activiteiten heb ik soms het idee dat
het erg ad-hoc activiteiten zijn. Zorg
aan Zet zou zich wat mij betreft wat
meer mogen profileren.”
36
6 | Advies
Er wordt in dit advies onderscheid gemaakt in drie onderwerpen; 'Ken je deelnemers',
'Alignment - het creëren van betrokkenheid' en 'De Conversation Company - het benutten van je conversatiepotentieel'. Deze laatste twee bestaan uit de theorieën; 'De alignment-factor'13 en 'De Conversation Company'12, toegespitst op de onderdelen die voor ZaZ interessant zijn. Om het advies overzichtelijk te maken zijn, in onderstaand model, de onderwerpen en subonderwerpen schematisch weergeven.
6.1 | Ken je deelnemers
- Hoge betrokkenheid bij de contactpersonen is belangrijk.
- Krijg het bestaansrecht, de doelen en de activiteiten tussen de oren van de deelnemers. - Zorg voor een persoonlijke benadering.
- Communiceer effectief.
- De projectcoördinatoren moeten contactpersonen in hun programmalijn beschouwen als hun account.
ZaZ is een Business-to-Business (B-2-B) organisatie. De communicatie richten als een Business-to- Consumer (B-2-C) organisatie is daarentegen veel effectiever. ZaZ wil nog graag de Raden van Bestuur bereiken. Dit is mogelijk, maar hun direct benaderen is moeilijk. Sowieso is B-2-B communicatie moeilijk, als het om diensten gaat. Bovendien komt uit het onderzoek naar voren dat informatie over ZaZ wel degelijk wordt doorgespeeld door de contactpersonen, óók naar boven (bottum-up). Er wordt namelijk van de contactpersonen van de deelnemende organisaties verwacht dat zij zichzelf en hun samenwerking met ZaZ verantwoorden bij een hogere in hun organisatie. Het is dus van belang dat bij de medewerkers van de deelnemende organisatie het bestaansrecht, de doelen en activiteiten van ZaZ tussen de oren zit. Dan kunnen zij hun samenwerking het beste verantwoorden en zullen zij het in hun organisatie opnemen voor ZaZ.
13
Van Riel, C.B.M. | 2012 | De alignment-factor | Den Haag | Sdu Uitgevers bv
12 Van Belleghem, S. | 2012 | De Conversation Company | Cullumborg | Van Duuren Management BV
•Korte toelichting over de contactpersonen binnen de deelnemende organisaties en hoe zij benaderd moeten worden
Ken je deelnemers
•De kracht van succes •Het delen van verhalen •Reputatie en imago
•Het verkrijgen van alignment •Huisstijl en boodschap •Corporate positionering
Alignment - het creëren van betrokkenheid
•Het benutten van je conversatie potentieel •Het is niet snel te veel
•Aanpakken! •Belonen loont •De gratis medewerker
De Conversation Company - het benutten van je conversatiepotentieel
37 Zorg voor een persoonlijke benadering. Hierbij is een hoge betrokkenheid en het goed (effectief) communiceren met deze personen belangrijk. Dit wordt in de volgende twee paragrafen toegelicht. Voor de projectcoördinatoren geldt: als een contactpersoon in jouw programmalijn zit, mag deze beschouwt worden als jouw account. Het is dus van belang algemene informatie aan hen door te spelen.
Nodig de contactpersonen van de deelnemende organisaties uit voor co-creaties. In de vorm van bijvoorbeeld een InspiHRe bijeenkomst één keer per jaar. Tijdens een dergelijke bijeenkomst kan ZaZ met veel van haar deelnemers in contact komen. Deze bijeenkomst richt zich puur op het leren kennen van de deelnemers, door in te gaan op de actualiteiten binnen hun organisaties. Hierdoor komt er veel informatie vrij die ZaZ kan gebruiken voor de invulling van haar werkzaamheden.
6.2 | Alignment - het creëren van betrokkenheid
Alignment wordt gedefinieerd als: “Een wederzijds lonende relatie tussen een onderneming en haar belangrijkste stakeholders, waarmee een bedrijf zijn doelstellingen kan realiseren en zijn bestaansrecht aantoont.” Zo’n relatie kan op lange termijn alleen maar duurzaam zijn als beide partijen ervan profiteren. Het verkrijgen van alignment is van belang om intern en extern de betrokkenheid van de stakeholders (in dit geval medewerkers en deelnemende organisaties) te verhogen.13 Cees van Riel beschrijft in zijn boek “De alignment-factor” welke rol corporate communicatie speelt bij het bouwen en onderhouden van alignment. Hierin wordt een splitsing gemaakt tussen intern alignment en extern alignment. Deze worden toegespitst op zaken die voor ZaZ interessant zijn.
6.2.1 | Intern alignment
Voordat de betrokkenheid van de deelnemers versterkt kan worden, moeten intern een aantal dingen aangepakt worden. Hierbij gaat het vooral om het vertellen van successen en het delen van verhalen. Deze twee zaken hebben een grote invloed op het zelfvertrouwen van de medewerkers. De kracht van succes (minder bescheiden)
- Besteed aandacht aan de behaalde successen.
- Deel successen via artikelen op de website of in de nieuwsbrief en neem ze op in de regelmatige werkoverleggen.
Bij de medewerkers van ZaZ zit het alignment met de organisatie wel goed. Hun zelfverzekerdheid over hun doen en laten en dat van de organisatie in het geheel, kan echter beter. Er zou meer aandacht besteed moeten worden aan de eigen behaalde successen. In het begin zal dit moeilijk zijn en tijd kosten, maar langzaam zal het een gewenning worden om over successen te praten. De medewerkers zullen hun bescheidenheid op deze manier gezamenlijk aanpakken.
De successen kunnen gemakkelijk gedeeld worden door een artikel op de website te plaatsen of in de nieuwsbrief. Maar successen moeten door de gehele organisatie gedragen worden en niet alleen extern gedeeld worden. Intern moeten de medewerkers hier ook mee geconfronteerd worden. Door de successen met nadruk op te nemen in de regelmatige werkoverleggen en/of een korte boodschap te plaatsen op een bord in de koffiehoek of op Yammer met elkaar te delen.
Op de hoogte zijn van de successen zorgt ervoor dat medewerkers zich meer betrokken voelen en gemakkelijker praten over de werkzaamheden van een andere collega. Dit is belangrijk vanwege de splitsing van de programmalijnen en het werken via de projectcoördinatoren. Het goed neerzetten
38 van de doelen en stappen in de projecten gaat hier ook bij helpen, hier wordt later verder op in gegaan.
Het delen van verhalen (meer eigenwaarde creëren)
- Maak een overzicht van de samenhang van de programmalijnen en projecten. - Zet Yammer in om intern iedereen snel te kunnen updaten.
De inhoud van de communicatie naar de medewerkers toe zou door communicatie meer gestuurd mogen worden. Cees van Riel verteld in zijn boek ‘De alignment-factor’dat diverse onderzoeken aantonen dat medewerkers slechts zelden aangeven ‘voldoende’ informatie te hebben gehad. Meer is altijd beter, ook al wenden ze zich dan af van sommige informatie. De medewerkers van ZaZ kunnen altijd zelf interessante informatie selecteren of later terugzoeken.
Door op de hoogte te zijn van alle zaken binnen de organisatie zal het zelfvertrouwen groter worden, omdat ze de uiteindelijke waarde van hun bijdrage in het geheel beter begrijpen en erom gewaardeerd worden. Een overzicht van de samenhang van de programmalijnen en projecten zal intern en extern de zaken verduidelijken. Het beter formuleren van de boodschap, zoals later wordt besproken, is de eerste stap. Daarna kan gedacht worden aan een schematisch overzicht, zoals al eerder geopperd is in een brainstorm. Verder zie ik een middel als 'Yammer'15 wel zitten voor een organisatie als ZaZ. Dit is een geprivatiseerd sociaal netwerk voor bedrijven, waarmee de medewerkers van ZaZ elkaar gemakkelijk en snel kunnen updaten over de stand van zaken na een bijvoorbeeld een overleg of bijeenkomst. Er wordt namelijk wel gesproken over de stand van zaken, maar door de vele parttimers krijgt niet iedereen dit altijd mee. Met de inzet van Yammer wel. Bovendien past het middel bij de interne cultuur van ZaZ. Het zal even wennen zijn om het te gaan gebruiken, maar het lijkt erg op Facebook en is dus gemakkelijk in gebruik. Bovendien is het privé, daardoor kan er ook wel eens een grapje of privé berichtje geplaatst worden.
Van intern naar extern alignment
- Maak tijd vrij om te communiceren, ook over andere onderwerpen dan de programmalijn waar een medewerker of projectcoördinator het meeste aan werkt.
Het gaat tijd en energie kosten om deze dingen op te pakken. Bij ZaZ betekent dit dat iedereen tijd vrij moet maken om over zijn/haar onderwerp te communiceren. Niet alleen voor zichzelf, maar ook om de collega’s op de hoogte te houden. Iedere medewerker wordt een expert van de activiteiten binnen ZaZ.
Om dit naar buiten te tonen, zou in iedere bijeenkomst (of vergadering) tijd besteed moeten worden aan de algemene ontwikkelingen binnen ZaZ. Er wordt dus afgeweken van de “normale” programmalijn, om te praten over de organisatie of een andere programmalijn. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers breder geïnformeerd worden over de organisatie.
15https://www.yammer.com/