In de short list komen de leveranciers te staan die voldoen aan zoveel mogelijk punten van de MoSCoW lijst. Leveranciers die hier niet aan kunnen voldoen vallen af. Uiteindelijk gaan hier ook de kosten meewegen. Het gaat ten slotte om projecten die gemiddeld 4 jaar duren. Ook dient er rekening mee gehouden te worden dat wanneer de pilot/test fase van een project goed loopt, er uitgebreid moet kunnen worden naar meerdere projecten.
De uiteindelijke shortlist bestaat nu uit de volgende drie leveranciers: Microsoft SharePoint 2010 bij Databalk
Hosted Microsoft SharePoint van Be-sync Hosted Microsoft SharePoint van Perrit
De overeenkomsten van deze drie softwarepakketten zijn zeer groot omdat het bij alle drie de leveranciers gaat om Microsoft SharePoint 2010.
Bij Be-sync en Perrit gaat het om een hosted versie van de Microsoft software. Deze versie zal dus niet bij Woonlinie geïmplementeerd worden maar wordt gehost op de servers van Be-sync en Perrit. Deze oplossing wordt ook wel een SaaS oplossing genoemd. SaaS staat voor “Software as a Service”. Dit houdt in dat de software compleet bij de leverancier geïnstalleerd is en dat de afnemer van deze dienst alleen dient te beschikken over een goede internet verbinding. In het geval van SharePoint 2010 via Databalk gaat het om het zelf aanschaffen van de software voor Woonlinie. Er zal dan een gespecificeerde implementatie offerte bij Databalk aangevraagd worden voor het implementeren van de software bij Woonlinie.
8.5 Kosten
Er zijn drie leveranciers overgebleven die ongeveer hetzelfde te bieden hebben, namelijk Microsoft SharePoint 2010, komen we aan bij de kosten.
Aangezien het bij een investering van software vaak over langere periodes van gebruik gaat is het van belang een overzicht te hebben van de kosten over een langere periode. Omdat doorgaans bouwprojecten een looptijd hebben van vier jaar, is er in het kosten overzicht ook een berekening gemaakt van een periode van vier jaar.
Er zijn verschillende kosten die gemoeid zijn bij het aanschaffen van een nieuw softwarepakket. Kosten zijn o.a.
Licentiekosten
Implementatiekosten Onderhoudskosten
Licentiekosten en implementatiekosten zijn alleen van toepassing bij aanschaf van Sharepoint 2010 via Databalk. De overige leveranciers werken met het SaaS principe, via deze dienst zijn de licentiekosten, implementatiekosten en
onderhoudskosten opgenomen in de maandelijkse abonnementkosten.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de jaarlijkse kosten die gemaakt worden wanneer we over een periode van vier jaar spreken, voor één project.
Leveranci
er Aantal gebruikers Berekening Totale kosten
Databalk 15 licenties € 25.275 € 25.275
Be-Sync 15 gebruikers x 12mnd
x 4jr 15 x € 18,50 x 12 x4 € 13.320 Perrit 15 gebruikers x 12mnd
x 4jr € 72,50 x 12 x4 € 3.480
In het kostenoverzicht komt duidelijk naar voren dat Be-sync de meest kostbare oplossing heeft van de drie overgebleven leveranciers.
Het gaat bij alle drie de leveranciers om Sharepoint 2010. De software heeft dus bij alle drie de leveranciers dezelfde functionaliteiten. Aangezien Be-sync de hoogste kosten heeft valt deze nu af.
Na de financiële selectie blijven er nu nog twee leveranciers over:
Databalk, als leverancier van Microsoft SharePoint 2010 waarbij de
software door Woonlinie zelf wordt aangeschaft. Maar de implementatie zal door Databalk uitgevoerd gaan worden.
Perrit, als leverancier van een SaaS oplossing op basis van Microsoft SharePoint 2010. Hierbij zal de software bij Perrit blijven.
9 Aanbeveling
Tijdens het onderzoek hebben verschillende softwarepakketten en diensten de revue gepasseerd. De een heel uitgebreid, de ander alleen maar met
mogelijkheden tot uploaden. Uiteindelijk kunnen ze primair allemaal het zelfde, dat is: het delen van een bestand. Maar de lat ligt hoger bij Woonlinie. Het alleen delen van een bestand is niet voldoende. Er dient ook berichtgeving plaats te vinden zodra er een bestand ge-upload is. Aan deze eis voldoen de meeste pakketten ook nog wel. Maar zodra het gaat om het daadwerkelijk delen van bestanden, binnen een project met verschillende beveiligingsrechten op mappen en documenten, vallen de meeste leveranciers af. Degene die niet afgevallen zijn, staan in de long list.
Wanneer we alle eisen en wensen van Woonlinie onder de loep nemen inclusief kosten dan kom ik tot het volgende advies voor Woonlinie:
3. Starten met pilot fase van één project met hosted Microsoft SharePoint 2010 van Perrit, gevestigd in Hengelo. Dit geldt dan voor minimaal 12 maanden.
4. Als vervolg stap van deze pilot fase en indien het werken met SharePoint als positief wordt ervaren kan Microsoft SharePoint 2010 worden
aangeschaft en geleverd gaan worden door Databalk, gevestigd in Veenendaal. Dan kunnen eventueel de overige afdelingen ook gebruik gaan maken van deze software.
Als alternatief kan er nog gekozen worden om alleen met hosted Sharepoint van Perrit verder te gaan. Maar dit is niet rendabel wanneer er met 10 projecten gewerkt gaat worden. Hoe meer projecten er gebruikt gaan worden met Sharepoint 2010 hoe lager de exploitatiekosten per jaar.
Onderbouwing advies
Met Microsoft SharePoint 2010 is voor Woonlinie veel meer mogelijk dan alleen het delen van informatie met derden. Het kan voor de interne organisatie ook een uitkomst bieden met betrekking tot het delen van bestanden en werken aan interne projecten.
Tevens biedt SharePoint 2010 de mogelijkheid om via PerformancePoint Dashboards de prestaties van Woonlinie te bewaken en te analyseren.
Ook het voordeel in de kosten om de software zelf aan te schaffen speelt een grote rol. Woonlinie heeft doorgaans 40 lopende projecten op jaarbasis. Wanneer Woonlinie bijvoorbeeld in de loop der tijd met 15 projecten wil gaan
samenwerken met externe partijen lopen de maandelijkse kosten van het gebruik van hosted SharePoint langzaam op omdat er meer ruimte voor de projecten moet komen en er meer gebruikers aangemaakt moeten worden. De kosten om SharePoint zelf te hosten lopen voor meer gebruikers ook op maar dit zijn steeds eenmalige kosten.
Tevens lost deze keuze de volgende knelpunten op:
Knelpunt Oplossing
Vertraging van het vesturen van
bestanden Alle bestanden staan centraal en de externe partijen kunnen inloggen om 35
deze in te zien Complexiteit van het in delen versturen
van bestanden via e-mail De bestanden zijn eenvoudig te uploaden vanuit de applicatie. Er hoeven geen bestanden meer verkleind te worden
Geen mogelijkheid tot beveiliging per
gebruiker met het gebruik van FTP Alle gebruikers krijgen een eigen gebruikersnaam en wachtwoord Geen mogelijkheid eenvoudig
versiebeheer Zodra er een bestand gewijzigd is krijgtdit automatisch een nieuw versienummer
Niet kunnen zien welke personen de
bestanden hebben gedownload Elke keer dat het bestand gedownload wordt dan wordt in het systeem zichtbaar
Risico van het niet hebben van de laatste versie
Met de software is er geen excuus meer om niet de laatste versie van het bestand te hebben. Als dit geupload is dan kunnen alle gemachtigden bij het bestand. Men krijgt ook automatisch een email dat er een bestand geupload is.
Op basis van bovenstaande redenen adviseer ik om eerst een pilot te starten met de hosted versie van SharePoint bij Perrit voordat er op aanschaf en
implementatie overgegaan wordt.
Er kan dan namelijk op korte termijn een start gemaakt gaan worden met het gebruik van SharePoint en de gebruikers kunnen dan al snel kennis maken met het systeem zonder dat er eerst een lange implementatie periode aan vooraf gaat.
Aangezien de hosted versie van Sharepoint bij Perrit dezelfde Sharepoint versie is die eventueel bij Databalk afgenomen gaat worden hebben de gebruikers al ervaring met Sharepoint opgedaan. Wanneer er dan met nieuwe projecten wordt overgaan naar de eigen omgeving merken de gebruikers nauwlijks verschil.
10 Literatuurlijst
Tijdschriften
Yorick Kuijs. Sharepoint 2010, de stap naar volwassenheid In: Technet Magazine. – jrg. 3 no.1 (2010) : p.10-15
Mirjam van Olst. Sharepoint 2010 maakt groeispurt In: Technet Magazine. – jrg. 3 no.1 (2010) : p.36-43
Maaik van der Gaag en Gijs in ’t Veld, Veiligheid in en om SharePoint In: Technet Magazine. – jrg. 3 no.3 (2010) : p.21-26
Boeken
Barry Derksen, Peter Noordam, Aart van der Vlist. Trends in IT 2010/2011 Gouda: De boekdrukkunst, 2009 – 256
Rien Elling. Rapportagetechniek.
Groningen: Wolters-Noordhoff, 2005 – 290 p. Roel Grit. Project Management.
Groningen: Wolters-Noordhoff, 2005 – 168 p. Internetbronnen www.projectplace.nl www.be-sync.nl www.databalk.nl http://office.microsoft.com/nl-nl/sharepoint-server-help www.perrit.nl www.yousenit.com http://www.kpn.com/kleine-en-middelgrote-organisaties/internet/backup- online_NL.htm 37
Bijlage(n)
Bijlage 2: Interview vragen Huidige situatie
Met wie worden er op dit moment
bestanden gedeeld?
Wat voor soort bestanden? Hoe groot zijn deze bestanden? Hoe worden bestanden nu gedeeld met externen?
Hoe vaak worden er bestanden gedeeld?
1x per dag
meerdere keren per week meerdere keren per maand 1x per maand
Is er terugkoppeling op het moment dat er bestanden gedeeld zijn? Hoe zie je dat er een wijziging heeft plaats gevonden in een gedeeld document?
Wie is verantwoordelijk voor de laatste versie?
Welke handeling kost het meeste tijd?
Kun je aangeven wat de risico’s zijn?
Nieuwe situatie
Dient er in projectgroepen gewerkt te worden?
Mogen alle leden alle bestanden zien?
Zijn er organisatorisch gevoelige bestanden om te delen?
Wie wordt er verantwoordelijk? Open vragen
Beschrijf de ideale manier van delen.
Wat zie je graag als mogelijkheid in een nieuw software pakket
Bijlage 4: Overzicht beschikbare eisen en wensen Categorie M S C W Bouwlogi cs Projectpla ce Databalk Sharepoi nt 2010 Be- Sync Perr it Yousen dit Functionaliteiten
Per project één werkruimte X √ √ √ √ √ x
Mogelijkheid tot versiebeheer van bestanden X √ √ √ √ √ x
Kunnen zien wanneer een bestand geupload is X √ √ √ √ √ √
Kunnen zien wanneer een bestand geopend is geweest X √ x x x x √
Kunnen zien wanneer een bestand gewijzigd is geweest X √ √ √ √ √ x
Automatisch verzenden van email als er een bestand geupload is X √ √ √ √ √ √
Bestand bewerken in de applicatie (dus niet apart downloaden) X x x x x x x
Gelijktijdig werken aan bestanden X x x √ √ √ x
RSS feed om op de hoogte te blijven van wijzigingen X x x √ √ √ x
Eenvoudig uploaden doormiddel van "drag & drop" X √ √ √ √ √ √
Bestanden zoeken X √ √ √ √ √ x
Toevoegen metagegevens aan bestanden voor sneller zoeken X √ √ √ √ √ x
Werken volgens een werkstroom X √ x √ √ √ x
Rapportage functie X √ √ √ √ √ x
Archief functie X x √ √ √ √ x
Bestandsformaten
Alle MS Office bestandsformaten inclusief 2010 versies X √ √ √ √ √ √
PDF X √ √ √ √ √ √
Cad tekeningen X √ √ √ √ √ √
Fotobestanden (.jpeg, .jpg, .bmp, .tiff) X √ √ √ √ √ √
Beveiliging
kunnen lezen
Projectbeheerder kan zelf gebruikers toegang geven X √ √ √ √ √ √
Externe gebruikers dienen geen lid te zijn van AD van Woonlinie X √ √ √ √ √ √
Afschermen van verschillende projecten X √ √ √ √ √ x
Wachtwoord te wijzigen door eindgebruiker X √ √ √ √ √ x
Wachtwoord van eindgebruiker door projectbeheerder opnieuw in te
stellen X x x √ √ √ x
Machtigingen in te stellen per projectgroep X √ √ √ √ √ x
Per project verschillende groepen aanmaken X √ √ √ √ √ x
Aanmelden via HTTPS SSL/TLS X x x √ √ √ √
Automatisch afmelden na inactiviteit van de gebruiker X x √ x x x x
Niet functioneel
Van de gegevens dient elke dag een back-up gemaakt te worden X √ √ √ √ √ √
Project ruimte doormiddel van een browser benaderbaar X √ √ √ √ √ √
Ondersteund minimaal MS Internet Explorer 8 X √ √ √ √ √ √
Compatible met VMware X nvt nvt √ nvt nvt x
Compatible met Windows 2008 X nvt nvt √ nvt nvt x
Op het systeem dienen minimaal 10 projecten opgezet te kunnen worden X √ √ √ √ √ x
Pakket modulair opgebouwd (uitbreidbaarheid) X √ x √ √ √ √
Helpdesk telefonisch bereikbaar voor vragen en ondersteuning X √ √ √ √ √ √
Totaal aantal overeenkomende eisen en wensen 31 31 35 35 35 22