1 Reglement van Orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van GGD Gelderland-Zuid
Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering
- voorstel: voorstel gedaan door een van de leden van het Algemeen Bestuur - Dagelijks Bestuur: Dagelijks Bestuur van GGD Gelderland-Zuid
- Gemeenschappelijke Regeling: Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid
Artikel 2 De voorzitter 1. De voorzitter is belast met:
a. het leiden van de vergadering;
b. het handhaven van de orde;
c. het doen naleven van het reglement van orde;
d. wat de wet of dit reglement hem verder opdraagt.
2. Hij verleent het woord, formuleert de conclusies waarover desgewenst zal worden ge- stemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede.
Artikel 3 De secretaris
1. De Directeur Publieke Gezondheid treedt op als secretaris.
2. De secretaris is in elke vergadering van het Algemeen Bestuur aanwezig.
3. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een door het Algemeen Be- stuur daartoe aangewezen ambtenaar.
4. Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagin- gen als bedoeld in dit reglement deelnemen.
2 Hoofdstuk II Vergaderingen
Paragraaf 1. Tijd van vergaderen; voorbereidingen
Artikel 4 Tijd en plaats van vergaderen
De vergaderingen worden zoveel mogelijk gehouden volgens een telkens voor een jaar door het Dagelijks Bestuur op te maken vergaderschema.
Artikel 5 Oproep; agenda
De voorzitter zendt - spoedeisende vergaderingen uitgezonderd - zoveel mogelijk ten minste veertien dagen vóór een vergadering de leden een digitale dan wel schriftelijke uitnodiging en de stukken van de vergadering onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering.
Artikel 6 Openbare kennisgeving
1. De vergadering wordt ter openbare kennis gebracht op de website van de GGD.
2. De openbare kennisgeving vermeldt:
a. de datum, de aanvangstijd en plaats van de vergadering;
b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende voorstellen kan inzien.
Paragraaf 2. Orde der vergadering
Artikel 7 Presentielijst
Ieder ter vergadering komend lid tekent onmiddellijk na aankomst in de vergaderzaal de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 8 Opening vergadering 1. De voorzitter opent de vergadering.
2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip van de vergadering niet meer dan de helft van het aantal zittend hebbende leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Ge- meentewet.
3 Artikel 9 Notulen
1. De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden binnen 3 weken aan de leden toegezonden.
2. Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vast- gesteld.
3. De leden hebben het recht, een voorstel tot verandering aan het Algemeen Bestuur te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is.
4. De notulen moeten inhouden:
a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren;
b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c. een zakelijke samenvatting van het besprokene en de genomen besluiten.
5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de secretaris.
Artikel 10 Ingekomen stukken; mededelingen
Bij het Algemeen Bestuur ingekomen stukken respectievelijk schriftelijke mededelingen die het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur wenst te doen, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van het Algemeen Bestuur toegezonden en bij de voorstellen ter inzage gelegd.
Artikel 11 Deelname aan de beraadslaging door anderen dan de bestuursle- den.
Het Algemeen Bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige le- den van het Algemeen Bestuur deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 12 Horen belanghebbenden
1. Het Algemeen Bestuur stelt belanghebbenden tijdens de vergadering desgevraagd in de gelegenheid om hun zienswijze kenbaar te maken over een voorgesteld besluit en hoort hen daarover.
2. Indien de belanghebbenden reeds in de gelegenheid zijn geweest om voorafgaand aan de vergadering hun zienswijze in te dienen bij een ambtelijke of externe advies- commissie, die hen daarover heeft gehoord, blijft het bepaalde in het eerste lid buiten toepassing.
4 Artikel 13 Verstrekken van informatie en inlichtingen aan de gemeentera- den
1. Het Algemeen Bestuur draagt er zorg voor dat alle vergaderstukken ter informatie worden toegezonden aan de gemeenteraden.
2. Indien het Algemeen Bestuur van mening is dat aanvullende informatie noodzakelijk is voor een juiste beoordeling van het gevoerde en te voeren beleid, dan verstrekt het algemeen bestuur deze aanvullende informatie aan de gemeenteraden.
3. Het Algemeen Bestuur verstrekt aan de gemeenteraden van de deelnemende ge- meenten alle inlichtingen die door een of meer leden van die gemeenteraden worden verlangd. Deze informatieverstrekking vindt zo spoedig mogelijk, nadat daarover in een vergadering van het algemeen bestuur een besluit is genomen, plaats.
4. Indien een gemeenteraad een mondelinge verantwoording wenst over het gevoerde beleid, dan wordt deze verantwoording afgelegd door het lid van het algemeen be- stuur dat die raad vertegenwoordigt.
Paragraaf 3. Procedures bij stemmingen
Artikel 14 Stemming over zaken
1. Nadat de beraadslaging is gesloten of indien niemand het woord verlangt, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.
2. De voorzitter vraagt, of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt ge- vraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.
3. Indien door een of meer leden stemming wordt gevraagd doet de voorzitter daarvan mededeling.
4. De leden brengen hun stem uit door het woord 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.
5. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen, gecorrigeerd voor het voor het be- treffende jaar vastgestelde stemgewicht per AB-lid. Hij doet daarbij tevens medede- ling van het genomen besluit.
5 Artikel 15 Stemming over personen
1. De voorzitter legt aan het Algemeen Bestuur de vraag voor of er bij het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling een schriftelijke
stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzit- ter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder schriftelijke stemming is aangenomen.
2. Wanneer het Algemeen Bestuur kiest voor een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling gelden de leden 3 tot en met 9.
3. De voorzitter benoemt 3 leden tot stembureau.
4. Ieder ter vergadering aanwezig lid ontvangt het aantal stembriefjes dat overeen stemt met het vastgestelde stemgewicht op grond van artikel 11 lid 5 GR en is ver- plicht zijn stembriefjes in te leveren, tenzij hij zich op grond van enig wettelijk voor- schrift van stemming moet onthouden. De stembriefjes dienen identiek te zijn.
5. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dra- gen of aan te bevelen.
De vergadering kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
6. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes overeen komt met het aantal vooraf aan de leden uitgedeelde stembriefjes. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
7. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30 van de Ge- meentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen be- hoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembrief- je wordt verstaan:
- een blanco ingevuld stembriefje;
- een ondertekend stembriefje;
- een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming ver- schillende vacatures betreft;
- een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;
- een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.
8. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist het Algemeen Bestuur, op voorstel van de voorzitter.
9. Onder de zorg van de secretaris worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.
6 Artikel 16 Herstemming over personen
1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot de tweede stemming overgegaan.
2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist ter- stond het lot.
Artikel 17 Beslissing door het lot
1. Wanneer het lot moet beslissen worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes ge- schreven.
2. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.
3. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.
Hoofdstuk III Besloten vergadering
Artikel 18 Algemeen
De deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte der aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Op een besloten vergadering zijn de bepa- lingen van toepassing die gelden voor een openbare vergadering.
Artikel 19 Notulen
1. De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uit- sluitend voor de leden ter inzage.
2. Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het Algemeen Bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze notulen.
3. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
7 Artikel 20 Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het Algemeen Bestuur of omtrent de inhoud van de stukken en de verhandelde geheimhouding zal gelden.
Artikel 21 Opheffing geheimhouding
Het Algemeen Bestuur kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Het Algemeen Be- stuur kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
Hoofdstuk IV Toehoorders en pers
Artikel 22 Toehoorders en pers
1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedra- gen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten
Artikel 24 Gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen ma- ken op de orde van de vergadering, toegestaan, mits anderen van het gebruik daarvan geen last ondervinden, zulks ter beoordeling aan de voorzitter.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 25 Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het Algemeen Bestuur op voorstel van de voorzitter.
Artikel 26 In werking treden
1. Dit reglement treedt in werking op 2 april 2020.
