Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan voor het verbeteren van het
stakeholderparticipatieproces van Bescherm een Wrak? Tot nu toe heeft er nog maar één groot overleg plaatsgevonden, het Landelijk Overleg Scheepswrakken. Uit de analyse van Bescherm een Wrak is naar voren gekomen dat sommige zaken in het vervolg beter kunnen worden aangepakt.
6.4.1 Een goede voorbereiding en organisatie
In het geval van Bescherm een Wrak hebben de projectmanagers weinig aandacht besteed aan het uitvoeren van een grondige actoranalyse en stakeholderanalyse. Hierdoor is er sprake van een minder doordachte aanpak van het stakeholderparticipatieproces. Indien er nieuwe stakeholders bij het participatieproces dienen te worden betrokken, is het goed om van te voren een beter beeld te hebben van diens belangen en positie ten opzichte van de rest. De informatie van de
stakeholderanalyse kan strategisch worden gebruikt om het procesverloop te bevorderen. Denk hierbij aan het inzichtelijk maken van win-win situaties, maar ook aan het creëren van openheid. Door meer openheid te creëren in elkaars standpunten, kan er tevens meer begrip en vertrouwen ontstaan. Dit kan vervolgens ook weer bijdragen aan het concretiseren van de centrale problematiek en het vinden van bijpassende oplossingen. Verder zou het in dit geval ook goed zijn om alsnog een betere zelfreflectie uit te voeren. In het begin hebben de projectmanagers acties ondernomen die wellicht niet de beste start vormen voor het opzetten van een samenwerkingsproject met
wrakduikers en wrakbergers. Er zijn destijds bepaalde fouten gemaakt en het is duidelijk dat er vraag is naar erkenning van deze fouten. Verder is er weinig tot geen aandacht besteed aan het
beschermen van kernwaarden. Stakeholders moeten zich aan het proces kunnen binden, zonder gelijk al bang te hoeven zijn voor de mogelijke gevolgen van hun deelname. Op dit punt kan ook worden gedacht aan het creëren van exit-regels. Hierover moet in het vervolg duidelijker worden gecommuniceerd. In de tussentijd moet het participatieproces zo aantrekkelijk mogelijk worden gemaakt. Pas als het proces meer concrete vormen gaat aannemen, kan er worden gewerkt aan meer bindende afspraken. Tot slot is het gezien de verdeeldheid onder bepaalde groepen beter om naast heterogene werkgroepen ook gebruik te maken van homogene groepen.
6.4.2 Een goede samenwerking
Gekeken naar de vier succesfactoren voor stakeholderparticipatie, dienen de initiatiefnemers van Bescherm een Wrak vooral meer aandacht te besteden aan de criteria openheid en
gelijkwaardigheid. Met name de openheid van het proces en de actor-openheid moeten goed in de gaten worden gehouden. Zo zouden er nog verbeteringen kunnen worden aangebracht in de transparantie van het stakeholderparticipatieproces en in de toegankelijkheid van relevante informatiebronnen. Er is meer duidelijkheid nodig over de opzet van het participatieproces. De betrokken stakeholders dienen te allen tijde op de hoogte te worden gebracht van ontwikkelingen en beslissingen die van invloed kunnen zijn op het beleidsproces. De toegankelijkheid van relevante informatiebronnen kan worden verbeterd door het oprichten van een centraal informatiepunt. De actor-openheid kan worden vergroot door het creëren van begrip en vertrouwen. Zoals eerder aangegeven is het dan wel belangrijk dat er een beter overzicht ontstaat van elkaars standpunten.
Daarbij geldt dat andermans belangen en waarden met respect dienen te worden behandeld. Verschillen in meningen hoeven niet te worden gewonnen, maar kunnen worden opgelost. Binnen het proces is er geen plaats voor persoonlijke aanvallen, stereotypering en strategisch gedrag. De gelijkwaardigheid kan worden verbeterd door gebruik te maken van de mogelijkheden die er zijn voor het creëren van onderlinge afhankelijkheidsrelaties (zie paragraaf 5.2.2). Het draait hierbij ook wel om het creëren van win-win situaties. In het algemeen kan worden aangeraden om de kwaliteit van de vier de criteria, openheid, gelijkwaardigheid, debat en invloed, te allen tijde te bewaken. De verbeterpunten die hierboven staan weergegeven, kunnen worden omgezet in een meer concreet actieplan voor de initiatiefnemers van Bescherm een Wrak. De volgende zeven aanbevelingen staan hierbij centraal:
1. Maak gebruik van een actor-analyse als er meer of andere stakeholders bij het participatieproces dienen te worden betrokken. Maak daarbij ook gebruik van een stakeholderanalyse om het procesverloop te kunnen bevorderen (bijvoorbeeld door het creëren van winstmogelijkheden en openheid). De informatie die hieruit voortkomt, kan worden gebruikt voor een meer doordachte aanpak van het samenwerkingsproject. 2. Conflicten horen een participatieproces nooit te bepalen, maar vanwege de spanningen
tussen sommige leden van Bescherm een Wrak en andere stakeholders, is het toch beter om bepaalde zaken uit het verleden alsnog bespreekbaar te maken. Dit geldt vooral omdat het proces weinig lagen kent, wat betekent dat de projectmanagers altijd direct in aanraking komen met de werkgroepen. Het voorstel is om aparte gesprekken aan te gaan met de partijen die hierbij direct betrokken zijn, zoals de wrakduikers en wrakbergers.
3. Zorg voor een betere bescherming van de kernwaarden van de betrokken stakeholders. Op deze manier wordt het als minder risicovol ervaren om aan het participatieproces deel te nemen, wat op zich weer bevorderlijk werkt voor de openheid van het proces. Maak daarbij duidelijk dat men zich in het begin nog niet hoeft te binden aan het mogelijke eindresultaat en creëer exit-regels.
4. Vanwege de verdeeldheid onder bepaalde groepen stakeholders, is het beter om naast heterogene werkgroepen ook gebruik te maken van homogene groepen. Zo kunnen actoren met gelijke belangen eerst onderling tot een meer gezamenlijk perspectief komen. Indien nodig kunnen hiervoor aparte bijeenkomsten worden georganiseerd.
5. Maak de opzet van het participatieproces meer inzichtelijk. Communiceer duidelijk over de vervolgstappen van het samenwerkingsproject. Op deze manier blijft het onderwerp levendig onder de betrokken stakeholders. Ook moet hieruit blijken dat de deelnemers zijn gehoord. Bij het eerste overleg is bijvoorbeeld naar voren gekomen dat er meer
probleemstructurering nodig is. Hier dienen de projectmanagers op in te spelen. 6. Stel een centraal informatiepunt op met informatiebronnen die relevant zijn voor het
participatieproces. Richt bijvoorbeeld een apart gedeelte in op de website
www.beschermeenwrak.nl. Documenten met vertrouwelijke informatie kunnen daarbij op
een beveiligde locatie worden geplaatst.
7. Bewaak te allen tijde de vier succesfactoren voor stakeholderparticipatie (openheid, gelijkwaardigheid, debat en invloed), zodat het beleidsproces niet alleen in het begin, maar ook later participatief van karakter is en blijft. Zowel de projectmanagers als de stakeholders
dienen hieraan mee te werken. Sommige van de verbeterpunten die in paragraaf 6.4.2 zijn genoemd, kunnen worden gebruikt als interne gedragscodes.