Bijlage nr. 1 VERKLARING
over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen
Accepterende - Gegevens van de Klant Voor- en achternaam/Bedrijfsnaam
……….……….……….
Adres (straat, nummer gebouw en lokaal, postcode, plaats)
………….………..……….
………
Btw-nummer:……….
Klantnummer in het systeem van Transfer Multisort Elektronik Sp. z o.o.:………
Ik verleen toestemming voor het uitschrijven en aan mij beschikbaar stellen door Transfer Multisort Elektronik Sp. z o. o. met hoofdvestiging te Łódź, Polen (verder: TME), van e-facturen in
overeenstemming met de wet van 11 maart 2004 op de belasting op goederen en diensten
(geconsolideerde tekst: Pools Stbl. uit 2018, nr. 177, rubr. 2174, als gewijzigd) en het Reglement voor het gebruik van e-facturen bij TME.
Ik verzoek u mij e-facturen in pdf-formaat met een link om e-facturen te downloaden, te sturen naar het volgende e-mailadres:
………
Ik heb kennisgenomen van het „Reglement voor het gebruik van e-facturen bij TME” dat beschikbaar is op de website www.tme.eu onder het tabblad „Help” – „Mijn account” – „E-facturen”en ik accepteer het volledig. Ik ben mij ervan bewust dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de e-factuur alleen is gegarandeerd door een document dat in pdf-formaat is verstuurd naar het e-mailadres dat ik heb opgegeven voor het ontvangen van e-facturen. Ik verbind mij ertoe om het door mij aangegeven e-mailaccount voor het ontvangen van e-facturen op zodanige wijze in stand te houden dat berichten van TME-servers kunnen worden ontvangen. Ik zal TME onmiddellijk op de hoogte brengen van elke wijziging in het bovengenoemde e-mailadres.
Verwerkingsverantwoordelijke voor mijn persoonsgegevens is Transfer Multisort Elektronik Sp. z o.o., gevestigd te Łódź. Ik heb kennisgenomen van de informatieclausule die beschikbaar is op de website www.tme.eu – „Privacybeleid”. Mijn gegevens worden verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke voor het uitschrijven en toesturen van e-facturen in overeenstemming met het „Reglement voor het gebruik van e-facturen bij TME”. Ik verstrek mijn persoonlijke gegevens vrijwillig en ik heb kennisgenomen van de informatie over mijn recht om mijn persoonlijke gegevens te bekijken, te verbeteren en bezwaar te maken tegen hun verdere verwerking, of intrekking van mijn toestemming voor de verwerking van mijn e-mailadres, hetgeen zal resulteren in het stoppen van de verzending van e-facturen en het vervolgens uitschrijven en verzenden van facturen op papier.
……… ….……….
Plaats, datum Handtekening van de persoon die de verklaring aflegt
Reglement
voor het gebruik van elektronische facturen bij TME
§ 1 DEFINITIES
TME - Transfer Multisort Elektronik Sp. z o.o. met zetel aan de ul. Ustronna 41, 93-350 Łódź, geregistreerd in het Nationaal Gerechtsregister dat wordt gevoerd door de Districtsrechtbank te Łódź - Śródmieście te Łódź onder KRS-nummer 0000165815, NIP 729-010-89-84, REGON 473171710, hoogte maatschappelijk kapitaal: 3.300.000,00 zloty;
Gebruik van e-facturen door TME - het uitschrijven, informeren over het uitschrijven en het aan Klanten beschikbaar stellen van e-facturen door TME op een wijze die hun authenticiteit, afkomst, compleetheid en leesbaarheid garandeert; e-factuur - btw-verkoopfactuur, btw-correctiefactuur, btw- voorschotfactuur en btw-correctievoorschotfactuur, in de vorm van een elektronisch document (in pdf- formaat) dat voldoet aan de eisen die zijn vastgelegd in de wet van 11 maart 2004 op de belasting op goederen en diensten (geconsolideerde tekst: Pools Stbl. uit 2018, rubr. 2174, als gewijzigd);
Klant - entiteit die commercieel samenwerkt met TME;
E-mailadres - het e-mailaccount dat door de klant is opgegeven in de door hem ingediende Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen, Verklaring over intrekking van zijn toestemming om e-facturen ter beschikking te stellen of de Verklaring over wijziging van het e-mailadres waarnaar e-facturen worden verzonden;
Entiteiten met bevoegdheid tot controle - overheidsinstanties die op grond van dwingende wettelijke bepalingen het recht hebben om TME of de Klant te vragen om de wettelijk verplichte gegevens en informatie te verstrekken die nodig zijn om de procedures uit te voeren die zijn gespecificeerd in de betreffende voorschriften, met name de procedure voorzien in de wet van 29 augustus 1997
Belastingwet (geconsolideerde tekst: Pools Stbl. uit 2005, nr. 8, rubr. 60, als gewijzigd);
Consument - een natuurlijke persoon die bij TME een wettelijke handeling verricht doet die niet rechtstreeks verband houdt met zijn bedrijf of beroepsactiviteit.
§ 2 ALGEMENE BEPALINGEN
1. Dit reglement bevat de regels voor het door TME uitschrijven en beschikbaar stellen van e- facturen aan Klanten.
2. Voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid voor het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen door TME is dat gezamenlijk wordt voldaan aan de in punt a-f hieronder beschreven eisen:
a) toegang tot een computer met internetverbinding;
b) kennisnemen van dit Reglement dat beschikbaar is op de website www.tme.eu in het tabblad "Uw account" – „E-facturen” of „Help” – „Mijn account” – „E-facturen” en acceptatie en naleving van de bepalingen ervan;
c) het installeren van software voor het lezen van pdf-bestanden;
d) het afleggen van een Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen;
e) vermelding in punt d) van de hierboven vermelde verklaring van het e-mailadres waarnaar de kennisgevingen over het uitschrijven en de beschikbaarheid van de e-facturen moeten worden gestuurd;
f) het activeren van e-facturen via de link die naar het e-mailadres is gestuurd.
3. Modellen van de Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e- facturen, de Verklaring over intrekking van zijn toestemming voor het beschikbaar stellen van
e-facturen en de Verklaring over wijziging van het e-mailadres waarnaar e-facturen worden verzonden zijn bijlagen bij dit Reglement. Het Reglement en de modellen van de verklaringen zijn beschikbaar op de website www.tme.eu in het tabblad „Help” – „Mijn account” – „E- facturen”.
4. De klant dient een Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen op een van de onderstaande manieren in:
a) door de inhoud van de verklaring te aanvaarden bij het plaatsen van een bestelling op de website www.tme.eu en door het e-mailadres in te vullen dat is bestemd voor ontvangst van de e-facturen door de Klant;
b) door op de website www.tme.eu in het tabblad "Uw Account" – „e-facturen" het e- mailadres te definiëren dat is bestemd voor ontvangst van de e-facturen (deze optie is beschikbaar voor Klanten met een actief account op de website www.tme.eu);
c) door het invullen en eigenhandig ondertekenen van de Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen en het indienen ervan bij TME:
o persoonlijk of per brief naar het adres: Transfer Multisort Elektronik Sp. z o. o., ul.
Ustronna 1, 93-351 Łódź;
o per fax naar het nummer: 42 645 54 70;
o als scan naar het adres: e-invoice@tme.eu.
5. De Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen, de Verklaring over intrekking van zijn toestemming om e-facturen beschikbaar te stellen en de Verklaring over wijziging van het e-mailadres waarnaar e-facturen worden verzonden, moeten worden ondertekend in overeenstemming met de vertegenwoordigingsregels van de Klant in het geval van rechtspersonen en organisatie-eenheden zonder rechtspersoonlijkheid, aan wie de wet rechtsbevoegdheid verleent in overeenstemming met de regels die zijn bekendgemaakt in het relevante register of door een naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger.
§ 3 VOORWAARDEN VOOR HET UITSCHRIJVEN VAN FACTUREN EN ELEKTRONISCHE DOCUMENTEN
1. TME stuurt na het uitschrijven de e-factuur in pdf-formaat naar het e-mailadres van de Klant, onder garantie van authenticiteit van de herkomst, compleetheid van de inhoud en
leesbaarheid van de factuur.
2. Er wordt ook een unieke link opgenomen in het bericht met de e-factuur van TME, zodat de e- factuur in pdf-formaat via een versleutelde verbinding kan worden gedownload van
www.tme.eu. Deze link blijft actief (u kunt de factuur downloaden) gedurende 24 uur na het eerste gebruik.
3. Klanten met een actief account op de website www.tme.eu hebben de mogelijkheid om e- facturen te downloaden nadat ze zijn ingelogd op hun account.
4. Alle betalingstermijnen worden gerekend vanaf de datum die op de e-factuur staat vermeld.
5. Overhandiging van de e-factuur aan de Klant vindt plaats wanneer het bericht met de e-factuur in pdf-formaat naar de Klant wordt verzonden. De optie om een factuur te downloaden via de link waarnaar wordt verwezen in lid 2 of rechtstreeks op www.tme.eu, in overeenstemming met lid 3, heeft uitsluitend een aanvullend karakter en beïnvloedt de overhandigingsdatum van de e-factuur niet.
6. Het indienen van de Verklaring over acceptatie van e-facturen door de Klant sluit niet uit dat TME het recht heeft om papieren facturen uit te schrijven en te verzenden, vooral in situaties waarin het om technische redenen niet mogelijk is om e-facturen uit te schrijven.
7. Bij een verzoek om een duplicaat van een e-factuur, zal dat document op papier worden verstrekt.
8. TME start pas met het uitschrijven van e-facturen nadat de Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen is geregistreerd en stuurt deze op totdat het intrekken van deze verklaring is geregistreerd.
§ 4 WIJZIGING VAN HET E-MAILADRES EN ANNULERING
1. Wijziging van e-mailadres waar de e-facturen naartoe worden gestuurd, vindt plaats op een van de onderstaande manieren:
a) door op de website www.tme.eu in het tabblad "Uw Account" – „e-facturen" het nieuwe e- mailadres op te geven (deze optie is beschikbaar voor Klanten met een actief account op de website www.tme.eu);
b) door het invullen en eigenhandig ondertekenen van de Verklaring over wijziging van het e- mailadres voor ontvangst van e-facturen volgens het model dat Bijlage nr. 2 vormt bij het Reglement ,en deze door te sturen naar TME, gebruikmakend van een van de manieren die zijn aangeduid in § 2 lid 4 onder c van dit Reglement.
2. Indien TME niet is ingelicht over wijziging van het e-mailadres wordt de e-factuur als effectief overhandigd beschouwd op het e-mailadres dat de Klant heeft opgegeven in de Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen. Deze bepaling is niet van toepassing op consumenten.
3. De Klant kan afzien van het ontvangen van e-facturen door het indienen van een Verklaring over intrekking van zijn toestemming voor het beschikbaar stellen van e-facturen op een van de volgende manieren:
a) door op de website www.tme.eu in het tabblad "Uw Account" – „e-facturen" te klikken op het veld "Deactiveren van e-facturen" (deze optie is beschikbaar voor Klanten met een actief account op de website www.tme.eu);
b) door het invullen en eigenhandig ondertekenen van de Verklaring over intrekking van de toestemming voor het beschikbaar stellen van e-facturen volgens het model dat Bijlage nr. 3 vormt bij het Reglement en deze door te sturen naar TME, gebruikmakend van een van de manieren die zijn aangeduid in § 2 lid 4 onder c van dit Reglement.
4. TME stopt met het uitschrijven van e-facturen vanaf het moment dat de Verklaring over intrekking van de toestemming voor het beschikbaar stellen van e-facturen is geregistreerd, echter niet later dan 30 dagen volgend op de dag waarop het bedrijf deze verklaring heeft ontvangen.
5. Het opnieuw activeren van de mogelijkheid om e-facturen te ontvangen vereist het opnieuw indienen van een Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e- facturen.
§ 5 TOEGANG TOT E-FACTUREN EN E-DOCUMENTEN
1. Om de veiligheid van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen te waarborgen en om controle mogelijk te maken van entiteiten die hiertoe zijn bevoegd, zijn zowel TME als de Klant, elk binnen hun toepassingsgebied, verplicht om e-facturen te bewaren gedurende de wettelijk verplichte periode.
2. TME stelt zijn Klanten e-facturen beschikbaar gedurende een periode van 6 jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de e-factuur is uitgeschreven.
3. Voor Klanten die een actief account hebben op de website www.tme.eu maakt TME de e- facturen zodanig beschikbaar op de website dat Klanten met name:
a) de inhoud van het document in leesbare vorm kunnen raadplegen (grafische presentatie in de vorm van pdf);
b) de mogelijkheid hebben het document af te drukken;
c) de mogelijkheid hebben het document te downloaden (opslaan van het pdf-bestand op een lokale gegevensdrager).
4. TME registreert elke download van het bestand van de website.
§ 6 RECLAMATIES
1. Reclamaties betreffende het functioneren van het systeem voor e-facturen bij TME moeten worden ingediend op het e-mailadres e-invoice@tme.eu. De reclamatie moet bevatten:
a) naam van de entiteit die de reclamatie meldt;
b) omschrijving van de gebeurtenis of het gedrag waarop de reclamatie betrekking heeft.
2. Reclamaties worden zo snel mogelijk in behandeling genomen, binnen maximaal 10
werkdagen. Het antwoord op de reclamatie wordt verstuurd naar het e-mailadres waarmee de reclamatie werd ingediend.
§ 7 BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
1. Transfer Multisort Elektronik Sp z o.o. gevestigd aan de ul. Ustronna 41 te Łódź, Polen, is verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van de Klanten die zijn verzonden in verband met het opstarten en gebruiken van e-facturen bij TME. In zaken die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via het e-mailadres dpo@tme.eu of schriftelijk op het adres van de zetel van TME.
2. Het opgeven van persoonsgegevens door de Klant (voornaam, achternaam, woonadres, e- mailadres) is vrijwillig, maar het niet opgeven van deze gegevens maakt het gebruik van e- facturen bij TME onmogelijk.
3. De verwerking van persoonsgegevens van Klanten gebeurt uitsluitend voor het doel en voor zover dat nodig is voor het gebruik van e-facturen bij TME en wordt uitgevoerd in
overeenstemming met de informatie over de wijze waarop persoonsgegevens door TME worden verwerkt, die beschikbaar is op de website www.tme.eu – „Privacybeleid”.
4. De persoonsgegevens van Klanten worden verwerkt, rekening houdend met de regels die zijn voorzien in Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), verder: AVG - op basis van toestemming van de Klant. De Klant geeft deze toestemming door de Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen in te dienen in een van de in § 2 lid 4 van het Reglement aangegeven vormen of door zijn persoonsgegevens te
actualiseren overeenkomstig § 4 lid 1 van het Reglement.
5. TME neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging.
6. Persoonsgegevens die in het systeem worden verzameld, kunnen op grond van relevante wetgeving ook ter beschikking worden gesteld aan bevoegde overheidsinstanties, als deze hierom verzoeken.
7. Klanten hebben het recht om de persoonsgegevens die zij hebben verstrekt in verband met het gebruik van e-facturen bij TME in te zien, alsmede deze te corrigeren, verwijderen, de
verwerking ervan te beperken, het recht op overdracht van gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verdere verwerking van deze persoonsgegevens, het recht om de toestemming op een willekeurig moment in te trekken zonder invloed op de overeenstemming met het
verwerkingsrecht dat wordt uitgevoerd op basis van de toestemming voorafgaand aan de intrekking (voor zover de gegevensverwerking plaatsvindt op basis van die toestemming).
8. Klanten hebben het recht om een klacht in te dienen bij de voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens indien zij van mening zijn dat de verwerking van hun persoonsgegevens in strijd is met het reglement inzake de bescherming van persoonsgegevens.
9. TME zal gebruikmaken van de persoonsgegevens van de Klanten die zijn overgedragen in verband met het opstarten en gebruiken van e-facturen bij TME:
a) voor de duur van de uitoefening van zijn verplichtingen, bv. het uitschrijven van facturen (rechtsgrondslag: artikel 6 lid 1 onder c, AVG);
b) voor de duur van de periode dat TME verplicht is deze gegevens te bewaren door de geldende voorschriften, bv. op het gebied van belastingen (rechtsgrondslag: artikel 6 lid 1 onder c, AVG);
c) voor de tijd waarin TME juridische gevolgen kan ondervinden van het niet-nakomen van zijn verplichting, bv. financiële boetes van staatsinstellingen (rechtsgrondslag: artikel 6 lid 1 onder f, AVG).
§ 8 SLOTBEPALINGEN
1. De klant is verplicht zijn e-mailadres voor de duur van het gebruik van de e-facturen van TME in stand te houden in een staat waarin hij berichten van de TME-servers kan ontvangen.
2. TME is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het niet naleven van de bepalingen van dit Reglement door de Klant, in het bijzonder is TME niet aansprakelijk voor schade als gevolg van eventuele fouten in de Verklaring over acceptatie van het uitschrijven en beschikbaar stellen van e-facturen. Deze bepaling is niet van toepassing op consumenten.
3. TME mag dit Reglement wijzigen en het gebruik van de e-facturen van TME om een
belangrijke redenen opschorten of beëindigen, in het bijzonder in het geval van wijziging van de toepasselijke wetgeving. Wijzigingen in het Reglement en opschorting of beëindiging van het gebruik van e-facturen door TME mogen geen inbreuk maken op door Klanten verworven rechten. Alle wijzigingen worden gepubliceerd op de website www.tme.eu.
4. Alle geschillen met betrekking tot dit Reglement zullen worden behandeld door de rechtbank die territoriaal bevoegd is voor de statutaire zetel van TME. Deze bepaling is niet van toepassing op consumenten.
5. Het Reglement en eventuele wijzigingen daarin treden in werking op de datum van publicatie op de website www.tme.eu. Deze bepaling is niet van toepassing op consumenten.
