30 april 2015
Student: Ronald Rommelse Studentnummer:5937000
Master Archiefwetenschappen Universiteit van Amsterdam Begeleider:
Prof. Dr. T. H. P. M. Thomassen Tweede beoordelaar:
Dr. G. J. van Bussel
Het e-depot, een horseless carriage
Een onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitaal
2
Afbeelding titelblad: A horseless carriage in Vancouver, 1899. (Major J.S. Matthews)
3
" You've got to start with thecustomer experience and work back toward the technology -
not the other way around."
5
INHOUDSOPGAVE
1. Voorwoord ... 7
2. Inleiding ... 9
2.1. Probleemstelling ... 9
2.2 Onderzoeksvragen ... 10
2.3. Afbakening ... 11
2.4. Methodologie en indeling hoofdstukken ... 12
3. Duurzame toegankelijkheid ... 16
3.1. Digitale duurzaamheid ... 16
3.2. Toegankelijkheid ... 17
3.3. Een nieuw paradigma, een nieuwe betekenis ... 18
3.4. Openbaarheid ... 19
3.5. Samenvatting ... 20
4. Het OAIS model en de NEN-ISO 23081 ... 21
4.1. De totstandkoming van het OAIS model ... 22
4.2. Het omgevingsmodel van het OAIS ... 22
4.3. SIP - AIP - DIP ... 23
4.4. Het functioneel model van het OAIS ... 24
4.5. De totstandkoming van de NEN-ISO 23081: het Australische seriesysteem en het
records continuüm model. ... 26
4.6. Het metagegevensmodel van de NEN-ISO 23081 ... 28
4.7. Duurzame toegankelijkheidseisen ... 30
5. Beschrijving van de casussen ... 32
5.1. Het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra ... 32
5.2. Het Stadsarchief Rotterdam ... 35
5.3. Het Stadsarchief Amsterdam ... 38
6. Analyse ... 42
6.1. De eisen nader bekeken ... 42
6.2. Levensloopmodel versus records continuüm ... 49
6.3. Waar is de gebruiker? ... 51
7. Andere benaderingen voor duurzame toegankelijkheid ... 53
7.1. Steve Bailey: het probleem van central command and control ... 53
7.2. Laura Millar: de veranderende rol van de archivaris ... 54
7.3. Het archiefatelier: actieve openbaarheid by design ... 56
7.4. Bouwstenen voor een nieuwe benadering voor digitale duurzame toegankelijkheid ... 58
6
9 Literatuur en bronnen ... 63
9.1 Literatuur ... 63
9.2. Rapporten en documentatie ... 65
9.3. Websites ... 69
Bijlage 1: Overzicht van wetgeving en standaarden met betrekking tot het beheer van
duurzame toegankelijke digitale archiefbescheiden die zijn opgenomen in
archiveringssystemen. ... 70
Bijlage 2: De metagegevenselementen van het metagegevensmodel van de NEN-ISO 23081
... 71
Bijlage 3: Tekst e-mail met verzoek tot interviews en vragenlijst ... 73
Bijlage 4: Vergelijking van de hoofdelementen tussen het toepassingsprofiel Lokale Overheid
(TMLO) en Toepassingsprofiel Rijk (TpR) ... 75
Bijlage 5: Overzicht van de elementen per aggregatieniveau van het toepassingsprofiel
Rotterdam ... 76
Bijlage 6: Overzicht van de elementen per aggregatieniveau van het toepassingsprofiel
Amsterdam ... 77
7
1. Voorwoord
In 2009 ben ik als deeltijdstudent begonnen aan de Master Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Rond dezelfde tijd ben ik bij het Stadsarchief Rotterdam, als medewerker van de afdeling Archieven en Relatiebeheer, betrokken bij het e-depotproject. In Rotterdam heeft dit project gezorgd voor een organisatiebrede verandering. Oude vastigheden verloren hun waarde. Daarvoor in de plaats moesten er nieuwe ideeën worden geïmplementeerd, zonder altijd precies te weten hoe deze in de praktijk zouden uitwerken. De theoretische kennis die ik opdeed aan de universiteit over wat
archiveren in een digitale wereld allemaal met zich meebrengt, kon ik direct in de praktijk toetsen. Om deze reden is deze periode voor mij heel waardevol geweest en was het niet moeilijk om het
onderwerp voor mijn scriptie te bepalen. Door te kiezen voor een onderzoek naar e-depots heb ik mijn kennis, vergaard tijdens de studie, kunnen combineren met de kennis verkregen door te participeren in het Rotterdamse e-depotproject.
In de titel van mijn scriptie staat het begrip horseless carriage. Dit begrip is afkomstig van de Canadese filosoof en wetenschapper Herbert Marshall McLuhan. In zijn beroemde boek
understanding media: the extension of men legt hij uit dat de opkomst van iets nieuws altijd moeizaam
gaat en altijd als imitatie van een bestaand fenomeen in een verbeterde vorm. Pas in een later stadium zullen de werkelijke mogelijkheden van het nieuwe worden ingezien. Hij noemde dit verschijnsel het ‘Horseless-carriage syndrom’1
. In de eerste auto's zaten de bestuurders hoog. Dit was men zo gewend, immers voorheen was bij het rijden hoog zitten noodzakelijk om over de paardenruggen heen te kunnen kijken. Toen door de komst van de motor paarden overbodig werden, werd eigenlijk het hoog in de auto zitten ook overbodig. E-depots worden nu gezien als de oplossing voor het duurzame toegankelijkheidsvraagstuk van digitale archieven. Een centraal thema in mijn scriptie is of e-depots inderdaad de oplossing zijn voor dit vraagstuk, of dat er hier misschien ook sprake is van een horseless
carriage.
Wat ik proefondervindelijk heb vastgesteld is dat een masterstudie naast je werk een hele opgave is. Meer dan eens had ik het gevoel dat hoe meer kennis ik me eigen maakte over het
onderwerp, hoe ingewikkelder de materie werd. Gelukkig stond ik er niet alleen voor. Allereerst wil ik daarom alle docenten en medestudenten waarmee ik de laatste jaren de collegebanken heb gedeeld bedanken. Peter Horsman was naast docent vanaf het begin ook als adviseur verbonden aan het e-depotproject in Rotterdam. Doordat hij de kenner bij uitstek is op dit gebied, was samenwerken met hem zeer leerzaam. Een grote inspiratie voor mijn scriptie was het volgen van de module
vergelijkende archiefwetenschap over toegankelijkheid in de nieuwe digitale werkelijkheid, gegeven door Agnes Jonker en Charles Jeurgens. Een belangrijk uitgangspunt van deze module was dat je door
1
8
de razendsnelle digitale ontwikkelingen alle vastigheden binnen het vakgebied moest durven loslaten en je je buiten de gebaande paden moest durven te bewegen. Het is hierbij soms goed om niet meteen de nuance te zoeken, maar om zaken scherp en helder durven te benoemen. In mijn eindpaper voor dit college heb ik de basis gelegd voor mijn scriptie2. In deze paper heb ik uiteengezet wat de verschillen zijn tussen een beheer- en gebruikersbenadering van toegankelijkheid in een digitale omgeving. Uiteraard ben ik ook veel dank verschuldigd aan mijn scriptiebegeleider Theo Thomassen voor zijn bruikbare tips en aanwijzingen. Niet ongenoemd laten wil ik mijn medestudenten Vincent Robijn, Martin de Bruijn, Ruud Yap en Otto van der Meij. We hebben niet alleen inhoudelijk goede discussies gevoerd, maar ook aangename uren beleefd buiten collegetijd. Ondanks dat ik als laatste van onze lichting afstudeerde, kon ik op jullie steun en enthousiasme blijven rekenen.
Ik dank mijn werkgever het Stadsarchief Rotterdam dat ze mij mede in staat hebben gesteld om deze studie te doen. Ronald Grootveld diende als uitstekend klankbord en fungeerde indien nodig als de spreekwoordelijke stok achter de deur. René Spork en Jeroen van Oss ben ik dankbaar voor het van positief kritisch commentaar voorzien van de concept teksten. Als laatste wil ik mijn familie bedanken die - hoewel ze zich soms afvroegen of mijn scriptie ooit nog wel zou afkomen - toch altijd groot vertrouwen in me hebben gehouden.
2 Ronald Rommelse, Een vergelijkend onderzoek tussen een beheer- en gebruikersbenadering van
9
2. Inleiding
2.1. Probleemstelling
Anno 2015 is er bij de meeste Nederlandse overheidsinstanties sprake van een zogenaamde hybride situatie. Dit betekent dat de informatie voor een deel digitaal en voor een deel analoog is. De komende tijd zal deze situatie naar verwachting snel veranderen. In de visiebrief van de Minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de tweede kamer van 23 mei 2014 wordt aangegeven dat de overheid in 2017 haar dienstverlening volledig digitaal moet kunnen afhandelen.3
Vanzelfsprekend zal dit ook hoge eisen gaan stellen aan digitale informatie en de archivering van deze informatie. Duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie wordt hierbij cruciaal voor het functioneren van de overheid en het vertrouwen dat de burger in de overheid stelt.
De methoden voor het verkrijgen van duurzame toegankelijkheid ontwikkeld voor de analoge wereld zijn door de digital turn niet meer goed bruikbaar. Was het in het papieren tijdperk mogelijk om slechte toegankelijkheid van voor permanente bewaring in aanmerking komend archief, pas bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats op orde te brengen, bij digitaal archief is het zo goed als onmogelijk om achteraf duurzame toegankelijkheid alsnog te waarborgen. Al in 1991 waarschuwde de Algemene Rekenkamer voor dit probleem4 en in 2005 stelt de Rijksarchiefinspectie dat de situatie met betrekking tot digitale duurzaamheid bij de overheid zo slecht is dat er een gat in het collectieve geheugen dreigt.5 Informatie is vaak niet meer beschikbaar of niet meer terug te vinden en als de bestanden al kunnen worden teruggevonden zijn ze soms niet meer leesbaar door verouderde dragers als floppy disks of niet meer beschikbare software. Ook kunnen links in een digitaal document niet meer werken of is de informatie waarnaar gelinkt is niet meer beschikbaar waardoor de informatie niet goed meer in zijn context kan worden begrepen of geïnterpreteerd.
De oplossing voor het digitale vraagstuk geïnitieerd door het Nederlandse Archiefwezen zijn e-depotvoorzieningen. Het e-depot is een voorziening om digitaal overheidarchief langdurig,
duurzaam toegankelijk en betrouwbaar te houden en is een noodzakelijke component in de
basisstructuur van de totale informatieketen. Componenten van duurzame toegankelijkheid zijn hierbij ondermeer dat het archief voor een lange tijd leesbaar, vindbaar en interpreteerbaar is.6 Ondanks dat e-depots ontwikkeld zijn door de archiefsector zijn ze niet alleen bedoeld voor de opslag en beheer van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het is nadrukkelijk ook de
3 Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. visiebrief digitale overheid 201, (23 mei 2013). 4 Algemene Rekenkamer; Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het rijk. (Den Haag 1991)
5
Rijksarchiefinspectie, Een dementerende overheid? De risico’s van digitaal beheer van verantwoordings- informatie bij de centrale overheid, (27 januari 2005).
6 Rapport E-depot. Duurzame digitale toegang tot informatie. Gemeenschappelijke e-depot voorzieningen en services (mei 2010), p. 5-6. In dit rapport word consequent gesproken over informatie. Uit de tekst kan echter worden opgemaakt dat het hierbij om procesgebonden informatie oftewel archief gaat.
10
bedoeling dat op termijn te vernietigen materiaal opgenomen zal worden in het e-depot. Dit kan bijvoorbeeld digitaal archief zijn dat voor de rechtszekerheid van burgers voor één of meerdere decennia bewaard dient te worden. Na het verstrijken van het belang moet het alsnog worden vernietigd conform de vigerende selectiebesluiten.7 E-depots zullen dus al het overheidsarchief gaan bestrijken, waarbij voor opneming van het digitaal archief niet meer wordt gewacht tot de wettelijke overdrachtstermijn van 20 jaar is verstreken.
Bij mezelf en bij collega's in het archiefwezen zie ik een groeiende twijfel ontstaan of de gebouwde en nog te bouwen e-depots inderdaad de belofte kunnen waarmaken om duurzame
toegankelijkheid te waarborgen van al het digitale overheidsarchief. Sinds de eerste ideeën over het e-depot aan het begin van deze eeuw volgen de ontwikkelingen in de digitale revolutie elkaar in hoog tempo op en versterken ze elkaar. Te denken valt bijvoorbeeld aan de opkomst van web 2.0 en de sociale media, het gebruik van geografische informatie systemen, het mobiele internet, de grote basisregistraties, het semantische web en de ontwikkelingen rond open- en big data. Kunnen de e-depots werkelijk zorgen voor digitale toegankelijkheid van het exponentieel gegroeide digitale
overheidsarchief dat zich in een zeer dynamische omgeving bevindt en makkelijk is te (her)gebruiken, te delen en te koppelen? In deze scriptie wil ik daarom de volgende hypothese onderzoeken.
E-depots zijn niet in staat om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van al het digitale overheidsarchief dat voor langere termijn bewaring in aanmerking komt.
2.2 Onderzoeksvragen
Om de hypothese te onderzoeken zal in deze thesis een antwoord worden gegeven op onderstaande deelvragen:
Wat wordt verstaan onder het begrip (duurzame) toegankelijkheid?
Is de betekenis van dit begrip in de loop van de tijd veranderd en zo ja welke veranderingen zijn dit?
Welke internationale standaarden zijn er gebruikt bij de ontwikkeling van e-depots? Hoe zijn deze internationale standaarden ontstaan en door en voor wie zijn ze ontwikkeld? Wat zijn de belangrijkste duurzame toegankelijkheidseisen die uit de standaarden kunnen
worden gedestilleerd?
Hoe zijn de verschillende e-depots in Nederland ingericht en welke keuzes zijn er bij de ontwikkeling en de bouw gemaakt?
Wat zijn de overeenkomsten en de verschillen tussen de in Nederland gebouwde e-depots?
7 Voorstel e-depot. Duurzame digitale toegang tot informatie. Gemeenschappelijke e-depot voorzieningen en services (mei 2010), p.8.
11
In hoeverre voldoen de ontwikkelde e-depots aan de belangrijkste duurzame toegankelijkheidseisen?
Wat zijn de oorzaken dat het e-depot niet kunnen zorgen voor duurzame toegankelijkheid van al het overheidsarchief?
2.3. Afbakening
Een definitie van het e-depot die vaak wordt gebruikt is ‘het geheel van organisatie, beleid, processen
en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hardware- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’8. Mijn bezwaar tegen deze definitie is dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen de besturing van het object (de organisatie, beleid, financieel beheer en personeel) en het te besturen object (processen, procedures, databeheer, databeveiliging en de aanwezige hardware- en software). Door deze uitgebreide definitie is een e-depot gelijk te stellen aan een archiefinstelling. Voor dit onderzoek zal gebruik worden gemaakt van een beperktere en daardoor ook concretere definitie van een e-depot: 'een
technische voorziening, bestaande uit apparatuur en programmatuur (hardware en software), voor de duurzame en betrouwbare bewaring van digitale informatie' 9.
Dit wil echter niet zeggen dat de componenten van besturing niet een belangrijke rol kunnen spelen bij het succes van een e-depot. Zonder medewerkers met de juiste kennis of competenties of een goede organisatie zal geen duurzame toegankelijkheid worden bereikt. Dat financiën een grote rol spelen laat de stopzetting van de in eigen beheer ontwikkelde trusted digital repository van het LAC (Library and Archives Canada) zien. De belangrijkste reden voor stopzetting was namelijk dat het systeem te duur in onderhoud was10. Ook voor de Nederlandse situatie vormen medewerkers en kosten belangrijke nader te onderzoeken zaken, die buiten de scope van dit onderzoek vallen.
De laatste jaren zijn er meerdere nieuwe initiatieven voor het ontwikkelen en bouwen van e-depots van zowel overheidsinstellingen als marktpartijen. Het is niet mogelijk om al deze projecten in de tijdspanne van mijn onderzoek mee te nemen. Gekozen is daarom om me te focussen op de drie voorlopers binnen het archiefwezen op dit gebied, te weten de stadsarchieven van Rotterdam en Amsterdam en het Nationaal archief. 11 Tussen deze projecten zijn, zeker in de beginjaren, duidelijke verschillen te constateren. Bij het Stadsarchief Amsterdam lag de focus in de eerste plaats op het vinden van een oplossing voor de opslag en het beheer van grote hoeveelheden gedigitaliseerde
8 Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs; ED3. Eisen Duurzaam Digitaal Depot, toetsingskader voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, versie 2, december 2012.
9 P. J. Horsman en R.W. Spork red. Het E-depot als avontuur. Archiefschoolschrift nr. 2. Stichting Archiefpublicaties, (Den Haag 2010), 112-113.
10 Zie http://hethistorischatelier.blogspot.nl/2014/12/lac-trekt-stekker-uit-eigen-e-depot.html (geraadpleegd op 10 januari 2015)
11 Rond 2010 hebben de Regionaal Historische Centra (RHC’s) zich aangesloten bij het e-depot project van het Nationaal Archief.
12
archiefdocumenten. Het Stadsarchief Rotterdam zag het e-depot als een organisatiebrede oefening, waarbij het integraal beheren van zowel de analoge als de digitale metagegevens in het zogenaamde één-beherend-systeem een belangrijke rol speelde. Het Nationaal Archief tot slot besteedde veel aandacht aan het creëren van een generieke infrastructuur voor de aansluiting van het digitaal depot op de Regionaal Historische Centra en de verschillende ministeries.12 Binnen deze drie projecten heb ik vooral gekeken naar wat er al is gerealiseerd. De plannen voor de toekomst zijn buiten beschouwing gelaten.
De bovengenoemde e-depots zijn niet alleen bedoeld voor het opslaan en duurzaam beheren van digitaal overheidsarchief. Ook komen digitale archieven van particulieren en digital reborn materiaal (scans van al eerder aan een archiefinstelling overgedragen analoge documenten) hiervoor in aanmerking. Particulier digitaal archief en scans vallen ook buiten de scope van dit onderzoek omdat ze een andere problematiek met zich meebrengen. Aan particulier archief van bijvoorbeeld families en verenigingen kunnen niet dezelfde archiefwettelijke eisen worden gesteld als aan overheidsarchief.
2.4. Methodologie en indeling hoofdstukken
Uit navraag blijkt dat er nog nauwelijks digitaal overheidsarchief is opgenomen in de onderzochte e-depots. Het is op dit moment dus nog niet mogelijk om via een gebruikersonderzoek de mate van duurzame toegankelijkheid van in een e-depot opgenomen digitale informatieobjecten te bepalen. Een kwantitatief gebruikersonderzoek is om deze reden nog niet mogelijk. De methode die ik in deze thesis gebruik, bestaat uit verschillende vormen van kwalitatief onderzoek. Hieronder is per hoofdstuk gespecificeerd welke methodologie is gebruikt en waarom.
Hoofdstuk 3: theoretisch kader
In hoofdstuk drie, het theoretisch kader, zal aan de hand van literatuurstudie worden nagegaan wat in dit onderzoek wordt verstaan onder de begrippen digitale duurzaamheid, toegankelijkheid en
openbaarheid en de combinatie van deze begrippen. Een belangrijke vraag die hierbij wordt gesteld is
welke veranderingen deze begrippen hebben ondergaan door de digital turn en de hiermee verband houdende paradigmatische verschuiving in de archiefwetenschap. Zo is er bijvoorbeeld een
verandering waar te nemen bij het begrip toegankelijkheid dat niet meer in eerste instantie wordt benaderd vanuit het archief(beheer), maar vanuit de gebruikers.
Hoofdstuk 4: internationale standaarden
Een e-depot kan gezien worden als een informatiesysteem met als doel de lange termijn archivering
12
13
van informatie.13 De informatiewetenschappen hebben ons geleerd dat een informatiesysteem
ontworpen kan worden door gebruik te maken van drie conceptuele modellen die in een hiërarchische relatie tot elkaar staan.14 Op het hoogste niveau heb je het omgevingsmodel. Dit model definieert het systeem en geeft de grens aan tussen het systeem zelf en zijn omgeving. Voor het omgevingsmodel is het systeem zelf een black box. Het gaat om de interacties tussen het systeem en zijn omgeving. De processen binnen een systeem worden beschreven in het functioneel model. Hierin wordt dus gekeken naar de activiteiten die nodig zijn om de gewenste resultaten van het systeem voor de gebruikers te verwezenlijken. Op het laagste niveau is er het informatiemodel. Dit model geeft aan uit welke componenten de informatieobjecten bestaan en welke metagegevens nodig zijn.
De internationale standaard die door de drie verschillende e-depotprojecten voor het
omgevingsmodel en het functioneel model is gebruikt is de OAIS-norm, een referentiemodel voor een Open Archival Information System. Voor het informatiemodel is gebruik gemaakt van de NEN-ISO 23081 standaard voor het beheren van metagegevens voor records management. Aan de hand van beschikbare literatuur en de standaarden zelf zal onderzocht worden hoe deze standaarden tot stand zijn gekomen, op welke achterliggende ideeën deze standaarden zijn ontworpen en welke principes ze beschrijven om duurzame toegankelijkheid te garanderen. Het uiteindelijke doel van dit deel van het onderzoek is het inventariseren van de belangrijkste duurzame toegankelijkheidseisen die in deze twee standaarden worden beschreven.
Hoofdstuk 5: beschrijving van de drie casussen
Zijn in de vorige twee hoofdstukken het theoretisch kader rondom e-depotvoorzieningen neergezet, de volgende stap is te onderzoeken hoe hier in de praktijk mee is omgegaan. De volgende drie vragen zijn hierbij leidend. Hoe is het e-depot tot stand gekomen en vanuit welke organisatorische behoeftes? Hoe zijn ze ingericht en welke keuzes zijn er bij de bouw en ontwikkeling gemaakt? Op welke onderdelen van het e-depot heeft de nadruk gelegen? Het uitwerken van deze drie vragen heeft geresulteerd in een korte beschrijving van de e-depot projecten van het Nationaal Archief en de stadsarchieven Rotterdam en Amsterdam, waarbij elke casus beschreven is in een afzonderlijke paragraaf.
Voor het verkrijgen van de juiste gegevens ben ik begonnen met deskresearch. De meeste informatie kon makkelijk op internet gevonden worden. Voor enkele onderwerpen heb ik voor het verkrijgen van aanvullende documentatie de instellingen zelf benaderd. Daarnaast heb ik een drietal
13
In de archiefwetenschap was David Bearman die als eerste een recordkeeping system als een bijzonder soort informatiesysteem te definiëren. Zie: D. Bearman, ‘Record-Keeping Systems’ in: Archivaria 36 (lente 1993), p. 16-136.
14 P. J.. Horsman, ‘Archiefsystemen en kwaliteit , in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, ('s-Gravenhage 2000) 85-105.
14
landelijke e-depot informatiebijeenkomsten bezocht.15 Tot slot heb ik enkele sleutelfiguren binnen de onderzochte e-depotprojecten geïnterviewd aan de hand van een vragenlijst.16 De interviews zijn gehouden na het analyseren van alle projectdocumentatie. Hierdoor is het mogelijk geweest om gerichte vragen te stellen en te verifiëren of de gevonden informatie klopt en ook daadwerkelijk zoals beschreven is uitgevoerd.
Hoofdstuk 6: analyse in hoeverre de onderzochte e-depots duurzame toegankelijkheid van digitaal overheidsarchief mogelijk maken
Nu de drie casussen zijn beschreven is het tijd om de gevonden informatie te analyseren. Voor het maken van een goede analyse is het van belang dat de informatie op een bepaalde manier wordt geordend, om te voorkomen dat appels met peren worden vergeleken. De voor deze analyse gebruikte ordening is gebaseerd op de in hoofdstuk vier geformuleerde duurzame toegankelijkheidseisen. Bij elke eis wordt afgevraagd in hoeverre de onderzochte e-depots voldoen aan de eis en welke verschillen er zijn waar te nemen tussen de e-depotprojecten. Tijdens het schrijven van de analyse bleek het noodzakelijk om deze eisen te problematiseren. Als een e-depot aan al de eisen voldoet, is er dan echt sprake van duurzame toegankelijkheid? Of zijn er hiervoor meer of andere eisen nodig? Ook is het van belang om de twee standaarden die als basis zijn gebruikt bij de ontwikkeling van de e-depots nader te beschouwen. Zijn ze beide wel tegelijk in zijn geheel te implementeren? Welke onderdelen van de standaard zijn wel of niet meegenomen en waarom is deze keuze gemaakt?
Hoofdstuk 7: vergelijking met andere benaderingen
Ondanks de geconstateerde verschillen tussen de depots kan er globaal worden gezegd dat de e-depotprojecten uitgaan van eenzelfde soort benadering. Deze beheerbenadering is gericht op afzonderlijke documenten en probeert achteraf digitaal archief te voorzien van de juiste ordening en metagegevens waardoor duurzame toegankelijkheid mogelijk wordt gemaakt. Om de e-depot benadering in een breder perspectief te plaatsen is het nuttig om ze te vergelijken met andere benaderingen op terreinen die gerelateerd kunnen worden of onderdeel uitmaken van het duurzame toegankelijkheidsvraagstuk van digitaal overheidsarchief. De volgende drie benaderingen zullen in het kort worden besproken:
- De benadering van Steve Bailey waarbij hij een oplossing zoekt voor verbetering van toegankelijkheid van overheidsarchief in web 2.0 toepassingen.
15 Het gaat om de bijeenkomsten: Pilot e-Depot gemeente Haarlem, conclusies en leerpunten (Haarlem, 17 november 2014); Resultaat pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief (Utrecht, 22 januari 2015) ; Alles wat je altijd al wilde weten over het e-Depot, maar niet durfde te vragen (Zwolle, 1 april 2015).
16 De tekst van het verzoek tot interview en de vragenlijst zijn opgenomen in bijlage 3. De interviews zijn gehouden op 26 maart 2015 met Mies Langelaar (Senior medewerker preservering en voormalig projectleider e-depot concern van het Stadsarchief Rotterdam) en op 1 april 2015 met Orville Mac Donald (Medewerker Standaarden en Richtlijnen van het Stadsarchief Amsterdam)
15
- De benadering van Laura Millar waarbij ze de rol van de archivaris aangaande particulier archief onderzoekt in een samenleving die steeds meer zichzelf documenteert.
- De benadering van het archiefatelier "actieve openbaarheid" waarbij een groep studenten,
docenten en experts gekeken hebben hoe overheidsarchieven meer actief openbaar kunnen worden gemaakt.
Bij elke benadering zullen de volgende vragen aan bod komen. Wat is het probleem waarvoor de onderzoeker(s) een oplossing probeert te vinden? Hoe ziet de benadering eruit die de onderzoeker(s) wil inzetten om het probleem op te lossen? Wat kan deze benadering bijdragen aan de problematiek van duurzame toegankelijkheid van overheidsarchief?
Tot slot wil ik aan de hand van deze benaderingen komen tot een eerste aanzet voor een geheel nieuwe benaderingen voor het probleem van duurzame toegankelijkheid van digitaal overheidsarchief. Een benadering die goed zou moeten passen bij een steeds digitaler wordende wereld. Hopelijk kan deze aanzet ook de door Terry Cook geconstateerde identiteitscrisis waarin de archivistische professie zich bevind voor een deel oplossen. Aan ene kant zijn archivarissen "more confidently finding there
own voice as societal agents, as social activists for memory-meaning, adopting a flexible, fluid, and pluralistic mentalité mirroring the values of postmodern society". Aan de andere kant "they were also developing more sophisticated means by wich archives were managed, and evidence were protected. Here, rigid concistency of professional practise was sought, primarily though developing and promulgating models and standards based on best methods that had evolved".17
Hoofdstuk 8: conclusie en vervolgonderzoek
In het laatste hoofdstuk zullen er enkele conclusies moeten worden getrokken. Terugkijkend op het onderzoek is de belangrijkste vraag die gesteld moet worden of mijn hypothese klopt. Zijn de e-depotvoorzieining inderdaad niet in staat om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van al het digitale overheidsarchief dat voor langere termijn bewaring in aanmerking komt? En mocht dit kloppen, of gedeeltelijk kloppen, wat zijn dan de belangrijkste redenen hiervoor en in hoeverre kunnen we de huidige ontwikkelingen plaatsen in een horseless carriage fase? Tot slot zullen er enkele
aanbevelingen gedaan worden voor vervolgonderzoek.
17 Terry Cook, 'Evidence, memory, identity, and community: four shifting archival paradigms', in: Archival science, volume 3, issue 2-3, p. 95-120. Alhier p. 111.
16
3. Duurzame toegankelijkheid
3.1. Digitale duurzaamheid
Duurzaamheid is de laatste decennia een echt mode begrip en wordt te pas en te onpas gebruikt. Meestal wordt met duurzaamheid bedoeld dat "iets" voor langere tijd behouden moet blijven zonder dat het aan slijtage of bederf onderhevig is.18 Voor archiefstukken geldt dat deze in ieder geval gedurende de geldende bewaartermijn duurzaam moeten worden beheerd. In artikel 11 van het archiefbesluit 1995 wordt vermeld dat in honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang in de kwaliteit van blijvend te bewaren archiefstukken mag worden geconstateerd.19 In Nederland wordt in 1991 voor het eerst serieus aan de bel getrokken over het probleem van de duurzaamheid van digitale informatie. Het gebruik van machine leesbare gegevens bij de overheid neemt snel toe en het bewaren van dit soort gegevens is problematisch. Het probleem dat in 1991 werd gesignaleerd speelt nog steeds en is in essentie hetzelfde gebleven.20
Het bewaren van digitale informatieobjecten verschilt in een aantal opzichten wezenlijk van het bewaren van analoge informatie. Wanneer informatie wordt toevertrouwd aan papier, vormen de gegevensdrager (het papier) en de informatie een fysieke eenheid. Deze informatie kan, zonder dat er technische hulpmiddelen voor nodig zijn, door een mens gelezen worden. Als er zich geen rampen voordoen zoals brand- of waterschade en het papier van goede kwaliteit is kan de informatie eeuwenlang leesbaar en bruikbaar blijven21. Voor analoge informatie op bijvoorbeeld film of videotape wordt dit al lastiger. Dit heeft met name te maken met het feit dat deze gegevensdrager minder lang meegaat en je wel een machine nodig hebt om het document te kunnen lezen. Echter over het algemeen kan gezegd worden dat de belangrijkste voorwaarde voor analoge duurzaamheid is, dat de gegevensdrager zo goed mogelijk moet worden gepreserveerd . Om dit te bereiken hebben de meeste archieven een geacclimatiseerd depot en een medewerker of afdeling die zich bezighoudt met materiële verzorging, conservering en restauratie.
Digitale informatieobjecten bestaan uit de bouwstenen: bitstream (nullen en enen), hardware, software en drager. Voor het raadplegen van de digitale informatie zullen de bits en bytes steeds opnieuw moeten worden opgebouwd tot een leesbaar document. Voor het reconstrueren van de informatie is een combinatie nodig van hardware en software. Vaak kan een bepaald digitaal
18 J.H. van Dale, Nieuw handwoordenboek der Nederlandse taal, 8e druk, (Den Haag 1975) p. 215. 19
Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 4, artikel 11. http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_15-02-2015. Geraadpleegd op 15 februari 2015.
20 Algemene Rekenkamer; Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het rijk. (Den Haag 1991).
21
Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), toekomst voor ons digitaal geheugen, duurzame toegang tot informatie in Nederland, (Den Haag 2009), p. 11.
17
document alleen met specifieke software worden gelezen. De software is op zijn beurt weer afhankelijk van bepaalde besturingsprogramma's en de hardwarecomponenten van de gebruikte computer. In dit gegeven ligt een groot probleem. Omdat de omloopsnelheid van nieuwe hardware en software heel hoog ligt, dreigt digitale informatie al na een beperkt aantal jaren onbruikbaar te worden. De uitdagingen worden elk jaar groter door de sterk groeiende volumes en de toenemende
complexiteit en diversiteit van de hardware en software.
Een tweede groot verschil met analoge documenten is dat de bitstream geen fysieke eenheid vormt met zijn drager (cd's, dvd's, memorysticks, etc.). Hierdoor kunnen computerbestanden
eenvoudig van het ene medium worden overgezet naar een ander medium22. Dit is maar goed ook omdat de digitale dragers zelf ook een beperkte levensduur hebben. Alleen goede preservering van de gegevensdrager biedt bij digitaal archief geen enkele garantie dat de informatie leesbaar en
raadpleegbaar blijft. Voor het verkrijgen van digitale duurzaamheid zal er dus proactief moeten worden opgetreden waarbij alle bouwstenen van een digitaal informatieobject een continue zorg vereisen.
3.2. Toegankelijkheid
De laatste jaren wordt er steeds meer gesproken over duurzame toegankelijkheid in plaats van digitale duurzaamheid. Duurzame bewaring zonder toegankelijkheid heeft immers weinig zin.23 Wat houdt het begrip toegankelijk nu in? In de archivistische literatuur is er geen eenduidige definitie voor het begrip te vinden. Om het begrip toegankelijkheid goed te begrijpen is het van belang om te bekijken hoe het begrip in de loop van de tijd is geëvolueerd, met name de verandering door de digital turn.
Een belangrijke codificatie in de archiefwetenschap was de totstandkoming in 1898 van de handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. Hoewel het begrip zelf niet werd genoemd, werd er in de handleiding wel een methode aangedragen om archieven voor een breder publiek toegankelijk te maken. Het archief werd beschreven in een inventaris waarbij de
archiefstukken via een gestandaardiseerde structuur op basis van het herkomstbeginsel werden geordend. Dit beginsel houdt in dat ieder archiefstuk teruggebracht dient te worden tot het archief van een persoon of organisatie waaruit het afkomstig is, en in dat archief op zijn oorspronkelijke plaats. De inventaris was bedoeld als kapstok die een overzicht gaf van de inhoud van een archief, niet van de inhoud van de stukken. Voor het beschrijven van de inhoud van archiefstukken kon gebruik worden gemaakt van zogenaamde nadere toegangen.
De ideeën van de handleiding over hoe archieven toegankelijk gemaakt moesten worden bleven tot diep in de 20e eeuw leidend in de archiefwetenschap. De focus lag op het beschrijven van
22 Filip Boudrez, Digitaal archiveren en digitale duurzaamheid, (Antwerpen, 2009). p.1.
23 Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), Toekomst voor ons digitaal geheugen, duurzame toegang tot informatie in Nederland, (Den Haag 2009). p. 13.
18
archieven vanuit de context van de archiefvormer. De gebruiker had alleen de mogelijkheid om dit archief fysiek te raadplegen. Wel werden er steeds nieuwe en verfijndere beschrijvingsstandaarden en- normen bedacht.
In de archiefwet en archiefregeling komt het begrip toegankelijke staat voor. Als we kijken naar de archiefregeling dan lezen we dat overheidsinstellingen hun archief in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren.24 Ondanks dat er geen definitie van het begrip toegankelijkheid wordt gegeven wordt in artikel 16-26 wel uitgewerkt wat er geregeld moet zijn om een archief geordend en toegankelijk te noemen. Zo moet ervoor gezorgd worden dat
archiefbescheiden binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden aan de hand van, de aan de bescheiden gekoppelde, metagegevens of andere ontsluitingsmiddelen en dat het gevonden
informatieobject leesbaar en waarneembaar moet zijn.25 Dit houdt onder andere in dat bij digitaal archief waarvan, als gevolg van wijziging of in onbruik raken van hard- en/of software, het informatieobject niet meer leesbaar of waarneembaar is, migratie, conversie of emulatie van de digitale archiefbescheid plaatsvindt.26
Uit de archiefwet komt duidelijk een beeld naar voren dat toegankelijkheid niet alleen betekent dat archiefstukken vindbaar moeten zijn, maar ook begrijpelijk, interpreteerbaar en authentiek.27 Om dit te bereiken moet de herkomst en andere context worden vastgelegd in de metagegevens en moet een gebruiker een beeld hebben van de onderlinge samenhang van alle bij een archiefvormer berustende archiefbescheiden. Zowel de handleiding als de archiefwet zijn beschreven in het denkraam van het custodiale paradigma. In dit paradigma wordt “toegankelijkheid” in eerste instantie opgevat als een kwaliteit van een archief zelf.28 Het niveau van toegankelijkheid is gekoppeld aan het niveau van de beschrijvingen en de ordening van een archief volgens de formele archivistische beginselen.
3.3. Een nieuw paradigma, een nieuwe betekenis
Door de digital turn en met name de komst van internet, sociale media en mobiele smartphones is informatie en archief alom aanwezig voor dagelijks gebruik. Niet alleen wordt informatie passief gebruikt maar steeds vaker ook actief in steeds wisselende contexten. In het post-custodiale
paradigma, ontstaan in de jaren negentig onder invloed van de digitalisering, zien we een verschuiving
24
Archiefregeling hoofdstuk 3 http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_23-04-2012#Hoofdstuk3. Geraadpleegd op 12 feb 2015.
25 Archiefwet, artikel 20. 26 Archiefwet, artikel 25.
27 Hans Hofman, ‘De digitale archivaris: een nieuwe wereld. De invloed van informatietechnologie op het archiefvak’ in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Naar een nieuw
paradigma in de archivistiek, (Den Haag 1999) p. 211-224. Alhier p. 219.
28 Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van
de toegankelijkheid’ in Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (reds.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (Den Haag 2001) 13-43. Alhier p. 15.
19
naar een benadering vanuit de gebruiker. Niet het archief zelf of het goede beheer van een archief is het uitgangspunt maar de vraagstelling en het zoekperspectief van de gebruiker. Ook het begrip archief zelf wordt door de komst van het post-custodiale denken op een andere manier gedefinieerd. In de oude definitie was archief het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een
persoon of organisatie. In de nieuwe definitie, eind vorige eeuw door Theo Thomassen geïntroduceerd, is archief procesgebonden informatie, of te wel "informatie die door onderlinge samenhangende
werkprocessen is gegenereerd en die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd".29
Zo zien we ook een verandering in de rol van de archivaris ten aanzien van de
toegankelijkheid van archieven. Niet langer is de archivaris een objectieve beheerder tussen bron en gebruiker, zoals de Amerikaanse archieftheoreticus Sir Hilary Jenkinson ooit betoogde. De archivaris is net zoals de archiefvormer en de gebruiker een actor die invloed heeft op de constructie en
interpretatie van een archief.30 Vanuit de post-custodiale benadering zou een definitie van
toegankelijkheid kunnen zijn "de geschiktheid van een archiveringssysteem om voor een bepaalde tijd
en op een bepaalde plaats een gebruiker met bepaalde kennis en competenties op effectieve wijze informatie te laten vinden, te laten lezen, te laten interpreteren en te laten (her)gebruiken, binnen de beperkingen die de omgeving van dat archiveringssysteem aan die raadpleging stelt."31. Voor duurzame toegankelijkheid geldt dan dat deze geschiktheid ook gegarandeerd moet blijven voor een lange termijn. Het begrip “duurzame toegankelijkheid” wordt daardoor een kwaliteitseis van een archiveringssysteem.
3.4. Openbaarheid
In het Engels wordt het begrip toegankelijkheid aangeduid met access of accessibility. Deze anglo-saxische term is echter breder dan het Nederlandse toegankelijkheid. De definitie die de International Council of Archives geeft is "the availability of records/archives for consultation as a result both of
legal authorization and the existence of a finding aids".32 Hoewel deze definitie vooral betrekking lijkt te hebben op de overgebrachte archiefbescheiden in archiefinstellingen is een aspect dat duidelijk naar voren komt dat toegankelijkheid ook afhankelijk is van het recht om bepaalde archiefbescheiden in te mogen zien. In het Nederlands wordt dit onderdeel van toegankelijkheid meestal omschreven met de term openbaarheid. In het rapport "gij zult openbaar maken" geeft de Raad voor Openbaar Bestuur aan dat openbaarheid en toegankelijkheid sterk met elkaar verbonden zijn: “Overheidsinformatie moet
ook online beter toegankelijk worden gemaakt. Het voldoen aan de nieuwe normen van openbaarheid
29
Theo Thomassen, ‘een korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, ('s-Gravenhage 2000) p. 11-20. Alhier p. 9-10. 30 Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting', p.16.
31 Ibidem, p. 17. (de definitie is afgeleid van de definitie van Theo Thomassen) 32
20
begint met het verbeteren van de online ontsluiting van overheidsinformatie”33.
Wanneer een archiefstuk niet openbaar is, kan een archiveringssysteem nog zo geschikt zijn om een gebruiker met bepaalde competenties op effectieve wijze het archief te laten interpreteren. Als de informatieobjecten binnen het systeem niet openbaar zijn, is die informatie toch niet beschikbaar, en daarom niet toegankelijk.
3.5. Samenvatting
Duurzame toegankelijkheid is een verzamelbegrip waaronder een aantal met elkaar samenhangende begrippen vallen waaronder vindbaarheid, leesbaarheid, begrijpelijkheid, interpreteerbaarheid, bruikbaarheid en herbruikbaarheid, openbaarheid en beschikbaarheid. Digitale duurzaamheid is veel meer dan alleen een technisch probleem, maar heeft nadrukkelijk ook een contextkant. Een belangrijke verandering in het post-custodiale paradigma is de benadering van het begrip, niet meer vanuit het beheer maar vanuit de gebruiker.
33
Raad voor het openbaar bestuur, ‘Gij zult openbaar maken. Naar een volwassen omgang met overheidsinformatie’, september 2012, p. 10.
21
4. Het OAIS model en de NEN-ISO 23081
In de archiefwetenschap is David Bearman de eerste die de noodzaak van het denken in systemen onder de aandacht bracht met de introductie van het record keeping system concept.34 Dit was volgens hem nodig om alle complexe relaties en interacties van digitale archiefstukken in relatie tot duurzame toegankelijkheid te doorgronden. Een e-depotvoorziening kan in deze benadering gezien worden als een archiveringssysteem, een bijzonder soort informatiesysteem. Een definitie van een systeem is het
geheel van samenhangende elementen waartussen relaties bestaan en dat een bepaalde functie betekent voor zijn omgeving. Een bepaald systeem in zijn geheel moet duidelijk onderscheiden worden van zijn omgeving.35
Voor het ontwerpen van een archiveringssysteem heb je drie hiërarchisch met elkaar verbonden modellen nodig:
Omgevingsmodel: geeft in feite de grens aan tussen het systeem en de externe wereld. Functioneel model: beschrijft de functies van het systeem en de daarbij behorende onderlinge
relaties
Informatiemodel: beschrijft de (meta)data waarmee het systeem werkt of die het systeem produceert.
Er zijn de laatste decennia vele standaarden ontwikkeld die betrekking hebben op het beheer van digitaal overheidsarchief. 36 Hieronder zullen de twee belangrijkste normen voor het realiseren van duurzame toegankelijkheid worden uitgewerkt. In eerste instantie is dit de OAIS norm. De door mij onderzochte e-depots van de stadsarchieven van Rotterdam en Amsterdam en het Nationaal Archief verwijzen alle drie naar deze norm en met name naar de uitgangspunten en de functies die erin worden beschreven.37 Voor het informatiemodel is het niet genoeg om alleen de OAIS standaard te onderzoeken. Deze standaard behandeld immers allerlei soorten van data, terwijl het bij een e-depot specifiek gaat over digitale archiefbescheiden, een bijzonder type data. Om deze reden zal naast het OAIS model ook gekeken worden naar de NEN-ISO 23081.
In Nederland geldt deze standaard als
norm voor het beheren van metagegevens voor archiefbescheiden binnen de overheid
.38 Het kan niet alleen gebruikt worden voor selectie, inrichting of aanpassing van een document management systeem of record management applicatie, maar is ook inzetbaar bij alle bedrijfsapplicaties die bij de overheid in gebruik zijn.34 David Bearman, 'Record-Keeping Systems', in: Archivaria 36 (lente 1993), p. 16-136, alhier, p16-17. 35 P.J. Horsman., ‘Archiefsystemen en kwaliteit , in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, ('s-Gravenhage 2000), p. 85-105.
36 Voor een overzicht van en de verhouding tussen wetgeving en normen met betrekking tot het beheer van duurzame toegankelijke digitaal overheidsarchieven zie bijlage 1.
37 ‘Fundamenten in verandering: E-depots’ in: Archievenblad, jaargang 114, nummer 2 (2010), p. 10 38
22
4.1. De totstandkoming van het OAIS model
Ruimtevaart was naast defensie één van de grote aanjagers van de revolutie in informatie- en
communicatietechnologieën in de jaren 60. Het is dan ook niet verwonderlijk dat zij ook als eerste het probleem van duurzame toegankelijkheid zagen en hiervoor een oplossing probeerden te vinden. In 1982 werd het Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) opgericht. Dit door NASA in het leven geroepen internationale forum richtte zich op ruimtevaartorganisaties die geïnteresseerd waren in de ontwikkeling van standaarden voor data-uitwisseling in de context van onderzoek. De studies van de CCSDS bleven niet onopgemerkt en wekten ook de belangstelling van de Internationale organisatie voor standaardisatie (ISO). In 1990 werd afgesproken om de voorschriften ten behoeve van de bewaring op langere termijn van digitale databestanden, bedacht door de CCDSD, in een
standaardisatieprogramma te formaliseren. In 1995 resulteerde dit in het conceptueel raamwerk “Open Archival Information System”, dat als basis kon dienen voor verdere standaardisatieactiviteiten. Al vanaf het begin van het project bleek dat het OAIS model niet enkel relevant was voor
ruimtevaartorganisaties, maar dat het model in een bredere context geplaatst kon worden.39 In 2002 werd het OAIS referentiemodel goedgekeurd als de internationale ISO standaard 14721:2003. Het model is tot stand gekomen in een periode waarin er nog weinig praktijkervaring over digitale lange termijn archivering voor handen was. Het kent daarom een hoge mate van abstractie en kan niet één op één gebruikt worden als blauwdruk voor implementatie voor een nieuw systeem. Alhoewel het OAIS-model toepasbaar is op zowel papieren als digitale documenten, is het voornamelijk op de tweede categorie gericht.40 In juni 2012 is er een update verschenen van het model, waarbij de concepten op basis van de inbreng van gebruikers verder werden toegelicht.41
4.2. Het omgevingsmodel van het OAIS
De definitie van een Open Archival Information System is ‘an archive, consisting of an organization
of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for the Designated Community’42 Deze definitie beklemtoont de belangrijke functie van het op langere termijn duurzaam toegankelijk houden van informatie voor een bepaalde doelgroep. Een belangrijk concept in het OAIS model is de designated community, oftewel de specifieke doelgroep die gebruik zal maken van de gearchiveerde data. Een dataset moet namelijk zo ingericht zijn dat de doelgroep zonder hulp en expertise van buitenaf de informatieobjecten kan hanteren en interpreteren.
39 Rik van de Walle en Sylvia van Peteghem (red.), (Metagegevens)standaarden voor digitale archieven, (Gent 2009). p 21-22.
40
Barbera Sierman, 'Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid' in: Handboek Informatiewetenschap, december 2012, part IV B 690-1, p. 2-3.
41 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Recommended Practice, CCSDS 650.0-M-2 (Magenta Book), June 2012. (http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf)
42
23
Niet alle kennis hoeft namelijk in een informatieobject zelf te zitten of in de metagegevens behorende bij een informatieobject.
Periodiek zal er moeten worden geverifieerd of de aangeboden informatie nog aansluit bij de kennis en competenties van de gebruikers. Is dit niet het geval dan schrijft de OAIS standaard voor dat het profiel van de designated community zal moeten worden aangepast of dat er extra informatie moet worden toegevoegd om het begrip van de informatie te versterken. De doelstelling en de activiteiten van een archiefsysteem moeten daarom helder zijn beschreven en de doelgroep zal duidelijk moeten zijn gedefinieerd om te garanderen dat de opgeslagen informatie op lange termijn beschikbaar en begrijpelijk blijft.43 Naast de designated community (de consumer) zijn er twee andere actoren,
namelijk de producer en het management. De producer is de persoon of organisatie die de langdurig te bewaren informatie levert. Het management zorgt tot slot voor het te voeren beleid aangaande het archiefsysteem en is er verantwoordelijk voor dat er genoeg mensen en middelen beschikbaar zijn om een goede lange-termijn-bewaring en beschikbaarheid van de aangeleverde informatie te kunnen waarborgen44.
Figuur 1: Omgevingsmodel OAIS
4.3. SIP - AIP - DIP
45Het centrale begrip in het OAIS referentiemodel zijn information packages. Een information package is een container die zowel het digitale informatieobject als de bijbehorende metagegevens bevat.46 Het digitale informatieobject bestaat uit het data object (de nullen en de enen) en informatie om deze nullen en enen voor een persoon leesbaar te maken. Bijvoorbeeld volgens welke formaatspecificaties de bitstream is geordend en met welke software en hardware je dit formaat kunt weergeven. De bijbehorende metagegevens die nodig zijn om een informatieobject duurzaam toegankelijk te maken en te houden zijn bijvoorbeeld metagegevens over de herkomst, het gebruik, de identificatie en eventuele beschadiging van het object. In het OAIS model zijn drie verschillende soorten information
packages te onderscheiden:
43
Reference Model for an Open Archival Information System (Juni 2012), p. 2-3. 44 Reference Model for an Open Archival Information System (Juni 2012), p. 2-2.
45 Ik heb ervoor gekozen om de Engelse termen zoveel mogelijk onvertaald te laten. De kans bestaat namelijk dat een vertaling afbreuk zou doen aan het juiste begrip van een term of concept.
46
24
- Submission Information Packages (SIP) - Archival Information Packages (AIP) - Descriptive Information Packages (DIP)
De digitale informatie wordt in de vorm van een SIP door de producer aan de beheerder van een OAIS-archief overgedragen. In één SIP kunnen zich meerdere digitale objecten bevinden. Tijdens de procedure van opname wordt de SIP bewerkt tot AIP en geschikt gemaakt voor lange termijn
toegankelijkheid. Onder andere wordt de authenticiteit vastgesteld en wordt er voor gezorgd dat informatieobjecten niet meer kunnen worden gewijzigd. Op basis van de behoefte van een gebruiker, vastgelegd in een Order Agreement, wordt de DIP verstrekt. De gebruiksgegevens die ontstaan door het verstrekken van het gevraagde informatieobject leveren weer nieuwe metagegevens op voor het AIP.47
Het volgende voorbeeld kan de diversiteit waarin de verschillende information packages voorkomen illustreren. Met een producer wordt afgesproken dat dagelijks een bepaalde dataset met dezelfde soort gegevens zal worden aangeleverd als SIP. Deze datasets met dezelfde gegevens afkomstig uit dezelfde maand worden gezamenlijk als AIP in een duurzaam formaat beheerd. Echter de consumer krijgt de gegevens per week aangeleverd als DIP in een gebruiksvriendelijke
representatie. Het zal in de praktijk ook vaak voorkomen dat er meerdere DIP's ontwikkeld worden om te voldoen aan de verschillende behoefte van de Designated Community .
4.4. Het functioneel model van het OAIS
In het OAIS model zijn zes hoofdprocessen te onderscheiden die noodzakelijk zijn voor de werking van het archiveringssysteem te weten opname (ingest), opslag (archival storage), metagegevens beheer (data management), bewaarstrategie (preservation planning), archiefbeheer (administration) en toegankelijkheid (access). 48
De kern van het informatiesysteem is de archival storage. Deze functie zorgt voor de lange termijn bewaring van de informatieobjecten. Het zorgt ervoor dat de geleverde data in geschikte vorm wordt opgeslagen en de beschreven metagegevens blijvend gekoppeld zijn aan de opgenomen
informatie. De bitstreams moeten zonder verlies van bits worden opgeslagen en de weergave van deze bits in een leesbare presentatievorm moeten in dit proces worden gewaarborgd. Het is belangrijk dat de digitale informatie in goede materiële omstandigheden wordt bewaard, er back-ups zijn en mogelijkheden tot foutopsporing.
47 Reference Model for an Open Archival Information System (juni 2012), p. 2-6 en 2-7.
48 Het functiemodel van het OAIS wordt uitgebreid behandeld in hoofdstuk 4 van de norm. Daarnaast zijn goede samenvattingen te vinden in: B. F. Lavoie, The open Archival Information System Reference Model:
Introduction guide. OCLC Online Computer Library Center and Digital Preservation Coalition, 2004 en Rik van de Walle en Sylvia van Peteghem (red.), (Metagegevens)standaarden voor digitale archieven, (Gent 2009) en Barbera Sierman, 'Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid' in: Handboek
25
Figuur 2: functioneel model OAIS
Naast de duurzame opslag van de informatieobjecten en de bijbehorende beschrijvende metagegevens zijn er ook metagegevens nodig voor het beheer en de preservering van de
informatieobjecten. Dit gebeurt in de component data management. Deze beherende metagegevens ondersteunen de werking van het archiefsysteem. Er worden beschrijvingen gemaakt van alle versies van opgeslagen bestanden en systemen en van de geschiedenis van datamigraties en
formaatconversies. Daarnaast zijn er de procedurele toetsingen op de integriteit van de informatie en wordt de documentatie bijgehouden over gebruikte standaarden en technologische veranderingen.
Een belangrijk onderdeel van de functie preservation planning is de technology watch. Wat zijn de nieuwste innovaties, wat zijn de verwachte ontwikkelingen op het gebied van technologie en hoe moet het preserveringsbeleid hierop worden aangepast? Welke strategieën zijn nodig voor eventuele migratie, conversie en emulatie en hoe wordt er gezorgd voor implementatie van deze strategieën in het OAIS-archief? Het doel van deze functie is het duurzaam toegankelijk houden van de informatie en zorgen dat de informatie begrijpelijk is en blijft voor de designated community. Noodzakelijk voor preservering is het al tijdens de creatie van het document vastleggen van technische metagegevens en te zorgen dat deze gegevens meekomen via de SIP.49 Welke applicatie is gebruikt? Welke bestandsformaten zijn gebruikt en welke versies daarvan? Aan welke vormvereisten moet de informatie voldoen? Waar en hoe zijn deze vereisten vastgelegd? Welke bewerkingen hebben er plaatsgevonden (denk aan compressie, conversie of migratie)? 50
De vierde functie van een Open Archival Information System is de administration. Dit proces zorgt voor de dagelijkse werking van het informatiesysteem. Het verzorgt niet alleen de contacten met
49
Een digitaal informatieobject bestaat uit de bouwstenen hardware, software, drager en de bitstream. Bij bewaarstrategieën moeten al deze bouwstenen in de gaten worden gehouden om zorg te dragen voor duurzame toegankelijkheid.
50 Werkgroep voorbereiding implementatie e-depot; Toepassingsprofiel lokale overheden. Versie 1.0 (definitief), 5 april 2013, p. 5.
26
de leveranciers en gebruikers van de informatie, maar is ook verantwoordelijk voor het monitoren, de performance en de updates van het systeem.
Het begin- en het eindproces van het systeem is respectievelijk de ingest en de access. De
opname of ingest bestaat uit het aanleveren van de informatieobjecten door de producer, de
bevestiging van de ontvangst, de controle van de integriteit, de transformatie van de data in een vorm die geschikt is voor opslag en beheer binnen het systeem en tot slot de verplaatsing van de
aangeleverde data naar de archival storage. Voor een goede ingest is het noodzakelijk om afspraken te maken met de producers. Deze afspraken worden geformaliseerd in een submission agreement, dat de specifieke details van een aanlevering bevat. Denk hierbij aan afspraken over welke (meta)data er wordt aangeleverd en via welke bestandsformaten. Het laatste proces access zorgt voor de beschikbaarstelling van de informatieobjecten aan de gebruikers. Zonder dit proces is het OAIS archief niet toegankelijk. Zoekvragen worden doorgestuurd naar het data management en de daaruit resulterende metagegevens worden gepresenteerd. Via deze metagegevens kan de gebruiker een keuze maken welk data hij wil inzien. Tot slot wordt deze data aan de klant in een presenteerbare vorm aangeboden. In dit proces wordt ook de authenticatie en autorisatie van de eindgebruikers geregeld.
4.5. De totstandkoming van de NEN-ISO 23081: het Australische seriesysteem en het records
continuüm model.
De tweede standaard die onderzocht zal worden is de NEN-ISO 23081. Dit is een internationale norm die het kader biedt voor het aanmaken, beheren en gebruiken van metagegevens voor de goede werking van archiveringssystemen. De standaard past op het gebied van metagegevens goed in het raamwerk van de NEN-ISO 15489 (
norm voor het ontwerpen en implementeren van
archiveringssystemen)
. De standaard bestaat op dit moment uit twee delen: deel 1 principes (februari 2006) en deel 2 conceptuele en implementatieaspecten (juli 2009). Het derde deel is er alleen nog als technisch rapport (september 2011) en biedt een leidraad voor het uitvoeren van eenzelfbeoordelingmethode.51 De basis voor het conceptuele gegevensmodel, zoals beschreven in deze internationale standaard, is gelegd in het Australische SPIRT Recordkeeping Metadata Research Project van 1997-1999. Dit onderzoeksproject stond onder leiding van Professor Sue McKemmish van de Monash Universiteit. Naast deze universiteit participeerden ook de Universiteit van New South Wales en het Nationaal archief van Australië. Eén van de belangrijkste producten dat door dit project in 2000 werd opgeleverd was het Australian Recordkeeping Metadata Schema, het eerste
metadatamodel met een meer- entiteiten benadering.52 In de NEN-ISO 23081 is dit Australische model
51
NPR-ISO/TR 23081-3 (2011) Informatie en documentatie. Beheren van metagegevens voor
archiefbescheiden. Deel 3: Zelf-beoordelingsmethode http://www.nen.nl/NEN-Shop/Norm/NPRISOTR-2308132011-en.htm
52 Australian Recordkeeping Metadata Schema, version 1.0 (31 may 2000)
27
verder uitgewerkt. De concepten van de NEN-ISO 23081 hebben hun theoretische basis in het Serie Systeem en het Records continuüm Model.53 Het mag niet verwonderlijk heten dat beide theoretische concepten ontstaan zijn in Australië.
Het Serie systeem werd in de jaren zestig van de vorige eeuw bedacht door de archivaris Peter Scott. Het traditionele herkomstbeginsel op basis van één archiefvormer was niet goed bruikbaar in de gevallen waarin de vorming van het archief uit de pas liep met de administratieve geschiedenis. De reden hiervan was dat de archivarissen in Australië in het midden van de twintigste eeuw zich al veel meer bezig hielden met het dynamisch en semi-statisch archief van overheidsinstellingen dan in Europa. Deze administraties werden gekenmerkt door voortdurende verandering in
organisatiestructuur, waardoor het ordenen op herkomst lastig te realiseren was. Niet het archief, of beter gezegd het archieffonds, maar de "series" werden het uitgangspunt in Scott’s benadering.54 Een serie werd gedefinieerd als "een groep van aan elkaar gerelateerde records gecreëerd door een persoon of organisatie. Voor Scott is deze relatie nog wel sterk organisatorisch van aard (bijvoorbeeld alle records van een bepaalde afdeling of werkgroep). Hij trekt nog niet de conclusie dat archief de neerslag is van een bepaald proces. Het vernieuwende van zijn aanpak is dat hij context als een aparte entiteit beschouwde en dit scheidde van de record/serie als entiteit. Aan de ene kant werden de organisaties beschreven (inventory of agencies) en aan de andere kant de records/series (inventory of series). Dit opende de weg naar meer dynamische relaties tussen context en records.55
In de jaren negentig wordt dit idee, als gevolg van de opkomst van digitaal archief, verder uitgewerkt in het Records Continuüm Model. Niet langer de intrinsieke waarde van een archiefstuk, maar de contextuele kwaliteiten drukken de waarde en de betekenis van een archiefstuk uit. Omdat een archiefstuk door gebruik en recontextualisering zich steeds op een ander plek in het continuüm kan bevinden is de betekenis ook niet meer statisch, maar dynamisch.56 Archiefdocumenten kunnen tegelijk verschillende rollen en betekenissen hebben in verschillende omgevingen en voor verschillende personen. In dit model is het van ondergeschikt belang waar de archiefbescheiden dienden te blijven berusten. Het maakt dus niet uit of de archiefbescheiden berusten bij de archiefvormer, of dat ze officieel zijn overgedragen aan een archiefinstelling.
53
Sue McKemmish. ea. ‘Describing records in context in the continuum: the Australian recordkeeping metagegevens schema’, (Monash University), Laatst geupdated op: 23 November 2012
http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/archiv01.html
54 Peter Horsman, ‘toelichting bij Chris hurley. The Australian (‘series’) System: An Exposition’, in: Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (reds.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (Den Haag 2001). p.127-139
55 Ibidem, p. 128.
56 Sue McKemmish, ‘Yesterday, today and tomorrow: a continuum of Responsibility’, (Monash University), Laatst geupdated op: 23 November 2012
28
4.6. Het metagegevensmodel van de NEN-ISO 23081
Een belangrijk uitgangspunt van de NEN-ISO 23081 norm is dat de context waarin het record is ontstaan een onlosmakelijk deel uitmaakt van de beschrijving. Al deze informatie moet worden vastgelegd als metagegevens. In het kader van recordmanagement zijn metagegevens de gegevens die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en het beheer ervan in de loop van de tijd beschrijven. Als zodanig zijn metadata gestructureerde en semi-gestructureerde gegevens die de creatie, registratie, classificatie, toegang, bewaring en verwijdering door de tijd mogelijk maken, zowel binnen als buiten het domein waarin de archiefbescheiden zijn ontstaan.57 Het vastleggen van metagegevens is niet alleen noodzakelijk om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid, maar zorgt ook voor de authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en herbruikbaarheid van een archiefstuk.58
Het begrip metagegevens of metadata is afkomstig uit de computerwetenschap en heeft als algemene betekenis: gegevens over gegevens. Het is niet exclusief verbonden aan digitaal archief, maar is net zo goed van toepassing op papieren archief.59
Het stempel met daarin genoteerd het
inschrijfnummer en de te behandelen afdeling, dat op een binnenkomende brief wordt gezet,
kan gezien worden als metagegevens. Ook een archiefinventaris bestaat uit metagegevens
behorende bij archiefstukken.
Een belangrijk onderdeel van de NEN-ISO standaard is het conceptuele metagegevensmodel bestaande uit entiteiten, aggregatieniveaus en elementen (metagegevens). Om de context vast te leggen worden er naast het record vier andere entiteiten onderscheiden, het mandaat, de actor, de
bedrijfsactiviteit en de relaties die gelegd kunnen worden tussen de deze entiteiten60. (zie figuur 3). Een entiteit kan worden gedefinieerd als een zelfstandige ‘wezenlijke eenheid’ waaraan informatie kan worden gekoppeld. Elke entiteit kent verschillende aggregatieniveaus waarop metagegevens worden vastgelegd. De aggregatieniveaus van de entiteit record zijn bijvoorbeeld: archief, serie, dossier, document en file. (zie figuur 4). Een bepaald aggregatieniveau kan meerdere keren worden gebruikt. Onder een serie kan dus bijvoorbeeld een subserie hangen. Een belangrijk begrip in het model is de mogelijkheid van overerving van metagegevens van een hoger aggregatieniveau naar een lager aggregatieniveau . Als er bijvoorbeeld bij metagegeven taal wordt ingevuld "Nederlands", dan hebben
57 NEN-ISO 15489-1 (2001) Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Algemeen. p. 6.
58 Deze termen zijn afkomstig uit de archiefwet. hierin is uitgewerkt welke kenmerken een te bewaren archiefstuk moet hebben. (http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_20-01-2015). - authentiek: het is wat het bewaart te zijn.
- betrouwbaar: het is een accurate voorstelling van de transactie waar het over handelt. - integer: het is niet ongeautoriseerd te veranderen en veranderingen zijn na te gaan. - herbruikbaar: het is vindbaar, raadpleegbaar en begrijpelijk binnen de originele context. 59 F. Boudrez, Beschrijven van een digitaal archief, (Antwerpen 2007). p. 1-2.
60 NEN-ISO 23081-2 (2009) Informatie en documentatie. Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden. Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten, p. 10-11.
29
ook alle onderliggende niveaus deze waarde bij het veld taal met uitzondering van de niveaus waar expliciet een andere waarde staat ingevuld.
Figuur 3: Entiteitenmodel voor record metagegevens
Entiteiten
Record Actor Bedrijfsactiviteit Mandaat Relatie
Stuk Persoon/Instrument Transactie Bedrijfsregel Transactievolgorde Werkgroep Activiteit/proces Beleid
Bestand Organisatie Functie Wet- en regelgeving Serie Instelling Omgevingsfunctie
Archief
Figuur 4: Aggregatieniveaus per entiteit
Om een goed inzicht te geven in de structuur van de metagegevens zijn deze ingedeeld in zes groepen van metagegevenselementen. Deze metagegevenselementen kunnen worden toegepast op alle entiteiten op elk mogelijk aggregatieniveau. De zes groepen gaan over de identiteit, de beschrijving, het gebruik en de plaatsgevonden of nog in de toekomst plaats te vinden beheersactiviteiten61. (zie figuur 5). Er zijn twee momenten waarop metagegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd. Het eerste moment is het moment van ontstaan of ontvangst van archiefbescheiden. Het tweede moment is tijdens het gebruik van archiefbescheiden binnen de bedrijfsactiviteiten. De beginwaarde voor identiteit, beschrijving, gebruik en relatie worden normaal gesproken toegekend op het moment van ontstaan of ontvangst. Ze kunnen echter ook op een later tijdstip worden toegevoegd, als de archiefbescheiden in een nieuwe context worden (her)gebruikt. De waarde van de elementen behorende bij de geschiedenis van de activiteiten of het activiteitenplan kunnen worden getriggerd
61
30
en/of bijgewerkt bij opname van een archiefstuk of later worden toegevoegd als onderdeel van het beheer.62
Figuur 5: Generiek Metagegevensmodel
Een digitaal archiefstuk kan dus een relatie hebben met één of meerdere archiefvormers, één of meerdere mandaten en één of meerdere processen. Al deze entiteiten hebben meerdere
aggregatieniveaus. Er kan zo een complex netwerk ontstaan aan relaties, entiteiten en
aggregatieniveaus. Omdat elk nieuw gebruik nieuwe betekenis toevoegt aan het archiefstuk is het van belang om de door het gebruik nieuwe ontstane context goed te documenteren. De activiteit van archivistisch beschrijven moet dus worden beschouwd als een doorlopende activiteit die niet
onderbroken mag worden als een archiefstuk wordt opgenomen in een nieuwe applicatie of een nieuw beheerregime.63
4.7. Duurzame toegankelijkheidseisen
In de voorafgaande paragrafen zijn het OAIS model en de NEN-ISO 23081 uitgewerkt. Duidelijk komt naar voren dat de context waarin beide normen zijn ontstaan zeer verschillend zijn en dat ze andere uitgangspunten hebben. De OAIS norm is ontwikkeld door informatiemanagers. Het doel van de norm is het op langere termijn duurzaam toegankelijk houden van fysieke datasets. Een belangrijk uitgangspunt is dat de datasets zijn gevormd in een andere omgeving dat het Open Archival
62 NEN-ISO 23081-2 (2009), p. 21. 63
31
Information Systeem en dat er sprake is van een duidelijk overdrachtsmoment. De NEN-ISO 23081 is
daarentegen ontworpen door archivarissen voor het beheer van archiefbescheiden (records). Het uitgangspunt is dat archiefbescheiden niet in eerste instantie gezien moeten worden als fysieke
entiteiten, maar als logische. Duurzame toegankelijkheid wordt tot stand gebracht door het behoud van de relatie van het record met zijn vele contexten in een continuüm van tijd en ruimte onafhankelijk van beheeromgevingen.
In het volgende hoofdstuk zal bekeken worden hoe de verschillende Nederlandse e-depot projecten beiden normen hebben verenigd. Omdat in de beperkte tijd van een scriptieonderzoek niet alles even grondig onderzocht kan worden wil ik me bij het beschrijven en analyseren van de e-depots vooral richten op de belangrijkste duurzame toegankelijkheidseisen , zoals gedestilleerd uit de twee normen:
De designated communities (doelgroepen) zijn duidelijk gedefinieerd en periodiek wordt bekeken of de aangeboden informatie nog aansluit bij de kennis en competenties van de gebruiker.
De informatieobjecten (de data) en de bijbehorende metagegevens worden gezamenlijk beheerd als information packages.
Er is beleid gemaakt voor de preservering van de verschillende type information packages en er is een technology watch ingericht.
De organisatorische en functionele context (bedrijfsactiviteit, actor, mandaat) en de relaties tussen deze verschillende contexten en de records zijn blijvend vastgelegd op het juiste aggregatieniveau.
De plaatsgevonden en de nog in de toekomst plaats te vinden beheersactiviteiten ten behoeve van de records zijn gedocumenteerd en vastgelegd in metagegevens en er zijn daarnaast metagegevens die zorgen voor de identificering, de beschrijving en het gebruik van de records.
De informatie is beschikbaar voor een gebruiker via een digitale zoekingang. De gebruiker krijgt overzichtelijk de metadata gepresenteerd, waarna hij daarna de data in een bruikbare vorm krijgt aangeboden. (Descriptive Information Packages).
