Evaluatie van de procescriteria

In de kwaliteitscriteria is veel aandacht besteed aan procesmatig denken en handelen.

Van de betrokken bestuursorganen wordt verwacht dat de onderlinge relaties tussen sturende, primaire en ondersteunende processen helder, bekend en ook aantoonbaar zijn. Dit betekent bijvoorbeeld dat sprake moet zijn van een duidelijke relatie tussen het stellen van doelen, de kennis en het kwaliteitsbewustzijn van medewerkers, een zodanige uitvoering van processen dat deze leiden tot de gewenste producten, het op diverse manieren meten van resultaten en de bijstelling van doelen of het gehanteerde kwaliteitssysteem.

De procescriteria beschrijven de eisen die gesteld worden aan de beleids- en uitvoeringscyclus. Door de criteria te volgen wordt de cyclus gesloten.

Daarbij wordt de BIG-8 gehanteerd. Dit model maakt vanuit een strategisch kader de vertaling naar operationeel beleid ten behoeve van de kwaliteitsborging te samen met een sluitende planning en control cyclus. De eisen die worden gesteld aan een sluitende BIG-8 (zie figuur 4) komen grotendeels overeen met de eisen uit de ISO Norm 9001:2008.

Vanwege verschillen in het operationele beleidskader is er bij het uitvoeren van de zelfevaluatie onderscheid gemaakt tussen vergunningverlening enerzijds en toezicht en handhaving anderzijds. Voor het overige stemmen deze onderdelen overeen.

Uitvoering milieutaken:

Ten aanzien van toezicht en handhaving van de groene wetten wordt in het geheel niet voldaan aan de criteria. Hierbij is het van belang dat er in de toekomst samenwerking wordt gezocht met Provincie, FUMO en/of omringende gemeenten.

Uitvoering juridische taken:

Ten aanzien van nagenoeg alle door de eigen organisatie uitgevoerde juridische taken vormt de frequentie-eis een knelpunt. Hierbij is het ook van belang dat er in de toekomst samenwerking wordt gezocht met de FUMO en/of omringende organisaties werken en daar dezelfde taken uitvoeren. Rekening houdend met de feitelijke situatie vormt de ‘frequentie’ dan geen probleem. In dit geval is het wel noodzakelijk om deze kwaliteitseis te borgen zodat veranderingen in de personele bezetting niet leiden tot afwijking van de kwaliteitscriteria.

FIGUUR 3

Code Procescriteria vergunningverlening

Milieu Bouwen RO Overall

C.1 Rapportage en evaluatie o

C.1.1 Verantwoording van prestaties, mensen en middelen gr o o

C.1.2 Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen van meldingen) gr o o

C.1.3 Vergelijking en auditing gr o o

C.2 Strategisch beleidskader r

C.2.1 Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening r r r

C.3 Operationeel beleidskader o

C.3.1 Strategie en basiswerkwijze vergunningsverlening gr o o

C.3.2 Beleid ruimtelijke ordening t.a.v. vergunningverlening w w o

C.3.3 Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning gr o o

C.4 Planning en control o

C.4.1 Borging personele en financiële middelen o o o

C.4.2 Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving ge o o

C.4.3 Organisatorische condities o o o

C.4.4 Kwaliteitsborging o o o

C.5 Voorbereiden o

C.5.1 Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening ge o o

C.5.2 Interne en externe afstemming ge o o

C.5.3 Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling ge o o

C.6 Uitvoeren o

C.6.1 Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving ge o o

C.7 Monitoren o

C.7.1 Monitoring ge o o

Code Procescriteria toezicht en handhaving

Milieu Bouwen RO Overall

C.1 Rapportage en evaluatie o

C.1.1 Verantwoording van prestaties, mensen en middelen gr o o

C.1.2 Probleemanalyse voor toezicht en handhaving gr o o

C.1.3 Vergelijking en auditing gr o o

C.2 Strategisch beleidskader o

C.2.1 Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving gr o o

C.3 Operationeel beleidskader o

C.3.1 Nalevingsstrategie (of interventiestrategie volgens Programmatisch handhaven) toezicht en handhaving

C.4.1 Borging personele en financiële middelen o o o

C.4.2 Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving ge o o

C.4.3 Organisatorische condities o o o

C.4.4 Kwaliteitsborging o o o

C.5 Voorbereiden r

C.5.1 Protocollen en werkinstructies voor toezicht en handhaving ge o r

C.5.2 Interne en externe afstemming ge o o

C.5.3 Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling ge o o

C.6 Uitvoeren o

C.6.1 Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving ge o o

C.7 Monitoren o

C.7.1 Monitoring ge o o

Uit bovenstaande tabel 2 blijkt dat wij op een aantal (sub)punten voldoen aan de kwaliteitscriteria. Daarnaast wordt op een groot aantal punten (nog) niet voldaan:

TABEL 2

1.3. 1 C

O N C L U S I E S E V A L U A T I E P R O C E S C R I T E R I A

Op een groot aantal punten wordt thans niet voldaan aan de procescriteria. Binnen de eigen organisatie worden maatregelen getroffen voor de volgende onderdelen:

• Rapportage en evaluatie

• Strategisch- en operationeel beleidskader

• Planning en Control

• Voorbereiden en Monitoren

Daarnaast wordt niet voldaan aan continue verbetering van de kwaliteit van de uitvoering door inzet van de instrumenten vergelijking en auditing. Voor de inzet van deze instrumenten moet afstemming binnen de FUMO worden gezocht.

In dit hoofdstuk is een aantal verbeterpunten geïdentificeerd. Het volgende hoofdstuk gaat in op het verbetertraject. Uitkomst van dit verbetertraject moet zijn dat begin 2015 wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria.

De meeste milieu gerelateerde procestaken voldoen al aan de kwaliteitscriteria.

Een aantal milieu gerelateerde procestaken was ten tijde van de zelfevaluatie uitbesteed aan het MAD (thans FUMO).

Voor de onderdelen rapportage en evaluatie, strategisch- en operationeel beleidskader, planning en control, voorbereiden en monitoren geldt dat er sprake is van een groot aantal verbeterpunten. Veel van deze onderdelen moeten nader worden uitgewerkt en bestuurlijk worden vastgesteld.

In het opstellen van een strategisch beleidskader voor vergunningverlening kan onze eigen organisatie niet zelfstandig voorzien. Hieromtrent zal afstemming worden gezocht met de FUMO en/of andere overheidspartners.

2 V ERBETERTRAJECT

Op basis van de resultaten van de zelfevaluatie wordt geconstateerd dat er een aantal acties moet worden ondernomen om uiterlijk begin 2015 te kunnen voldoen aan de VTH-kwaliteitscriteria. Dit hoofdstuk schetst het verbetertraject om hier te komen.

2.1 S

AMEN WERKIN G M E T OV ERHEIDS PA RT N ERS

De noodzakelijke verbeteringen kunnen op verschillende wijzen worden aangepakt. Er kan gekozen worden voor oplossingen op verschillende niveaus. Wij kunnen er voor kiezen om de verbetering in onze eigen organisatie door te voeren (‘zelf doen’), aan te haken bij bestaande of nieuwe samenwerkingsverbanden, de taak onderbrengen bij een regionale uitvoeringsdienst of eventueel kiezen voor uitbesteding.

Een conceptversie van het verbeterplan van de FUMO is nog niet beschikbaar. Naar verwachting wordt het verbeterplan van de FUMO medio 2014 vastgesteld door het bestuur van de FUMO. De verwachting bestaat dat de aangeboden werkzaamheden het gehele VTH-werkveld zal bestrijken. Daartoe zal de FUMO ook een uniforme en heldere basis moeten beschrijven om aan de gestelde procescriteria in de vorm van de BIG 8-kwaliteitscyclus te kunnen voldoen. Voor de gemeente Schiermonnikoog zal de uitkomst daarvan op onderdelen gebruikt kunnen worden om eveneens te voldoen aan de procescriteria.

In document Verbeterplan implementatie VTH-kwaliteitscriteria (pagina 10-13)