Verbeterplan implementatie VTH-kwaliteitscriteria

(1)

Verbeterplan implementatie

VTH-kwaliteitscriteria

(2)

O PLEGNOTITIE

K

WALITEITSCRITERIA ALS BASIS VOOR EEN VERBETERDE UITVOERING VAN

VTH-

^TAKEN

Voor een goede uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zijn door VNG, IPO en het Rijk landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. Met deze

‘kwaliteitscriteria 2.1’ wordt beoogd de uitvoering van VTH-taken eenduidiger, transparanter en voorspelbaarder te maken. De kwaliteitscriteria hebben zowel betrekking op de kwaliteit van de organisatie als de kwaliteit van de medewerkers. Voor de organisatie betekent dit dat er een sluitende beleidscyclus is, er een inhoudelijke ondergrens is voor de kwaliteit van de beoordeling en dat de taken belegd worden bij organisaties die continuïteit in de uitvoering kunnen garanderen. Op medewerkersniveau betekent dit dat voldoende deskundigheid en ‘vlieguren’ (=

frequente uitvoering) gevraagd wordt om taken adequaat uit te kunnen voeren. De kwaliteitscriteria maken hiermee inzichtelijk welke kwaliteit burgers, bedrijven en instellingen, maar ook overheden onderling en als opdrachtgevers, mogen verwachten bij de uitvoering van de VTH-taken.

P

LANNING VAN EEN TWEEJARIG VERBETERPROCES

VTH: S

TAPSGEWIJS VERBETEREN

Voor een zorgvuldige implementatie en borging van deze kwaliteitscriteria is begin 2013 een landelijk implementatietraject gestart, dat doorloopt tot begin 2015. Het traject is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Het is afgestemd op de wettelijke verankering van de kwaliteitscriteria in de wet VTH, op basis waarvan de Wabo wordt gewijzigd. De verwachting is dat de kwaliteitscriteria in de loop van 2015 wettelijk worden verankerd.

Doelstelling is dat bevoegde gezagen aan het einde van dit implementatietraject voldoen aan de kwaliteitseisen en ervoor zorgen dat de kwaliteit ook geborgd wordt.

Het implementatietraject kent de volgende fasering:

In de eerste fase is een startmeting uitgevoerd door de inzet van de zelfevaluatietool.

De uitkomsten van deze startmeting geven inzicht hoe onze organisatie zich (in samenwerking met de FUMO en overige partners) verhoudt tot de kwaliteitscriteria.

Met de resultaten zijn verbeterpunten geïdentificeerd waarmee dit verbeterplan is opgesteld (fase 2). Vooruitlopend op ontwikkelingen binnen de FUMO start Schiermonnikoog zelf een verbetertraject, waarbij lopende dit traject op onderdelen kan worden aangehaakt op initiatieven die binnen de FUMO worden ontplooid en waarbij er voor Waddeneiland specifieke knelpunten gezocht wordt naar specifieke en mogelijk alternatieve oplossingen (fase 3). In het najaar van 2014 zal door middel van een eindmeting worden bepaald of wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria (fase 4).

Vanaf 2015 vindt kwaliteitsborging plaats (fase 5).

(3)

H

OOFDLIJNEN VAN HET VERBETERPLAN

VTH

In dit verbeterplan zijn maatregelen geformuleerd die redelijkerwijs waarborgen dat de uitvoering van de VTH-taken per 1 januari 2015 aan het vereiste kwaliteitsniveau voldoet. Per verbeterpunt is een analyse gemaakt en uitgewerkt welke verbeteractie(s) wij uitvoeren. Op basis van de zelfevaluatie zijn de volgende verbeteracties gegenereerd (hoofdlijn):

• De FUMO is aan zet om te voldoen aan de kwaliteitscriteria voor de door hun te leveren diensten. Door kennis en expertise van de FUMO in te zetten, kan aan de kwaliteitscriteria worden voldaan. Onze organisatie kan niet zelfstandig aan alle kwaliteitscriteria voldoen. Voor basis⁺ taken (aantal generalistische en specialistische taken) zijn wij daarom al voor 2013 de samenwerking aangegaan met het MAD (thans FUMO). In 2014 krijgt deze samenwerking een meer gedetailleerder en constructievere vorm.

• Naast het basistakenpakket⁺ dat momenteel in FUMO verband wordt uitgevoerd, moet vanaf 2015 ook op onderdelen van de specialistische deskundigheidsgebieden bouwen en RO worden samenwerkt. De bestaande samenwerking hieromtrent met externe partijen wordt deels tot en met april 2014 gefaciliteerd door de FUMO. Wij mogen echter ook een andere structurele samenwerkingsrelatie aangaan;

bijvoorbeeld met één of meerdere gemeenten binnen onze regio of in Waddeneilanden-verband. Voorwaarde is wel dat wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria. Echter, vanwege de FUMO-vormgeving en vanwege de filosofie van de Wabo (één loketgedachte), ligt het voor de hand om aan te sluiten bij de faciliteiten van de FUMO. Medio 2014 nemen wij een besluit over de samenwerkingsvorm binnen de deskundigheidsgebieden bouwen en RO.

• De kwaliteitscriteria bevatten belangrijke voorwaarden ten aanzien van opleiding en kennis. Voor alle betrokken Wabo-medewerkers wordt middels een individueel

‘Ervaringsprofiel’ (EVP) en ‘erkenning verworven competenties’ (EVC) vastgelegd in hoeverre zij op hun vakgebied voldoen aan deze kwaliteitseisen. In afstemming met betrokken medewerkers en de FUMO en andere samenwerkingspartners (DDFK, VAST,..) bepalen wij hoe deze medewerkers worden ingezet.

• Wij willen de taakuitvoering VTH verder (laten) professionaliseren. Hiervoor zijn in dit verbeterplan concrete verbeterpunten opgesteld, die op de belangrijkste onderdelen de basis vormen voor verbeteringen van onze proceskwaliteit. De proceskwaliteit wordt daarnaast samen met samenwerkingspartners verder vorm gegeven.

(4)

V ERBETERPLAN VTH

IMPLEMENTATIETRAJECT VTH-KWALITEITSCRITERIA

In opdracht van:

Gemeente Schiermonnikoog Postbus 20

9166 ZP SCHIERMONNIKOOG

Uitgevoerd door:

Respec Safety & Environment Consultancy Vrijheidslaan 12

7876 GK VALTHERMOND

Tel: 06- 54 72 89 61 E-mail: info@respec.nl

Versie: 1.2

Datum: 17 maart 2014 Contactpersoon: Johan Koerts

(5)

I NHOUD

Oplegnotitie 2

Verbeterplan VTH 4

Inhoud 5

1 Resultaten zelfevaluatie 6

1.1 Inleiding ... 6

1.2 Evaluatie van de criteria voor kritieke massa ... 7

1.2.1 Conclusie evaluatie criteria voor kritieke massa ... 9

1.3 Evaluatie van de procescriteria ... 10

1.3.1 Conclusies evaluatie procescriteria ... 12

2 Verbetertraject 13 2.1 Samenwerking met overheidspartners ... 13

2.2 Gemeente Schiermonnikoog ... 13

2.2.1 Verbeterpunten op basis van de kritieke massa criteria ... 13

2.2.2 Verbeterpunten op basis van de procescriteria ... 14

3 Borging 18

4 Besluitvorming en communicatie 19

Bijlage 1: Planning verbeterpunten 20

(6)

1 R ESULTATEN ZELFEVALUATIE

1.1 I

N LEIDIN G

In de periode april tot en met mei 2013 is een zelfevaluatie uitgevoerd naar de kwaliteit van uitvoering van de VTH-taken binnen onze gemeente. Hiermee is inzicht ontstaan op welke onderdelen nu al wordt voldaan aan de VTH kwaliteitscriteria 2.1 en op welke onderdelen verbeteringen noodzakelijk zijn. De kwaliteitscriteria hebben betrekking op drie thema’s:

LE E S W I J Z E R

• De evaluatie van de criteria voor kritieke massa is opgenomen in paragraaf 1.2. De procescriteria worden geëvalueerd in paragraaf 1.3, samen met de criteria voor inhoudelijke eisen en prioriteitsstelling.

• De uitkomsten van de zelfevaluatie zijn omvangrijk en daarom samengevat in tabellen. De tabellen geven per onderdeel de totaalscore aan. De toevoeging

‘FUMO’ of ‘MAD’ in de tabel houdt in dat dit onderdeel van de zelfevaluatie is ingevuld door de FUMO.

• De resultaten worden gepresenteerd in verschillende kleuren. De zelfevaluatietool verklaart de kleuren als volgt:

De criteria geven aan welke capaciteit aan kennis en ervaring tenminste in een organisatie aanwezig moeten zijn om de VTH-taken goed uit te voeren.

De criteria bieden kaders voor het kwaliteitssysteem van het bevoegd gezag.

De criteria hebben betrekking op de minimale ondergrens binnen de werkprocessen. Het gaat hier bijvoorbeeld om criteria met betrekking tot de diepgang waarmee vergunning aanvragen worden getoetst.

FIGUUR 1

(7)

1.2 E

V ALU AT IE V AN DE CRIT ERIA V OO R KR IT IEKE MAS S A

Het fundament van kwaliteit is het afleveren van een zo goed mogelijk product.

Hiervoor is vooral vakmanschap nodig. De criteria voor kritieke massa adresseren dit vakmanschap in termen van voldoende opleiding, ervaring, kennis en het onderhouden en borgen daarvan. Organisaties en medewerkers die aan deze criteria voldoen moeten in de kern in staat zijn om producten af te leveren met de gewenste kwaliteit.

De kwaliteitscriteria maken voor wat betreft de kritieke massa criteria onderscheid tussen generieke en specialistische deskundigheden:

• Tot de generieke deskundigheidsgebieden behoren handelingen/activiteiten die een algemeen of generiek karakter hebben. Deze taken kunnen in principe uitgevoerd worden door generalisten zonder expert te zijn op een specifiek aspect.

• Onder de specialistische deskundigheidsgebieden zijn die activiteiten uitgewerkt die een expertmatig karakter hebben. Om deze taken goed uit te kunnen voeren is diepgaande kennis van een bepaald aspect nodig (bijvoorbeeld bij het uitvoeren van geluidsberekeningen). Binnen deze deskundigheidsgebieden wordt accenten gelegd naar de domeinen juridisch, bouwen, milieu en ruimtelijke ordening.

Onze organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria.

Onze organisatie voldoet niet. Criterium is niet van toepassing of toepasbaar; de uitvoering ligt bij een andere overheidspartij.

Onze organisatie voldoet niet. Er worden maatregelen getroffen zodat onze organisatie voor 1-1-2015 voldoet.

Onze organisatie voldoet niet. Voorlopig worden er binnen onze organisatie geen maatregelen getroffen ter verbetering.

Om het vereiste kwaliteitsniveau te halen wordt afstemming gezocht met de FUMO of andere overheid partners.

Groen

Geel

Oranje

Rood

FIGUUR 2

(8)

Code Generieke deskundigheden

FUMO Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Overall

B.1 Casemanagen - Eenvoudig gr gr gr gr gr gr

B.2 Vergunningverlening bouwen en RO - Complex o r gr r gr r

B.3 Vergunningverlening milieu - klasse I Ja ge ge ge ge ge ge

B.4 Toezicht en handhaving bouwen en RO - Complex o r gr r r r

B.5 Toezicht en handhaving milieu - klasse I & II eenvoudig Ja ge ge ge ge ge ge

B.6 Toezicht en handhaving bodem Ja ge ge ge ge ge ge

B.7 Toezicht en handhaving groene wetten r r r r r r

Code Specialistische (accent RO) deskundigheden

B.24 Stedenbouw en inrichting openbare ruimte - Complex o o gr o o o

B.25 Exploitatie en planeconomie o o gr o o o

B.26 Cultuurhistorie o o o o ge o

Code Specialistische (accent milieu) deskundigheden

B.18 Afvalwater (indirecte lozingen) - uitbesteed Ja ge ge ge ge ge ge B.19 Bodem, bouwstoffen en water (uitbesteed) Ja ge ge ge ge ge ge

B.20 Externe veiligheid (uitbesteed) Ja ge ge ge ge ge ge

B.21 Geluid - Complex (uitbesteed) Ja ge ge ge ge ge ge

B.22 Groen en ecologie (uitbesteed) ge ge ge ge ge ge

B.23 Luchtkwaliteit (uitbesteed) Ja ge ge ge ge ge ge

Code Specialistische (accent bouwen) deskundigheden

B.13 Bouwfysica - Complex o r gr r gr r

B.14 Brandveiligheid ge ge ge ge ge ge

B.15 Constructieve veiligheid - Complex o r o r gr r

B.16 Bouwakoestiek - Complex o r o r gr r

B.17 Sloop en asbest o o o o gr o

Code Juridische deskundigheden

B.8 Behandelen juridische aspecten vergunningverlening o r o r gr r

B.9 Behandelen juridische aspecten handhaving o r o r gr r

B.10 Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten o r o r gr r

B.11 Ketentoezicht Ja ge ge ge ge ge ge

B.12 Buitengewone opsporing milieu, welzijn en infrastructuur Ja ge ge ge ge ge ge

TABEL 1

(9)

1.2. 1 C

O N C L U S I E E V A L U A T I E C R I T E R I A V O O R K R I T I E K E M A S S A

Uit de gegevens van tabel 1 blijkt dat wij op een aantal punten voldoen aan de kwaliteitscriteria (groen). Daarnaast wordt op een aantal punten (nog) niet voldaan (oranje/rood) of de criteria is niet van toepassing/toepasbaar (geel). De conclusies zijn op basis van kleur toegelicht:

Dit betekent dat de deskundigheid en/of continuïteit binnen de organisatie wordt gewaarborgd en voldoet aan de kwaliteitscriteria.

Een aantal taken komen binnen onze gemeente niet voor (gezien aard en omvang van de Waddeneiland gemeente) waardoor de genoemde taken niet van toepassing zijn en de kwaliteitseisen niet toepasbaar. Bovendien wordt een aantal taken buiten onze organisatie uitgevoerd, maar voor het eindproduct is onze gemeente wel het bevoegde gezag. Specifiek gaat het om taken die door het MAD (thans FUMO), de regionale brandweer of de Provincie worden uitgevoerd.

Op dit moment is niet in beeld in hoeverre deze organisaties voldoen aan de kwaliteitscriteria. Uitgangspunt is dat ook deze organisaties per 1-1-2015 zelfstandig dienen te voldoen aan de kwaliteitscriteria.

Voor de uitvoering van een groot aantal taken blijkt dat ten tijde van het uitvoeren van de zelfevaluatie niet voldaan wordt aan de eisen ten aanzien van opleiding en kennis.

Van veel medewerkers is b.v. niet duidelijk waar zij ten aanzien van kennis en opleiding precies staan in de kwaliteitscriteria; Daarnaast bestaat er ook geen duidelijk beeld omtrent de inspanning welke geleverd moet worden om in 2015 aan de kwaliteitscriteria te kunnen voldoen.

(10)

1.3 E

V ALU AT IE V AN DE PROCES CRIT ERIA

In de kwaliteitscriteria is veel aandacht besteed aan procesmatig denken en handelen.

Van de betrokken bestuursorganen wordt verwacht dat de onderlinge relaties tussen sturende, primaire en ondersteunende processen helder, bekend en ook aantoonbaar zijn. Dit betekent bijvoorbeeld dat sprake moet zijn van een duidelijke relatie tussen het stellen van doelen, de kennis en het kwaliteitsbewustzijn van medewerkers, een zodanige uitvoering van processen dat deze leiden tot de gewenste producten, het op diverse manieren meten van resultaten en de bijstelling van doelen of het gehanteerde kwaliteitssysteem.

De procescriteria beschrijven de eisen die gesteld worden aan de beleids- en uitvoeringscyclus. Door de criteria te volgen wordt de cyclus gesloten.

Daarbij wordt de BIG-8 gehanteerd. Dit model maakt vanuit een strategisch kader de vertaling naar operationeel beleid ten behoeve van de kwaliteitsborging te samen met een sluitende planning en control cyclus. De eisen die worden gesteld aan een sluitende BIG-8 (zie figuur 4) komen grotendeels overeen met de eisen uit de ISO Norm 9001:2008.

Vanwege verschillen in het operationele beleidskader is er bij het uitvoeren van de zelfevaluatie onderscheid gemaakt tussen vergunningverlening enerzijds en toezicht en handhaving anderzijds. Voor het overige stemmen deze onderdelen overeen.

Uitvoering milieutaken:

Ten aanzien van toezicht en handhaving van de groene wetten wordt in het geheel niet voldaan aan de criteria. Hierbij is het van belang dat er in de toekomst samenwerking wordt gezocht met Provincie, FUMO en/of omringende gemeenten.

Uitvoering juridische taken:

Ten aanzien van nagenoeg alle door de eigen organisatie uitgevoerde juridische taken vormt de frequentie-eis een knelpunt. Hierbij is het ook van belang dat er in de toekomst samenwerking wordt gezocht met de FUMO en/of omringende gemeenten.

Uitvoering bouwtaken:

Ook ten aanzien van nagenoeg alle door de eigen organisatie uitgevoerde bouw taken vormt de frequentie-eis een knelpunt. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de personen die daar uitvoering aan geven tevens bij andere organisaties werken en daar dezelfde taken uitvoeren. Rekening houdend met de feitelijke situatie vormt de ‘frequentie’ dan geen probleem. In dit geval is het wel noodzakelijk om deze kwaliteitseis te borgen zodat veranderingen in de personele bezetting niet leiden tot afwijking van de kwaliteitscriteria.

FIGUUR 3

(11)

Code Procescriteria vergunningverlening

Milieu Bouwen RO Overall

C.1 Rapportage en evaluatie o

C.1.1 Verantwoording van prestaties, mensen en middelen gr o o

C.1.2 Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen van meldingen) gr o o

C.1.3 Vergelijking en auditing gr o o

C.2 Strategisch beleidskader r

C.2.1 Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening r r r

C.3 Operationeel beleidskader o

C.3.1 Strategie en basiswerkwijze vergunningsverlening gr o o

C.3.2 Beleid ruimtelijke ordening t.a.v. vergunningverlening w w o

C.3.3 Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning gr o o

C.4 Planning en control o

C.4.1 Borging personele en financiële middelen o o o

C.4.2 Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving ge o o

C.4.3 Organisatorische condities o o o

C.4.4 Kwaliteitsborging o o o

C.5 Voorbereiden o

C.5.1 Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening ge o o

C.5.2 Interne en externe afstemming ge o o

C.5.3 Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling ge o o

C.6 Uitvoeren o

C.6.1 Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving ge o o

C.7 Monitoren o

C.7.1 Monitoring ge o o

Code Procescriteria toezicht en handhaving

Milieu Bouwen RO Overall

C.1 Rapportage en evaluatie o

C.1.1 Verantwoording van prestaties, mensen en middelen gr o o

C.1.2 Probleemanalyse voor toezicht en handhaving gr o o

C.1.3 Vergelijking en auditing gr o o

C.2 Strategisch beleidskader o

C.2.1 Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving gr o o

C.3 Operationeel beleidskader o

C.3.1 Nalevingsstrategie (of interventiestrategie volgens Programmatisch handhaven) toezicht en handhaving

o o o

C.3.2 Toezichtstrategie gr o o

C.3.3 Sanctiestrategie o o o

C.3.4 Gedoogstrategie o o o

C.4 Planning en control o

C.4.1 Borging personele en financiële middelen o o o

C.4.2 Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving ge o o

C.4.3 Organisatorische condities o o o

C.4.4 Kwaliteitsborging o o o

C.5 Voorbereiden r

C.5.1 Protocollen en werkinstructies voor toezicht en handhaving ge o r

C.5.2 Interne en externe afstemming ge o o

C.5.3 Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling ge o o

C.6 Uitvoeren o

C.6.1 Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving ge o o

C.7 Monitoren o

C.7.1 Monitoring ge o o

Uit bovenstaande tabel 2 blijkt dat wij op een aantal (sub)punten voldoen aan de kwaliteitscriteria. Daarnaast wordt op een groot aantal punten (nog) niet voldaan:

TABEL 2

(12)

1.3. 1 C

O N C L U S I E S E V A L U A T I E P R O C E S C R I T E R I A

Op een groot aantal punten wordt thans niet voldaan aan de procescriteria. Binnen de eigen organisatie worden maatregelen getroffen voor de volgende onderdelen:

• Rapportage en evaluatie

• Strategisch- en operationeel beleidskader

• Planning en Control

• Voorbereiden en Monitoren

Daarnaast wordt niet voldaan aan continue verbetering van de kwaliteit van de uitvoering door inzet van de instrumenten vergelijking en auditing. Voor de inzet van deze instrumenten moet afstemming binnen de FUMO worden gezocht.

In dit hoofdstuk is een aantal verbeterpunten geïdentificeerd. Het volgende hoofdstuk gaat in op het verbetertraject. Uitkomst van dit verbetertraject moet zijn dat begin 2015 wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria.

De meeste milieu gerelateerde procestaken voldoen al aan de kwaliteitscriteria.

Een aantal milieu gerelateerde procestaken was ten tijde van de zelfevaluatie uitbesteed aan het MAD (thans FUMO).

Voor de onderdelen rapportage en evaluatie, strategisch- en operationeel beleidskader, planning en control, voorbereiden en monitoren geldt dat er sprake is van een groot aantal verbeterpunten. Veel van deze onderdelen moeten nader worden uitgewerkt en bestuurlijk worden vastgesteld.

In het opstellen van een strategisch beleidskader voor vergunningverlening kan onze eigen organisatie niet zelfstandig voorzien. Hieromtrent zal afstemming worden gezocht met de FUMO en/of andere overheidspartners.

(13)

2 V ERBETERTRAJECT

Op basis van de resultaten van de zelfevaluatie wordt geconstateerd dat er een aantal acties moet worden ondernomen om uiterlijk begin 2015 te kunnen voldoen aan de VTH-kwaliteitscriteria. Dit hoofdstuk schetst het verbetertraject om hier te komen.

2.1 S

AMEN WERKIN G M E T OV ERHEIDS PA RT N ERS

De noodzakelijke verbeteringen kunnen op verschillende wijzen worden aangepakt. Er kan gekozen worden voor oplossingen op verschillende niveaus. Wij kunnen er voor kiezen om de verbetering in onze eigen organisatie door te voeren (‘zelf doen’), aan te haken bij bestaande of nieuwe samenwerkingsverbanden, de taak onderbrengen bij een regionale uitvoeringsdienst of eventueel kiezen voor uitbesteding.

Een conceptversie van het verbeterplan van de FUMO is nog niet beschikbaar. Naar verwachting wordt het verbeterplan van de FUMO medio 2014 vastgesteld door het bestuur van de FUMO. De verwachting bestaat dat de aangeboden werkzaamheden het gehele VTH-werkveld zal bestrijken. Daartoe zal de FUMO ook een uniforme en heldere basis moeten beschrijven om aan de gestelde procescriteria in de vorm van de BIG 8- kwaliteitscyclus te kunnen voldoen. Voor de gemeente Schiermonnikoog zal de uitkomst daarvan op onderdelen gebruikt kunnen worden om eveneens te voldoen aan de procescriteria.

2.2 G

EMEEN T E

S

CHIE RM ON N IKOOG

De verbeterpunten binnen onze organisatie hebben enerzijds betrekking op kritieke massa-aspecten en anderzijds op aspecten ten aanzien van proceskwaliteit. Deze verbeterpunten worden afzonderlijk behandeld in de volgende twee paragrafen.

2.2. 1 V

E R B E T E R P U N T E N O P B A S I S V A N D E K R I T I E K E M A S S A C R I T E R I A

Voor de uitvoering van een groot aantal taken blijkt dat op dit moment niet voldaan wordt aan de eisen ten aanzien van opleiding en kennis. Voor veel medewerkers is niet duidelijk waar zij ten aanzien van kennis en opleiding precies staan in de kwaliteitscriteria. Hieraan wordt tegemoet gekomen door gerichte inzet van EVP/EVC-trajecten. Met het doorlopen van een individueel EVP/EVC-traject wordt duidelijk waar een medewerker staat en wat iemand eventueel nog bij moet leren om per 2015 een specifieke taak te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt in combinatie met een inventarisatie van de leerbehoefte. Schiermonnikoog zal voor eventuele bijscholing aansluiting zoeken bij haar samenwerkingspartners (waaronder de FUMO). Anderzijds wordt onderzocht en overwogen om de verantwoordelijkheid van alle VTH-taken onder te brengen bij de FUMO.

B.1 t/m B.25 Opleiding en kennis Generieke en specialistische deskundigheid

(14)

In bijlage 1 is een totaaloverzicht opgenomen waaruit blijkt welke taken zelfstandig (gemeente Schiermonnikoog), in samenwerking met de FUMO of in gezamenlijkheid met de (overheid)partners in de regio worden uitgevoerd.

2.2. 2 V

E R B E T E R P U N T E N O P B A S I S V A N D E P R O C E S C R I T E R I A

Naast de criteria voor kritieke massa blijkt dat onze gemeente op een groot aantal punten nog niet voldoet aan de vereisten voor wat betreft procescriteria. Deze criteria bieden kaders voor het kwaliteitssysteem van het bevoegde gezag en bevatten de elementen die minimaal aanwezig moeten zijn. Zij vormen bij een juiste uitwerking een vertaling en concretisering van het ‘BIG-8-model’, waarmee een operationalisering ontstaat naar beleid, een continu leerproces (lerende organisatie) en een sluitende cyclus voor planning en control.

Het aantal verbeterpunten op basis van de procescriteria is zeer uitgebreid. Omwille van de leesbaarheid zijn in de navolgende tabel de hoofdpunten op basis van de BIG-8 opgenomen.

Voor de uitvoering van een groot aantal taken blijkt dat op dit moment ook niet voldaan wordt en zelfstandig niet voldaan kan worden aan de eisen ten aanzien van frequentie en aantal. Dit knelpunt is inherent aan een kleine gemeente die nooit zelfstandig aan deze eisen kan voldoen. In dit kader wordt door de gemeente Schiermonnikoog onderzocht of er met de FUMO en of andere samenwerkende overheidspartners overeenkomsten gesloten kunnen worden voor ‘backup/achtervang/supervisor’ zodat daarmee in gezamenlijkheid aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan. Anderzijds is dit knelpunt niet aan de orde indien er voor wordt gekozen om alle VTH-taken bij de FUMO onder te brengen.

B.1 t/m B.25 Frequentie en aantal Generieke en specialistische deskundigheid

Toezicht en handhaving van de groene wetten (waaronder de Flora- en faunawet en de Natuurbeschermingswet) maakt onderdeel uit van de kwaliteitscriteria. Binnen onze gemeente wordt er niet specifiek en gericht toezicht gehouden op naleving van de groene wetten omdat dit, ondanks de gemeentelijke bevoegdheid, in provinciaal verband wordt uitgevoerd.

Bovendien heeft de gemeente geen BOA’s in dienst. Deze uitvoering is op het eiland bij de politie ondergebracht. In de loop van 2015 wordt duidelijk welke taken hieromtrent door de provincie, FUMO en/of de politie worden uitgevoerd.

B.7 Toezicht en handhaving groene wetten Generieke deskundigheid

Op basis van de kwaliteitscriteria moet de uitvoeringsorganisatie beschikken over ten minste twee medewerkers. Om te kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria, wordt deze taak vrijwillig ondergebracht binnen de FUMO of wordt voor uitvoering van deze taak structurele samenwerking gezocht binnen een kleinere regio, bijvoorbeeld binnen de regiogemeenten. Ook is het mogelijk dat op onderdelen activiteiten waar nodig worden uitbesteed aan een marktpartij (HUS & Hiem / RCE). In het laatste geval zullen protocollen worden vastgesteld ter borging van de gewenste kwaliteit.

B.26 Cultuurhistorie Specialistische deskundigheid – accent RO

(15)

BIG-8 element

Onderdeel Einddoel

Rapportage en evaluatie (C1)

Verantwoording van prestaties, mensen en middelen

Wij hebben een systematiek ontwikkeld voor het intern en extern afleggen van verantwoording over het proces van vergunningverlening (inclusief meldingen) en over het proces van toezicht en handhaving, de resultaten en effecten hiervan.

Probleemanalyse voor vergunningverlening

Wij handelen op basis van een bestuurlijk vast te stellen probleemanalyse voor vergunningverlening en het afhandelen van meldingen.

Probleemanalyse voor toezicht en handhaving

Wij handelen op basis van een bestuurlijk vast te stellen analyse van de problemen in de fysieke leefomgeving, de effecten van niet naleving en de kansen op niet naleving.

Vergelijking en auditing

Er is een systematiek ontwikkeld voor het vergelijken, toetsen en beoordelen van inzet, organisatie en prestaties. De uitkomsten van vergelijking en auditing wordt vergeleken met andere diensten.

Strategisch beleidskader (C2) Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor

vergunningverlening

Wij stellen prioriteiten voor de uit te voeren actualisatie van vergunningen.

Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving

Wij handelen op grond van de integrale prioriteitenstelling van de handhavingstaak.

Operationeel beleidskader (C3) Strategie en basiswerkwijze vergunningverlening – objectieve criteria bij behandeling

omgevingsvergunning

Wij handelen op grond van een strategie en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning en het afhandelen van meldingen.

Nalevingsstrategie en toezichtstrategie

Wij handelen op grond van een bestuurlijk vastgestelde:

• Nalevingsstrategie (waarin is vastgelegd met welke instrumenten naleving dient te worden bereikt)

• Toezichtstrategie (waarin is vastgelegd welke vormen van toezicht worden onderscheiden en wat de basiswerkwijze is)

Planning en Control (C4) Borging personele en financiële middelen

• Wij zorgen voor afstemming tussen de bestuurlijk vastgestelde doelen/prioriteiten en inzet van de personele en financiële middelen.

• Wij zorgen voor een inzichtelijke systematiek waarmee de benodigde inzet van personeel en middelen in de begroting wordt geborgd.

• Wij beschikken aantoonbaar over voldoende personele capaciteit (en/of financiële middelen voor het inhuren hiervan) voor de uitvoering van Wabo- taken.

Organisatorische condities

Wij handelen op grond van een organisatorische opbouw en condities die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken met de benodigde onafhankelijkheid, integriteit, deskundigheid en capaciteit.

Kwaliteitsborging

• Wij handelen op grond van een systematiek van interne borging van de wijze waarop werkzaamheden beheerst kunnen worden uitgevoerd.

• Het beleid en de doelstellingen zijn gericht op continue verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem.

• Het kwaliteitssysteem wordt jaarlijks beoordeeld en zo nodig bijgesteld.

Voorbereiden (C5)

Protocollen/werkinstructies VTH Wij handelen op grond van protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van Wabo- taken.

In- en externe afstemming Wij handelen op basis van vastgelegde overlegstructuren.

Protocollen voor

communicatie, Voorbereiden informatiebeheer en informatie uitwisseling

Wij handelen op grond van protocollen voor de communicatie, het informatiebeheer en de informatie-uitwisseling van vergunningen toezichtresultaten, aangekondigde of opgelegde sancties en gedoogbesluiten.

Moni

toring (C7) Monitoring Wij handelen op grond van een systematiek van monitoring van het proces, de resultaten en voor zover mogelijk de effecten hiervan.

TABEL 3,BELANGRIJKSTE EINDDOELEN PROCESCRITERIA

(16)

Omdat interventies op en in bepaalde deelgebieden effect hebben op een of meer andere (deel)gebieden, is op basis van de meest relevante verbeterpunten een prioritering aangebracht. Daarbij is gekeken naar de interventies met de grootste positieve impact voor wat betreft de kwaliteit van het primaire VTH-proces en voor de kwaliteitsslag in de organisatie en structurering van het VTH-domein.

De clustering op basis van de BIG-8 is als volgt:

Om uiterlijk op 1-1-2015 te voldoen aan de vereiste kwaliteitsnorm, worden de volgende prioriteiten voor 2014 gesteld:

1.

Het verbeteren van de rapportage, evaluatie en monitoring binnen het VTH-domein;

2.

Het opstellen van strategische en operationele beleidskaders VTH;

inclusief meetbare doelstellingen;

3.

Het borgen van personele en financiële middelen vanwege de uitvoering van VTH-taken;

4.

Het realiseren van een systeem van kwaliteitsborging;

5.

Ontwikkeling van ondersteunende geautomatiseerd systeem t.b.v.

handhaving en vergunningverlening.

AD 3 . HE T B O R G E N V A N P E R S O N E L E E N F I N A N C I Ë L E M I D D E L E N V A N W E G E D E U I T V O E R I N G V A N V T H -T A K E N

Nr. Cluster Code Onderdelen zelfevaluatie / BIG-8

C.1 Rapportage & evaluatie C.7 Monitoren

C.2 Strategisch beleidskader C.3 Operationeel beleidskader

3 Planning & Control C.4 Planning & Control

C.5 Voorbereiden C.6 Uitvoeren 1

2

4

Rapportage, evaluatie en monitoring Beleidskaders

Voorbereiding & Uitvoering

TABEL 4

Een belangrijk aandachtspunt betreft de verbetering in het meten en analyseren van resultaten. Door op dit onderdeel te verbeteren kan beter worden aangegeven of met de VTH-processen de gestelde doelen worden behaald. Dit houdt in dat prestatie-indicatoren moeten worden benoemd voor het sturen en monitoren van de bedrijfsprocessen en het afleggen van verantwoording. Deze verbetering heeft met name betrekking op vergunningverlening. Vanaf 2015 zal een jaarprogramma worden gebaseerd op probleemstellingen gesignaleerde knelpunten). Met het verslag over 2015 wordt naast de weergave van de feitelijke resultaten ook de uitgangspunten voor 2015 gemonitord en geëvalueerd.

Ad 1. Het verbeteren van de rapportage, evaluatie en monitoring binnen het VTH-domein

(17)

Voor het onderdeel ´milieu´ is een dergelijk operationeel en strategisch beleidskader deels aanwezig. Voor vergunningverlening ontbreekt in zijn geheel een strategisch beleidskader. Aangezien er een landelijke strategie voor handhaving en vergunningverlening in ontwikkeling is welke na verwachting medio 2014 landelijk wordt vastgesteld, zal Schiermonnikoog die ontwikkeling afwachten en betrekken bij de verbeterplanacties. Indien nodig zal de bestaande handhavingsstrategie worden vervangen door de landelijke strategie of worden herzien na beoordeling van de meetbaarheid van de bestaande doelen en indicatoren.

Jaarlijks zal op basis van probleemanalyse en prioritering, het beleid indien nodig, worden aangepast.

Ad 2. Het opstellen van strategische en operationele beleidskaders VTH; inclusief meetbare doelstellingen

Wij zoeken afstemming tussen bestuurlijk vastgestelde doelen/prioriteiten en de inzet van personele en financiële middelen. Wij werken aan een inzichtelijke systematiek waarmee de benodigde inzet van personeel en middelen in de begroting wordt geborgd. Wij zorgen voor aantoonbaar voldoende personele capaciteit (en/of financiële middelen voor het inhuren hiervan) voor de uitvoering van Wabo-taken. Dit wordt bereikt door het omgevingsplan te betrekken bij de begroting.

Ad 3. Het borgen van personele en financiële middelen vanwege de uitvoering van VTH-taken

Door de toepassing van de onder 1 t-m 3 genoemde periodieke monitoring en bijstelling van beleid en doelstellingen, zal een continue verbetering worden geborgd. Verfijning van deze systematiek, op basis van ervaringen en ontwikkelingen van omliggende gemeenten en de FUMO, vormt de basis van een verbeteractie op dit punt.

Ad 4. Het realiseren van een systeem van kwaliteitsborging

In overleg met de FUMO en/of andere overheidspartners wordt aansluiting gezocht bij een bestaand en een - in Schiermonnikoogs omvang toegepast - systeem. Anderzijds is het mogelijk dat analoog aan de verbeteracties dit onderdeel volledig bij de FUMO wordt ondergebracht.

Ad 5. Gebruik van ondersteunende geautomatiseerde systeem t.b.v. handhaving en vergunningverlening

(18)

3 B ORGING

Hoewel het implementatietraject formeel is afgerond per 1 januari 2015, hebben wij ook daarna aandacht voor kwaliteitsborging. Wij zullen dit monitoren en de provincie ziet hier ook op toe vanuit haar interbestuurlijke toezichtsrol. Bij de monitoring en het op peil houden van het kwaliteitsniveau zetten wij de volgende instrumenten in:

• Horizontale verantwoording: In 2012 is de wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. Deze wet zet in op het versterken van de horizontale

verantwoording tussen gemeenteraad en college in combinatie met het afbouwen van de verticale toezichtdruk. De raad heeft de taak het college te controleren op medebewindstaken. Dit zijn de taken die het college uitvoert namens het rijk of de provincie. Taakuitvoering op basis de Wabo maakt hier onderdeel van uit.

• Zelfevaluatietool: Ook na 2015 blijft de zelfevaluatie nog enige tijd beschikbaar.

Met de vragen uit dit instrument wordt periodiek nagegaan of wordt voldaan aan de kwaliteitseisen.

• Vaste cyclus beleidsdocumenten: Bestuurlijke aansturing vindt plaats door te werken in een vaste cyclus van beleidsdocumenten:

o Visie op VTH-beleid: wordt één maal per vier jaar herzien en bevat richtinggevende uitspraken over de manier waarop de gemeente denkt de risico’s in de samenleving op Schiermonnikoog te beheersen.

o VTH-jaarprogramma: Een document waarin jaarlijks mogelijk wijzigende prioriteiten (risicomatrix, geprogrammeerde handhavingsthema’s, e.a.) worden gerelateerd aan de beschikbare VTH-capaciteit. Het college stelt dit document vast en de raad ontvangt het programma ter kennisname.

o VTH-jaarverslag: Verantwoording over het VTH-beleid wordt jaarlijks afgelegd via het VTH- jaarverslag. Hierin wordt in ieder geval gerapporteerd over het aantal verleende vergunningen en overige toestemmingen, de tijdigheid en actualiteit, het aantal uitgevoerde controles, de geconstateerde

overtredingen en ontvangen klachten. Het college stelt dit document vast en de raad ontvangt het jaarverslag ter kennisname.

• Uitvoeren van een collegiale toets: Er worden afspraken vastgelegd omtrent het tegenlezen van beoordelingen etc., om zo invulling te geven aan het vier-ogen- principe (voor zover relevant gezien de mogelijke uit te besteden taken).

Naast het voornoemde zal de uitvoering en de kwaliteit ervan mede geborgd worden door de inzet van een gemeentelijke Wabo-coördinator die met name de uitvoering van het verbeterplan tot taak zal hebben. De intentie bestaat om voor 1 juli 2014 hiertoe opdracht te verlenen.

(19)

4 B ESLUITVORMING EN COMMUNICATIE

In dit verbeterplan is beschreven hoe de te realiseren verbeteringen worden aangepakt.

Er is duidelijk aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de verbeteringen te kunnen realiseren en of deze voorwaarden vervulbaar zijn. Voor het merendeel van de verbeterpunten geldt, dat de portefeuillehouder ‘Handhaving’

bestuurlijk verantwoordelijk is.

De uitvoering van dit verbeterplan wordt gemonitord door elk kwartaal de voortgang te rapporteren aan de ambtelijk verantwoordelijke, de gemeente secretaris van de gemeente Schiermonnikoog. Hierin wordt verslag gedaan van de voortgang van de implementatie.

Dit verbeterplan is op ambtelijk niveau voorbereid en in maart 2014 aan het college van burgemeester en wethouders van Schiermonnikoog voorgelegd voor bestuurlijke besluitvorming.

De bestuurlijk vastgestelde versie van dit verbeterplan wordt ter informatie aan Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân gezonden, ter attentie van de provinciale coördinator implementatie VTH-kwaliteitscriteria.

(20)

Nr. Omschrijving Organisatie Verbetervoorstel Uitvoering door uren Planning (^*=af¹)

KRITIEKE MASSA Generiek

B1 Casemanagen complex Zelf uitvoeren, back-up externe partij Gebruik maken van flexibele schil Gebruik maken van flexibele schil

Bob Boelens 10 1-4-2014

B2 Vergunningverlening bouwen en RO Zelf uitvoeren, back-up externe partij 1-1-2015^*

B3 Vergunningverlening milieu Uitvoeren door FUMO

B4 Toezicht en handhaving bouwen en RO Zelf uitvoeren, back-up externe partij Gebruik maken van flexibele schil Bob Boelens - 1-1-2014

B5 Toezicht en handhaving milieu Uitvoeren door FUMO

B6 Toezicht en handhaving bodem Uitvoeren door FUMO

B7 Toezicht en handhaving groene wetten Uitvoeren in samenwerking met FUMO/Prov Informatiestroom FUMO/Prov afwachten en coördineren Coördinator 8 1-1-2015^*

juridisch

B8 Behandelen juridische aspecten vergunningverlening Zelf uitvoeren, back-up externe partij Coördinator 8 Medio 2014

B9 Behandelen juridische aspecten handhaving Zelf uitvoeren, back-up externe partij B10 Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten Zelf uitvoeren, back-up externe partij

B11 Ketentoezicht Uitvoeren door FUMO

B12 Buitengewone opsporing milieu, welzijn en infrastructuur Uitvoeren door FUMO

Spec. bouw

B13 Bouwfysica Zelf uitvoeren, back-up externe partij Formeel onderbrengen bij FUMO en afspraken maken over

evt. zelf uit te voeren werkzaamheden onder FUMO-regie

Coördinator 8 Medio 2014

B14 Brandveiligheid Brandweer NOF Uitvoeringsprotocollen vaststellen en toezien op uitvoering;

evt vanuit FUMO-/eilanden-/prov- verband coördineren

B15 Constructieve veiligheid Zelf uitvoeren, back-up externe partij Formeel onderbrengen bij FUMO en afspraken maken over evt. zelf uit te voeren werkzaamheden onder FUMO-regie

B16 Bouwakoestiek Zelf uitvoeren, back-up externe partij

B17 Sloop en asbest Zelf uitvoeren, back-up externe partij

Spec. milieu

B18 Afvalwater (indirecte lozingen) Uitvoeren door FUMO

B19 Bodem, bouwstoffen en water Uitvoeren door FUMO

B20 Externe veiligheid Uitvoeren door FUMO

B21 Geluid Uitvoeren door FUMO

B22 Groen en ecologie Uitvoeren door FUMO

B23 Luchtkwaliteit Uitvoering door FUMO

Spec. RO

B24 Stedenbouw en inrichting openbare ruimte Zelf uitvoeren, back-up externe partij Gebruik maken van flexibele schil Coördinator 8 Medio 2014 B25 Exploitatie en planeconomie Zelf uitvoeren, back-up externe partij

B26 Cultuurhistorie Zelf uitvoeren, back-up externe partij Uitvoeringsprotocollen vaststellen en toezien op uitvoering;

evt vanuit externe partij coördineren

Coördinator 1-1-2015^*

Algemeen B1 t/m B26 Opleidingsplan/ inventarisatie (EVC/P-traject) & coördineren Coördinator 40 1-1-2015^*

Opleidingsplan vaststellen, budgetteren en uitvoeren Coördinator pm 1-1-2015

PROCESCRITERIA Vergunning verlening

C1 Rapportage en evaluatie

Zelf uitvoeren; in afstemming met kwaliteitsontwikkeling

externe partij

Fine-tuning en uitbreiding tot gehele VTH-domein Coördinator 60 1-1-2015

C2 Strategisch beleidskader Fine-tuning landelijk beleidskader & vaststellen door B&W Coördinator 20 Medio 2014

C3 Operationeel beleidskader Huidig beleid uitbreiden tot VTH domein, aanpassen &

vaststellen door B&W

C4 Planning en control Omgevingsprogramma opnemen in de begroting Michel/ Coörd. 20 1-1-2015^*

C5 Voorbereiden Analoog aan verbeterplan, taak voor externe partij Externe partij - 1-1-2015

C7 Monitoren

Toezicht en hh

C1 Rapportage en evaluatie

Zelf uitvoeren; in afstemming met kwaliteitsontwikkeling

externe partij

Verbeterpunten voorstellen zijn hierboven benoemd voor

zowel vergunningverlening als handhaving en toezicht Coördinator C2 Strategisch beleidskader

C3 Operationeel beleidskader C4 Planning en control C5 Voorbereiden C6 Uitvoeren C7 Monitoren

Overall Zelf uitvoeren/marktpartij Coördinatie en uitvoering van het verbeterplan Bob Boelens -300 1-7-2014

1 Dient gereed te zijn op de aangegeven datum