2. De rol van de Politie Utrecht a. verleden

(1)

Bijlage 1 Interviewschema

Ten eerste wordt er een uitleg gegeven met welk onderzoek ik bezig ben en wat het doel is van het onderzoek.

1. Deelgenomen in PPS processen

a. knelpunten en succesfactoren van de processen

2. De rol van de Politie Utrecht a. verleden

b. heden

c. verwachting / toekomst

3. De rol van de gemeente a. verleden

b. heden

c. verwachting / toekomst

4. De rol van de Kamer van Koophandel a. verleden

b. heden

c. verwachting / toekomst

5. De rol van het RPC Utrecht a. verleden

b. heden

c. verwachting / toekomst

6. De rol van de ondernemers a. verleden

b. heden

c. verwachting / toekomst

7. Toekomst verwachtingen van rol PPS in veiligheidszorg

(2)

Bijlage 2 Geïnterviewde personen

J.J. Hillege

• Voorzitter Regionaal Platform Criminaliteitsbestrijding Utrecht (RPC)

• oud president-directeur Grontmij E. Jongeneel

• Projectleider Integrale Veiligheid Wijkbureau Binnenstad Gemeente Utrecht R. de Korte

• Kamer van Koophandel Utrecht P.J.A.M. op de Beek

• Hoofd Regionaal Bureau Veiligheid & Preventie Politie Utrecht W. Herder

• Beleidsmedewerker Regionaal Bureau Veiligheid & Preventie Politie Utrecht

(3)

Bijlage 3 Instrument (invullijst)

Aspecten Score (1 t/m 5) Weegfactor

Beslispunt 1 Idee generatie / ontdekking

Valt het idee binnen de kerntaken (strategie) van de politie?

Ja

1 2 3 4 5

^Nee ³

Is er de verwachting dat de gemeente geïnteresseerd in het idee?

Geen interesse

1 2 3 4 5

Veel interesse 1

Zijn er verwachtingen dat de ondernemers geïnteresseerd in het idee?

Geen interesse

1 2 3 4 5

^Veel

interesse

2

Zijn er verwachtingen dat de instellingen geïnteresseerd in het probleem?

Geen interesse

1 2 3 4 5

Veel interesse 1

Heeft de politie voordeel van het idee?

Geen voordeel

1 2 3 4 5

Veel Voordeel 4

Gewogen score t.b.v. 1

^ste

Beslispunt Minimaal 32

Aspecten Score (1 t/m 5) Weegfactor

Beslispunt 2 Scannen

Is het globaal bekeken technisch mogelijk om het idee te realiseren?

Moeilijk

1 2 3 4 5

^Eenvoudig ³

Is het globaal bekeken

organisatorisch mogelijk om het idee te realiseren?

Moeilijk

1 2 3 4 5

^Eenvoudig ³

Is de Politie Utrecht al bezig met dit onderwerp / idee?

Veel projecten

1 2 3 4 5

Geen projecten 1

Zijn er andere partijen al bezig met dit onderwerp / idee?

Veel projecten

1 2 3 4 5

Geen projecten 1

Zitten er partijen in de samenwerking die de klanten vertegenwoordigen?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Hebben de vertegenwoordigers een grote achterban of een groot netwerk?

Klein

1 2 3 4 5

^Groot ²

Kan het idee verwerkt worden in al lopende projecten?

Moeilijk

1 2 3 4 5

^Eenvoudig ¹

Wegen de voordelen van het idee op tegenover de nadelen voor de PRU?

Alleen

nadelen

1 2 3 4 5

^Alleen

voordelen

4

Zijn de juiste partijen bij elkaar gebracht om de PPS verder uit te werken?

Verkeerde

partijen

1 2 3 4 5

Goede partijen 2

Zijn de doelen van innovatieproces duidelijk bepaald met alle partijen?

Geen doelen

1 2 3 4 5

Concrete doelen 2

Zijn de doelen meetbaar opgesteld? Vaag

1 2 3 4 5

^Meetbaar ¹

Gewogen score t.b.v. 2

^de

Beslispunt Minimaal 64

Aspecten Score (1 t/m 5) Weegfactor

Beslispunt 3 Business Analyse

Is de verwachting dat er een markt is die groot genoeg is om dit product break-even te vermarkten?

Te klein

1 2 3 4 5

Heel groot 2

(4)

Is er een groep early adopters die het product zullen afnemen? Waarop het product getest kan worden?

Geen groep

1 2 3 4 5

Grote groep 2

Is het rapport gebaseerd op betrouwbare bronnen?

Onbetrouw-

baar

1 2 3 4 5

Betrouwbaar 3 Kan de politie doen wat er van hen

gevraagd wordt in het concept?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ³

Valt het concept nog steeds buiten de kerntaken van de politie?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ³

Moeten er voor het product nog bepaalde technologieën worden ontwikkeld?

Veel

1 2 3 4 5

^Geen ²

Zitten de verschillende partijen in de samenwerking op één lijn?

Niemand

1 2 3 4 5

Alle partijen 2

Zijn er duidelijk afspraken gemaakt op schrift?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Is de kosten-baten analyse voor de politie positief of negatief?

Negatief

1 2 3 4 5

^Positief ³

Is er genoeg inzet van de andere partijen in de samenwerking?

Weinig inzet

1 2 3 4 5

Veel inzet 3

Zijn er duidelijke randvoorwaarden opgesteld voor de ontwikkeling?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ³

Zijn er budgettaire afspraken gemaakt over wie welke kosten gaat dragen bij de ontwikkeling?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Heeft het product groeipotentie voor de toekomst?

Weinig

1 2 3 4 5

^Veel ¹

Gewogen score t.b.v. 3

^de

Beslispunt Minimaal 93

Aspecten Score (1 t/m 5) Weegfactor

Beslispunt 4 Ontwikkeling

Hoe groot zijn de gevolgen voor de procedures voor de PRU?

Groot

1 2 3 4 5

^Klein ³

Blijft de taak van de politie beperkt tot de kerntaken?

Veel andere taken

1 2 3 4 5

^Alleen

kerntaken

2

Is het productontwikkeld zodat aan de markt verwachting wordt voldaan?

Andere uitkomsten

1 2 3 4 5

Voldaan aan verwachting

2

Kan de politie doen wat er van hen gevraagd wordt in het concept?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ³

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ³

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Niemand

1 2 3 4 5

Alle partijen 2

Negatief

1 2 3 4 5

^Positief ⁴

Geen

1 2 3 4 5

^Veel ²

Gewogen score t.b.v. 4

^de

Beslispunt Minimaal 86

Aspecten Score (1 t/m 5) Weegfactor

(5)

Beslispunt 5 Testen

Voldeed het resultaat aan de verwachtingen van de test?

Geen van

de aspecten

1 2 3 4 5

^{In alle}

opzichten

4

Is het marketingplan voldoende uitgewerkt?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Is het product af om geïmplementeerd te worden aan de hand van de gemaakte plannen?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ⁴

Gewogen score t.b.v. 5

^de

beslispunt Minimaal 39

Aspecten Score (1 t/m 5) Weegfactor

Beslispunt 6 Implementatie

Is er besloten wat er gebeurt met het project (stop gezet of geborgd)?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ¹

Is er een afrondingsplan (borging of stopzetting)?

Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Is er een evaluatierapport? Nee

1 2 3 4 5

^Ja ²

Gewogen score t.b.v. 6

^de

Beslispunt Minimaal 18

(6)

Bijlage 4 Testen

Er zijn in twee etappes testen uitgevoerd. Aan de hand van de eerste twee cases is bepaald wat de weegfactoren en minimale scores (Z) waren van de verschillende aspecten. Dit waren het VIP/Birmingham innovatieproces en het SVU innovatieproces. Hieruit bleek dat de

scoreschaal van 1 tot en met 7 te veel variabelen had, waardoor er geen echt verschil werd gemaakt tussen 5-6 en 2-3. Na deze test is er dan ook voor gekozen om de scoreschaal terug te brengen naar 5.

De tweede etappe van de tests waren andere projecten in de veiligheidszorg waarin een begeleider had meegewerkt of bij betrokken was of is. De testcases liepen vast op

verschillende beslispunten vast. Na te analyseren op welke punten het project te kort schoot

werd aangenomen dat het instrument de verschillende case stopte in de goede fasen. Het

instrument werd goedgekeurd om te verwerken.

(7)

Bijlage 5 Folder

Innovatie in publiekprivate samenwerking

een instrument voor de politie

Edwin Tersteeg januari 2005 Politie Utrecht

Idee

Dienst

Product

(8)

Inleiding

In de periode mei 2004 tot en met januari 2005 is er een afstudeeronderzoek uitgevoerd bij de Politie Utrecht. Het doel van het onderzoek was een instrument te ontwerpen dat behulpzaam is bij het ontwikkelen van producten en diensten in de veiligheidszorg in publiekprivate samenwerking.

Het instrument dat ontworpen is bestaat uit 7 fasen met daaraan 6 beslispunten gekoppeld. Er is gekozen voor een fasen model, omdat dit duidelijk maakt in welke volgorde de aspecten aangepakt kunnen worden. Na de eerste zes fasen komt er een beslispunt waarop verschillende aspecten wordt beoordeeld of een innovatieproces/-project door mag naar de volgende fase.

In de volgende 7 hoofdstukken worden de zeven fase behandelt met de daaraan gekoppelde beslispunt. De aspecten worden ook gelijk schematisch weergegeven zodat het ook duidelijk wordt welke aspecten belangrijk zijn. Voor het beoordelend personen biedt dit instrument een leidraad om projecten rationeel te beoordelen.

Er is bij elke fase een tabel toegevoegd waarop de score bepaald kan worden. Het tabel ziet er als volgt uit:

Aspecten Score Weegfactor

Beslispunt X

1. aspect 1 minimum 1 2 3 4 5 maximum Y N. aspect N minimum 1 2 3 4 5 maximum Y Oordeel beslispunt X Z=1S*1Y

+NS*NY

Minimaal Z

(9)

In het scoreformulier is ervoor gekozen om de verschillende aspecten apart te laten beoordelen, om een zo objectief mogelijk beeld te krijgen. Wanneer de verschillende aspecten beoordeeld zijn, worden ze vermenigvuldigd met de weegfactor, waardoor er een gewogen score ontstaat en er een beslissing kan worden genomen als de minimale score Z wel of niet gehaald is.

Fase 1 Idee Generatie / Ontdekking

De nadruk bij dit beslispunt ligt bij het bekijken of het idee binnen de strategie van de politie past. Dit is belangrijk om een fit te hebben met de andere processen binnen de Politie Utrecht.

In publiekprivate samenwerking is het belangrijk dat verschillende partijen belangen hebben bij het project, waardoor de partijen betrokken worden bij het project. In de veiligheidszorg wordt er van de gemeente verwacht dat men de regie rol pakt in de processen, zoals bepaald is in het landelijk beleid.

Een ander belangrijk aspect is of de politie voordeel heeft bij het project. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met het feit dat sommige projecten ook het voordeel kunnen hebben wisselgeld op te leveren voor andere projecten. Het voordeel moet hier dus ruim bekeken worden en niet alleen naar de uitkomsten van dit project.

Als eerste punt in het instrument wordt gekeken of het

idee binnen de kerntaken van de politie valt. Wanneer dit

binnen de kerntaken van de politie valt moet er een ander

ontwikkel traject worden ingezet. Het ligt dan voor de

hand om de ontwikkeling binnen de politie organisatie te

houden.

(10)

Aspecten Score (1 t/m 5) Factor Beslispunt 1 Idee generatie / ontdekking

Valt het idee binnen de kerntaken (strategie) van de politie?

Ja 1 2 3 4 5 Nee 3

Is er de verwachting dat de gemeente geïnteresseerd in het idee?

Geen interesse

1 2 3 4 5 Veel interesse

1

Zijn er verwachtingen dat de ondernemers geïnteresseerd in het idee?

Geen interesse

2

Zijn er verwachtingen dat de instellingen geïnteresseerd in het probleem?

Geen interesse

1

Heeft de politie voordeel van het idee?

Geen voordeel

1 2 3 4 5 Veel Voordeel

4

Oordeel. 1^ste Beslispunt Minimaal 32

Fase 2 Scannen

In de tweede fase wordt er ook gekeken naar de verwachting of de voor ogen staande publiekprivate samenwerking het idee wel kan ontwikkelen en uitvoeren. Om een verwachting te kunnen uitspreken moeten experts geraadpleegd worden, zodat er globaal beoordeeld kan worden of een idee technisch en organisatorisch mogelijk is.

Het tweede onderwerp is het bekijken van andere projecten binnen en buiten de politie. Het heeft geen zin om twee keer het wiel uit te vinden.

Er moet een kosten- en batenanalyse worden gemaakt

voor de politie zelf. Het idee moet voor de politie meer

voordelen hebben dan nadelen. Er moet dus tegenover

(11)

elkaar zijn gezet wat de verwachte voordelen zijn en wat de verwachte nadelen.

Belangrijk in deze fase is de keuze van de stakeholders in dit project en dus welke partijen er in de samenwerking betrokken worden. Er zijn verschillende instrumenten om dit te kunnen bepalen (bijvoorbeeld van Vos en Achterkamp).

Wanneer de deelnemende partijen bij elkaar zijn gebracht, moeten de doelen van de verschillende partijen in de samenwerking duidelijk worden en moet er gekeken worden of dit daarna samengebracht kan worden in een gezamenlijk doel. Het is essentieel om de verschillende doelen te weten van de partijen, want daardoor ontstaat er onderling vertrouwen.

Aspecten Score (1 t/m 5) Factor

Beslispunt 2 Scannen

Is het globaal bekeken technisch mogelijk om het idee te realiseren?

Moeilijk 1 2 3 4 5 Eenvoud ig

3

Is het globaal bekeken

organisatorisch mogelijk om het idee te realiseren?

3

Is de Politie Utrecht al bezig met dit onderwerp / idee?

Veel projecten

1 2 3 4 5 Geen projecten

1

Zijn er andere partijen al bezig met dit onderwerp / idee?

Veel projecten

1 2 3 4 5 Geen projecten

1

Zitten er partijen in de samenwerking die de klanten vertegenwoordigen?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Hebben de vertegenwoordigers Klein 1 2 3 4 5 Groot 2

(12)

een grote achterban of een groot netwerk?

Kan het idee verwerkt worden in al lopende projecten?

1

Wegen de voordelen van het idee op tegenover de nadelen voor de PRU?

Alleen nadelen

1 2 3 4 5 Alleen voordele

n 4

Zijn de juiste partijen bij elkaar gebracht om de PPS verder uit te werken?

Verkeerd e partijen

1 2 3 4 5 Goede partijen

2

Zijn de doelen van

innovatieproces duidelijk bepaald met alle partijen?

Geen doelen

1 2 3 4 5 Concrete doelen

2

Zijn de doelen meetbaar opgesteld?

Vaag 1 2 3 4 5 Meetbaar 1

Oordeel. 2^de Beslispunt Minimaal 64

Fase 3 Business Analyse

In deze fase wordt er gekeken naar twee gebieden: de markt en het product. Er wordt hier ingeschat in hoeverre er een markt is voor dit product en wat de verwachte ontwikkelingen zijn op deze markt met dit product.

Daarnaast moeten er technische aspecten worden opgesteld waarbinnen de ontwikkeling moet blijven en worden de mogelijke leveranciers in beeld gebracht.

Hieruit kan geconcludeerd worden welke en hoeveel risico’s de ontwikkeling met zich mee zal brengen.

Belangrijk dat er ook goed naar de risico’s van de politie

wordt gekeken. Het proces moet toegevoegde waarde

blijven behouden voor de organisatie, wanneer dit niet

meer aanwezig is, zal de politie uit het proces moeten

stappen. Wanneer dit mogelijk is zonder afspraken te

breken.

(13)

Aspecten Score (1 t/m 5) Factor Beslispunt 3 Business Analyse

Is de verwachting dat er een markt is die groot genoeg is om dit product break-even te vermarkten?

Heel klein

1 2 3 4 5 Heel groot

2

Is er een groep early adopters die het product zullen afnemen?

Waarop het product getest kan worden?

Geen groep

1 2 3 4 5 Grote groep

2

Is het rapport gebaseerd op betrouwbare bronnen?

Onbe- trouw- baar

1 2 3 4 5 Betrouw- baar

3

Kan de politie doen wat er van hen gevraagd wordt in het concept?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 3

Moeten er voor het product nog bepaalde technologieën worden ontwikkeld?

Veel 1 2 3 4 5 Geen 2

Niemand 1 2 3 4 5 Alle partijen

2

Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Negatief 1 2 3 4 5 Positief 3

Weinig inzet

1 2 3 4 5 Veel inzet

3

Zijn er duidelijke

randvoorwaarden opgesteld voor de ontwikkeling?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 3

Zijn er budgettaire afspraken gemaakt over wie welke kosten gaat dragen bij de ontwikkeling?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Heeft het product groeipotentie voor de toekomst?

Weinig 1 2 3 4 5 Veel 1

(14)

Oordeel 3^de Beslispunt Minimaal 93

Fase 4 Ontwikkeling

In fase 4 ontwikkeling ligt de nadruk op het behalen van de doelstellingen binnen de gestelde randvoorwaarden.

Wanneer er (in overleg) af is geweken van de randvoorwaarden moet er opnieuw worden gekeken naar de marktpotentie (beslispunt 3), en moet het idee weer langs het beslispunt komen voordat het mag gaan ontwikkelen. In veel gevallen zal een proces af en toe een stap terug moeten zetten, dit komt door de onvoorspelbaarheid van ontwikkelprocessen en ontwikkelingen rondom innovatieprojecten. Dit moet niet als negatief gezien worden, want door te verfijnen ontstaat er een goed eindproduct. Belangrijk is wel dat er niet te vaak een stap terug wordt gezet. Er zijn altijd punten die beter kunnen, wanneer er binnen de randvoorwaarden wordt gebleven moet men proberen door te zetten.

Beslispunt 4 Ontwikkeling Hoe groot zijn de gevolgen voor de procedures voor de PRU?

Groot 1 2 3 4 5 Klein 3

Blijft de taak van de politie beperkt tot de kerntaken?

Veel andere taken

1 2 3 4 5 Alleen kerntaken

2

Is het productontwikkeld zodat aan de markt verwachting wordt voldaan?

Andere uitkomsten

1 2 3 4 5 Voldaan aan ver-

wacht- ing

2

Kan de politie doen wat er van hen Nee 1 2 3 4 5 Ja 3

(15)

Nee 1 2 3 4 5 Ja 3

Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Nie- mand

1 2 3 4 5 Alle partijen

2

Negatief 1 2 3 4 5 Positief 4

Geen 1 2 3 4 5 Veel 2

Gewogen score t.b.v. 4^de Beslispunt Minimaal 86

Fase 5 Testen

In deze fase is het product getest (zover nodig). Er kan gekozen worden om de test fase over te slaan en in dit beslispunt alleen het marketingplan en implementatieplan te beoordelen. Het marketingplan moet voldoen aan de gestelde verschillende eisen van de partijen. Er kan gekozen worden voor een simpel marketingplan, met daarin de doelgroep benoemd, de benadering van de doelgroep en het distributiekanaal. Ook kan er gekozen worden voor een uitgebreid marketingplan met verschillende media en ver in de toekomst geplande acties, dit zal verschillen per product.

Het is van belang dat er een implementatieplan is uitgewerkt, om het product goed op de markt te brengen en dat houdt meer in dan een marketingplan. Er moeten in veel gevallen veel dingen buiten de marketingactiviteiten om worden geregeld.

Wanneer er wel een test is uitgevoerd, wordt in de test

beoordeeld of het product aan de verwachtingen voldoet

(doelen moeten van tevoren in meetbare begrippen

beschreven zijn) en of het product rendabel

(16)

geïntroduceerd kan worden. Daarnaast wordt er ook een marketingplan en implementatieplan uitgewerkt.

Beslispunt 5 Testen Voldeed het resultaat aan de verwachtingen van de test?

Geen van de aspecten

1 2 3 4 5 In alle opzichten

4

Is het marketingplan voldoende uitgewerkt?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Is het product af om

geïmplementeerd te worden aan de hand van de gemaakte plannen?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 4

Gewogen score t.b.v. 5^de beslispunt Minimaal 39

Fase 6 Implementatie

In de zesde fase van het innovatieproces is fase implementatie. Er wordt beoordeeld of het product naar behoren is geïmplementeerd en of er nog aanpassingen nodig zijn. Wanneer dit nodig is moet men terug gaan naar beslispunt 4 ontwikkeling om de beslissingen opnieuw te beoordelen.

Als het product naar behoren is geïntroduceerd, moet er

gekeken worden of het product geborgd moet worden in

een organisatie of stop gezet moet worden. Voor de

borging wordt een plan geschreven zodat men dit kan

overhevelen naar de gewone organisatie en daarna wordt

een evaluatierapport geschreven, zodat bij nieuwe

ontwikkelprocessen geleerd kan worden van de ervaring

van dit project. Bij het schrijven van het borgingsplan

moet er genoeg invloed worden gegeven aan de

betrokkenen in dit proces. Wanneer er zonder enig

(17)

afdeling zal dit zeker tegen grote drempels aanlopen. Het is van het soort innovatie en afdeling afhankelijk wat voor een borgingsproces er aangehouden moet worden.

Wanneer het project gestopt gezet wordt, wordt er alleen een evaluatie rapport geschreven. In dit rapport wordt duidelijk wat de reden was van stopzetten, de financiële kant van project en proces van het project. Belangrijk is om goed duidelijk te maken wat de knelpunten waren, maar ook de gangmakers zodat bij volgende projecten niet tegen dezelfde knelpunten wordt aangelopen.

Beslispunt 6 Implementatie

Is er besloten wat er gebeurt met het project (stop gezet of geborgd)?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 1

Is er een afrondingsplan (borging of stopzetting)?

Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Is er een evaluatierapport? Nee 1 2 3 4 5 Ja 2

Oordeel 6^de Beslispunt Minimaal 18

Fase 7 Stoppen / Borgen

In de laatste fase wordt het afrondingsplan uitgevoerd en kan het proces afgesloten worden.

Gevaren van Stage-Gate model

Een gevaar is dat de beslissers het niet durven om projecten stop te zetten. Er wordt te snel gedacht dat een proces door moet gaan omdat een klantengroep dat zegt.