Welke kennis is handig/ nodig voor de realisatie van de strategie? 11

(1)

1.1 Bijlage 1: Interview management Vragen management

Inleiding

Doel gesprek aangeven (informatievoorziening, strategische informatie, proces) Beschikbare tijd

Rol management aangeven: de betrokkenheid van het management is belangrijk (doelstelling die energie opwekt)

Bedrijfsstrategie geldt als uitgangspunt

Informatievoorziening

1. Wat is jou visie op de rol van informatievoorziening?

2. Hoe zie je de rol van informatievoorziening bij de toekomstige bedrijfsvoering?

3. Welke eisen willen jullie stellen aan de kwaliteit en efficiency van de informatievoorziening?

4. Wat zijn de doelstellingen?

5. Wat denk je met dit onderzoek te kunnen bereiken?

6. Wat is het belang?

7. Randvoorwaarden?

8.Prioriteiten?

Strategische informatie

9. Hoe kan informatie/ kennis waarde toevoegen aan de business strategie?

10. Welke kennis is handig/ nodig voor de realisatie van de strategie?

11. Wat zijn de mogelijkheden van informatievoorziening om een voorsprong op de

(2)

2 13. Voorbeelden van strategische informatie welke belangrijk?

• Relevante veranderingen in de markt waarnemen en deze omzetten in strategische opties, bijv. door het zoeken naar trends of vraagveranderingen.

• Concurrenten in de gaten houden, bijv. door het leren van hun fouten en succes.

• New businesses opzetten, bijv. door informatie te verzamelen over de kansen van productinnovaties.

• ‘Traditionele’ gegevensverzameling over onder andere producten, markten, technologieen en concurrenten gestructureerd opzetten en uitvoeren.

• Nieuwe niches ontdekken

• Blinde vlekken in de huidige manier van zakendoen blootleggen.

• Systematisch gegevens verzamelen over en daarmee anticiperen op overheidsmaatregelen.

• Algemene omgevingstrends signaleren, zoals macro-economische, demografische en ecologische ontwikkelingen.

14. Wat zijn de succesbepalende werkgebieden de komende jaren?

15. Welke gebieden kunnen wat betreft de bedrijfsvoering verbeterd worden door middel van informatievoorziening?

16. Hoe wordt de huidige informatie goed gebruikt?

17. Wordt er voldoende kennis met elkaar gedeeld?

Proces

18. Welke processtappen worden er genomen?

19. In welke mate voldoen bestaande processen aan de eisen die voortvloeien uit de gewenste strategische positie?

20. Welke kennis is voor iedere processtap nodig?

21. Welke eisen worden aan mens en organisatie per processtap gesteld?

22. Welke it per processtap ter beschikking moet worden gesteld?

23. Welke uitdagendheid/ kwaliteit van de werkzaamheden wil men realiseren?

(3)

Vragen middenkader

Wordt de huidige informatie goed gebruikt?

Wordt kennis voldoende gedeeld?

Hoe houdt je je kennisleverancier bereid tot het blijven leveren van informatie?

Hoe kom je aan informatie?

Aan wie vraag je het?

Is het duidelijk, gelijk de juiste informatie?

Hoe zorg je ervoor dat je collega’s op de hoogte raken?

Wat doe je met de informatie die je binnen krijgt?

Wat doe je met strategische informatie en concurrentie informatie, sla je dat op?

Welke processtappen worden er genomen?

Welke kennis is per processtap nodig?

(4)

4 1.2 Bijlage 2: brainstorm projectcoördinatoren en commercieel assistenten Als uitgangspunt voor deze brainstorm is het processchema van bijlage 3. genomen.

Wat vinden jullie van de informatievoorziening van Cluster?

Per processtap:

Wat voor informatie ontvang je?

Van wie krijg je het en op welke manier (kanaal)?

Is de informatie altijd duidelijk?

Gebruik je alle informatie die je ontvangt?

Hoe deel je deze informatie met collega’s?

Welke informatie is per processtap nodig? (informatie behoefte)?

Algemeen

Andere manieren om de informatievoorziening te verbeteren? (bijv. HUO, Intranet)

(5)

Invulschema brainstorm

Processtap Soort informatie Van wie? Kanaal Duidelijk? Wordt het gebruikt?

(6)

(7)

1.3 Bijlage 3: informatiebehoefte

Functie eenheid gebied Informatiebehoefte

Com m ercieel producten andere units

assistenten m ededelingen m anagem ent

notulen weekly actueler intranet

Pc's m oeten m eer inform atie opslaan wachtdagen inform atie

ca inform atie

handleiding system en

waar kan je welke inform atie halen wat gebeurt er binnen het MT?

Sam engev atte inform atie vestigingsm anagers overleg Stand v an zaken, hoe staat de organisatie ervoor?

Hoe doen onze concurrenten het?

Marktinform atie om inform atie aan klant te gev en Klanttev redenheid

MIS zegt niets ov er hoe we het doen tov concurrenten

Projectcoordinatoren Concurrentiepositie W at doet de concurrent anders dan wij?

Hoe ziet dienstenpakket concurrentie eruit?

W aarin zijn wij beter dan de concurrentie?

Hoe zien contracten e.d. v an concurrenten eruit?

Juridisch Flexwet

Ontslag Uitkeringen Ziekenfonds Spaarloonregeling

Klanten/ technici waarom zou de klant zaken m et Innotiv doen?

Procedure v oor inform atievoorziening naar klanten Krantenartikelen ov er opdrachtgev ers

Zwarte lijst technici Registratie ziekteverloop

Goede bezoek en intakev erslagen

Com m ercieel Sam env attingen/ erv aringen Door, Puppytrainingen Uitwisselen erv aringen problem en

Kostprijsonderbouwing

Onderbouwing onze contracten

Procedure projectdeling andere vestigingen/ units Actuele vacaturelijsten

O m gev ing Conjuncturele trends Arbeidsm arkt Marktinform atie Vestigingsm anagers extra regionale m arkttrends

regionale concurrenten

gegev ens v erzam elen over: producten, m arkten, technologieen, concurrenten

(8)

8 1.4 Bijlage 4: Instrumenten voor onzekerheidsreductie

Inflexibele instrumenten Flexibele instrumenten

Intra-

organisationeel - Verticale informatiesystemen - Laterale besluitvormings- relaties

Verhogen informatieverwerkende capaciteit

Extra- organisationeel

- Uitbreiden van de taakomgeving

- Coöptatie

- Samenwerkingsrelaties met andere organisaties

Intra- organisationeel

- Vooruitzien, plannen - Vormen van autonome

taakgroepen

- Integrale kwaliteitszorg

- Speling (slack) - Nivellering

Het verminderen van de informatiebehoefte

- Prestige verwerving - Machtsuitoefening

- Ontwikkelen alternatieven - Gezamenlijke

benutting van de omgeving

(9)

1.5 Bijlage 5: instrumenten ter bevordering van flexibiliteit

- Verbijzonderen naar dienst - Decentralisatie

- Alleen formalisatie met algemene richtlijnen

- Geringe standaardisatie van werkprocessen; wel

standaardisatie van onderdelen - Gering aantal hiërarchische

niveaus

- Investeren in flexibele decentrale verticale informatiesystemen

- Projectmatig werken - Horizontale en laterale

besluitvormings- relaties

- Opleiding gericht op verandering en innovatie

Instrumenten ter bevordering van de operationele flexibiliteit

- Uitbreiden van de taakomgeving

- Interorganisationele informatienetwerken

- Verbijzonderen naar dienst - Vormen van autonome

taakgroepen

- Decentralisatie van operationele beslissingen - Centralisatie van strategische

beslissingen - Afschaffen lijn-

staforganisatie; vervangen door probleemgerichte teams - Geen formalisatie en

standaardisatie

- Speling (slack) - Planning op zeer korte

termijn

- Persoonsgerichte opleiding, vormen van

‘generalisten’

- Decentrale informatieregie;

centraal struren op resultaat

- Open en informele communicatie

er bevordering van de strategische flexibiliteit

(10)

10 1.6 Bijlage 6: Instrumenten ter bevordering van de efficiency en kwaliteit

Bevorderen efficiency

- Verbijzonderen naar dienst - Decentralisatie

- Lijn- staforganisatie - Verminderen aantal

hiërarchische lagen

- Hoge graad van formalisatie - Hoge graad van

standaardisatie - Invoeren

kantoorautomatisering

- Horizontale en laterale relaties beperken

- Taakgerichte opleiding (specialismen)

- Verbijzonderen naar doelgroep

- Stafbureaus - Marketingafdeling - Investeren in extern gerichte

(marketing)

informatiesystemen - Decentralisatie

- Planning en precoördinatie

- Klanteninformatie bij alle afdelingen

- In onderling overleg strategische en tactische besluiten nemen

- Instellen kwaliteitskringen - Opleiding en vorming op

het gebied van klantgerichtheid en kwaliteitszorg

Bevorderen kwaliteit dienstverlening

- Investeren in interorganisationele informatienetwerken met belangrijke externe organisaties

- Coöptatie

- Samenwerkingscombinaties met andere organisaties - Sluiten van contracten