Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen: commentaar en
Page 1 of 14Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen: commentaar en a
C. Procedure voor de waakzaamheid ten aanzien van zakelijke relaties en occasionele verrichtingen 1. Bijwerking van de identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten, lasthebbers en uiteindelijke
begunstigden, en van de informatie betreffende de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van zakelijke relatie
De interne procedure moet preciseren in welke omstandigheden de identificatie en de verificatie van de identiteit van de personen die betrokken zijn bij een zakelijke relatie (cliënt, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden) en/of de verzameling van informatie betreffende de kenmerken van de cliënt en/of het doel en de aard van de zakelijke relatie, opnieuw moeten worden uitgevoerd overeenkomstig artikel 35, § 1, 2°, van de antiwitwaswet, teneinde de gegevens waarover de financiële instelling beschikt, bij te werken. Deze procedure moet bovendien bepalen, op basis van het risico, binnen welke termijn deze bijwerking en een nieuwe individuele risicobeoordeling moeten worden uitgevoerd. Voor meer details wordt verwezen naar de pagina “Waakzaamheid ten aanzien van zakelijke relaties en occasionele verrichtingen en opsporing van atypische feiten en verrichtingen”.
C.2. Bestaande cliënten
De NBB wijst er bovendien op dat de bepalingen van de Wet en van het antiwitwasreglement van de NBB niet alleen van toepassing zijn op de zakelijke relaties of op de occasionele verrichtingen die de financiële instellingen aangaan met nieuwe cliënten, maar ook, zonder overgangsperiode, op de lopende zakelijke relaties die met cliënten werden aangeknoopt vóór de inwerkingtreding van deze nieuwe wettelijke en reglementaire bepalingen.
De NBB verwacht bijgevolg van de financiële instellingen dat zij de zakelijke relaties die ze hebben aangeknoopt vóór de inwerkingtreding van de antiwitwaswet en van het antiwitwasreglement van de NBB, herbeoordelen op grond van de criteria die zijn vastgelegd in hun cliëntacceptatiebeleid, en dat zij hierbij voorrang geven aan de zakelijke relaties die vóór deze herbeoordeling als een hoog risico werden beschouwd.
Hiertoe wordt in het verlengde van deze herbeoordeling van de financiële instellingen verwacht:
1. dat zij in hun interne procedures preciseren volgens welke methode een passende risicoklasse wordt toegekend aan elke zakelijke relatie met bestaande cliënten, in overeenstemming met hun risicoclassificatie, en dat zij zich hiervoor baseren op de informatie die op dat ogenblik beschikbaar is over de cliënt en de zakelijke relatie;
2. dat zij hun informatie met betrekking tot de zakelijke relatiesmet bestaande cliënten wanneer de eerder nagekomen waakzaamheidsverplichtingen onvoldoende zijn gelet op de nieuwe risicoklasse die is toegekend aan de zakelijke relatie.
Op basis van deze herbeoordeling kunnen de financiële instellingen in voorkomend geval een van de in artikel 15 van het antiwitwasreglement van de NBB bepaalde maatregelen nemen.
C.3. Waakzaamheid ten aanzien van de zakelijke relaties en de verrichtingen
De interne procedure moet overeenkomstig artikel 35, § 1, 1°, van de antiwitwaswet vaststellen welke maatregelen de personen die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun
verrichtingen, moeten nemen om de verplichting tot waakzaamheid ten aanzien van zakelijke relaties en occasionele verrichtingen en tot opsporing van atypische feiten en verrichtingen na te leven. Deze maatregelen moeten rekening houden met het niveau en de aard van de risico’s die verbonden zijn aan de zakelijke relatie of de betrokken occasionele verrichting, zoals die blijken uit de individuele risicobeoordeling, en, in het bijzonder, met de gevallen waarin de antiwitwaswet voorziet in een verhoogde waakzaamheid. Voor meer informatie wordt verwezen naar de pagina “Waakzaamheid ten aanzien van zakelijke relaties en occasionele verrichtingen en opsporing van atypische feiten en verrichtingen”.
Deze procedure moet met name de volgende elementen omvatten:
• de opsomming van de criteria die de personen die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen, in staat moeten stellen atypische feiten en verrichtingen op te sporen (zie artikel 16, 1°, van het antiwitwasreglement van de NBB);
• de te volgen procedure om deze verrichtingen te onderwerpen aan een specifieke analyse onder de
verantwoordelijkheid van de AMLCO, overeenkomstig artikel 45, § 1, van de Wet, teneinde te bepalen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme (zie artikel 16, 2°, van het antiwitwasreglement van de NBB);
• de procedure voor de aanvankelijke validering van het in artikel 17 van het antiwitwasreglement van de NBB bedoelde toezichtssysteem en voor de periodieke herziening van de relevantie van dit systeem, zodat het indien nodig kan worden aangepast; en
• in voorkomend geval, de modaliteiten voor het toezicht op de verrichtingen wanneer wordt besloten om een niet-geautomatiseerd toezichtssysteem te gebruiken.
2.2.3. Procedure voor de analyse van atypische feiten en verrichtingen, voor de melding van vermoedens aan de CFI en voor de verwerking van verzoeken om informatie van de CFI aan de financiële instelling
De procedure voor de analyse van atypische feiten en verrichtingen en voor de melding van vermoedens aan de CFI moet ten minste de volgende elementen omvatten:
1) een gedetailleerde beschrijving van het proces voor de analyse, door de AMLCO of onder zijn autoriteit, van:
• a) de interne verslagen betreffende de situaties waarin niet kan worden voldaan aan de verplichtingen tot identificatie en verificatie van de identiteit van de betrokken personen (zie de procedures in punt A.7.
hierboven);
• b) de interne verslagen betreffende de opgespoorde atypische feiten en verrichtingen die de
personeelsleden, agenten of distributeurs moeten bezorgen aan de AMLCO overeenkomstig de procedure voor waakzaamheid ten aanzien van de zakelijke relaties en de verrichtingen (zie de procedure in punt C.2.
hierboven);
Page 9 of 14
Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen: commentaar en a...
• c) de waarschuwingen die worden gegenereerd door het in artikel 17 van het antiwitwasreglement van de NBB bedoelde systeem voor het toezicht op de zakelijke relaties en occasionele verrichtingen;
teneinde binnen de bij de Wet vereiste termijnen vast te stellen of er een vermoeden van WG/FT bestaat;
2) een gedetailleerde beschrijving van het proces voor de verwerking door de AMLCO van de verzoeken om informatie die door de CFI aan de financiële instelling worden gericht, zodat deze binnen de vereiste termijn kunnen worden beantwoord;
3) indien deze processen de medewerking vereisen van personeelsleden die niet tot de compliancefunctie behoren, van agenten of van distributeurs van de financiële instelling, moet de procedure duidelijk vastleggen wat de
specifieke verantwoordelijkheid van die personen in deze context is, alsook dat die personen verplicht zijn om volledig en onverwijld mee te werken aan de analyse van de betrokken verrichtingen of aan de verzameling en de overdracht van de vereiste informatie;
4) de procedure moet duidelijk vermelden dat de AMLCO overeenkomstig de bepalingen van de antiwitwaswet beschikt over de principiële maar niet-exclusieve bevoegdheid om te beslissen of er een vermoeden van WG/FT bestaat en, bijgevolg, ook over de autonome bevoegdheid om vermoedens te melden aan de CFI en om gevolg te geven aan de verzoeken om aanvullende inlichtingen die hij ontvangt van deze laatste;
5) de procedure moet expliciet vermelden dat het voor bestuurders, personeelsleden, agenten of distributeurs van de financiële instelling wettelijk verboden is, afgezien van de uitzonderingen die zijn vastgelegd in de antiwitwaswet, om de cliënt of derden mee te delen dat gegevens of inlichtingen werden, worden of zullen worden overgedragen aan de CFI. Dit verbod geldt ook voor het feit dat verrichtingen van de cliënten als atypisch werden of worden aangemerkt en om die reden werden of worden geanalyseerd.
6) in de specifieke context van de financiële instelling moet de procedure vermelden en preciseren welke
maatregelen zijn genomen om de bescherming van de melders te waarborgen in overeenstemming met artikel 57 van de antiwitwaswet.
Voor meer informatie wordt verwezen naar de pagina’s “Analyse van atypische feiten en verrichtingen”, “Melding van vermoedens”, “Mededelingsverbod” en “Bescherming van de melders”.
2.2.4. Procedure voor het toezicht op geldovermakingen en financiële embargo’s en de tenuitvoerlegging van maatregelen tot bevriezing van tegoeden
De procedure(s) voor het toezicht op de verrichtingen met betrekking tot verplichtingen inzake geldovermakingen, financiële embargo's en de bevriezing van tegoeden moeten ten minste de volgende elementen omvatten:
1) betreffende de regels inzake financiële embargo's en de bevriezing van tegoeden:
1. moeten zij het proces regelen voor de analyse, de aanvankelijke validering en de regelmatige bijwerking van het ten uitvoer gelegde systeem voor het toezicht op de verrichtingen, overeenkomstig artikel 23 van het antiwitwasreglement van de NBB;
2. moeten zij de modaliteiten preciseren voor de regelmatige bijwerking van de lijsten van personen die onderworpen zijn aan maatregelen die verband houden met financiële embargo's en de bevriezing van tegoeden, die worden gebruikt door het toegepaste systeem voor het toezicht op de verrichtingen;
3. moeten zij op nauwkeurige en gedetailleerde wijze het proces regelen waarbij de waarschuwingen die worden gegenereerd door de systemen voor het toezicht op de verrichtingen, zo snel mogelijk worden geanalyseerd onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO om na te gaan of ze relevant zijn;
4. indien de waarschuwingen relevant blijken, moeten de procedures op nauwkeurige en gedetailleerde wijze de volgende elementen regelen:
1. het proces om de betrokken tegoeden onmiddellijk te bevriezen;
2. de modaliteiten om de bevriezing van de tegoeden ter kennis te brengen van de bevoegde dienst van de FOD Financiën; en
3. een onderzoek van de betrokken verrichting en, in voorkomend geval, van de zakelijke relatie in het kader waarvan de verrichting heeft plaatsgevonden, dat wordt uitgevoerd onder de
verantwoordelijkheid van de AMLCO om te bepalen of deze verrichtingen verder ook aanleiding geven tot vermoedens van WG/FT (zie paragraaf 2.2.3. hierboven).
Voor meer informatie wordt verwezen naar de pagina “Tenuitvoerlegging van financiële embargo's en bevriezing van tegoeden”.
2) betreffende de regels inzake geldovermakingen:
1. moeten de interne procedures het proces regelen voor de analyse, de aanvankelijke validering en de regelmatige bijwerking van het toegepaste systeem voor het toezicht op de verrichtingen, overeenkomstig artikel 23 van het antiwitwasreglement van de NBB;
2. moeten zij het analyse- en besluitvormingsproces regelen voor de maatregelen die moeten worden genomen in overeenstemming met de artikelen 7 en 8, § 1, van de Europese Verordening betreffende
geldovermakingen, wanneer de financiële instelling optreedt als betalingsdienstaanbieder van de
begunstigde, en met de artikelen 11 en 12, § 1, wanneer de financiële instelling optreedt als intermediaire betalingsdienstaanbieder, in de gevallen waarin haar systeem voor het toezicht op de verrichtingen een ontvangen geldovermaking detecteert waarbij niet alle vereiste informatie over de betaler en de begunstigde is gevoegd;
3. moeten zij het proces regelen voor het detecteren van de betalingsdienstaanbieders van de betalers of van de intermediaire betalingsdienstaanbieders van de ontvangen geldovermakingen, die herhaaldelijk nalaten om de vereiste informatie over de betaler of de begunstigde te verstrekken, alsook het
besluitvormingsproces voor de maatregelen die in dergelijke gevallen moeten worden genomen
overeenkomstig de artikelen 8, § 2, en 12, § 2, van de Europese verordening betreffende geldovermakingen;
4. moeten zij het proces regelen om de geldovermakingen die worden ontvangen zonder de vereiste informatie, te laten onderzoeken door de AMLCO overeenkomstig de artikelen 9 en 13 van de Europese verordening betreffende geldovermakingen, teneinde te bepalen of er vermoedens van WG/FT zijn (zie paragraaf 2.2.3.
hierboven);
Voor meer informatie wordt verwezen naar de pagina “Geldovermakingen”.
2.2.5. Procedure voor de bewaring en de bescherming van gegevens en documenten
Wanneer de aspecten in verband met de bewaring en de bescherming van gegevens en documenten niet zijn geïntegreerd in de hierboven opgesomde interne procedures, dient de financiële instelling hiervoor een specifieke procedure te ontwikkelen. Deze interne procedures moeten in ieder geval betrekking hebben op de elementen die worden vermeld op de pagina's “Bewaring van gegevens en documenten" en "Verwerking en bescherming van persoonsgegevens".
De NBB merkt in dit verband op dat de kopie van de bewijsstukken aan de hand waarvan de financiële instelling de identiteit van de cliënt of van zijn lasthebber heeft gecontroleerd, mag worden genomen op een elektronische drager die ook voor bewaringsdoeleinden mag worden gebruikt. Diezelfde bewaringsverplichtingen gelden ook voor de documenten op basis waarvan de instelling de identiteit van de uiteindelijke begunstigden heeft gecontroleerd, of, bij ontstentenis daarvan, de verantwoording waarom die controle redelijkerwijze niet mogelijk bleek.
In de procedure voor de bewaring en de bescherming van gegevens en documenten dient bovendien te worden vastgelegd welke informatie en documenten moeten bewaard, hoe lang deze moeten worden bewaard, vanaf welk tijdstip de bewaringstermijn begint te lopen, en welke procedure gevolgd moet worden voor het wissen van persoonsgegevens bij het verstrijken van de bewaringstermijn. Deze procedure moet de vertrouwelijkheid van de documenten waarborgen (opslag, personen die er toegang tot hebben, enz.) en moet hiertoe de modaliteiten bevatten voor de toegankelijkheid van de gegevens die in deze documenten zijn opgenomen, zelfs als er een beroep wordt gedaan op een externe dienstverlener om deze gegevens te archiveren. De NBB verzoekt de financiële instellingen om voor de toegang tot de dossiers van cliënten mechanismen ten uitvoer te leggen die zijn aangepast aan hun organisatie en die de bevoegde actoren inzake SWG/FTP in staat stellen deze zo snel mogelijk te verkrijgen, met name om te kunnen voldoen aan verzoeken om aanvullende informatie van de CFI.
2.2.6. Procedure voor interne whistleblowing
Overeenkomstig artikel 10 van de antiwitwaswet dient de financiële instelling een procedure te ontwikkelen voor interne whistleblowing om haar personeelsleden of haar agenten of distributeurs in staat te stellen de inbreuken op de verplichtingen bepaald in de antiwitwaswet, te melden aan de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en aan de AMLCO. Voor meer informatie wordt verwezen naar de pagina “Interne whistleblowing”.
2.3. Implementatieproces
Een efficiënte organisatie inzake SWG/FTP moet steunen op een geheel van informaticatools en implementatie-/controleprocessen.