45 omdat de deelnemers graag persoonlijk benaderd worden en de berichten van hun als belangrijk en relevant zien. Een forum is een mooie plaats om een online co-creatie te doen. Vergeet alleen niet de mensen die niet actief zijn op het forum! Concrete afspraken of vorderingen zullen nog altijd via de nieuwsbrief of mail gecommuniceerd moeten worden om iedereen te bereiken. - Informele content wordt vaak over het hoofd gezien. Een bedrijf heeft veel leuke verhalen die
zich achter de schermen afspelen, maar juist heel goed de organisatiecultuur uiten. Dit is ook het geval bij ZaZ. De medewerkers zijn onderling heel persoonlijk betrokken en ook bij een aantal deelnemers waar ze veel mee samenwerken. Een keer een informele toon in een bericht is geen gek idee om de deelnemers meer aan de organisatie te binden, op een niveau die ook bij ZaZ past. Denk bijvoorbeeld aan het verspreiden van een foto van een grapje op de werkvloer of een uitstapje. Hou het respectvol en netjes, maar de deelnemers voelen zich betrokken bij de persoon waar ze veel mee samenwerken. Een persoonlijke informele tint in de communicatie kan dit alleen versterken.
Steven van Belleghem zegt: “Cultuur vertelt niet wat u verkoopt. Het vertelt uw medewerkers en uw klanten waar uw bedrijf voor staat. Uw cultuur onthult wat u belangrijk vindt. Het is de persoonlijkheid van uw bedrijf. Cultuur is de enige langetermijnstrategie die uw bedrijf heeft. De persoonlijkheid van uw organisatie verandert u immers niet elke vijf jaar.”12
Aanpakken!
- Verspreid met vaste regelmaat relevante en inhoudelijk sterke content. - Maak tijdens teamoverleggen een contentplanning.
- Maak ruimte voor een verhaal of visie van een van de projectcoördinatoren of de manager. Een content-strategie kent verschillende doelen. Steven van Belleghem omschrijft er vier. Twee hiervan zijn toepasbaar bij ZaZ:
bekend staan als expert in uw vakgebied en
de relatie met de klanten op een positieve manier onderhouden.
Om bekend te staan als expert in het vakgebied is het van belang dat ZaZ relevante en inhoudelijk sterke content verspreidt. Dit versterkt de positionering van de stichting. Laat zien dat ZaZ werkelijk trends volgt en vernieuwing brengt, vertel eventueel hoe. Zo bewijst ZaZ zich en stijgt de algemene bekendheid van de organisatie.
Om de relatie met de klanten op een positieve manier te onderhouden is het belangrijk om met vaste regelmaat content te verspreiden. Zo blijven de deelnemers in contact met ZaZ. Er moet vooral sterke inhoud geboden worden, maar een enkele keer een promotie gedreven verhaal verspreiden kan geen kwaad.12 In de volgende alinea wordt ingegaan op een aantal tips die ervoor zorgen dat ZaZ altijd voldoende content heeft om met regelmaat content te delen.
Tijdens teamoverleggen kan een overzicht gemaakt worden van wie, wanneer, welke content gaat aanleveren voor de komende weken. Samen brainstormen over de onderwerpen maakt het gemakkelijker de meest interessante zaken eruit te halen. Het maakt niet uit als er meer interessante onderwerpen uitkomen dan er schrijvers zijn. Misschien heeft iemand tijd om twee artikelen te schrijven en anders kan het onderwerp tijdens het volgende overleg door iemand opgepakt worden. Probeer het zo te plannen dat iedere week minsten één verhaal of artikel op de website geplaatst kan worden. Meer kan geen kwaad, maar vooral regelmaat is van belang.
Probeer de aandacht te trekken door een keer een filmpje of een infographic18 toe te voegen. Verder horen consumenten (in dit geval de deelnemers) graag hoe belangrijke medewerkers tegen zaken aankijken. Een content idee is om bij iedere uitgave van de nieuwsbrief een persoonlijk stuk van de manager of een van de projectcoördinatoren toe te voegen over zaken die spelen in het vakgebied. Dit hoeft niet altijd volledig positief te zijn, maar mag ook een keer een kritische noot bevatten. Als
12
Van Belleghem, S. | 2012 | De Conversation Company | Cullumborg | Van Duuren Management BV
46 de deelnemers weten hoe medewerkers van ZaZ tegen bepaalde zaken aankijken, kan het voor hen de drempel verlagen om hun eigen problemen bij ZaZ neer te leggen.
De artikelen die met regelmaat verschijnen, kunnen ook via andere kanalen verspreid worden (bijvoorbeeld door een e-mail van de projectcoördinatoren) en nog eens verzameld verspreid worden in de nieuwsbrief. Hierin kunnen dan nog een aantal korte en algemene zaken toegevoegd worden om wel nog wat frisse informatie erin te hebben staan. De deelnemers geven aan prima te kunnen selecteren welke informatie in de nieuwsbrief relevant voor hun is. Ze krijgen de nieuwsbrief het liefst met enige regelmaat. Na aanleiding van de wensen van de deelnemers is voor ZaZ is een periodieke mailing het beste. Met deze werkwijze heb je regelmaat, een goed gevulde nieuwsbrief en genoeg ruimte om eventueel nog een extra special over een van de programmalijnen eruit te doen. Dit is dan niet in plaats van een “gewone” nieuwsbrief, maar extra.
Belonen loont
- Bedank openlijk deelnemers die intensief aan een project hebben samengewerkt of iets speciaals hebben gedaan voor ZaZ.
Veel organisaties belonen alleen nieuwe klanten. Dit is bij ZaZ niet het geval, maar het zou voor hen interessant zijn om na te denken over een beloningssysteem voor trouwe deelnemers. Bijvoorbeeld deelnemers die veel deelnemen of met een heel goed idee zijn gekomen. Sociale status blijft aantrekkelijk voor mensen. Openlijk bedankt worden voor iets waar veel mensen profijt van hebben, is iets dat iedereen aanspreekt. Ook dit kan als content gebruikt worden. Het is dan voor andere deelnemers een motivatie om intensiever deel te nemen aan bepaalde projecten of ideeën aan te leveren om eenzelfde status te behalen.
De gratis medewerker
- Beschouw de deelnemers als conversatiepotentieel en zet ze in als “ambassadeur” om de boodschap van de organisatie te verspreiden.
Elke klant is een potentiële ambassadeur, vooral degenen die sterk betrokken (en eventueel beloond) worden. Deze mensen willen graag helpen, omdat ze vaak hetzelfde doel voor ogen hebben. Ze worden de 'medewerkers' die niet op de loonlijst staan, maar zich wel inzetten voor de organisatie.12
ZaZ heeft meer van dit soort deelnemers dan ze verwacht. Tijdens de externe interviews gaven vijf respondenten aan ervoor open te staan om in hun eigen professionele netwerk als “ambassadeur”19 van ZaZ te willen optreden. Door bijvoorbeeld een testimonial te schrijven of te spreken over hun samenwerking met ZaZ. Ze geven aan dit bijvoorbeeld te willen doen omdat ze vinden dat ZaZ het verdiend gewaardeerd te worden. De voorwaarden die zij hiervoor noemen zijn:
- Het moet niet afleiden van de (eigen) basis en activiteiten. - Onder voorbehoud van de onderwerpen.
- Het moet niet te veel tijd kosten.
Steven van Belleghem benadrukt dat het belangrijk is deze mensen voldoende content te geven om te delen. Besteed extra aandacht aan hen, als het gaat om nieuwe informatie. Beschouw de deelnemers als conversatiepotentieel en zet ze in om de boodschap van de organisatie te verspreiden. Zij kunnen ook ingezet worden om content aan te leveren, door hun kant van het verhaal te vertellen over bijvoorbeeld de samenwerking en werkwijze van ZaZ.
12
Van Belleghem, S. | 2012 | De Conversation Company | Cullumborg | Van Duuren Management BV
19
Ambassadeur: een persoon die veel samenwerkt met de organisatie en op de hoogte is van de activiteiten die de organisatie onderneemt, om de organisatie vervolgens formeel en/of informeel te vertegenwoordigen naar anderen.