Geautomatiseerd
facturen verwerken
Productverslag
Gerben van Beek Hogeschool AVANS
Voorwoord
Dit verslag is de eindscriptie van mijn afstudeerproject voor de HBO opleiding Bedrijfskundige Informatica. Tijdens mijn afstudeerproject heb ik de
haalbaarheid onderzocht van het digitaliseren van de inkoopfacturen van Visser & Smit Hanab (VSH).
Dit rapport is geschreven voor het management van VSH om advies te geven over het digitaliseren van inkoopfacturen. Het rapport is ook een verplicht eindproduct voor de Academie ICT en Business van de Hogeschool AVANS te Breda.
Mijn dank gaat uit mijn collega’s die mij ondersteund hebben tijdens het
onderzoek en hebben bijgedragen aan het afstudeerproject. In het bijzonder wil ik de afdeling Administratieve verwerking bedanken voor de fijne samenwerking tijdens het afstudeerproject. Mijn collega’s Johan van Duijn, Arjan Hartman en Pieter Smits wil ik bedanken voor de begeleiding tijdens het afstuderen en de ruimte die binnen VSH is gegeven.
Als laatste wil ik Jessica Huls bedanken voor haar inzet als docentbegeleider en de adviezen die zij gegeven heeft tijdens het afstudeerproject.
Mijn broer Aart-Jan wil ik bedanken voor zijn adviezen met betrekking tot schrijftaal en –stijl na het lezen van dit document.
Dordrecht, maart 2010
Gerben van Beek
Deeltijd student HBO Bedrijfskundige informatica, Hogeschool AVANS Applicatiebeheerder, Visser & Smit Hanab
Inhoudsopgave
Voorwoord ... 2 Samenvatting ... 4 Inleiding ... 6 1 Bedrijfsbeschrijving ... 8 2 Externe oriëntatie ... 10 2.1 Werkbezoeken ...10 2.2 Prestentatie 20/20 Vision ...12 3 Metacom en factuurherkensoftware ... 13 3.1 Metacom ...13 3.2 Metacom Invoicereader ...133.3 Optical Character Recognition ...15
4 Analyse van de “as-is” situatie ... 16
4.1 Proces ...16 4.2 Informatievoorziening ...19 4.3 Informatiesystemen ...20 4.4 Knelpunten ...21 5 Gewenste situatie ... 24 5.1 Proces ...24 5.2 Informatievoorziening ...26 5.3 Informatiesystemen ...26 6 Testfase en implementatieadvies ... 28 6.1 Haalbaarheid ...28 6.2 Succesfactoren en risico’s ...30 6.3 Implementatieadvies ...33 7 Aanbevelingen en conclusie ... 37 7.1 Aanbevelingen ...37 7.2 Voordelen ...40 7.3 Conclusie ...40 Bronvermeldingen ... 42 Verklarende woordenlijst ... 44
Samenvatting
Dit productverslag is een resultaat van het project om de haalbaarheid van het digitaliseren van inkoopfacturen binnen Visser & Smit Hanab (VSH) te
onderzoeken. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag: Is Metacom Invoicereader (MetacomIR) in staat is om de inkoopfacturen van VSH te digitaliseren en de eerste gang boeking te automatiseren? Metacom IR is een softwarepakket dat samenwerkt met het ERP-pakket Metacom en gebruikt wordt om facturen digitaal te herkennen. De eerste gang boeking is een journaalpost die gemaakt wordt om de inkoopfactuur in de financiële administratie vast te leggen. Tijdens het project is een start gemaakt met het implementeren van MetacomIR tijdens een testfase.
Tijdens de bezoeken aan externe bedrijven, die ervaring hebben met het
digitaliseren van inkoopfacturen, is gebleken dat door het digitaliseren efficiënter gewerkt wordt.
In de huidige situatie zijn de volgende knelpunten waargenomen tijdens de afhandeling van inkoopfacturen: Aantal binnenkomende inkoopfacturen neemt toe; Originele inkoopfacturen raken zoek; Onduidelijkheid over de voortgang van de afhandeling van een inkoopfactuur.
Tijdens het afwikkelen van inkoopfacturen wordt de volgende informatie geleverd: Omzetten per leverancier; Fotokopieën van originele facturen;
Gearchiveerde originele inkoopfacturen; Verzoeken voor het accorderen van een inkoopfactuur. De eerste gang boeking wordt financieel in het ERP-pakket Metacom verwerkt.
Het toekomstige proces na de digitalisering bestaat globaal uit de volgende stappen: Voorbereiden; Scannen; Verwerken in Metacom Invoicereader; Verwerken in Metacom; Archiveren. Bij het archiveren zal een overweging gemaakt moeten worden of een implementatie van een document management system (DMS) nodig is. Omdat de inkoopfacturen gedigitaliseerd worden zijn ze voor iedereen en vanaf elke locatie digitaal te raadplegen.
Uit een nulmeting met MetacomIR blijkt dat er voor een gemiddelde
kalenderweek 23 tot 64 uren nodig zijn om de inkoopfacturen te verwerken. Bij het digitaliseren van inkoopfacturen is het belangrijk dat de diversiteit van het aantal crediteuren klein is en de lay-out van de inkoopfactuur moet duidelijk zijn. Om van het digitaliseren van inkoopfacturen in de toekomst een groter succes te maken wordt het volgende aanbevolen: Verkleinen van het aantal leveranciers; Sturen op duidelijke inkoopfactuurlay-outs; Proces van het verwerken van inkoopfacturen optimaliseren.
Tijdens het implementeren zullen de volgende succesfactoren onderkend moeten worden: De doelstelling en het resultaat van de implementatie moeten duidelijk en concreet geformuleerd en gecommuniceerd worden; Acceptatie van de eindgebruikers is vereist; IT-diensten en –middelen dienen beschikbaar te zijn. MetacomIR is in staat om een groot deel van de inkoopfacturen te digitaliseren en geautomatiseerd te verwerken. Doordat de inkoopfacturen digitaal
beschikbaar worden kunnen de digitale inkoopfacturen gebruikt worden in een geautomatiseerd goedkeuringsproces. Dus door alleen de eerste gang te automatiseren worden de mogelijkheden van digitale facturen niet volledig benut. Tijdens de bezoeken aan externe organisaties is gebleken dat bij het digitaliseren van inkoopfacturen en het automatiseren van de eerste gang
boeking meer tijd nodig is. Door de gehele procesketen (van factuur ontvangen t/m betalen en archiveren) te digitaliseren wordt er wel efficiënter gewerkt.
Inleiding
Dit productverslag is een resultaat van het project om de haalbaarheid van het digitaliseren van inkoopfacturen binnen Visser & Smit Hanab (VSH) te
onderzoeken. Dit project is een afstudeeropdracht van Gerben van Beek van de deeltijdopleiding Bedrijfskundige Informatica aan de Academie voor ICT en Business van de Hogeschool AVANS. Deze afstudeeropdracht is uitgevoerd binnen de afdeling Financiën en Administratie (AFE) en er is samengewerkt met een student HBO Bedrijfseconomie.
Tijdens een oriënterend interview met de heer J.C. van Duijn (hoofd AFE) zijn vier verwachte verbeteringen en voordelen van het digitaliseren van
inkoopfacturen uitgesproken:
- De beschikbaarheid van de digitale inkoopfactuur; - Het proces van het accorderen van de inkoopfacturen; - Archivering van de inkoopfactuur;
- Kostenbesparing.
Bij het digitaliseren van inkoopfacturen worden alle inkoopfacturen gescand en met behulp van intelligente software worden de benodigde factuurkenmerken als tekstvelden herkend. Deze tekstvelden kunnen in de informatiesystemen of bedrijfsprocessen gebruikt worden voor het verwerken van inkoopfacturen. Tijdens een advies van KPMG in maart 2005 is aangegeven dat de
softwaretechnieken niet voldoende in staat waren om de diversiteit aan facturen goed te herkennen. Inmiddels heeft de techniek niet stil gestaan en hebben andere organisaties goede ervaringen met factuurherkensoftware.
Door de ERP softwareleverancier van VSH – Van Meijel Automatisering – wordt inmiddels factuurherkensoftware geleverd. Deze factuurherkensoftware heet Metacom Invoicereader (MetacomIR). Omdat er een standaardkoppeling met Metacom wordt geleverd gaat de voorkeur van VSH naar MetacomIR.
Verschillende andere Metacom gebruikers werken al met MetacomIR en hebben al ervaring met het pakket.
De omgeving van VSH verandert en in februari 2009 is door de staatsecretaris van Financiën De Jager besloten dat (elektronische) facturen voortaan vormvrij zijn. (Ministerie Financiën, 2009) Hierdoor is het in de toekomst mogelijk om op een eenvoudige wijze een PDF factuur te maken en te versturen. Met deze ontwikkeling zal VSH rekening moeten houden en in de toekomst klaar moeten zijn om digitale facturen te ontvangen. Ook het aantal facturen groeit de laatste jaren gestaag en om de groei in de toekomst aan te kunnen zullen ook de processen efficiënter moeten verlopen.
De heer Van Duijn heeft mij gevraagd om te onderzoeken of Metacom Invoicereader in staat is om de facturen van VSH te digitaliseren en te
herkennen. Omdat de eerste processtap na het ontvangen van een factuur de eerste gang boeking is zal de focus gelegd moeten worden op dit proces. Het proces van het goedkeuren en tweede gang boeken is te complex om hiervoor een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. Aan het einde van het project moet duidelijk zijn welke capaciteit er nodig is om de binnenkomende inkoopfacturen te verwerken, zoals hoeveel datacapaciteit, softwarelicenties en
factuurherkensoftware werkplekken er nodig zijn. De doorlooptijd van het toekomstige proces moet ook bekend zijn.
Met dit verslag en het geschreven adviesrapport kan Visser & Smit Hanab een onderbouwd besluit nemen over het wel of niet digitaliseren van inkoopfacturen. Om te voorkomen dat we de twee begrippen “Digitaal factureren” en
“Geautomatiseerde factuurverwerking” gaan verwarren wil ik aan de hand van de Kluwer’s Praktijkreeks Administratie de begrippen verduidelijken:
“Bij het toepassen van elektronisch factureren wordt de papieren factuur
vervangen door een digitaal (of: elektronisch) exemplaar. Bij geautomatiseerde factuurverwerking vormt de papieren factuur het uitgangspunt. Facturen worden na ontvangst gedigitaliseerd en intern elektronisch verwerkt.
Met deze uitleg hebben ik meteen weergegeven dat er verschillen zijn tussen de begrippen elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Deze verschillen zijn dat elektronisch factureren:
- Zich bezig houdt met het elektronisch verzenden van een factuur als einde van het verkoopproces;
- Een aantal stappen vervangt in het huidige factuurproces;
- Voornamelijk een extern proces is, waarbij communicatie met de ontvanger centraal staat.
Geautomatiseerde factuurverwerking daarentegen:
- Richt zich op het verwerken van de inkoopfactuur (die steeds vaker elektronisch van aard zal zijn);
- Laat het huidige factuurproces intact;
- Is een intern proces, met voornamelijk interne belanghebbende.” (De Jong, 2007)
Dit rapport is opgedeeld in de volgende onderdelen:
- Hoofdstuk 1 – Bedrijfsbeschrijving – geeft een algemene beschrijving van het bedrijf Visser & Smit Hanab;
- Hoofdstuk 2 – Externe oriëntatie – is het resultaat van een externe oriëntatie bij organisaties die ervaring hebben met het digitaliseren van inkoopfacturen en een productdemonstratie van een ander factuurherkensoftwarepakket; - Hoofdstuk 3 – Metacom en factuurherkensoftware – beschrijft het ERP pakket
Metacom en de digitale techniek om facturen te herkennen;
- Hoofdstuk 4 – Analyse van de “as-is” sitautie – besteedt aandacht aan de huidige situatie van het proces, de informatievoorziening en het
informatiesysteem;
- Hoofdstuk 5 – Gewenste situatie – beschrijft de toekomstige situatie als de inkoopfacturen gedigitaliseerd worden;
- Hoofdstuk 6 – Testfase en implementatieadvies – is het resultaat van de start van de implementatie en geeft advies over de implementatie;
- Hoofdstuk 7 – Conclusie en aanbevelingen – geeft een conclusie over en aanbevelingen met betrekking tot het digitaliseren van inkoopfacturen. De bijlagen zijn in een apart bijlagendocument opgenomen. Zie het document “Bijlagendocument productverslag Gerben van Beek”.
1
Bedrijfsbeschrijving
Visser & Smit Hanab B.V. is een Volker Wessels onderneming en is een werkmaatschappij van het concern. Volker Wessels is de handelsnaam van Koninklijke Volker Wessels Stevin N.V. Volker Wessels vindt haar oorsprong in het jaar 1854 als Adriaan Volker zich als zelfstandig ondernemer in Sliedrecht vestigt. Door de jaren heen en tot op dit ogenblik is Volker Wessels één van de grootste bouwconcerns in Nederland met een jaar omzet van 4.828 miljoen euro in 2008. (Volker Wessels, 2008) De missie van Volker Wessels luidt:
“VolkerWessels is een bouwconcern dat zich vanuit een decentrale organisatie bezighoudt met het ontwerpen, ontwikkelen, realiseren en beheren van de gebouwde omgeving. Activiteiten waarmee VolkerWessels een bijdrage wil leveren aan de bouwopgave die voortvloeit uit de inrichtings- en mobiliteitseisen van de hedendaagse samenleving.” (Volker Wessels, 2009) Een voorbeeld van deze missie is het project waaraan Visser & Smit Hanab (VSH) heeft
deelgenomen: het OCAP project. Het OCAP project is de realisatie van een pijpleiding van Shell in Pernis naar tuinders in het Westland. Door deze pijpleiding wordt onder druk CO2 getransporteerd naar de tuinders. Met dit project vermindert de tuinder zijn gasverbruik en verhoogt tegelijkertijd zijn productie, omdat de tuinder over veel meer CO2 kan beschikken in vergelijking met de CO2-bronnen die hem nu ter beschikking staan. (VSH, 2009)
VSH heeft zelf een eigen missie en deze luidt: “Samen met onze klanten leveren wij een bijdrage aan een duurzame samenleving.” De bijdrage aan een
duurzame samenleving bestaat uit het ontwikkelen, bouwen en onderhouden van verbindingen, netwerken en installaties voor water en energie. De kernwaarden van VSH zijn: Klantgericht, Vooruitstrevend, Integer en Professioneel. En op het gebied van veiligheid is er de volgende uitspraak gedaan door de algemeen directeur van VSH: “Je werkt veilig of je werkt niet.” (VSH, 2009)
Het hoofdkantoor van VSH is gevestigd aan de Rietgorsweg in Papendrecht. In Heemskerk, Meppel, Zoeterwoude, Heteren, Veendam, Hoensbroek, Rhoon, Sliedrecht, Landegem (België), Sint-Gilles-Waas (België), Kettering (Engeland), Cergy Pontoise Cedex (Frankrijk), Kaarst (Duitsland) en Budapest (Hongarije) heeft VSH ook vestigingen.
VSH is opgesplitst in 5 marktgerichte divisies: Transport, Drilling & Marine (TDM) en Industrial & Power Projects (IPP) en Ontwikkeling, Commercie & Ontwikkeling (OCT) en Distributie en Visser & Smit Hanab N.V. (België). “De afdeling TDM richt zich op de markt van de lange kabel- en buizentrajecten, de grote diameter leidingen, boringen en near shore activiteiten.” “Distributie houdt zich bezig met de aanleg en het onderhoud van ondergrondse kabels en leidingen, voor
transport en distributie van bijvoorbeeld: electriciteit, drinkwater, gas, datacommunicatie, et cetera. Het werk wordt steeds complexer en dus
uitdagender nu de bebouwing en infrastructuur steeds dichter wordt. Door het ondergronds werken is er geen dag hetzelfde en vol verrassingen.” “De
businessunit IPP is een industriële omgeving op gebied van innovatieve, maatwerk maar zeker ook EPC-projecten. Een businessunit die sterk in
ontwikkeling is en met ongeveer 300 medewerkers nog steeds groeiende. Deze unit heeft onder andere opdrachtgevers in de chemie, petrochemie,
voedingsmiddelenindustrie, energieproductie- en distributie,
drinkwatervoorziening, vuilverbrandingsinstallaties en aardgaswinning.” “OCT is de denktank voor het ontwikkelen van ideeën naar projecten die tot
bouwopdrachten voor VSH en Volker Wessels leiden. OCT is specifiek ingesteld op een integrale projectaanpak. Binnen de marktsegmenten Water, Energie, Infrastructuur en Duurzaam worden oplossingen bedacht die betrekking hebben op marktgerichte, innovatieve, grootschalige en complexe processen. Ook worden de andere businessunits ondersteund.” (VSH, 2009)
Het onderzoek wordt voornamelijk binnen de centrale stafafdeling Administratie & Financiën uitgevoerd. Deze afdeling voert de debiteuren- en
crediteurenadministratie uit voor de divisies van VSH, uitgezonderd Visser & Smit Hanab N.V. België.
Figuur 1: Organogram van Visser & Smit Hanab Nederland
2
Externe oriëntatie
Tijdens het afstudeerproject is er ook een externe oriëntatie uitgevoerd naar de dagelijkse praktijk van het digitaliseren van inkoopfacturen. Er zijn
werkbezoeken afgelegd bij vier verschillende organisaties die ervaring hebben met het digitaliseren van inkoopfacturen. En er is een softwareleverancier uitgenodigd, die ook net als BCT factuurherkensoftware levert, om een presentatie te geven over hun product.
2.1
Werkbezoeken
Bij de volgende organisaties is er een bezoek afgelegd: De Klerk gevestigd te Werkendam, Broekman gevestigd te Rotterdam, Van Hattum en Blankevoort gevestigd te Woerden en Sonneveld gevestigd te Papendrecht. Per werkbezoek wordt hieronder een samenvatting gegeven en in Bijlage A Werkbezoeken zijn de volledige werkbezoekverslagen opgenomen.
Samenvatting werkbezoek De Klerk
Tijdens het werkbezoek is gesproken met de heer Van Pelt en de heer Van der Meide. De heer Van Pelt heeft de functie Hoofd ICT en de heer Van der Meiden heeft de functie Hoofd Administratie. De Klerk maakt gebruik van BCT XTractor om de verwerking van de inkoopfacturen digitaal te laten verlopen. Op dit moment zijn er nog erg veel knelpunten met betrekking tot het systeem BCT XTractor. De verwachte winst volgens De Klerk zal uit het opzoeken van de facturen moeten komen. Het tijdverlies door het versturen en ontvangen van de facturen wordt door het digitaliseren verbetert (qua tijd). Het scannen en
verwerken van de eerste gang, neemt op dit moment ongeveer twee keer zoveel tijd in beslag. Dit zal over een tijdje wel wat sneller moeten gaan. Maar door een softwarefout is het nog niet mogelijk om de verleggingregelingen goed over te laten nemen, dit gebeurd op dit moment handmatig. De Klerk is op zich tevreden met hun keuze om de verwerking van de inkoopfacturen te gaan digitaliseren. Er zijn alleen nog een aantal punten die verbeterd kunnen worden. De
implementatieperiode kost extra tijd in plaats van dat het tijd oplevert. Verder is De Klerk erg tevreden over BCT XTractor. Volgens BCT is er een
herkenningspercentage van 80 % van de inkoopfacturen te behalen bij de herkenning van de inkoopfactuur, wat niet het geval is bij De Klerk. (Torun en Van Beek, 2009)
Samenvatting werkbezoek Broekman
Tijdens het werkbezoek is gesproken met de heer Pon en de heer Bourgeois. De heer Pon heeft de functie Deputy General Manager en de heer Bourgeois heeft de functie Manager Finance and Administration. Broekman maakt gebruik van INVU om de verwerking van de inkoopfacturen digitaal te laten verlopen. Broekman heeft al 3 à 4 jaar ervaring met het digitaliseren van inkoopfacturen. In totaal is er voor 100.000 euro geïnvesteerd om de implementatie en in gebruikname van het nieuwe systeem te verwezenlijken. De facturen die
binnenkomen worden in de eerste gang boeking handmatig geboekt. De tweede gang boeking gebeurt digitaal. Het digitaliseren van inkoopfacturen heeft als voordeel gehad dat er een innovatie heeft plaatsgevonden binnen de organisatie. Daarnaast gebeurt de afwikkeling van de facturen nu sneller en nauwkeuriger. Bij Broekman worden 50 % van de binnenkomende facturen gedigitaliseerd. Er is een middag training gegeven aan de werknemers om gebruik te kunnen maken
van de factuurherkensoftware en de scanner. Sinds de digitalisering werken er minder werknemers op de afdeling. In het jaar 2008 is er voor 120.000 euro bruto bespaard op de personeelskosten. Doordat er 1 FTE minder nodig is om de verwerking van de inkoopfacturen te realiseren is hiermee bespaard op de personeelskosten. (Torun en Van Beek, 2009)
Samenvatting werkbezoek Van Hattum en Blankevoort
Tijdens het werkbezoek is gesproken met de heer Breur. De heer Breur is onder andere verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de informatiesystemen bij Van Hattum en Blankevoort (VHB).
VHB maakt gebruik van MetacomIR om de verwerking van de inkoopfacturen digitaal te laten verlopen. VHB digitaliseert inkoopfacturen met Metacom Invoicereader (MetacomIR) sinds januari 2008. VHB maakt nog geen gebruik van het scannen van barcodelabels op de inkoopfactuur. Maar ze scannen de inkoopfactuur, importeren de inkoopfactuur in Metacom met automatische nummering en geven na het boeken de originele inkoopfactuur een stempel met het nummer van het boekingsdocument. VHB heeft geen grote wijzigingen aangebracht in het verwerken van inkoopfacturen tijdens het invoeren van MetacomIR. Doordat er door het scannen van de inkoopfacturen meer
handelingen worden verricht dan voor de invoering van MetacomIR, kost het meer tijd om inkoopfacturen eerste gang te verwerken. VHB verwacht na invoering van Lombardi Teamworks als business process management (BPM) tool beter te kunnen sturen op de workflow in het accorderen van
inkoopfacturen. Volgens VHB heeft het digitaliseren van inkoopfacturen en de workflow voordelen, zoals het niet meer zoekraken van originele facturen, facturen die altijd digitaal beschikbaar zijn, kortere doorlooptijd van het proces en met een BPM tool (Lombardi Teamworks) is het proces inzichtelijk en zijn inkoopfacturen te traceren. De volgende nadelen zijn door VHB genoemd: als de kwaliteit van het gescande document laag is, is er weinig herkenning. Maximale herkenning is moeilijk haalbaar door de kwaliteit van de gescande
inkoopfacturen. MetacomIR werkt niet altijd feilloos en de factuur template van een specifieke leverancier moet altijd hetzelfde zijn. (Torun en Van Beek, 2009)
Samenvatting werkbezoek Sonneveld
Tijdens het werkbezoek is gesproken met de heer Boor. De heer Boor heeft de functie Groep accountant. Sonneveld maakt gebruik van 20/20 Vision om de verwerking van de inkoopfacturen digitaal te laten verlopen. Sonneveld heeft al 7 jaar ervaring met het digitaliseren van inkoopfacturen. In totaal is er voor 20.000 euro geïnvesteerd om de implementatie en gebruikmaking van het nieuwe systeem te verwezenlijken. De inkoopfacturen die binnenkomen worden door medewerkers van de receptie gescand, nadat ze een stempel erop hebben gezet met de datum van die dag. Daarna worden de inkoopfacturen opgeborgen in dozen. In die dozen worden ze 3 maanden bewaard (archivering). Er is van de Belastingdienst toestemming verkregen om de facturen direct na het scannen weg te gooien, maar Sonneveld heeft ervoor gekozen om de inkoopfacturen toch nog 3 maanden te bewaren. Het digitaliseren van inkoopfacturen heeft als
voordelen gehad dat er een stukje innovatie heeft plaatsgevonden binnen de organisatie. De werknemers op de werkvloer vinden het nieuwe systeem ook gebruiksvriendelijker. Daarnaast gebeurt de afwikkeling van de facturen nu sneller en nauwkeuriger. Het grote voordeel is volgens hem dat de
middag training gegeven aan de werknemers om gebruik te kunnen maken van de factuurherkensoftware en de scanner. Sinds de digitalisering werken er minder werknemers op de afdeling. Dit heeft een besparing op de
personeelskosten opgeleverd. De inkoopfacturen worden nu met 1 FTE minder geboekt. De kosten voordat er werd gedigitaliseerd waren 32,50 euro en nadat er gedigitaliseerd is 29,80 euro. Daarnaast geeft Sonneveld aan dat DigitControl een zeer goede service en helpdesk heeft. Er is tot nu toe na 7 jaar samen te hebben gewerkt met DigitControl 1 keer een calamiteit opgetreden bij Sonneveld en dit was binnen 4 uur opgelost. (Torun en Van Beek, 2009)
Conclusie
Uit de afgelegde werkbezoeken is gebleken dat de factuurherkensoftware in het algemeen gebruiksvriendelijk is. De helft van de organisaties geeft aan dat het digitaliseren van de eerste gang boeking meer tijd gaat kosten, omdat de werkwijze bewerkelijker is geworden. Bij verschillende organisaties is na het digitaliseren van het totale proces de doorlooptijd van het afhandelen van een inkoopfactuur verkort en wordt er efficiënter gewerkt omdat de inkoopfacturen digitaal te raadplegen zijn. Twee bedrijven hebben ook aangegeven dat er bespaard is op personeelskosten en dit betekent dat er met het digitaliseren efficiënter met de beschikbare capaciteit wordt omgegaan. Implementatie van het digitaliseren is een aanleiding geweest tot procesinnovatie. Bij Sonneveld is er vrijstelling van de bewaarplicht voor inkoopfacturen verleend door de
Belastingdienst.
2.2
Prestentatie 20/20 Vision
20/20 Vision en Digit Control leveren een softwarepakket met brede
functionaliteiten op het gebied van inkoopmanagement. Het softwarepakket is modulair opgebouwd, bijvoorbeeld modules voor het verwerken van
inkoopfacturen, beheren van inkoopcontracten en controleren van betalingen. Bij het importeren en herkennen van factuurafbeeldingen moet bij elke factuur een wizard doorlopen worden om de factuur automatisch te herkennen en te controleren. Hierdoor ontstaat er wel een garantie dat elke factuur die verwerkt wordt volledig en juist herkend wordt. Zo is het niet mogelijk dat er later in het proces fouten ontstaan door onjuiste invoer van factuurgegevens. Het is ook mogelijk om inkoopfacturen die digitaal worden aangeleverd te verwerken. In 20/20 Vision is er een functiescheiding gecreëerd door in het
goedkeuringsproces twee rollen te onderscheiden, namelijk een
materiedeskundige en een budgethouder. De materiedeskundige, bijvoorbeeld een werkvoorbereider, geeft als eerst een goedkeuring en kan de inkoopfactuur coderen of een boekingsvoorstel doen voor de tweede gang boeking. De
budgethouder, bijvoorbeeld een projectleider, geeft daarna goedkeuring waarna de factuur betaald wordt.
Er kan gebruik worden gemaakt van inkoopverplichtingen bij het verwerken binnen 20/20 Vision. Om hier gebruik van te maken moeten wel alle
inkoopverplichtingen geregistreerd worden in 20/20 Vison. Voor VSH betekent dit dat alle openstaande inkoopverplichtingen periodiek uit Metacom
3
Metacom en factuurherkensoftware
3.1
Metacom
Sinds 2000 werkt Visser & Smit Hanab (VSH) met het ERP pakket Metacom. Metacom wordt ondersteund en ontwikkeld door Van Meijel Automatisering. Metacom is een gespecialiseerd ERP systeem voor aannemers in de grond-, weg- en waterbouw, utiliteitsbouw en industriële dienstverlening.
Metacom stelt het bouwproces centraal. De basis daarvan vormt de samenhang tussen objecten, activiteiten en middelen, waardoor er een beter inzicht in de projecten ontstaat en er beter kan worden bijgestuurd. Daarna vindt er een naadloze koppeling plaats met alle modules: van offerte, calculatie en planning tot en met de financiële administratie en ondersteunende functies als het beheer van personeel, materieel en voorraden. (Van Meijel Automatisering, 2009) Met Metacom worden de kernprocessen, zoals calculatie, inkoop, planning, projectadministratie en financiële administratie binnen de organisatie
geïntegreerd en geautomatiseerd. Hierdoor ontstaat er meer inzicht voor VSH in de uitvoering van de projecten en het functioneren van de organisatie.
Een ‘hot item’ binnen VSH is het Digitaal Dagboek. Dit is een speciaal ingerichte module in Metacom, waarmee kosten worden registreert in de
projectadministratie. Tijdens het starten van een project wordt er een
taakstellend budget gecalculeerd en deze wordt als een werkbegroting ingelezen in de projectadministratie. In de fase van uitvoering wordt het digitale
uitvoerderdagboek gebruikt om de producties, opbrengsten en de kosten in te voeren. Zo zijn de kosten en opbrengsten meer beheersbaar en voor meerdere personen inzichtelijk. (Van Beek, 2005)
De afdeling Administratieve verwerking maakt voornamelijk gebruik van de financiële module om boekingen te maken en te verwerken in het grootboek. In Metacom worden de kosten en de opbrengsten van de uitvoeringsprojecten bewaakt. Hiervoor wordt voornamelijk de module Kostenbewaking in Metacom gebruikt. Aan de hand van producties op begrotingsposten uit het taakstellend budget worden per resultaatperiode de toegestane kosten berekend. Een resultaatperiode is een vooraf gedefinieerde periode in Metacom. De volgende resultaatperiode definities worden gebruikt kwartalen, 14 periodes (met een interval van 4 weken) en weken. Omdat in Metacom ook de inkoopverplichtingen en inkoopfacturen (de geboekte kosten) worden geboekt kan er een resultaat op de kostenbewaking berekend worden. Het resultaat is de toegestane kosten minus geboekte kosten.
Voor de algemene kosten, zoals opleidingen, huisvesting, huur van voertuigen en kantoorartikelen, worden geen leveranciersbonnen aangemaakt.
Inkoopfacturen met algemene kosten worden na de eerste gang boeking verstuurd naar de verantwoordelijke budgethouder of medewerker. Tevens worden de kostenplaatsen aangegeven waarop de inkoopfactuur wordt geboekt.
3.2
Metacom Invoicereader
Metacom Invoicereader (MetacomIR) is een softwarepakket dat het mogelijk maakt om (deels) geautomatiseerd inkoopfacturen te verwerken. MetacomIR ondersteund niet het digitaal factureren, dus met MetacomIR kunnen er geen digitale verkoopfacturen gemaakt worden.
MetacomIR is ontwikkeld door een partner van VMA, namelijk BCT Capture (BCT). BCT Capture is een onderdeel van BCT Groups en BCT ontwikkelt sinds 1985 software op het gebied van documentaire informatievoorziening, workflow en digitalisering. (BCT, 2009)
BCT heeft een bestaand product CORSA/Invoice aangepast naar MetacomIR. MetacomIR is een softwaretoepassing dat met behulp van tekstherkenning gegevens- of tekstvelden op een digitale afbeelding kan herkennen. Voor de tekstherkenning wordt gebruik gemaakt van de ABBYY Finereader Engine.
Tijdens het testen van MetacomIR ben ik erachter gekomen dat er gebruik wordt gemaakt van de Fixed Form en Free Form methode. Deze beide methodes
worden in de volgende paragraaf toegelicht.
Als er een digitale factuurafbeelding in MetacomIR wordt verwerkt, dan is MetacomIR al in staat om bepaalde gegevens automatisch te herkennen. De content gebaseerde gegevens die eenvoudig op de factuur zijn te herkennen, zoals factuurdatum, factuurnummer en rekeningnummer, worden geëxtraheerd op bijvoorbeeld de zoektermen factuurdatum, factuurnummer en Rabobank. Dus een factuur waarin bijvoorbeeld de woorden factuurdatum en factuurnummer voorkomen worden al deels automatisch herkend, omdat MetacomIR met ABBYY Finereader de bijbehorende gegevensvelden kan herkennen.
Om de snelheid te verbeteren worden er templates aangemaakt per crediteur. In deze templates kunnen de geometrische en content georiënteerde gebieden ingesteld worden waar gegevens te vinden zijn op de digitale afbeelding. Met geometrische gebieden wordt bedoeld dat er vaste gebieden op een layout worden ingesteld. Een factuur wordt aan bepaalde identificatievelden herkend, zoals de website, btw-nummer en rekeningnummer van de crediteur. De
database waarin alle factuur templates worden opgeslagen wordt in MetacomIR de kennisbank genoemd.
3.3
Optical Character Recognition
Het gegevens- of tekstvelden herkennen op digitale afbeeldingen wordt Optical Character Recognition (OCR) genoemd. OCR wordt in ABBYY Finereader gebruikt om documenten te classificeren en gegevens te extraheren. Om te classificeren en te extraheren worden twee methodes gebruikt:
- Herkenning op basis van sjablonen (Fixed Form); - Herkenning op basis van inhoud (Free Form).
“Bij de eerste methode wordt er voor ieder document een sjabloon gemaakt dat als voorbeeld voor herkenning moet dienen. Om dat een factuur voor iedere leverancier anders is, moet er bij factuurverwerking voor iedere leverancier een sjabloon worden gemaakt. De tweede methode werkt op basis van een
content-based herkennings technologie. Met content-based bedoelen we dat de inhoud van een document gebruikt wordt voor de verwerking en de classificatie van het document.” (MagSoft, 2009)
4
Analyse van de “as-is” situatie
De analyse van de “as-is” situatie kan ook vertaald worden naar een IST analyse of een analyse naar de huidige situatie. De situatie bij de aanvang van het project is beschreven vanuit het bedrijfsproces, de informatievoorziening en de systemen. Tijdens het project wordt er een onderzoek verricht naar de
technische ondersteuning in het bedrijfsproces, in de vorm van het digitaliseren van inkoopfacturen. Omdat het proces aan de organisatie informatie levert, bijvoorbeeld het crediteurensaldo, fotokopieën van inkoopfacturen en goed te keuren facturen, en informatie nodig heeft vanuit de organisatie, zoals
kostenplaatsen om een factuurbedrag te verdelen, wordt de
informatievoorziening onderzocht. Het proces maakt gebruik van een
informatiesysteem en het informatiesysteem wordt in dit hoofdstuk beschreven.
4.1
Proces
Het proces “Boeken van inkoopfacturen” is beschreven in het Handboek
Administratieve Organisatie (Handboek AO) van Visser & Smit Hanab (VSH). Het Handboek AO beschrijft in een financieel proces de afwikkeling van
inkoopfacturen. (VSH, 2009) Deze procesbeschrijving beschrijft in globale stappen welke acties uitgevoerd moeten worden om een inkoopfactuur af te wikkelen. In Bijlage B Handboek OA: Afwikkeling inkoopfactuur is het
processchema opgenomen.
Tijdens het samenstellen en het sorteren van de dagstapel worden de inkoopfacturen gesorteerd op businessunit en wordt er een aparte stapel samengesteld van facturen met een bedrag dat op de G-rekening betaald moet worden.
De financiële administratie van VSH wordt geregistreerd in het softwarepakket Metacom. Het proces bestaat onder andere uit de twee financiële processen: het eerste gang boeken en het tweede gang boeken van inkoopfacturen. Tijdens de eerste gang boeking wordt er een journaalpost gemaakt die een bedrag van de grootboekrekening “Crediteuren“ naar de grootboekrekening “Te verdelen facturen“ boekt. In de tweede gang boeking wordt het saldo op de
grootboekrekening “Te verdelen facturen“ afgeboekt aan het saldo van de inkoopverplichting en hierdoor worden de kosten van de factuur doorbelast aan de kostenplaats (lees: het project). De inkoopverplichting bestaat uit een journaalpost die een saldo maakt op de grootboekrekening “Te ontvangen facturen“ en op een kostenplaats (bijvoorbeeld een project of een afdeling). Tabel 1: Journaalpost eerste gang boeking
Credit Debet
Crediteuren 10,00
Te verdelen facturen 8,10
BTW 1,90
Tabel 2: Journaalpost tweede gang boeking
Debet Credit
Te verdelen facturen 8,10
Nog te ontvangen facturen 8,10
Bonnen werken 8,10
Tabel 3: Journaalpost betaling Debet Credit Crediteuren 10,00 Betalingen onderweg 10,00 Betalingen onderweg 10,00 Crediteuren 10,00
Van het proces eerste gang boeken van inkoopfacturen heb ik de onderstaande gedetailleerde stappen vastgelegd tijdens een observatie van een medewerker op de afdeling Administratieve verwerking. Tijdens de observatie was de medewerker bezig met een inkoopfactuur te boeken voor de businessunit Transport, Drilling & Marine (TDM).
1 Er wordt een nieuw boekingsdocument in Metacom aangemaakt in het financiële dagboek 4020 – 1ste gang inkoopfacturen;
2 Aan de hand van het bankrekeningnummer van de crediteur wordt de juiste relatiecode in Metacom opgezocht. Er wordt in een tekstveld van het
Metacom scherm een bankrekeningnummer ingevuld en op ENTER gedrukt, hierna wordt in het scherm van Metacom de naam van de crediteur getoond; 3 In het tekstveld Document van Metacom wordt het nummer van de stempel
ingevoerd. Voor TDM wordt de volgende nummering van inkoopfacturen zonder G bedrag aangehouden: 9300001 (jaar (Y), 30 (= kenmerk voor bedrijfsdeel TDM) en volgnummer t/m 9329999);
De nummering van boekingsdocumenten voor de inkoop- en verkoopfacturen is vastgelegd in een algemene richtlijn uit het Handboek AO. De richtlijn voor de nummering van inkoopfacturen is opgenomen in Bijlage C Handboek OA: Algemene richtlijn nummering inkoopfacturen.
4 In het datumveld Datum van Metacom wordt de factuurdatum ingevoerd; 5 In het tekstveld Factuur van Metacom wordt het externe factuurnummer, de
factuurnummer van de crediteur, ingevoerd;
6 In het tekstveld Omschrijving van Metacom wordt de factuurdatum en de logincode van de gebruiker ingevoerd, bijvoorbeeld “14/04/2009 gbe”. Deze omschrijving wordt meegegeven zodat het in Metacom snel zichtbaar is wie de inkoopfactuur behandeld heeft;
7 In het keuzeveld en tekstveld Valuta kan eventueel een afwijkende valuta worden geselecteerd en het factuurbedrag wordt in het tekstveld ingevoerd; 8 In het keuzeveld btw kan een afwijkend btw-tarief geselecteerd worden en
aan de hand van het gekoppelde btw-percentage wordt het btw-bedrag van het factuurbedrag berekend. Het berekende btw-bedrag kan nog gewijzigd worden;
Tijdens de observatie werd ook een inkoopfactuur voor hotelovernachtingen geboekt en voor hotelovernachtingen zijn er niet-verrekenbare en
verrekenbare btw-tarieven. Bijvoorbeeld overnachtingen mogen wel bij een btw aangifte aangegeven worden, maar food & breakfast niet. Dus
overnachtingen worden wel op een btw-code geboekt, daarentegen wordt food & breakfast bij het netto factuurbedrag opgeteld.
9 In de rubrieken van Metacom – de Extra velden – worden per inkoopfactuur aanvullende gegevens ingevoerd;
Figuur 4: Schermafbeelding van Metacom tijdens het eerste gang boeken
In de rubrieken worden de volgende gegevens per inkoopfactuur geregistreerd: - Datum binnenkomst van inkoopfactuur;
- Direct bon erbij, hier wordt aangegeven of er bij de factuur een leveranciersbon is bijgevoegd;
- Akkoord zonder bon, hier wordt aangegeven of de inkoopfactuur
geaccordeerd kan worden zonder een bijgevoegde leveranciersbon. Als er direct een leveranciersbon is bijgevoegd is dit veld overbodig;
- Stencilgegevens, deze gegevens worden gebruikt voor het automatisch genereren van stencils. Stencils worden aan facturen gevoegd met het verzoek om een leveranciersbon aan te maken of een verzoek tot akkoord van de factuur. De volgende stencilgegevens worden vastgelegd:
o Verantwoordelijke, er wordt een verantwoordelijke VSH medewerker gekoppeld aan de factuur, bijvoorbeeld een budgethouder, projectleider of uitvoerder. De contactgegevens in de vorm van een telefoonnummer en faxnummer worden ook geregistreerd;
o Datum van verzoek, in dit veld wordt de datum ingevuld wanneer de factuur en het verzoek/stencil naar de verantwoordelijke is verstuurd; o Datum herinnering 1, 2 en 3, als er herinneringen worden verstuurd naar
de verantwoordelijke, dan kan dit in de drie beschikbare velden worden ingevoerd;
o Afgehandeld, hier wordt de datum ingevoerd wanneer de factuur is afgehandeld.
Als er direct een bon bij de factuur is bijgevoegd en de verantwoordelijke is geautoriseerd voor het factuurbedrag dan worden alleen de Verantwoordelijke en Afgehandeld geregistreerd.
Per periode en per businessunit wordt er aan de hand van de aanvullende gegevens gerapporteerd in de benchmark wat de verhoudingen zijn tussen inkoopfacturen met bon of zonder bon.
tweede gang boeken wordt ook de factuur vrijgegeven voor betaling en hiervoor is bij grote bedragen een goedkeuring nodig door de persoon die geautoriseerd is om het factuurbedrag te tekenen. Het autorisatieschema van VSH is ter inzage beschikbaar via het intranet van de afdeling Administratie, Financiën en
Economie (AFE). Deze algemene richtlijn maakt deel uit van het Handboek AO. Het autorisatieschema is in Bijlage D Handboek OA: Autorisatieschema
opgenomen.
4.2
Informatievoorziening
Het proces levert informatie aan de organisatie, zoals grootboektellingen,
omzetten per leverancier, kopieën van originele facturen, gearchiveerde originele inkoopfacturen en stencils of verzoeken voor het accorderen van een
inkoopfactuur.
Doordat er in de eerste gang boeking een saldo wordt gecreëerd op de
grootboekrekening Crediteuren is in de grootboektellingen te raadplegen wat de totale geboekte omzet van een leverancier is. Deze informatie kan door de afdeling Inkoop gebruikt worden om een onderhandelingspositie te creëren met de leverancier.
De geaccordeerde inkoopfacturen worden per nummerreeks van het
boekingsdocument in archiefdozen gearchiveerd. De archiefdozen worden in het archief van VSH bewaard en recent gearchiveerde inkoopfacturen worden op de afdeling in kasten bewaard. Dus elke VSH medewerker kan op verzoek toegang krijgen tot het archief om een bewuste inkoopfactuur op het nummer van het boekingsdocument te zoeken.
Voor de projectadministratie en de projectleiding van de businessunit Industrial Power Projects (IPP) wordt elke eerste gang geboekte inkoopfactuur in tweevoud gekopieerd. In het jaar 2008 heeft de businessunit IPP 13.471 inkoopfacturen verwerkt. Dit houdt in dat per jaar minimaal 26.000 kopieën worden gemaakt! In Metacom is door elke geautoriseerde gebruiker ook de standaard
factuurgegevens te raadplegen die tijdens de eerste gang boeking worden ingevoerd, zoals bankrekeningnummer, factuurbedrag, G-bedrag,
factuurnummer en factuurdatum. Deze gegevens worden opgevraagd in de module ‘Raadplegen debiteuren/crediteuren’.
Figuur 5: Schermafbeelding van Metacom tijdens het raadplegen van een inkoopfactuur
De aanvullende gegevens in de rubrieken worden gebruikt om selecties in Metacom te maken op bijvoorbeeld ‘Datum binnenkomst’. Aan de hand van het veld ‘Datum binnenkomst’ kan met de datum van vandaag bijvoorbeeld alle benodigde stencils uitgeprint worden en met de originele inkoopfactuur ter goedkeuring naar de verantwoordelijke verzonden worden. Een andere selectie is bijvoorbeeld op ‘Datum verzoek’ om herinneringen naar de verantwoordelijke te sturen. De gegevens worden vanuit Metacom geëxporteerd naar een CSV bestand en aan dit CSV bestand is een Microsoft Access applicatie gekoppeld. Met deze applicatie kunnen er stencils geprint worden.
Vanuit Metacom wordt ook periodiek een export gemaakt om te bepalen wat de verhouding is van het aantal facturen met direct een leveranciersbon erbij of facturen waar geen leveranciersbon is bijgevoegd. Deze informatie wordt per businessunit in de interne benchmark applicatie ingevoerd, zodat op het intranet de score op dit onderdeel van de benchmark in de vorm van een dashboard geraadpleegd kan worden.
Tijdens het project heb ik verschillende ad-hoc rapportages gemaakt vanuit een database dump met ingevoerde inkoopfacturen vanaf 2001. Vanuit deze dump heb ik de onder andere de kengetallen aantal facturen per jaar, aantal facturen per relatienummer en aantal crediteuren per jaar opgevraagd. Deze kengetallen zijn opgenomen in Bijlage E Kengetallen.
4.3
Informatiesystemen
De financiële boekingen tijdens het proces “Boeken van inkoopfacturen” worden binnen Metacom in het financiële dagboek 4020 – Eerste gang inkoopfacturen en 4030 – Tweede gang inkoopfacturen geboekt. Het financieel dagboek 4020 is
Voor het invoeren van een eerste gang boeking is in het Handboek AO een Metacom instructie opgenomen voor het eerste gang boeken van een inkoopfactuur.
De uitvoerder registreert zijn kosten door leveranciersbonnen in het Digitaal Dagboek in te voeren. Als er in Metacom een leveranciersbon financieel verwerkt wordt, ontstaat er een inkoopverplichting in de grootboektellingen. De afdeling Administratieve verwerking zorgt ervoor dat de inkoopverplichtingen tijdens het tweede gang boeken van inkoopfacturen wordt afgeletterd en de kosten definitief op het project worden doorbelast. Als er een inkoopverplichting op een project is aangegaan, dan zijn de kosten wel al inzichtelijk als nog te ontvangen facturen. Sinds het laatste jaar zijn er in Metacom ook functies ontwikkeld waarmee inkoopverplichtingen voor algemene kosten gemaakt kunnen worden. Deze inkoopverplichtingen worden gebruikt om bijvoorbeeld hotelkosten te registreren.
Als de inkoopfactuur volledig geaccordeerd is, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. In Metacom wordt dan in de eerstvolgende betaaladvieslijst het
factuurbedrag opgenomen en wordt na het definitief maken het betaalbestand geëxporteerd in het formaat CLIEOP03. Dit exportbestand wordt in de Internet portal van ABN-AMRO Access Online geïmporteerd en als de betalingen
geautoriseerd zijn worden ze verwerkt.
Zoals eerder in dit hoofdstuk beschreven maakt VSH gebruik van een interne bencharking applicatie. In deze applicatie worden per businessunit en
benchmarkgebied doelstellingen bepaald. Voor de volgende benchmarkgebieden zijn doelstellingen bepaald: Personeel & Organisatie, Kwaliteitszorg,
Risicomanagement, Financiële resultaten, Financiële administratie, Ontwikkeling, Commercie, Inkoop, Arbeidsomstandigheden en Informatisering &
Automatisering. Voor het benchmarkgebied Financiële administratie zijn
bijvoorbeeld de volgende meetpunten of benchmarks bepaald: Administratieve kosten en Nog te factureren. Het proces eerste gang boeken van de
inkoopfacturen levert informatie voor de benchmark Administratieve kosten. Deze benchmark bestaat uit de volgende twee invoergegevens: percentage correcte inkoopfacturen met leveranciersbon en percentage inkoopfacturen met factuurbedrag kleiner dan 100 euro. Deze waarden worden per financiële perioden (13 perioden per jaar met 4 weken) als klokjes gepresenteerd, waarin de meetwaarde ten opzichte van de doelstelling en ondergrens worden getoond.
4.4
Knelpunten
In de huidige situatie zijn verschillende knelpunten waar te nemen. De volgende knelpunten zullen in deze paragraaf toegelicht worden:
- Aantal binnenkomende inkoopfacturen neemt toe; - Originele inkoopfacturen raken zoek;
- Kopie van de leveranciersbon als bijlage van de inkoopfactuur;
- Onduidelijkheid over de voortgang of status van de factuur, zowel intern als extern;
- Digitaal dagboek is nog niet volledig ingevoerd.
Als ik de trend van de groei van het aantal inkoopfacturen volg dan is het aantal binnenkomende inkoopfacturen toegenomen in de laatste drie jaren. In 2009 zullen er volgens de trend minimaal 72.000 inkoopfacturen binnenkomen en dit betekend dat er 6.109 inkoopfacturen meer verwerkt moeten worden dan in
2008. Om deze groei aan te kunnen zal de verwerkingscapaciteit op de afdeling Administratieve verwerking vergroot moeten worden. In de huidige situatie zal dit een hogere werkdruk betekenen bij de werknemers of men zal het aantal FTE moeten vergroten.
In het goedkeuringsproces en de tweede gang boeking van de inkoopfacturen kunnen originele facturen zoek- of kwijtraken. Als de inkoopfactuur eerste gang geboekt is dan moet hij door een verantwoordelijke in de organisatie
goedgekeurd worden. Op de inkoopfactuur wordt tijdens de eerste gangboeking een blokstempel geplaatst met ruimte voor de handtekening van een
verantwoordelijke budgethouder. Deze inkoopfactuur wordt met de interne post ter ondertekening naar een budgethouder gestuurd. Doordat elke originele inkoopfactuur ter goedkeuring door de organisatie wordt verstuurd komt het voor dat facturen zoekraken of zelfs kwijtraken.
In de standaard inkoopcontracten en –orders van VSH is een clausule
opgenomen dat de leverancier bij de factuur een kopie van de leveranciersbon moet bijvoegen. Een leveranciersbon is een document dat door een medewerker van VSH aan de leverancier wordt afgegeven wanneer goederen en/of diensten op een project zijn ontvangen. De afdeling Administratieve verwerking heeft deze kopieën nodig om sneller te controleren of er gefactureerd wordt volgens de leveranciersbon. Deze leveranciersbonnen worden door VSH medewerkers in het Digitaal Dagboek geregistreerd, alleen de businessunit Distributie maakt nog gebruik van handgeschreven leveranciersbonnen. Inkoopfacturen waar geen leveranciersbon is bijgevoegd worden op dit moment door de afdeling
Administratieve verwerking teruggezonden naar de leverancier met het verzoek om de leveranciersbon bij te voegen.
De status en voortgang van inkoopfacturen die in behandeling zijn worden niet centraal geregistreerd. Het is voor VSH niet mogelijk om duidelijk en snel inzicht te krijgen in de voortgang van de afhandeling van een bepaalde inkoopfactuur. Tijdens de observatie en een interview van een medewerker op de afdeling Administratieve verwerking is er aangegeven dat er gemiddeld 20 % van de werktijd nodig is om alle telefoongesprekken met crediteuren af te handelen. Als een crediteur vragen heeft over een bepaalde verstuurde factuur dan wordt de crediteur in contact gebracht met de medewerker die de factuur in behandeling heeft genomen. Intern is het dus niet bij alle medewerkers duidelijk wat nu exact de voortgang is van een bepaalde inkoopfactuur.
Omdat de businessunit Distributie geen gebruik maakt van het digitaal dagboek wordt er bij het afhandelen van inkoopfacturen gebruik gemaakt van blauwe bonnen. Blauwe bonnen zijn een carbon kopie van de handgeschreven leveranciersbon. Deze blauwe bonnen worden op de lokale regiovestigingen (Benthuizen, Meppel, Hoensbroek, Heteren en Sliedrecht) verzameld en per interne post naar de afdeling Administratieve verwerking gestuurd. Als er een inkoopfactuur voor de businessunit Distributie binnenkomt wordt hij eerste gang geboekt. Op een bepaald moment worden de blauwe bonnen aan de betreffende inkoopfacturen gekoppeld en wordt de tweede gang boeking gemaakt. Door dat de leveranciersbonnen niet in het digitaal dagboek worden geregistreerd is het niet mogelijk om tijdens de tweede gang boeking de leveranciersbon in Metacom te raadplegen. Distributie heeft hierdoor ook een andere werkwijze om
inkoopfacturen af te handelen. Bijvoorbeeld bij de businessunit TDM wordt er wel gebruik gemaakt van het digitaal dagboek en is het al mogelijk om bij het
boeken van de eerste gang ook direct de tweede gang te boeken, omdat de inkoopverplichting of leveranciersbon in het digitaal dagboek beschikbaar is.
5
Gewenste situatie
Dit hoofdstuk geeft een advies en een beschrijving over de gewenste situatie en er worden aanbevelingen gegeven. De gewenste situatie zal beschreven worden vanuit het proces, informatievoorziening en informatiesystemen.
5.1
Proces
Na implementatie van geautomatiseerde eerste gang factuurverwerking blijft het globale bedrijfsproces zoals het is beschreven in het Handboek OA intact, maar de werkwijze voor het boeken van de eerste gang wordt wel gewijzigd. Het handmatig boeken van de eerste gang zal dan voor een groot deel
geautomatiseerd verlopen. Hieronder volgt een beschrijving van het toekomstige proces.
Voorbereiding
Na het samenstellen van de dagstapels en het sorteren van inkoopfacturen zullen er labels met een barcode op de factuur aangebracht worden. Door middel van barcodes kan tijdens het verwerken in MetacomIR een scheiding herkend worden tussen de facturen. In de barcode moet dan het nummer van het boekingsdocument van de eerste gang boeking verwerkt worden. MetacomIR kan dit nummer herkennen en exporteren naar de eerste gang boeking in Metacom. MetacomIR herkent een pagina met een barcode ook als een volgend document en hierdoor hoeft er geen gebruik worden gemaakt van
scheidingsvellen tijdens het scannen. Als er geen gebruik wordt gemaakt van barcodes dan zullen de facturen met een automatische nummering in Metacom geïmporteerd worden en na het importeren zullen op de inkoopfacturen de bijbehorende documentnummers aangebracht moeten worden.
Bij het sorteren van de inkoopfacturen zal er scheiding gemaakt moeten worden tussen inkoopfacturen voor de verschillende businessunits. In MetacomIR
moeten de inkoopfacturen per administratie in Metacom verwerkt worden. De inkoopfacturen waar door de leverancier geen g-bedrag is berekend, maar wel een g-bedrag binnen Visser & Smit Hanab (VSH) wordt geboekt, zullen ook apart verwerkt moeten worden. Om bij het scannen optimaal gebruik te kunnen
maken van de scanner zal er ook splitsing gemaakt moeten worden tussen inkoopfacturen die niet op het standaard A4 papierformaat zijn afgedrukt.
Scannen
Na het sorteren kunnen de inkoopfacturen op de multifunctionele printer op de afdeling gescand worden. De huidige multifunctionele printer is een Toshiba e-STUDIO3520c PRO. Met deze multifunctionele printer is het mogelijk om per scanbatch maximaal 125 pagina’s met het papierformaat A4 of kleiner te scannen met de documentendoorvoer.
In de multifunctionele printer zullen er scanprofielen worden aangemaakt voor de verschillende administraties in Metacom. BCT adviseert om alle
inkoopfacturen met de optie zwart-wit en een resolutie van 600 dots per inch (dpi) te scannen. De scanner zal de scanbatch ook per businessunit op het netwerk met het bestandformaat TIFF op moeten slaan. Deze opties zullen standaard aan de scanprofielen worden toegekend.
Tijdens een analyse van de doorlooptijd van het scannen heb ik geconcludeerd dat er binnen 4 seconden één pagina gescand kan worden.
Metacom Invoicereader
Het globale proces dat de eindgebruiker in Metacom Invoicereader (MetacomIR) uitvoert is in de volgende stappen opgedeeld:
1. De eindgebruiker importeert de digitale afbeeldingen (= gescande facturen); 2. MetacomIR brengt automatisch scheiding aan tussen de verschillende
documenten (lees: facturen);
3. MetacomIR classificeert of identificeert per document welk template er gebruikt moet worden. Als het layout of de leverancier niet bekend is wordt er een nieuw template aangemaakt in de kennisbank;
4. MetacomIR extraheert de herkende gegevensvelden;
5. De eindgebruiker kan ontbrekende gegevensvelden handmatig extraheren. Tijdens het handmatig extraheren kan gekozen worden om de content
georiënteerde of geometrische gebieden aan de kennisbank toe te voegen. In hoofdstuk 3 worden de begrippen content georiënteerde gebieden en
geometrische gebieden toegelicht;
6. De eindgebruiker controleert de gegevens extractie;
7. De eindgebruiker exporteert een XML bestand met gegevens voor de eerste gang boeking in Metacom.
Bij het importeren van de gescande facturen moet de eindgebruiker gebruik maken van de batchprofielen in MetacomIR. Per batchprofiel wordt ingesteld wat de administratie in Metacom is, vanuit welke netwerklocatie geïmporteerd moet worden en naar welke netwerklocatie de XML en PDF bestanden geëxporteerd worden.
De geëxporteerde PDF bestanden zijn de digitale afbeeldingen per inkoopfactuur in het bestandsformaat PDF. Deze PDF afbeeldingen kunnen als digitaal kopie op het netwerk geraadpleegd worden.
De XML bestanden bevatten de gegevensvelden die Metacom nodig heeft om een eerste gang boeking te maken en de netwerklocatie van de digitale afbeelding.
Metacom
Wanneer het XML bestand met de benodigde gegevensvelden voor Metacom beschikbaar zijn op het netwerk, dan kan de import in Metacom uitgevoerd worden.
Na het importeren wordt er een boekingsidentificatie aangemaakt. De
boekingsregels in de boekingsidentificatie kunnen geraadpleegd en gewijzigd worden.
Tot slot wordt de boekingsidentificatie financieel verwerkt in het grootboek van Metacom door de boekingsidentificatie te verwerken.
Archivering
Omdat de locatie van de digitale afbeelding op het netwerk in Metacom wordt geïmporteerd is het mogelijk om de inkoopfactuur digitaal te archiveren. In Metacom kan dan op elk moment het PDF bestand op het netwerk geraadpleegd worden.
De Belastingdienst heeft verschillende eisen gesteld aan het archiveren van digitale inkoopfacturen. Als alleen de digitale inkoopfactuur wordt gearchiveerd en bij een vrijstelling op de fiscale bewaarplicht moet er rekening gehouden worden met deze eisen.
Als er eenmaal een digitale afbeelding beschikbaar is hoeft de factuur niet meer fysiek geraadpleegd te worden. Hierdoor is mogelijk om na het scannen van de
inkoopfactuur de factuur direct te archiveren in het statische papieren archief van VSH.
5.2
Informatievoorziening
Zoals in de vorige paragraaf besproken worden alle inkoopfacturen digitaal beschikbaar. In Metacom is er een mogelijkheid om via de module “Raadplegen debiteuren/crediteuren” verkoop- en inkoopfacturen per relatie te raadplegen. Als er een inkoopfactuur geselecteerd is kan de beschikbare digitale afbeelding opgevraagd worden. Dus een elektronisch fotokopie van de factuur is voor elke Metacom gebruiker beschikbaar die geautoriseerd is om inkoopfacturen te raadplegen.
De fotokopieën die voor de businessunit Industrial Power Project (IPP) gemaakt worden zijn ook overbodig, omdat de mogelijkheid bestaat om de digitale afbeelding als PDF te e-mailen naar de juiste personen.
De benchmark invoergegevens die worden geleverd voor de verhouding van het aantal inkoopfacturen met leveranciersbon en het aantal inkoopfacturen zonder leveranciersbon wordt nog wel een uitdaging. Omdat bij het handmatig invoeren van een inkoopfactuur wordt aangegeven of er direct een leveranciersbon is bijgevoegd zal dit per inkoopfactuur vastgelegd moeten blijven worden.
MetacomIR heeft geen standaard functionaliteit beschikbaar om automatisch te detecteren of er een leveranciersbon is bijgevoegd. MetacomIR heeft wel een gegevensveld om de referentie of nummer van de inkooporder te herkennen, maar dit geeft geen garantie dat de leveranciersbon bij de inkoopfactuur gevoegd is. Het gegevensveld vanuit MetacomIR met het nummer van de leveranciersbon of inkooporder zal dan geïmporteerd moeten worden in een rubriek van Metacom. Als er dan een export vanuit Metacom gemaakt wordt is het wel inzichtelijk of het nummer van de leveranciersbon op de inkoopfactuur aanwezig is.
5.3
Informatiesystemen
In de toekomstige situatie wordt er in het proces eerste gang boeken van inkoopfacturen op een andere manier gegevens in Metacom ingevoerd. De toekomstige situatie wordt in de onderstaande paragraaf nader toegelicht. Om de digitale inkoopfacturen beter te kunnen beheren moet er nagedacht worden over een document management systeem (DMS). In de tweede paragraaf wordt onderbouwd waarom een DMS noodzakelijk kan zijn.
Metacom
Het importeren van XML bestanden in Metacom wordt met een handmatige handeling uitgevoerd. Deze importactie kan wel als een geplande taak via Metacom Uitgestelde verwerking periodiek en automatisch worden uitgevoerd. Om een eerste gang boeking in Metacom te importeren met de standaard MetacomIR koppeling moet het te importeren XML bestand voldoen aan
verplichte gegevensvelden. De verplichte gegevensvelden zijn onder andere het factuurnummer, factuurdatum, factuurbedrag, btw-tarief, btw-bedrag en
bestandslocatie van de digitale afbeelding (lees: het PDF-bestand). Na het importeren maakt Metacom een boekingsidentificatie aan met de boekingregels voor de eerste gang boeking. Deze boekingregels kunnen geraadpleegd en gecorrigeerd worden voordat ze in het grootboek worden verwerkt.
Wanneer Metacom tijdens het importeren niet de juiste crediteur - aan de hand van de bankrekening - kan koppelen dan wordt er een boekingsidentificatie met het kenmerk fout aangemaakt. Deze boekingsidentificatie met foute
boekingsregels zullen gecorrigeerd worden door de juiste crediteur te koppelen. Bij verschillende crediteuren zijn er meerdere relatiecodes aangemaakt en gekoppeld aan één bankrekeningnummer. Bijvoorbeeld de leverancier Lasaulec heeft verschillende vestigingen in Nederland en per vestiging is er in Metacom een crediteur aangemaakt. Omdat Lasaulec één centraal bankrekeningnummer heeft, is de bankrekening van de Lasaulec aan verschillende crediteuren
gekoppeld. Tijdens het importeren van inkoopfacturen van Lasaulec is Metacom niet in staat om met alleen met het bankrekeningnummer de juiste crediteur te selecteren.
Document management system
Om de digitale afbeeldingen – de PDF bestanden – beter te kunnen beheren kan er gebruik worden gemaakt van een document management system (DMS). Een DMS is een documentbeheersysteem waarin digitale documenten worden
opgeslagen en zoekbaar zijn aan de hand van indexkenmerken, zoals auteur, documentdatum, categorie en status. (Wikipedia, 2009) Door een DMS te koppelen aan Metacom is het mogelijk om bijvoorbeeld per crediteur of project eenvoudig alle digitale documenten op te vragen. Deze digitale documenten kunnen bijvoorbeeld offerte aanvragen, offerte reacties, inkoopcontracten of leveranciersbonnen zijn. Dus een DMS kan breder worden ingezet dan alleen voor inkoopfacturen.
Met een DMS is het ook mogelijk om de levenscyclus van een inkoopfactuur vast te leggen. Na zeven jaren mag de inkoopfactuur van de Belastingdienst
vernietigd worden. In de levenscyclus van een inkoopfactuur kan dus geprogrammeerd worden dat na zeven jaar automatisch het document verwijderd wordt uit het DMS.
Als de PDF bestanden rechtstreeks op het netwerk worden opgeslagen, kost het meer moeite om de documenten te beheren. De authenticiteit van het document is op het netwerk ook niet te waarborgen, omdat netwerkgebruikers die
geautoriseerd zijn om de bestanden op te slaan ook in staat zijn om de
documenten te wijzigen. Met de huidige functionaliteiten van een DMS kunnen documenten beveiligd worden tegen het achteraf wijzigen van de inhoud.
Zoals in de eisen van de Belastingdienst te lezen is (zie Bijlage F Het proces van archivering en reproductie) moeten de uitkomsten van interne controles van het proces bewaard worden. Met een DMS kan bijvoorbeeld een audit uitgevoerd worden om bijvoorbeeld te controleren welke gebruiker een document heeft toegevoegd of gewijzigd heeft.
Een aandachtspunt bij de keuze van een DMS is dat alle documenten tijdens de gehele bewaartermijn gereproduceerd moeten kunnen worden. Dus een digitale inkoopfactuur moet na maximaal zeven jaar binnen redelijke termijn aan de Belastingdienst getoond kunnen worden.
6
Testfase en implementatieadvies
In dit hoofdstuk worden de resultaten uit de testfase en het implementatieadvies beschreven. De resultaten uit de testfase zullen beschreven worden als de
haalbaarheid, de succesfactoren en de risico’s van het digitaliseren. Tot slot wordt in dit hoofdstuk een advies gegeven over het implementeren van digitalisering van inkoopfacturen.
6.1
Haalbaarheid
Aan de hand van de resultaten uit de uitgevoerde nulmetingen en andere
analyses wordt in deze paragraaf een onderbouwing gegeven voor het advies. Er is een analyse van de datacapaciteit van de PDF bestanden, bijlagen, afwijkende formaten van binnenkomende facturen uitgevoerd en kengetallen over de
inkoopfacturen in Metacom.
Nulmetingen
Tijdens het haalbaarheidsonderzoek is er een nulmeting uitgevoerd door inkoopfacturen te scannen en te verwerken met Metacom InvoiceReader (MetacomIR). Tijdens deze nulmetingen zijn er inkoopfacturen verwerkt die ongeveer 99 % herkend worden door MetacomIR. Facturen die volledig herkend worden kunnen in 20 seconden verwerkt worden. Deze 20 seconden geven de doorlooptijd weer van het importeren van TIF bestanden in MetacomIR, het verwerken en exporteren van het XML bestand met MetacomIR. De facturen waarmee de doorlooptijd van 20 seconden is gemeten zijn van de crediteuren Lasaulec, Lastechniek Europa, Blokland Machineverhuur en Pierre Boels. Tijdens de nulmetingen zijn de volgende knelpunten naar voren gekomen: - Een inkoopfactuur met veel bijlagen of pagina’s neemt tijdens het importeren
veel capaciteit van het werkgeheugen in beslag;
- De factuur opmaak moet een goed herkenbaar lettertype hebben.
Bijvoorbeeld het bankrekeningnummer van een inkoopfactuur Van Meijel Automatisering en Volker Stevin Materieel hebben een niet of deels herkenbaar lettertype;
- De creditnota’s zijn niet altijd volledig herkenbaar door bijvoorbeeld een afwijkende factuur opmaak. Bijvoorbeeld bij een creditnota van Lasaulec wordt het factuurbedrag kenbaar gemaakt met ‘Te verrekenen’ in plaats van ‘Te betalen’. Omdat MetacomIR is aangeleerd om bij een Lasualec factuur te zoeken naar ‘Te betalen’ voor het factuurbedrag vindt hij niet automatisch het veld op de creditnota;
- MetacomIR importeert en verwerkt de factuur zoals hij wordt aangeleverd. Het is hierdoor niet mogelijk om met de standaard functionaliteit het bedrag van de inkoopfactuur te berekenen dat op de geblokkeerde rekening gestort moet worden;
- MetacomIR is een uitgebreid programma en om optimaal gebruik te maken van de kennisbank en de functionaliteit is er meer (standaard) kennis nodig. Bijvoorbeeld Budget Autoverhuur levert drie verschillende factuurlay-outs en hier zullen extra (geavanceerde) instellingen gemaakt moeten worden om alle drie de factuurlay-outs op te nemen in de kennisbank.
Aan de hand van de verschillende tijdsmetingen die tijdens de testen en de nulmetingen zijn gedaan kan er voorzichtig een schatting gemaakt worden van
1,1 minuut per factuur. In deze minuut zijn de volgende activiteiten opgenomen: Voorbereiden van een scanbatch (gereedmaken, nietjes verwijderen en
sorteren); Etiketten met een barcode op de factuur aanbrengen; Scannen van de facturen; De scanbatch importeren in MetacomIR; Extraheren van velden in MetacomIR; Facturen exporteren naar het XML bestand. In deze tijdsmeting is wel de aanname gedaan dat MetacomIR bij elke factuur 100 % herkenning heeft en er niet handmatig geëxtraheerd hoeft te worden.
Als MetacomIR 0 % herkenning heeft dan is de totale doorlooptijd - inclusief het handmatig extraheren - 3 minuten per factuur.
Samengevat houdt dit in dat bij 100 % herkenning in MetacomIR er per
kalenderweek 23,7 uren nodig is om de binnenkomende facturen in MetacomIR te verwerken, voordat ze in Metacom als financiële boeking worden
geïmporteerd.
Als MetacomIR de tekstvelden op de factuur niet kan lezen, dan zijn er per kalenderweek 63,5 uren nodig om de binnenkomende facturen te verwerken. Omdat er in dit stadium nog niet bekend is wat de ervaringen zullen worden met de maximaal 4.476 factuurlay-outs in MetacomIR, zullen we de doorlooptijd van het toekomstige situatie tussen de 23,7 uren en 63,5 uren moeten schatten. Met een maximale doorlooptijd van ongeveer 64 uren, moet er rekening gehouden worden dat er minimaal 2 werkplekken extra nodig zijn om
MetacomIR te gebruiken. Door zware desktop computers met 2 grote monitoren in te zetten zal de performance van het MetacomIR goed moeten zijn. Omdat er met twee werkplekken gewerkt moet worden, zal er ook gebruik gemaakt moeten worden van een multi-useromgeving. De licentiekosten voor MetacomIR worden berekend aan de hand van het aantal pagina’s waarvan tekstvelden herkend moeten worden. Met betrekking tot de Metacom licenties moet er rekening mee gehouden worden dat er meer modules nodig zijn, zoals de modules voor het document management en de communicatie met Metacom Invoicereader.
Zie Bijlage G Aantekeningen van de nulmetingen voor de aantekeningen die gemaakt zijn tijdens de nulmetingen.
Analyse van de datacapaciteit van de PDF bestanden
Aan de hand van de PDF-bestanden, die tijdens de nulmetingen geïmporteerd zijn, is er een berekening gemaakt om een schatting te maken voor de
benodigde datacapaciteit in 2010. Tijdens de analyse is de aanname gemaakt dat naar verwachting 75.000 inkoopfacturen ontvangen zullen worden in het komende boekjaar. Per pagina in het PDF-bestand is gemiddeld 116.415 byte datacapaciteit nodig. Om alle inkoopfacturen (inclusief bijlagen) voor het komende boekjaar op het netwerk op te slaan is 40,657 gigabyte (GiB) nodig. Zie Bijlage H Analyse van de datacapaciteit voor een onderbouwing van de analyse van de datacapaciteit voor de PDF-bestanden.
Analyse van de bijlagen en afwijkende papierformaten
Het papierformaat van de factuur of bijlagen is bij het scannen ook belangrijk. Facturen en bijlagen die op A4 afgedrukt zijn kunnen met weinig moeite met een documentendoorvoer gescand worden. Maar bij A5-pagina’s blijft er een risico dat de scanner vastloopt, wanneer er met behulp van de documentendoorvoer gescand wordt. Binnen de afdeling Distributie worden er nog veel
tijdens het testen is het voorgekomen dat deze blauwe bonnen vastlopen in de documentendoorvoer. Tijdens het project is er een analyse uitgevoerd op de samenstelling van de binnenkomende facturen. Het verslag van deze analyse is in Bijlage I Analyse van de afwijkende samenstelling van binnenkomende facturen opgenomen. Hieruit is gebleken dat gemiddeld 24 % van de facturen (inclusief bijlagen) pagina’s bevat met een papierformaat dat afwijkt van A4. Er zal kritisch gekeken moeten worden naar welke bijlage gedigitaliseerd zal worden, zoals afdrukken uit het digitaal dagboek zijn al bekend in Metacom en het is overbodig om deze gegevens nog een keer vast te leggen. En moeten en mogen kopieën van identiteitsbewijzen gescand worden?
Kengetallen over de inkoopfacturen in Metacom
In Bijlage E Kengetallen zijn de grafieken opgenomen van kengetallen die tijdens het project zijn gemaakt. De brongegevens zijn afkomstig van een
databasedump uit Metacom van alle geboekte inkoopfacturen op een bepaald moment in de onderliggende administraties van de consolidatie Visser & Smit Hanab Totaal Geconsolideerd (Metacom bedrijf 90010). Deze consolidatie bestaat uit onder andere de volgende onderliggende administraties: Centraal kantoor, OCT, TDM, IPP en Distriutie. De databasedump is geanalyseerd met behulp van queries in Microsoft Access 2003.
De grafiek Aantal inkoopfacturen per relatiecode in boekjaar 2008 en 2009 toont de spreiding van hoeveel inkoopfacturen Visser & Smit Hanab ontvangt van één crediteur in Metacom. Bij deze grafiek is wel een opmerking te plaatsen dat verschillende crediteurs meer dan één crediteurcode in Metacom hebben. Als er op deze verschillende crediteurcodes inkoopfacturen geboekt zijn dan geeft deze grafiek geen juist beeld van de werkelijkheid.
In de grafiek Aantal van aantal per relatiecode in boekjaar 2008 en 2009 zijn de brongegevens van de voorgaande grafiek Aantal inkoopfacturen per relatiecode in boekjaar 2008 en 2009 verwerkt. In deze grafiek wordt de spreiding getoond van het aantal inkoopfacturen per relatiecode. De categorieën in dit taartdiagram zijn de waarden uit grafiek Aantal inkoopfacturen per relatiecode in boekjaar 2008 en 2009.
De grafiek Aantal relatiecodes per boekjaar laat de groei zien van het aantal verschillende crediteurcodes in een boekjaar.
In de grafiek Aantal facturen per boekjaar is de groei zichtbaar van het aantal geboekte inkoopfacturen per boekjaar.
De grafiek Gemiddeld factuurbedrag per boekjaar laat het verloop van het gemiddeld factuurbedrag in de afgelopen boekjaren zien.
6.2
Succesfactoren en risico’s
De volgende factoren vormen een deel van het succes bij het invoeren van het digitaliseren van inkoopfacturen:
- De doelstelling en het resultaat van de implementatie moet duidelijk, concreet en SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden) geformuleerd zijn;
- De impact op de bedrijfs- en werkprocessen;
- De acceptatie en kennis over de factuurherkensoftware van eindgebruikers; - De beschikbaarheid en capaciteit van de IT-diensten en –middelen;
