Levensloopmodel versus records continuüm

Duidelijk is dat voor de ontwikkeling van e-depots zowel de OAIS standaard als de NEN-ISO 23081 van groot belang zijn geweest. Toch is de vraag gerechtvaardigd of beide evenveel invloed hebben gehad. In hoofdstuk vier hebben we gezien dat de uitgangspunten van beide standaarden verschillen. De NEN-ISO 23081 norm staat in de traditie van het records continuüm denken. Een

archiefbestanddeel wordt gezien als logische entiteit waarbij de functies die bij de verschillende dimensies horen gelijktijdig en op dezelfde plaats (in een reële of virtuele omgeving) kunnen worden gerealiseerd. Volgens het records continuüm paradigma hoeven informatieobjecten niet fysiek te worden overgedragen naar een nieuw beheerregime, maar kunnen ze in de omgeving waarin ze zijn gecreëerd en/of gearchiveerd blijven. Op deze manier zijn de informatieobjecten het beste in hun context te begrijpen en te interpreteren. Een consequentie hiervan is wel dat archiefvorming al start bij het ontwerpen van archiveringssystemen.121

Dit records continuüm denken zien we echter nog nauwelijks terug bij de ontwikkeling van de e-depots. Een centraal idee in de OAIS norm is dat informatieobjecten zijn gevormd in een andere beheeromgeving dan de omgeving van een Open Archival Information Systeem en dat er altijd sprake is van een duidelijk overdrachtsmoment. De door mij onderzochte e-depotprojecten hebben dit uitgangspunt als basisprincipe gehandhaafd ten koste van de ideeën van het records continuüm. In dit

120 _{Naar een gemeenschappelijk e-depotvoorziening in Overijssel, deel 2. resultaten van de pilotprojecten ( 1} april 2015). p. 14-15.

121 _{Leon Gruppelaar, Het digitale archiveringssysteem en de archivaris. Een studie naar speelveld en spelers,} scriptie UvA 2007, p. 26-27.

50

licht passen e-depots veel meer in het concept van het levensloopmodel en zijn ze een voortzetting van de custodiale archieftraditie.

Figuur 10: Modellen voor de positionering van een e-depot

Dit model is in de jaren vijftig van de 20e eeuw in de Verenigde Staten ontstaan. Het

basisprincipe van de theorie is dat er duidelijk definieerbare fases zijn in het leven van een archiefstuk. Bij de overgang van de ene fase naar de andere fase wordt het archief fysiek overgebracht naar een andere beheerregime, waarbij vaak ook een verschuiving van de verantwoordelijkheid voor het archief plaatsvindt. In Nederland heeft deze theorie ruim ingang gevonden en zijn de begrippen dynamische, semi-statisch en statisch archief gemeengoed geworden. Een sleutelmoment in het levenscyclusmodel is de overbrenging van archiefstukken ouder dan twintig jaar van de archiefvormer naar een

archiefbewaarplaats.122 Op dat moment wordt het archief opnieuw gewaardeerd en beschreven, waarbij niet langer het belang van het archief voor het bedrijfsproces voorop staat, maar het cultureel- historische belang van het archief voor de gehele samenleving. Ook bij het idee van uitplaatsing veranderd dit niet wezenlijk (model 2 in figuur 10). De focus blijft immers gericht op een achteraf benadering, waar alleen het moment van overbrenging wordt vervroegd.

De custodiale benadering van de e-depotprojecten betekent dat alleen de informatieobjecten die zijn opgenomen in de e-depotvoorziening onder het duurzame toegankelijkheidsregime vallen. De eis die bij opname wordt gesteld is dat de digitale bestanden gemetadateerd zijn zoals beschreven in een toepassingsprofiel. Hier ligt echter het grote probleem. De systemen waarin voor langere termijn te bewaren digitale archiefbestanden zijn opgenomen voldoen niet aan deze eis. Er is daarom veel technische en personele inspanning nodig om de metagegevens op orde te krijgen en waar nodig aan te vullen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in de meeste gevallen buiten de scope van het e-depot en wordt als verantwoordelijkheid van de archiefvormer gezien.123

In een rapport van de erfgoedinspectie eind 2013 wordt dit bevestigd: "overbrenging is alleen

maar mogelijk in een duurzame toegankelijke omgeving en is voor een belangrijk deel nog terra

122 _{Charles Jeurgens, The target keeps moving! Apprisal in a continuum, (Den Haag 2014), p.5.} 123

51

incognita. Het uitblijven van een oplossing vormt een groot risico voor het toekomstig erfgoed".124 Van Bussel gaat in zijn conclusie nog een stap verder: "Vanwege het nog niet beschikbaar zijn van een duurzame toegankelijke digitale omgeving, wordt het vanuit functioneel, verantwoordingstechnisch en derhalve staatrechtelijk oogpunt aanbevolen, het proces van uitfasering van papieren dossiers als ‘achtervang’ onmiddellijk stop te zetten, althans zolang de duurzaam toegankelijke digitale omgeving nog niet daadwerkelijk gerealiseerd is."125 De rekenkamer geeft tot slot aan dat om het duurzame toegankelijkheidsprobleem op te lossen er een einde zal moeten komen aan het levenscyclusmodel.

"Er zal binnen de overheid gewerkt moeten worden aan een cultuuromslag als het om gedigitaliseerde informatieprocessen gaat: niet langer vanuit een klassiek lineaire focus op creatie, gebruik, beheer en archivering maar als gelijktijdig proces waarbij de verschillende waarden van informatie

(bedrijfsproces, institutioneel geheugen, cultureel erfgoed, verantwoording, recht- en bewijszoekenden) gelijkwaardig en in samenhang gelden."126

De vraag dringt zich nu op hoe het kan dat ondanks het feit dat de vragen die kleven aan het levensloopmodel ruimschoots bekend zijn bij archivarissen, hier toch aan wordt vastgehouden. De oorzaak ligt hiervoor in de juridische context. De e-depots zijn voornamelijk ontwikkeld door archivarissen die werken voor overheidsinstellingen. De overheid is volgens de wet verplicht om de onder haar berustende archiefbescheiden, die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, over te brengen naar een archiefbewaarplaats.127 Archivarissen zijn zich ervan bewust dat de termijn van twintig jaar voor digitaal archief te lang is. Zonder extra zorg zijn de digitale bestanden na verloop van tijd niet meer leesbaar, begrijpelijk en interpreteerbaar en kan de ontstaanscontext niet meer gereconstrueerd worden. Dit probleem noopte de archivaris, vanuit zijn verantwoordelijkheid voor archieven in het historisch-culturele domein, om naar voren te schuiven in de informatieketen. Voornamelijk ook omdat de verantwoordelijkheid voor lagere termijn bewaring niet of nauwelijks werd gevoeld noch opgepakt door record- en informatiemanagers bij de

archiefvormers. Echter door de traditioneel sterk gescheiden werelden van de archivaris binnen het regime van de Archiefwet en de recordkeeper binnen het regime van de Wet Openbaarheid van Bestuur bleek het praktisch niet haalbaar om het records continuüm denken echt in de praktijk te brengen.