iJw 3.0

Start

Wat u moet weten over de wijzigingen in 3.0 ten opzichte van 2.4

(4)

Legenda

Centrale menu

Als u op deze knop klikt, gaat u direct naar het centrale menu van deze presentatie.

Onderdeel menu

Als u op deze knop klikt, gaat u direct naar het overzicht van het onderdeel waarin u zich bevindt.

In deze presentatie zijn verschillende soorten knoppen te vinden. Een kort overzicht.

Voice-over

De meeste dia’s bevatten een voice-over met extra informatie. U kunt op afspelen en stoppen klikken. Pauzeren is helaas niet mogelijk.

Vorige/ volgende

Als u op deze knop klikt, gaat u naar de vorige/

volgende dia van deze presentatie. Als de knop een afwijkende kleur heeft dan gaat u naar het volgende onderdeel in de presentatie.

Detail weergave

Als u op deze knop klikt, dan opent u een detail weergave van de betreffende afbeelding.

Externe link

Als u op deze knop klikt, dan opent u een webpagina buiten deze presentatie middels een nieuw tabblad.

J80J79

(5)

Welkom

Belangrijke informatie vooraf

Deze presentatie gaat in op de wijzigingen in de nieuwe releases van de iStandaarden voor WMO en Jeugdwet.

In de presentatie Migratie naar iWmo 3.0 en iJw 3.0 wordt de overgang van release 2.4 naar release 3.0 besproken

iWmo 3.0 en iJw 3.0 worden op 1 januari 2021 van kracht en hebben grote impact op de processen van gemeenten en aanbieders.

Softwareleveranciers zullen hun systemen moeten aanpassen, zodat zij iWmo 3.0 en iJw 3.0 vanaf de implementatiedatum in 2021 ondersteunen.

Welkom bij deze presentatie over de wijzigingen in de nieuwe releases van de iStandaarden voor WMO en Jeugdwet. Deze releases worden op 1 januari 2021 van kracht en hebben grote impact op de processen van gemeenten en aanbieders.

Deze presentatie is één van twee presentaties met betrekking tot iWmo 3.0 en iJw 3.0. De presentatie “Migratie naar iWmo 3.0 en iJw 3.0” richt zich op de overgang van de huidige release (iWmo en iJw 2.4) naar deze nieuwe release (3.0) en wat daar voor nodig is. Deze presentatie, genaamd “Wijzigingen iWmo 3.0 en iJw 3.0”, gaat in op de belangrijkste wijzingen zelf. Beide presentaties zijn op dezelfde manier opgebouwd en bevatten dezelfde onderdelen.

Deze presentatie met de belangrijkste wijzigingen is bedoeld voor medewerkers bij

gemeenten, aanbieders en de softwareleveranciers die te maken hebben met berichtenverkeer in de WMO en de Jeugdwet.

We gaan ervanuit dat u bekend met de iStandaarden (en met name die van iWmo en iJw).

Heeft u behoefte aan een eerste introductie, dan raden we u aan om eerst het boekje “Wat u moet weten over iStandaarden” te lezen. Deze eerste introductie kunt u vinden op onze website iStandaarden.nl.

Deze presentatie helpt u met het begrijpen van de belangrijkste wijzigingen in iWmo 3.0 en iJw 3.0. Bij bepaalde onderdelen zal wel worden aangegeven of er een bedrijfsregel,

technische regel, conditie, constraint of invulinstructie van toepassing is, maar de exacte verwijzing en inhoud van die afspraken en regels zal niet worden genoemd. Voor een volledig overzicht van alle afspraken en regels en de volledige beschrijving van de iWmo en iJw standaarden, verwijzen wij u naar de betreffende informatiemodellen. Deze

informatiemodellen zijn te allen tijde leidend.

Softwareleveranciers zullen hun systemen moeten aanpassen, zodat zij iWmo 3.0 en iJw 3.0 vanaf de implementatiedatum in 2021 ondersteunen. Zij maken vooral gebruik van de informatiemodellen en de bijbehorende documentatie ten aanzien van de wijzigingen, zoals bijvoorbeeld het mutatieoverzicht.

Daarnaast bieden we voor softwareleveranciers extra ondersteuning in de vorm van een validatieservice en validatiemodule, waarmee de juistheid van de berichten kan worden getest.

Ten slotte bieden we ook de Testvoorziening iStandaarden, oftewel ’TiS’ aan. Hier kan een

(6)

situatie mee worden nagespeeld. TiS simuleert de partij waarmee gegevens worden uitgewisseld en stuurt de berichten van de partij die hier gebruik van maakt. Zo kan een (softwareleverancier van een) gemeente met een fictieve aanbieder testen en een (softwareleverancier van een) aanbieder met een fictieve gemeente testen.

(7)

Wijzigingen iWmo 3.0 en iJw 3.0

Declareren Toewijzingen

Afsluiten zorg

Overzicht wijzigingen

iStandaarden

Veelgestelde vragen Begrippenlijst Informatiemodel Contact

VOT & VOW

Nog niet beschikbaar Klik op een onderdeel om deze te starten

Deze presentatie bestaat uit verschillende onderdelen. Het eerste onderdeel biedt een overzicht van de wijzigingen, de overige onderdelen geven een verdieping.

Naast de verschillende onderdelen kunt u hier ook extra ondersteunende informatie vinden. Zo bieden we een Veelgestelde vragenlijst, een aantal Infographics en een Begrippenlijst aan.

Op onze website iStandaarden.nl staan diverse documenten ter ondersteuning van deze nieuwe release voor iWmo en iJw. Deze zijn per domein en release te vinden in onze iBieb.

Mocht u na het bekijken van de presentatie en aanvullende documentatie op onze website toch nog vragen hebben, neemt u dan vooral contact met ons op via info@istandaarden.nl.

Ons team zit klaar om uw vragen zo snel mogelijk te beantwoorden.

(8)

Overzicht wijzigingen

In dit onderdeel vindt u algemene informatie over de wijzigingen van iWmo en iJw release 3.0. Deze releases worden op 1 januari 2021 van kracht.

Doelen release 3.0 Toewijzingen VOT & VOW

Declareren Afsluiten zorg

In dit onderdeel staan de belangrijkste wijzigingen van iWmo 3.0 en iJw 3.0 centraal. Het is een eerste introductie en biedt dus niet de diepgang die nodig is om daadwerkelijk

aanpassingen in de processen en software te doen. Deze informatie vindt u in de overige onderdelen.

De in dit onderdeel besproken informatie kan wel worden gebruikt om managers en

leidinggevenden snel op de hoogte te brengen van de belangrijkste wijzigingen, en daarmee de impact op de processen en systemen te verduidelijken.

(9)

Doelen release 3.0

Doelen release 3.0

Met de verdere ontwikkeling van de standaarden willen we vermijdbare administratieve lasten terugdringen.

De release van iWmo 3.0 en iJw 3.0 heeft daarom de volgende doelen:

Overzicht wijzigingen Doelen release 3.0

Toewijzingen Variëteit beperken

Dit doel is bereikt door de toewijzingsvarianten en declaratievarianten te beperken. Diverse regels zijn aangescherpt en er zijn nieuwe regels gedefinieerd.

Zo wordt onbedoeld gebruik van het berichtenverkeer voorkomen.

Processen intensiever ondersteunen Dit doel is bereikt door het toevoegen van een nieuw geautomatiseerd proces in de standaarden. De wijziging van een cliëntsituatie met betrekking tot de te leveren zorg kan nu worden doorgegeven via berichten.

Zowel de aanvraag als de terugkoppeling op de aanvraag wordt in release 3.0 ondersteund. Hetzelfde geldt voor de terugkoppeling op een Verzoek om Toewijzing, dat nu op dezelfde manier met berichten ondersteund wordt.

Variëteit beperken

1

Processen intensiever ondersteunen

2

1

2

Gemeenten en aanbieders zijn de primaire gebruikers van de iWmo en iJw standaarden. Zij hebben het afgelopen jaar de wens uitgesproken om de variëteit in het gebruik van de standaarden te reduceren, om zo de complexiteit en daarmee de administratieve last te doen afnemen.

Met de verdere ontwikkeling van de standaarden willen we dan ook de vermijdbare administratieve last verder terugdringen. Release 3.0 heeft daarom 2 doelen:

Eén: De variëteit in het gebruik van verschillende onderdelen door het veld op diverse onderdelen beperken.

En twee: De gebruikers bij de inzet van de standaarden op een aantal onderdelen intensiever te ondersteunen.

Het eerste doel is bereikt door de toewijzingsvarianten en declaratievarianten te beperken.

Diverse regels zijn aangescherpt en zijn er nieuwe regels gedefinieerd. Zo wordt onbedoeld gebruik van het berichtenverkeer voorkomen.

Het tweede doel is bereikt door het toevoegen van een nieuw geautomatiseerd proces in de standaarden. De wijziging van een cliëntsituatie met betrekking tot de te leveren zorg kan nu worden doorgegeven via berichten. Zowel de aanvraag als de terugkoppeling op de aanvraag wordt in release 3.0 ondersteund. Hetzelfde geldt voor de terugkoppeling op een Verzoek om Toewijzing, dat nu op dezelfde manier met berichten ondersteund wordt.

(10)

Toewijzingen

Toewijzingen

De Wijzigingen

Beschikking uit toewijzingsbericht Beperking en BeperkingScore uit toewijzingsbericht

Toewijzingsnummer verplicht en uniek Stuks gesplitst in inspanning en output Toegestane frequenties beperkt Toewijzingsvarianten beperkt Overzicht wijzigingen Toewijzingen

Doelen release 3.0

Release 3.0 brengt een aantal wijzigingen met zich mee wat betreft toewijzingen.

Zo is de beschikking uit het toewijzingsbericht gehaald. De beschikking is iets tussen gemeente en burger en speelt geen rol in de gegevensuitwisseling tussen gemeente en aanbieder. Hiermee is een onnodige complexiteit en afhankelijkheid uit de standaarden verwijderd.

Ook de Beperking en BeperkingScore zijn verwijderd uit het toewijzingsbericht. Dit was een overerving van de AWBZ en wordt niet gebruikt in de iWmo en iJw. Hiermee wordt de gegevensuitwisseling nog verder geminimaliseerd en daardoor vereenvoudigd.

Een volgende wijziging is dat bij release 3.0 het toewijzingsnummer voortaan de unieke sleutel van een toegewezen product is. Hiermee wordt een toegewezen product eenduidig

geïdentificeerd en kan in andere berichten gebruik worden gemaakt van deze eenvoudige en eenduidige identificatie. Deze wijziging betekent dat vanaf release 3.0 alle toewijzingen een uniek toewijzingsnummer moeten hebben.

In de presentatie “Migratie naar iWmo 3.0 en iJw 3.0” wordt bij het onderdeel Toewijzingen uitgelegd hoe u moet zorgen voor de juiste migratie van toewijzingen zonder (uniek) toewijzingsnummer.

Een andere wijziging in release 3.0 is de opsplitsing van de eenheid Stuks in Stuks

(inspanning) en Stuks (output). De eenheid Stuks was altijd bedoeld voor de outputgerichte uitvoeringsvariant, maar in de praktijk wordt deze eenheid soms ook gebruikt voor

inspanningsgerichte producten, zoals bijvoorbeeld medicatieconsult. Om duidelijk te maken op welke manier er gedeclareerd moet worden is er nu een eenheid voor Stuks (output) en voor Stuks (inspanning). Bij output moet het toegewezen aantal stuks gedeclareerd worden. Bij inspanning het daadwerkelijk geleverde aantal stuks.

Ook wat betreft de Frequentie is er een wijziging in release 3.0. De keuze “Per 4

weken” en de keuze “Per jaar’ is bij de frequentie niet meer toegestaan. Hiermee

beperken we de variëteit. Er moet nu per maand gedeclareerd worden en toewijzen

per 4 weken is dan geen logische keuze. Toewijzingen per jaar kunnen worden

vervangen door een andere frequentie of toewijzing die precies 1 jaar geldig is. Een

toewijzing per week is nog wel toegestaan, aangezien dit bij Huishoudelijke Hulp zeer

(11)

gebruikelijk is en ook als communicatie naar de burger wordt gebruikt. In het onderdeel ‘Declareren’ wordt uitgelegd hoe een toewijzing per week naar een maandelijkse declaratie moet worden omgezet.

Tot slot zijn de toewijzingsvarianten in release 3.0 beperkt. In de afgelopen jaren zijn veel verschillende soorten toewijzingen bedacht met allemaal verschillende afspraken over de levering van de zorg en de in te dienen declaraties/facturen.

Vooral voor aanbieders die met meerdere gemeenten werken levert dit een administratieve last op en de kans op fouten wordt hierdoor vergroot.

In release 3.0 zijn daarom een beperkt aantal varianten gedefinieerd met daarbij

behorende declaraties. Op de volgende dia worden deze varianten geïntroduceerd.

(12)

Toewijzingsvarianten

Toewijzingsvarianten

Om de complexiteit en de administratieve lasten te verminderen zijn in release 3.0 een beperkt aantal toewijzingsvarianten gedefinieerd. Het is niet mogelijk om van deze varianten af te wijken.

Overzicht wijzigingen Toewijzingen

Toewijzings

variant Uitvoeringsvariant Product

categorie Product

code Maximaal

budget Omvang Declaratie eenheid Specifiek Inspanningsgericht /

Outputgericht Verplicht Verplicht Leeg Verplicht Gelijk aan eenheid in toewijzing. Alle eenheden toegestaan

Aspecifiek zonder

budget Inspanningsgericht Verplicht Leeg Leeg Leeg Inspanningsgerichte

eenheden Aspecifiek met

budget Inspanningsgericht Verplicht Leeg Verplicht Leeg Inspanningsgerichte

eenheden

Generiek Inspanningsgericht Leeg Leeg Verplicht Leeg Inspanningsgerichte

eenheden

VOT & VOW

Om de complexiteit en de administratieve lasten te verminderen zijn in release 3.0 een beperkt aantal toewijzingsvarianten gedefinieerd. Het is niet mogelijk om van deze varianten af te wijken. We bespreken de varianten hier kort. Een uitgebreide uitleg over de

toewijzingsvarianten kunt u vinden in het onderdeel Toewijzingen. Een uitgebreide uitleg over de te declareren omvang kunt u vinden in het onderdeel Declareren.

De specifieke toewijzingsvariant kan zowel voor een inspanningsgerichte als voor een

outputgerichte toewijzing worden gebruikt. Voor de drie andere toewijzingsvarianten geldt dat zij alleen gebruikt kunnen worden voor een inspanningsgerichte uitvoeringsvariant. De

aspecifieke varianten vormen hierop een uitzondering, omdat deze ook voor trajecten kunnen worden gebruikt.

Bij de specifieke toewijzingsvariant wordt een specifiek product toegewezen, waarbij de omvang wordt gevuld. Een specifiek product wil zeggen dat zowel de productcategorie als de productcode wordt gevuld. De aanbieder declareert bij een inspanningsgericht product de geleverde zorg voor zover deze binnen de toewijzing valt. Bij een outputgericht product declareert de aanbieder de toegewezen omvang, ongeacht de geleverde inspanning.

Bij de aspecifieke toewijzingsvariant zonder budget wordt een productcategorie toegewezen, maar wordt geen maximaal budget meegegeven. De aanbieder heeft de vrijheid om te

bepalen welk(e) product(en) van de toegewezen productcategorie moeten worden geleverd en in welke hoeveelheid. Hij mag hierbij alleen producten leveren waarvoor hij gecontracteerd is.

Hij declareert de geleverde zorg per specifiek product.

Deze aspecifieke toewijzingsvariant zonder budget kan ook worden gebruikt voor trajecten. Bij de toewijzing is het specifieke product dan nog niet duidelijk. De aanbieder declareert dan volgens de afspraken van de trajectfinanciering in de eenheid Euro’s.

Bij de aspecifieke toewijzingsvariant met budget wordt ook een productcategorie toegewezen en wordt tevens het maximaal budget voor de looptijd van de toewijzing meegegeven. De aanbieder declareert de geleverde zorg per specifiek product behorend bij de toegewezen productcategorie tot een maximum van het toegewezen budget. Er mogen hierbij alleen producten worden geleverd waarvoor de aanbieder gecontracteerd is.

Deze aspecifiek toewijzingsvariant met budget kan ook worden gebruikt voor trajecten. Ook hier wordt dan in Euro’s gedeclareerd.

(13)

Bij de generieke toewijzingsvariant wordt zowel de productcategorie als de productcode leeg gelaten. Het meegeven van een maximaal budget is verplicht. De aanbieder heeft de vrijheid om te bepalen welk(e) product(en) moeten worden geleverd. Hierbij kan hij kiezen uit alle producten van alle productcategorieën waarvoor hij bij de betreffende gemeente

gecontracteerd is. Hij declareert de geleverde zorg per specifiek product tot een maximum van het toegewezen budget.

(14)

Verzoek om Toewijzing & Verzoek om Wijziging

Verzoek om Toewijzing & Verzoek om Wijziging

Nieuwe berichten voor het indienen en afhandelen van een verzoek

Verzoek om Wijziging (VOW)

Verzoek van een aanbieder aan een gemeente om een toewijzing ongewijzigd te laten, te wijzigen of toe te voegen. Het betreft een verzoek dat voortkomt uit een lopend traject van zorglevering, omdat er een aanleiding is om aanpassingen te doen.

Antwoordbericht

Een antwoordbericht is een bericht van de gemeente aan de aanbieder als reactie op een VOT of VOW. Hierin staat dat een verzoek in onderzoek wordt genomen of wordt afgewezen. Indien het verzoek meteen gehonoreerd wordt, wordt er geen antwoordbericht verstuurd maar alleen een toewijzingsbericht.

Overzicht wijzigingen VOT & VOW

Toewijzingen

Gewijzigde berichten voor het indienen en afhandelen van een verzoek

Verzoek om Toewijzing (VOT)

Verzoek van een aanbieder aan een gemeente om een toewijzing te verkrijgen voor het leveren van zorg en/of ondersteuning aan een cliënt. Het betreft een initieel verzoek voortkomend uit een wettelijke verwijzing of een open beschikking.

Toewijzingsbericht

Een toewijzingsbericht is een bericht van de gemeente aan de aanbieder met daarin één of meer toewijzingen die het volledige pakket aan te leveren zorg voor die aanbieder aan de cliënt bevat. Indien het verzoek gehonoreerd wordt, wordt dit door een toewijzingsbericht bekrachtigd.

In release 3.0 is een standaard proces gedefinieerd met bijbehorende berichten om het wijzigen van de te leveren zorg en/of ondersteuning aan een cliënt te faciliteren.

Tot deze nieuwe release moest zo’n wijziging altijd buiten het berichtenverkeer om worden gecommuniceerd op de manier die de betreffende gemeente hiervoor gebruikte. Dit leverde veel verschillende (administratieve) processen op, waarbij de status van een aanvraag ook niet altijd even duidelijk was.

Dankzij het nieuwe gestandaardiseerde proces kunnen de meest voorkomende wijzigingen in de zorgvraag van een cliënt worden doorgegeven met het bericht ‘Verzoek om Wijziging’

(VOW).

Ook de reactie op deze aanvraag is gestandaardiseerd en wordt gedaan via een Antwoordbericht of een Toewijzingsbericht.

Om het proces bij ieder verzoek vanuit de aanbieder zoveel mogelijk gelijk te houden, wordt vanaf release 3.0 het nieuwe Antwoordbericht ook gebruikt als reactie op een Verzoek om Toewijzing.

In de volgende dia’s wordt het proces bij een Verzoek om Wijziging en een Verzoek om Toewijzing verder toegelicht. Tevens wordt uitgelegd hoe de uitkomst van de check op het Woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet aan de aanbieder kan worden teruggegeven via berichtenverkeer.

(15)

Verzoek om Wijziging (VOW)

Reactie gemeente per verzoek (volledig zorgpakket) Honoreren toewijzingsbericht

Afwijzen antwoordbericht Onderzoeken antwoordbericht Voorwaarden

Lopende zorglevering Volledig zorgpakket aanvragen Doel

Doorgeven van een wijziging in de zorgvraag van de cliënt

Verzoek om Wijziging (VOW)

Het Verzoek om Wijziging dient te worden gebruikt om een wijziging in de zorgvraag van de cliënt door te geven. Het doel hiervan is om een nieuwe/gewijzigde toewijzing te ontvangen waarmee de aanbieder de juiste zorg en/of ondersteuning kan blijven leveren aan de cliënt.

In het verzoek kan bijvoorbeeld een verlenging van een lopende toewijzing worden aangevraagd of bijvoorbeeld een aanpassing (verlaging of verhoging) van de te leveren omvang.

Een verzoek om wijziging wordt altijd vanuit een lopende zorglevering ingediend. Er kan dus geen verzoek om wijziging worden ingediend voor cliënten waarvoor de aanbieder geen actuele toewijzing heeft.

De aanbieder dient altijd een complete aanvraag in te dienen in het verzoek om wijziging. Dit betekent dat de aanbieder alle te leveren zorg en/of ondersteuning in het verzoek moet meenemen, ook als de levering van bepaalde producten niet wijzigt. Het gaat dus altijd om een volledig pakket te leveren zorg en/of ondersteuning. Door het volledige pakket mee te geven kan geen onduidelijkheid en miscommunicatie ontstaan ten aanzien van de producten die moeten worden toegewezen.

De gemeente beoordeelt een verzoek zo snel mogelijk na ontvangst, maar moet in ieder geval uiterlijk binnen vijf werkdagen reageren. De gemeente kan op drie verschillende manieren reageren op een verzoek om wijziging:

1. Ten eerste kan de gemeente een verzoek in zijn geheel honoreren. In dat geval wordt de aanvraag in de juiste toewijzingen omgezet en verstuurd naar de aanbieder.

2. Ten tweede kan de gemeente een verzoek in zijn geheel afwijzen. In dat geval wordt een antwoordbericht met de reden van afwijzing verstuurd.

3. En ten derde kan de gemeente via het antwoordbericht aangeven dat onderzoek moet worden gedaan, indien zij langer dan vijf werkdagen nodig heeft om de aanvraag te beoordelen. Na het onderzoek wordt een verzoek om wijziging alsnog gehonoreerd of afgewezen zoals eerder aangegeven.

Indien een VOW wordt gehonoreerd, moet de gemeente toewijzen conform het verzoek. De gemeente mag hier dus niet van afwijken. Wel zijn er een paar uitzonderingen m.b.t. de ingangsdatum en einddatum van een toewijzing. Deze uitzonderingen worden in het onderdeel

(16)

VOT & VOW behandeld.

(17)

Verzoek om Toewijzing (VOT)

Verzoek om Toewijzing (VOT)

Declareren Reactie gemeente per aangevraagd product

Honoreren toewijzingsbericht Afwijzen antwoordbericht Onderzoeken antwoordbericht

Woonplaatsbeginsel Jeugdwet

Bij afwijzing op woonplaatsbeginsel antwoordbericht:

verantwoordelijke gemeente meegeven Doel

Aanvragen van één of meer producten na een wettelijke verwijzing of open beschikking

De introductie van de VOW en het daarbij behorende proces in release 3.0 was aanleiding om ook het proces rondom het Verzoek om Toewijzing aan te passen. Beide processen zijn nu zoveel mogelijk gelijk aan elkaar.

Belangrijk verschil is dat bij de behandeling van een VOT elk aangevraagd product afzonderlijk wordt beoordeeld door de gemeente, wat kan leiden tot verschillende uitkomsten: het ene product wordt toegewezen, het andere niet of niet direct.

Net als bij een VOW moet een gemeente bij een VOT binnen vijf werkdagen reageren en net als bij een VOW kan een gemeente op drie verschillende manieren reageren.

De gemeente kan een aangevraagd product honoreren, waarna een toewijzing wordt aangemaakt en verstuurd.

Indien de gemeente het aangevraagde product afwijst of eerst onderzoek moet doen, geeft zij dit aan in een antwoordbericht.

Indien een aangevraagd product van een VOT wordt gehonoreerd, mag de gemeente, alléén in bepaalde gevallen in de toewijzing afwijken van de exacte aanvraag zoals deze in de VOT staat.

Door gebruik van het antwoordbericht is er een betere terugkoppeling mogelijk op een VOT.

Maar dit betekent wel dat de functionele retourcodes die in iWmo 2.4 en iJw 2.4 zijn

toegevoegd aan het retourbericht van een VOT komen te vervallen. Deze retourcodes zijn nu als afwijsreden opgenomen in het nieuwe antwoordbericht.

Deze wijzigingen met betrekking tot het VOT gelden voor zowel iWmo 3.0 als ook voor iJw 3.0.

In iJw 3.0 is echter nog een extra aanpassing gedaan met betrekking tot het Woonplaatsbeginsel.

Indien een Verzoek om Toewijzing wordt ingediend bij de verkeerde gemeente, kan de gemeente via het antwoordbericht op de VOT aangeven dat zij niet de verantwoordelijke gemeente voor deze cliënt is. In een extra veld kan dan worden aangegeven welke gemeente volgens haar wel de verantwoordelijke gemeente is. Dit geldt dus alleen voor de iJw

berichtenstandaard en niet voor de iWmo.

(18)

Declareren

Declareren

Factureren verdwijnt Alleen nog maandelijks declareren Nieuw declaratieproces met nieuwe berichten Variëteit beperkt

Overzicht wijzigingen Declareren

VOT & VOW

De belangrijkste wijzigingen

In het voorjaar van 2019 heeft de Stuurgroep i-Sociaal domein de keuze gemaakt voor maandelijks declareren. Dit betekent dat de mogelijkheid tot factureren verdwijnt. De keuze voor een maandelijkse periode sluit aan bij de nieuwe oplegging voor de Eigen Bijdrage die sinds 2020 ook maandelijks plaatsvindt en niet meer per 4 weken.

De afgelopen jaren zijn slechts kleine aanpassingen doorgevoerd in het declaratieproces en het bijbehorende berichtenverkeer. Dit omdat al langere tijd bekend was dat er een keuze zou worden gemaakt tussen declareren en factureren. Nu deze keuze is gemaakt, zijn de

knelpunten en issues die de afgelopen jaren zijn gemeld zoveel mogelijk opgelost in deze nieuwe releases.

Het gehele declaratieproces en de bijbehorende berichten zijn opnieuw bekeken en verbeterd, waarbij het beperken van de variëteit en daarmee het verminderen van de complexiteit het uitgangspunt was. Er is daarom een nieuw declaratieproces met nieuwe berichten

gedefinieerd, zodat het gehele proces en de gegevensuitwisseling ten aanzien van declareren is vereenvoudigd, verduidelijkt en eenduidiger is gemaakt.

Tevens zijn bestaande afspraken aangescherpt en verduidelijkt en zijn er keuzes gemaakt voor een meer gestandaardiseerd proces dat zoveel mogelijk wordt afgedwongen door de

standaarden. Hiermee wordt de kans op fouten verminderd.

(19)

Nieuwe berichten en proces: de voordelen

Nieuwe berichten en proces: de voordelen

Geminimaliseerde gegevensuitwisseling Minder kans op afkeur

Minder kans op fouten in en uitval van declaraties Unieke en eenvoudige identificatie

Proces en berichten toekomstbestendig

Betere aansluiting bij iStandaarden en andere domeinen Duidelijke scheiding oud en nieuw proces

Overzicht wijzigingen Declareren

Om het nieuwe declaratieproces optimaal te ondersteunen, is er gekozen voor het definiëren van nieuwe declaratieberichten. De wijzigingen in het declaratieproces en de keuze voor nieuwe berichten brengen verschillende voordelen met zich mee.

 De uitwisseling van de gegevens ten aanzien van de declaratie is geminimaliseerd. Zo zijn bijvoorbeeld elementen die nodig waren voor het facturatieproces uit de

berichten verwijderd.

 Door de aanpassingen in de Toewijzingen is het mogelijk om de unieke identificatie van de declaraties te vereenvoudigen, waardoor er een betere koppeling mogelijk is en er minder kans op afkeur is.

 Bestaande afspraken zijn verbeterd en nieuwe afspraken zijn gemaakt. Hierdoor zijn er duidelijke regels en is er meer standaardisatie. Dit zorgt ook voor minder variëteit, minder complexiteit en daarmee voor minder kans op fouten in en uitval van

declaraties.

 De keuzes die bij het opstellen van de nieuwe berichten zijn gemaakt, zorgen ervoor dat het proces en de berichten toekomstbestendig zijn.

 De structuur van de nieuwe berichten voldoen aan de architectuurprincipes van de iStandaarden en sluiten daardoor aan bij de andere iStandaard berichten. Bij de opzet van de nieuwe berichten is er ook voor gezorgd dat deze nog steeds aansluit bij de declaratieberichten van andere zorgdomeinen.

 Door het definiëren van nieuwe berichten met de daarbij behorende afspraken, is er een duidelijke scheiding tussen het oude declaratie-/factuurproces met de

bijbehorende berichten en het nieuwe declaratieproces met de bijbehorende nieuwe berichten. Meer informatie over in welke situaties en op welke manier de bestaande berichten, (303 en 304) en de nieuwe berichten moeten worden gebruikt, is te vinden in het onderdeel ‘Declareren’ van deze presentatie.

(20)

Belangrijkste afspraken

Belangrijkste afspraken

Eenheid van declaratie = eenheid van toewijzing Afspraken voor omrekenen van week naar maand Eenduidige berekening maximaal te declareren volume Afspraken over afronden

Eén declaratiemethode: Som over declaratieperiode Terugkoppeling ingediende declaratie verbeterd Reactietermijn ingekort naar 10 werkdagen Overzicht wijzigingen Declareren

Afsluiten van zorg

Minder variatie, meer duidelijkheid en meer eenduidigheid

“

”

Met betrekking tot declareren is in release 3.0 gekozen voor minder variatie, meer duidelijkheid en meer eenduidigheid. Tevens zijn regels toegevoegd en aangescherpt, waarmee het proces is verduidelijkt en beter wordt ingekaderd. De belangrijkste wijzigingen worden hier kort toegelicht. Zie het onderdeel Declareren voor een uitgebreid overzicht van de wijzigingen en de bijbehorende uitleg.

 De eenheid van de declaratie moet gelijk zijn aan de eenheid van de toewijzing.

Hierop is in release 3.0 nog maar één uitzondering mogelijk: Bij een toewijzing in uren, mag zowel in uren als in minuten worden gedeclareerd. De juiste declaratie eenheid wordt in de contractafspraken vastgelegd. Het tarief dat in het contract is afgesproken, dient tevens per de toegewezen eenheid vast te liggen.

 Indien de te leveren zorg per week is toegewezen, dient er een omrekening plaats te vinden naar een declaratie per maand. De omrekening en afspraken die hierbij gelden zijn eenduidig vastgelegd in een aantal regels en invulinstructies in het

informatiemodel.

 Het maximaal te declareren volume is afhankelijk van een aantal variabelen:

o De uitvoeringsvariant (inspanningsgericht of outputgericht) o De frequentie in de toewijzing t.o.v. de maandelijkse declaratie

o De eenheid van de toewijzing en de eenheid in de declaratie (bij uren in de toewijzing en minuten in de declaratie)

o

Gebruik van een volume of een maximaal budget (waar toegestaan) Voor de verschillende situaties staat in de standaarden aangegeven hoe de

berekening van het te declareren volume moet plaatsvinden. Hierbij is voor iedere situatie maar één methode mogelijk.

 Bij de declaratie kan het op diverse punten nodig zijn om af te ronden. Voor de berekeningen zijn duidelijke afspraken vastgelegd over hoe deze afronding moet plaatsvinden. Doordat alle partijen die op dezelfde manier moeten doen, kan hier geen afkeur meer op plaatsvinden.

 Tot en met release 2.4 was het mogelijk om een declaratiemethode te kiezen:

Werkelijke productperiodes of Som over declaratieperiode. In release 3.0 is voor één methode gekozen: Som over declaratieperiode. Dit betekent dat per toewijzing per product de te declareren zorg en/of ondersteuning voor de declaratiemaand wordt

(21)

gesommeerd en in één prestatieregel wordt aangeleverd.

 De terugkoppeling op de ingediende declaratie is verbeterd. Ook hier zijn de afspraken verduidelijkt en waar gevraagd zijn de afkeurcodes uitgebreid en verduidelijkt.

 De reactietermijn is verkort. Dit betekent dat het antwoord op de declaratie nu binnen 10 werkdagen moet worden verstuurd. Hierdoor kunnen fouten sneller worden teruggekoppeld en hersteld en kunnen aanbieders eerder voor de geleverde zorg en/of ondersteuning worden betaald.

De gemaakte keuzes die zijn vastgelegd in de afspraken en regels rondom declareren zorgen voor minder variatie. Hierdoor is het declaratieproces in release 3.0 duidelijker en eenduidiger.

De complexiteit en de fouten zullen hierdoor afnemen.

(22)

Afsluiten van zorg

Afsluiten van zorg

Wijzigingen Proces verduidelijkt Reden stop zorg toegevoegd Reden intrekking toegevoegd

Gemeente initieert Intrekking naar aanbieder Aanbieder stuurt stop zorg

Aanbieder initieert Stop zorg naar gemeente Gemeente trekt toewijzing eventueel in Overzicht wijzigingen

Declareren

Afsluiten van zorg

Toewijzingen

Het afsluiten van zorg kan vanuit de gemeente en vanuit de aanbieder worden geïnitieerd. In release 3.0 is verduidelijkt hoe het proces verloopt en welke berichten er moeten worden verstuurd.

Indien de gemeente de afsluiting initieert, verstuurt deze een intrekking naar de aanbieder. De aanbieder reageert hierop met een bijbehorend stopbericht.

Indien de aanbieder de afsluiting initieert, verstuurt deze een Stop zorg naar de gemeente. De gemeente bepaalt vervolgens of deze stop tot een intrekking leidt. Indien dat het geval is, wordt een intrekking naar de aanbieder verstuurt.

Indien de gemeente de toewijzing open laat staan, kan de aanbieder de zorg voor de cliënt zo nodig op een later moment weer opstarten. Mits deze nog binnen de toewijzingsperiode valt.

Voor deze verduidelijking is een aantal redenen voor “Stop zorg” toegevoegd. Daarin wordt aangeven of de stop is geïnitieerd door de gemeente of op verzoek van de aanbieder.

Daarnaast is bij de toewijzing een extra reden toegevoegd, waarmee kan worden aangegeven dat de aanpassing in de toewijzing is geïnitieerd door de aanbieder.

(23)

Toewijzingen

In dit onderdeel gaan we in op de wijzigingen die in het toewijzingsbericht zijn doorgevoerd voor iWmo en iJw release 3.0.

Deze releases worden op 1 januari 2021 van kracht.

Toewijzingsbericht gewijzigd Toewijzingsnummer verplicht en uniek Toegestane toewijzingsvarianten beperkt

In dit onderdeel gaan we dieper in op de wijzigingen die in het toewijzingsbericht zijn doorgevoerd. Het toewijzingsproces is hiermee efficiënter ingericht en de overbodige administratieve last wordt hierdoor beperkt.

De wijzigingen betreffen 3 punten:

 Allereerst zijn de toewijzingen in het toewijzingsbericht niet meer gelinkt aan de beschikking. Hierdoor krijgt de aanbieder bij ieder nieuw toewijzingsbericht de complete actuele situatie. Dit betreft alle actuele toewijzingen en alle gewijzigde toewijzingen ten opzichte van het vorige toewijzingsbericht.

 Ook wordt het toewijzingsnummer in deze release uniek en verplicht per domein per gemeente. Hierdoor heeft iedere toewijzing een unieke sleutel waaraan de overige berichten gekoppeld kunnen worden.

 En ten slotte is het aantal toegestane combinaties van varianten in de toewijzing beperkt. Dit ter voorkoming van onduidelijkheid en complexiteit in het veld.

(24)

Toewijzingsbericht gewijzigd

Toewijzingsbericht gewijzigd

Wijzigingen

Beschikking uit toewijzingsbericht Beperking(Score) uit toewijzingsbericht

Voordelen

Geen afhankelijkheid van formele beschikking Wijziging in beschikking leidt niet tot nieuwe toewijzing

Verminderd berichtenverkeer Toewijzingsbericht gewijzigd

Toewijzingsbericht 2.4

Toewijzingsbericht 3.0

Toewijzingsnummer verplicht en uniek Toewijzingen

Het toewijzingsbericht is bij de start van de iWmo en iJw berichten overgenomen uit de AWBZ (nu iWlz). Om die reden zijn ook de beschikking en de beperking(scores) meegenomen. In de doorontwikkeling van het berichtenverkeer voor iWmo en iJw is gebleken dat we steeds rekening moesten houden met de klasse beschikking terwijl deze geen relatie heeft tot het berichtenverkeer. Een beschikking is een juridisch document tussen gemeente en cliënt. Een toewijzing daarentegen is de opdracht van de gemeente aan de aanbieder voor het leveren van zorg aan de cliënt. Er is geen relatie tussen beide onderdelen.

Daarom is besloten om de beschikking uit het bericht te halen, waardoor de eerdere beperkingen vervallen. De gemeente heeft nu de ruimte om nieuwe beschikkingen af te geven, zonder dat dit leidt tot een nieuwe toewijzing voor de aanbieder. Zo kan de gemeente nu in het berichtenverkeer bijvoorbeeld volstaan met een verlenging van de bestaande toewijzing, ook indien er een nieuwe beschikking moet worden afgegeven aan de cliënt.

Voorheen leidde dit tot een nieuwe toewijzing.

Dankzij deze wijziging hoeven er minder overbodige berichten verstuurd te worden. Het aantal toewijzingsberichten zal hetzelfde blijven, maar door de mogelijkheid van het verlengen van een toewijzing zonder nieuw toewijzingsnummer, blijft het sturen van extra starten stopberichten achterwege.

(25)

Toewijzingsnummer verplicht en uniek

Toewijzingsnummer verplicht en uniek

Wijzigingen

Toewijzingsnummer verplicht en uniek Regieberichten gekoppeld via toewijzingsnummer

Impact

Actuele toewijzingen zonder uniek toewijzingsnummer vervangen

Toewijzingsnummer verplicht en uniek

Toewijzingsbericht gewijzigd Toegestane toewijzingsvarianten

Toewijzingen

Met de invoering van het toewijzingsnummer als referentie voor de toewijzing, is deze niet vanaf het begin verplicht en uniek gemaakt. In een latere release is besloten dat het

toewijzingsnummer voor toewijzingen ingaand op of na 12 juni 2017 verplicht is. Met release 3.0 wordt de volgende stap gezet en is het toewijzingsnummer zowel verplicht voor alle toewijzingen als uniek per domein per gemeente.

Met deze laatste stap kunnen alle volgende berichten zoals start, stop, declaratie en verzoek om wijziging eenvoudig en eenduidig gekoppeld worden aan een specifieke toewijzing. Om die reden is het veld ToewijzingNummer ook in deze berichten als sleutel gedefinieerd.

Het gevolg van deze wijziging is dat alle actuele toewijzingen die nog geen uniek toewijzingsnummer hebben, ingetrokken moeten worden en opnieuw moeten worden toegewezen met een uniek toewijzingsnummer. Hoe en wanneer dit moet worden gedaan is nader uitgewerkt in de presentatie “Migratie naar iWmo 3.0 en iJw 3.0”.

(26)

Toegestane toewijzingsvarianten

Toegestane

toewijzingsvarianten

Wijzigingen

Frequenties “Per 4 weken” en

“Per jaar” niet meer toegestaan Omvang bij Aspecifiek niet meer toegestaan

Bepaalde combinaties van eenheid/frequentie niet meer toegestaan

Einddatum conditioneel verplicht Veld Budget toegevoegd Stuks (inspanning) toegevoegd

Voordelen

Duidelijkheid en eenduidigheid Vermindering complexiteit Verminderen administratieve last

Impact

Toewijzingen geldig in 2021 die niet voldoen migreren.

Toegestane toewijzingsvarianten

Toewijzingsnummer verplicht en uniek

Specifiek toewijzen

Aspecifiek toewijzen zonder budget Aspecifiek toewijzen met budget Generiek toewijzen met budget Specifiek traject toewijzen Aspecifiek traject toewijzen Toewijzingen

Om de administratieve last te verminderen en het onderscheid in afspraken en de te hanteren werkwijze te verduidelijken, is in release 3.0 het aantal mogelijke toewijzingsvarianten beperkt.

Dit zijn de combinaties van wel/niet vullen van productcategorie of product, in combinatie met de mogelijkheden van eenheid en frequentie.

Het inperken van de varianten is gedaan door onder meer de volgende wijzigingen door te voeren:

 Ten eerste is het niet meer toegestaan om de frequenties “Per 4 weken” en “Per jaar”

te gebruiken.

 De waardes zelf zijn echter niet vervallen, omdat correcties in 2020 mogelijk moeten blijven. Om die reden is er een regel opgesteld die aangeeft dat deze twee

frequenties alleen gebruikt mogen worden indien de einddatum van de toewijzing voor 31-12-2020 ligt.

 Ten tweede is het niet langer toegestaan dat omvang wordt gevuld bij aspecifieke toewijzingen.

 En ten derde zijn een aantal onlogische combinaties van eenheid en frequentie vervallen. Denk daarbij aan etmalen per dag, dagdelen per dag of stuks per dag.

Deze beperkingen zijn met regels in het informatiemodel afgedwongen, waardoor er bij een validatie van de berichten een foutmelding optreedt als niet aan de voorwaarde wordt voldaan.

Voor eventueel bestaande toewijzingen, die nog niet voldoen aan deze toegestane combinaties, geldt dat deze ingetrokken moeten worden en opnieuw moeten worden toegewezen met een toegestane combinatie. Hoe en wanneer dit moet worden gedaan is nader uitgewerkt in de presentatie “Migratie naar iWmo 3.0 en iJw 3.0”.

Ten slotte zijn er nog twee wijzigingen op dit onderdeel doorgevoerd.

 Allereerst is het veld Budget in het toewijzingsbericht toegevoegd, zodat de

gemeente een maximum budget per toewijzing kan meegeven aan de aanbieder. Zo kan een gemeente bij aspecifieke en generieke toewijzingen een aanbieder een financieel kader meegeven waarbinnen de aanbieder de zorg moet leveren.

 Daarnaast is er een extra waarde voor eenheid toegevoegd. Met de komst van release 3.0 is voor inspanningsgerichte toewijzingen in stuks (bijvoorbeeld bij medicatieconsult) de eenheid “Stuks (inspanning)” toegevoegd.

(27)

Specifiek toewijzen

Specifiek toewijzen

Kenmerken Productcategorie Productcode Omvang Budget Gebruik

De gemeente weet welke zorg er nodig is, en dus welk specifiek product er moet worden toegewezen.

Afspraken

Einddatum in bepaalde gevallen verplicht vullen Frequentie in bepaalde gevallen beperkt Toewijzingen Toegestane toewijzingsvarianten

Specifiek toewijzen wordt gebruikt indien de gemeente weet welke zorg er nodig is, en dus welk specifiek product er moet worden toegewezen.

Dit is bijvoorbeeld het geval als de aanbieder in zijn verzoek al heeft aangegeven welke zorg noodzakelijk is, of als de gemeente zelf heeft bepaald welke zorg nodig is, na een

keukentafelgesprek.

Bij een specifieke toewijzing wordt een productcategorie en een productcode toegewezen in een gedefinieerde omvang. Deze omvang dient net als de productcategorie en productcode verplicht gevuld te zijn. Het veld Budget moet bij een specifieke toewijzing leeg zijn.

Om het gebruik van verschillende combinaties te verminderen zijn voor deze variant een aantal regels gedefinieerd.

 Zo is er een conditie die aangeeft dat de einddatum verplicht gevuld moet worden indien er wordt gekozen voor een frequentie “Per week” of “Totaal binnen geldigheid van de toewijzing”. Hiermee is een controle mogelijk van de totaal te declareren hoeveelheid.

 Een andere conditie die op deze variant van toepassing is, geeft aan dat alleen de frequenties “Per week”, “Per maand” of “Totaal binnen geldigheidsduur van de toewijzing” gebruikt mogen worden indien de eenheid gelijk is aan “Etmaal”,

“Dagdeel”, “Euro’s” of “Stuks (inspanning)” en de einddatum van de toewijzing groter dan 31-12-2020 of leeg is. Dit om het aantal combinaties te beperken.

Afhankelijk van het toegewezen product wordt een specifieke toewijzing inspanningsgericht of outputgericht gedeclareerd.

(28)

Aspecifiek toewijzen zonder budget

Productcategorie Productcode Omvang Budget Gebruik

De gemeente kan of wil niet aangeven welke specifieke producten geleverd moeten worden. De gemeente legt wel een beperking op de productcategorie.

Afspraken

Alleen inspanningsgericht declareren

Aspecifiek toewijzen zonder budget

Toewijzingen Toegestane toewijzingsvarianten

Kenmerken

Aspecifiek toewijzen zonder budget wordt gebruikt indien de gemeente niet kan of wil

aangeven welke specifieke producten toegewezen worden. Het is vervolgens aan de aanbieder om binnen de gecontracteerde producten zorg te leveren aan een cliënt. De gemeente laat de aanbieder hierbij vrij om te bepalen welke zorg geleverd wordt tegen welke kosten binnen de toegewezen productcategorie en gecontracteerde producten.

Bij een Aspecifieke toewijzing zonder budget, wordt een productcategorie toegewezen zonder gedefinieerde omvang. Ook het veld ProductCode en Budget moeten leeg zijn.

Om het gebruik van verschillende combinaties te verminderen is voor deze variant een

conditie opgesteld. Deze conditie geeft aan dat de omvang leeggelaten moet worden indien de productcode leeg is en de einddatum van de toewijzing groter dan 31-12-2020 of leeg is.

Hierdoor is het niet meer mogelijk om aspecifiek met omvang toe te wijzen.

Bij een aspecifieke toewijzing mogen alleen inspanningsgerichte producten gedeclareerd worden.

(29)

Aspecifiek toewijzen met budget

Productcategorie Productcode Omvang Budget Gebruik

De gemeente kan of wil niet aangeven welke specifieke producten geleverd moeten worden. De gemeente legt wel een beperking op de productcategorie en totale besteding.

Afspraken

Einddatum Toewijzingen Toegestane toewijzingsvarianten

Aspecifiek toewijzen met budget

Kenmerken

Aspecifiek toewijzen met budget wordt gebruikt indien de gemeente niet wil of kan bepalen welke zorg geleverd moet worden. Ze wijst dus ook geen specifiek product toe, maar legt wel een beperking op de totale besteding. Het is vervolgens aan de aanbieder om binnen de toegewezen productcategorie en de gecontracteerde producten zorg te leveren aan een cliënt.

De gemeente geeft de aanbieder hiermee de ruimte om de zorg in te zetten die nodig is, waarbij het totaal aan declaraties binnen het gestelde maximum budget moet blijven.

Bij een Aspecifieke toewijzing met budget, wordt een productcategorie toegewezen zonder gedefinieerde omvang. Wel worden de velden Budget en Einddatum gevuld, zodat de aanbieder weet over welke periode welk budget geldt.

Om het gebruik van de verschillende combinaties te verminderen is voor deze variant een aantal regels opgesteld.

 Zo is er een conditie die aangeeft dat de omvang leeggelaten moet worden indien de productcode leeg is en de einddatum van de toewijzing groter dan 31-12-2020 of leeg is. Hierdoor is het niet meer mogelijk om aspecifiek met omvang toe te wijzen.

 Een andere conditie die op deze variant van toepassing is geeft aan dat de einddatum verplicht gevuld moet worden indien het veld ‘Budget’ is gevuld. Dit om naar de aanbieder de maximale looptijd van het maximum budget aan te kunnen geven.



Ook is er een conditie die aangeeft dat de omvang moet worden leeggelaten, indien het veld Budget is gevuld.

Dit omdat bij een maximum budget de

aanbieder bepaalt hoeveel zorg ingezet dient te worden.

Bij een aspecifieke toewijzing mogen alleen inspanningsgerichte producten gedeclareerd worden.

(30)

Generiek toewijzen met budget

De gemeente laat de verantwoordelijkheid voor het bepalen van de juiste zorg aan de aanbieder, zowel voor productcategorieën als producten.

De gemeente legt wel een beperking op de totale besteding.

Afspraken

Einddatum Toewijzingen Toegestane toewijzingsvarianten

Generiek toewijzen met budget

Generiek toewijzen met budget wordt gebruikt indien de gemeente de verantwoordelijkheid voor het bepalen van de juiste zorg aan de aanbieder laat, zowel voor productcategorieën als producten. Daarbij legt de gemeente wel een beperking op de totale besteding (middels het veld Budget). Het is vervolgens aan de aanbieder om binnen de gecontracteerde producten zorg te leveren aan een cliënt.

De gemeente geeft de aanbieder hiermee de ruimte om de zorg in te zetten die nodig is, maar wel met een maximum budget. Het belangrijke verschil met Aspecifiek toewijzen met maximum budget is dat in deze situatie de aanbieder producten over meerdere

productcategorieën kan leveren (mits deze binnen de gecontracteerde afspraken vallen).

Bij een Generieke toewijzing met budget, wordt er zonder productcategorie of productcode toegewezen en ook zonder gedefinieerde omvang. Budget en Einddatum worden gevuld, zodat de aanbieder weet over welke periode het maximum budget geldt.

Om het gebruik van verschillende combinaties te verminderen zijn voor deze variant een aantal regels opgesteld.

 Zo is er een conditie die aangeeft dat het veld Budget altijd gevuld is bij een generieke toewijzing.

 Een andere conditie die op deze variant van toepassing is geeft aan dat de einddatum verplicht gevuld moet worden. Dit om naar de aanbieder de maximale looptijd van het maximum budget aan te kunnen geven.

 Nog een conditie die op deze variant van toepassing is geeft aan dat de omvang moet worden leeggelaten. Dit omdat bij een maximum budget de aanbieder bepaalt welke zorg ingezet dient te worden.

(31)

Specifiek traject toewijzen

De gemeente wijst een traject toe met een totaalbedrag in euro’s waarvoor zorg geboden moet worden. Dit traject wordt in twee delen gedeclareerd.

Afspraken

Volume verplicht vullen Eenheid = Euro’s

Frequentie = Totaal binnen geldigheidsduur toewijzing

Alleen outputgericht declareren Einddatum

Specifiek traject toewijzen

Specifiek traject toewijzen wordt gebruikt indien de gemeente trajecten heeft gedefinieerd, waarbij de aanbieder een (vast) bedrag krijgt om de cliënt zorg te bieden. Dit bedrag mag in twee keer (aan het begin en eind) met een percentage van het toegekende bedrag

gedeclareerd worden.

Het verschil met Specifiek toewijzen is dat het bij Specifiek traject toewijzen gaat om een outputgericht product, dat in euro’s wordt toegewezen en in twee delen mag worden

gedeclareerd. Bijvoorbeeld in eerste instantie 70% van het totaal en vervolgens aan het eind van het traject de resterende 30%.

Bij een specifieke traject toewijzing, wordt een productcategorie en een productcode

toegewezen in een gedefinieerde omvang. Deze omvang dient net als de productcategorie en productcode gevuld te zijn. Let hierbij op dat de eenheid gelijk is aan “Euro’s” en de frequentie gelijk is aan “Totaal binnen de geldigheidsduur van de toewijzing”.

Ook de einddatum is verplicht gevuld. Het veld Budget moet daarentegen leeg zijn.

(32)

Aspecifiek traject toewijzen

Kenmerken Productcategorie Productcode Omvang Gebruik

Voornamelijk gebruikt bij Landelijk TransitieArrangement (LTA) toewijzingen.

Afspraken

Budget optioneel vullen

Einddatum verplicht vullen indien budget is gevuld Alleen outputgericht declareren

Aspecifiek traject toewijzen

Aspecifiek traject toewijzen wordt voornamelijk gebruikt bij LTA (Landelijk Transitie Arrangement) toewijzingen. Hierbij wordt vooraf geen productcode gespecificeerd en mag alleen outputgericht worden gedeclareerd. Het is aan de aanbieder te bepalen welk outputgericht product ingezet worden.

Bij een aspecifieke traject toewijzing, wordt er een productcategorie toegewezen zonder gedefinieerde omvang. Ook het veld productcode moet leeg zijn. Het veld Budget is optioneel, waarbij de einddatum verplicht gevuld moet worden, indien het veld Budget wordt gevuld.

(33)

VOT & VOW

In dit onderdeel gaan we dieper in op het nieuwe gestandaardiseerde proces ’Verzoek om Wijziging’ en de aanpassingen in het proces ‘Verzoek om Toewijzing’.

Introductie VOW: Proces

VOW:

Toewijzingsbericht VOT: Aanpassingen

Toewijzingen

VOW: Bericht VOW:

Antwoordbericht

Woonplaatsbeginsel

In dit onderdeel gaan we dieper in op het nieuwe gestandaardiseerde proces ‘Verzoek om Wijziging’ waarmee het doorgeven van wijzigingen in de zorgvraag van een cliënt wordt gefaciliteerd. Tevens worden de aanpassingen besproken die zijn doorgevoerd in het proces

‘Verzoek om Toewijzing’.

In de introductie bespreken we kort de aanleiding voor het nieuwe VOW-proces, de gemaakte aanpassingen in het VOT-proces en wanneer er gebruik gemaakt wordt van een “Verzoek om Toewijzing” dan wel een “Verzoek om Wijziging”.

Vervolgens bespreken we het nieuwe wijzigingsproces en gaan we dieper in op de berichten binnen dit proces bestaande uit:

 Het VOW-bericht;

 Het antwoordbericht;

 En het toewijzingsbericht.

Tot slot staan we nog even kort stil bij het woonplaatsbeginsel met betrekking tot de Jeugdwet.

(34)

VOT & VOW Introductie

Van verschillende administratieve processen naar één gestandaardiseerd proces T/m release 2.4

In de huidige situatie wordt een wijziging in de zorgvraag van een cliënt buiten het berichtenverkeer om ingediend.

Vanaf release 3.0

Een nieuw gestandaardiseerd proces waarmee de meest voorkomende wijzigingen in de zorgvraag van een cliënt kunnen worden doorgegeven met het bericht ‘Verzoek om Wijziging’ (VOW).

Introductie

Voordelen

Een eenduidig administratief proces voor het doorgeven en afhandelen van wijzigingen in de zorgvraag van een cliënt

De status van een verzoek is altijd duidelijk Introductie

VOT & VOW

Er kan een wijziging ontstaan in de zorgvraag van de cliënt, waardoor deze bijvoorbeeld meer, minder of andere zorg nodig heeft. In dat geval kan een aanpassing nodig zijn van de

toegewezen zorg.

Tot en met release 2.4 werd een dergelijk wijzigingsverzoek altijd buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd op een manier die de betreffende gemeente hiervoor gebruikte.

Vanaf release 3.0 wordt het wijzigen van bestaande zorg binnen het berichtenverkeer gefaciliteerd met het nieuwe gestandaardiseerde proces ‘Verzoek om Wijziging’. Tevens hebben we het VOT-proces in deze release aangepast, zodat deze zoveel mogelijk overeenkomt met het VOW-proces.

De voordelen van deze wijziging zijn:

 Er is een eenduidig administratief proces waarmee de meest voorkomende wijzigingen in de zorgvraag van een cliënt worden doorgegeven en afgehandeld;

 En nu is altijd duidelijk wat de status van een verzoek is.

(35)

Het verschil tussen een VOT en een VOW

Het verschil tussen een VOT en een VOW

Een Verzoek om Toewijzing (VOT), is alleen bedoeld voor het aanvragen van een toewijzing wanneer een cliënt zich met een wettelijke verwijzing of open beschikking meldt bij een aanbieder.

Een Verzoek om Wijziging (VOW), is bedoeld om vanuit een situatie van lopende zorg een wijziging in de toegewezen producten aan te vragen.

Introductie VOT & VOW

VOW: Proces Infographic: Wanneer wordt VOT

of VOW gebruikt?

Een ‘Verzoek om Toewijzing’, oftewel een VOT, is alleen bedoeld voor het aanvragen van een toewijzing wanneer een cliënt zich met een wettelijke verwijzing of open beschikking meldt bij een aanbieder.

Nadat de aanbieder heeft vastgesteld dat de betreffende zorg door hem geleverd kan worden, wordt met het VOT-bericht een verzoek ingediend bij de gemeente. Dit verzoek is noodzakelijk om de rechtmatigheid van de opdracht tot levering te bekrachtigen. Een toewijzing is

vervolgens de basis voor de startzorg, stopzorg en declaratie.

Een ‘Verzoek om Wijziging’, oftewel een VOW, is bedoeld om vanuit een situatie van lopende zorg een wijziging in de toegewezen producten aan te vragen.

Er dient altijd minimaal één actuele toewijzing te zijn om gebruik te kunnen maken van een

’Verzoek om Wijziging’.

Als een cliënt met een behoefte aan zorg maar zonder een wettelijke verwijzing of open beschikking zich meldt bij een aanbieder, dan zal deze de cliënt doorsturen naar de gemeente, om daar het aanvraagproces te doorlopen.

(36)

Proces Verzoek om Wijziging

Proces Verzoek om Wijziging

Het proces om een wijzigingsverzoek af te handelen bestaat uit een aantal stappen.

Het begint altijd met een “Verzoek om Wijziging” vanuit de aanbieder naar de gemeente.

De gemeente kan het verzoek honoreren De gemeente kan het gehele verzoek afwijzen De gemeente kan aangeven de aanvraag nader te onderzoeken.

Het proces om een wijzigingsverzoek af te handelen eindigt nadat een verzoek is gehonoreerd middels een toewijzingsbericht of is afgewezen middels een antwoordbericht.

VOW: Proces VOT & VOW

Introductie

Het proces om een ’Verzoek om Wijziging’ af te handelen bestaat uit een aantal stappen.

Het begint altijd met een VOW-bericht vanuit de aanbieder naar de gemeente.

De gemeente heeft vervolgens 5 werkdagen om op dit verzoek te reageren.

Indien de gemeente akkoord gaat met het verzoek, honoreert de gemeente deze middels het sturen van één toewijzingsbericht.

In het geval dat een gemeente niet akkoord gaat met het verzoek zal het gehele verzoek worden afgewezen. Dit gebeurt door het sturen van een antwoordbericht naar de aanbieder waarbij de gemeente de reden van afwijzing vermeldt.

Het kan ook voorkomen dat een gemeente langer dan 5 werkdagen nodig heeft om een aanvraag te beoordelen. In dat geval zal de gemeente eerst een antwoordbericht naar de aanbieder sturen waarin zij aangeeft dat men de aanvraag nader gaat onderzoeken. Vervolgens zal als resultaat van dit onderzoek de aanvraag alsnog in zijn geheel worden gehonoreerd of afgekeurd.

Het proces om een wijzigingsverzoek af te handelen eindigt nadat een verzoek is gehonoreerd middels een toewijzingsbericht of is afgewezen middels een antwoordbericht.

In het schema vindt u een overzicht van dit proces.

(37)

Nieuwe Berichten

Nieuwe Berichten

Verzoek om Wijziging (317)

Verzoek van de aanbieder aan de gemeente i.v.m. een gewijzigde zorgvraag van de cliënt.

Antwoordbericht (319)

Antwoord van de gemeente indien de aanvraag wordt afgewezen of indien eerst onderzoek nodig is.

VOW: Proces VOT & VOW

Binnen het VOW-proces zijn twee nieuwe berichtparen gedefinieerd.

Allereerst het VOW-bericht.

Met dit bericht geeft een aanbieder de nieuwe gewenste situatie door aan de gemeente. Dit bericht heeft, zoals gebruikelijk in de iStandaarden, een bijbehorend retourbericht.

Ten tweede het antwoordbericht.

Een gemeente maakt gebruik van het antwoordbericht indien een VOW wordt afgewezen of wanneer zij meer tijd nodig heeft om het verzoek te beoordelen. Ook het antwoordbericht heeft een bijbehorend retourbericht.

Let op: Het antwoordbericht wordt niet gebruikt om aan te geven dat het verzoek gehonoreerd wordt. Dat gebeurt middels het bestaande toewijzingsbericht.

(38)

VOW Scenario’s

Vier mogelijke scenario’s VOW: Proces VOT & VOW

VOW: Bericht Direct honoreren

Honoreren na onderzoek

Direct afwijzen

Afwijzen na onderzoek

Verzoek om wijziging317

Verzoek om wijziging317 301

Toewijzing(en)

Verzoek om wijziging317 319

“verzoek afgewezen”

Gemeente Zorgaanbieder

Toewijzing(en)301

“verzoek afgewezen”319

“aanvraag in onderzoek”319

Max. 5 werkdagen

Een aanbieder verstuurt een VOW

Max. 8 weken

Wanneer een aanbieder een VOW-bericht verstuurt, zijn er vier scenario’s mogelijk:

 Een verzoek kan direct worden gehonoreerd door de gemeente

 Een verzoek kan worden gehonoreerd nadat de gemeente het onderzoek heeft afgerond

 Een verzoek kan direct worden afgewezen door de gemeente

 En een verzoek kan worden afgewezen nadat de gemeente het onderzoek heeft afgerond

Na ontvangst van een VOW-bericht dient een gemeente binnen 5 werkdagen te reageren. Dit kan door het verzoek direct te honoreren of door het sturen van een antwoordbericht waarbij het verzoek direct wordt afgewezen. Daarnaast is er de mogelijkheid om aan te geven dat de gemeente eerst nader onderzoek gaat doen alvorens tot een besluit te komen.

Indien een gemeente een ‘Verzoek om Wijziging’ nader onderzoekt, heeft zij, gerekend vanaf de dagtekening van het VOW-bericht, maximaal 8 weken om alsnog tot een besluit te komen.