Zoals al eerder in dit rapport beschreven is, zullen er in de toekomst elektronische facturen ontvangen worden. Het toekomstige proces dat in
hoofdstuk 5 is beschreven gaat er vanuit dat papieren facturen gescand worden. Bij het ontvangen van elektronische facturen zullen er afwijkende handelingen voor verricht worden. Bijvoorbeeld een label met het documentnummer kan niet op een elektronische factuur bevestigd worden. Ook zal er een keuze gemaakt moeten worden of de elektronische facturen op papier bewaard moeten worden.
Er zal ook rekening gehouden worden met het feit dat de huidige versie van MetacomIR geen volledige functionaliteit heeft om PDF-documenten te verwerken. MetacomIR is bijvoorbeeld niet in staat om met PDF-documenten automatisch een scheiding tussen documenten te herkennen. De gevolgen en de impact van het ontvangen van elektronische facturen zal door VSH nog nader onderzocht moeten worden.
7.2
Voordelen
Friso de Jong benoemt in zijn boek “Elektronisch factureren” de volgende kwantitatieve voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking:
- Een aanzienlijke vermindering van het aantal handelingen per factuur; - De mogelijkheid tot tweeweg factuurmatching (inkooporder en factuur) of
zelfs drieweg factuurmatching (inkooprder, prestatie en factuur);
- Verminderde archiefkosten, opslagkosten en de tijd die nodig is om gegevens te zoeken in het archief.
(De Jong, 2009)
Deze kwantitatieve voordelen geven aan dat er met het volledig
geautomatiseerd factuur verwerken de capaciteit van het proces verhoogd kan worden (lees: kostenbesparing). Als met deze voordelen de efficiëntie verhoogd kan worden, dan zal VSH de groei van het aantal facturen beter aankunnen. Het grootste voordeel voor VSH van het digitaliseren van de inkoopfacturen en het automatiseren van de eerste gang boeking is dat de facturen overal en altijd digitaal beschikbaar zijn. In de huidige situatie wordt er nog veel tijd verspeeld met het zoeken van een papieren inkoopfactuur.
Na het digitaliseren of automatiseren van het goedkeuringsproces , tweede gang boeking en de betaling zijn er ook meer voordelen te benoemen, zoals:
- Het proces is eenduidig en helder;
- Betere controle door inzicht in het inkoopproces en de factuurstatus; - Just in time betaling;
- Het proces is beter overdraagbaar en controleerbaar. (Factuurwijzer, 2009)
7.3
Conclusie
Mijn conclusie is dat Metacom Invoicereader voldoende in staat is om de inkoopfacturen van VSH te digitaliseren en de eerste gang boeking te
automatiseren. Door tijdens het implementatieproject voldoende aandacht te geven aan de benoemde succesfactoren zal het succes van het digitaliseren van inkoopfacturen vergroot worden. De aanbevelingen “Verkleinen van het aantal leveranciers” en “Sturen op duidelijke factuurlay-outs” zullen opgevolgd moeten worden tijdens het implementeren. Als deze aanbevelingen niet opgevolgd worden dan zullen de betrokken eindgebruikers in de toekomst veel tijd en energie kwijt zijn aan het herkennen van de factuurvelden en dan zal de weerstand tegen de verandering vergroten.
De factoren die de acceptatie van de eindgebruiker vergroten zullen de blijvende aandacht moeten krijgen tijdens het implementatietraject. Deze factoren zijn voldoende kennis en vaardigheden bij de eindgebruikers en de performance en beschikbaarheid van de IT diensten. Tijdens het haalbaarheidsonderzoek is er geen grote weerstand waargenomen bij de betrokken eindgebruikers. Het
moeten worden om het digitaliseren van inkoopfacturen binnen Visser & Smit Hanab een succes te laten worden.
Bronvermeldingen
a) Asperen, Kees van. Boekhouden.
http://home.hccnet.nl/van.asperen/Index.html
Geraadpleegd op 22 mei 2009.
b) BCT Automatisering. Website BCT | Guiding Documents.
http://www.bct.nl
Geraadpleegd op 20 juli 2009.
c) Beek, Gerben van (2005). Stageverslag Visser & Smit Hanab. Verslag beroepspraktijkvorming MBO-ICT.
Dordrecht.
d) Caluwé, Leon de; Vermaak, Hans (2008). Leren verandren. Een handboek voor de veranderkundige. Tweede gehele herziene editie.
Deventer: Kluwer
e) FA Rendement (2009). Wordt met selfbilling hetzelfde bedoeld als met elektronisch facturen?
FA Rendement jaargang 2009 nummer 3. Bladzijde 13. f) Factuurwijzer. Factuurmonitor 2008.
http://www.factuurwijzer.nl/files_cms/bestand/55475.pdf
Geraadpleegd op 20 juli 2009.
g) Jong, Friso de (2007). Praktijkreeks Administratie. Elektronische facturen. Verzenden, verwerken en archiveren. Eerste druk.
Deventer: Kluwer
h) Koninklijke Volker Wessels Stevin N.V. (2008) Jaarverslag 2007. Rotterdam.
i) Koninklijke Volker Wessels Stevin N.V. Website Volker Wessels.
http://www.volkerwessels.com
Geraadpleegd op 23 februari 2009.
j) Kruithof, Ed; Jonker, Margareth (2006). SIM3 in Theorie. Eerste druk.
Den Haag: Academic Service
k) MagSoft. Optical Character Recognition voor document classificatie en gegevens extractie.
http://www.xtrata.nl/ondersteuning/documenten/ORION%20ProSar%20E.pdf
Geraadpleegd op 20 juli 2009.
l) Ministerie van Financiën. Nieuwsbericht: Voortaan elektronisch facturen.
http://www.minfin.nl/Actueel/Nieuwsberichten/2009/02/Voortaan_elektronisch _factureren
Geraadpleegd op 28 juli 2009.
m) NIMO (2009) Planmatig werken en timemanagement. Soesterberg: NIMO Project Management Instituut.
n) Stichting Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens. Uitwerkingen examen Verbredingsvakken december 2006.
http://www.associatie.nl/upload/2006_12_VPS%20Verbredingsvakken%20Uit werkingen%20dec%202006.pdf
Geraadpleegd op 20 juli 2009.
o) Torun, Semih; Beek, Gerben van (2009). Adviesrapport Digitaliseren inkoopfacturen
p) Vaassen, E.H.J.; Meuwissen, R.H.G.; Beek A. (2007) Hoofdlijnen bestuurlijke informatievoorziening. Vijfde druk.
Houten: Wolters-Noordhoff
q) Van Meijel Automatisering (2008). Handleiding Invoicerader. Gebruik en onderhoud.
Emmeloord: Van Meijel Automatisering
r) Van Meijel Automatisering. Website Van Meijel Automatisering.
http://www.vanmeijel.nl
Geraadpleegd op 20 juli 2009.
s) Visser & Smit Hanab B.V. Financiële administratie. Afwikkeling inkoopfacturen. Handboek Administratieve Organisatie.
Geraadpleegd op 20 april 2009.
t) Visser & Smit Hanab B.V. Onze algemeen directeur aan het woord.
http://www.werkenbijvshanab.nl
Geraadpleegd op 26 februari 2009.
u) Visser & Smit Hanab B.V. Website Visser & Smit Hanab.
http://www.vshanab.nl
Geraadpleegd op 23 februari 2009. v) Wikipedia. De vrije encyclopedie
http://nl.wikipedia.org