Leden algemeen bestuur
i.a.a. plaatsvervangende leden
UW KENMERK ONS KENMERK 2021-000021 DATUM 3 maart 2021
BEHANDELD DOOR L. de Haan E-MAIL l.dehaan@regiotwente.nl DOORKIESNR. 06 20547396
ONDERWERP vergadering 3 maart 2021
Geachte leden,
Hierbij nodig ik u uit voor een vergadering van het algemeen bestuur op
Woensdag 3 maart 13:15-14:45 Locatie: Digitaal
Vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Omdat dit een digitale vergadering is, wordt deze opgenomen en uitgezonden. Informatie over hoe de vergadering te volgen, volgt via extranet en internet.
AGENDA
1. Opening, vaststellen agenda en mededelingen 2. Besluitenlijst algemeen bestuur d.d. 27 januari 2021 3. Kennisnemen van Board Letter accountant
a. Brief auditcommissie
4. Vaststellen diverse technische begrotingswijzigingen met betrekking tot de programmabegroting 2021 en daaropvolgende jaren
5. Instellen reserve coöperatie u.a. GGiD
6. Bestemmen restant middelen voormalig PoC-fonds 7. Positionering Twenteraad
8. Stand van zaken overige onderwerpen transitie:
a. Financiën b. Resttaken
c. Verloop procedures in het kader van de transitie bij gemeenten 9. Rondvraag
PAGINA 2/2
Hoogachtend, Voorzitter, Drs. H.J. Meijer
Besluitenlijst algemeen bestuur d.d. 27 januari 2021
Locatie: digitaal via Teams, vergadering live te volgen via YouTube Tijd: 13:15 – 14:45
Aanwezig Dagelijks bestuur:
Voorzitter: de heer H.J. Meijer (Enschede) Lid: de heer B. Brand (Dinkelland) Lid: de heer C. Bruggink (Hengelo)
Secretaris: de heer J.W.C. Aalders (Regio Twente) Leden c.q. plaatsvervangende leden algemeen bestuur De heer A.J. Gerritsen (Almelo)
De heer J.H.R. Pierik (Borne) De heer J. Diepemaat (Enschede) De heer R.G. Welten (Haaksbergen) Mevrouw A.H. Raven (Hellendoorn)
Mevrouw H.A.M. Nauta- van Moorsel (Hof van Twente) Mevrouw C.A.M. Kroon (Losser)
De heer P.G. Welman (Oldenzaal) De heer B. Beens (Rijssen-Holten)
Mevrouw W. Haverkamp-Wenker (Tubbergen) Mevrouw M. van Abbema (Twenterand) Mevrouw D. Tigchelaar-van Oene (Wierden)
Afwezig geen
2
1. Opening, vaststellen agenda en mededelingen
Geen afmeldingen
2. Besluitenlijst algemeen bestuur d.d. 16 december 2020 Ongewijzigd vastgesteld
3. Normenkader rechtmatigheidscontrole 2020 Toelichting op het voorstel:
De accountant moet na afloop van het begrotingsjaar 2020 zijn oordeel geven over het rechtmatig handelen van onze organisatie. Het normenkader is hiervoor een essentieel onderdeel. Het
normenkader is de inventarisatie van de voor de rechtmatigheidscontrole relevante interne en externe regelgeving. Dit kader moet jaarlijks actueel worden gehouden door deze aan te passen aan nieuwe wet- en regelgeving.
Voorstel:
Het geactualiseerde overzicht van toepassing zijnde wet- en regelgeving (normenkader) voor de accountantscontrole 2020 vast te stellen.
Besluit:
Conform vastgesteld
4. Jaarverslag lobby Twente 2020 Toelichting op het voorstel:
In het jaarverslag lobby Twente 2020 zijn de gemaakte stappen in de gezamenlijke Twentse lobby naar Den Haag en de Twentse internationale lobby richting Brussel en Duitsland van afgelopen jaar vastgelegd. Ook zijn de meest in het oog springende resultaten gebundeld en wordt een doorkijk gegeven naar het lobbyjaar 2021. Ondanks de coronacrisis hebben we voor Twente gezamenlijk mooie successen kunnen boeken, zowel in als buiten Twente
Het AB heeft kennisgenomen van:
Het jaarverslag lobby Twente 2020 ‘Zoomend’ samenwerken, verbinden en resultaten boeken
5. Positionering recreatieve voorziening en oprichten bedrijfsvoeringsorganisatie Recreatieschap Twente voor de uitvoering van Recreatieve Voorzieningen Toelichting op het voorstel:
Op 25 september 2019 heeft het AB met het vaststellen van de veranderopdracht bepaald dat het te behartigen belang van Recreatieve Voorzieningen niet past in de gewenste focus van de aangepaste gemeenschappelijke regeling voor gezondheid. Voor Recreatieve Voorzieningen en het beleidsterrein Vrijetijdseconomie zou met de betrokkenen samen de best passende en gedragen positionering en wijze van organiseren moeten worden bepaald. Het AB heeft een voorstel voor de positionering opiniërend besproken in de vergadering van 11 november 2020. Men onderschreef toen de gekozen richting van de vorming van een zelfstandige organisatie en de uitvoering van de bedrijfsvoering te laten in de huidige gemeenschappelijke regeling. Na 11 november 2020 heeft een bestuurlijke
werkgroep vanuit het algemeen bestuur zich over dit vraagstuk gebogen. Op basis van het advies van de werkgroep is het voorstel geformuleerd voor de positionering van Recreatieve Voorzieningen. Voor de positionering van vrijetijdseconomie is een separaat voorstel gemaakt (agendapunt 6).
Voorstel:
1. In te stemmen met het oprichten van een bedrijfsvoeringsorganisatie voor Recreatieve Voorzieningen en in te stemmen met het concept van de regeling daarvoor;
2. Deze regeling ter vaststelling aan te bieden aan de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten.
3. De colleges te verzoeken het dagelijks bestuur uiterlijk 1 april 2021 te informeren over hun besluit.
4. In te stemmen met het leveren van de ondersteunende dienstverlening aan het Recreatieschap Twente door de Gemeenschappelijke Regeling Gezondheid.
Besluit:
Het DB stelt omwille van de helderheid en een goede overdracht, een aantal wijzigingen voor in de tekst van de regeling:
• De aangepaste inwerkingtreding van de GR Recreatieve Voorzieningen te verschuiven naar 1 januari 2022.
• Een bepaling over het overnemen van verordeningen en overdracht rechten en plichten vanuit de GR Gezondheid.
• Toevoeging dat het bestuur regels stelt omtrent uittreding.
• De wijze van financiële bijdrage (per inwoner) toe te voegen.
Het DB stelt voor in te stemmen met de concept regeling met inbegrip van de wijzigingen. De door het DB voorgestelde wijzigingen voldoen aan de vraag van het AB om meer te regelen wat betreft
uittreding. Het AB zegt met de keuze om bedrijfsvoering te beleggen bij de GezondheidsGR, daar geen (financiële) risico’s te willen leggen. Het AB wil een heldere administratieve scheiding borgen.
Ook wil het AB uitgewerkt hebben hoe verbinding tussen beleid en uitvoering rondom VTE en de subsidieverlening voor de markering in de praktijk eruit komt te zien.
Het AB stemt met meerderheid van stemmen in met het voorstel, met inbegrip van de door het DB voorgestelde wijzigingen.
De heer Gerritsen zegt dat Almelo nog niet in kan stemmen. Almelo wil het recht voorbehouden een standpunt in te nemen op het geheel en niet alleen op onderdelen. Ook wil Almelo het gesprek voeren of deze taak nog wel door de overheid moet worden uitgevoerd.
6. Positionering VTE Toelichting op het voorstel:
In het AB is de positie van het beleidsveld vrijetijdseconomie (VTE), al dan niet in samenhang met die van Recreatieve Voorzieningen, een aantal keren aan de orde geweest. Zoals bij het vaststellen van de Veranderopdracht op basis van het advies van de Kring van Twentse Gemeentesecretarissen (25 september 2019) en het Transitieplan (1 juli 2020). Op 11 november 2020 heeft het A besloten dat een bestuurlijke werkgroep uit uw bestuur met een voorstel komt over de positionering van VTE.
Onderhavig voorstel is gebaseerd op overleg met 6 leden van het AB, waaronder namens het DB de heer Brand, is gevoerd. Voor de organisatie van Recreatieve Voorzieningen ligt een separaat voorstel ter besluitvorming voor.
Voorstel:
1. Het strategisch beleid voor vrijetijdseconomie onder te brengen bij de Twente Board.
2. De daarmee verbonden formatie en het formatiebudget ( € 56.000) onder te brengen bij Twente Board Development.
3. De subsidiering van en het budget (€ 627.397) voor de toeristische marketing en promotie van Twente onder te brengen bij de bedrijfsvoeringsorganisatie Recreatieschap Twente.
4. Het overleg van de gemeentelijke portefeuillehouders vrijetijdseconomie te koppelen aan de vergaderingen van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Recreatieschap Twente.
Besluit:
Het AB wil geborgd hebben dat strategisch VTE-beleid straks positie krijgt, omdat het nu geen taak is van de Twente Board. Het AB vraagt ook aandacht voor het uitwerken van een goede verbinding tussen de Twente Board en het Recreatieschap en moet het overleg van de portefeuillehouders VTE niet leiden tot extra bestuurlijke drukte.
Het AB stemt met meerderheid van stemmen in met het voorstel.
Borne en Almelo stemmen niet in.
4
De heer Pierik zegt dat de voorkeur van Borne uitgaat naar het niet scheiden van het strategische beleid van VTE en subsidieverlening en wil dit als geheel onderbrengen bij het recreatieschap. De heer Pierik ziet extra motivering graag terug in de stukken aan de gemeenten.
De heer Gerritsen stelt dat Almelo geen extra overlegtafels wil, VTE beleid kan volgens Almelo besproken worden in het overleg dat gemeenten hebben op gebied van sociaal economische structuurversterking. Almelo is niet overtuigd dat de rol die het Recreatieschap Twente krijgt bij het beheren van subsidie passend is bij die van een technische beheerorganisatie.
7. Vaststellen overzicht resttaken en voorgestelde aanpak Toelichting op het voorstel:
Met de veranderopdracht is besloten om de huidige organisatie Regio Twente te ontvlechten in vier verschillende onderdelen: een organisatie voor gezondheid/jeugdhulp en maatschappelijke
ondersteuning (GR Gezondheid), een 3O organisatie voor de uitvoering van sociaal economische structuurversterking, een organisatie voor recreatieve voorzieningen en een passende plek bij gemeenten voor de coalitions of the willing. Het grootse deel van de taken van Regio Twente vinden hun weg in één van deze vier onderdelen. Bij een beperkt aantal taken is dit niet het geval en moet nog een keuze gemaakt worden of de gemeenten deze taken willen blijven uitvoeren en zo ja, waar deze het best gepositioneerd kunnen worden. In dit voorstel is inzicht gegeven in welke resttaken dit zijn, welke middelen erbij horen en wat het voorstel is hoe herpositionering vormgegeven zou kunnen.
Het AB heeft gevraagd om in april 2021 een integraal besluit nemen kunnen nemen over de transitie.
Het AB is verantwoordelijk voor de goede afhechting van de taken met bijbehorende budgetten en medewerkers, omdat deze deel uit maken van de taken die Regio Twente uitvoert.
Voorstel
1. In te stemmen met de hierna onder argumenten vermelde voorstellen voor de nog niet gepositioneerde resttaken vanuit de veranderopdracht.
Besluit
Conform ingestemd
8. Wijzigen huidige gemeenschappelijke regeling Regio Twente in een gemeenschappelijke regeling voor Gezondheid
Toelichting op het voorstel:
Op 25 september 2019 heeft het AB de veranderopdracht vastgesteld. Het resultaat van de opdracht was te komen tot ontvlechting van de organisatie Regio Twente. Daarbij moet deze organisatie omgevormd worden tot een organisatie voor GGD, OZJT en VTT met het gastheerschap voor Samen14 en Kennispunt Twente. Ter concretisering heeft het AB op 1 juli 2020 hierover een aantal besluiten genomen met een transitieplan. In het voorliggende concept zijn deze besluiten verwerkt.
Hieronder leest u welke wijzigingen zijn verwerkt, ten opzichte van de huidige Regeling Regio Twente. Deze wijzigingen zijn tot stand gekomen na bespreking met de hiervoor ingestelde bestuurlijke werkgroep vanuit het AB en een eerste bespreking van de concept regeling in de vergadering van het AB van 16 december 2020.
Voorstel
1. In te stemmen met de concept tekst van de wijziging van de Regeling Regio Twente in de Gemeenschappelijke Regeling Gezondheid;
2. Deze gewijzigde regeling ter vaststelling aan te bieden aan de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten.
3. De colleges te verzoeken het dagelijks bestuur uiterlijk 1 april 2021 te informeren over hun besluit.
Besluit:
Het DB stelde bij de GR voor het recreatieschap een aantal voor. Deze leiden ook tot een aantal wijzigingen in de tekst van deze regeling:
• Een overgangsbepaling in verband met de aangepaste inwerkingtreding van de GR Recreatieve Voorzieningen.
• Een bepaling over het overnemen van verordeningen en overdracht rechten en plichten.
• Toevoeging dat het bestuur regels stelt omtrent uittreding.
Het AB wil dat de GR gezondheid zich focust op gezondheid en niet op andere taken. Hoewel de regeling wel de mogelijkheid biedt voor gastheerschap, zegt het AB hier in de basis geen gebruik van te willen maken. Hetzelfde geldt voor het instellen van commissies. Het AB vraagt verder aandacht voor een goed meerjarenplan. Daarnaast leeft het idee dat de gemeentesecretarissen, hoewel niet geformaliseerd in de regeling, wel een rol kunnen hebben in de coördinatie van de samenwerking. Tot slot reageert het AB positief op de organisatie van een webinar voor de raden over dit onderwerp.
Het AB stemt met meerderheid van stemmen in met het voorstel, met inbegrip van de door het Db voorgestelde wijzigingen. Almelo en Rijssen-Holten stemmen niet in.
De heer Beens zegt dat Rijssen-Holten niet kan instemmen met de mogelijkheid die geboden wordt in de gemeenschappelijke regeling om de deur op een kier te zetten voor nieuwe samenwerkingen en overleggen.
De heer Gerritsen zegt dat Almelo het standpunt van Rijssen-Holten deelt en maakt een voorbehoud ten aanzien van het instemmen met de gemeenschappelijke regeling door Almelo. Daarbij is de heer Gerritsen het niet eens met de wijze waarop in artikel de rechtstreekse link wordt gelegd tussen raden en gemeenschappelijke regeling.
9. Stand van zaken overige onderwerpen transitie a. Presentatie financiële effecten veranderopdracht Toelichting:
In de AB-vergadering van 16 december 2020 heeft het DB een update gegeven over de stand van zaken met betrekking tot de uitwerking van de financiële effecten van de veranderopdracht. Hierover heeft het AB besloten om de inzichten eerst te bespreken in informele bestuurlijke en ambtelijke technische sessies. Op 11 januari jl. zijn de financiële effecten besproken met de financiële experts middels de bijgevoegde presentatie. Op 13 januari jl. is de presentatie in een technische sessie ook met het AB besproken. Om het AB een mogelijkheid te bieden om aanvullende vragen te stellen en eventueel verdere duiding te geven aan de inhoud van de presentatie, biedt het DB hierbij de presentatie aan.
Het AB heeft kennisgenomen van:
De bijgevoegde presentatie waarin de financiële effecten van de veranderopdracht zijn vertaald.
b. Stand van zaken overige onderwerpen: voorstel voor aanpassing BOK Toelichting:
Naar aanleiding van opmerkingen over de looptijd van de financiering tot en met 2024, stelt het DB voor de bestuursovereenkomst tussen de 14 gemeenten op gebied van sociaal economische structuurversterking aan te passen. Om niet de indruk te wekken dat voorbij wordt gegaan aan het budgetrecht van de raden, stelt het DB voor om artikel 11 lid 1 van de BOK zo aan te passen dat elke gemeente t/m 2022 (in plaats van 2024) € 8,92 per inwoner per jaar beschikbaar stelt. Het DB stelt voor om dan aan lid 1 de inspanningsverplichting toe te voegen voor de colleges dat zij zich er voor zullen inspannen om financiering te organiseren voor de jaren 2023 en 2024. Daarmee wordt recht gedaan aan het besluit van het AB van 28 oktober 2020 en de intentie om voor langere tijd een 3O organisatie in te richten.
Besluit:
Het AB stemt in met het voorstel van het DB om de bestuursovereenkomst aan te passen mbt de periode waarin middelen beschikbaar worden gesteld (t/m 2022) en de inspanningsverplichting van de colleges om bij hun raden voor een langere periode financiering te pleiten.
6
10. Rondvraag
Geen
De voorzitter sluit te vergadering om 15:00
Voorstel voor Algemeen bestuur Registratienummer 2021-000021
Datum vergadering 3 maart 2021 Agendapunt 3
Domein, behandelend ambtenaar, tel. Bedrijfsvoering, M.Q. Bajwa, 06 11406269
Onderwerp Boardletter 2020
Kennisnemen van
De naar aanleiding van de tussentijdse accountantscontrole opgestelde Boardletter 2020.
Inleiding
De accountant heeft recentelijk de tussentijdse-controle uitgevoerd en onze belangrijkste (financiële) processen beoordeeld. In de Boardletter van 2020, de eerste van onze nieuwe accountant Eshuis, zijn de uitkomsten van zijn beoordeling van onze interne beheersingssysteem uiteengezet. Deze
beoordeling voert de accountant uit om uiteindelijk een verklaring over de getrouwheid en
rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 af te kunnen geven. De Boardletter is op 10 februari jl. door de accountant in de vergadering van de auditcommissie toegelicht. Naar aanleiding van deze
bespreking heeft de auditcommissie een adviesbrief opgesteld.
Beoogd effect
Uw bestuur op de hoogte stellen van bevindingen en aanbevelingen van de accountant naar aanleiding van de uitgevoerde tussentijdse-controle van 2020.
Kernboodschap
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concludeert de accountant dat de interne beheersing van voldoende niveau is
De accountant concludeert dat de processen in de basis voldoende zijn ingericht, er zitten voldoende interne controles in de processen, en er is sprake van een goed niveau van verbijzonderde interne controle.
De significante verbetermogelijkheden die de accountant signaleert zitten op het gebied van automatisering en inkoop & aanbesteding
De IT-omgeving en automatiseringen worden in een rap tempo steeds belangrijker in de maatschappij en voor organisaties. De ontwikkelingen rond informatiegebruik en technologie verlopen exponentieel en daarmee nemen ook de risico’s toe. De accountant heeft bij de tussentijdse controle een IT-audit uitgevoerd en daarbij ook gefocust op cyber security. Zowel op het gebied van logische als fysieke toegangsbeveiliging als ook op het gebied van back-up en recovery signaleert de accountant noodzakelijke verbeteringen. Onder meer noodzakelijk om de risico’s op en de effecten van
cybercriminaliteit te reduceren. Wij gaan over deze bevindingen op korte termijn in gesprek met de IT- auditor en de accountant om een plan van aanpak op te stellen zowel voor de korte termijn als de middellange termijn.
De accountant signaleert dat als er geen goedkeurende verklaringen op het gebied van
rechtmatigheid worden verstrekt, dit grotendeels wordt veroorzaakt door het onterecht niet Europees aanbesteden. Bij de jaarstukken van 2019 hebben wij u geïnformeerd dat de onrechtmatigheden in dit proces toenemen. Ook voor 2020 signaleert de accountant aanvullende risico’s waarbij er op korte termijn door ons nadere onderbouwingen worden aangeleverd over een aantal dossiers. Maar nog belangrijker is het voorkomen van onrechtmatigheden door te investeren in dit proces. Voor zowel
Informatienota AB Pagina 2 van 2 2019 als 2020 heeft u incidenteel budget toegekend voor het aanstellen van onder meer een
inkoopadviseur. Hiermee zijn al de nodige procesverbeteringen aangebracht en mogelijke
onrechtmatigheden voorkomen. Belangrijk is om dit verder voort te zetten. Voor zowel de mogelijke investering om de automatiseringsomgeving te verbeteren als het verder voortzetten van inkoop en aanbesteding komen wij terug bij uw bestuur met opties en mogelijkheden.
De accountant geeft een vooruitblik naar de jaarrekening inclusief een aantal actualiteiten
De accountant benoemt nog een aantal actuele ontwikkelingen zoals de reorganisatievoorziening veranderopgave, zorgbonus, meerkosten COVID-19 en de rechtmatigheidsverantwoording. Over de reorganisatievoorziening van de veranderopdracht herhaalt de accountant zijn eerdere standpunt dat een voorziening op basis van boekhoudregels niet gevormd kan worden. Op basis van uw
besluitvorming bij de jaarrekening van 2019 is voor de frictiekosten geld gereserveerd. Conform advies van de accountant vindt bij het opstellen van de jaarrekening (ultimo 2020) een herijking plaats van deze risico’s aan de hand van de laatst bekende inzichten en ter besluitvorming voorgelegd aan uw bestuur. Hierin worden ook de effecten meegenomen uit de financiële presentatie van de
veranderopdracht die op 27 januari jl. in uw vergadering is besproken. Aan de overige actuele onderwerpen besteden wij nadrukkelijk aandacht tijdens het proces van de jaarrekening 2020. Voor de aanstaande wetswijziging op het gebied van rechtmatigheidscontrole heeft de accountant een aantal acties uitgeschreven. De organisatie is bezig met de voorbereidingen voor de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording en wil hiermee de interne beheersing in de processen verder versterken.
Communicatie N.v.t.
Vervolg
1. Begin mei vindt de jaarrekeningcontrole 2020 plaats.
2. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole stelt de accountant het rapport van bevinding op.
3. Het rapport van bevindingen wordt besproken in de auditcommissie.
4. De jaarstukken 2020 inclusief het rapport van bevindingen met een advies van de auditcommissie worden geagendeerd voor uw vergadering van 7 juli 2021.
Bijlage(n) Boardletter 2020
Enschede 3 februari 2021, Dagelijks bestuur
secretaris,
mr. J.W.C. Aalders
voorzitter,
drs. H.J. Meijer
Besluit van het algemeen bestuur, gelezen het voorstel van dagelijks bestuur van 3 februari 2021.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 3 maart 2021.
secretaris,
mr. J.W.C. Aalders
voorzitter,
drs. H.J. Meijer
Management letter 2020 Regio Twente
3 februari 2021
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 2 van 31
Aan de directie van de gemeenschappelijke regeling Regio Twente T.a.v. de heer mr. J.W.C. Aalders
Nijverheidsstraat 30 7511 JM ENSCHEDE
T w e n t e p o o r t O o s t 1 4 a 7 6 0 9 R G A l m e l o P o s t b u s 2 0 6 7 6 0 0 A E A l m e l o T e l . 0 8 8 - 5 0 0 9 5 0 0 E - m a i l i n f o @ e s h u i s . c o m
Behandeld door: drs. E. Dijkgraaf RA Ons kenmerk: 1011890-2020/MGK Datum: 3 februari 2020
Betreft: Management letter 2020
Geacht bestuur,
U heeft Eshuis Registeraccountants opdracht gegeven om de jaarrekening 2020 van Regio Twente te controleren.
Voor een nadere omschrijving van onze opdracht verwijzen wij u naar onze opdrachtbevestiging van 27 november september 2020.
Ons onderzoek is er primair op gericht ons in staat te stellen een oordeel te vormen over de getrouwheid van de jaarrekening van de Regio Twente en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties. Als onderdeel van onze controle onderzoeken wij onder andere de administratieve organisatie en de interne beheersing bij uw gemeenschappelijke regeling. Hiervoor hebben wij in november en december 2020 onze interim-controle uitgevoerd. Naar aanleiding daarvan brengen wij deze managementletter uit. Hierin richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de processen die wij hebben onderzocht om een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen van uw gemeenschappelijke regeling. Wij tekenen daarbij aan dat onze
controle dus niet is gericht op het uitspreken van een oordeel over het geheel van interne beheersingsmaatregelen (inclusief effectiviteit en efficiency) van de gemeenschappelijke regeling.
Wij beginnen deze managementletter met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen voor u en de (significante) risico’s die wij bij de controle van de Regio Twente onderkennen. Daarna geven wij een oordeel op hoe de relevante processen zijn opgezet en adviseren wij u over verbetermogelijkheden. In deze paragraaf gaan wij ook in op de opvolging van onze adviezen uit voorgaande jaren. Voor zover er naar aanleiding van onze bevindingen door u nog aanvullende werkzaamheden zijn vereist worden die ook in deze paragraaf gemeld. De laatste paragraaf benutten wij voor een aantal onderwerpen die wij graag met u delen met het oog op de controle van de jaarrekening.
Op 26 januari hebben wij de conceptversie met het CMT besproken. Dit verslag zullen wij op 10 februari 2021 met de auditcommissie bespreken. Wij willen de betrokken medewerkers van uw gemeenschappelijke regeling bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Met vriendelijke groet, Eshuis,
Registeraccountants
drs. E. Dijkgraaf RA
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 4 van 31
Inhoud
1. Kernboodschappen ... 5
2. Significante risico’s ... 7
3. Beeld procesbeheersing ... 9
4. Gedetailleerde bevindingen ... 11
5. Tussentijdse financiële rapportages ... 27
6. Vooruitblik naar de jaarrekening ... 28
1. Kernboodschappen
Onze belangrijkste boodschappen voor de Regio Twente zijn:
De Regio Twente had in 2020 te maken met een aantal bijzondere omstandigheden. Zowel het in 2019 geïnitieerde verandertraject als de coronapandemie waren voor de Regio van diepgaande invloed. De veranderopdracht zal naar verwachting in 2021 worden afgerond, maar wij zien een aantal bijkomstige effecten in 2020. Zo blijven een aantal verbeterpunten (bijv. de herijking van het interne controleplan) liggen in afwachting van de afronding van het transitieplan. Ook stellen wij vast dat een aantal (Europese)
aanbestedingen is uitgesteld als gevolg van de langere doorlooptijd van de veranderopdracht.
De financiële impact van de veranderopdracht is ultimo 2020 nog niet zodanig te kwantificeren dat er een reorganisatievoorziening kan of moet worden gevormd. Omdat de Regio Twente wel financiële risico’s loopt, adviseren wij om een bestemmingsreserve ter zake te treffen.
Ook de impact van het COVID-19-virus op de Regio, in het bijzonder de GGD, is groot. De GGD’en krijgen in de bestrijding van het virus een belangrijke rol toebedeeld, waardoor een significante toename van de formatie noodzakelijk is. Over de miljoenen aan extra kosten die u moet maken wordt volgens de recent gepubliceerde verantwoordingsinstructie via de jaarrekening verantwoording aan het ministerie van VWS afgelegd.
Ondanks de verbetermogelijkheden die wij bij de Regio Twente signaleren en wij in deze management letter onder uw aandacht brengen, concluderen wij op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden dat de interne beheersing bij uw gemeenschappelijke regeling van voldoende niveau is. De processen zijn in de basis voldoende ingericht, er zitten voldoende interne controles in de processen, en er is sprake van een goed niveau van verbijzonderde interne controle.
Met ingang van hoogstwaarschijnlijk 2021 dient het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Sinds jaar en dag lag die rol bij de accountant. Doordat u over een adequate VIC beschikt, bent u al goed op de nieuwe situatie voorbereid. Om de puntjes op de spreekwoordelijke i te zetten doen wij in deze managementletter een aantal aanbevelingen.
Uit de statistieken blijkt dat als er door accountants geen goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid wordt verstrekt, dit in het overgrote deel van de gevallen werd veroorzaakt door het
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 6 van 31
onterecht niet Europees aanbesteden. Over 2019 zijn door de vorige accountant een aantal
onrechtmatigheden op dit gebied geconstateerd, in 2020 constateert de verbijzonderde interne controle eveneens een aantal onrechtmatigheden. Ook naar aanleiding van onze controle plaatsen wij nog een aantal kanttekeningen bij de rechtmatigheid.
Een belangrijk aandachtspunt in onze ogen is de automatiseringsomgeving. Zowel op het gebied van logische als fysieke toegangsbeveiliging als ook op het gebied van back-up en recovery signaleren wij noodzakelijke verbeteringen. Onder meer noodzakelijk om de risico’s op en de effecten van cybercriminaliteit te reduceren.
Met ingang van 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren inwerking getreden. Hierin is onder andere opgenomen dat er specifiek verantwoord dient te worden over de uitvoering van het
integriteitsbeleid. De gemeenschappelijke regeling heeft ons inzage gegeven in de stand van zaken rondom de uitvoering van het integriteitsbeleid waarmee invulling is gegeven aan het doel van het beleid, de tot nog toe uitgevoerde acties, de plannen die de gemeenschappelijke regeling heeft en de incidenten in 2020 tot op heden.
2. Significante risico’s
Wij vinden het van belang dat u weet waar wij bij de Regio Twente de belangrijkste risico’s verwachten, die tot mogelijke fouten in de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling leiden. Bij onze inschatting van de risico’s laten wij ons leiden door bijv. fouten uit het verleden zoals door ons geconstateerd en gerapporteerd, de bevindingen van de verbijzonderde interne controle (VIC) over 2020, belangrijke gebeurtenissen in 2020 en voorschriften van onze beroepsorganisatie. Voor het jaar 2020 onderkennen wij het volgende significante risico:
Risico Motivatie
Management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers)
In onze controlestandaarden wordt dit als belangrijk te onderkennen risico beschouwd (Standaard 240.31). Wij zijn van mening dat binnen de Regio Twente de
mogelijkheden om buiten de getroffen interne
beheersmaatregelen om materiële invloed uit te oefenen op de jaarrekeninguitkomsten beperkt is. Om het
restrisico te beperken beoordelen wij de
schattingsprocessen (met name de vaste activa) en verrichten wij een analyse op de memoriaalboekingen en boekingen in het kader van de jaarafsluiting, en tevens controleren wij significante transacties buiten de reguliere bedrijfsvoering.
Onrechtmatigheden van inkopen en aanbestedingen als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving inzake Europese aanbestedingen
Zowel tijdens de accountantscontrole 2019 als bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controlefunctie 2020 zijn onrechtmatigheden in een aantal
aanbestedingstrajecten gesignaleerd. Bij zowel de interim-controle als de jaarrekeningcontrole geven wij
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 8 van 31
Risico Motivatie
extra aandacht aan het aanbestedingsproces binnen de Regio Twente.
De aard van het tweede significante risico brengt met zich mee dat wij met name bij de controle van de jaarrekening hier aandacht aan besteden. Vooruitlopend daarop hebben wij ook bij de interim-controle de kritische dossiers met u besproken. In ons accountantsverslag dat wij naar aanleiding van de controle van de jaarrekening uitbrengen zullen wij rapporteren hoe dit significante risico is afgedekt.
3. Beeld procesbeheersing
Onderstaand vatten wij ons oordeel over de opzet en het bestaan per proces samen en geven wij de werkzaamheden van de VIC over de werking per proces weer.
Op basis van de tot op heden door ons uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de interne beheersing bij Regio Twente van voldoende niveau is. Zowel uit onze beoordeling van de opzet en het bestaan van de diverse processen als uit de door u uitgevoerde interne controles blijken een aantal verbetermogelijkheden. Onze
aanbevelingen treft u in het volgende hoofdstuk aan. Voor de constateringen vanuit de uitgevoerde verbijzonderde interne controles verwijzen wij u naar de interne managementletter die over het eerste halfjaar 2020 is uitgebracht.
Proces Opzet en bestaan Impact jaarrekening
Informatieveiligheid Ontoereikend Nee
Inkopen Toereikend met
verbetermogelijkheden
Ja
Aanbestedingen Toereikend met verbetermogelijkheden
Ja
Personeel en salarissen Toereikend Nee Subsidieverstrekkingen Toereikend met
verbetermogelijkheden
Ja
Forensische geneeskunde Toereikend Nee Inspectie & Hygiëne Toereikend met
verbetermogelijkheden
Ja
Vaccinaties JGZ Toereikend Nee
Memoriaalboekingen Toereikend Ja
Treasury Toereikend Nee
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 10 van 31
Wij hebben een aantal door u uitgevoerde verbijzonderde interne controles opnieuw uitgevoerd om een oordeel over de kwaliteit van de VIC te kunnen vormen. Uit deze ‘reperformances’ blijkt dat wij tot dezelfde conclusie komen als de verbijzonderde interne controlefunctionaris. Dit bevestigt ons initiële beeld dat de VIC bij Regio Twente van goed niveau is en een stevige basis vormt voor de vanaf 2021 door het dagelijks bestuur af te leggen
rechtmatigheidsverantwoording.
4. Gedetailleerde bevindingen
Onderstaande tabel geeft een overzicht van nieuwe en eerder gerapporteerde controlebevindingen. Wij classificeren de bevindingen in laag, middel of hoog. Hieronder volgt een toelichting op de classificatie:
Hoog: Bevinding van groot belang voor de kwaliteit van de interne beheersing. Deze bevinding zou naar onze mening direct opgepakt moeten worden;
Midden: Bevinding van belang voor de kwaliteit van de interne beheersing. Deze bevinding verdient opvolging binnen afzienbare tijd;
Laag: Bevinding van belang voor de kwaliteit van de interne beheersing, maar met een beperkt effect door bijvoorbeeld mitigerende maatregelen. De opvolging is in onze ogen wenselijk.
De bevindingen zijn als volgt:
Nieuwe bevindingen 2020
Nummer Bevinding Belangrijk
01 Inkopen - Betaalbaar stellen van inkoopfacturen in AFAS vóór goedkeuring in Donau
Midden
02 Inkopen - Verwerking inkoopfacturen in de financiële administratie ná goedkeuring in Donau
Laag
03 Aanbestedingen - Ten onrechte niet-Europees aanbesteed in 2020 Hoog 04 Inspectie & Hygiëne - Interne controle op volledigheid inspecties kinderopvang
kan beter
Midden
05 Subsidieverstrekkingen - Geen aansluiting te verstrekken subsidies of te ontvangen afrekening met financiële administratie
Midden
06 IT-audit – Verbeteringen in logische toegangsbeveiliging noodzakelijk Hoog
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 12 van 31
Nummer Bevinding Belangrijk
07 IT-audit – Fysieke toegangsbeveiliging moet op onderdelen worden verbeterd Hoog 08 IT-audit – Continuïteit/beschikbaarheid van de informatiesystemen behoeft
aandacht
Hoog
09 IT-audit – Beheer wijzigingen is niet toereikend Midden
Eerder gerapporteerde bevindingen door vorige accountant
Nummer Bevinding Belangrijk Advies uit Opvolging
01 Verbijzonderde interne controle - Het interne controleplan is nog niet geactualiseerd
Laag 2018 Nee
02 Memoriaalboekingen - Ontbreken controle op memoriaalboekingen
Midden 2018 Ja
03 Actualiseren frauderisicoanalyse Midden 2019 Nee
#01 Inkopen - Betaalbaar stellen van inkoopfacturen in AFAS vóór goedkeuring in Donau
Observatie Wij hebben vastgesteld dat inkoopfacturen die door meerdere personen moeten worden goedgekeurd al vóór goedkeuring in AFAS worden geboekt en betaalbaar worden gesteld. Als reden hiervoor wordt aangegeven dat de betaaltermijn al verstreken is alvorens alle
personen de factuur in Donau hebben geautoriseerd. In voorkomende gevallen worden in Donau interne deelfacturen aangemaakt die door de diverse betrokkenen moeten worden goedgekeurd.
Risico Het risico bestaat dat er facturen betaald worden die uiteindelijk niet (geheel) zijn goedgekeurd.
Aanbeveling Wij adviseren u in dergelijke gevallen de betaalbaarstelling van de inkoopfactuur te blokkeren totdat alle interne deelfacturen zijn goedgekeurd.
Reactie management Dit vindt voornamelijk plaats bij facturen die verdeeld moeten worden over verschillende budgetbeheerders. Dit kan zijn voor verzamelfacturen voor bijvoorbeeld telefonie maar ook voor onder meer UWV-kosten. Over het algemeen gaat het om lage bedragen en facturen waarvan de betaling niet ter discussie staat. Om ervoor te zorgen dat de crediteuren tijdig betalingen ontvangen worden deze facturen alvast betaald. De autorisatie, weliswaar achteraf, wordt nauwlettend door ons gemonitord.
Impact jaarrekening Wij vragen u na te gaan of er over 2020 sprake is van betaalde facturen die niet (geheel) zijn geautoriseerd.
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 14 van 31
#02 Inkopen - Verwerking inkoopfacturen in de financiële administratie ná goedkeuring in Donau
Observatie De inkoopfacturen worden in Donau verwerkt waar ze door de daartoe bevoegde
medewerkers worden goedgekeurd. Na goedkeuring in Donau worden de inkoopfacturen in de financiële administratie verwerkt.
Risico Het risico bestaat dat bij het opstellen van de jaarrekening (en tussentijdse rapportages) de schuldenpositie niet volledig is opgenomen in die cijfers. Tevens bestaat het risico dat de compensabele BTW op deze inkoopfacturen niet in de juiste periode in de aangifte wordt verwerkt.
Aanbeveling Wij adviseren u de inkoopfacturen na verwerking in Donau direct in de financiële
administratie te verwerken. En, in navolging van onze aanbeveling onder #01, daarbij tevens te regelen dat de betaalbaarstelling in de financiële administratie eerst plaatsvindt nadat de inkoopfactuur in Donau is goedgekeurd.
Reactie management Het controleren of onze schuldpositie bij de jaarrekening wel volledig is, is onlosmakelijk onderdeel van ons afsluitproces. Hiervoor zijn aanvullende beheersmaatregelen door ons getroffen. Dit geldt ook voor de controle op de btw-aangifte.
Impact jaarrekening Wij vragen u na te gaan of de per balansdatum 2020 in Donau verwerkte en nog niet goedgekeurde facturen in het juiste boekjaar worden verantwoord.
#03 Aanbestedingen – Ten onrechte niet-Europees aanbesteed in 2020
Observatie Zowel in 2019 als in 2020 is bij de Regio Twente sprake onrechtmatigheden op gebied van Europese aanbestedingen. In zowel het accountantsverslag 2019 van de vorige accountant als in de interne management letter naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle over de eerste helft van 2020 bent u geïnformeerd over de onrechtmatigheden. Bij een aantal vermeende onrechtmatigheden in 2020 is waarschijnlijk sprake van onvoorziene
omstandigheden als gevolg van een langere doorlooptijd van het verandertraject dan vooraf voorzien.
Risico De directe consequenties van het niet-rechtmatig aanbesteden worden over het algemeen als beperkt ingeschat. Vanuit de toezichthouder c.q. de provincie Overijssel zijn geen
maatregelen te verwachten, de kans dat een benadeelde leverancier een claim indient wordt ook klein verondersteld. Anderzijds wil een lokale overheid als de Regio Twente rechtmatig handelen jegens de samenleving. Zeker als de onrechtmatigheden zouden leiden tot een niet- goedkeurende controleverklaring van de accountant (2020) of een beperking in de
rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur (vanaf 2021), kunnen er bestuurlijk wel vervelende situaties ontstaan.
Aanbeveling Wij adviseren voor 2020 op korte termijn met nadere onderbouwingen te komen over of de hierboven bedoelde aanbestedingen al dan niet rechtmatig zijn. Betreffende aanbestedingen hebben wij op 20 januari met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie besproken.
Om in de toekomst onrechtmatigheden in de aanbestedingen te voorkomen vragen wij uw aandacht voor het tijdig signaleren van aflopende contracten. Naar wij begrepen wordt het huidige pakket voor contractbeheer vervangen en wordt momenteel geïnventariseerd wat de best mogelijke oplossing voor de toekomst is. Tot slot geven wij in overweging om het aantal
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 16 van 31
medewerkers dat decentraal kan inkopen te beperken om de aanbestedingsrisico te reduceren.
Reactie management Wij zullen op korte termijn de door u gevraagde nadere onderbouwingen aanleveren. In zowel 2019 als 2020 heeft onze organisatie incidenteel budget verkregen om dit proces te verbeteren. Hiermee zijn al de nodige procesverbeteringen aangebracht en mogelijke nieuwe onrechtmatigheden voorkomen. Structurele voortzetting hiervan is noodzakelijk en
onontkoombaar om de risico’s in dit proces te beheersen en om te voorkomen dat er geen goedkeurende controleverklaring wordt verstrekt. Voor de voortzetting komen wij met een voorstel voor ons algemeen bestuur.
Impact jaarrekening Wij adviseren voor 2020 op korte termijn met nadere onderbouwingen te komen over of de hierboven bedoelde aanbestedingen al dan niet rechtmatig zijn.
#04 Inspectie & Hygiëne - Interne controle op volledigheid inspecties kinderopvang kan beter
Observatie Tijdens onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat er inzake de inspecties kinderopvang geen zichtbare aansluiting wordt gelegd tussen de aantallen die worden gepland (definitieve door gemeenten goedgekeurde planning), de aantallen die zijn uitgevoerd (volgens de vastlegging in GIR) en de uiteindelijk gefactureerde aantallen.
Risico Het risico bestaat dat niet alle uitgevoerde inspecties in rekening worden gebracht.
Aanbeveling Wij adviseren u periodiek een aansluiting te leggen tussen de aantallen gefactureerde inspecties, de uitgevoerde inspecties en de geplande inspecties, zowel in aantallen als in bedragen.
Reactie management De volledigheidscontrole over de door ons uitgevoerde inspecties is onderdeel van ons afsluitproces van de jaarrekening. Hiervoor zijn aanvullende beheersmaatregelen getroffen door ons.
Impact jaarrekening Wij vragen u deze aansluiting voor 2020 op totaalniveau te maken.
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 18 van 31
#05 Subsidieverstrekkingen – Geen aansluiting te verstrekken subsidies of te ontvangen afrekening met financiële administratie
Observatie De subsidies uit hoofde van de Agenda voor Twente worden geregistreerd in een
mappenstructuur op de server. Met behulp van deze structuur wordt o.a. de volledigheid van de te verstrekken subsidies en/of de te ontvangen afrekeningen gewaarborgd. Een periodieke afstemming met de financiële administratie van de Regio Twente in Afas wordt echter niet gemaakt.
Risico Het risico bestaat dat door het ontbreken van deze afstemming de posities (te verstrekken subsidies en/of te ontvangen afrekeningen) niet juist in de financiële administratie worden verantwoord.
Aanbeveling Wij adviseren u om een totaaloverzicht van de voortgang van de projecten op te stellen waarbij ook de bedragen worden vermeld en deze periodiek aan te sluiten met in de financiële administratie verantwoorde bedragen.
Reactie management In 2019/2020 zijn wij gestart met het opzetten van een projectadministratie. In deze
administratie wordt een aansluiting vastgelegd tussen de verstrekte subsidies en de nog af te rekenen subsidies. In verband met de veranderopdracht waarbij het subsidieprogramma elders wordt georganiseerd is besloten de aansluiting tussen de verstrekte subsidies (verwerkt in het financieel systeem) vooralsnog periodiek extracomptabel te maken met de nog af te rekenen subsidies.
Impact jaarrekening Wij vragen u om per balans de genoemde aansluiting te maken, zodat de verplichtingen uit hoofde van de Agenda voor Twente juist en volledig in de jaarrekening worden vermeld.
#06 IT-audit – Verbeteringen in logische toegangsbeveiliging noodzakelijk
Observatie De basisonderdelen van logische toegangsbeveiliging zijn aanwezig, maar nog niet volledig.
Met name op gebied van autorisatiebeheer binnen applicaties is de beveiliging nog niet op een juiste wijze georganiseerd. Dit proces is nog sterk afhankelijk van het inzicht van de manager en beheerder. Daarnaast worden geen periodieke en aantoonbare controles op deze autorisaties uitgevoerd. Ondanks dat een Active Directory-account een voorwaarde is voor het verkrijgen van toegang tot applicaties, geldt dit nog niet overal. Het geplande RBAC- concept (Role Based Access Control) is nog niet doorgevoerd. Op basis van een controle in de applicatie DONAU is onder meer gebleken dat nog veel oude accounts actief zijn. Hier is nooit een controle op geweest c.q. heeft nog geen opschoning plaatsgevonden.
Ten aanzien van het beleid moet worden opgemerkt dat deze documenten nog niet allemaal een definitieve status hebben (of tijdig zijn geactualiseerd).
Het beleid en uitvoering omtrent beheeraccounts is niet duidelijk. Functioneel beheerders hebben relatief veel rechten binnen het eigen persoonlijk account. Door het ontbreken van periodieke controles is niet met zekerheid aan te tonen dat geen (on-)bewuste fouten in onder meer de financiële processen zijn ontstaan.
Risico Het risico bestaat dan ongeoorloofd toegang tot systemen en/of bestanden wordt verkregen.
Doordat er in verband met de coronaprojectorganisatie ongeveer 300 extra mensen bij de GGD werkzaam zijn, zijn de risico’s toegenomen.
Aanbeveling Regio Twente heeft in de beleidsnotitie ‘Beheer toegang en autorisatie informatiesystemen’
in het beginsel een aantal toepasbare beleidsuitgangspunten beschreven die mede kunnen resulteren in een effectief logisch toegangsbeveiliging. Geadviseerd wordt dan ook om
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 20 van 31
betreffende uitgangspunten op korte termijn ook daadwerkelijk aantoonbaar binnen Regio Twente te implementeren.
Reactie management Wij hechten veel belang aan een goede interne beheersing van onze
automatiseringsomgeving. In 2020 zijn daarom ook weer belangrijke stappen gezet maar wij hebben nog aanvullende stappen te zetten om de beheersing verder te versterken. Wij gaan op korte termijn met de IT-auditor in gesprek om een plan van aanpak op te stellen voor verbeteringen zowel op de korte termijn als de middellange termijn.
Impact jaarrekening Geen.
#07 IT-audit – Fysieke toegangsbeveiliging moet op punten worden verbeterd
Observatie De fysieke beveiliging is op hoofdlijnen voldoende. Echter, met name op het gebied van calamiteiten en uitwijkmogelijkheid worden de nodige plannen /procedures gemist, waardoor deze niet zijn aan te tonen.
Risico Het risico bestaat dat bedrijfskritische processen niet in continuïteit beschikbaar zijn.
Aanbeveling Stel op basis van verschillende scenario’s een calamiteiten-/uitwijkplan op en test dit plan regelmatig op basis van realistische testscripts, zodat de werking van het plan kan worden aangetoond en verbeteringen kunnen worden aangebracht.
Reactie management Zie #06 Impact jaarrekening Geen
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 22 van 31
#08 IT-audit – Continuïteit/beschikbaarheid van de informatiesystemen verdient aandacht
Observatie In de basis heeft de Regio Twente de nodige maatregelen genomen ten aanzien van het borgen van de beschikbaarheid van haar (bedrijfskritische) informatiesystemen. Echter, door het ontbreken van duidelijk beleid en vastgestelde procedures is niet met zekerheid vast te stellen of huidige maatregelen resulteren in het juiste benodigde effect. Voor wat betreft de Azure-omgeving wordt aantoonbaar een back-upproces uitgevoerd. Ten aanzien van de belangrijkste SaaS-applicaties is de wijze van back-up/restore niet eenduidig en ook niet altijd aantoonbaar vastgelegd in de aanwezige SLA’s. Uitgangspunt is dat de SaaS leverancier dit regelt, maar dit is niet zeker gesteld.
Risico Het risico bestaat dat bedrijfskritische informatiesystemen en daarin vastgelegde gegevens/informatie niet beschikbaar zijn.
Aanbeveling Geadviseerd wordt op het aspect continuïteit inclusief back-up/restore meer expliciet vast te leggen, waarbij niet alleen moet worden gekeken naar de Azure omgeving, maar ook
nadrukkelijk de continuïteit en back-up/restore van de (bedrijfskritische) applicaties (SaaS) in kaart moeten worden gebracht. Belangrijk is dat alle afspraken ook periodiek worden beoordeeld getest. Geadviseerd wordt om dit op basis van een uitgewerkt Business Impact Analyse (BIA) nader uit te werken. Dit maakt het proces herhaalbaar.
Reactie management Zie #06 Impact jaarrekening Geen
#09 IT-audit – Beheer wijzigingen is niet toereikend
Observatie Binnen Regio Twente is wijzigingsbeheer ten aanzien van ICT – en dan met name wijzigingen die betrekking hebben op Remote Desktop Services – beschreven en geformaliseerd. Echter, een duidelijk/aantoonbaar proces rondom wijzigingen, testen en acceptatie van
(bedrijfskritische) SaaS-oplossingen is niet aanwezig. Veranderingen en acceptatie van veranderingen vinden meestal plaats door functioneel beheer, zonder akkoord management.
Dit vindt niet planmatig plaats (niet aangetoond/duidelijke vastlegging niet aanwezig).
Risico Het risico bestaat dat wijzigingen in SaaS-applicaties leiden tot verstoringen in de processen bij Regio Twente.
Aanbeveling Stel een duidelijke strategie en werkwijze op ten aanzien van het omgaan met SaaS- oplossingen. Besteed daarbij voornamelijk aandacht aan het testen en accepteren van wijzigingen, zodat tijdig eventuele nieuwe risico’s en aanvullende maatregelen kunnen worden geïdentificeerd. Met name ten behoeve van het zeker stellen van aspecten als werking (functionaliteit), veiligheid en betrouwbaarheid. Zorg er tevens voor dat het management nadrukkelijk hierbij een rol heeft en behoudt. Functioneel beheer kan wijzigingen prima functioneel beoordelen, maar kan geen besluit nemen en goedkeuring hierover geven.
Reactie management Zie #06 Impact jaarrekening Geen
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 24 van 31
#01 Verbijzonderde interne controle - Het interne controleplan is nog niet geactualiseerd (bevinding 2018/2019)
Observatie Tot op heden is het interne controleplan nog niet geactualiseerd. De meest recente versie dateert van 2016. Naar wij begrepen heeft nog geen actualisatie plaatsgevonden in verband met het verandertraject waar de Regio Twente op dit moment in zit. Na afronding van dit traject wordt het interne controleplan geactualiseerd zodat deze direct aansluit op de nieuwe organisatie.
Risico Het beschikken over een up-to-date IC-plan is temeer van belang omdat vanaf 2021 het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording moet afleggen. Door het ontbreken van een actueel interne controleplan bestaat de mogelijkheid dat het bestuur onvoldoende fundament heeft voor het adequaat afleggen van een verantwoording over de
rechtmatigheid van de baten en lasten en balansmutaties. Door uw controller is aangegeven dat er tot en met ultimo 2020 ten opzichte van 2016 geen grote wijzigingen in processen c.q.
activiteiten hebben plaatsgevonden. Uitzondering betreffen de coronakosten, hiervoor zijn in 2020 aanvullende interne controles uitgevoerd. Op basis van de door ons uitgevoerde
werkzaamheden kunnen wij die uitspraken van uw controller beamen.
Aanbeveling Onze aanbeveling is om het interne controleplan kort na de afronding van het verandertraject te actualiseren.
Reactie management Een actueel interne controleplan is benodigd temeer omdat vanaf 2021 de
rechtmatigheidscontrole verschuift van de accountant naar het dagelijks bestuur. Wij gaan het interne controleplan met prioriteit actualiseren in 2021.
Impact jaarrekening Geen.
#02 Memoriaalboekingen - Ontbreken controle op memoriaalboekingen (bevinding 2018/2019)
Observatie In de boardletter 2019 was vermeld dat er ten aanzien van memoriaalboekingen nog niet altijd volgens het vierogenprincipe werd gewerkt.
Risico Door het niet consequent toepassen van het vierogenprincipe bestaat het risico dat er onjuiste memoriaalboekingen in de administratie worden doorgevoerd.
Opvolging volgens interne management letter 2020
Uit de interne controle blijkt dat dit proces een verbetering laat zien ten opzichte van vorig jaar. Er zijn geen fouten geconstateerd in de gecontroleerde steekproefselectie. Uit de controle blijkt dat er één keer het vierogenprincipe niet is toegepast. Bij de controle is wel gebleken dat de boeking juist en rechtmatig is verwerkt.
Reactie Eshuis 2020 Op basis van de door ons uitgevoerde reperformances (d.i. het door ons opnieuw uitvoeren van een aantal door de Regio Twente uitgevoerde interne controles) komen wij tot dezelfde conclusie. Daarnaast hebben wij zelfstandig een uitgebreide beoordeling op de
memoriaalboekingen tot en met half september 2020 uitgevoerd. Ook daarbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd.
Impact jaarrekening Wij vragen u de interne controles op de memoriaalboekingen uit te breiden tot geheel 2020.
Dit is conform de planning van het interne controleplan.
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 26 van 31
#03 Actualiseren frauderisicoanalyse (bevinding 2019)
Observatie In de boardletter van 2019 is door de accountant geadviseerd om de frauderisicoanalyse op korte termijn te herijken en door het dagelijks bestuur te laten vaststellen.
Reactie management 2019
De frauderisicoanalyse is gebaseerd op onze meest significante processen. De afgelopen jaren hebben hierin geen majeure wijzigingen plaatsgevonden. Met het oog op onze organisatiewijziging vinden wij het meer passend om de frauderisicoanalyse te vernieuwen op het moment dat de nieuwe organisatie er staat.
Reactie Eshuis 2020 Overeenkomstig wat wij onder #01 Verbijzonderde interne controle hebben vermeld, geldt ook hier dat dat er tot en met ultimo 2020 ten opzichte van de 2016 geen grote wijzigingen in processen c.q. activiteiten hebben plaatsgevonden. Uitzondering betreffen de coronakosten, hiervoor zijn vanwege de inherente risico’s in 2019 aanvullende interne controles uitgevoerd.
Aanbeveling Onze aanbeveling is om de frauderisicoanalyse kort na de afronding van het verandertraject te actualiseren en door het dagelijks bestuur te laten vaststellen.
Impact jaarrekening Wij vragen u de interne controles op de coronakosten uit te breiden tot geheel 2020. Dit is conform de planning van de verbijzonderde interne controlefunctie.
5. Tussentijdse financiële rapportages
In de loop van het jaar 2020 worden op verschillende niveaus en in verschillende vorm (begroting, beraps, coronanieuwsbrieven en jaarrekening) diverse tussentijdse financiële rapportages uitgebracht. Doel van deze
rapportages is steeds het op basis van zo actueel mogelijke informatie geven van een zo goed mogelijke prognose van het resultaat over het lopende boekjaar.
In de eerste bestuursrapportage (peildatum 1 mei 2020 met doorkijk naar het einde van het jaar) wordt bij een gemiddeld scenario een nadelig resultaat verwacht van € 1.033k, waarvan € 1.519k veroorzaakt door het coronavirus.
In de tweede bestuursrapportage (peildatum 1 augustus 2020 met doorkijk naar het einde van het jaar) wordt uitgegaan van een resultaat over 2020 van € 240k voordelig, waarvan € 381k nadelige beïnvloeding door het coronavirus. In beide beraps worden de veranderingen in de geprognosticeerde resultaten via diverse analyses toegelicht. Wij vinden dat er sprake is van heldere, goed te volgen bestuursrapportages, waarbij is nagedacht over de impact die COVID-19 op de financiële resultaten van de Regio Twente heeft. In aanvulling op de 1e berap wordt in de 2e bestuursrapportage ook ingegaan op de realisatie van de inhoudelijke ambities.
Mede vanwege de bijzondere omstandigheden waarin de Regio Twente opereert, de veranderopdracht en belangrijke rol die de GGD bij het coronavirus vervult, onderstrepen wij het belang van deugdelijke bestuurlijke rapportages.
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 28 van 31
6. Vooruitblik naar de jaarrekening
Reorganisatievoorziening verandertraject
Naar aanleiding van de transitie waarin de Regio Twente verkeert is het de vraag of er in de balans van de Regio Twente ultimo 2020 een reorganisatievoorziening moet worden getroffen. Op basis van de informatie die wij tot en met de interim-controle hebben ontvangen mag geen voorziening worden getroffen. In artikel 44 van het BBV staat dat er voorzieningen worden gevormd wegens op de balansdatum bestaande risico's ter zaken van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. Omdat de omvang van de financiële verplichting niet op betrouwbare wijze kan worden geschat is het vormen van een voorziening niet
toegestaan.
Omdat er wel sprake is van financiële risico’s heeft de Regio Twente in 2019 hiervoor al een bestemmingsreserve gevormd. Wij adviseren deze ultimo 2020 te herijken naar de laatst bekende financiële inzichten.
Overigens is er ook sprake van andersoortige transitiekosten, zoals mobiliteitskosten, kosten van uitvlechting, inhuurkosten van personeel en advieskosten. Voor deze kosten geldt dat zodra een verplichting ter zake met een derde partij is aangegaan deze als last in de administratie moet worden verantwoord.
Aanvraag en uitbetaling zorgbonus
Ten aanzien van de subsidie zorgbonus bestaat nog onduidelijkheid over de vraag voor welke personeelsleden deze van toepassing is. De Regio Twente heeft ervoor gekozen de subsidie zorgbonus voor (nagenoeg) alle personeelsleden van de GGD en de ondersteuning door Bedrijfsvoering aan te vragen (€ 1.800 per persoon). Voor een juiste verwerking van deze post in de jaarrekening is het van groot belang dat Regio Twente een keuze maakt aan welke
personeelsleden men deze subsidie uiteindelijk gaat uitbetalen, rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving en de aanvullende Handreiking.
Gelet de onduidelijkheid heeft de uitbetaling aan het personeel nog niet plaatsgevonden. Hierdoor bestaat het risico dat nog niet uitbetaalde zorgbonussen niet als subsidiabel in de aanvraag tot subsidievaststelling mogen worden aangemerkt, een eis die bij veel subsidies van toepassing is.
Wij adviseren u tijdig uw keuze te maken voor welke personeelsleden u de subsidie zorgbonus in de aanvraag tot vaststelling gaat aanvragen en deze goed te onderbouwen, zo nodig door afstemming met de subsidieverstrekker, het ministerie van VWS. Tevens adviseren wij u na te gaan of uitbetaling aan het personeel voor het indienen van de aanvraag tot subsidievaststelling een voorwaarde is voor het subsidiabel zijn.
Meerkosten COVID-19
In 2020 zijn de GGD’en geconfronteerd met extra kosten in verband met het bestrijden en beheersen van COVID-19.
Op basis van de wet Publieke Gezondheid hebben de GGD’en extra taken en opdrachten van de minister gekregen, o.a. het bron- en contactonderzoek en de coronatesten. De verantwoording van de meerkosten vindt plaats via de jaarrekening van de GGD’en, een afzonderlijk controleprotocol wordt daarvoor niet nodig geacht. Op 11 december 2020 heeft de sectorcommissie Decentrale overheden van de NBA de Verantwoordingsinstructie 2020 Meerkosten COVID-19 GGD-VWS uitgebracht. Zowel u bij het afleggen van verantwoording in de jaarstukken, als wij bij de controle daarvan zullen onze werkzaamheden conform de verantwoordingsinstructie uitvoeren.
Kadernota rechtmatigheid
Vanaf 1 januari 2021 moet het bestuur een verantwoording opnemen in de jaarrekening over de rechtmatigheid van de relevante financiële beheershandelingen. De accountant zal toetsen of de jaarrekening (inclusief de
rechtmatigheidsverantwoording) getrouw is. In het rapport Vernieuwing accountantscontrole gemeenten (Depla-II) was de suggestie opgenomen voor de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording. In het rapport werd tevens aanbevolen om de commissie BBV een standaardtekst op te laten opstellen voor deze verantwoording.
De standaardtekst zal door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen opgenomen moeten worden in de jaarrekening, op het moment dat de wetgeving is aangepast. Bij de aanpassing van de wetgeving betreft het enkele artikelen van de Gemeentewet, Provinciewet, het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit
1 2 3 4 5 6
Samen slimmer. Sterker samen.
Bladzijde 30 van 31
accountantscontrole decentrale overheden (BADO). De wetswijziging is ten tijde van het schrijven van deze rapportage nog niet voltooid. Zoals reeds aangegeven, wordt gestreefd naar een invoering op 1 januari 2021.
Op korte termijn komt de Commissie BBV met een nieuwe kadernota rechtmatigheid. Deze zal (voor nu) gelden voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2021. Voor het boekjaar 2020 zal de kadernota rechtmatigheid uit 2018 nog gelden.
Wij hebben begrepen dat de Regio Twente aan het verkennen is op welke wijze zij de rechtmatigheidsverantwoording vorm kan gaan geven. Wij delen een aantal punten die op korte termijn uw aandacht verdienen en onder de aandacht van het dagelijks bestuur en de auditcommissie dienen te worden gebracht:
Het is goed om tijdig de hoofdrolspelers te informeren over de aankomende wijziging. Dit zijn in casu de directie, het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de ambtelijke organisatie. Onderwerpen van gesprek kunnen rollen, verwachtingen, informatievoorziening etc. zijn.
De gewenste rapporteringstolerantie van de rechtmatigheidsverantwoording dient tijdig vastgesteld te
worden tussen het dagelijks en het algemeen bestuur. Deze rapportagetolerantie kan variëren tussen 0 en 3%.
Het ambitieniveau van de GR voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording dient uitgesproken te worden. De Regio Twente kan kiezen om het wettelijk noodzakelijke te doen, of aanvullende regelingen te toetsen.
Bij de uitvoering gaat het normenkader een cruciale rol spelen. Vaak zien wij dat het normenkader (bijna) alle wet en regeling (inclusief regelingen en verordeningen) bevat die relevant zijn voor de GR. Een groot deel hiervan heeft (bijna) geen financiële rechtmatigheidsimpact, en zal (rekening houdend met de
rapporteringstolerantie) geen materiele impact hebben. Het is van belang om deze kaders in het toetsingskader uit te scopen, en vervolgens geen onderdeel te maken in het interne controle plan.
De risico’s en de beheersmaatregelen in het interne controle plan dienen afgeleid te zijn van de relevante artikelen zoals opgenomen in het toetsingskader. Bij de beheersing van de risico’s dient de Regio Twente een duidelijke afweging te maken over het beheersen van het risico in de lijn, of via de VIC. Daarnaast dienen de werklijsten de toetspunten te bevatten die ontleend zijn aan de artikelen en risico’s vanuit het IC plan.
