Adviesrapport
Nacalculatie & Initiatieframing
Afstudeerders Rob van Eersel Rens van Laerhoven Afstudeerbedrijf Gemeente Breda Bedrijfsbegeleider Dhr. Anton van Alphen Academie Avans Hogeschool Begeleidende docenten Dhr. Frans van Gestel Dhr. Herman Koenen Versie Definitief Datum 16‐06‐2011 Afstudeeropdracht Rens van Laerhoven & Rob van Eersel Juni 2011
Inhoudsopgave
Voorwoord ... 3 Samenvatting ... 4 1. Inleiding ... 5 1.1 Leeswijzer ... 5 1.2 Aanleiding ... 5 1.3 Probleemstelling ... 6 1.4 Organisatie ... 7 2. Theoretisch kader ... 8 2.1 Kostenramingen ... 8 2.2 Nacalculatie ... 9 3. Inventarisatie (na)calculeren ... 10 4. Uitwerking opdracht ... 11 4.1 Nacalculatie ... 11 4.2 Kengetallen ... 13 4.3 Initiatieframing ... 20 5. Conclusie en aanbevelingen ... 28 5.1 Conclusie ... 28 5.2 Aanbevelingen ... 29 5.3 Implementatieplan IBB ... 32 Begrippenlijst ... 35 Bronvermelding ... 37 Bijlage I: Vooronderzoek Bijlage II: Nacalculatie Edisonplein Bijlage III: Nacalculatie de Dreef Bijlage IV: Nacalculatie Rembrandtstraat Bijlage V: Bouwelementen Bijlage VI: Database kengetallen Bijlage VII: Initiatieframing Bijlage VIII: Onderbouwing initiatieframing Bijlage IX: Voorbeelden statistische oplossingen
Voorwoord
De opleiding Civiele Techniek wordt van oudsher afgesloten met een afstudeeropdracht. Dit adviesrapport is tot stand gekomen middels een duostage en met medewerking van de gemeente Breda en Avans Hogeschool Tilburg. Het rapport heeft betrekking op het ontwikkelen van kengetallen voor de initiatieframing, met als doel het verbeteren van de kwaliteit en het inbrengen van een eenduidige methode voor zowel de nacalculatie als de initiatieframing. Dit adviesrapport is opgesteld voor de afdeling Ingenieursbureau Breda, onderdeel van de gemeente Breda. E&L Calculatie dankt de gemeente Breda en de afdeling Ingenieursbureau Breda (IBB), voor het ontwikkelen van een afstudeeropdracht en de ondersteuning tijdens de uitvoering van de opdracht. Ook dankt E&L Calculatie de medewerkers die op deze afdeling werkzaam zijn, voor het verkrijgen van benodigde informatie, het afnemen van de interviews, de vrij gemaakte tijd en de plezierige samenwerking. Onze speciale dank gaat uit naar onze afstudeerbegeleider dhr. van Alphen en de stuurgroep voor adviezen, de betrokkenheid en de begeleiding. Vanuit Avans Hogeschool willen wij graag onze begeleiders, dhr. Van Gestel en dhr. Koenen danken voor de begeleiding en adviezen die zij gedurende deze afstudeerfase aan E&L Calculatie hebben gegeven. E&L Calculatie, Rens van Laerhoven en Rob van Eersel. Breda, 16 juni 2011
Samenvatting
Bij het uitvoeren van een civiel technische project binnen het Ingenieursbureau Breda (IBB) van de Gemeente Breda wordt gestart met het opstellen van de initiatieframing. Uit analyse van de projecten blijkt achteraf echter dat de werkelijke uitvoeringskosten in grote mate afwijken van de initiatieframing. Naar aanleiding hiervan bestaat binnen IBB de wens om de kwaliteit van de initiatieframing te verbeteren. Dit rapport vermeldt welke problemen zich voordoen binnen de afdeling. Betrokken medewerkers hebben hierbij hun input aangeleverd middels interviews. Daarnaast heeft een drietal externe organisaties informatie gegeven over de werkwijzen die binnen deze externe organisaties wordt toegepast. Om de kwaliteit van de initiatieframing te verbeteren, zijn ervaringscijfers van gerealiseerde projecten essentieel. Uit onderzoek binnen IBB is gebleken dat nacalculaties op gerealiseerde projecten slechts in beperkte mate plaatsvinden. Om in de toekomst de nacalculatie op een eenduidige wijze uit te voeren en alle uitkomsten hiervan op eenzelfde manier te kunnen vertalen, is hiervoor een standaard methode ontwikkeld. Door de gegevens uit de nacalculatie te verwerken tot gemiddelde waarden, worden kengetallen (ervaringscijfers) verkregen, welke in een database worden geplaatst. Naarmate de database met nacalculaties verder gevuld wordt, zal de betrouwbaarheid van het kengetal toenemen. Om deze kengetallen vervolgens goed toe te kunnen passen in de initiatieframing is ook hiervoor een standaard methode opgesteld. Daarnaast wordt in de ontwikkelde methode voor deze initiatieframing ook rekening gehouden met statistische bandbreedtes. Dit geeft de calculator de mogelijkheid om de bedragen in de raming beter te kunnen onderbouwen en de opdrachtgever een beter inzicht te geven in de mogelijke afwijkingen van de kosten. Deze verbeteringen in de initiatieframing, in combinatie met een standaard werkwijze, verbetert de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de initiatieframing. Gedurende het onderzoek zijn de medewerkers van de afdeling IBB continu geïnformeerd over de stappen die gemaakt zijn richting de uiteindelijke methode. Deze betrokkenheid leidt tot vertrouwen bij de medewerkers om, in de toekomst, efficiënter te werken met de werkwijze. Om de methode te kunnen laten slagen, zijn inzet en betrokkenheid van de medewerkers essentieel.
1. Inleiding
1.1 Leeswijzer
In opdracht van de gemeente Breda werkt projectgroep E&L Calculatie, bestaande uit Rob van Eersel en Rens van Laerhoven, dit adviesrapport uit. Na een korte inleiding met probleemstelling en organisatie wordt in hoofdstuk 2 de achtergrond van de afstudeeropdracht beschreven. Hierin wordt informatie gegeven over het theoretisch kader van de opdracht. In hoofdstuk 3 wordt in het kort teruggeblikt op de belangrijkste bevindingen uit het vooronderzoek. De uiteindelijke uitwerking van de afstudeeropdracht is verwerkt in hoofdstuk 4. Dit hoofdstuk is verdeeld in drie gedeelten; nacalculatie, kengetallen en initiatieframing. Uiteindelijk zullen de uitkomsten van de afstudeeropdracht in de afdeling geïmplementeerd worden. In hoofdstuk 5 zijn de belangrijkste conclusies en aanbevelingen richting de afdeling IBB beschreven. Hierbij is in hoofdstuk 5.1 een conclusie beschreven van de afstudeeropdracht. Hoe de invulling van de ontwikkelde methode in de afdeling dient te zijn in de ogen van E&L, is te zien in hoofdstuk 5.3. Na de inhoudelijke hoofdstukken zijn de bronnen beschreven, en is er een lijst opgesteld met de belangrijkste begrippen.1.2 Aanleiding
Bij aanvang van een project binnen de Gemeente Breda, wordt door de opdrachtgever een globale kosteninschatting gevraagd aan IBB, op basis van summiere projectgegevens en uitgangspunten. Deze globale kosteninschatting wordt de initiatieframing genoemd. In de praktijk binnen IBB is gebleken dat de initiatieframing in veel gevallen substantieel afwijkt van de uiteindelijke uitvoeringskosten. Om dit in de toekomst te voorkomen is onderzoek gedaan om tot een oplossing te komen voor dit probleem.
1.3 Probleemstelling
Tijdens de vooronderzoeksfase is gebleken dat de afdeling IBB diverse problemen heeft om de initiatieframing op een eenduidige manier op te stellen. De initiatieframingen zijn per project opgebouwd met verschillende uitgangspunten die in veel situaties niet corresponderen ten opzichte van elkaar. De calculators stellen op dit moment de initiatieframing op naar eigen inzicht en ervaring met veelvuldig persoonlijke uitgangspunten. Bij de opstelling van de initiatieframing worden op dit moment geen vastgestelde (ken)getallen aangehouden om de bouwkosten op te baseren. De initiatieframing wordt op dit moment opgesteld, op een gedetailleerd niveau, waarbij de bouwkosten per post worden bepaald. Dit gedetailleerde niveau geeft aan schijnnauwkeurigheid weer richting de opdrachtgever. De opdrachtgever kan hier zijn conclusies uit trekken, en neemt in de meeste situaties het specifiek ingeschatte bedrag van de initiatieframing mee in het besluitvormingstraject. Tijdens het opstellen van het plan van aanpak is één hoofdvraag geformuleerd met twee onderliggende deelvragen. Deze staan onderstaand beschreven. Hoofdvraag: Met welke aanpassingen kan de betrouwbaarheid van de initiatieframingen verbeterd worden? Om bovenstaande hoofdvraag te beantwoorden, richt E&L Calculatie zich op de informatie die ontleend kan worden uit het opstellen van nacalculaties en een eenduidige wijze van ramingen. Op basis van deze 2 onderwerpen, ontstaan de volgende deelvragen: 1. Deelvraag: Hoe kan gezorgd worden dat nacalculaties meegewogen worden in de toekomstige initiatieframingen? 2. Deelvraag: Welke aanpassingen zijn nodig, zodat initiatieframingen op een eenduidige manier binnen de afdeling IBB opgesteld worden?
1.4 Organisatie
De directie Buitenruimte is de afdeling waaronder IBB valt. IBB is tevens de afdeling waarbinnen de afstudeeropdracht wordt uitgevoerd, in afbeelding 1 is de organisatie weergegeven. De centrale doelstelling van deze directie is een openbare ruimte te creëren die schoon, veilig, bruikbaar en attractief is. De directie zorgt voor inrichting, aanleg en beheer van de openbare ruimte. De afdeling IBB zorgt voor het technisch ontwerp, de voorbereiding en het contractmanagement van de grote infrastructurele‐ en buitenruimte projecten in de gemeente Breda. Daarnaast verzorgt deze afdeling het projectmanagement voor de grote vervangingsinvesteringen van de directie Buitenruimte. De afdeling is georganiseerd in drie teams: • Team projectmanagement • Team werkvoorbereiding • Team directievoering en toezichthouders Dhr. van Alphen is namens de gemeente Breda de begeleider van de projectgroep E&L Calculatie. Om draagvlak voor de nieuwe methode te ontwikkelen is gekozen voor een stuurgroep met vertegenwoordigers uit alle teams binnen IBB. De stuurgroepleden hebben kennis op het gebied van kostenramingen en op het gebied van ontwikkeling van nieuwe methodes. Afbeelding 1. Organogram, met hierin de stuurgroep en E&L
2. Theoretisch kader
2.1 Kostenramingen
Wat is een kostenraming?
‘Een prognose van de uiteindelijke projectkosten’
Kostenramingen zijn essentiële documenten in het besluitvormingsproces van projecten. Om een project doorgang te laten vinden, kan de beslissing genomen worden op basis van diverse factoren, zoals kwaliteit en / of tijd. Financiële consequenties spelen echter altijd een rol. Derhalve dient een kostenraming een zo goed mogelijk beeld te geven van de uiteindelijke projectkosten van het project en zijn samenstellende onderdelen. De projectscope die op dat moment bekend is, vormt daarbij het uitgangspunt. De projectscope geeft de aard en omvang van het project aan. In de civiele sector zijn er tal van mogelijkheden om de diverse projectfasen te benoemen. Per projectfase kan er een afzonderlijke kostenraming opgesteld worden. Binnen de afdeling IBB worden de projectfasen aangehouden zoals te zien is in afbeelding 2. De calculator is bij het opstellen van de kostenraming afhankelijk van de beschikbare projectgegevens. Hoe meer en hoe specifieker de projectgegevens zijn, des te nauwkeuriger kan de calculator een prognose maken van de projectkosten. In een vroeg stadium van een project zijn er geringe projectgegevens beschikbaar. Dit heeft als consequentie dat de hoogte van de kostenraming kan gaan afwijken. Hierdoor heeft een kostenraming in een vroeg stadium van een project een grotere kans op afwijking (ook wel spreidingsmaat of bandbreedte genoemd) dan kostenramingen die in een later stadium worden opgesteld. De mogelijke afwijking kan aangegeven worden door één boven‐ en ondergrens, rekening houdend met de mogelijke verdeling. In afbeelding 2 is de verhouding weergegeven van de mogelijke afwijking van diverse kostenramingen met de projectstatus(fasen). Afbeelding 2. Overzicht mogelijke afwijking ten opzichte van projectfasen
In de civiele sector is men bekend met de problematiek van het kostenramen in een vroeg
projectstadium. Per projectfasen zijn er geaccepteerde afwijkingen, die algemeen erkend worden. Deze afwijkingen zijn weergegeven in tabel A, de genormeerde afwijkingen komen voort uit interviews en documenten van externe instanties.
Projectfase Raming op basis van: Afwijking:
Initiatieffase, Verkenningsfase Schets ontwerp, Vlekkenplan +/‐ 30% VO fase Voorlopig ontwerp +/‐ 20% DO fase Definitief ontwerp +/‐ 10% Bestekfase Bestektekening +/‐ 5% Tabel A. algemeen gehanteerde afwijkingen externe instanties
2.2 Nacalculatie
Nacalculatie is het berekenen van de werkelijke kosten na de realisatie van een project. Nacalculeren heeft binnen de civiele sector bij diverse instanties niet de eerste prioriteit, zo ook bij de gemeente Breda. Aan het einde van een uitgevoerd project gaat de aandacht vaak direct uit naar het volgende project. In de meeste gevallen is er geen tijd en aandacht voor een nacalculatie. Zeker gezien de huidige werkdruk van de medewerkers, wordt er geen tijd vrijgemaakt om een nacalculatie uit te voeren. Daarnaast is er geen vastgestelde methode, om op een goede manier na te calculeren. Door het uitvoeren van nacalculaties wordt waardevolle informatie verkregen omtrent de werkelijke uitvoeringskosten. Deze informatie kan gehanteerd worden voor het bepalen van de te verwachten kosten van toekomstige projecten met vergelijkbare projectgegevens. Echter om de informatie over een grotere selectie projecten bruikbaar te maken, dient een database met gegevens van nacalculaties opgesteld te worden. Hieruit kan een gemiddelde waarde worden aangehouden om te gebruiken in toekomstige projecten. Daarnaast kunnen eventuele onrealistische gegevens vanuit de nacalculatie worden geanalyseerd en beoordeeld.
3. Inventarisatie (na)calculeren
De uitkomsten van de eerste fase van het afstudeertraject zijn verwerkt in het vooronderzoek. In deze fase van het afstudeerproject is informatie ingewonnen bij externe instanties. Daarnaast zijn er binnen de afdeling IBB interviews afgenomen met medewerkers en zijn de huidige werkwijzen geanalyseerd. De resultaten uit het vooronderzoek vormen de basis van dit adviesrapport inclusief de ontwikkelde producten. De belangrijkste bevindingen worden in dit hoofdstuk benoemd, voor de inhoudelijke invulling van het vooronderzoek wordt verwezen naar bijlage I, waar het vooronderzoek is verwerkt. E&L Calculatie is bij een drietal externe instanties op bezoek geweest. Het overleg bij Gemeentewerken Rotterdam heeft voor de uiteindelijke afstudeeropdracht van E&L het meest opgeleverd. Bepaalde werkwijzen en gedachtegangen van Rotterdam zullen door E&L worden meegenomen in de uitwerking van de afstudeeropdracht. Uit het bedrijfsbezoek bij de Gemeentewerken Rotterdam komen de volgende bevindingen: • Initiatieframing onderbouwen op basis van feiten uit gerealiseerde projecten; • De te verwachte spreiding (bandbreedte) van de kosten in de initiatieframing baseren op feiten uit gerealiseerde projecten; • Up to date houden van de gegevens uit de nacalculatie door marktontwikkeling te volgen. Belangrijkste aanbevelingen uit interviews met interne medewerkers binnen IBB: • Na elke projectfase een kort en bondige evaluatie uitwerken, met hierin mogelijke scopeveranderingen en veranderingen in uitgangspunten kostenramingen; • Een calculator toewijzen die de systematiek en kwaliteit bewaakt van de nacalculatie en kostenramingen binnen de afdeling IBB. Belangrijkste bevindingen uit analyse van nacalculatie en initiatieframing, binnen afdeling IBB: • Tijdens het opstellen van de initiatieframing ontbreekt er een eenduidige methode onder de calculators; • De calculators hebben geen inzicht in de projectactiviteiten die buiten het (RAW) bestek worden gerealiseerd. Hiermee bedoelen we met name het financiële inzicht in de uiteindelijke kosten van betreffende projectactiviteiten.
4. Uitwerking opdracht
In dit hoofdstuk zijn de resultaten beschreven van de uitwerking van de afstudeeropdracht. De resultaten zijn gebaseerd op de hoofdvraag van de afstudeeropdracht: Hoofdvraag: Met welke aanpassingen kan de betrouwbaarheid van de initiatieframingen verbeterd worden? In het verloop van dit hoofdstuk zal duidelijk worden op welke wijze de hoofdvraag beantwoord is. Het hoofdstuk is opgedeeld in drie onderwerpen: Nacalculatie, kengetallen en initiatieframing. Deze indeling is identiek aan de procesgang van de nieuwe methode.4.1 Nacalculatie
Een nacalculatie wordt uitgevoerd wanneer een project in zijn geheel gerealiseerd is. Hierbij hebben alle partijen het financiële gedeelte afgewerkt . Deze kennis wordt naast de definitieve initiatieframing gelegd. Zo wordt inzichtelijk hoe hoog de te verwachten kosten waren en hoeveel er uiteindelijk werkelijk uitgegeven is. Naar aanleiding hiervan kan een balans worden opgemaakt, waardoor inzichtelijk wordt waar de verschillen tussen de verwachtte kosten en uiteindelijke werkelijke kosten zitten en waar deze door veroorzaakt worden. Het doel van deze vergelijking is het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens, die gehanteerd worden bij het opstellen van de initiatieframingen. Uit de analyse van de pilot nacalculaties, die binnen IBB uitgevoerd zijn, komen de volgende knelpunten tot uiting: • Tussentijdse wijzigingen in de scope (de uit te voeren werkzaamheden en uitgangspunten) van het project worden nauwelijks vastgelegd. Hierdoor is bij de nacalculatie nauwelijks te bepalen of een verschil in de kosten van het project, ontstaat door bijvoorbeeld een uitbreiding van de werkgrens (wijziging in de scope van het project) of een verkeerde berekening van de oorspronkelijke raming. • In verband met de financiële structuur in de gemeente Breda wordt een project verdeeld over meerdere projectnummers. Aangezien niet in voldoende mate wordt vastgelegd hoe deze verdeling plaatsvindt, is het herleiden van de werkelijke uitvoeringskosten naar een kostenraming in een vroeger projectstadium in de praktijk niet altijd mogelijk. • Er is geen toegang tot de financiële gegevens inzake de uitvoeringskosten, die binnen de Gemeente Breda worden weergegeven middels een Business Intelligence systeem (BI) • Doordat de meer‐ en minderwerken, die uitgevoerd worden door de aannemer, niet naar de diverse besteksposten worden gesplitst, is het niet eenvoudig deze af te zetten tegen de oorzaak van het meer‐ en minderwerk. De oorzaak kan voortkomen uit een scopewijziging of onvoldoende kwaliteit van het bestek. Dit wordt binnen IBB echter niet geregistreerd. • De projectevaluatie is onvoldoende. Tussentijdse evaluatie vindt nauwelijks plaats. Pas na afronding van het project vindt evaluatie in steeds meer gevallen plaats. Echter kent deze door vaak lange doorlooptijden van het project, weinig diepgang.In de huidige opzet van de nacalculatie zijn de eenheidsprijzen van de bouwkosten niet direct gekoppeld aan de uitvoeringsonderdelen. De ‘staartkosten’, ‘plankosten’, ‘overige bouwkosten’ en ‘overige bijkomende kosten’ kunnen wel direct en goed vergeleken worden, omdat in alle gevallen hiervoor een vast percentage of vaste prijs wordt aangehouden. Format nacalculatie Om de voorgaande problemen op te lossen, is er een nieuw format ontwikkeld. Dit dient gebruiksvriendelijk en overzichtelijk te zijn. Het voornaamste doel van het nacalculeren is om de werkelijke kosten, die tot stand zijn gekomen tijdens het realiseren van het project, in beeld te brengen. Om de nacalculaties correct uit te voeren zijn een aantal gegevens nodig die onderstaand opgesomd zijn: • Het bestekspostnummer: Het nummer van de bestekpost • De omschrijving: Wat houdt de post werkelijk in • De eenheid: Welke eenheid is maatgevend voor de post • De hoeveelheidresultaatsverplichting van de werkelijk gerealiseerde hoeveelheden: Welke hoeveelheden zijn daadwerkelijk verwerkt • De prijs per eenheid: De kostprijs per eenheid • De totaalprijs: De prijs per eenheid vermenigvuldigd met de hoeveelheidresultaatsverplichting • Overige kosten: Kosten die buiten de bouwkosten vallen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het nieuw te ontwikkelen format om tot een goede en betrouwbare nacalculatie te komen.
4.2 Kengetallen
Voor het opstellen van een betrouwbare, maar globale initiatieframing kan gebruik gemaakt worden van kengetallen (ervaringscijfers). Door deze kengetallen te baseren op de uitkomsten van eerdere nacalculaties ontstaan vergelijkbare cijfers. Onderverdeling bouwelementen Bouwelementen zijn elementen die civiel technische werkzaamheden of activiteiten vertegenwoordigen. De bouwelementen zijn onderverdeeld aan de hand van het moederbestek van de gemeente Breda. Dit moederbestek dient als basis voor alle civiel technische projecten in de gemeente Breda. Het moederbestek wordt continu aangevuld met bestekposten, en blijft hierdoor up to date. Alle bestekposten zijn onderverdeeld in hoofdstukken conform de indeling van de RAW‐ systematiek. De bouwelementen zijn onderverdeeld op basis van de hoofdstukken van het moederbestek. Dit betekent dat alleen de hoofdstukken (bestekpostnummers 1, 1.1, 2, 2.1 etc.) zijn aangehouden, zoals te zien is in afbeelding 3. De keuze hiervoor is eenvoudig, op een gedetailleerder niveau kan in de initiatieffase niet geraamd worden. Door het moederbestek als basis aan te houden, ontstaat er direct een duidelijke onderbouwing van ieder bouwelement. De activiteiten en werkzaamheden in de bestekposten die onder de betreffende hoofdstukken vallen dienen als onderbouwing van de elementen. Een juiste onderverdeling van de bouwelementen is de bepalende factor in het hele proces van nacalculatie naar initiatieframing. Van ieder bouwelement kan na het uitvoeren van nacalculaties een kengetal worden ontwikkeld. De kengetallen dienen bij ieder project gebaseerd te zijn op overeenkomstige activiteiten of werkzaamheden. De volledige lijst met alle gekozen bouwelementen is terug te vinden in bijlage V. Afbeelding 3. Moederbestek afdeling IBBIn bepaalde gevallen zijn diverse hoofdstukken samengevoegd. Dit kan verschillende redenen hebben: • De hoofdstukken zijn te gedetailleerd om in de initiatieframing te gebruiken, er zijn op dat moment onvoldoende projectgegevens om de hoofdstukken te bepalen; • Afzonderlijke hoofdstukken hebben geen meerwaarde voor de initiatieframing, en leiden tevens tot meer werk, omdat er veel meer bouwelementen dienen bepaald te worden. Tevens is in bijlage V zichtbaar dat een aantal hoofdstukken uit het moederbestek samengevoegd zijn. Onderstaand is te zien welke hoofdstukken bij elkaar zijn gevoegd, en wat de nieuwe benaming van de bouwelementen is: • Bestekspostnummer 33 t/m 36 zijn samengevoegd en benoemd als bouwelement Kunststof en Gres Leidingen; • Bestekspostnummer 40 t/m 43 + 47 en 48 zijn samengevoegd en benoemd als bouwelement Betonnen Trottoirbanden; • Bestekspostnummer 44 t/m 46 zijn samengevoegd en benoemd als bouwelement Betonnen Opsluitbanden; • Bestekspostnummer 53 t/m 55 zijn samengevoegd en benoemd als bouwelement Elementenverharding. Voor de bouwelementen dienen eenheden toegekend te worden die bruikbaar zijn in de initiatieframing en bepaald kunnen worden tijdens de nacalculatie. De meeste bouwelementen zijn verbonden met grove eenheden, zoals m1, m2, en m3. Deze eenheden kunnen in de initiatieframing altijd bepaald worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn; het totale oppervlak projectgebied of verhard oppervlak. In principe worden de eenheden bepaald op de nieuw aan te brengen elementen. Bij diverse elementen kan de uitkomst van de berekening van het kengetal een onjuiste waarde bevatten. Het kengetal wordt in dit geval sterk bepaald door eenmalige werkzaamheden. Dit komt bijvoorbeeld voor bij samenhangende werkzaamheden, zoals verwijderen en nieuw aan te brengen elementen. Indien deze niet met elkaar in verhouding staan, worden er onder de kengetallen twee subelementen toegevoegd. Tabellen voor bouwelementen De gegevens uit de eindafrekening van het bestek/project vormen de input voor de betreffende bouwelementen. Uit ieder bouwelement wordt een kengetal ontwikkeld mits de input voor de totstandkoming van dit getal beschikbaar is. Niet bij alle projecten kunnen alle bouwelementen worden ingevuld, omdat betreffende activiteiten of werkzaamheden niet bij alle projecten aanwezig zijn. Voor de berekening van de kengetallen zijn extra tabellen toegevoegd die direct naast de eindafrekening geplaatst zijn. Naast de totale kosten per bouwelement is in de tabel inzichtelijk gemaakt in welke eenheid het kengetal berekend wordt, wat de hoeveelheid is en wat de bijbehorende kosten hiervoor zijn. Dit komt tot uiting in bijlage II, III en IV
In tabel B, is een voorbeeld gegeven van hoe één kengetal tot stand kan komen en welke actie hiervoor uitgevoerd dient te worden. Nr. Element Een heid Eenheid Kengetal CBS Index Omschrijving
3 Riolering M2 M2 projectgebied RIO Alle kosten Riolering gedeeld door aantal vierkante meters
projectgebied ofwel werkgrenzen M1 M1 nieuwe hoofdriolering RIO Alle kosten Riolering gedeeld door strekkende meter nieuwe hoofdriolering Tabel B. Voorbeeld van bouwelement met eenheid bepaling In het voorbeeld is als omschrijving gegeven; ‘Alle kosten riolering gedeeld door het aantal vierkante meters projectgebied of wel werkgrens’. Dit wil zeggen dat alle kosten onder bestekspostnummer 3, zowel verwijderen als aanbrengen, bij elkaar opgeteld dienen te worden. Deze kosten moeten gedeeld worden met het totaal aantal vierkante meters van het projectgebied dat binnen de aangegeven werkgrens ligt. In de tweede kolom zullen de totale kosten van Riolering gedeeld worden door het aantal strekkende meter hoofdriolering. Dit kengetal kan alleen ontwikkeld worden, als in een gerealiseerd project nieuwe hoofdriolering aangebracht is. In enkele situaties is, in het format van de nacalculatie, niet geheel duidelijk welke werkzaamheden exact onder ‘nieuw aan te brengen’ of ‘te verwijderen’ vallen. In tabel C zijn verschillende werkzaamheden verdeeld over ‘nieuw aan te brengen’ of ‘te verwijderen’. Deze werkzaamheden zijn bij de drie uitgewerkte nacalculaties aan bod gekomen. Naarmate in de toekomst meer nacalculaties uitgewerkt zullen worden zal de tabel uitgebreider worden. Deze werkzaamheden dienen door de calculator onder de goede kolom gerangschikt te worden. Nieuw aan te brengen Te verwijderen Leveren materialen Verwijderen/opbreken materialen Aanbrengen materialen Ontdoen van grond Pasmaken materialen Vervoeren naar plaats verwerking Vervoeren uit depot Vervoeren naar depot Uitvoeren berekeningen voorafgaand aan aanbrengen Schoonmaken verhardingsoppervlak en dergelijke Voor en na inspectie Frezen asfalt Bemaling (wanneer verwijderen en aanbrengen van riolering uit te voeren werkzaamheden zijn) Bemaling ( wanneer er enkel riolering wordt verwijderd en niet of nauwelijks nieuwe riolering aangebracht wordt Afwerken materialen Zagen asfalt Grondverbetering Toepassen materialen Tabel C.
Onderbouwing hoofdelement In bepaalde bouwelementen kunnen tijdens de uitvoering van een project bijzondere werkzaamheden worden uitgevoerd. Uit de gegevens van de nacalculatie zijn deze werkzaamheden niet terug te vinden. Deze gegevens zijn alleen terug te herleiden als er een onderbouwing aan de nacalculatie gegeven zal worden. Deze onderbouwing dient kort en bonding, maar bovenal overzichtelijk uitgewerkt te worden in het format nacalculatie. De onderbouwing zal per hoofdelement gegeven worden, de hoofdelementen zijn de acht hoofdstukken die alle werkzaamheden en activiteiten omvatten, onderstaande zijn de hoofdelementen benoemd: 1. Voorbereidende werkzaamheden 2. Grondwerk 3. Riolering 4. Kantopsluiting 5. Verharding 6. Cultuurtechniek en Groenvoorziening 7. Diverse werkzaamheden 8. Werk algemene aard Tevens kan dit een onderbouwing zijn waardoor een kengetal sterk afwijkt van het gemiddelde. Meer informatie over de meerwaarde van deze onderbouwing is terug te vinden in hoofdstuk 4.3. De gedetailleerdere bouwelementen die onder de hoofdelementen vallen, ook wel subelementen genoemd zijn te zien in bijlage V. Tabellen voor indirecte kosten In het format zijn tevens tabellen toegevoegd onder de bouwkosten. Deze tabellen hebben het doel om de kosten die buiten de bouwkosten vallen, maar wel bij het project horen, weer te geven. Tevens staan hier de kosten vermeld waar geen kengetal voor gerealiseerd kan worden, maar die wel van belang zijn om op te nemen in de nacalculatie. Op welke wijze deze kosten worden bepaald is onderstaand beschreven. Deze kosten zijn onderverdeeld in vijf afzonderlijke tabellen, namelijk: • Staartposten: Bepaald in percentage ten opzichte van het subtotaal bouwkosten; • Overige bouwkosten: Bepaald in percentage ten opzichte van het subtotaal bouwkosten; • Plankosten: Bepaald in percentage ten opzichte van totale projectkosten minus de plankosten; • Overige bijkomende kosten: Wordt alleen bepaald met werkelijk kosten; • Onvoorziene projectkosten: Bepaald in percentage ten opzichte van totale projectkosten minus de plankosten en de eigen onvoorziene projectkosten. De kosten die vermeld staan in de bovenstaande opsomming zijn uitsluitend informatief. Er zal van de ‘onvoorziene projectkosten’ een vast percentage in de nacalculatie worden bepaald, van de overige kostenposten zullen in het format geen vaste eenheid van de uitkomsten worden ontwikkeld.
Actualiseren gegevens uit nacalculatie De periode tussen een uitgevoerde nacalculatie en het opstellen van een initiatieframing van een volgend project, kan soms enkele jaren duren. In deze periode kan de marktontwikkeling gewijzigd zijn, hetgeen tot gevolg heeft, dat gegevens uit de nacalculatie niet bruikbaar zijn voor een initiatieframing. De bouwkosten van civiel technische projecten kunnen in de loop der jaren fluctueren. Om de nacalculatie met de initiatieframing te kunnen vergelijken, kunnen de prijsindex cijfers voor de GWW sector van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) gehanteerd worden. Om de gegevens, die voortkomen uit de nacalculatie up to date te houden dienen de openbare indexen van het CBS geïmplementeerd te worden in de berekeningen van de kengetallen. Het CBS maakt voor de GWW sector indexen openbaar, die zijn onderverdeeld in zeven onderwerpen. De zeven onderwerpen zijn onderstaand opgesomd: • Aanleg van riolering • Aanleg van wegen met open verharding (straatwerk) • Aanleg van wegen met gesloten verharding (asfalt) • Uitvoeren van grondverzetwerkzaamheden • Uitvoeren van waterbouwkundige werken • Maken van kunstwerken (bv. viaduct) • Aanleggen van spoorwegen Ook wordt er een index bepaald voor de totale GWW sector. Dit is een gewogen gemiddelde van de genoemde 7 onderwerpen. Voor de wegingen van de onderdelen, is gebruik gemaakt van de uitkomsten van Nationale Rekeningen (NR) van 2000. De prijsindexen zijn gebaseerd op de prijsontwikkeling van de lonen, materiaal en materieel (gereedschap en machines) die nodig zijn voor het realiseren van bepaald activiteiten. Per kwartaal worden er nieuwe cijfers uitgegeven, dit betekent dat er viermaal per jaar cijfers worden uitgegeven. Mutaties in de algemene kosten en winst & risico zijn in deze cijfers niet opgenomen. De reeksen worden berekend uit de prijsontwikkeling van de factor arbeid in de bouwnijverheid en van een pakket materialen en materieel dat in de GWW wordt toegepast. De keuze van de productgroepen materiaal en materieel zijn gebaseerd op de toegepaste materialen en de gebruikte machines en gereedschappen bij de aangehouden referentieprojecten. Voor de berekening van de wegingen van die productgroepen is gebruik gemaakt van de prijzen, welke in de begrotingen van die projecten stonden vermeld. De prijsontwikkeling van de materiaal‐ en materieelcomponent wordt gebaseerd op de geselecteerde productgroepen uit de statistiek Producentenprijsindexcijfers. Voor de ontwikkeling van de looncomponent wordt gebruik gemaakt van de ontwikkeling van de statistiek CAO‐lonen en contractuele loonkosten (CLK) in de Bouwnijverheid.
Verwerken van CBS indexeringen in nacalculatie gegevens Zoals zojuist is beschreven, is de factor, marktontwikkeling, op dit moment voor de invulling van nacalculaties nog niet vereist. Om gegevens uit de nacalculatie in de toekomst wel up to date te houden, zal de afdeling IBB deze gegevens moeten verbinden met CBS indexen. Aan alle bouwelementen zijn CBS indexen verbonden. Deze zijn te zien in bijlage V. Om een beeld te krijgen van de fluctuatie van de marktontwikkeling, is in afbeelding 4 een overzicht van de laatste 10 jaar van index totaal GWW weergegeven. De kengetallen dienen ieder kwartaal met de CBS indexeringen herberekend te worden om vergelijkbaarheid mogelijk te maken. Om de betrouwbaarheid van de nacalculatie gegevens te waarborgen, worden projecten met de gunning vijf jaar geleden (of langer) geschrapt. Hoe ouder de gegevens uit de nacalculatie des te groter de kans dat de gegevens onbetrouwbaarder worden. Afbeelding 4. CBS indexering ‘totaal GWW’ in de afgelopen 10 jaar. Betrouwbaarheid kengetallen De kengetallen van de bouwelementen zijn gebaseerd op prijzen die verrekend zijn door aannemers. Bij de inschrijving van een project kan de aannemer andere uitgangspunten hebben ten opzichte van de calculator. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de aannemer het project graag wilt uitvoeren met als achterliggende gedachte dat hij hierdoor in de toekomst meerdere projecten uit mag voeren in de gemeente. Een ander voorbeeld kan zijn dat de aannemer vanuit een ander project heel goedkoop aan grond kan komen zodat de aannemer met een hele lage prijs in kan schrijven. Dit zijn situaties waarin de opdrachtgever geen inzicht zal krijgen in de uitgangspunten van de aannemer. Uiteindelijk kan de aannemer dus met bepaalde eenheidsprijzen inschrijven die niet marktconform zijn en niet realistisch voor de initiatieframing die de calculator opstelt. De calculator kan hier in zijn initiatieframing geen rekening mee houden. Wanneer alle kengetallen in een overzicht geplaatst zijn, kunnen de onrealistische kengetallen zichtbaar worden. Wanneer de calculator het vermoeden heeft dat de aannemer andere 0 20 40 60 80 100 120 140 160 Indexering
toezichthouder. De toezichthouder kan dan waarschijnlijk het vermoeden bevestigen, dan wel verwerpen. Wordt het vermoeden bevestigd dan dient het onrealistische kengetal verwijderd te worden uit de database. Database Met de database die tot stand komt door de nacalculaties, wordt het volgende bedoeld: Uit ieder nagecalculeerd project komen kengetallen. Deze kengetallen worden ingevoerd in een overzichtswerkblad per projectcategorie waarin enkele kengetallen staan van de bouwelementen. Dit is te zien in bijlage VI, de diverse projectcategorieën zijn verderop in dit hoofdstuk vermeld. Uit de kengetallen in het overzicht volgt een centrummaat. De betrouwbaarheid van de centrummaat is afhankelijk van de input van de hoeveelheid kengetallen. Meer informatie over de bepaling van de centrummaat is omschreven in hoofdstuk 4.3. E&L Calculatie heeft nacalculaties uitgevoerd op drie projecten. Uit deze projecten volgen kengetallen die opgenomen zijn in het overzichtswerkblad. Om uiteindelijk een betrouwbaar gemiddeld kengetal te krijgen, is het belangrijk dat de database goed gevuld is. Het gemiddelde kengetal heeft enkel een goede basis als er 10 of meer kengetallen van eenzelfde activiteit en projectcategorie beschikbaar zijn. Deze grens is opgesteld in overleg met IBB. De afdeling verwacht gemiddeld één project per maand grondig na te calculeren. Op jaarbasis zijn dit ongeveer 12 projecten. Om de werking van het format op dit moment goed weer te geven, zijn uit zeven fictieve projecten kengetallen ingevoerd. Deze kengetallen dienen enkel om de database op te vullen en de daarbij behorende berekeningen te visualiseren. Wanneer er 25 kengetallen van een activiteit in de database beschikbaar zijn en het 26e kengetal zich aandient, zal de eerste verwijderd worden. Dit zorgt ervoor dat, mede door het gebruik van de CBS Index, de kengetallen markt conform blijven. Gegevens nacalculatie in projectcategorieën opdelen De gegevens uit de diverse nacalculaties dienen in verschillende projectcategorieën opgedeeld te worden. De projectcategorie geeft de aard en de inhoud van civiel technische projecten aan. De gegevens uit de diverse nacalculaties zijn niet altijd onderling met elkaar te vergelijken. Specifieke werkzaamheden aan de verharding zijn bij een ‘bouwrijp maken’ projecten, anders dan bij ‘reconstructie’ projecten. De gegevens van laatstgenoemde projecten dienen dan ook opgesplitst te worden. De projectcategorieën waar in de opdracht onderzoek naar is gedaan zijn onderstaand opgesomd, met een korte omschrijving; • Reconstructie projecten: Alle activiteiten die een reconstructie van de openbare inrichting mogelijk maken. • Bouwrijp maken: Alle activiteiten voor het geschikt maken van een terrein voor bouwwerkzaamheden. • Woonrijp maken: Alle activiteiten die van een huidig bouwterrein, een geschikte openbare inrichting realiseren, bestemd voor het uiteindelijke openbare gebruik. In overleg met de opdrachtgever is er geen onderzoek gedaan naar relining projecten. Dit vanwege het feit dat de opdrachtgever in het loop van dit jaar alle relining projecten zelfstandig gaat nacalculeren.
4.3 Initiatieframing
Huidig gebruik initiatieframing Op de afdeling IBB worden diverse kostenramingen opgesteld, hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen initiatieframing, VO raming, DO raming en besteksraming, zoals in hoofdstuk 2.1 is beschreven. De kostenramingen worden op verschillende wijzen opgebouwd. De initiatieframing ka opgesteld worden door het SSK‐model van de afdeling IBB. De Standaard Systematiek Kostenraming (SSK) is door IBB geïmplementeerd in de afdeling. Het SSK‐model is ontwikkeld door het CROW. Door de tijdsdruk die de opdrachtgever in veel situaties meegeeft aan de initiatieframing, kan de calculator geen goede inventarisatie van het project maken. Door voorafgaand het project te inventariseren kan belangrijke projectinformatie verkregen worden die van belang is voor de initiatieframing. De afdeling IBB stelt de initiatieframingen op voor interne opdrachtgevers, die afkomstig kunnen zijn vanuit verschillende directies. Een uitgebreidere analyse van het huidige gebruik van de initiatieframing is terug te vinden in bijlage I, ‘Vooronderzoek’'. De initiatieframing die op dit moment wordt toegepast binnen de afdeling IBB is opgebouwd uit meerdere onderdelen zoals te zien is in het onderstaande tabel D. Hierbij zijn alle kostenposten benoemd, daarin is ook de basisraming bepaald. De basisraming is het totaal van alle kosten behalve de kostenpost ‘project onvoorzien’.
KOSTENPOSTEN: OMSCHRIJVING: AANGEGEVEN DOOR:
Bouwkosten Totale kosten van alle bouwelementen. Optelling van alle kosten van de bouwelementen Staartkosten Staartkosten zijn kosten die niet aan een afzonderlijk onderdeel zijn toe te schrijven. Staartkosten worden bij de inschrijving bepaald door de aannemer. Per staartpost een % bepaald van de bouwkosten Plankosten Totale kosten van projectactiviteiten die IBB uit dient te voeren tijdens het gehele project. De kosten zijn in vier onderdelen bepaald met een % van het subtotaal Overige bijkomende kosten Totale bijkomende kosten tijdens het project. Enkele voorbeelden zijn; verzekeringen, leges, communicatie. Deze kostenpost wordt per project opnieuw bepaald Object onvoorzien Is een onzekerheidsreserve op een bepaald object (bouwelement) Wordt bepaald met % op totale kosten van object Project onvoorziene kosten Is een onzekerheidsreserve op de basisraming Wordt bepaald met % op totale basisraming Tabel D. Kostenposten in initiatieframing van huidige werkwijze.
Ieder project is anders. Hierdoor dient de calculator bij ieder project opnieuw te bepalen op welk niveau er geraamd kan worden. Hiermee wordt vooral de diepte van de projectgegevens bedoeld waarop een prijs bepaald kan worden. Wanneer er beperkte projectgegevens beschikbaar zijn, is het waarschijnlijk dat de bouwkosten in de initiatieframing voornamelijk uit hoofdelementen bestaat. Mochten er meer projectgegevens beschikbaar zijn, dan zullen de bouwkosten waarschijnlijk bepaald kunnen worden met subelementen. Opstelling initiatieframing Naarmate de projectfasen vorderen wordt de scope van een civiel technisch project duidelijker. Doordat de ‘zwarte vlekken’ in het ontwerp afnemen, wordt het steeds inzichtelijker hoe de uiteindelijk invulling van het project wordt. Hierdoor kan er nauwkeuriger een prijs worden bepaald. Naast de beschikbare projectgegevens, is de invloed van de initiatieframing in de gemeente een belangrijk onderwerp. De diverse interne opdrachtgevers binnen de gemeente Breda gebruiken de initiatieframing als besluitvormingsdocument. In de meeste gevallen is de raming van IBB voor de opdrachtgever, één onderdeel van het gehele project. Om de doorgang van het project te bepalen is het van groot belang of het financieel verantwoord is om het project uit te voeren. De opdrachtgever krijgt tijdens de initiatieffase een eindbedrag te zien in de initiatieframing, die bij een ongewijzigde projectscope wordt meegenomen gedurende het gehele project. De opdrachtgever houdt zich vast aan één eindbedrag. Bouwelementen in initiatieframing De totale projectkosten die zijn bepaald in de initiatieframing is voor de opdrachtgever het belangrijkste gegeven. De opdrachtgever mag er, in de initiatieframing, niet van uitgaan dat de prognose van de projectkosten, uiteindelijk exact overeenkomen met werkelijke kosten. Om de trefzekerheid van de initiatieframing aan te geven, kan gebruik worden gemaakt van een spreidingsmaat. De spreidingsmaat kan functioneren om de maximale overschrijding en minimale onderscheiding aan te geven van de kosten. Hierdoor wordt een bepaalde projectonzekerheid van de initiatieframing aangegeven. In bijlage VII is de inbreng van de maximale over‐ en onderschrijding te zien in de initiatieframing. Het is mogelijk om van ieder bouwelement een centrummaat (prognose) en een spreidingsmaat (bandbreedte) van de prognose aan te geven. Er zijn verschillende mogelijkheden om de spreiding aan te geven. De trefzekerheid van de prognose zal niet van elke bouwelement hetzelfde zijn. Uit de gegevens van de nacalculatie zullen de kosten van de kengetallen per bouwelement bepaald worden. Naar alle waarschijnlijkheid zal er een bepaalde spreiding zitten tussen de diverse kengetallen. Nadat er diverse nacalculatie zijn uitgevoerd, worden er per bouwelement, kengetallen ontwikkeld.
Kengetallen verwerken in initiatieframing Uit de diverse nacalculaties kan een reeks met kengetallen per bouwelement worden opgesteld. Deze reeksen kunnen op verschillende manieren worden opgebouwd en kunnen diverse eigenschappen hebben. De uitkomsten in de reeksen kunnen dicht bij elkaar liggen, maar de reeksen kunnen ook fluctuaties in zich hebben. De grove fluctuaties worden ook wel uitbijters genoemd. Er zijn twee mogelijke verdelingen van variabele uitkomsten; de normaal verdeling, en de scheve verdeling. Een normale verdeling van de variabele uitkomsten is een symmetrische verdeling, een voorbeeld is te zien in afbeelding 5. Een scheve verdeling is gekenmerkt door de asymmetrie van de verdeling, weergegeven in afbeelding 6. De verzameling van alle kengetallen uit de nacalculaties kunnen geassocieerd worden met een frequentieverdeling. De belangrijkste karakteristieken van een frequentieverdeling zijn ‘centrum’ en ‘spreiding’. Het centrum geeft aan rond welke centrale waarde de uitkomsten liggen. De spreiding geeft aan hoe ver de uitkomsten uiteen liggen. Voor deze karakteristieken van centrum en spreiding bestaan een tweetal instrumenten, de zogenaamde centrummaten en spreidingsmaten. De centrummaat kan de prognose van het bouwelement aangeven. Met behulp van de spreidingsmaat kan de bandbreedte, oftewel de mogelijke afwijking van de prognose worden aangegeven. Afbeelding 5. Voorbeeld normaal verdeling Afbeelding 6. Voorbeeld scheve verdeling Voorbeelden statistische oplossingen In bijlage IX zijn verschillende mogelijkheden benoemd om de centrummaat en spreidingsmaat van de kengetallen te bepalen. Daaraan zijn verschillende berekening methodes gekoppeld A B C D E F G Voorbeeld 5 7 9 10 9 7 5 0 5 10 15 Variabele
Normaal verdeling
A B C D E F G H Voorbeeld 5 6 7 8 12 14 11 7 0 5 10 15 VariabeleScheve verdeling
Keuze maken van specifiek kengetal of gemiddelde In bijlage IX zijn drie mogelijke reeksen van kengetallen opgesteld. Daaraan zijn verschillende berekeningen gekoppeld om de centrummaat en spreidingsmaat te bepalen. Door deze voorbeelden uit te werken is er een duidelijker beeld verkregen, wat de diverse reeksen voor invloed hebben op de berekeningen. De bepaling hiervan is afhankelijk van de input van de nacalculatie. De verdeling van de gegevens uit de nacalculatie geeft aan met welke berekening het beste de centrummaat en spreidingsmaat aangegeven kan worden. Hoe de verdeling van de gegevens uit de nacalculaties zijn opgebouwd, zal de tijd moeten uitwijzen. Hiervoor dienen eerst diverse projecten nagecalculeerd te worden. E&L Calculatie heeft een bepaalde verwachting van hoe de gegevens uit de nacalculatie verdeeld zullen worden. Vanuit deze verwachting is er besloten met welke methode de centrummaat en spreidingsmaat bepaald worden. Verwachting van verdeling gegevens uit nacalculatie Om te bepalen welke berekening moet worden aangehouden, is het noodzakelijk om te weten welke eigenschappen de reeksen bezitten. De inhoud van de werkzaamheden van de bouwelementen bevatten in diverse elementen een brede spreiding. Hierdoor kunnen werkelijke kosten van het bouwelement per project redelijk fluctueren. De kans op een scheve verdeling is door de fluctuatie van de kengetallen uit de bouwelementen groot, dit geldt om laatst genoemde reden ook voor mogelijke uitbijters in de reeksen. Hierdoor is de verwachting dat de reeksen niet normaal verdeeld zullen zijn. Naast de eigenschappen van de reeksen is het van belang om bijvoorbeeld te weten, welke informatie men nodig heeft van de centrummaat of de spreidingsmaat. De bandbreedte dient een reële spreidingsmaat te zijn die tussen de centrummaat en de twee uiterste cijfers van de kengetallen ligt. Analyse berekeningen De belangrijkste voor‐ en nadelen van de vijf verschillende methodes om de centrummaat en spreidingsmaat te bepalen, zijn onderstaand in het kort opgesomd. De vijf verschillende methodes zijn verwerkt in bijlage IX. • Methode A: Deze methode is gevoelig voor uitbijters door het gebruik van het rekenkundig gemiddelde en standaardafwijking. Tevens is in de berekeningen naar voren gekomen dat de spreidingsmaat bepaald met de standaardafwijking een brede verdeling aangeeft ten opzichte van de werkelijke cijfers. Positief van deze methode is dat, tijdens het bepalen van het rekenkundig gemiddelde en standaardafwijking gebruikt wordt gemaakt van alle beschikbare cijfers. • Methode B: Het geometrisch gemiddelde is uiterst geschikt voor reeksen waarin uitbijters zitten. De standaardafwijking plus of min het geometrisch gemiddelde geeft een onnodig grote spreidingsmaat aan. Deze spreiding wordt daarom onrealistisch, zoals ook te zien is in de berekeningen. Tevens is de keuze voor het geometrisch gemiddelde minder geschikt voor reeksen waarin geen uitbijters voorkomen.
• Methode C: Deze methode valt of staat bij de aanwezigheid van uitbijters in de reeksen. Als er geen uitbijters in de reeksen aanwezig zijn is deze methode direct niet geschikt meer. De spreidingsmaat geeft in deze methode wel een realistisch beeld van de mogelijke trefzekerheid. • Methode D: De interkwartiel methode is niet gevoelig voor uitbijters en uitermate geschikt voor scheve verdelingen. De spreidingsmaten zijn op een duidelijke manier bepaald. Dit heeft te maken met de benadering van de kwartielen en de daarbij behorende percentages. Tevens geeft dit een realistisch beeld van de spreiding. • Methode E: Het rekenkundig gemiddelde en de standaardafwijking zijn gevoelig voor uitbijters. Door gebruik te maken van de L‐T‐U waardes, neemt dit nog meer toe. Bij deze methode wordt de standaardafwijking ook niet bepaald d.m.v. alle cijfers. De keuze welke berekenings methode wordt aanbeveelt, is omschreven in hoofdstuk 5.2. Inpassing kengetallen De bouwkosten in de initiatieframing zijn opgebouwd uit ontwikkelde kengetallen. Van alle beschikbare kengetallen per bouwelement, wordt de centrummaat bepaald. Deze centrummaat kan aangehouden worden in de initiatieframing van nieuwe projecten. Deze centrummaat is bepaald uit verschillende nacalculaties uit projecten uit het verleden. Om een nog reëlere kostprijs te bepalen, kunnen kengetallen worden overgenomen van gelijkwaardige projecten of bouwelementen. Om meer duidelijkheid te scheppen van wat er onder gelijkwaardige projecten of bouwelementen wordt verstaan, worden twee voorbeelden gegeven: • Gelijkwaardig project: Een project dat in hetzelfde gebied wordt uitgevoerd, met dezelfde grondslag en grondwaterstand. Tevens wordt de openbare inrichting opnieuw aangebracht met veel nieuw straatwerk en wordt de huidige verharding voor het grootste gedeelte verwijderd. De hoofdweg wordt in de nieuwe situatie opnieuw aangebracht met een asfaltverharding; • Gelijkwaardig bouwelement: In het nieuwe bouwelement wordt, net zoals in het gelijkwaardige bouwelement een gemengd rioleringsstelsel van beton vervangen door een gescheiden stelsel met hoofdriolering; HWA‐leiding van beton en een DWA‐leiding van PVC. Het huidige rioleringsstelsel ligt ongeveer op dezelfde hoogte als het gelijkwaardige bouwelement. Een gelijkwaardig project is niet altijd beschikbaar. Niet alle bouwelementen van een gelijkwaardig project kunnen daarom zomaar worden over genomen. Alle elementen dienen scherp geanalyseerd te worden. Doordat de bouwelementen tijdens de nacalculatie worden voorzien van een korte toelichting is de inhoud van een bepaald bouwelement gemakkelijk terug te vinden. Meer informatie hierover is terug te vinden in hoofdstuk 4.2.
Opbouw initiatieframing De opbouw van de initiatieframing in de ontwikkelde methode is te zien in bijlage VII. De initiatieframing in de bijlage is opgesteld met fictieve hoeveelheden, dit is gedaan om een beeld te krijgen hoe bepaalde getallen uitkomen. De kengetallen in de initiatieframing komen voort uit de kengetallen uit bijlage VI. Naast de centrummaat van het kengetal zijn ook de maximale over‐ en onderschrijding van het bouwelement en van de totale bouwkosten weergegeven. Deze over‐ en onderschrijding is weergegeven door middel van een bedrag en een percentage. Het percentage is bepaald ten opzichte van het subtotaal van de bouwkosten. De kosten van de bouwelementen zijn in voorgaande hoofdstukken uitgebreid aanbod gekomen. Alle resterende kosten buiten de bouwkosten om zijn onderstaand benoemd. Staartposten De afdeling IBB houdt op dit moment vaste percentages aan voor de diverse staartposten. Dit geldt niet voor de kostenpost ‘stelposten’, deze worden per project afzonderlijk bepaald. De percentages zijn gebaseerd op het subtotaal van de bouwkosten. Deze zijn in de loop der tijd bepaald binnen de afdeling en wordt in de nieuwe methode eveneens aangehouden. De staartposten bestaan uit zes kostenposten: • Eenmalige kosten (3%); • Algemene kosten (4%); • Uitvoeringskosten (5%); • Winst en Risico (3%); • Stelposten; • Bijdragen RAW en onderzoek (0,3%). Tijdens de nacalculatie wordt met de ontwikkelde methode, per project de percentages van de staartposten bepaald afgezien van de stelposten. Vanuit deze nacalculaties kan geanalyseerd worden of de huidige percentages van de staartposten kunnen worden aangehouden of juist aangepast dienen te worden. De nacalculatie is hierin een tool die gebruikt zal worden om deze percentages te controleren. Overige bouwkosten Niet alle kosten zijn direct te koppelen aan een eenheid. Dit is mede afhankelijk van verschillende factoren. Dit geldt ook voor de overige bouwkosten. De overige bouwkosten bestaan uit: • Tijdelijke verkeersmaatregelen; • Nutsvoorzieningen; • Openbare verlichting; • Verkeerslichtinstallatie; • Stort‐ en lozingskosten. Omdat de kosten van de ‘overige bouwkosten’ niet in verhouding staan met diverse eenheden, kan er ook geen kengetal van uitgewerkt worden. Het kengetal zal niet corresponderen met de werkelijkheid. De kosten van de tijdelijke verkeersmaatregelen is afhankelijk van specifieke factoren, deze factoren kunnen niet bepaald worden door de kosten te verbinden aan grove eenheden (bijv. m2 projectgebied). In ieder project dienen de ‘overige bouwkosten’ opnieuw bepaald te worden. Wel
kan er terug gekeken worden naar gelijkwaardige projecten, zodat er een gerichte prijs kan worden bepaald op basis van gelijkwaardige werkzaamheden, zoals eerder in dit hoofdstuk is beschreven Plankosten Plankosten zijn de totale kosten die binnen de afdeling IBB worden gemaakt in de gehele looptijd van een project. De plankosten worden vastgesteld met een vast percentage van het subtotaal van de bouwkosten. De plankosten kunnen bestaan uit vier onderdelen: • Werkvoorbereiding (6%); • Projectmanagement (4%); • Toezicht en Directievoering (4%); • Projectcontrol en Projectassistent (1%). Aan de hand van de gegevens die voortkomen uit de diverse nacalculaties kunnen de percentages worden aangehouden of juist gewijzigd. Overige bijkomende kosten De overige bijkomende kosten zijn zeer diverse kostenposten. De verschillende posten worden bepaald door een vastgesteld bedrag, en volgen in principe niet direct uit de nacalculatie gegevens. Dit geldt niet voor de kostenpost verzekeringen, omdat hier een vast percentage aangehouden kan worden van 0,4% van het subtotaal van de bouwkosten. Onderstaand de betreffende kostenposten: • Bodemonderzoek; • Verhardingsonderzoek; • Landmeten; • Leges; • Verzekeringen (0,4%); • Communicatie; • Overige kosten. Net als bij de overige kosten zijn de kostenposten van de overige bijkomende kosten niet vast te stellen uit de gegevens van de nacalculatie. Bij ieder project dienen de verschillende kostenposten opnieuw bepaald te worden. Wel kan er een terugkoppeling worden gemaakt naar gelijkwaardige projecten, zodat er een gerichte prijs kan worden bepaald op basis van een gelijkwaardige project.
Onvoorziene projectkosten Tijdens het nacalculeren kunnen er situaties ontstaan dat bepaalde kosten, bij de uitvoering van een project niet toegewezen kunnen worden naar een specifieke kostenpost, waarbij en/of voorafgaand aan de uitvoering van het project geen rekening mee gehouden is. In principe worden alle kosten toegewezen naar de bouwelementen, staartposten, overige bouwkosten, plankosten of overige bijkomende kosten. Kosten die niet in de laatst genoemde kostenposten verdeeld kunnen worden, worden ondergebracht in de kostenpost project onvoorzien. Om een duidelijker beeld te krijgen van mogelijke onvoorziene kosten zijn onderstaand twee voorbeelden beschreven; • In het bestek is als uitgangspunt genomen dat er tijdens het ontgraven t.b.v. de rioleringswerkzaamheden, grond wordt ontgraven die vooraf gekenmerkt is als schone grond. Uiteindelijk blijkt tijdens de uitvoering dat er vervuilde grond ontgraven dient te worden, wat extra kosten met zich mee brengt. Deze kosten worden gezien als onvoorziene projectkosten; • Door de aangetroffen vervuilde grond wordt het werk een dag stilgelegd door de opdrachtgever, om met de aannemer tot een juiste beslissing te komen over verdere werkzaamheden. De aannemer is in dit geval niet verantwoordelijk voor de stagnatie, dat is in deze de opdrachtgever. De stagnatiekosten vallen daarom onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Ook deze kosten worden gezien als onvoorziene projectkosten. De onvoorziene projectkosten worden in de nacalculatie opgeteld en vergeleken met het subtotaal van de bouwkosten. Hieruit komt een bepaald percentage welke wordt aangehouden in de initiatieframing. Overdracht van initiatieframing naar opdrachtgever De initiatieframing wordt uiteindelijk door de projectmanager overgedragen aan de opdrachtgever. Voor de opdrachtgever dient de opzet van de initiatieframing duidelijk te zijn. Vooral het doel van de spreidingsmaat zal door de projectmanager toegelicht moeten te worden. De initiatieframing dient onderbouwd te worden richting de opdrachtgever. Wanneer bij de bepaling van de bouwkosten, bij de betreffende kengetallen, de centrummaat wordt aangehouden, is er geen onderbouwing noodzakelijk, omdat deze kosten puur zijn bepaald uit projecten uit het verleden. Als er kengetallen gebruikt worden van gelijkwaardige projecten of bouwelementen, dan dient een onderbouwing toegevoegd te worden. De onderbouwing van dit bouwelement of project is al beschreven, zoals in hoofdstuk 4.2 is terug te vinden. Er wordt alleen een onderbouwing uitgewerkt van de hoofdelementen, dus niet op de subelementen. De kostenposten: overige bouwkosten, plankosten en overige bijkomende kosten worden per project opnieuw bepaald. De uitgangspunten van de bepaling van deze kosten, dienen te worden toegevoegd aan de onderbouwing. In bijlage VIII is een format bijgevoegd waar de onderbouwingen in verwerkt kunnen worden, dit format wordt aangeleverd aan de opdrachtgever, samen met de initiatieframing.
5. Conclusie en aanbevelingen
5.1 Conclusie
De afdeling IBB kampt momenteel met diverse problemen bij de opstelling van de initiatieframing. Deze problemen zijn in de hoofdstukken 1.2, 2.1 en 2.2 beschreven. Om tot een oplossing te komen voor de huidige problemen is een hoofdvraag opgesteld. De hoofdvraag van dit rapport, zoals in hoofdstuk 1.2 is weergegeven, luidt: Met welke aanpassingen kan de betrouwbaarheid van de initiatieframingen verbeterd worden? Oplossing Door de gegevens uit de uitgevoerde nacalculaties te vertalen, ontstaan er kengetallen per bouwelement. Deze kengetallen per bouwelement , welke voortkomen uit werkelijke gerealiseerde kosten van diverse projecten, vormen de basis van de initiatieframing. Het is van groot belang om deze betrouwbare gegevens als uitgangspunt te nemen bij het opstellen van een initiatieframing, in plaats van het persoonlijk inzicht van de calculator als uitgangspunt. Daarnaast wordt in de hernieuwde werkwijze voor het opstellen van de initiatieframing een statistische bandbreedte aangegeven. Hierdoor wordt voor de opdrachtgever duidelijk wat de mogelijke afwijkingen kunnen zijn in de werkelijke projectkosten. Door deze aanpassingen zullen de afwijkingen van de werkelijke uitvoeringskosten ten opzichte van de initiatieframing kleiner worden en in de toekomst zullen deze afwijkingen in de meeste situaties binnen de bandbreedte vallen. Hierdoor zal, na de realisatie van een project, geen discussie ontstaan met de opdrachtgever omtrent de afwijkingen ten opzichte van het vooraf vastgelegde budget. De uiteindelijk aan te houden projectkosten zijn bij alle projecten de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.
5.2 Aanbevelingen
Naar aanleiding van de conclusie van het onderzoek, worden verschillende aanbevelingen gedaan richting gemeente Breda, afdeling IBB. Berekening kengetallen in initiatieframing Op welke wijze de centrummaat en spreidingsmaat worden berekend in de initiatieframing zijn, zoals eerder vermeld, afhankelijk van de verdeling van de gegevens die voortkomen uit de nacalculaties. De verdeling die E&L verwacht, geldt als basis voor de keuze van de centrummaat en spreidingsmaat Door de ruime spreiding van werkzaamheden in de diverse bouwelementen, is de kans aanzienlijk groter dat er een scheve verdeling ontstaat in de gegevens in plaats van een normaal verdeling. Daarnaast is, door de ruime spreiding, de kans op regelmatige uitbijters in de reeksen groot. Op basis van deze verwachte verdeling wordt aanbevolen om de interkwartiel methode toe te passen bij het berekenen van de centrum‐ en spreidingsmaat. In hoofdstuk 4.3 is deze berekening beschreven als methode D. Er is gekozen voor de interkwartiel methode, omdat deze niet gevoelig is voor uitbijters en uitermate geschikt voor een scheve verdeling ten opzichte van de standaardafwijking. Tevens isde spreiding, door middel van het 1e en 3e kwartiel, een realistische spreidingsmaat om aan te
houden in de initiatieframing. Mocht in de toekomstige situatie blijken dat de verdeling van de gegevens uit de nacalculatie niet zijn verdeeld zoals verwacht, dan dient er een andere berekeningsmethode gekozen te worden. Overdracht van initiatieframing naar opdrachtgever De uiteindelijke projectkosten die worden bepaald in de initiatieframing, zijn een prognose van de uiteindelijke kosten. Welk bedrag de opdrachtgever uiteindelijk als uitgangspunt neemt om de civiel technische werkzaamheden mee te verrichten, is niet de verantwoordelijkheid van de projectmanager of calculator van de afdeling IBB. De opdrachtgever is geheel verantwoordelijk voor deze inschatting. De afdeling IBB geeft enkel en alleen een prognose van de kosten, door middel van de projectkosten en de maximale over‐ en onderschrijdingskosten. Een overzicht van de verantwoordelijkheden is te zien in afbeelding 7 op de volgende pagina.
Afbeelding 7. Verantwoordelijkheden initiatieframing Optimalisatie format nacalculatie en nacalculatie Om de ontwikkelde methode nog verder te optimaliseren, zijn er door E&L Calculatie diverse verbeterpunten beschreven omtrent het ontwikkelde format van de nacalculatie en initiatieframing. Deze verbeterpunten zullen in de toekomst door de ICT of applicatie medewerker uitgevoerd kunnen worden. De aanbevelingen worden onderstaand gegeven: • Het mogelijk maken dat een bestek rechtstreeks in het raamwerk van de nacalculatie ingeladen kan worden; • Formules vergrendelen zodat deze later niet meer aangepast kunnen worden. Alleen de beheerder moet hier toegang toe hebben; • De kengetallen uit de nacalculatie automatisch koppelen naar het databasebestand, welke een overzicht weergeeft van de kengetallen, inclusief het gemiddelde;
• Automatisch het 1e kengetal verwijderen als het 26e kengetal wordt ingevoerd in het
overzicht. Zo ontstaat er een voortschrijdend gemiddelde. Hoeveelheden bepaling bouwelementen De afstudeeropdracht richt zich voornamelijk op de prijsontwikkeling van de bouwkosten in de initiatieframing. Daarbij is diep ingegaan op de kostprijzen van verschillende bouwelementen. Evenals in de kostprijzen van de bouwelementen kunnen er ook fluctuaties zitten in de hoeveelheden bepaling. Niet alle hoeveelheden zullen in een vroeg projectstadium vergelijkbaar zijn met de uiteindelijke werkelijke hoeveelheden. Om de ontwikkelde methode van E&L te optimaliseren, wordt aanbevolen om onderzoek te doen naar de bepaling van hoeveelheden van de eenheden. Op dit moment wordt er, in zowel de huidige werkwijze als in de ontwikkelde methode, vanuit gegaan dat
Projectevaluatie Als laatste wordt geadviseerd om in de toekomst het onderdeel ‘nacalculatie’ te behandelen in de projectevaluatie. Dit waarborgt de betrokkenheid van de projectteamleden bij de nacalculatie. Daarnaast dient de oorzaak van mogelijke wijzigingen in de kosten en hoeveelheden in de evaluatie worden betrokken. Voor de calculator zal het dan namelijk gemakkelijker worden om de nacalculatie uit te voeren.
