In deze paragraaf geef ik adviezen over de volgende deelgebieden van de uitvoering van fase 1: Projectorganisatie, communicatie en de implementatie. Projectorganisatie
Zoals eerder beschreven zal er een opdrachtgever aangesteld moeten worden binnen VSH. Omdat de heer Johan van Duijn verantwoordelijk is voor de administratieve processen van VSH kan hij als opdrachtgever aangesteld worden. Johan van Duijn is vanaf het begin betrokken bij het onderzoek en hij zal voldoende kennis over de materie hebben om als opdrachtgever van het implementatieproject te acteren.
De projectleider zal in mijn ogen een persoon moeten zijn die werkzaam is op de afdeling Administratieve verwerking. Een projectleider vanuit de afdeling
Informatisering en Automatisering (I&A) zal er in mijn ogen toe leiden dat uiteindelijk de IT-organisatie probleemeigenaar wordt. Door een projectleider aan te stellen vanuit de betrokken afdeling zal de verandering een
procesgerichte benadering worden in plaats van technologisch gericht. Door het proces als uitgangspunt te nemen verwacht ik dat de betrokken medewerkers betrokken zullen blijven omdat de verandering hun proces raakt.
Het projectteam zal samengesteld worden uit materiedeskundigen. Er zal minimaal één medewerker van de afdeling Administratieve verwerking
beschikbaar gemaakt moeten worden. Deze medewerker zal gedegen kennis en ervaring moeten hebben van het proces. De kerngebruiker die vanuit de afdeling Administratieve verwerking de IT-organisatie adviseert en ondersteunt zal ook een rol moeten krijgen binnen het project om de verandering binnen de
betrokken afdeling te ondersteunen. Omdat de techniek een belangrijke factor is binnen de verandering zal er minimaal één applicatiebeheerder vanuit de
IT-organisatie beschikbaar gesteld moeten worden.
Om de businessunits (bu’s) te informeren en invloed uit te laten oefenen op de verandering zal er een stuurgroep samengesteld moeten worden. De stuurgroep zal gevormd moeten worden door de volgende personen:
- Johan van Duijn, hoofd Financiën en Administratie (AFE); - Jochem Winkelman, controller VSH;
- Meindert Lodewijks, controller bu Transport, Drilling & Marine;
- Marc van der Net, controller bu Ontwikkeling, Commercie & Technologie; - Jan Tieleman, controller bu Industrial & Power Projects;
- Geurt Boer, controller bu Distributie;
- Arjan Hartman, hoofd Informatisering & Automatisering.
De controllers van de verschillende bu’s en de algemeen controller van VSH (Jochem Winkelman) spreken elkaar periodiek in het controlleroverleg. In dit overleg worden beslissingen genomen over wijzigingen in de AO en de financiële processen van VSH. De controllers van de bu’s zijn verantwoordelijk voor de gecentraliseerde administratieafdelingen binnen de bu’s. Omdat de verandering de projectbeheersing en/of –bewaking raakt zullen de controllers binnen VSH geïnformeerd moeten worden en zij zullen moeten beslissen en sturen tijdens het veranderproject. Wanneer de tweede fase van het project – het invoeren van
controllers moeten adviseren en/of beslissen over het toekomstige geautomatiseerde goedkeuringsproces. De controllers zullen de
bedrijfsdirecteuren, de bedrijfsdirectie en de medewerkers in de bu’s moeten informeren over de veranderingen die doorgevoerd zijn en/of de beslissingen die genomen zijn.
Communicatie
Om de communicatie tussen het projectteam in optimale condities te houden zal het noodzakelijk zijn om minimaal één keer per week een projectoverleg in te plannen. Naar aanleiding van deze besprekingen zal er een actie- en
besluitenlijst opgesteld worden. Met behulp van de actielijst kan de voortgang van het project bewaakt worden. Tijdens deze besprekingen zal de kennis
gedeeld worden tussen de projectleden, zodat de kennis van het project geborgd blijft.
De projectleider zal periodiek de opdrachtgever en de stuurgroep mondeling en/of schriftelijk informeren over de voortgang. Als voor de besluitvorming de opdrachtgever en/of stuurgroep nodig is, dan zal dit tijdig gecommuniceerd moeten worden. De stuurgroep zal in staat moeten zijn om advies te geven over bepaalde veranderingen. Om de stuurgroep betrokken te houden is het in mijn ogen verstandig om regelmatig een overleg tussen de projectleider, de
opdrachtgever en de stuurgroep in te plannen. Per overleg zal wel een duidelijke en concrete agenda nodig zijn.
Implementatie
De opdrachtgever – de heer Johan van Duijn – en VSH hebben het voornemen om vanaf 1 januari 2010 de binnenkomende inkoopfacturen te digitaliseren. Om de implementatie van Metacom Invoicereader op tijd af te ronden is het aan te bevelen om vóór oktober 2009 een projectleider aan te stellen en een
projectteam samen te stellen.
De verandering zal door verschillende stappen verwezenlijkt worden en de uitdaging is om het veranderingstraject voorspelbaar te maken en te houden. Om de verandering beheerst uit te voeren zal er onder ander een duidelijk plan van aanpak geschreven moeten worden. In dit document zullen de volgende W’s beantwoord moeten worden: Waarom? Wat? Wie? Waarmee? Waar? Wanneer? Door de achtergronden te beschrijven wordt de waaromvraag beantwoord. De doelstelling van het project geeft antwoord op de vraag: Wat? De planning geeft aan wie, waarmee, waar en wanneer stappen worden uitgevoerd. Tegelijk zal door een planning het veranderingstraject beter voorspelbaar zijn.
Door gebruik te maken van externe kennis kan er techniek of kennis
geïmplementeerd worden die zich in de praktijk bewezen hebben, zoals het gebruik maken van standaard oplossingen in Metacom van Van Meijel Automatisering. Hierdoor is het mogelijk om op basis van externe kennis of ervaringen besluiten te nemen.
Om de implementatie van digitale inkoopfacturen uit te voeren zijn in mijn ogen de volgende projectactiviteiten nodig. Deze projectactiviteiten vormen niet het volledige project, maar is de uitkomst van een korte brainstorm die ik gemaakt heb. Hieronder volgt een opsomming van de projectactiviteiten:
- Aanschaffen van de juiste apparatuur, zoals scanner, extra beeldschermen en werkplekken;
- Aanschaffen van de juiste programmatuur, zoals factuurherkensoftware en de module Documentbeheer van Metacom;
- Informeren, opleiden en instrueren van eindgebruikers en/of medewerkers; - Inventariseren en implementeren van de wensen van de interne klant, zoals
de bu’s van VSH;
- Inrichten van de informatiesystemen en technische systemen, zoals configureren van de importdefinitie voor de eerste gang boeking en het configureren van de scanner.
Om de toekomstige eindgebruikers van MetacomIR voldoende te informeren zullen ze duidelijke instructies moeten krijgen in de vorm van individuele opleidingsessies. De kerngebruiker zal een duidelijke en praktische
gebruikersdocumentatie moeten opstellen. Doordat een kerngebruiker en/of betrokken medewerker de documentatie opstelt zal er zoveel mogelijk rekening gehouden worden met het niveau en ervaringen van de betrokken medewerkers. De kerngebruiker zal zelf goed weten hoe het in zijn werk gaat om een
inkoopfactuur eerste gang te boeken. De kerngebruiker kan met deze achtergrond en ervaring de eindgebruiker instrueren en tips geven bij het scannen en herkennen van inkoopfacturen.