Datasharing Vastgoed

Productverslag

Datasharing Vastgoed

Auteur: Jeroen van den Berk Studentnummer: 2005244

Opleiding: Deeltijd Bedrijfskundige Informatica

Datum: 21-10-2010

Afstudeerorganisatie: Woonlinie Bedrijfsbegeleider: Karin Pellicaan

Voorwoord

Voor U ligt het productverslag van het afstudeerproject “Datasharing Vastgoed” dat ik, Jeroen van den Berk, student Bedrijfskundige Informatica aan de Avans Hogeschool te Breda, heb uitgevoerd bij Woonlinie te Zaltbommel.

Dit productverslag geeft het resultaat van mijn afstudeeropdracht weer. Een adviesrapport bestemd voor Woonlinie.

Geduurde de afgelopen maanden heb ik met genoegen bij Woonlinie aan mijn opdracht mogen werken. Het onderzoek naar nieuwe software was een leuke uitdaging. Het heeft mij ook inzicht gegeven in de mogelijkheden op het gebied van online datasharing.

Hierbij wil ik alle medewerkers van Woonlinie bedanken voor hun interesse en medewerking in mijn afstudeeropdracht. Vooral dank ik, Karin Pellicaan en Jolanda van Houten voor de begeleiding in het afstudeerproces.

Mijn speciale dank gaat uit naar Marcel van Dijck die mij vier jaar geleden het vertrouwen heeft gegeven en mij heeft aangemoedigd om met deze opleiding te beginnen.

Uiteraard wil ik mijn vriendin Stefanie en dochtertje Donna ook niet vergeten, zij hebben mij thuis veel (mentale) ondersteuning gegeven.

Zaltbommel, 20 oktober 2010 Jeroen van den Berk

Inhoudsopgave

2.2 Werkwijze bij Woonlinie...8

3 Probleembeschrijving...10

3.1 Projectopdracht...10

3.2 Proces controleren werktekening...11

4 Projectaanpak...12

4.1 Projectorganisatie...12

4.2 Werkwijze pakketselectie...13

4.3 Scope...14

4.4 Planning...14

5 Trends & Ontwikkelingen...16

5.1 Algemeen...16

5.2 Woonlinie toekomstvisie...16

6 Huidige situatie...17

6.1 Huidige werkprocessen...17

6.1.1 Versturen via CD/USB...17

6.1.2 Uploaden naar externe websites...17

6.1.3 Bestand comprimeren en opsplitsen...18

6.1.4 Uploaden via eigen FTP webruimte...18

6.2 Knelpunten...19

7 Gewenste situatie...20

7.1 Eisen en wensen...20

7.2 Functionele eisen en wensen...20

7.3 Niet functionele eisen en wensen...22

8 Bepalen leverancier...23

8.1 Long list...23

8.4 Short list...32 8.5 Kosten...32 9 Aanbeveling...34 10 Literatuurlijst...36 Bijlage(n)...37 5

Managementsamenvatting

Woonlinie is een netwerkorganisatie en werkt nauw samen met externe partijen. Deze partijen zijn niet alleen gemeenten en zorginstellingen, maar ook

aannemers, architecten en adviseurs. Om snel en efficiënt met deze partijen samen te werken is snelle en betrouwbare uitwisseling van informatie van groot belang.

De huidige bestandsgrootte van bijvoorbeeld bouwtekeningen is tegenwoordig dusdanig groot, dat het bijna onmogelijk is geworden om deze via een

e-mailsysteem met elkaar uit te wisselen. Dit gegeven houdt een snelle en betrouwbare uitwisseling van informatie tegen.

Tijdens de pakketselectie zijn verschillende software pakketten en diensten de revue gepasseerd. De een heel uitgebreid, de ander alleen maar met

mogelijkheden tot uploaden. Uiteindelijk kunnen ze primair allemaal het zelfde, dat is: het delen van een bestand. Maar de lat ligt hoger bij Woonlinie. Het alleen delen van een bestand is niet voldoende. Er dient ook berichtgeving plaats te vinden zodra er een bestand ge-upload is. Aan deze eis voldoen de meeste pakketten nog wel. Maar zodra het gaat om het daadwerkelijk delen van

bestanden, binnen een project, met verschillende beveiligingsrechten op mappen en documenten, vallen de meeste leveranciers af.

Wanneer we alle eisen en wensen van Woonlinie onder de loep bekijken en kosten spelen ook een rol dan kom ik tot het volgende advies voor Woonlinie:

1. Starten met pilot fase van één project met hosted Microsoft SharePoint 2010 van Perrit, gevestigd in Hengelo. Dit geldt dan voor minimaal 12 maanden.

2. Als vervolg stap van deze pilot fase en indien het werken met SharePoint als positief wordt ervaren kan Microsoft SharePoint 2010 worden

aangeschaft en geleverd gaan worden door Databalk, gevestigd in Veenendaal. Dan kunnen eventueel de overige afdelingen ook gebruik gaan maken van deze software.

Belangrijkste argumenten voor het aanschaffen van de software zijn dat er een snelle en betrouwbare uitwisseling van gegevens kan plaats vinden die er voor moet zorgen dat er tijdens het bouwproces minder tijd verloren gaat aan het zoeken van de laatste versies van documenten en tekeningen. Tevens staat alle documentatie centraal en kan deze, indien nodig, snel opgezocht worden.

1 Inleiding / leeswijzer

Aanleiding

Woonlinie is een netwerkorganisatie en werkt nauw samen met externe partijen. Deze partijen zijn niet alleen gemeenten en zorginstellingen, maar ook

aannemers, architecten en adviseurs. Om betrouwbaar en efficiënt met deze partijen samen te werken is snelle en betrouwbare uitwisseling van informatie van groot belang.

doel

Het doel van deze opdracht is te komen tot een advies voor de aanschaf van een softwarepakket dat de huidige knelpunten in de huidige werkwijze oplost.

Hiermee rekeninghoudend met de eisen en wensen die Woonlinie aan een softwarepakket stelt.

Leeswijzer

Na deze inleiding vindt u in hoofdstuk 2 algemene informatie over Woonlinie en de globale werkwijze bij Woonlinie. Hoofdstuk 3 beschrijft de

probleemomschrijving en de projectopdracht. In hoofdstuk 4 wordt de projectaanpak, werkwijze, scope en planning beschreven.

Hoofdstuk 5 gaat in op de huidige trends en ontwikkelingen voor wat betreft het digitaal delen van informatie en tevens hoe de trend en ontwikkelingen op ICT gebied zijn binnen Woonlinie.

Hoofdstuk 6 behandelt de huidige situatie en somt de knelpunten op. In

hoofdstuk 7 wordt in gegaan op de gewenste situatie. In dat hoofdstuk staan ook de eisen en wensen, zowel functioneel als niet functioneel.

In hoofdstuk 8 laat het long-list, short-list traject zien. Tenslotte wordt in hoofdstuk 9 de aanbeveling gegeven over de gekozen oplossing en het alternatief.

2 Woonlinie

2.1 Organisatieomschrijving

Woonlinie is een woningcorporatie in het Land van Heusden en Altena en de Bommelerwaard. Het bedrijf telt 55 medewerkers verdeeld over twee locaties, een in Woudrichem en een in Zaltbommel.

De hoofdtaak van een woningcorporatie, vanuit het verleden, is het verhuren van sociale huurwoningen. Tegenwoordig is er een veel bredere maatschappelijke taak weggelegd voor woningcorporaties zoals wonen, zorg en welzijn.

Het werkgebied van Woonlinie ligt tussen de A15 en A58 en tussen A27 en A2. Het omvat vier gemeentes te weten: Werkendam, Aalburg, Woudrichem en Zaltbommel

Aan het hoofd van de organisatie staat de directie (directeur-bestuurder). De raad van commissarissen houdt toezicht op het bestuur van de organisatie. Alle taken van Woonlinie worden uitgevoerd door drie verschillende afdelingen. Een afdeling Wonen, met aan het hoofd de manager Wonen, zorgt voor het gehele

verhuurproces. Hierbij horen onder andere verhuren van verhuureenheden, reparatie- en serviceverzoeken. Een afdeling Vastgoed, met aan het hoofd de manager Vastgoed, zorgt voor het ontwikkelen en bouwen van nieuwe huur- en koopwoningen. Ook bouwprojecten zoals scholen en woon-zorgcomplexen worden door de afdeling Vastgoed ontwikkeld. Een afdeling BackOffice, met aan het hoofd de manager BackOffice, zorgt voor de dagelijkse administratie en planning en control. ICT hoort ook tot deze afdeling. Als ondersteunende afdeling is er het secretariaat met als hoofd van de afdeling de Officemanager. Daarnaast is er ook nog een stafafdeling met daarin de HRM adviseur, communicatie adviseur en beleidsadviseur.

2.2 Werkwijze bij Woonlinie

Binnen Woonlinie wordt de verbinding tussen visie en uitvoering als volgt gelegd: In het meerjarenperspectief zijn er, verdeeld over 5 jaar, 25 speerpunten

opgesteld, die zich weer vertalen in 60 operationele doestelingen. Ieder jaar worden er op afdelingsniveau jaarplannen gemaakt.

Strategische doelstellingen

Daarna gaan de medewerkers zelf aan de slag met het bedenken van individuele jaardoelen die aansluiten bij hun werkzaamheden en de organisatiedoelen. Op deze manier is de visie ook verankerd in de interne bedrijfsvoering.

Met jaardoelen kun je denken aan bijvoorbeeld:

- Grand café in Zaltbommel, gerund door verstandelijk gehandicapten - Behalen KWH Maatschappijlabel

- Opstellen doelgroepenbeleid

- Nieuwe intranet en internet website - Persoonlijk ontwikkelplan

- Energielabel als onderdeel van het woningwaardingstelsel

Al deze jaardoelen hebben betrekking op Woonlinie of haar stakeholders. Veel van deze jaardoelen worden in projectvorm uitgevoerd. In deze projectgroepen zitten vaak leden uit verschillende afdelingen. Zo werkt de hele organisatie samen aan doelen die samen leiden tot het bereiken van de missie en de visie. Verder hecht Woonlinie veel waarde aan kwaliteit en vindt Woonlinie het

belangrijk dat huurders en woningzoekenden tevreden zijn. Tevreden over de kwaliteit van de dienstverlening en de kwaliteit van de woning en de

woonomgeving. KWH is een landelijke organisatie die de ontwikkeling van woningcorporaties naar klantgerichte organisaties bevordert. KWH benadert kwaliteit als een continu verbeterproces waarin dienstverlening aan de klant centraal staat. Zijn de huurders van Woonlinie tevreden over de dienstverlening, dan ontvangt Woonlinie het KWH-Huurlabel. Op dit moment heeft Woonlinie het huurlabel in bezit.

In 2007 nam Woonlinie deel aan een visitatietraject uitgevoerd door KWH, het kwaliteitscentrum voor woningcorporaties. Als ‘lerende organisatie’ heeft Woonlinie tijdens de visitatie haar ramen en deuren wijd open gezet, geluisterd naar belanghouders. Daarna is Woonlinie aan de slag gegaan met een lijst van aanbevelingen die uit dat rapport naar voren zijn gekomen. Woonlinie heeft dit label behaald.

In 2010 laat Woonlinie zich toetsen of zij in aanmerking komt voor het KWH-Maatschappijlabel en Goed Bestuurlabel. Met deze labels krijgt Woonlinie

inzichtelijk waar de corporatie staat en waar de verbeterpunten op het vlak van 9

maatschappelijk ondernemerschap liggen. Ook staat de relatie en samenwerking tussen het bestuur en de toezichthouders centraal en spreken belanghouders zich uit over de organisatie.

3 Probleembeschrijving

Woonlinie is een netwerkorganisatie en werkt nauw samen met externe partijen. Deze partijen zijn niet alleen gemeenten en zorginstellingen, maar ook

aannemers, architecten en adviseurs. Om snel en efficiënt met deze partijen samen te werken is snelle en betrouwbare informatie uitwisseling van groot belang.

De huidige bestandsgrootte van bijvoorbeeld bouwtekeningen is tegenwoordig dusdanig groot, dat het bijna onmogelijk is geworden om deze via een

e-mailsysteem met elkaar uit te wisselen. Intern is het delen van grote bestanden geen probleem omdat deze bestanden eenvoudig via het lokale netwerk

bereikbaar zijn.

Anders wordt het wanneer er samengewerkt moet worden aan een groot bouwproject waarbij verschillende partijen zijn betrokken zoals architecten, aannemers en gemeenten. Deze partijen kunnen niet op het lokale netwerk van Woonlinie en bestandsuitwisseling is dus afhankelijk van e-mail, en bij grote of veel bestanden, via cd’s en/of post. Deze manier van werken is niet efficiënt en de ontvanger moet vaak een aantal dagen op de bestanden wachten. Ook is het op deze manier lastig wijzigingen te maken en is het niet te zien wie deze

wijzigingen aangebracht heeft.

Risico’s verbonden aan deze werkwijze zijn onder andere:  Afbreuk risico door het werken met verschillende versies  Vertraging in beslissingen

 Niet duidelijk wie de laatste versie beheert.

3.1 Projectopdracht

Vanwege het in de vorige paragraaf beschreven probleem is de volgende opdracht ontstaan en luidt als volgt:

“Bepaal welke mogelijkheden er zijn, welke kosten ermee samenhangen en welke beheers aspecten voortvloeien uit het werken met een

gecentraliseerde voor derden toegankelijke datalocatie om daarmee de externe communicatie met deze partijen te verbeteren en daarmee tevens de faalkosten van vastgoedprojecten te verminderen.

Naar aanleiding van het beschreven probleem is mij gevraagd een projectgroep samen te stellen, een pakketselectie uit te voeren en vervolgens een aanbeveling aan te dragen voor het aanschaffen van het meest geschikte softwarepakket. Ook moet er ten minste één alternatief aangedragen worden.

De gehele afdeling Vastgoed heeft met dit probleem te kampen en de keuze van het pakket en de implementatie ervan zal dan ook de gehele afdeling betrekken. Mogelijk kan de software in een later stadium voor andere afdelingen ingezet worden. Dit is uiteraard afhankelijk van de keuze van de software.

Het huidige proces breng ik in kaart om een beter beeld te krijgen van de huidige problemen. Door middel van interviews met de medewerkers op de afdeling Vastgoed krijg ik inzicht in de eisen en wensen, alsmede ook de knelpunten van de huidige werkwijze.

3.2 Proces controleren werktekening

Een van de belangrijke processen die veelvuldig uitgevoerd wordt, is het beoordelen van situatietekeningen, bouwtekeningen of documenten. Om een indruk te krijgen hoe dit in zijn werk gaat is hieronder het proces beschreven. Een voorbeeld van de huidige werkwijze is vormgegeven als een DFD (Data Flow Diagram) zie bijlage 1

Tijdens het project wordt er bijvoorbeeld een situatie tekening gemaakt door de tekenaar van de architect die het project ontwerpt. Deze tekening gaat

vervolgens naar de ontwikkelaar van Woonlinie, hij controleert deze tekening en verstuurt deze vervolgens naar twee aannemers. Deze aannemers beoordelen deze tekening en maken daar waar nodig opmerkingen, aanvullingen of

verbeteringen. Vervolgens komen beide tekeningen weer terug bij de

ontwikkelaar van Woonlinie. De ontwikkelaar gaat de tekeningen weer vergelijken en de verschillen verwerken. Daarna stuurt de ontwikkelaar de tekeningen ter beoordeling naar de gemeente en de planoloog die vervolgens de tekeningen bekijken en intern doorsturen ter beoordeling. Is de tekening goed dan wordt deze goedgekeurd teruggestuurd naar de ontwikkelaar bij Woonlinie.

In elk van deze stappen kan het zijn dat de tekening niet goed is. De tekening zal dan diverse keren terug gestuurd moeten worden naar de ontwikkelaar van Woonlinie die de opmerkingen verzameld en eventueel zelf aanpast, anders moet hij de tekening weer terugsturen naar de maker van de tekening.

Bij deze manier van werken gaat er veel tijd verloren doordat men steeds moet wachten op de acties van andere. Staan de bestanden bijvoorbeeld centraal dan kan er sneller actie op genomen worden.

4 Projectaanpak

Dit hoofdstuk beschrijft de projectorganisatie, scope en planning. De leden van de projectgroep en hun functies worden benoemd. Verder is de werkwijze van de pakketselectie beschreven.

4.1 Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, een projectleider en een werkgroep.

Opdrachtgever: Management Team Woonlinie

Projectleider: Jeroen van den Berk (Systeembeheerder) Lid werkgroep: Rick Broere (Vastgoed Projectleider)

Lid werkgroep: Ruben Duinker (Vastgoed Ontwikkelaar) Lid werkgroep: Karin Pellicaan (Teamleider Backoffice)

De projectleider is verantwoordelijk voor het gehele proces. De werkgroep bepaalt samen met de projectleider de inhoud van de eisen en wensen, rekeninghoudend met de globale eisen en wensen van de opdrachtgever. De projectleider geeft een advies aan de opdrachtgever. De opdrachtgever bepaalt uiteindelijk of er over wordt gegaan op aanschaf van de aanbevolen software.

Grafische weergave van de projectorganisatie

De projectleider heeft de leiding over het project en heeft daardoor de volgende taken en verantwoordelijkheden:

 De projectleider is verantwoordelijk voor het project vanaf de start tot en met de oplevering

 De projectleider moet zich ervan overtuigen dat lopende het project de gewenste uitkomst consistent blijft met de projectopdracht. Zowel technisch, budgettair en planning;

 De projectleider stelt de benodigde middelen beschikbaar waar en wanneer dat nodig is;

 De projectleider stemt de werkzaamheden af tussen de verschillende projectdeelnemers;

 De projectleider bewaakt de voortgang van de werkzaamheden van de projectdeelnemers;

 De projectleider signaleert probleemgebieden en dient daarvoor actie te ondernemen;

 De projectleider controleert op naleving van gemaakte afspraken;  De projectleider ziet toe op uitwerking van veranderingen;

 De projectleider voert een risicoanalyse uit en beheerst evt. risico’s;

4.2 Werkwijze pakketselectie

De aanpak en werkwijze van dit project zal gebeuren via een pakketselectie methode.

Deze methode bestaat uit de volgende stappen:  Probleembeschrijving

o Beschrijving van een hoofdproces met betrekking op het delen van bestanden

 Trends & ontwikkelingen

o Wat zijn de ontwikkelingen in de markt?  Inventarisatie huidige situatie.

o Op welke manieren worden op dit moment bestanden gedeeld o Wat zijn de eisen en wensen van de gebruikers?

o Op welke wijze worden er nu bestanden gedeeld met derden?  Gewenst proces in kaart brengen

o Hoe ziet de gewenste manier van werken eruit  Opstellen MoSCoW lijst

o Alle eisen en wensen samenvatten in een lijst.  Onderzoek leveranciers van softwarepakketten

o Opstellen long list o Opstellen short list

 Offerte aanvraag en pakketkeuze

o Wat zijn de daadwerkelijke kosten o Advies aan MT over pakketkeuze

Als uiteindelijk een leverancier gekozen is kan de implementatie plaats gaan vinden. De daadwerkelijke implementatie zal niet in dit project meegenomen worden.

4.3 Scope

De scope van een project bepaald wat wordt er wel en wat wordt er niet mee genomen in het project. De scope van dit project bevat de volgende punten:

 Geef door middel van een pakketselectie een advies voor het aanschaffen van een softwarepakket voor het eerder genoemde probleem

De volgende onderdelen van buiten de scope van dit project:  Advies voor andere afdelingen binnen Woonlinie

 Advies voor derden

 Daadwerkelijk implementeren van de beoogde software  Aanschaffen eventuele extra hardware

 Aanvragen extra datalijnen voor toegang tot netwerk

4.4 Planning

De opdracht start in week 26 en bestrijkt een periode van 15 weken. Op 26 oktober 2010 zal de opdracht aan het MT, tijdens het wekelijkse MT overleg, gepresenteerd worden.

De planning ziet er als volgt uit:

Jun

i Juli Augustus September Oktober November

W e e k 2 6 W e e k 2 7 W e e k 2 8 W e e k 2 9 W e e k 3 0 W e e k 3 1 W e e k 3 2 W e e k 3 3 W e e k 3 4 W e e k 3 5 W e e k 3 6 W e e k 3 7 W e e k 3 8 W e e k 3 9 W e e k 4 0 W e e k 4 1 W e e k 4 2 W e e k 4 4 Goedkeuring project

Oriëntatiefase

Definitiefase

Beschrijving concrete eisen en wensen Bepalen systeem en organisatie eisen Opstellen MoSCoW lijst

Ontwerpfase

Onderzoek naar leveranciers/ long list Leveranciers vergelijken Opstellen shortlist Advies schrijven

Evaluatiefase

5 Trends & Ontwikkelingen

5.1 Algemeen

In de huidige trends en ontwikkelingen is duidelijk te zien dat de mensen steeds vaker locatie onafhankelijk toegang willen hebben tot hun gegevens en dat software steeds meer uit “de cloud” komt. Dit is onder andere terug te zien in de vele online diensten van de verschillende software bedrijven. Denk maar eens aan Windows Live Skydrive van Microsoft of Google docs van Google. Zelfs telecom bedrijven zoals KPN bieden tegenwoordig ook al online diensten aan. Hier gaat het dan om het maken van een online back-up. De technologische ontwikkeling gaat inmiddels zover, dat het mogelijk is om een heel serverpark uit huis te plaatsen en op basis van een bedrag per medewerker per maand een gehele kantoorautomatisering omgeving te huren.

Gezien de trends en ontwikkelingen is het logisch dat er steeds meer vraag komt om eenvoudig online en met elkaar gegevens te kunnen delen. Zodat men altijd en overal de laatste versie van een document of tekening bij de hand heeft. Wat dus begint met het onderling mailen kan al snel uitlopen tot het beschikbaar stellen van documenten voor derden. Hierbij mag dus beveiliging niet ontbreken en kunnen meteen de vragen gesteld worden als “wie kan er bij mijn gegevens” en “hoe houd ik controle over wie toegang heeft tot mijn gegevens”.

5.2 Woonlinie toekomstvisie

Binnen Woonlinie bestaat er een duidelijke richting voor wat betreft de toekomst van ICT binnen de organisatie. Mede door het feit dat er vanuit het

meerjarenperspectief 2009-2013 van Woonlinie 60 operationele doelstellingen zijn die uitgewerkt gaan worden door medewerkers van Woonlinie. Om deze doelen te verwezenlijken en om de communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk dat er optimaal werkende systemen zijn, zowel op hardwarematig als softwarematig gebied.

Woonlinie wil dat alle werkzaamheden van de corporatie optimaal worden ondersteund door een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk informatiesysteem. Het informatiesysteem en de daarvan afgeleide automatiseringshulpmiddelen dienen zoveel mogelijk gestandaardiseerd te zijn.

Het ICT beleidsplan van Woonlinie beslaat een periode van 3 jaar en loopt niet parallel met het meerjarenperspectief. Gezien de snelle ontwikkelingen op ICT gebied is het noodzakelijk om kortere termijnen aan te houden om goed in te kunnen spelen op nieuwe trends en technologieën. Een kleine greep van de ICT doelen in het ICT beleidsplan laat zien dat Woonlinie een vooruitstrevende toekomstvisie heeft op het gebied van ICT.

Voorbeelden van ICT doelen voor de komende jaren:

 Digitale communicatie als hoofdcommunicatiemiddel

 Invoeren MS Office Communications Server als onderdeel van locatieonafhankelijk werken

 Vast-mobiel intergratie in nieuw aan te schaffen telefooncentrale  Dashboard management informatiesystemen

 Onderzoek haalbaarheid webservices voor klanten (huurder/kopers)



6 Huidige situatie

Tijdens het bouwproces wordt er gewerkt in projectgroepen. Deze projectgroepen bestaan uit leden van verschillende organisaties zoals: Architecten, gemeenten, aannemers, bouwbedrijven en een projectleider of projectontwikkelaar van Woonlinie.

Om een goed beeld te krijgen hoe er op dit moment in projectvorm aan bouwprojecten gewerkt wordt, is eerst de huidige manier van het delen van bestanden geïnventariseerd met de voor- en nadelen.

De huidige werkwijze is geïnventariseerd door op de afdeling Vastgoed mee te lopen en gebruikers hun huidige manier van werken te laten tonen. Tevens zijn er tijdens de interviews ook vragen gesteld over de huidige werkwijze. De

vragenlijst is te vinden in bijlage 2.

6.1 Huidige werkprocessen

Het versturen van bestanden via cd of USB-stick wordt vaak gedaan wanneer het meerdere bestanden betreft die samen groter zijn dan ongeveer 20MB.

Voordeel:

De bestanden kunnen op cd worden gebrand of op een USB-stick worden kopieert via een standaard computer. Het uitlezen van deze bestanden zal dan ook op de meeste van de hedendaagse computers geen problemen geven.

Nadeel:

De computer cliënts van Woonlinie bestaan over het algemeen uit Thin Clients. Deze computers hebben dan ook geen ingebouwde harddisk en/of cd brander. Het is dan ook niet mogelijk om op iedere werkplek een cd te branden of bestanden op een USB stick te kopiëren. Er zijn een aantal werkplekken met computers binnen Woonlinie die wel over een cd brander beschikken, maar het betreft hier taak specifieke werkstations die vaak de gehele dag bezet zijn. Deze medewerkers moeten dan gestoord worden met de vraag of zij een cd kunnen branden of bestanden op een USB stick kunnen plaatsen. Eventueel kan de afdeling secretariaat deze taak uitvoeren maar dan is de kans aanwezig dat dit misschien niet op dezelfde dag uitgevoerd kan worden waardoor het nog eens een dag langer duurt voordat de bestanden met de post mee kan.

6.1.2 Uploaden naar externe websites

Het is ook mogelijk om gebruik te maken van externe websites voor het uploaden van bestanden. Het hier dan om sites die deze functie gratis aanbieden zoals: “YouSendIt”, “Google Docs” of “Send2Deliver”.

Voordeel:

Het gratis delen van bestanden via externe websites is een snelle en vaak

gemakkelijke methode. Het enige wat er voor nodig is, is een internet verbinding en een browser.

Nadeel:

Het gebruik van deze sites is niet altijd even helder voor de ontvangende partij en er moet vaak een handleiding meegezonden worden. De gratis

functionaliteiten komen vaak niet verder dan een beperkte grootte van het bestand en een beperkt aantal maal dat er geupload mag worden. Pas wanneer er een betaald abonnement wordt genomen kan er gebruikt gemaakt worden van de volledige functionaliteiten van de geboden functies.

Het is ook niet wenselijk om vertrouwde documenten te plaatsen op buitenlandse servers bij aanbieders die hun diensten gratis aanbieden. Dit geeft weinig

vertrouwen.

6.1.3 Bestand comprimeren en opsplitsen

Een volgende mogelijkheid om grote bestanden toch te kunnen e-mailen is deze bestanden via WinRar of WinZip te comprimeren en/of op te splitsen in meerdere bestanden. Vervolgens kunnen alle losse bestanden van bijvoorbeeld een

maximale grootte van 5MB een voor een verstuurd worden via e-mail. Voordeel:

Het voordeel van het gebruik van comprimeer applicaties is dat het bijlage die in een e-mail toegevoegd gaan worden, aanzienlijk verkleind. In elke moderne Windows versie is inmiddels een functie ingebouwd die het mogelijk maakt om zonder de oorspronkelijke comprimeer applicatie deze bestanden te openen. Nadeel:

Een groot nadeel van deze werkwijze is de complexiteit. De afzender en de ontvanger dienen beide de uitgebreide functies van WinRar of Win Zip te kennen. Daarnaast wordt een bestand van bijvoorbeeld 50MB opgesplitst in 10 bestanden van 5MB, deze moeten in aparte e-mails verstuurd worden. De ontvanger dient de ontvangen bestanden in één map te plaatsten. Wanneer alle bestanden in de map staan kan het eerste bestand geopend worden en kan het originele bestand uitgepakt worden.

Hoe groter de originele bestanden, hoe meer kleine WinRar bestanden men krijgt en hoe groter de kans dat er een bestand ontbreekt. Wanneer er een bestand ontbreekt, kan het geheel niet meer uitgepakt worden en zijn de overige bestanden onbruikbaar.

6.1.4 Uploaden via eigen FTP webruimte

Woonlinie heeft de beschikking over een FTP webruimte bij de huidige Internet Service Provider. Deze FTP webruimte kan men benaderen doormiddel van een FTP applicatie zoals “FileZilla”. Deze applicatie zorgt ervoor dat er verbinding gemaakt kan worden met de FTP server waarna er bestanden op geplaatst kunnen worden. Een gebruikersnaam en wachtwoord is benodigd om toegang te verkrijgen tot de FTP locatie.

Voordeel:

Centrale opslagplaats met beveiliging via gebruikersnaam en wachtwoord. Nadeel:

Het nadeel van dit programma is dat de diegene die het bestand wil delen altijd een extra applicatie nodig heeft om bestanden te uploaden. Deze applicatie is redelijk complex en kan niet zomaar door iedereen gebruikt worden omdat de gebruiker over de nodige IT kennis dient te beschikken.

Daarnaast is het zo dat de webruimte niet oneindig is en de bestanden daarom niet een langere periode beschikbaar kunnen blijven. Hierbij is het overigens ook niet mogelijk om te zien wie de bestanden hebben gedownload.

6.2 Knelpunten

Doormiddel van interviews met medewerkers van de afdeling Vastgoed en de beschrijving (zoals hierboven) van de huidige werkwijze, zijn bij Woonlinie de volgende knelpunten te zien op het moment dat er documenten met derden gedeeld moeten gaan worden:

- Weinig mogelijkheden om zelf bestanden te kopiëren van het netwerk naar een USB stick of CD-rom.

- Vertraging door het versturen van bestanden op USB/CD via de post.

- Niet transparant wat er met bestanden gebeurt wanneer deze bij een partij op externe servers opgeslagen zijn.

- Complexiteit van het in delen versturen van bestanden via e-mail. - Complexiteit van het gebruik van een eigen FTP server.

- Geen mogelijkheid tot beveiliging per gebruiker met het gebruik van FTP. - Geen mogelijkheid eenvoudig versiebeheer.

- Niet kunnen zien welke personen de bestanden hebben gedownload. - Risico van het niet hebben van de laatste versie.

7 Gewenste situatie

Om de gewenste situatie te kunnen beschrijven zijn er interviews gehouden met een viertal medewerkers van de afdeling Vastgoed. Zij hebben aan kunnen geven wat voor hun de meest ideale manier zou zijn om bestanden met derden te kunnen delen tijdens het werken aan een bouwproject. Dit is weergegeven in een vereenvoudigde procesweergave zoals te zien in bijlage 3.

De gewenste situatie kan het best als volgt omschreven worden:

Op een centrale plek wordt door verschillende partijen, binnen een vooraf bepaalde projectgroep, samen gewerkt aan documenten en tekeningen. Op die centrale plek is er ruimte om bestanden van verschillende typen te kunnen uploaden, downloaden en te wijzigen. Deze centrale plek is niet voor iedereen toegankelijk, de projecteigenaar moet zelf gebruikers kunnen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Gebruikers krijgen bericht wanneer er een document geupload of gedownload is. Ook is er te zien door wie een bestand gedownload of geopend is.

7.1 Eisen en wensen

Aan een nieuw software pakket worden natuurlijk eisen en wensen gesteld. Denk bijvoorbeeld aan de beschikbare functies in het pakket, maar ook aan

bedienbaarheid en begrijpelijkheid. Dit kan verdeeld worden onder functionele eisen en wensen en niet functionele eisen en wensen.

7.2 Functionele eisen en wensen

Onder functionele eisen wordt verstaan: Eisen die aangeven welke functies de applicatie zou moeten kunnen bieden. Om een beeld te krijgen van de specifieke functionele eisen en wensen binnen Woonlinie zijn er een aantal medewerkers van de afdeling Vastgoed geïnterviewd. Tijdens deze interviews zijn de

functionele eisen en wensen naar voren gehaald.

Deze eisen en wensen zijn gecategoriseerd in een MoSCoW lijst. Met deze lijst is het mogelijk een eenvoudige en duidelijke weergave te creëren van de eisen en wensen en hun belangrijkheid.

 M (Must have), deze functionaliteit moet in het pakket verwijkt zijn anders valt de leverancier bij voorbaat al af.

 S (Should have), het zou mooi zijn als deze functionaliteiten in het pakket zitten.

 C (Could have), deze functionaliteiten kunnen wenselijk zijn in het pakket, maar niet strikt noodzakelijk

 W (Would have), deze functionaliteiten zijn niet projectafhankelijk en kunnen als extraatje gezien worden. Deze extra functionaliteiten worden dan ook niet ingericht bij oplevering.

MoSCoW lijst

Categorie M S C W

Functionaliteiten

Per project één werkruimte X

Mogelijkheid tot versiebeheer van bestanden X

Kunnen zien wanneer een bestand geupload is X

Kunnen zien wanneer een bestand geopend is geweest X Kunnen zien wanneer een bestand gewijzigd is geweest X

Automatisch verzenden van email als er een bestand geupload is X

Bestand bewerken in de applicatie (dus niet apart downloaden) X

Gelijktijdig werken aan bestanden X

RSS feed om op de hoogte te blijven van wijzigingen X Eenvoudig uploaden doormiddel van "drag & drop" X

Bestanden zoeken X

Toevoegen metagegevens aan bestanden voor sneller zoeken X

Werken volgens een werkstroom X

Rapportage functie X

Archief functie X

Bestandsformaten

Alle MS Office bestandsformaten inclusief 2010 versies X

PDF X

Autocad tekeningen X

Arkey tekeningen X

Fotobestanden (.jpeg, .jpg, .bmp, .tiff) X Beveiliging

Per gebruiker of groep beperking van het wijzigen van documenten X Per gebruiker of groep beperking van downloaden van bestand,

maar wel kunnen lezen X

Projectbeheerder kan zelf gebruikers toegang geven X Externe gebruikers dienen geen lid te zijn van AD van Woonlinie X Afschermen van verschillende projecten X Wachtwoord te wijzigen door eindgebruiker X Wachtwoord van eindgebruiker door projectbeheerder opnieuw in

te stellen X

Machtigingen in te stellen per projectgroep X Per project verschillende groepen aanmaken X

Aanmelden via HTTPS SSL/TLS X

Automatisch afmelden na inactiviteit van de gebruiker X Niet functioneel

Van de gegevens dient elke dag een back-up gemaakt te worden X Project ruimte doormiddel van een browser benaderbaar X Ondersteund minimaal MS Internet Explorer 8 X

Compatible met VMware X

Compatible met Windows 2008 X

Op het systeem dienen minimaal 10 projecten opgezet te kunnen

worden X

Pakket modulair opgebouwd (uitbreidbaarheid) X Helpdesk telefonisch bereikbaar voor vragen en ondersteuning X

7.3 Niet functionele eisen en wensen

De niet functionele eisen bestaan uit eisen die niet direct met het doel van de applicatie te maken hebben, maar het geheel wel beïnvloeden, zoals

performance, uitbreidbaarheid en schaalbaarheid. De nieuwe software dient aan de volgende niet functionele eisen en wensen te voldoen:

Toekomstgericht

De nieuw aan te schaffen software moet van een bewezen technologie zijn. Dat wil zeggen dat de leverancier kan aan tonen dat deze software bij veel klanten goed draait.

Performance

De performance dient van het zelfde niveau te zijn als dat van de huidige applicaties. De enige vertragingsfactor die op kan treden in de snelheid van de internet verbindingen.

Uitbreidbaarheid

De software dient eenvoudig te kunnen worden uitgebreid met zowel functies als meerdere projecten. In het begin zullen niet alle bestaande projecten omgezet worden naar een online projecten kantoor. Maar in een later stadium zullen er wel steeds meer projecten een online kantoor kunnen krijgen.

Inpasbaarheid bestaande systeem

De nieuwe software dient naadloos te kunnen werken in de bestaande omgeving. Er hoeven geen aanpassing in de bestaande infrastructuur gemaakt te worden. Behalve dan dat er eventueel een nieuwe server dient te komen.

Ondersteuning Citrix

Alle software die voor de medewerkers van Woonlinie toegankelijk is wordt door vijf Citrix servers gepubliceerd via een gepubliceerde “desktop”. De nieuw aan te schaffen software dient compatible te zijn met Citrix.

Virtualisatie

Het serverpark van Woonlinie is compleet gevirtualiseerd in VMWare, met uitzondering van drie Citrix servers. De server hardware bestaat uit HP blade servers. De nieuw aan te schaffen software dient gevirtualiseerd te kunnen worden.

Support en onderhoud

Om bij een eventuele calamiteit de downtime van de applicatie te beperken dient er ook goede ondersteuning vanuit de fabrikant te zijn. Deze ondersteuning moet in de vorm van een SLA vastgelegd zijn. Zowel via e-mail als telefonisch dient er ondersteuning geboden te kunnen worden.

8 Bepalen leverancier

De uiteindelijke leverancier van het gewenste softwarepakket wordt bepaald aan de hand de functionele eisen en wensen in combinatie met de niet functionele eisen zoals in het vorige hoofdstuk beschreven.

8.1 Long list

Via internet, bellen met collega corporaties en het lezen van vakliteratuur is er gezocht naar leveranciers van verschillende softwarepakketten en diensten die passen bij de eisen en wensen van Woonlinie. Op basis van eerste indrukken met betrekking tot de diensten en de functionaliteiten zijn er zes leveranciers in onderstaande long-list opgenomen.

De zes leveranciers op de long-list zijn: 1. Portiva (Bouwlogics)

2. Projectplace

3. Databalk (Microsoft SharePoint) 4. Be-Sync (Project-teams)

5. Perrit (Hosted Microsoft Sharepoint) 6. Yousendit

Deze zes leveranciers worden in dit hoofdstuk een voor een kort beschreven aan de hand van de volgende aspecten:

 Naam + plaats + website  Korte beschrijving organisatie  Referenties

 Support

 Soort software  Mogelijkheden  Kosten

Extra aandacht is geboden voor de kosten omdat de verschillende diensten en software pakketten verschillende manieren van kosten hanteren in hun

abonnement structuur ben ik uit gegaan van de volgende regel:

Een project heeft gemiddeld een looptijd van 4 jaar en er kunnen maximaal 15 gebruikers (zowel intern als extern) gebruik maken van de dienst of software. Alle prijzen zijn exclusief 19% BTW.

8.2 Leveranciers

1.

Naam software:

Bouwlogics

Locatie hoofdkantoor: Zwolle Website www.bouwlogics.nl

Korte beschrijving organisatie:

Bouwlogics wordt beheerd en ontwikkeld door Portiva. Portiva is specialist in het inrichten en beheren van webportals. Zij richten zich volledig op Portal toepassingen. Daarbij richten ze zich op het Microsoft platform, SharePoint en .NET zijn steeds de basis.

Referenties:

o.a. BAM, Grontmij, Ballast Nedam, de goede Woning, De Alliantie. Support:

Vanaf de “User+” editie is er de beschikking over een 24 uurs helpdesk Soort software:

De applicatie bouwlogics wordt gehost bij Portiva. Er is, behalve een browser, geen andere software nodig om met de applicatie te kunnen werken.

Mogelijkheden:

Ieder project is zelf in te richten met deelnemende projectpartners, bouwdelen, bouwfases per bouwdeel en bouwdiscipline.

Kosten:

De kosten van de applicatie zijn gebaseerd op het gebruik per maand en per gebruiker. De kosten voor dit pakket zijn op dit moment:

Versie Projecte

n Gebruikers Opslagruimte Kosten p/mnd Kosten p/gebr/m

nd

Lite 1 15 1GB € 99 € 6,60

User+ 1 100 8GB € 750 € 7,49

Kosten van één project met 15 gebruikers berekend over vier jaar: User+ 15 gebruikers x 12mnd x

4jr 15 x € 6,60 x 12 x4 € 4.752

Totale kosten voor het gebruik van de software 1 project na vier jaar: € 4.572

2.

Naam software:

Projectplace

Locatie hoofdkantoor: Amsterdam Website: www.projectplace.nl

Korte beschrijving organisatie:

Projectplace is een internationaal bedrijf opgericht in Stockholm. Sinds 1998 leveren ze de dienst Projectplace. Ze opereren vanuit verschillende landen in Europa en wordt de dienst gebruikt door 550.000 gebruikers verspreid over 150 verschillende landen en in verschillende branches van overheid tot commerciële instellingen.

De dienst is een online applicatie met een abonnementsvorm per project per gebruiker.

Referenties:

o.a. BAM, Stork, Van Oord, VolkerWessels.

Support:

Gratis ondersteuning en training (zelfstudie) Soort software:

De software van Projectplace wordt gehost op de servers van Projectplace. Een juiste omschrijving hiervoor is SaaS, Software as a Service. Er is een extra Plug-in voor de browser nodig om het werken met Projectplace te vereenvoudigen en te integreren in MS office, maar het is niet verplicht om deze te gebruiken.

Mogelijkheden:

De applicatie is opgebouwd uit templates die steeds weer gebruikt kunnen worden voor andere projecten. Voor ieder project dient een nieuwe ruimte aangemaakt te worden.

Wanneer de plug-in gebruikt word kunnen er vanuit MS Office applicaties documenten geüpload worden. Ook is het met deze plug-in mogelijk om contactpersonen te importeren en exporteren vanuit Outlook.

Indien het project stopt dan kunnen alle documenten worden gedownload in een Zip bestand.

Het is zelfs mogelijk om op een iPhone de software te benaderen. Kosten:

De kosten van de applicatie zijn gebaseerd op het gebruik per maand en per gebruiker. De kosten voor dit pakket zijn op dit moment:

Editie Projecte

n Gebruikers Opslagruimte Kosten p/mnd Kosten p/gebr/m

nd

Team 1 11-20 Max 4GB € 18,50

Kosten van één project met 15 gebruikers berekend over vier jaar:

15 gebruikers x 12mnd x 4jr 15 x € 18,50 x 12 x4 € 13.320 Totale kosten voor het gebruik van de software voor 1 project na vier jaar: € 13.320

3.

Naam software:

Microsoft SharePoint 2010

Locatie hoofdkantoor: Veenendaal Website: http://sharepoint.microsoft.nl

http://www.databalk.nl Korte beschrijving organisatie:

Databalk is sinds 1982 actief op de Nederlandse markt. Er werken 250 medewerkers. Databalk is leverancier van ICT oplossingen voor

woningcorporaties. De ICT oplossingen die zij bieden zijn gebaseerd op Microsoft platformen. Databalk levert ook Microsoft Sharepoint 2010. Databalk is op dit moment de leverancier van het huidige primaire

systeem bij Woonlinie. De software van Databalk, genoemd Omega, is zes jaar geleden bij Woonlinie geïmplementeerd. Sinds die tijd is Databalk vaste leverancier van het primaire systeem. Dit systeem omvat software

voor de verhuur en onderhoud processen en de financiële processen. Ook is een document management systeem onderdeel van het primair

systeem. Referenties:

O.a. Brabant Wonen, ComWonen, Portaal, TBV Tilburg. Support:

Indien de software door Databalk wordt geïnstalleerd dan zal de support van Databalk komen. Op dit moment is er een support contract met Databalk.

Soort software:

SharePoint 2010 is een geïntegreerde business suite om medewerkers, processen en gegevens bijeen te brengen. SharePoint is bij uitstek het online business platform voor professionele organisaties. SharePoint 2010 kan worden ingezet zowel binnen de organisatie (intranet) als buiten de firewall (extranet, internet). SharePoint kan ook ingezet worden om optimale communicatie over en weer tussen medewerkers, klanten en zakelijke partners mogelijk te maken.

De software wordt bij het bestaande serverpark toegevoegd en kan gevirtualiseerd worden. Voor elke medewerker die met de software gaat werken is er een “cliënt” licentie benodigd.

Mogelijkheden:

Een SharePoint Portal Server Werkruimte is een verzameling van mappen, management tools, categorieën en indexen die logisch bij elkaar horen binnen de business processen. Dit kan een werkruimte zijn voor het hele bedrijf, voor één (of meerdere) afdelingen of zelfs een aparte werkruimte voor één (of meerdere) klanten. De workspaces horen op hun beurt weer logisch bij elkaar in een overkoepelend portal of zijn aan elkaar gebonden doordat ze van elkaar weten wat er gebeurt. Zoeken kan dus altijd op alles. De zoekresultaten worden dan weergegeven op de dashboard pagina. Als een werkruimte informatie bevat, zoals mappen en bestanden, wordt het een Document Management Werkruimte genoemd. Gebruikers hebben de mogelijkheid om documenten aan te maken, te bekijken en te bewerken. Hierbij worden de documenten benaderd via de Windows Explorer, Office applicaties of als website via de Internet Explorer.

Kosten:

Om gebruik te kunnen maken van een Sharepoint omgeving zijn er de volgende licenties nodig:

Software Aantal Kosten

SharePoint 2010 server 1 € 3.500

SharePoint CAL 15 x € 75 € 1.125

SharePoint Ent. CAL (ad

don) 15 x € 60 € 900 Windows server 20008 std. 1 € 800 SQL server Ent 2008 1 € 6.750 Implementatie 80 x € 140 € 11.200 Totale kosten € 25.275 27

Kosten van één project met 15 gebruikers berekend over vier jaar: 15 gebruikers server licenties + gebruikers

licenties

€ 25.275 Totale kosten voor het gebruik van de software voor 1 project na vier jaar: €25.275

De Microsoft SharePoint licentie kosten zijn eenmalig. De

investeringskosten voor één project van vier jaar zijn het zelfde als die van 10 projecten van vier jaar.

De kosten stijgen per project niet mee.

4.

Naam software:

Project-teams

Naam leverancier: Be-sync Locatie hoofdkantoor: Lunteren Website: www.be-sync.nl

Korte beschrijving organisatie:

Be-Sync is al jaren een bekende dienstverlenende organisatie en heeft zich gespecialiseerd in het aanbieden van kennis en kunde op het gebied van portalen (MS-SharePoint), integraties (IBolt). Met hun consultancy diensten, project- en interim-management in een aantal sectoren bedienen zij hun klanten.

Referenties:

O.a. Bam Groep, Ballast Nedam Infra, Bouwbedrijf Aalberts, Kuijpers installatietechniek

Support:

Helpdesk telefonisch en via e-mail bereikbaar.

Soort software:

Be-Sync projectteams is een SaaS type software en wordt dus bij de

leverancier gehost. Het is een dienst waarmee medewerkers en/of partners van Woonlinie projecttaken, projectdocumenten en verdere

projectinformatie overal en altijd kunnen beheren en delen.

Mogelijkheden:

Met een digitale project werkplek heeft men overal ter wereld toegang tot de projectinformatie. De digitale project werkplek is een dienst waarmee medewerkers en/of partners van Woonlinie projecttaken,

projectdocumenten en verdere projectinformatie overal en altijd kunt beheren en delen - om zo efficiënter samen te werken en de productiviteit te verhogen.

Tot de mogelijkheden behoren onder andere: Het centraal delen van informatie, op de hoogte blijven van de laatste wijzigingen via automatische e-mail, snel zoeken binnen projecten en versiebeheer.

Kosten:

Editie Projecte

n Gebruikers Opslagruimte Kosten p/mnd

Project-teams 1

e _{en 2}e _{10 nb € 175}

3e _{en 5}e _{10 nb € 150}

Kosten van één project met 15 gebruikers berekend over vier jaar:

15 gebruikers x 12mnd x 4jr 15 x € 18,50 x 12 x4 € 13.320 Totale kosten voor het gebruik van de software voor 1 project na vier jaar: €13.320

5.

Naam software:

Hosted Microsoft Sharepoint

Website: www.perrit.nl

Korte beschrijving organisatie:

Pagelink Interactives bestaat 10 jaar en is gevestigd in Hengelo (Nederland). Ter ondersteuning van bedrijfsprocessen ontwikkelt en implementeert Pagelink oplossingen op basis van haar application server

PageProcessor. Het uitgangspunt is hierbij de onderliggende

administratieve procedures. Om de kwaliteit van een project te kunnen waarborgen maakt Pagelink gebruik van de projectmanagement methodiek Prince 2. Onderdeel van Pagelink Interactives is Perrit. Onder dit label verkoopt Pagelink een compleet pakket van Internet diensten.

Perrit is leverancier van diverse SaaS producten.

Referenties:

O.a. Delta Lloyd, Oad groep, Damste Advocaten/Notarissen, Jumbo Leussink.

Support:

Volledige support is onderdeel van het abonnement dat wordt afgenomen.

Soort software:

Perrit heeft Hosted SharePoint ontwikkeld op basis van het Microsoft

collaboration & hosting model. Dit houdt bijvoorbeeld in dat Perrit beschikt over een volledig dubbel uitgevoerd Front-End en Back-End systeem, waardoor de Hosted SharePoint omgeving altijd zal functioneren. Perrit biedt Hosted SharePoint in een abonnementsvorm. Dit houdt in dat Perrit zorgt voor de hardware, software, licenties, beheer en support en dit tegen een laag maandelijks tarief. Het Hosted SharePoint 2010 pakket omvat:

backup, SSL encryptie (dit is optioneel), Web Access, dataverkeer, mailboxen, domeinnaam, gebruikers en opslagruimte.

Mogelijkheden:

SharePoint is een geïntegreerde business suite om medewerkers,

processen en gegevens bijeen te brengen. SharePoint vormt het raamwerk dat als basis dient voor intranet; extranet en zelfs om internet sites te maken.

Met Perrit Hosted SharePoint 2010 kan er effectief gewerkt worden en toegang gekregen worden tot documenten. De klanten worden op de hoogte gehouden van vorderingen binnen projecten en er kan online samengewerkt worden.

Er kan snel een eigen online portal gemaakt worden voor het werken, uitwisselen, en delen van documenten. Bij het maken van de portal kan er gekozen worden uit legio standaard opties of er kan een eigen

maatontwerp implementeren worden door Perrit.

Kosten:

Editie Gebruiker

s SSL certificaat Opslagruimte Kosten p/mnd

Basic 10 € 12,50 500MB € 37,50

Small

Business 25 € 12,50 2GB € 72,50

Business 100 Standaard 10GB € 175

Enterprise 250 Standaard 25GB € 350

Omdat het gaat om meer dan 10 gebruikers en 500MB aan opslag niet veel is wordt hier gekozen voor de Small Business editie van de

softwareoplossing.

Kosten van één project met 15 gebruikers berekend over vier jaar:

15 gebruikers x 12mnd x 4jr € 72,50 x 12 x4 € 3.480 Totale kosten voor het gebruik van de software voor 1 project na vier jaar: € 3.480

6.

Naam software:

Yousendit

Naam leverancier: Yousendit

Locatie hoofdkantoor: Campbell (USA) Website: www.yousendit.com

Korte beschrijving organisatie:

Yousendit is opgericht vanuit een visie. De oprichter van Yousendit heeft de beperking ingezien van het versturen van grote bestanden via e-mail. Zijn oplossing? Yousendit. Een veel gebruikte oplossing voor het versturen en ontvangen van grote bestanden.

Referenties:

Amag Pharmaceuticals, Consultants Prin, Encounters (allen buitenlandse referenties)

Support:

Yousendit heeft een knowledge base ter beschikking gesteld voor haar klanten. Tevens is de helpdesk te bereiken via e-mail, chat en telefoon.

Soort software:

Yousendit werkt als een soort externe FTP server. Er wordt een bestand op een FTP server van Yousendit geplaatst en vervolgens krijgt men de

mogelijkheid om andere gebruikers een email te versturen met een link naar het bestand.

Mogelijkheden:

Bestanden worden via een web browser vanaf de desktop of vanuit een van de Microsoft Office applicaties geüpload naar de servers van

Yousendit. Daar wordt het opgeslagen en een e-mail wordt er gestuurd naar de personen met wie het bestand gedeeld moet worden. De ontvanger krijgt een e-mail toegestuurd met een link waar men op kan klikken en de ontvanger wordt direct doorgestuurd naar de plaats op het web waar het bestand opgeslagen is.

Kosten:

Editie Gebruiker

s Opslagruimte Kosten p/mnd Teams & workgroups 5 6GB per

gebr € 15

Teams & workgroups 10 6GB per

gebr € 8,90

Teams & workgroups 15 6GB per gebr

€ 7,80

Enterprise 25 + 12GB Onb.

Kosten van één project met 15 gebruikers berekend over vier jaar:

15 gebruikers x 12mnd x 4jr € 7,80 x 15 x 12 x4 € 5.616 Totale kosten voor het gebruik van de software voor 1 project na vier jaar: € 5.616

8.3 Selectie

Met de projectgroep is de long list uitvoerig besproken. Met behulp van een Exceloverzicht (bijlage 4) zijn de verschillende functies van de pakketten doorlopen en met behulp van een beamer set-up zijn op de websites van de leveranciers de functionaliteiten van het pakket bekeken. In Excel is een overzicht gemaakt van de verschillende functionaliteiten zoals in de MoSCoW lijst. De leveranciers zijn naast de eisen en wensen gezet en er is afgevinkt of een functionaliteit wel of niet mogelijk is.

Bijna alle leveranciers voldoen aan de gestelde eisen en wensen in de MoSCoW lijst. Ze zijn allemaal in staat om informatie te delen met derden voor minimaal één project. Er kunnen bestanden worden geüpload en gedownload. Zo zijn er pakketten die gehost worden bij de leverancier en kan de software aangekocht worden zodat het bij Woonlinie zelf geïmplementeerd dient worden.

Een leverancier voldoet aan 21 van de 39 gestelde eisen en wensen. Twee leveranciers voldoen aan 31 van de 39 gestelde eisen en wensen. Drie leveranciers voldoen aan 35 van de 39 gestelde eisen en wensen.

De leverancier Yousendit, die aan de minste functionaliteiten voldoet, valt direct af. Dit pakket voldoet onder andere niet aan de volgende “Must’s” van de

MoSCoW lijst:

 Versie beheer  Bestanden zoeken

 Kunnen zien wanneer er een bestand gewijzigd is

De twee leveranciers, Projectplace en Bouwlogics, voldoen niet aan de volgende “Must’s”:

 Wachtwoord door eindgebruiker zelf in te stellen  Aanmelden via HTTPS/SSL

Tevens voldoet Bouwlogics niet aan de “Must”:  Afmelden na inactiviteit van gebruiker

Daarnaast voldoen zowel Projectplace als Bouwlogics niet aan de “Could’s”:  Bestand bewerken in de applicatie (dus niet apart downloaden)  Gelijktijdig werken aan bestanden

8.4 Short list

In de short list komen de leveranciers te staan die voldoen aan zoveel mogelijk punten van de MoSCoW lijst. Leveranciers die hier niet aan kunnen voldoen vallen af. Uiteindelijk gaan hier ook de kosten meewegen. Het gaat ten slotte om projecten die gemiddeld 4 jaar duren. Ook dient er rekening mee gehouden te worden dat wanneer de pilot/test fase van een project goed loopt, er uitgebreid moet kunnen worden naar meerdere projecten.

De uiteindelijke shortlist bestaat nu uit de volgende drie leveranciers:  Microsoft SharePoint 2010 bij Databalk

 Hosted Microsoft SharePoint van Be-sync  Hosted Microsoft SharePoint van Perrit

De overeenkomsten van deze drie softwarepakketten zijn zeer groot omdat het bij alle drie de leveranciers gaat om Microsoft SharePoint 2010.

Bij Be-sync en Perrit gaat het om een hosted versie van de Microsoft software. Deze versie zal dus niet bij Woonlinie geïmplementeerd worden maar wordt gehost op de servers van Be-sync en Perrit. Deze oplossing wordt ook wel een SaaS oplossing genoemd. SaaS staat voor “Software as a Service”. Dit houdt in dat de software compleet bij de leverancier geïnstalleerd is en dat de afnemer van deze dienst alleen dient te beschikken over een goede internet verbinding. In het geval van SharePoint 2010 via Databalk gaat het om het zelf aanschaffen van de software voor Woonlinie. Er zal dan een gespecificeerde implementatie offerte bij Databalk aangevraagd worden voor het implementeren van de software bij Woonlinie.

8.5 Kosten

Er zijn drie leveranciers overgebleven die ongeveer hetzelfde te bieden hebben, namelijk Microsoft SharePoint 2010, komen we aan bij de kosten.

Aangezien het bij een investering van software vaak over langere periodes van gebruik gaat is het van belang een overzicht te hebben van de kosten over een langere periode. Omdat doorgaans bouwprojecten een looptijd hebben van vier jaar, is er in het kosten overzicht ook een berekening gemaakt van een periode van vier jaar.

Er zijn verschillende kosten die gemoeid zijn bij het aanschaffen van een nieuw softwarepakket. Kosten zijn o.a.

 Licentiekosten

 Implementatiekosten  Onderhoudskosten

Licentiekosten en implementatiekosten zijn alleen van toepassing bij aanschaf van Sharepoint 2010 via Databalk. De overige leveranciers werken met het SaaS principe, via deze dienst zijn de licentiekosten, implementatiekosten en

onderhoudskosten opgenomen in de maandelijkse abonnementkosten.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de jaarlijkse kosten die gemaakt worden wanneer we over een periode van vier jaar spreken, voor één project.

Leveranci

er Aantal gebruikers Berekening Totale kosten

Databalk 15 licenties € 25.275 € 25.275

Be-Sync 15 gebruikers x 12mnd

x 4jr 15 x € 18,50 x 12 x4 € 13.320 Perrit 15 gebruikers x 12mnd

x 4jr € 72,50 x 12 x4 € 3.480

In het kostenoverzicht komt duidelijk naar voren dat Be-sync de meest kostbare oplossing heeft van de drie overgebleven leveranciers.

Het gaat bij alle drie de leveranciers om Sharepoint 2010. De software heeft dus bij alle drie de leveranciers dezelfde functionaliteiten. Aangezien Be-sync de hoogste kosten heeft valt deze nu af.

Na de financiële selectie blijven er nu nog twee leveranciers over:

 Databalk, als leverancier van Microsoft SharePoint 2010 waarbij de

software door Woonlinie zelf wordt aangeschaft. Maar de implementatie zal door Databalk uitgevoerd gaan worden.

 Perrit, als leverancier van een SaaS oplossing op basis van Microsoft SharePoint 2010. Hierbij zal de software bij Perrit blijven.

9 Aanbeveling

Tijdens het onderzoek hebben verschillende softwarepakketten en diensten de revue gepasseerd. De een heel uitgebreid, de ander alleen maar met

mogelijkheden tot uploaden. Uiteindelijk kunnen ze primair allemaal het zelfde, dat is: het delen van een bestand. Maar de lat ligt hoger bij Woonlinie. Het alleen delen van een bestand is niet voldoende. Er dient ook berichtgeving plaats te vinden zodra er een bestand ge-upload is. Aan deze eis voldoen de meeste pakketten ook nog wel. Maar zodra het gaat om het daadwerkelijk delen van bestanden, binnen een project met verschillende beveiligingsrechten op mappen en documenten, vallen de meeste leveranciers af. Degene die niet afgevallen zijn, staan in de long list.

Wanneer we alle eisen en wensen van Woonlinie onder de loep nemen inclusief kosten dan kom ik tot het volgende advies voor Woonlinie:

3. Starten met pilot fase van één project met hosted Microsoft SharePoint 2010 van Perrit, gevestigd in Hengelo. Dit geldt dan voor minimaal 12 maanden.

4. Als vervolg stap van deze pilot fase en indien het werken met SharePoint als positief wordt ervaren kan Microsoft SharePoint 2010 worden

aangeschaft en geleverd gaan worden door Databalk, gevestigd in Veenendaal. Dan kunnen eventueel de overige afdelingen ook gebruik gaan maken van deze software.

Als alternatief kan er nog gekozen worden om alleen met hosted Sharepoint van Perrit verder te gaan. Maar dit is niet rendabel wanneer er met 10 projecten gewerkt gaat worden. Hoe meer projecten er gebruikt gaan worden met Sharepoint 2010 hoe lager de exploitatiekosten per jaar.

Onderbouwing advies

Met Microsoft SharePoint 2010 is voor Woonlinie veel meer mogelijk dan alleen het delen van informatie met derden. Het kan voor de interne organisatie ook een uitkomst bieden met betrekking tot het delen van bestanden en werken aan interne projecten.

Tevens biedt SharePoint 2010 de mogelijkheid om via PerformancePoint Dashboards de prestaties van Woonlinie te bewaken en te analyseren.

Ook het voordeel in de kosten om de software zelf aan te schaffen speelt een grote rol. Woonlinie heeft doorgaans 40 lopende projecten op jaarbasis. Wanneer Woonlinie bijvoorbeeld in de loop der tijd met 15 projecten wil gaan

samenwerken met externe partijen lopen de maandelijkse kosten van het gebruik van hosted SharePoint langzaam op omdat er meer ruimte voor de projecten moet komen en er meer gebruikers aangemaakt moeten worden. De kosten om SharePoint zelf te hosten lopen voor meer gebruikers ook op maar dit zijn steeds eenmalige kosten.

Tevens lost deze keuze de volgende knelpunten op:

Knelpunt Oplossing

Vertraging van het vesturen van

bestanden Alle bestanden staan centraal en de externe partijen kunnen inloggen om 35

deze in te zien Complexiteit van het in delen versturen

van bestanden via e-mail De bestanden zijn eenvoudig te uploaden vanuit de applicatie. Er hoeven geen bestanden meer verkleind te worden

Geen mogelijkheid tot beveiliging per

gebruiker met het gebruik van FTP Alle gebruikers krijgen een eigen gebruikersnaam en wachtwoord Geen mogelijkheid eenvoudig

versiebeheer Zodra er een bestand gewijzigd is krijgtdit automatisch een nieuw versienummer

Niet kunnen zien welke personen de

bestanden hebben gedownload Elke keer dat het bestand gedownload wordt dan wordt in het systeem zichtbaar

Risico van het niet hebben van de laatste versie

Met de software is er geen excuus meer om niet de laatste versie van het bestand te hebben. Als dit geupload is dan kunnen alle gemachtigden bij het bestand. Men krijgt ook automatisch een email dat er een bestand geupload is.

Op basis van bovenstaande redenen adviseer ik om eerst een pilot te starten met de hosted versie van SharePoint bij Perrit voordat er op aanschaf en

implementatie overgegaan wordt.

Er kan dan namelijk op korte termijn een start gemaakt gaan worden met het gebruik van SharePoint en de gebruikers kunnen dan al snel kennis maken met het systeem zonder dat er eerst een lange implementatie periode aan vooraf gaat.

Aangezien de hosted versie van Sharepoint bij Perrit dezelfde Sharepoint versie is die eventueel bij Databalk afgenomen gaat worden hebben de gebruikers al ervaring met Sharepoint opgedaan. Wanneer er dan met nieuwe projecten wordt overgaan naar de eigen omgeving merken de gebruikers nauwlijks verschil.

10 Literatuurlijst

Tijdschriften

Yorick Kuijs. Sharepoint 2010, de stap naar volwassenheid In: Technet Magazine. – jrg. 3 no.1 (2010) : p.10-15

Mirjam van Olst. Sharepoint 2010 maakt groeispurt In: Technet Magazine. – jrg. 3 no.1 (2010) : p.36-43

Maaik van der Gaag en Gijs in ’t Veld, Veiligheid in en om SharePoint In: Technet Magazine. – jrg. 3 no.3 (2010) : p.21-26

Boeken

Barry Derksen, Peter Noordam, Aart van der Vlist. Trends in IT 2010/2011 Gouda: De boekdrukkunst, 2009 – 256

Rien Elling. Rapportagetechniek.

Groningen: Wolters-Noordhoff, 2005 – 290 p. Roel Grit. Project Management.

Groningen: Wolters-Noordhoff, 2005 – 168 p. Internetbronnen  www.projectplace.nl  www.be-sync.nl  www.databalk.nl  http://office.microsoft.com/nl-nl/sharepoint-server-help  www.perrit.nl  www.yousenit.com  http://www.kpn.com/kleine-en-middelgrote-organisaties/internet/backup-online_NL.htm  37

Bijlage(n)

Bijlage 2: Interview vragen Huidige situatie

Met wie worden er op dit moment

bestanden gedeeld?

Wat voor soort bestanden? Hoe groot zijn deze bestanden? Hoe worden bestanden nu gedeeld met externen?

Hoe vaak worden er bestanden gedeeld?

1x per dag

meerdere keren per week meerdere keren per maand 1x per maand

Is er terugkoppeling op het moment dat er bestanden gedeeld zijn? Hoe zie je dat er een wijziging heeft plaats gevonden in een gedeeld document?

Wie is verantwoordelijk voor de laatste versie?

Welke handeling kost het meeste tijd?

Kun je aangeven wat de risico’s zijn?

Nieuwe situatie

Dient er in projectgroepen gewerkt te worden?

Mogen alle leden alle bestanden zien?

Zijn er organisatorisch gevoelige bestanden om te delen?

Wie wordt er verantwoordelijk? Open vragen

Beschrijf de ideale manier van delen.

Wat zie je graag als mogelijkheid in een nieuw software pakket

Bijlage 4: Overzicht beschikbare eisen en wensen Categorie M S C W Bouwlogi cs Projectpla ce Databalk Sharepoi nt 2010 Be-Sync Perr it Yousen dit Functionaliteiten

Per project één werkruimte X √ √ √ √ √ x

Mogelijkheid tot versiebeheer van bestanden X √ √ √ √ √ x

Kunnen zien wanneer een bestand geupload is X √ √ √ √ √ √

Kunnen zien wanneer een bestand geopend is geweest X √ x x x x √

Kunnen zien wanneer een bestand gewijzigd is geweest X √ √ √ √ √ x

Automatisch verzenden van email als er een bestand geupload is X √ √ √ √ √ √

Bestand bewerken in de applicatie (dus niet apart downloaden) X x x x x x x

Gelijktijdig werken aan bestanden X x x √ √ √ x

RSS feed om op de hoogte te blijven van wijzigingen X x x √ √ √ x

Eenvoudig uploaden doormiddel van "drag & drop" X √ √ √ √ √ √

Bestanden zoeken X √ √ √ √ √ x

Toevoegen metagegevens aan bestanden voor sneller zoeken X √ √ √ √ √ x

Werken volgens een werkstroom X √ x √ √ √ x

Rapportage functie X √ √ √ √ √ x

Archief functie X x √ √ √ √ x

Bestandsformaten

Alle MS Office bestandsformaten inclusief 2010 versies X √ √ √ √ √ √

PDF X √ √ √ √ √ √

Cad tekeningen X √ √ √ √ √ √

Fotobestanden (.jpeg, .jpg, .bmp, .tiff) X √ √ √ √ √ √

Beveiliging

kunnen lezen

Projectbeheerder kan zelf gebruikers toegang geven X √ √ √ √ √ √

Externe gebruikers dienen geen lid te zijn van AD van Woonlinie X √ √ √ √ √ √

Afschermen van verschillende projecten X √ √ √ √ √ x

Wachtwoord te wijzigen door eindgebruiker X √ √ √ √ √ x

Wachtwoord van eindgebruiker door projectbeheerder opnieuw in te

stellen X x x √ √ √ x

Machtigingen in te stellen per projectgroep X √ √ √ √ √ x

Per project verschillende groepen aanmaken X √ √ √ √ √ x

Aanmelden via HTTPS SSL/TLS X x x √ √ √ √

Automatisch afmelden na inactiviteit van de gebruiker X x √ x x x x

Niet functioneel

Van de gegevens dient elke dag een back-up gemaakt te worden X √ √ √ √ √ √

Project ruimte doormiddel van een browser benaderbaar X √ √ √ √ √ √

Ondersteund minimaal MS Internet Explorer 8 X √ √ √ √ √ √

Compatible met VMware X nvt nvt √ nvt nvt x

Compatible met Windows 2008 X nvt nvt √ nvt nvt x

Op het systeem dienen minimaal 10 projecten opgezet te kunnen worden X √ √ √ √ √ x

Pakket modulair opgebouwd (uitbreidbaarheid) X √ x √ √ √ √

Helpdesk telefonisch bereikbaar voor vragen en ondersteuning X √ √ √ √ √ √

Totaal aantal overeenkomende eisen en wensen 31 31 35 35 35 22