2.2 Gemeente Schiermonnikoog
2.2.2 Verbeterpunten op basis van de procescriteria
Naast de criteria voor kritieke massa blijkt dat onze gemeente op een groot aantal punten nog niet voldoet aan de vereisten voor wat betreft procescriteria. Deze criteria bieden kaders voor het kwaliteitssysteem van het bevoegde gezag en bevatten de elementen die minimaal aanwezig moeten zijn. Zij vormen bij een juiste uitwerking een vertaling en concretisering van het ‘BIG-8-model’, waarmee een operationalisering ontstaat naar beleid, een continu leerproces (lerende organisatie) en een sluitende cyclus voor planning en control.
Het aantal verbeterpunten op basis van de procescriteria is zeer uitgebreid. Omwille van de leesbaarheid zijn in de navolgende tabel de hoofdpunten op basis van de BIG-8 opgenomen.
Voor de uitvoering van een groot aantal taken blijkt dat op dit moment ook niet voldaan wordt en zelfstandig niet voldaan kan worden aan de eisen ten aanzien van frequentie en aantal. Dit knelpunt is inherent aan een kleine gemeente die nooit zelfstandig aan deze eisen kan voldoen. In dit kader wordt door de gemeente Schiermonnikoog onderzocht of er met de FUMO en of andere samenwerkende overheidspartners overeenkomsten gesloten kunnen worden voor ‘backup/achtervang/supervisor’ zodat daarmee in gezamenlijkheid aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan. Anderzijds is dit knelpunt niet aan de orde indien er voor wordt gekozen om alle VTH-taken bij de FUMO onder te brengen.
B.1 t/m B.25 Frequentie en aantal Generieke en specialistische deskundigheid
Toezicht en handhaving van de groene wetten (waaronder de Flora- en faunawet en de Natuurbeschermingswet) maakt onderdeel uit van de kwaliteitscriteria. Binnen onze gemeente wordt er niet specifiek en gericht toezicht gehouden op naleving van de groene wetten omdat dit, ondanks de gemeentelijke bevoegdheid, in provinciaal verband wordt uitgevoerd.
Bovendien heeft de gemeente geen BOA’s in dienst. Deze uitvoering is op het eiland bij de politie ondergebracht. In de loop van 2015 wordt duidelijk welke taken hieromtrent door de provincie, FUMO en/of de politie worden uitgevoerd.
B.7 Toezicht en handhaving groene wetten Generieke deskundigheid
Op basis van de kwaliteitscriteria moet de uitvoeringsorganisatie beschikken over ten minste twee medewerkers. Om te kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria, wordt deze taak vrijwillig ondergebracht binnen de FUMO of wordt voor uitvoering van deze taak structurele samenwerking gezocht binnen een kleinere regio, bijvoorbeeld binnen de regiogemeenten. Ook is het mogelijk dat op onderdelen activiteiten waar nodig worden uitbesteed aan een marktpartij (HUS & Hiem / RCE). In het laatste geval zullen protocollen worden vastgesteld ter borging van de gewenste kwaliteit.
B.26 Cultuurhistorie Specialistische deskundigheid – accent RO
BIG-8
Wij hebben een systematiek ontwikkeld voor het intern en extern afleggen van verantwoording over het proces van vergunningverlening (inclusief meldingen) en over het proces van toezicht en handhaving, de resultaten en effecten hiervan.
Probleemanalyse voor vergunningverlening
Wij handelen op basis van een bestuurlijk vast te stellen probleemanalyse voor vergunningverlening en het afhandelen van meldingen.
Probleemanalyse voor toezicht en handhaving
Wij handelen op basis van een bestuurlijk vast te stellen analyse van de problemen in de fysieke leefomgeving, de effecten van niet naleving en de kansen op niet naleving.
Vergelijking en auditing
Er is een systematiek ontwikkeld voor het vergelijken, toetsen en beoordelen van inzet, organisatie en prestaties. De uitkomsten van vergelijking en auditing wordt vergeleken met andere diensten.
Strategisch beleidskader (C2) Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor
vergunningverlening
Wij stellen prioriteiten voor de uit te voeren actualisatie van vergunningen.
Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving
Wij handelen op grond van de integrale prioriteitenstelling van de handhavingstaak.
Operationeel beleidskader (C3) Strategie en basiswerkwijze vergunningverlening – objectieve criteria bij behandeling
omgevingsvergunning
Wij handelen op grond van een strategie en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning en het afhandelen van meldingen.
Nalevingsstrategie en toezichtstrategie
Wij handelen op grond van een bestuurlijk vastgestelde:
• Nalevingsstrategie (waarin is vastgelegd met welke instrumenten naleving dient te worden bereikt)
• Toezichtstrategie (waarin is vastgelegd welke vormen van toezicht worden onderscheiden en wat de basiswerkwijze is)
Planning en Control (C4) Borging personele en financiële middelen
• Wij zorgen voor afstemming tussen de bestuurlijk vastgestelde doelen/prioriteiten en inzet van de personele en financiële middelen.
• Wij zorgen voor een inzichtelijke systematiek waarmee de benodigde inzet van personeel en middelen in de begroting wordt geborgd.
• Wij beschikken aantoonbaar over voldoende personele capaciteit (en/of financiële middelen voor het inhuren hiervan) voor de uitvoering van Wabo- taken.
Organisatorische condities
Wij handelen op grond van een organisatorische opbouw en condities die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken met de benodigde onafhankelijkheid, integriteit, deskundigheid en capaciteit.
Kwaliteitsborging
• Wij handelen op grond van een systematiek van interne borging van de wijze waarop werkzaamheden beheerst kunnen worden uitgevoerd.
• Het beleid en de doelstellingen zijn gericht op continue verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem.
• Het kwaliteitssysteem wordt jaarlijks beoordeeld en zo nodig bijgesteld.
Voorbereiden (C5)
Protocollen/werkinstructies VTH Wij handelen op grond van protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van Wabo- taken.
In- en externe afstemming Wij handelen op basis van vastgelegde overlegstructuren.
Protocollen voor
communicatie, Voorbereiden informatiebeheer en informatie uitwisseling
Wij handelen op grond van protocollen voor de communicatie, het informatiebeheer en de informatie-uitwisseling van vergunning- en toezichtresultaten, aangekondigde of opgelegde sancties en gedoogbesluiten.
Moni
toring (C7) Monitoring Wij handelen op grond van een systematiek van monitoring van het proces, de resultaten en voor zover mogelijk de effecten hiervan.
TABEL 3,BELANGRIJKSTE EINDDOELEN PROCESCRITERIA
Omdat interventies op en in bepaalde deelgebieden effect hebben op een of meer andere (deel)gebieden, is op basis van de meest relevante verbeterpunten een prioritering aangebracht. Daarbij is gekeken naar de interventies met de grootste positieve impact voor wat betreft de kwaliteit van het primaire VTH-proces en voor de kwaliteitsslag in de organisatie en structurering van het VTH-domein.
De clustering op basis van de BIG-8 is als volgt:
Om uiterlijk op 1-1-2015 te voldoen aan de vereiste kwaliteitsnorm, worden de volgende prioriteiten voor 2014 gesteld:
1.
Het verbeteren van de rapportage, evaluatie en monitoring binnen het VTH-domein;2.
Het opstellen van strategische en operationele beleidskaders VTH;inclusief meetbare doelstellingen;
3.
Het borgen van personele en financiële middelen vanwege de uitvoering van VTH-taken;4.
Het realiseren van een systeem van kwaliteitsborging;5.
Ontwikkeling van ondersteunende geautomatiseerd systeem t.b.v.handhaving en vergunningverlening.
AD 3 . HE T B O R G E N V A N P E R S O N E L E E N F I N A N C I Ë L E M I D D E L E N V A N W E G E D E U I T V O E R I N G V A N V T H -T A K E N
Nr. Cluster Code Onderdelen zelfevaluatie / BIG-8
C.1 Rapportage & evaluatie C.7 Monitoren
C.2 Strategisch beleidskader C.3 Operationeel beleidskader
3 Planning & Control C.4 Planning & Control
C.5 Voorbereiden
Een belangrijk aandachtspunt betreft de verbetering in het meten en analyseren van resultaten. Door op dit onderdeel te verbeteren kan beter worden aangegeven of met de VTH-processen de gestelde doelen worden behaald. Dit houdt in dat prestatie-indicatoren moeten worden benoemd voor het sturen en monitoren van de bedrijfsprocessen en het afleggen van verantwoording. Deze verbetering heeft met name betrekking op vergunningverlening. Vanaf 2015 zal een jaarprogramma worden gebaseerd op probleemstellingen gesignaleerde knelpunten). Met het verslag over 2015 wordt naast de weergave van de feitelijke resultaten ook de uitgangspunten voor 2015 gemonitord en geëvalueerd.
Ad 1. Het verbeteren van de rapportage, evaluatie en monitoring binnen het VTH-domein
Voor het onderdeel ´milieu´ is een dergelijk operationeel en strategisch beleidskader deels aanwezig. Voor vergunningverlening ontbreekt in zijn geheel een strategisch beleidskader. Aangezien er een landelijke strategie voor handhaving en vergunningverlening in ontwikkeling is welke na verwachting medio 2014 landelijk wordt vastgesteld, zal Schiermonnikoog die ontwikkeling afwachten en betrekken bij de verbeterplanacties. Indien nodig zal de bestaande handhavingsstrategie worden vervangen door de landelijke strategie of worden herzien na beoordeling van de meetbaarheid van de bestaande doelen en indicatoren.
Jaarlijks zal op basis van probleemanalyse en prioritering, het beleid indien nodig, worden aangepast.
Ad 2. Het opstellen van strategische en operationele beleidskaders VTH; inclusief meetbare doelstellingen
Wij zoeken afstemming tussen bestuurlijk vastgestelde doelen/prioriteiten en de inzet van personele en financiële middelen. Wij werken aan een inzichtelijke systematiek waarmee de benodigde inzet van personeel en middelen in de begroting wordt geborgd. Wij zorgen voor aantoonbaar voldoende personele capaciteit (en/of financiële middelen voor het inhuren hiervan) voor de uitvoering van Wabo-taken. Dit wordt bereikt door het omgevingsplan te betrekken bij de begroting.
Ad 3. Het borgen van personele en financiële middelen vanwege de uitvoering van VTH-taken
Door de toepassing van de onder 1 t-m 3 genoemde periodieke monitoring en bijstelling van beleid en doelstellingen, zal een continue verbetering worden geborgd. Verfijning van deze systematiek, op basis van ervaringen en ontwikkelingen van omliggende gemeenten en de FUMO, vormt de basis van een verbeteractie op dit punt.
Ad 4. Het realiseren van een systeem van kwaliteitsborging
In overleg met de FUMO en/of andere overheidspartners wordt aansluiting gezocht bij een bestaand en een - in Schiermonnikoogs omvang toegepast - systeem. Anderzijds is het mogelijk dat analoog aan de verbeteracties dit onderdeel volledig bij de FUMO wordt ondergebracht.
Ad 5. Gebruik van ondersteunende geautomatiseerde systeem t.b.v. handhaving en vergunningverlening
3 B ORGING
Hoewel het implementatietraject formeel is afgerond per 1 januari 2015, hebben wij ook daarna aandacht voor kwaliteitsborging. Wij zullen dit monitoren en de provincie ziet hier ook op toe vanuit haar interbestuurlijke toezichtsrol. Bij de monitoring en het op peil houden van het kwaliteitsniveau zetten wij de volgende instrumenten in:
• Horizontale verantwoording: In 2012 is de wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. Deze wet zet in op het versterken van de horizontale
verantwoording tussen gemeenteraad en college in combinatie met het afbouwen van de verticale toezichtdruk. De raad heeft de taak het college te controleren op medebewindstaken. Dit zijn de taken die het college uitvoert namens het rijk of de provincie. Taakuitvoering op basis de Wabo maakt hier onderdeel van uit.
• Zelfevaluatietool: Ook na 2015 blijft de zelfevaluatie nog enige tijd beschikbaar.
Met de vragen uit dit instrument wordt periodiek nagegaan of wordt voldaan aan de kwaliteitseisen.
• Vaste cyclus beleidsdocumenten: Bestuurlijke aansturing vindt plaats door te werken in een vaste cyclus van beleidsdocumenten:
o Visie op VTH-beleid: wordt één maal per vier jaar herzien en bevat richtinggevende uitspraken over de manier waarop de gemeente denkt de risico’s in de samenleving op Schiermonnikoog te beheersen.
o VTH-jaarprogramma: Een document waarin jaarlijks mogelijk wijzigende prioriteiten (risicomatrix, geprogrammeerde handhavingsthema’s, e.a.) worden gerelateerd aan de beschikbare VTH-capaciteit. Het college stelt dit document vast en de raad ontvangt het programma ter kennisname.
o VTH-jaarverslag: Verantwoording over het VTH-beleid wordt jaarlijks afgelegd via het VTH- jaarverslag. Hierin wordt in ieder geval gerapporteerd over het aantal verleende vergunningen en overige toestemmingen, de tijdigheid en actualiteit, het aantal uitgevoerde controles, de geconstateerde
overtredingen en ontvangen klachten. Het college stelt dit document vast en de raad ontvangt het jaarverslag ter kennisname.
• Uitvoeren van een collegiale toets: Er worden afspraken vastgelegd omtrent het tegenlezen van beoordelingen etc., om zo invulling te geven aan het vier-ogen-principe (voor zover relevant gezien de mogelijke uit te besteden taken).
Naast het voornoemde zal de uitvoering en de kwaliteit ervan mede geborgd worden door de inzet van een gemeentelijke Wabo-coördinator die met name de uitvoering van het verbeterplan tot taak zal hebben. De intentie bestaat om voor 1 juli 2014 hiertoe opdracht te verlenen.
4 B ESLUITVORMING EN COMMUNICATIE
In dit verbeterplan is beschreven hoe de te realiseren verbeteringen worden aangepakt.
Er is duidelijk aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de verbeteringen te kunnen realiseren en of deze voorwaarden vervulbaar zijn. Voor het merendeel van de verbeterpunten geldt, dat de portefeuillehouder ‘Handhaving’
bestuurlijk verantwoordelijk is.
De uitvoering van dit verbeterplan wordt gemonitord door elk kwartaal de voortgang te rapporteren aan de ambtelijk verantwoordelijke, de gemeente secretaris van de gemeente Schiermonnikoog. Hierin wordt verslag gedaan van de voortgang van de implementatie.
Dit verbeterplan is op ambtelijk niveau voorbereid en in maart 2014 aan het college van burgemeester en wethouders van Schiermonnikoog voorgelegd voor bestuurlijke besluitvorming.
De bestuurlijk vastgestelde versie van dit verbeterplan wordt ter informatie aan Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân gezonden, ter attentie van de provinciale coördinator implementatie VTH-kwaliteitscriteria.
Nr. Omschrijving Organisatie Verbetervoorstel Uitvoering door uren Planning (*=af1)
KRITIEKE MASSA Generiek
B1 Casemanagen complex Zelf uitvoeren, back-up externe partij Gebruik maken van flexibele schil Gebruik maken van flexibele schil
Bob Boelens 10 1-4-2014
B2 Vergunningverlening bouwen en RO Zelf uitvoeren, back-up externe partij 1-1-2015*
B3 Vergunningverlening milieu Uitvoeren door FUMO
B4 Toezicht en handhaving bouwen en RO Zelf uitvoeren, back-up externe partij Gebruik maken van flexibele schil Bob Boelens - 1-1-2014
B5 Toezicht en handhaving milieu Uitvoeren door FUMO
B6 Toezicht en handhaving bodem Uitvoeren door FUMO
B7 Toezicht en handhaving groene wetten Uitvoeren in samenwerking met FUMO/Prov Informatiestroom FUMO/Prov afwachten en coördineren Coördinator 8 1-1-2015*
juridisch
B8 Behandelen juridische aspecten vergunningverlening Zelf uitvoeren, back-up externe partij Coördinator 8 Medio 2014
B9 Behandelen juridische aspecten handhaving Zelf uitvoeren, back-up externe partij B10 Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten Zelf uitvoeren, back-up externe partij
B11 Ketentoezicht Uitvoeren door FUMO
B12 Buitengewone opsporing milieu, welzijn en infrastructuur Uitvoeren door FUMO
Spec. bouw
B13 Bouwfysica Zelf uitvoeren, back-up externe partij Formeel onderbrengen bij FUMO en afspraken maken over
evt. zelf uit te voeren werkzaamheden onder FUMO-regie
Coördinator 8 Medio 2014
B14 Brandveiligheid Brandweer NOF Uitvoeringsprotocollen vaststellen en toezien op uitvoering;
evt vanuit FUMO-/eilanden-/prov- verband coördineren
Coördinator 20 Medio 2014
B15 Constructieve veiligheid Zelf uitvoeren, back-up externe partij Formeel onderbrengen bij FUMO en afspraken maken over evt. zelf uit te voeren werkzaamheden onder FUMO-regie
Coördinator 8 Medio 2014
B16 Bouwakoestiek Zelf uitvoeren, back-up externe partij
B17 Sloop en asbest Zelf uitvoeren, back-up externe partij
Spec. milieu
B18 Afvalwater (indirecte lozingen) Uitvoeren door FUMO
B19 Bodem, bouwstoffen en water Uitvoeren door FUMO
B20 Externe veiligheid Uitvoeren door FUMO
B21 Geluid Uitvoeren door FUMO
B22 Groen en ecologie Uitvoeren door FUMO
B23 Luchtkwaliteit Uitvoering door FUMO
Spec. RO
B24 Stedenbouw en inrichting openbare ruimte Zelf uitvoeren, back-up externe partij Gebruik maken van flexibele schil Coördinator 8 Medio 2014 B25 Exploitatie en planeconomie Zelf uitvoeren, back-up externe partij
B26 Cultuurhistorie Zelf uitvoeren, back-up externe partij Uitvoeringsprotocollen vaststellen en toezien op uitvoering;
evt vanuit externe partij coördineren
Coördinator 1-1-2015*
Algemeen B1 t/m B26 Opleidingsplan/ inventarisatie (EVC/P-traject) & coördineren Coördinator 40 1-1-2015*
Opleidingsplan vaststellen, budgetteren en uitvoeren Coördinator pm 1-1-2015
PROCESCRITERIA Vergunning verlening
C1 Rapportage en evaluatie
Zelf uitvoeren; in afstemming met kwaliteitsontwikkeling
externe partij
Fine-tuning en uitbreiding tot gehele VTH-domein Coördinator 60 1-1-2015
C2 Strategisch beleidskader Fine-tuning landelijk beleidskader & vaststellen door B&W Coördinator 20 Medio 2014
C3 Operationeel beleidskader Huidig beleid uitbreiden tot VTH domein, aanpassen &
vaststellen door B&W
Coördinator 80 Medio 2014
C4 Planning en control Omgevingsprogramma opnemen in de begroting Michel/ Coörd. 20 1-1-2015*
C5 Voorbereiden Analoog aan verbeterplan, taak voor externe partij Externe partij - 1-1-2015
C7 Monitoren
Verbeterpunten voorstellen zijn hierboven benoemd voor
zowel vergunningverlening als handhaving en toezicht Coördinator C2 Strategisch beleidskader
Overall Zelf uitvoeren/marktpartij Coördinatie en uitvoering van het verbeterplan Bob Boelens -300 1-7-2014
1 Dient gereed te zijn op de aangegeven datum