Zorgregistratie

De ketenpartijen wisselen via iWlz (informatievoorziening Wet langdurige zorg) digitaal gegevens op cliëntniveau uit. Dit gebeurt op basis van landelijk vastgestelde standaarden. Zorginstituut Nederland is tactisch beheerder van iWlz. Het strategisch beheer is een verantwoordelijkheid van het ministerie van VWS.

iWlz is een landelijk systeem voor het volgen van de cliënt in alle fasen van de keten:

 indiceren (CIZ);

 toewijzen (Zorgkantoor);

 leveren van zorg (zorgzorgaanbieder);

 opleggen van de eigen bijdrage (CAK).

Het doel van iWlz is het ondersteunen van een tijdige en juiste inzet van zorg en een bijdrage leveren aan administratieve lastenvermindering. Daarnaast is iWlz een bron van informatie over Wlz-zorg.

2.1 Berichtenverkeer

Binnen iWlz wordt gewerkt met verplichte heen- en retourberichten. Die retourberichten zijn bedoeld om te bevestigen dat het heenbericht goed is ontvangen, en om de afzender van het heenbericht te informeren over de kwaliteit van dat bericht. Als het bericht technisch of inhoudelijk niet is goedgekeurd, kan de zender het corrigeren en opnieuw versturen. Zie figuur 1: proces Zorgregistratie

Cliëntgegevens die in iWlz worden vastgelegd, moeten overeenkomen met en gecontroleerd zijn bij de BRP (Basisregistratie personen, was voorheen de GBA). De gegevens in de BRP zijn leidend.

Nagegaan moet worden:

1. Of de cliënt nog leeft;

2. Of de cliënt nog op het opgegeven adres woont;

3. Of de naam van de cliënt correct gespeld is.

In iWlz wordt ook gebruik gemaakt van het Burgerservicenummer (BSN). Hierbij moeten alle ketenpartijen (wel) voldoen aan de Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z). Conform de Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer (Wabb) legt het CAK het BSN vast. Ook de Wet bescherming

persoonsgegevens (WBP) speelt een belangrijke rol bij het uitwisselen van gegevens via iWlz. Deze gegevens zijn zeer privacygevoelig.

Berichtenverkeer kan zowel op regionaal als bovenregionaal niveau. De termen geven al aan wat

het verschil is. Regionaal berichtenverkeer vindt plaats tussen ketenpartijen binnen een zorgregio. Er is sprake van een bovenregionale zorgvraag, als een cliënt die in de ene regio woont en zorg wil ontvangen van een zorgaanbieder in een andere regio. Dan communiceren de zorgkantoren in de beide regio’s hierover met elkaar via het bovenregionaal berichtenverkeer. Op de volgende pagina is het berichtenverkeer schematisch weergegeven.

Zorgkantoor

Wachtlijsten Informatie tbv eigen bijdrage

Figuur 1: proces Zorgregistratie

2.2 Berichtenverkeer indicatie

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Indicatiebesluitbericht (IB)

Indicatieorgaan Zorgkantoor geldt voor

zowel regio A als B IO31 IO32

Het indicatiebesluitbericht gaat van het indicatieorgaan (CIZ) naar het zorgkantoor in de regio waar de cliënt woont. Vervolgens gaat het zorgkantoor aan de slag om de zorg toe te wijzen aan één of meer

zorgzorgzorgaanbieders, die de zorg dan moeten gaan leveren.

Het indicatiebesluit bevat de volgende gegevens:

1. Clientgegevens:

2. Relatiegegevens met personalia van een contactpersoon

Hier wordt ook de soort contactpersoon genoemd, bijvoorbeeld: zoon, partner, bewindvoerder etc.

Per cliënt kunnen er meerdere relaties worden opgegeven. Het kan ook zijn dat er helemaal geen relatie is. In dat geval worden geen relatiegegevens gevuld.

3. Adresgegevens:

4. Ziektebeeld en stoornis gegevens

Dit zijn medische gegevens omtrent de aandoening van de cliënt.

Hierbij wordt gebruik gemaakt van coderingen vanuit internationale classificering van aandoeningen zoals:

 DSM-IV staat voor “Diagnostic and Statistic Manual of mentale disorders”;

 ICF staat voor “Internationale classificatie van functioneren en IQ metingen

5. Beperking gegevens

Op diverse aspecten van het leven worden de beperkingen aangegeven.

Deze vijf aspecten zijn:

1. Sociale redzaamheid;

2. Persoonlijke zorg;

3. Huishoudelijk leven;

4. Sociale relaties en maatschappelijk leven;

5. Deelname aan leren, werken.

6. De duur van de indicatie en de ingangsdatum indicatie

7. De grondslag.

Er zijn zes verschillende grondslagen:

1. Een somatische aandoening of beperking;

2. Een psychogeriatrische aandoening of beperking;

3. Een psychiatrische aandoening of beperking;

4. Een verstandelijke handicap;

5. Een lichamelijke handicap;

6. Een zintuiglijke handicap.

8. Gegevens omtrent de vastgestelde zorgbehoefte

Hier wordt het zorgprofiel (zorgzwaartepakket) welke het CIZ noodzakelijk acht genoemd. Dit is een

kwantificering van de soort en omvang van de zorg. Daarnaast kan de cliënt bij het CIZ aangeven hoe men de zorg wenst te ontvangen, dit noemen we de “Voorkeur cliënt”.

De cliënt kan de volgende voorkeur aangeven:

1. Functie in natura

 Indicatie met alleen extramurale functies.

2. Persoonsgebonden Budget

 Cliënt wil de zorg zelf inkopen.

 Cliënt wil thuis blijven wonen met dezelfde voorzieningen dan in een intramurale instelling.

6. Modulair pakket thuis (MPT)

 Cliënt ziet af van intramuraal wonen. Op basis van het zorgprofiel spreekt de cliënt een extramuraal arrangement af.

7. Combinatie van PGB en MPT

 Cliënt ziet af van intramuraal wonen. De cliënt geeft aan het arrangement op verschillende manieren te willen bekostigen.

Het CIZ geeft ook aan om welk soort financiering het gaat (WLZ, WLZ-indiceerbaar of Subsidieregeling).

Tevens kan het CIZ een zorgzorgaanbieder van voorkeur opnemen. Dit is echter niet verplicht.

2.3 Berichtenverkeer zorgtoewijzing

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Zorgtoewijzingen (ZTW)

Zorgkantoor

geldt voor zowel regio A als B

Zorgzorgaanbieder geldt voor zowel regio A

als B AW33 AW34

Na het ontvangen van een nieuw indicatiebesluit gaat het zorgkantoor aan de slag met de zorgtoewijzing.

Heeft de cliënt een voorkeur aangegeven voor een zorgzorgaanbieder, dan wordt de zorg automatisch aan deze zorginstelling toegewezen. Het zorgkantoor maakt dan een zorgtoewijzing (ZTW) aan. Is er sprake van verschillende zorgzorgaanbieders voor verschillende zorgeenheden, dan worden dat meerdere

zorgtoewijzingen klaargezet.

Het zorgtoewijzingsbericht bevat dezelfde informatie als het indicatiebesluit bericht (IO-31) en wordt daarnaast aangevuld met gegevens omtrent de zorgtoewijzing.

Het Zorgtoewijzingsrecord in de AW33 bevat de zorg en omvang van de zorg die de zorgaanbieder mag leveren. Ditkan afwijken van hetgeen geïndiceerd is. Daarnaast wordt aangegeven welke “soort” zorg het betreft. Hier wordtonderscheid gemaakt in:

1. “Reguliere” zorg: dit betreft de zorg zoals geïndiceerd;

2. “Overbruggingszorg”: als er bijvoorbeeld een wachtlijst is zal het zorgkantoor losse functies ter overbrugging tot aan de opname toewijzen aan een zorgzorgaanbieder;

2.4 Berichtenverkeer in zorgmelding

Zodra de zorgzorgaanbieder is gestart met het leveren van de toegewezen zorg, krijgt het zorgkantoor hierover bericht, dit noemt men ook wel de Melding Aanvang Zorg (MAZ).

Bericht Bericht

Van Naar Heenbericht Retourbericht

Melding aanvang zorg

bericht (MAZ)

Zorgzorgaanbieder geldt voor zowel regio A als B

Zorgkantoor

geldt voor zowel regio A als B

AW35 AW36

De MAZ is een bericht die de cliëntgegevens bevat zoals opgenomen in het indicatiebesluit. Daarnaast wordt in de MAZ start-zorg gegevens doorgegeven. Hierbij moet gedacht worden aan een startdatum van de zorg, de omvang van de zorg waarmee gestart wordt, wie de zorg levert, etc.

2.5 Berichtenverkeer mutatie en uit zorgmelding

Verandert er iets in de zorglevering, of wordt deze beëindigd, dan meldt de zorgzorgaanbieder dit ook aan het zorgkantoor Mutatie/Melding einde zorg(MUT/MEZ).

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Mutatie/eindezorg bericht (MUT/MEZ)

Zorgzorgaanbieder geldt voor zowel regio A als B

Zorgkantoor

geldt voor zowel regio A als B

AW39 AW310

De MUT/MEZ bevat naast de cliëntgegevens ook:

1. Mutatiegegevens: deze mutatiegegevens betreffen de soort mutatie (ontslag, overlijden

zorgweigering). Dit kan zijn omdat de cliënt andere zorg wil of er is sprake van tijdelijke zorgweigering vanwege een wachtlijst;

2. De datum waarop de mutatie plaatsvindt.

In dit bericht kan de zorgzorgaanbieder tevens een aanvraag aangepaste zorg (AAT) doen voor een andere zorgvraag. Voorbeeld van een mutatie is dat zorg wordt geweigerd omdat de cliënt niet opgenomen wil worden, dan kan de zorgzorgaanbieder een aanvraag doen voor een MPT. Deze zorg moet wel verantwoord en doelmatig zijn. In de aanvraag dient dan de soort zorg, omvang en zorgzorgaanbieder te worden

opgenomen. Met behulp van deze aanvraag kan het Zorgkantoor eventueel een nieuwe zorgtoewijzing (AW33) aanmaken.

2.6 Bovenregionaal berichtenverkeer

Bij een bovenregionale zorgvraag blijft het zorgkantoor in de regio waar de cliënt woont (het regionale zorgkantoor) verantwoordelijk voor de zorgtoewijzing. Het (bovenregionale) zorgkantoor

in de regio van de zorgaanbieder fungeert alleen als doorgeefluik tussen het regionale zorgkantoor en de zorgzorgaanbieder. De inhoud van bovenregionale berichten is hetzelfde als de regionale berichten.

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Bovenregionale zorgtoewijzing (ZTW)

Zorgkantoor (regio A) Zorgkantoor (regio B) via de bovenregionale berichtenbox

ZK33 ZK34

Bovenregionale melding aanvang zorg (MAZ)

Zorgkantoor (regio B) Zorgkantoor (regio A) via de bovenregionale berichtenbox

ZK35 ZK36

Bovenregionale mutatie / eindezorg bericht (MUT/MEZ)

Zorgkantoor (regio B) Zorgkantoor (regio A) via de bovenregionale berichtenbox

ZK39 ZK310

Het bovenregionale zorgkantoor communiceert echter óók met het CAK met de melding aanvang zorg en mutatie/eindezorgbericht. De inhoud van het berichtenverkeer aan het CAK is voor de MAZ gelijk aan de MAZ die het Zorgkantoor ontvangt van de zorgzorgaanbieder. De mutatiegegevens zijn iets anders. Alleen ontslag wordt doorgegeven aan het CAK omdat deze van invloed is op de eigen bijdrage. Het regionale zorgkantoor zorgt voor het aanleveren van de wachtlijstinformatie bij het Zorginstituut.

2.7 Berichtenverkeer wachtlijstregistratie

De wachtlijstinformatie bevat geanonimiseerde informatie op cliëntniveau over onder andere de soort zorg en de duur van de wachttijd. De wachtlijstinformatie is een stuurinstrument voor de landelijke politiek.

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Wachtlijst informatie

Zorgkantoor

geldt voor zowel regio A als B

Zorginstituut Nederland AW317 Nvt

Voor het samenstellen van de landelijke wachtlijstinformatie, is het belangrijk dat het Zorginstituut over correcte gegevens beschikt. De zorgkantoren leveren deze informatie via iWlz aan. Een voorlopige wachtlijst registratie wordt gepubliceerd door het Zorginstituut.

Deze dient nog te worden gecheckt door de afdeling Zorgregistratie.

2.8 Berichtenverkeer bepaling eigen bijdrage

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Melding aanvang zorg naar CAK (MAZ ZK- CAK)

Zorgkantoor

geldt voor zowel regio A

als B CAK CA317 CA318

geldt voor zowel regio A

als B CAK CA319 CA320

Het CAK berekent en int de (lage en hoge) eigen bijdrage van cliënten. Om dat te kunnen doen, moet het CAK wel op de hoogte zijn van de status van de zorglevering. Daarom ontvangt het CAK van het zorgkantoor meldingen bij aanvang van de zorg (MAZ ZK-CAK) en bij verandering of einde van de zorglevering (MUT/MEZ ZK-CAK). De start en stop van de PGB zit ook in dit berichtenverkeer van het Zorgkantoor naar het CAK.

Voor de cliënt is het van groot belang dat bovengenoemde processen snel en voorspoedig verloopt. De reden is dat de cliënt spoedig weet wat hij/zij moet gaan betalen en niet gelijk meerdere maanden in rekening wordt gebracht.

2.9 Berichtenverkeer declaratie op cliëntniveau

Bericht Van Naar Heenbericht Retourbericht

Declaratiebericht Zorgzorgaanbieder Zorgkantoor AW319 AW320

Het AW319 declaratiebericht bevat declaraties van zorgzorgzorgaanbieders op cliëntniveau. Hierin wordt dus per cliënt maandelijks aangegeven hoeveel zorg er is genoten. Om geld te ontvangen voor de geleverde zorg, moet de zorgzorgaanbieder eerst aan het zorgkantoor laten weten welke zorg er

geleverd is. Indien een declaratie is goedgekeurd, geeft het Zorgkantoor opdracht aan het CAK om het gedeclareerde bedrag uit te betalen. Dit gebeurt op basis van een BZ- 10 formulier. De BZ-10 bevat de betreffende zorgzorgaanbieder, de soort betaling (bijvoorbeeld een eenmalige betaling of een voorschot), het te betalen bedrag en de periode waarover de betaling dient plaats te vinden. Alle financiële gevolgen omtrent de betalingen worden binnen de Menzis zorgkantoren vastgelegd in MOVER, een softwareprogramma van de afdeling Inkoop. Hier komt ook de BZ-10 uit welke vervolgens via afdeling Verstrekkingen naar het CAK gaat.

2.10 Beveiligd notitieverkeer

Via beveiligd notitieverkeer vindt een beveiligd informatie uitwisseling over zorgvragen van een cliënt tussen de zorgaanbieder en het zorgkantoor. Er zijn 3 soorten notities:

 Zorgtoewijzing (ZTW): dit wordt gebruikt wanneer er een aanvraag, mutatie of omzetting niet via het reguliere berichtenverkeer mogelijk is.

 Cliënt: dit wordt gebruikt als het om een specifieke gaat over één cliënt.

 Algemeen: dit kan gebruikt worden voor algemene vragen over het berichtenverkeer.

In document Module Verstrekkingen en Zorgregistratie (pagina 10-16)