Universiteit van Amsterdam
BsC Economie en Bedrijfskunde; studierichting Accountancy & Control
Bachelorscriptie – definitieve versie Datum van overhandiging: 30-06-2014 Scriptiebegeleider: Helena Kloosterman
De waarde van enterprise resource planning systemen binnen organisaties
Samuel J. Latour 10283536
Samenvatting
In dit onderzoek wordt de waarde van ERP systemen voor bedrijven besproken. Het is gebleken dat ERP software over het algemeen ten goede komt van de prestaties van bedrijven doordat ERP systemen leiden tot een verbetering van de efficiëntie en besluitvorming binnen bedrijven en doordat bedrijven met behulp van ERP software een betere service aan hun klanten kunnen verlenen. ERP systemen kunnen deze factoren positief beïnvloeden doordat ERP software een verbetering van de interactie, betere management informatie, de automatisering van
werkzaamheden, de integratie van bedrijfsprocessen en activiteiten en het gebruik van andere procedures met zich meebrengt. Daarnaast is ERP software geschikt voor een groot aantal bedrijven, alhoewel de waarde ervan voor bedrijven van verschillende omvangen en met een verschillende financiële gezondheid varieert. Verder kunnen bedrijfsmethodes daarin
meespelen. Ten slotte kan de ingebruikneming van ERP software enkele problemen opleveren. Deze problemen hebben betrekking op de integratie en implementatie van de software.
Hoofdstukindeling
1. Inleiding……… 4
2. ERP systemen……… 5
2.1. Definitie……….. 5
2.2. Ontwikkeling……… 6
2.3. Redenen om ERP software te gebruiken………. 7
3. Taken van ERP software……… 8
4. De waarde van ERP software binnen verschillende bedrijven……… 11
4.1. ERP software en verschillen in omvang van bedrijven……….. 11
4.2. ERP software en verschillende bedrijfsmethodes………. 13
5. De gevolgen van ERP software voor bedrijfsresultaten……….. 16
5.1. Constatering………. 17
5.2. Beïnvloedende factoren……….. 21
5.3. Oorzaken……… 23
6. De keerzijde van ERP systemen……… 28
6.1. De implementatie van ERP software……….. 28
6.2. De integratie van ERP software……….. 31
7. Conclusie……….. 33
1. Inleiding
Aanleiding
De ontwikkeling van informatietechnologie wordt gezien als een belangrijke factor bij de verandering van bedrijven (Burns & Scapens, 2000; Davenport, 1993; Granlund, 2007). Daarbij beschouwen Granlund en Malmi (2002) enterprise resource planning (ERP) systemen als een van de meest geavanceerde onderdelen van informatietechnologie.
Een ERP systeem valt te definiëren als “een generieke term voor een bedrijfsbreed geïntegreerd computersysteem” (Spathis & Constantinides, 2004, p. 234). Een ERP systeem bestaat uit een aantal geïntegreerde programma’s dat het merendeel van de functies van een bedrijf omvat (Scapens & Jazayeri, 2003). Deze software wordt gebruikt om bedrijfsprocessen, data en bedrijfsmiddelen aan te sturen en te beheersen (Romney & Steinbart, 2012). Alhoewel een ERP systeem kan leiden tot de verlaging van bedrijfskosten en tot verbeterde besluiten (Hitt, Wu & Zhou, 2002; Poston & Grabski, 2001), moet de organisatiestructuur van een bedrijf grotendeels opnieuw worden ontworpen om het in gebruik te nemen (Scapens & Jazayeri, 2003) en vormt de implementatie ervan vaak een struikelblok (Bingi, Sharma & Godla, 1999).
Onderzoeksvraag
Er is al veel onderzoek gedaan naar de invloed van ERP systemen op management accounting (Granlund & Malmi, 2002; Rom & Rohde, 2007; Scapens & Jazayeri, 2003; Spathis &
Constantinides, 2004) en naar de invloed van ERP systemen op bedrijfsprestaties (Booth,
Matolcsy & Wieder, 2000; Hitt et al., 2002; Poston & Grabski, 2001). Het doel van dit onderzoek is om te bepalen in hoeverre ERP systemen waardevol zijn voor bedrijven, waarbij vanuit het perspectief van bedrijven wordt bekeken wat er verwacht kan worden van de ingebruikname van een ERP systeem. Om de onderzoeksvraag te beantwoorden wordt om te beginnen bekeken welke taken ERP systemen kunnen vervullen en voor welke bedrijven ERP systemen geschikt zijn. Hierop volgt een uitgebreide analyse over het effect van ERP software op bedrijfsresultaten. Tot slot wordt de keerzijde van ERP systemen belicht.
Onderzoeksopzet
De onderzoeksvraag wordt beantwoord aan de hand van een literatuuronderzoek. Daarbij wordt werk van verschillende auteurs behandeld met betrekking tot ERP software, bij benadering gepubliceerd in de afgelopen 20 jaar.
In het volgende deel van het onderzoek wordt het begrip ‘ERP systeem’ verder uitgelegd, waarbij de ontwikkeling wordt geschetst die heeft geleid tot het ERP systeem. Daaropvolgend wordt uitgelegd voor welke taken ERP software binnen organisaties wordt gebruikt. Hierbij wordt een ERP systeem opgesplitst in verschillende modules, aan de hand waarvan taken worden gecategoriseerd. In hoofdstuk 4 van dit onderzoek wordt beantwoord voor welke bedrijven ERP software het meest waardevol is. Daarbij wordt onderscheid tussen bedrijven gemaakt op basis van hun omvang en verschillende bedrijfsmethodes. Vervolgens wordt behandeld wat voor invloed een ERP systeem heeft op bedrijfsprestaties en via welke wegen bedrijfsprestaties door ERP software worden beïnvloed. Daarna wordt in hoofdstuk 6 besproken op welke manieren ERP software problemen op kan leveren voor bedrijven, waarbij wordt gekeken naar de integratie en de implementatie van ERP software. Ten slotte worden in de conclusie de belangrijkste bevindingen van het onderzoek opgesomd en worden
mogelijkheden voor vervolgonderzoek gegeven.
2. ERP systemen
In deze sectie wordt de term ‘enterprise resource planning systeem’ nader uitgelegd. Dat wordt ten eerste gedaan door dit systeem uitgebreid te omschrijven. Vervolgens wordt kort de
ontwikkeling van software die leidde tot het ontstaan van enterprise resource planning systemen weergegeven. Vervolgens worden redenen om gebruik te maken van ERP software behandeld, waarmee het hoofdstuk wordt afgesloten.
2.1 Definitie
In deze paragraaf wordt de definitie van een ERP systeem gegeven, waarbij kort wordt
aan ERP software geraken. Een ERP systeem valt te beschrijven als een geavanceerd
informatiesysteem dat wordt gebruikt om financiële en niet-financiële data te verzamelen, op te slaan en te verwerken (Spathis & Constantinides, 2004). Een ERP systeem maakt het mogelijk om voor een heel bedrijf een informatiestroom te creëren die gegevens bevat vanaf de inkoop van goederen tot de levering van goederen of diensten aan klanten (Sumner, 2007). Davenport (1998) beschrijft de integratie van een ERP systeem als “across functions, across business units, across the world” (p. 123).
Aanvankelijk werd ERP software alleen gebruikt in kapitaalintensieve branches, zoals de ruimtevaart, defensie, productie en constructie (Shebab, Sharp, Supramaniam & Spedding, 2004). Later zijn ERP systemen ook geïntroduceerd in de financiële sector, zorg, hotelketens, verzekeringsmaatschappijen, detailhandels en telecommunicatie bedrijven (Shebab et al., 2004). Hieruit blijkt dus dat zowel in de diensten- als in de productiesector gebruik wordt gemaakt van ERP software en dat ERP software in vele branches nuttig is. Alhoewel het voor bedrijven mogelijk is om een ERP systeem intern te ontwikkelen, wordt dit niet gezien als een reële optie. In plaats daarvan worden meestal ERP systemen van software ontwikkelaars
verworven, waarna deze aan bedrijven worden aangepast.Software ontwikkelaars hebben hier namelijk veel ervaring mee opgedaan en hebben grote bedragen geïnvesteerd in het onderzoek ernaar, waardoor deze in staat zijn om een geavanceerder systeem te ontwikkelen (Leon, 2008).
2.2 Ontwikkeling
Hier wordt de ontwikkeling geschetst die ten grondslag ligt aan ERP software. ERP systemen vinden hun oorsprong in de jaren ’60, toen het ‘reorder point systeem’ werd ontwikkeld. Dit systeem kon de voorraad bijhouden en automatisch inkooporders genereren wanneer de voorraad onder een bepaald niveau kwam (Sumner, 2007). Hierdoor werden dus de inkopen en de voorraad deels geïntegreerd. In de twee daaropvolgende decennia ontstonden de ‘materials requirement planning’ (MRP) systemen I en II. Hierdoor werd de software uitgebreid zodat ook de planning van de productie en de bedrijfsactiviteiten en het distributie systeem werden geïntegreerd (Kennerley & Neely, 2001). Met behulp hiervan konden gedetailleerde
kostenrapporten worden opgesteld en processen beter worden beheerst (Jacobs & Weston, 2007). Doordat MRP systemen konden worden gebruikt voor het beheren van de voorraad en het aansturen van het productieproces, waren deze met name gericht op industriële bedrijven (Leon, 2008). Bij deze systemen waren de data verspreid over een bedrijf opgeslagen, doordat afdelingen hun gegevens afzonderlijk van elkaar opsloegen. In de jaren ‘90 werd het ERP
systeem ontwikkeld, dat voortkwam uit het MRP II systeem (Leon, 2008). Het bevat daarom alle functies van dat systeem, maar waar MRP pakketten werden gezien als een ‘tool’, worden ERP systemen beschouwd als digitale infrastructuur die alle informatietechnologie ‘tools’ binnen een organisatie ondersteunt (Bendoly & Kaefer, 2004). ERP systemen kunnen dan ook meer bedrijfsprocessen en functies ondersteunen binnen organisaties (Leon, 2008). Het bijzondere aan een ERP systeem is dat het vrijwel alle gegevens van een organisatie integreert door alle data in één database op te slaan, waartoe alle divisies van een organisatie toegang hebben met behulp van hetzelfde programma (Bingi et al., 1999). Hierdoor is vergaande integratie van afdelingen en bedrijfsprocessen mogelijk en kan eenvoudig actuele informatie worden verkregen.
2.3. Redenen om ERP software te gebruiken
Bedrijven stappen om een aantal redenen over op ERP systemen. Uit een empirisch onderzoek van Mabert, Soni en Venkataramanam (2003) blijkt dat het versimpelen en standaardiseren van systemen, het verbeteren van de communicatie met klanten en leveranciers, het opdoen van strategisch voordeel en het vervangen van verouderde systemen voor meer dan driekwart van de bedrijven een reden is om een ERP systeem te gebruiken. Redenen om ERP software te gebruiken die door ongeveer de helft van de bedrijven wordt aangedragen zijn de druk om niet achter te lopen op concurrenten, het verbinden van globale activiteiten en het oplossen van het ‘Y2K problem’. Ten slotte is het herstructureren van de organisatie van een bedrijf voor
ongeveer een derde van de bedrijven een reden om ERP software in gebruik te nemen. Nu ERP systemen oppervlakkig zijn beschreven, kan er dieper op in worden gegaan. In de volgende sectie gebeurt dit door de taken van ERP software uitgebreid te behandelen.
3. Taken van ERP software
In dit hoofdstuk wordt doorgenomen welke taken uitgevoerd worden door een ERP systeem. ERP software wordt met name gebruikt om processen te ondersteunen door bijvoorbeeld informatie te verwerken en verslagen te produceren, maar ook voor het zelfstandig uitvoeren van routinematige taken (Hunton, Lippincott & Reck, 2003). ERP software bestaat uit meer dan 40 modules (Hitt et al., 2002). Hier worden alleen vijf functies besproken die tot de meest belangrijke behoren. Deze vijf modules zijn, in de volgorde waarin ze worden behandeld: financiën, human resources, verkopen en distributie, kwaliteitsmanagement en productie. Voor de ontwikkeling van ERP systemen bestonden voor deze taken al programma’s, maar destijds waren deze functies nog niet geïntegreerd (Leon, 2008)
De financiën module wordt door Leon (2008) omschreven als “de module die de kern vormt van veel ERP software” (p. 100). Door data van verschillende afdelingen te verzamelen is een ERP systeem in staat om zelfstandig balansen, grootboekrekeningen en jaaroverzichten te produceren. Enkele vakgebieden waarvoor deze module gegevens verschaft zijn: financial accounting, investeringsmanagement, controlling, kasbeheer en het besturen van de
onderneming (Leon, 2008). Op het gebied van financial accounting ziet het ERP systeem toe op het updaten van crediteuren en debiteuren rekeningen, het bijhouden van grootboekrekening-en, het consolideren van deelnemingen en dochtermaatschappijen en het waarderen van vaste activa. Op het vlak van investeringsmanagement legt het systeem zich toe op het plannen en budgetteren voor investeringen en het voorspellen van depreciaties. De controlling activiteiten van ERP software zijn het projecteren van overheadkosten, het maken van winstgevendheid analyses en het beheersen van productkosten. Wat betreft het kasbeheer helpt de software kasstromen, fondsen en het marktrisico te beheren. Ten slotte draagt het bij aan het besturen van de onderneming door te ondersteunen bij het plannen van bedrijfsactiviteiten en door zelfstandig de winst per divisie van een bedrijf te berekenen (Leon, 2008).
Het human resources element van ERP systemen staat ook wel bekend als het human resources information system (HRIS) (Tansley, Newell & Williams, 2001). Leon (2008) verdeelt de functies van een HRIS onder in personeel management, organisatiemanagement,
personeel management bevat een HRIS bijvoorbeeld gegevens aangaande de werving van personeel, master data van werknemers en de reiskosten administratie; rondom het
organisatiemanagement worden de organisatiestructuur, schema’s van de personeelsbezetting, functiebeschrijvingen en planningen van de personeelskosten bijgehouden; voor de
salarisadministratie zet het systeem bruto en netto bedragen in elkaar om, geeft het bedragen in verschillende valuta en biedt het internationale oplossingen; bij de tijdregistratie assisteert het HRIS door werkschema’s bij te houden, werktijden te registreren en absenties van
personeel vast te leggen; de personeelsontwikkeling van het HRIS ziet toe op personeelstrai-ningen, beoordelingen van eigenschappen en de planning van opvolgingen van functies (Leon, 2008). Het nut van een ERP systeem met betrekking tot HR management is dat iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot data over werknemers (Tansley et al., 2001). Hierdoor kunnen managers gegevens die betrekking hebben op werknemers van hun afdeling direct inzien en kunnen werknemers bijvoorbeeld handmatig reiskosten in het systeem invoeren (Tansley et al., 2001).
De verkopen en distributie module integreert de registratie van verkooporders, het transport van goederen en de facturering. Leon (2008) noemt als belangrijkste functies van deze module het behandelen van aanvragen, het opstellen en verwerken van offertes, het beheren van overeenkomsten, het toezien op verkooptransacties, het controleren op beschikbaarheid van artikelen, het doorgeven van benodigde materialen, het plannen van leveranties, het berekenen van prijzen en belastingen, het controleren van kredieten van klanten, factureren en het aanmaken van documenten. In principe zijn ERP systemen in staat om dit volledig geautomatiseerd uit te voeren (Leon, 2008). Door de integratie van de verkopen en distributie met het financiële management en het materialenbeheer kan de invoer van gegevens worden beperkt.
De module kwaliteitsmanagement heeft niet betrekking op specifieke functies van een organisatie, maar dient ertoe om de kwaliteit van de gehele bedrijfsvoering te verbeteren (Leon, 2008). Een eerste functie van deze module is het verzorgen van de kwaliteitsplanning. Dit heeft betrekking op het definiëren van kwaliteit in meetbare termen. Daarbij worden doelen en benodigdheden vastgesteld. Een andere functie is het inspecteren van kwaliteit. Een
andere functie van deze module is de inspectie van kwaliteit. Daarbij wordt door de ERP software de benodigde steekproefomvang berekend voor een inspectie en worden resultaten en gebreken bijgehouden. Ten slotte verzorgt de kwaliteitsmanagement module de beheersing van kwaliteit, waarbij het ERP systeem assisteert bij het maken van ‘quality control charts’. Deze worden gebruikt als er problemen ontstaan in de interne of externe controle. Daarnaast draagt het systeem correctieve oplossingen aan om problemen te verhelpen (Leon, 2008).
In de productie module van een ERP systeem is het hele supply chain proces vastgelegd. Het biedt organisaties de mogelijkheid om de productie naar eigen voorkeur in te richten. Zo kunnen er verschillende productiemethodes worden gecombineerd gedurende verschillende fasen in de levenscyclus van producten. Belangrijke elementen van de productie module zijn: materialen en capaciteit planning, werkvloer beheersing, kosten management, configuratie management, techniekverandering beheersing en serienummer beheersing (Leon, 2008). Daarnaast bestaat de productie module uit de productie planning en het materialenbeheer. In de productie planning worden data over de historische productie en verwachte verkopen gebruikt om de productiecapaciteit en de aanwending van productie materialen te optimaliseren (Leon, 2008). De productie planning is echter geen grote vernieuwing ten opzichte van MRP systemen, waar dit ook al in was geïntegreerd (Stevenson, Hendry & Kingsman, 2005). Om te waarborgen dat er voldoende artikelen op voorraad zijn, is het materialenbeheer in het leven geroepen. Hierbij wordt het aantal benodigde materialen
vastgesteld, wordt toezicht gehouden op het verbruik van materialen en worden doelen gesteld voor het verbruik van materialen (Leon, 2008).
In deze sectie is in detail beschreven welke taken ERP systemen uit kunnen voeren. In het hierop volgende deel wordt de waarde van ERP software voor verschillende bedrijven besproken.
4. De waarde van ERP software binnen verschillende bedrijven
In hoofdstuk twee is al uitgelegd dat ERP software in vrijwel elke branche bruikbaar is, ongeacht of het om een dienstverlenend of productiebedrijf gaat. In dit hoofdstuk wordt daarom ten eerste onderscheid tussen bedrijven gemaakt op basis van hun omvang. Vervolgens wordt beschreven welke bedrijfsmethodes al dan niet goed te combineren zijn met ERP software. 4.1. ERP software en verschillen in omvang van bedrijven
In deze paragraaf wordt de waarde van ERP systemen voor grote bedrijven en kleine bedrijven besproken. Daarbij wordt onderscheid in omvang gemaakt op basis van de jaarlijkse omzet van bedrijven.
Om te beginnen was ERP software oorspronkelijk ontwikkeld voor grote bedrijven, maar omdat deze markt al snel grotendeels verzadigd was zijn ontwikkelaars van ERP software zich ook gaan richten op het MKB (Everdingen, Hillegersberg & Waarts, 2000). Daarom wordt ERP software tegenwoordig gebruikt door zowel grote als kleine bedrijven (Scapens & Jazayeri, 2003). Deze stelling komt overeen met de bevindingen van Mabert et al. (2003). Door middel van een steekproef ondervonden zij dat grote bedrijven ongeveer in dezelfde mate van ERP software gebruikmaken als kleine bedrijven. Uit resultaten van enquêtes bleek dat van de 482 bedrijven die respondeerden 32,8% als groot kon worden gedefinieerd (jaarlijkse omzet > $1 miljard) en 41,3% als klein (jaarlijkse omzet < $200 miljoen). De midden categorie wordt hier buiten beschouwing gelaten. Van de 482 bedrijven bleken er 193 gebruik te maken van ERP software. Hiervan viel 33,7% in de categorie van grote bedrijven en 39,4% in de categorie van kleine bedrijven (Mabert et al., 2003). Hieruit valt te concluderen dat binnen grote en kleine bedrijven ongeveer in dezelfde mate gebruik wordt gemaakt van ERP software.
Uit het onderzoek van Hayes, Hunton en Reck (2001) en Hunton et al. (2003) blijkt dat de mate waarin een ERP systeem waarde toe kan voegen binnen grote en kleine bedrijven ook afhankelijk is van de financiële gezondheid van bedrijven. Hierbij is de financiële gezondheid van belang omdat dit grotendeels bepaalt of een bedrijf krediet kan krijgen van investeerders of kredietverstrekkers. Uit een empirisch onderzoek van Hunton et al. (2003) blijkt dat de
grote, gezonde bedrijven. Binnen ongezonde bedrijven is namelijk meer ruimte om de
processen efficiënter en effectiever uit te voeren (Hayes et al., 2001; Hunton et al., 2003). Het effect van ERP systemen op kleine bedrijven is tegenovergesteld. Ook blijkt uit het onderzoek dat een ERP systeem meer oplevert voor kleine, gezonde bedrijven dan voor kleine, ongezonde bedrijven. Dit wordt verklaard doordat een ERP systeem voor kleine bedrijven relatief kostbaar is en alleen de gezonde bedrijven van kleine omvang de nodige middelen kunnen verkrijgen voor de volledige integratie van een ERP systeem (Hunton et al., 2003). Ongezonde bedrijven zijn vaak genoodzaakt om voor een partiële implementatie van het systeem te kiezen,
waardoor de integratie van bedrijfsprocessen minder ver kan worden doorgevoerd en de ERP software minder goed kan worden benut. Omdat uit het onderzoek van Hunton et al. (2003) met name statistische data voortkomen, worden de kwantitatieve uitkomsten hier niet besproken.
Uit het onderzoek van Mabert et al. (2003) blijkt ook dat er een verschil is aan te duiden in de manier waarop grote en kleine bedrijven ERP software implementeren. Zo zouden grote bedrijven vaker de software aanpassen aan hun bedrijfsprocessen en zouden kleine bedrijven meestal hun bedrijfsprocessen afstemmen op aangeschafte ERP software. De gegevens uit een steekproef van Mabert et al. (2003) zouden deze stelling kunnen bevestigen. Uit hun steekproef onder gebruikers van ERP software blijkt dat zo’n 51,7% van de grote bedrijven de software voor een groot deel aanpast, terwijl dit bij slechts 25,7% van de kleine bedrijven gebeurt. Ook blijkt het dat de implementatie van een ERP systeem bij grote bedrijven grofweg dubbel zo lang duurt als bij kleine bedrijven (Mabert et al., 2003).
Hierbij kan nog worden opgemerkt dat binnen en grote bedrijven en kleine bedrijven de ingebruikname van ERP software ten goede komt van verschillende processen. Binnen grote bedrijven bevordert ERP software meer de uitvoering van interne processen en bij kleine bedrijven de processen die betrekking hebben op externe partijen (Mabert et al., 2003). Zo blijkt uit de steekproef van Mabert et al. (2003) dat binnen 81% van de grote bedrijven het financieel management verbetert, terwijl maar 55,6% van de kleine bedrijven dit constateert. Ook geeft 23,8% van de grote bedrijven aan dat het personeelsmanagement wordt bevorderd door ERP software. Bij kleine bedrijven gaf 8,9% dit aan. Aan de andere kant geeft 52,3% van de
kleine bedrijven aan dat het voorraadbeheer verbetert door ERP software, wat maar 35,3% van de grote bedrijven bemerkt. Daarnaast meldt 41% van de kleine bedrijven dat door het gebruik van ERP software beter op klanten wordt gereageerd, tegenover 26,3% van de grote bedrijven. Ten slotte merkt 71,4% van de kleine bedrijven en 50% van de grote bedrijven dat het gebruik van ERP software leidt tot beter voorraadbeheer.
Een opsomming van de bevindingen uit deze paragraaf leidt tot het overzicht dat is weergegeven in tabel 1.
Tabel 1. Vergelijking van de ingebruikname van ERP software voor grote en kleine bedrijven.
Omvang bedrijf Financiële gezondheid bedrijf Gebruikelijke manier van implementatie Waarde van ERP software
Processen die relatief meer worden verbeterd
Groot Goed Uitgebreide
aanpassing van software
++ Financieel management; personeelsmanagement
Groot Slecht Uitgebreide
aanpassing van software
+++ Financieel management; personeelsmanagement
Klein Goed Volledige
afstemming van bedrijfsprocessen
+++ Leveranciersmanagement; respons op klanten; voorraadbeheer
Klein Slecht Partiële
afstemming van bedrijfsprocessen
+ Leveranciersmanagement; respons op klanten; voorraadbeheer + In beperkte mate waardevol; ++ redelijk waardevol; +++ erg waardevol
4.2 ERP software en verschillende bedrijfsmethodes
In deze paragraaf wordt de waarde van ERP systemen besproken voor enkele bedrijfsmethodes die zijn behandeld in de literatuur over ERP software. Zo wordt aandacht besteed aan
verschillende manieren van produceren, e-commerce, concurrentiestrategieën en internationale bedrijfsvoering. Zowel bedrijven waarvoor ERP systemen een waardevolle toevoeging wordt geacht als bedrijven waarvoor ERP systemen minder geschikt blijkt te zijn komen aan bod.
Om te beginnen blijkt uit een enquête van Wieder, Booth, Matolcsy en Ossimitz (2006) dat ERP software veel wordt gebruikt binnen bedrijven die bulkgoederen produceren en bedrijven die gebruikmaken van serieproductie. Van de 102 respondenten van de enquête zijn er 32 actief in de secundaire sector. Hiervan legde 43,6% zich toe op de productie van
bulkgoederen en 34,4% op serieproductie. Dit zou kunnen komen doordat, zoals in hoofdstuk 5 van dit onderzoek aan de orde komt, met behulp van ERP software het voorraadniveau kan worden verlaagd. Hierdoor hebben bedrijven die bulkgoederen produceren en bedrijven die gebruikmaken van serieproductie een groot belang bij het invoeren van een ERP systeem. Davenport (1998) en Stevenson et al. (2005) stellen ook dat ERP systemen goed kunnen worden benut door bedrijven die aan de hand van specifieke klantenbestellingen (‘make to order’) produceren. Wanneer op basis van orders wordt geproduceerd is een snelle informatievoorzie-ning vereist en moet actief met klanten worden gecommuniceerd. Bedrijven die aan de hand van orders produceren moeten namelijk goed op de hoogte zijn van de wensen van klanten en de productieorders snel kunnen verwerken (Davenport, 1998). Door de volledige integratie ervan zijn ERP systemen waardevol voor zulke bedrijven.
Daarnaast blijkt dat een ERP systeem zich goed leent voor bedrijven die gebruikmaken van e-commerce (Bendoly & Kaefer, 2004; Leon, 2008). E-commerce kan worden gedefinieerd als het gebruikmaken van het internet om bedrijfstransacties uit te voeren en te verwerken (DeLone & McLean, 2004). Uit een kwantitatief onderzoek van Bendoly en Kaefer (2004) blijkt dat zowel dienstverlenende als productiebedrijven die gebruikmaken van e-commerce
efficiënter te werk gaan wanneer zij beschikken over een ERP systeem. Bendoly en Kaefer (2004) stellen zelfs dat er synergievoordelen kunnen ontstaan wanneer een bedrijf
gebruikmaakt van ERP software en e-commerce. Ook maken zij onderscheid tussen het eerder in gebruik nemen van het ERP systeem en e-commerce. Het blijkt dat bedrijven beter presteren wanneer zij eerst ERP software implementeren en daarna pas overgaan op e-commerce
(Bendoly & Kaefer, 2004). Daarnaast stellen Stevenson et al. (2005) dat ERP software klanten en leveranciers de mogelijkheid geeft om via een externe interface informatie van een bedrijf in te zien, wat het mogelijk maakt om gebruik te maken van een “e-based supply chain” (p. 876).
Hieruit kan worden geconcludeerd dat een ERP systeem een goede oplossing is voor bedrijven die e-business bedrijven.
Voor bedrijven die met name concurreren door middel van lage prijzen is een ERP systeem in sommige gevallen daarentegen geen goede oplossing (Davenport, 1998). De implementatie van een ERP systeem vergt namelijk een grote investering en is dus niet de goedkoopste oplossing (Bingi et al., 1999). Daarom kiezen sommige van deze ‘prijzenvechters’ ervoor om de lage prijs van hun producten te behouden ten koste van hun informatietechno-logie (Davenport, 1998). Zo noemt Davenport (1998) producenten van pc’s als groep waarvoor de implementatie van een ERP systeem een risico vormt voor hun competitieve voordeel, omdat in de computerindustrie de prijs van producten een belangrijke rol speelt.
Ook voor bedrijven die in verschillende landen opereren is ERP software in beginsel niet altijd een goede oplossing. Alhoewel het voor grote bedrijven vaak noodzakelijk is om een ERP systeem te gebruiken, kan ERP software ontoereikend zijn voor bedrijven die internationaal actief zijn (Davenport, 1998). Als er veel regionale verschillen aanwezig zijn in landen waar een multinational actief is, is het genoodzaakt om haar diensten aan te passen aan verschillende landen. In diverse landen hebben klanten namelijk verschillende behoeftes (Davenport, 1998). Om aan die behoeftes te kunnen voldoen, zijn multinationals mogelijk genoodzaakt om in verschillende gebieden verschillende programma’s te gebruiken. Daarbij delen de verschillende kantoren van de multinational wel veel basale informatie met elkaar, maar informatie over bijvoorbeeld klantgegevens wordt in decentrale programma’s opgeslagen en gebruikt
(Davenport, 1998). Hierdoor wordt afgedaan aan de centrale aansturing die een ERP systeem faciliteert. Een empirisch onderzoek van Mabert et al. (2003) kan dit bevestigen. Van de kleine bedrijven die participeerden in het onderzoek maakt 41% gebruik van meer systemen dan alleen ERP. Van de grote bedrijven wordt dit geconstateerd bij 70,7%. Daarbij wijzen Mabert et al. (2003) erop dat grote bedrijven vaker in verschillende landen actief zijn, waardoor de bedrijfsactiviteiten complexer worden. Daardoor kan een ERP systeem niet toereikend zijn en kunnen bedrijven overgaan tot het zelfstandig ontwikkelen van extra modules of het
aanschaffen van aanvullende software. Afgezien van de omvang van een bedrijf, is het
In tabel 2 is een overzicht te vinden van de waarde van ERP software bij het gebruik van de genoemde bedrijfsmethodes, met daarbij de geraadpleegde literatuur.
Tabel 2. Overzicht van verschillende bedrijfsmethodes in combinatie met ERP software. Bedrijfsmethode Combinatie met ERP
software
Auteur(s)
Serieproductie +++ Wieder et al. (2006)
Productie van bulkgoederen +++ Wieder et al. (2006)
Make to order +++ Davenport (1998)
Stevenson et al. (2005)
E-business +++ Bendoly & Kaefer (2004)
Leon (2008)
Stevenson et al. (2005)
Prijsconcurrentie ++ Davenport (1998)
Internationale bedrijfsvoering ++ Davenport (1998) Mabert et al. (2003) ++ Redelijk waardevol; +++ erg waardevol
In deze sectie is de waarde van ERP software voor bedrijven van verschillende omvangen en bedrijven met verschillende bedrijfsmethodes besproken. Hierna wordt gekeken naar de invloed van ERP systemen op prestaties van bedrijven.
5. De gevolgen van ERP software voor bedrijfsresultaten
In dit hoofdstuk wordt het effect van ERP systemen op bedrijfsresultaten besproken. Daarbij wordt eerst vastgesteld of de bedrijfsresultaten door het gebruik van ERP software verbeteren. Vervolgens wordt geëvalueerd via welke factoren dit gebeurt. Ten slotte wordt behandeld welke verbeteringen binnen bedrijven, ontstaan door de ingebruikname van ERP software, hieraan ten grondslag liggen.
5.1 Constatering
Om te ondervinden wat voor effect ERP software heeft op bedrijfsresultaten, wordt allereerst in deze paragraaf geconstateerd of het leidt tot de verbetering van bedrijfsresultaten. Daarbij worden verschillende financiële prestatie indicatoren gebruikt. Ook wordt de waarde van het aandelenkapitaal in acht genomen en wordt onderzocht of ERP systemen invloed hebben op zowel de bedrijfskosten als de omzet.
Prestatie indicatoren
Hunton et al. (2003) onderzochten of bedrijven die een ERP systeem gebruiken beter presteren dan bedrijven die geen ERP software gebruiken. Zij toetsten de volgende hypothese: “De financiële resultaten van bedrijven die geen ERP systemen in gebruik nemen zijn significant slechter dan van bedrijven die gebruikmaken van ERP systemen” (p. 169). Om het resultaat van bedrijven te meten, gebruikten zij de ‘return on investment’ (ROI), ‘return on assets’ (ROA), ‘return on sales’ (ROS) en ‘asset turnover’ (ATO) als indicatoren. Dit kan respectievelijk worden beschreven als de winst gedeeld door de som van de langlopende schulden en het eigen vermogen; de winst als percentage van de totale activa van een onderneming; de winst als percentage van de omzet en de omzet als percentage van de totale activa van een
onderneming(Hunton et al., 2003). Van de bedrijven die ERP software gebruiken, werden alleen bedrijven meegenomen in het onderzoek die de software ten minste drie jaar lang hadden. De reden hiervoor is dat het een aantal jaren kan duren voordat ERP software zijn vruchten afwerpt (Hunton et al., 2003). Om de hypothese te testen werd een steekproef-omvang van 126 bedrijven gebruikt, waarbij de resultaatsindicatoren voor ieder jaar na de implementatie zijn gemeten. Het verschil tussen de waardes van de indicatoren van bedrijven die gebruikmaken van ERP en bedrijven die niet gebruikmaken van ERP is in tabel 3
weergegeven.
Tabel 3. Verschillen van de resultaatsindicatoren tussen bedrijven die ERP software gebruiken en bedrijven die geen ERP software gebruiken in verschillende jaren na de implementatie.
Direct na implementatie 1 Jaar na implementatie 2 Jaar na implementatie 3 Jaar na implementatie
ROA -0,114 0,502 1,345 1,179
ROS -0,001 0,003 0,008 0,007
ATO 0,002 0,079 0,067 0,069
ROI 0,078 1,887 2,884 2,545
Bron: Hunton et al. (2003).
Weergegeven als (Gemiddelde voor het betreffende jaar van bedrijven die gebruikmaken van ERP software) – (Gemiddelde voor het betreffende jaar van bedrijven die niet gebruikmaken van ERP software).
Hieruit valt af te leiden dat de bedrijfsresultaten van bedrijven die ERP software in gebruik nemen direct na de implementatie verslechteren (Hunton et al., 2003). Aan de andere kant blijkt dat de ROI en ROA van bedrijven die geen ERP software in gebruik namen na circa twee jaar significant lager zijn dan van bedrijven die wel ERP software gebruiken. Daarnaast zijn over een periode van drie jaar de ATO en ROS van bedrijven die geen ERP software gebruiken lager, maar trad bij deze resultaatsindicatoren geen significant verschil op (Hunton et al., 2003).
Hitt et al. (2002) voerden ook een empirisch onderzoek uit naar het effect van ERP systemen op bedrijfsresultaten. Ook hier is gekeken naar de verschillen tussen bedrijven die gebruikmaken van ERP en bedrijven die dat niet doen. De bevindingen van dit onderzoek zijn grotendeels in lijn met dat van Hunton et al. (2003). Hitt et al. (2002) komen namelijk ook tot de conclusie dat gebruikers van ERP software beter presteren. Dit wordt verklaard doordat ERP software gebruikers hogere winstmarges behalen en een betere ROA vertonen. Om niet te ver uit te weiden is ervoor gekozen om deze resultaten niet in dit onderzoek te presenteren. De geïnteresseerde lezer kan deze inzien in het werk van Hitt et al. (2002).
Aandelenkapitaal
De laatste indicator die erop duidt dat de ingebruikneming van ERP software bevorderlijk is voor de bedrijfsresultaten is dat de waarde van het aandelenkapitaal hierdoor stijgt. Dit komt doordat aandeelhouders positief reageren op het nieuws dat een bedrijf een ERP systeem in gebruik neemt, waardoor de aandelenprijs stijgt (Hayes et al., 2001). Hieruit blijkt dus dat de verwerving van ERP software als een investering wordt gezien die op de lange termijn tot winst leidt. De prijs van een aandeel is namelijk gelijk aan de contante waarde van alle toekomstige betalingen ervan, inclusief de toekomstige verkoopprijs van het aandeel (Berk & DeMarzo,
2011). Er zijn meerdere empirische onderzoeken gedaan die bevestigen dat de implementatie van een ERP systeem kan leiden tot een hogere waarde van het aandelenkapitaal. Hayes et al. (2001) onderzochten voor 91 bedrijven het effect van het aankondigen van de ingebruikname van een ERP systeem op de aandelenmarkt. Het blijkt dat op de dag van de aankondiging van 52 bedrijven de aandelen een hoger rendement lieten zien dan normaliter het geval zou zijn. De dag erop was dit voor 50 bedrijven het geval, waardoor Hayes et al. (2001) concluderen dat het aankondigen van de ingebruikneming van een ERP systeem leidt tot een significante verhoging van de waarde van het aandelenkapitaal. Ook dit wijst erop dat de bedrijfsprestaties doorgaans verbeteren door ERP software te gebruiken. Uit het empirische onderzoek van Hitt et al. (2002) kan dezelfde conclusie worden getrokken. Door gebruik te maken van meer dan 5000
observaties constateerden zij dat vanaf het moment voor de aankondiging van de ingebruik-neming van een ERP systeem tot het moment nadat het systeem volledig is geïmplementeerd, de waarde van het aandelenkapitaal van een bedrijf gemiddeld met 7,9% stijgt.
Bedrijfskosten
De gebruikte prestatie indicatoren duiden erop dat het gebruik van ERP software over het algemeen bevorderlijk is voor bedrijfsresultaten. Nu moet nog blijken of ERP software invloed heeft op zowel de kosten als de omzet van bedrijven. Volgens Poston en Grabski (2001) gaat de implementatie van een ERP systeem na circa drie jaar gepaard met een significante daling van de bedrijfskosten. Zo daalt bijvoorbeeld de kostprijs van de verkochte goederen in verhouding tot de omzet en zijn er per omgezette euro minder werknemers nodig (Poston & Grabski, 2001). Om dit te onderbouwen voerden Poston en Grabski (2001) een onderzoek uit onder 50 bedrijven die een ERP systeem in gebruik hebben genomen. Het verloop van de gemiddelde kostprijs van de verkochte goederen als percentage van de omzet en de gemiddelde omzet per werknemer één jaar voor de implementatie en de drie jaren na de implementatie van ERP software is weergegeven in tabel 4.
Tabel 4. Verloop van de gemiddelde kostprijs van de verkochte goederen als percentage van de omzet en de gemiddelde omzet per werknemer.
1 Jaar voor implementatie 1 Jaar na implementatie 2 jaar na implementatie 3 jaar na implementatie Kostprijs verkochte goederen / omzet 0,98 0,94 0,66 0,64 Omzet per werknemer $136.012 $153.109 $243.634 $214.375
Bron: Poston en Grabski (2001).
Hieruit blijkt wel dat de kostprijs van de verkochte goederen in verhouding tot de omzet significant verlaagt ten gevolge van de ingebruikneming van een ERP systeem. Ook is de omzet per werknemer bij ERP software gebruikers gemiddeld een stuk hoger. Dit betekent dat er minder personeel nodig is door het gebruik van een ERP systeem. Deze verminderde behoefte aan personeel is onder andere waar te nemen in de financiering en de accountancy functies (Scapens & Jazayeri, 2003). Zo stellen Hunton et al. (2003) dat het aantal taken dat door
accountants van lagere niveaus kan worden uitgevoerd voor een groot deel is afgenomen door de ontwikkeling van ERP software. In plaats daarvan wordt van accountants verwacht dat zij taken op zich nemen waarvoor meer expertise vereist is en dat zij zich meer bezighouden met besluitvorming op strategisch en tactisch niveau (Hunton et al., 2003; Moorthy, Voon, Samsuri, Gopalan & Yew, 2012).
Omzet
Ook kan het gebruik van ERP software zorgen voor betere bedrijfsprestaties doordat bedrijven hiermee een hogere omzet kunnen behalen. Deze stelling wordt onderbouwd door empirisch onderzoek van Poston en Grabski (2001). De omzet van de 50 onderzochte bedrijven die door hen werden gebruikt voor het onderzoek was één jaar voor de implementatie van ERP software gemiddeld $8,4 miljoen; één jaar na de implementatie $9 miljoen en twee jaar na de
implementatie $13,5 miljoen. Hieruit valt op te maken dat de omzet door het gebruik van ERP software over het algemeen beduidend toeneemt. Echter duurt het enkele jaren voordat ERP software leidt tot verbeteringen, zoals in de vorige paragraaf al is besproken.
5.2. Beïnvloedende factoren
De verbetering van de bedrijfsprestaties door het gebruik van ERP software wordt via een aantal wegen bereikt. In deze sectie wordt bepaald welke factoren binnen een bedrijf leiden tot de verbetering van bedrijfsresultaten, ten gevolge van het gebruik van een ERP systeem.
Verbetering van efficiëntie
Kennerley en Neely (2001) stellen dat ERP software met zich mee kan brengen dat de bedrijfskosten dalen door een verbetering van de efficiëntie van administratieve processen. Doordat alle afdelingen van een bedrijf worden geïntegreerd, worden gegevens niet meer dubbel ingevoerd. De codes van documenten worden namelijk geüniformeerd over alle afdelingen, waardoor er geen overtollige documenten meer ontstaan (Kennerley & Neely, 2001). Dit draagt bij aan de verlaging van bedrijfskosten. Ook verbetert de efficiëntie binnen bedrijven doordat een ERP systeem ertoe leidt dat er een lager voorraadniveau hoeft te worden aangehouden (Chen, 2001). Met behulp van een ERP systeem wordt de voorraad namelijk nauwkeuriger vastgelegd en worden inkooporders beter aangestuurd (Bendoly & Kaefer, 2004). Het empirische onderzoek van Mabert et al. (2003) bekrachtigt dit. Van de bedrijven die hierin zijn onderzocht gaf namelijk 35,8% aan dat het voorraadniveau lager is geworden door het gebruik van ERP software. Daarnaast stellen Poston en Grabski (2001) dat met behulp van een ERP systeem minder kosten hoeven te worden gemaakt om informatie te verwerken. Zo hoeven minder kosten te worden gemaakt voor de communicatie en
documentatie van informatie. Daarnaast stellen Hitt et al. (2002) dat de omloopsnelheid van de debiteurenrekening (‘accounts receivable turnover’), wat kan worden gedefinieerd als de frequentie waarmee een bedrijf haar debiteurenposten int gedurende een periode, binnen bedrijven die ERP software gebruiken hoger is. Dit impliceert dat bedrijven die gebruikmaken van een ERP systeem kortere termijnen nodig hebben om geld van hun debiteuren te
Verbeteren van de klantenservice
Voorts is door Gupta (2000), Hayes et al. (2001) en Shebab et al. (2004) geconstateerd dat de kwaliteit van de klantenservice van bedrijven toeneemt door het gebruik van ERP software. Met behulp van de software kunnen klanten namelijk zelfstandig informatie van het bedrijf
verkrijgen via haar website (Gupta, 2000). Ook kunnen ERP systemen bijdragen aan de kwaliteit van de klantenservice doordat het kan leiden tot een verbetering van het bezorgproces (Bingi et al., 1999). Zo geven Bingi et al. (1999) een voorbeeld van een productiebedrijf waarbij de
leveringstijden worden gereduceerd van zes weken tot twee weken en waarbij het aantal leveringen dat op tijd geschiedt wordt verhoogd van 60 tot 95 procent. Ook uit een steekproef van Mabert et al. (2003) blijkt dat een ERP systeem kan helpen om het bezorgproces te
verbeteren. Van de bedrijven uit de steekproef gaf 50,5% aan dat door het gebruik van ERP software leveringen vaker op tijd geschieden. Deze verbetering van de klantenservice is mogelijk voor een groot deel verantwoordelijk voor de verhoging van de omzet van bedrijven. Door betere service te verlenen ontstaat er namelijk meer vraag naar de producten of diensten van een bedrijf.
Betere besluitvorming
Daarnaast is gebleken dat een ERP systeem, mits juist geïntegreerd, kan leiden een betere besluitvorming binnen bedrijven (Hitt et al., 2002; Poston & Grabski, 2001). Zo worden met behulp van ERP software minder vaak intuïtieve besluiten genomen en zijn besluiten in verhoogde mate gebaseerd op informatie die verkregen is uit het ERP systeem. Ook kan de besluitvorming worden gedelegeerd naar lagere niveaus. Accountants hoeven bijvoorbeeld minder analytische werkzaamheden te verrichten door het gebruik van ERP software en kunnen zich daarom meer concentreren op het nemen van besluiten (Granlund & Malmi, 2002). Om te bevestigen dat de besluitvorming verbetert, kan een empirisch onderzoek van Mabert et al. (2003) worden aangehaald. Van de hierin onderzochte bedrijven geeft 59,8% aan dat de besluiten op financieel gebied zijn verbeterd door de invoering van ERP software. Ook leidt bij 49,4% van de bedrijven het gebruik van ERP software tot betere besluiten met betrekking tot
leveranciers en aanbestedingen. De verbetering van de besluitvorming kan zowel leiden tot de verlaging van bedrijfskosten als de verhoging van de omzet.
5.3. Oorzaken
In de vorige paragraaf is gebleken dat ten gevolge van het succesvol invoeren van een ERP systeem de bedrijfskosten dalen, de debiteuren omloopsnelheid wordt verhoogd en de kwaliteit van de klantenservice toeneemt. In deze paragraaf wordt gekeken naar de manier waarop een ERP systeem hiertoe leidt.
Verbetering van de interactie
Om te beginnen heeft het gebruik van een ERP systeem duidelijk een positief effect op de interactie binnen een bedrijf (Scapens & Jazayeri, 2003). Het blijkt namelijk dat een groot deel van de bedrijven die gebruikmaken van een ERP systeem bemerkt dat informatie sneller
circuleert binnen de organisatie en dat er intern en extern meer interactie ontstaat. Zo blijkt uit het onderzoek van Mabert et al. (2003) dat bij 79% van de participerende bedrijven de interne interactie toenam door het gebruik van ERP software. Daarnaast vond er bij 44,8% van de bedrijven meer interactie plaats met leveranciers en bij 53,6% vond er meer interactie plaats met klanten. Uit dit onderzoek blijkt ook dat de interactie sneller verloopt. Zo merkte 75,5% van de bedrijven op dat het gebruik van ERP software ertoe leidde dat de reactietijden werden verkort. De verbeterde interactie kan een oorzaak zijn van de verbetering van de
klantenservice, doordat vragen van klanten sneller kunnen worden beantwoord. Ook kan dit leiden tot een betere besluitvorming doordat er meer communicatie plaatsvindt.
Betere management informatie
Ook is een ERP systeem in staat om betere management informatie te verschaffen. Dit komt om te beginnen doordat met behulp van een ERP systeem beter voor de gehele organisatie kan worden gepland, doordat scenario’s op een centraal niveau binnen de organisatie kunnen worden geanalyseerd en doordat er meer gegevens beschikbaar zijn van verschillende afdelingen (Hitt et al., 2002). Daarnaast hebben managers directe toegang tot actuele
informatie over het bedrijf, waardoor niet op periodieke verslagen hoeft te worden gewacht en besluiten sneller kunnen worden genomen (Scapens & Jazayeri, 2003). Met behulp van deze actuele informatie kunnen toekomstige gebeurtenissen beter worden voorspeld (Scapens & Jazayeri, 2003). Dit draagt bij aan de besluitvorming doordat de impact van besluiten beter kan worden geanalyseerd en een nauwkeuriger budget kan worden vastgesteld, waardoor onder andere betere besluiten kunnen worden gevormd over investeringen en de operationele planning (Kennerley & Neely, 2001). Daarbij krijgen managers informatie met betrekking tot de output, die door hen wordt gebruikt bij het maken van analyses. Ook voorziet het
informatiesysteem de hogere managers van niet-financiële data, welke worden gebruikt om besluiten te vormen over te ondernemen acties (Veeken & Wouters, 2002). Het empirische onderzoek van Mabert et al. (2003) bevestigt dat een ERP systeem zorgt voor een betere informatievoorziening voor het management. 82,8% Van de hierin onderzochte bedrijven constateert namelijk dat de beschikbaarheid van informatie verbetert door de ingebruikneming van ERP software. Daarbovenop gaf 75,5% van de bedrijven aan dat ERP software heeft geleid tot een vooruitgang van de kwaliteit van informatie. De verbetering van management
informatie levert een belangrijke bijdrage aan de vooruitgang van de besluitvorming die is besproken in de vorige paragraaf.
Automatisering van werkzaamheden
Om te beginnen leidt de invoering van een ERP systeem tot de daling van bedrijfskosten doordat het de automatisering van bedrijfsprocessen die eerst handmatig moesten worden uitgevoerd mogelijk maakt (Shebab et al., 2004; Spathis & Constantinides, 2004). Zo wordt, wanneer gegevens in het systeem zijn ingevoerd, gerelateerde informatie automatisch
aangepast door de software (Davenport, 1998). Verder is in hoofdstuk 3 van dit onderzoek een aantal taken opgenoemd dat een ERP systeem geautomatiseerd uit kan voeren. ERP systemen zorgen ervoor dat het verwerken van transacties niet meer op een centrale plaats binnen de organisatie gebeurt. Waar eerst de administratieve afdeling hiervoor verantwoordelijk was, kan door het gebruik van ERP software een groot deel van de werknemers journaalposten doen ontstaan (Rom & Rohde, 2007). Dit hoeft niet handmatig te gebeuren, maar kan simpelweg
door het invoeren van verkochte goederen. Op basis hiervan creëert de ERP software
vervolgens journaalposten. Daarnaast stellen Bingi et al. (1999) dat door gebruik te maken van ERP software bijvoorbeeld kredietchecks sneller kunnen worden verricht. Doordat een ERP systeem dit automatisch uitvoert, neemt een kredietcheck bij IBM nog maar enkele seconden in beslag in plaats van 20 minuten (Bingi et al., 1999). De automatisering van werkzaamheden kan als een belangrijke reden voor de verbetering van de efficiëntie worden beschouwd. Hierdoor worden namelijk veel manuren bespaard.
Integratie van bedrijfsprocessen en activiteiten
80,4% van de bedrijven uit het onderzoek van Mabert et al. (2003) ervaart dat
bedrijfsprocessen en activiteiten beter worden geïntegreerd door het gebruik van ERP software. Door het gebruik van ERP software worden naast de interne processen ook leveranciers en klanten geïntegreerd in het productieproces (Gupta, 2000). Deze integratie zorgt ervoor dat klanten en leveranciers direct toegang hebben tot actuele informatie van een bedrijf (Shebab et al., 2004). Ook wordt door de integratie de kans verlaagd dat producten niet op voorraad zijn, doordat de goederenstroom in een organisatie beter kan worden
gecoördineerd (Mabert et al., 2003). Hierdoor leidt de integratie van bedrijfsprocessen en activiteiten tot de verbetering van de klantenservice. Daarnaast kan de integratie van bedrijfsprocessen en activiteiten een verbetering van de besluitvorming en efficiëntie tot gevolg hebben, doordat werknemers eenvoudig gegevens van verschillende afdelingen kunnen inzien en gebruiken.
Toepassing van andere procedures
Ook blijkt uit interviews dat er na de implementatie van een ERP systeem andere accountancy methodes worden toegepast (Spathis & Constantinides, 2004). Zo wordt er meer gebruik gemaakt van interne audits, niet-financiële resultaat indicatoren en analyses van de winstgevendheid per bedrijfstak of productlijn (Spathis & Constantinides, 2004). Volgens
Spathis en Constantinides (2004) is deze verandering met name ontstaan door de integratie van applicaties en de aanwezigheid van real-time informatie die kan worden gebruikt voor de
besluitvorming. Volgens Rom en Rohde (2007) heeft het gebruik van ERP software ook tot gevolg dat accountancy procedures worden gestandaardiseerd. Doordat met behulp van een ERP systeem een aantal standaard verslagen kan worden opgemaakt, worden de verschillen tussen verslagen geminimaliseerd en dit leidt ertoe dat er maar een kleine variëteit aan verslagen wordt gebruikt binnen een organisatie (Rom & Rohde, 2007). Bovendien faciliteren ERP systemen volgens Granlund en Malmi (2002) bijvoorbeeld het gebruik van activity-based costing (ABC), doordat dit standaard is ingebouwd in ERP software. Ook kan een goed
informatiesysteem ertoe leiden dat algemene bedrijfsprocedures worden veranderd. Zo kan een bedrijf overstappen op just-in-time (JIT) productie, waarbij voorraden worden
geminimaliseerd (Moorthy et al., 2012; Rom & Rohde, 2007).
In tabel 5 is een overzicht van de bevindingen uit dit hoofdstuk gegeven. Daarbij is de informatie per paragraaf opgesomd.
Tabel 5. Overzicht van de gevolgen van ERP software op bedrijfsresultaten
Beschrijving Auteurs
Constatering ROI, ROA en winstmarges worden verhoogd
Aandelenkapitaal stijgt in waarde
Daling van bedrijfskosten
Stijging van de omzet
Hunton et al. (2003) Hitt et al. (2002) Hayes et al. (2001) Hitt et al. (2002) Poston en Grabski (2001) Scapens en Jazayeri (2003) Hunton et al. (2003) Poston en Grabski (2001) Beïnvloedende factoren Verbeterde efficiëntie
Verbetering van de klantenservice Kennerley en Neely (2001) Chen (2001) Bendoly en Kaefer (2004) Mabert et al. (2003) Hitt et al. (2003) Gupta (2000) Hayes et al. (2001) Shebab et al. (2004) Bingi et al. (1999)
Betere besluitvorming Mabert et al. (2003) Hitt et al. (2002) Poston en Grabski (2001) Granlund en Malmi (2002) Mabert et al. (2003) Oorzaken Verbetering van de interactie
Betere management informatie Automatisering van werkzaamheden Integratie van bedrijfsprocessen en activiteiten
Toepassing van andere procedures Scapens en Jazayeri (2003) Mabert et al. (2003) Hitt et al. (2002) Scapens en Jazayeri (2003) Kennerley en Neely (2001) Veeken en Wouters (2002) Mabert et al. (2003) Shebab et al. (2004) Spathis en Constantinides (2004) Davenport (1998) Rom en Rohde (2007) Bingi et al. (1999) Mabert et al. (2003) Gupta (2000) Shebab et al. (2004) Spathis en Constantinides (2004) Rom en Rohde (2007) Granlund en Malmi (2002) Moorthy et al. (2012)
In dit hoofdstuk is gebleken wat voor effect het gebruik van ERP software op bedrijfsresultaten heeft en via welke wegen dit wordt bereikt. Nu zal worden ingegaan op de keerzijde van ERP systemen.
6. De keerzijde van ERP systemen
Een ERP systeem leidt voor organisaties tot de hiervoor genoemde voordelen als het juist geïmplementeerd en geïntegreerd is (Spathis & Constantinides, 2004). Echter kan dit voor veel grote bedrijven complex zijn (Everdingen et al., 2000). In deze sectie wordt de keerzijde van ERP systemen in kaart gebracht, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de implementatie en de integratie van ERP software. Om te beginnen worden problemen bij de implementatie van ERP systemen behandeld.
6.1. De implementatie van ERP software
De implementatie van een ERP systeem is een proces waar veel bedrijven moeite mee hebben. Doordat software ontwikkelaars generieke ERP systemen verkopen voor een bepaalde
bedrijfstak, moeten bedrijven ofwel de software aanpassen aan hun processen, of de uitvoering van processen baseren op de software (Mabert et al., 2003).
Om te beginnen is de implementatie van een ERP systeem kostbaar, maar daarbij
worden deze kosten vaak nog eens onderschat. Met de ingebruikneming van ERP software gaan naast de aanschafprijs namelijk nog veel aanvullende kosten gepaard. De oorsprong van deze aanvullende kosten ligt ten eerste bij de training van werknemers, die nodig is om met de software overweg te kunnen. Daarnaast moet de ERP software worden getest en worden aangepast, zodat deze adequaat is voor de activiteiten van een bedrijf (Leon, 2008). Verder worden er kosten gemaakt bij het transfereren van de data uit het oude systeem, het
raadplegen van software consultants, het analyseren van data en het updaten van het nieuwe systeem (Leon, 2008). De grote investering die nodig is voor de software maakt de aanschaf risicovol. Zo beschrijft Chen (2001) enkele gevallen waarin de aanschaf van een ERP systeem heeft geleid tot een faillissement of grote afschrijvingen. Het risico dat gepaard gaat met de implementatie van een ERP systeem blijkt ook uit het onderzoek van Hitt et al. (2002). Uit dit empirische onderzoek volgt namelijk dat de rentabiliteit van het eigen vermogen van bedrijven na de implementatie van een ERP systeem daalt, wat veroorzaakt wordt door een verhoogd gebruik van het eigen vermogen voor en tijdens de implementatie. Volgens Hitt et al. (2002)
wordt dit verklaard doordat bedrijven in die periode minder vreemd vermogen willen aantrekken, vanwege het risico van de ERP software implementatie.
Daarnaast vormt de implementatie van een ERP systeem een lang proces. Bingi et al. (1999) hebben bevonden dat de implementatie van een ERP systeem gemiddeld ongeveer 14 maanden in beslag neemt. De langdurigheid van de implementatie wordt met name
veroorzaakt doordat de organisatie moet worden geherstructureerd op basis van het ERP systeem (Bingi et al., 1999). ERP software die door de ontwikkelaars wordt verkocht is namelijk gebaseerd op zogeheten ‘best practices’ binnen een bepaalde branche, waardoor de processen van een onderneming overeen moeten komen met de beste manier van doen binnen haar sector (Bingi et al., 1999; Mabert et al., 2003). Factoren die een grote invloed hebben op de duur van de implementatie zijn het aantal modules dat moet worden geïmplementeerd, de geografische omvang van de implementatie, het aantal interfaces met andere applicaties en de mate waarin de software wordt gemodificeerd voor een bedrijf (Bingi et al., 1999). Naarmate een ERP pakket in meer landen moet worden gebruikt en met meer applicaties moet worden gekoppeld, zal de duur van de implementatie toenemen. Daarnaast moeten er veel technische aanpassingen aan de software worden gedaan om deze aan de behoeftes van een bedrijf aan te passen (Bingi et al., 1999). Wanneer de aanpassingen van processen en de ERP software te veel tijd in beslag nemen, kan dit tot gevolg hebben dat de ingebruikneming van ERP software niet rendabel is voor bedrijven. Uit gegevens van Mabert et al. (2003) volgt namelijk dat de
verwachte levensduur van ERP software ongeveer acht jaar bedraagt. Hierna is de software vaak verouderd. Aan de andere kant stellen Hunton et al. (2003) dat ERP software soms pas na circa drie jaar na de implementatie een positief effect heeft op bedrijfsresultaten. Als de implementatie langer duurt dan verwacht, dan wegen de voordelen van ERP software mogelijk niet op tegen de gedane investering, doordat de voordelen niet lang genoeg kunnen worden benut. Zo stellen Hayes et al. (2001) dat de rentabiliteit van ERP software voor sommige
bedrijven pas positief is nadat de software vijf jaar lang is gebruikt. Hierom is het belangrijk dat de implementatie van een ERP systeem geen voortslepend proces wordt. In dat geval kan de levensduur van ERP software na de implementatie namelijk te kort zijn om het een rendabele investering te maken.
Daar komt bij dat het volgens Bingi et al. (1999) moeilijk is om de veranderingen die ten gevolge van de implementatie van een ERP systeem zijn aangebracht, terug te draaien. Het kost namelijk veel arbeidsuren en kapitaal om een ERP systeem in gebruik te nemen, waardoor het afschrijven van het systeem een groot verlies oplevert (Bingi et al., 1999). Bovendien is het ingewikkeld om ERP software aan te passen na de configuratie ervan (Granlund & Malmi, 2002), waardoor een systeem met een slechte basis lastig te verbeteren is. Hierdoor kan een bedrijf genoodzaakt zijn om van een ERP systeem gebruik te maken terwijl dat niet geschikt is voor haar bedrijfsactiviteiten.
Ook brengt ERP software bij grote organisaties met zich mee dat er toch nog behoefte kan zijn aan gedecentraliseerde informatiesystemen. Een ERP systeem kan namelijk alleen verslagen opstellen die erin geprogrammeerd zijn op verzoek van het hoofdkantoor, dat het systeem beheert. Hierdoor is in bepaalde gevallen een verslag nodig dat de centraal gebruikte software niet kan voortbrengen (Granlund, 2007). Om het gewenste verslag in het systeem op te laten nemen dient dan een verzoek te worden ingediend bij het hoofdkantoor en wanneer er voldoende verzoeken worden ontvangen, zal het hoofdkantoor de software aan laten passen, zodat het betreffende verslag in het systeem wordt opgenomen. Echter, wanneer er een gering aantal verzoeken wordt ingediend, is het mogelijk dat het hoofdkantoor deze niet inwilligt (Granlund, 2007). In dat geval kan een afdeling binnen het bedrijf genoodzaakt zijn om zelf IT te ontwikkelen, waarin het verslag wel is opgenomen. Als dit frequent gebeurt, doet dit af aan de effectiviteit van een ERP systeem binnen grote organisaties.
Daarnaast kan de communicatie tussen de gebruikers van ERP systemen en IT specialisten binnen een organisatie problemen opleveren. Johansson en Carlsson (2013) omschrijven dit als de “knowledge gap” (p. 251) die optreedt bij de ontwikkeling van informatietechnologie. Voor de aanpassing van ERP software aan een bedrijf moeten
gebruikers van de software hun verlangens goed overbrengen op de ontwikkelaars ervan. De informatie discrepantie ontstaat doordat IT specialisten vaak hele andere kennis bezitten dan gebruikers van software, waardoor IT specialisten zich mogelijk niet kunnen inleven in de positie van gebruikers van de software. Door deze informatie discrepantie kunnen de
een ERP systeem van afdelingen uit het hele bedrijf systeem eisen worden ontvangen, is het des te lastiger om de informatie discrepantie te verkleinen (Johansson & Carlsson, 2013). Daarvoor is namelijk veel communicatie met werknemers uit verschillende afdelingen vereist. Ook wordt soms de fout gemaakt om de implementatie van een ERP systeem louter over te laten aan IT specialisten (Bingi et al., 1999). Bingi et al. (1999) achten dit risicovol voor het voortbestaan van een onderneming, omdat een ERP systeem diepgaande gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering en hierbij dus niet alleen van de expertise van IT specialisten kan worden uitgegaan. In plaats daarvan moeten ook managers en gebruikers van ERP software uit
verschillende afdelingen betrokken worden bij de implementatie van het systeem (Bingi et al., 1999).
Tot slot kan de implementatie van een ERP systeem worden tegengewerkt door weerstand van werknemers tegen veranderingen (Rom & Rohde, 2007; Scapens & Roberts, 1993; Spathis & Constantinides, 2004). Volgens Spathis en Constantinides (2004) is het onvermijdelijk dat de cultuur en management stijl binnen een bedrijf veranderen door de implementatie van een ERP systeem. Daarnaast moeten de organisatiestructuur en
bedrijfsprocessen worden aangepast aan de hand van het nieuwe systeem (Scapens & Jazayeri, 2003; Spathis & Constantinides, 2004). Dit kan tot weerstand leiden doordat operationele managers zich verzetten tegen een systeem waarmee hun activiteiten beter kunnen worden gemonitord door het middenmanagement (Rom & Rohde, 2007; Scapens & Roberts, 1993). Het gevolg hiervan zou namelijk kunnen zijn dat de machtsverhoudingen binnen een organisatie veranderen (Rom & Rohde, 2007).
6.2. De integratie van ERP software
Zoals hier voorafgaand is uitgelegd is de integratie van ERP software en bedrijfsprocessen van fundamenteel belang om de voordelen van de software te benutten. Dit vormt dan ook een hindernis bij de ingebruikname van een ERP systeem. In deze sectie wordt toegelicht op welke manier de integratie van ERP software complex kan zijn voor bedrijven.
Hitt et al. (2002) beargumenteren dat een hoog niveau van de integratie van een ERP systeem enkele schaalnadelen kan opleveren. Dit wordt onderbouwd door middel van een
empirisch onderzoek, waarbij onderscheid tussen bedrijven is gemaakt op grond van de verschillende integratie niveaus. In het onderzoek is onderscheid gemaakt tussen de implementatie van ERP software op niveau 0, 1, 2A, 2B en 3. Op niveau 0 wordt één
willekeurige module van ERP software geïnstalleerd. Op niveau 1 worden alleen de productie, informatiesysteem (IS) en financiën modules geïmplementeerd, wat betekent dat er beperkte integratie plaatsvindt. Op niveau 2A worden financiën, IS, management en project management modules geïmplementeerd en op niveau 2B financiën, IS, management en human resources management. Wanneer al de genoemde modules worden geïmplementeerd valt dit binnen niveau 3 en is sprake van volledige integratie (Hitt et al., 2002). Door de prestaties van bedrijven met verschillende integratie niveaus te vergelijken kwamen Hitt et al. (2002) tot de conclusie dat bedrijven die ERP software op niveau 3 hebben geïmplementeerd slechter presteren dan bedrijven met een implementatie van niveau 2B. Dit betekent dat de voordelen van het implementeren van de project management module niet opwegen tegen de kosten ervan wanneer de overige modules al zijn geïnstalleerd. Echter constateren Hitt et al. (2002) dat bedrijven met een implementatie van niveau 0 beter presteren dan bedrijven die geen enkele ERP module gebruiken, waaruit blijkt dat de afzonderlijke implementatie van project
management wel leidt tot betere prestaties. Hieruit kan worden geconcludeerd dat de integratie van een ERP systeem maar tot op zekere hoogte rendabel is en dat er bij een
volledige integratie schaalnadelen kunnen ontstaan. Een verklaring hiervoor is dat invoerfouten mogelijk grotere gevolgen hebben wanneer het systeem volledig is geïntegreerd (Bingi et al, 1999; Hitt et al., 2002; Poston & Grabski, 2001). Doordat de software van het hele bedrijf geïntegreerd is, leidt een invoerfout binnen de afdeling verkopen er bijvoorbeeld toe dat de debiteurenadministratie, het voorraadmagazijn en de afdeling distributie ook over onjuiste gegevens zullen beschikken (Hitt et al., 2002). Hierdoor leidt een fout binnen een bepaalde afdeling tot nog meer fouten in andere afdelingen. Bingi et al. (1999) omschrijven dit als “het domino effect van fouten” (p. 11).
Dechow en Mouritsen (2005) beargumenteren dat het in feite vrijwel onmogelijk is om een ERP systeem optimaal te benutten, omdat het vrijwel nooit volledig is geïntegreerd. Volgens hen zijn er namelijk vrijwel altijd aanvullende applicaties nodig om beperkingen van
ERP software op te heffen. Deze aanvullende applicaties worden geïnstalleerd wanneer er een probleem ontstaat binnen een afdeling van een bedrijf, waardoor het ERP systeem regelmatig moet worden uitgebreid. Dit heeft tot gevolg dat het systeem opnieuw moet worden
geïntegreerd met de aanvullende software, wat betekent dat het integreren van het systeem een doorlopend proces is (Dechow & Mouritsen, 2005). Ook is voor de integratie van
applicaties software nodig, welke in veel gevallen niet beschikbaar is (Bingi et al., 1999). Volgens Bingi et al. (1999) is deze software er alleen voor de meest gangbare applicaties op de markt, wat ertoe leidt dat organisaties de integratie van software vaak handmatig moeten bewerkstelligen. Een ander probleem voor de integratie van ERP systemen met aanvullende applicaties doet zich voor bij de updates van ERP software door softwareontwikkelaars. Wanneer deze hebben plaatsgevonden moet de ERP software vaak deels opnieuw worden geïntegreerd, doordat een aantal schakels tussen het ERP systeem en de aanvullende applicaties wordt verbroken (Bingi et al., 1999).
In dit deel zijn problemen met betrekking tot de implementatie en integratie van ERP software besproken. Hierna wordt dit onderzoek afgesloten met een conclusie.
7. Conclusie
Slotsom
Dit onderzoek heeft als doel vast te stellen in hoeverre ERP systemen waarde kunnen toevoegen binnen organisaties. Concluderend kan worden gesteld dat ERP software wordt gebruikt op het gebied van financiën, human resources, verkopen en distributie,
kwaliteitsmanagement en productie. Verder is geconstateerd dat over het algemeen grote, ongezonde bedrijven en kleine, gezonde bedrijven beter de vruchten ervan kunnen plukken dan grote, gezonde bedrijven en kleine, ongezonde bedrijven. Daarnaast is gebleken dat de
software voor bijna alle organisaties waardevol is; met name voor bedrijven die gebruikmaken van e-commerce, bedrijven die produceren aan de hand van specifieke klanten bestellingen produceren, bedrijven die bulkgoederen produceren en bedrijven die gebruikmaken van serieproductie. Voor een aantal bedrijven dat tracht de laagste prijs aan te bieden kan ERP
software te duur zijn in verhouding tot het resultaat ervan. Ook is een ERP systeem in beginsel niet ideaal voor bedrijven die in verschillende landen actief zijn. Verder kan ERP software bijdragen aan de interne en externe interactie, betere management informatie, de
automatisering van werkzaamheden, de integratie van bedrijfsprocessen en activiteiten en de toepassing van andere procedures. Hierdoor kunnen de efficiëntie, besluitvorming en
klantenservice worden verbeterd, waardoor bedrijven een hogere omzet en lagere kosten maken. Dit leidt tot de algemene conclusie dat ERP software een positief effect heeft op de prestaties van bedrijven.
Daar staat tegenover dat de implementatie ervan kostbaar en tijdrovend is, wordt bemoeilijkt door een ‘knowledge gap’ en kan worden verhinderd door weerstand van
werknemers. Alhoewel een langdurige implementatie ten koste kan gaan van de rentabiliteit van de investering in ERP software, is het toch belangrijk om de implementatie niet overhaast te laten geschieden. Een ERP pakket is namelijk lastig aan te passen na de implementatie en het is te kostbaar om snel af te schrijven. Tot slot kunnen er schaalnadelen zijn verbonden aan de integratie van het systeem en blijkt dat het systeem regelmatig opnieuw geïntegreerd moet worden ten gevolge van updates. Om ERP software optimaal te kunnen gebruiken moeten bedrijven de problemen die ontstaan bij de implementatie en integratie ervan zien te overkomen.
Beperkingen
Dit onderzoek is op een aantal vlakken beperkt bij het beantwoorden van de onderzoeksvraag. Om te beginnen is er een gebrek aan empirische resultaten voor de bespreking van de keerzijde van ERP systemen in hoofdstuk 6. Hierdoor kunnen de aannames alleen worden onderbouwd met theorie uit de literatuur, maar ontbreekt het bewijs hiervoor veelal. Het gevolg hiervan is dat niet kan worden bepaald hoeveel bedrijven daadwerkelijk met deze problemen kampen.
Een andere beperking van dit onderzoek is dat het vooral berust op oude literatuur. Het gros van de gebruikte literatuur is ten minste 10 jaar oud, waardoor recente ontwikkelingen van ERP systemen mogelijk niet zijn meegenomen in het onderzoek en de waarde van ERP systemen onderschat kan zijn.
Daarnaast is in dit onderzoek uitgebreid geanalyseerd wat voor effect de implementatie van een ERP systeem heeft op de prestaties van bedrijven. Volgens Dechow en Mouritsen (2005) en Rom en Rohde (2007) gaat het gebruik van een ERP systeem echter vrijwel altijd gepaard met aanvullende applicaties, maar de effecten van aanvullende applicaties worden zelden afzonderlijk geanalyseerd in de beschikbare literatuur. Dit leidt ertoe dat mogelijke functies en effecten van de supplementaire applicaties in dit onderzoek kunnen worden
beschouwd als resultaten van het ERP systeem zelf. Hierdoor kunnen functies van ERP software en het effect van ERP software op bedrijfsresultaten in dit onderzoek overschat zijn.
Tot slot wordt bijvoorbeeld verondersteld dat ten gevolge van de implementatie van een ERP systeem, een bedrijf vaak financieel beter presteert. Hierbij wordt dus de aanname gedaan dat deze verbeterde prestaties worden veroorzaakt door de implementatie van het ERP systeem. Echter is niet bewezen dat er geen sprake is van een omgekeerd causaal verband. Alhoewel het minder waarschijnlijk is, is het ook mogelijk dat de verwerving van een ERP systeem het gevolg is van betere verwachte prestaties. Wanneer een bedrijf hogere toekomstige inkomsten verwacht zal het namelijk eerder overgaan tot investeren. Verder stellen Bingi et al. (1999) dat een organisatie grotendeels wordt geherstructureerd door de implementatie van een ERP systeem. Volgens Hitt et al. (2002) is het ook mogelijk dat de verbetering van bedrijfsprestaties deels daardoor worden veroorzaakt.
Vervolgonderzoek
Ten eerste zouden toevoegingen van empirisch onderzoeken waardevol kunnen zijn voor de wetenschap met betrekking tot ERP systemen. Hierdoor kunnen andere onderzoeken beter worden onderbouwd. Verder is het belangrijk dat er onderzoek wordt gedaan naar recente ontwikkelingen van ERP systemen, want uit de beschikbare literatuur blijkt niet in hoeverre ERP software in de afgelopen jaren is verbeterd.
Ook is het nuttig als er diepgaand onderzoek wordt gedaan naar de causaliteit tussen het gebruiken van ERP software en de verbetering van bedrijfsprestaties. Hierdoor zou moeten worden vastgesteld of ERP software de enige factor is die bijdraagt aan de bedrijfsprestaties of dat dit ook te wijten is aan de herstructurering van een bedrijf gedurende de implementatie
