4.1. Vorm van de inschrijving: hoe moet de inschrijving worden ingediend?
De inschrijvingen moeten worden ingediend via de toepassing e-Submission overeenkomstig de instructies in de uitnodiging tot inschrijving en de snelgids e-Submission.
Zorg ervoor dat u uw inschrijving tijdig in e-Submission opstelt zodat u deze binnen de in punt IV.2.2 van de aankondiging van de opdracht vermelde termijn kunt indienen.
4.2. Inhoud van de inschrijving: welke documenten moeten bij de inschrijving worden ingediend?
De documenten die bij de inschrijving moeten worden ingediend in e-Submission, zijn vermeld in bijlage 1.
De volgende eisen zijn van toepassing op de technische inschrijving en de financiële inschrijving die in e-Submission moeten worden geüpload:
Technische inschrijving
De technische inschrijving moet alle informatie bevatten die nodig is voor de beoordeling van de naleving van het document “Technische specificaties” (Bestek – deel 2) en de gunningscriteria. Inschrijvingen die afwijken van de minimumeisen of niet aan alle eisen voldoen, kunnen worden afgewezen op basis van niet-naleving en worden niet verder beoordeeld.
De documenten met de technische specificaties, zoals gepresenteerd op eTendering, moeten door de inschrijver worden ondertekend en gedateerd als formele instemming met alle voorwaarden die in de uitnodiging tot inschrijving, in de technische specificaties en in het ontwerpcontract zijn gespecificeerd en, in voorkomend geval, als afstand van eigen algemene of specifieke voorwaarden van de inschrijver. De inschrijver verzekert dat de inhoud van zijn offerte volledig is en dat deze niet onvolledig of dubbelzinnig is
De inschrijvers zijn vrij om te kiezen waar de persoonsgegevens worden verwerkt of opgeslagen, mits zij voldoen aan de contractuele verplichtingen inzake gegevensverwerking (de artikelen I.9.2 en II.9) en met name aan de in hoofdstuk V van Verordening (EU) 2018/1725 vastgestelde vereisten voor de doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen en internationale organisaties.
De inschrijvers moeten in hun technische inschrijving de locatie van verwerking en opslag van de persoonsgegevens alleen vermelden indien deze zich buiten het grondgebied van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte bevindt. Indien in de inschrijving geen locatie wordt vermeld, gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat de persoonsgegevens alleen op het grondgebied van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte zullen worden verwerkt en opgeslagen.
Financiële inschrijving
Er moet een volledige financiële inschrijving, inclusief uitsplitsing van de prijs, worden geüpload. Voor dit doel wordt het financiële model in bijlage 6 ingevuld en geüpload in e-Submission. Het totale bedrag van de inschrijving, zoals ingevuld in cel B96, moet worden gecodeerd in het veld “Totaal” onder de rubriek “Inschrijvingsgegevens” in e-Submission.
De berekening voor de offertevergelijking gebeurt op basis van de door de inschrijver ingediende parameters, het gemiddelde verbruiksvolume van 2019-2020 zoals opgegeven in de inventaris en een simulatiewaarde van 54.65 EUR/MWh voor de parameter “Index”.
Het is de verantwoordelijkheid van elke inschrijver om ervoor te zorgen dat het totale bedrag van de inschrijving dat in het veld “Totaal” in e-Submission is opgenomen, overeenkomt met het bedrag dat in de geüploade financiële inschrijving is vermeld. In het geval van afwijkingen wordt alleen het in de financiële inschrijving vermelde bedrag in aanmerking genomen.
De financiële inschrijving:
wordt uitgedrukt in euro's. Inschrijvers uit landen buiten de eurozone moeten hun prijzen in euro's vermelden. De opgegeven prijzen mogen niet worden herzien op basis van de wisselkoersschommelingen. De inschrijver aanvaardt de risico's en voordelen van eventuele schommelingen;
is exclusief belastingen en heffingen, waaronder btw.
De instellingen van de Europese Unie zijn vrijgesteld van dergelijke belastingen in de EU, overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie van 8 april 1965, dat aan het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie is gehecht. Deze vrijstelling wordt door de regeringen van de lidstaten verleend aan de Commissie, hetzij door terugbetaling achteraf aan de hand van bewijsstukken, hetzij door directe vrijstelling.
Bij twijfel over het toepasselijke btw-stelsel is het de verantwoordelijkheid van de inschrijver om contact op te nemen met zijn nationale autoriteiten om duidelijkheid te krijgen over de btw-vrijstelling van de Europese Unie.
4.3. Handtekeningbeleid: hoe kunnen documenten worden ondertekend?
Wanneer een document moet worden ondertekend, kan dit gebeuren met de hand of met een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van Verordening (EU) nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt (de eIDAS-verordening).
Voor handtekeningen met de hand: zie afdeling 1 van de uitnodiging tot inschrijving.
Voor elektronische handtekeningen: zie https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/x/YIrgIw Alle documenten moeten door de ondertekenaars (indien dit natuurlijke personen zijn) of door hun naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers worden ondertekend.
Voor de volgende documenten moet de inschrijver, wanneer zij worden ondertekend door vertegenwoordigers, bewijs leveren dat de machtiging tot ondertekening van documenten is gedelegeerd:
- de verklaring op erewoord van de inschrijver (in het geval van een gezamenlijke inschrijving de verklaring op erewoord van alle leden van de combinatie);
- (indien van toepassing – in het geval van een gezamenlijke inschrijving) de volmacht(en) die is (zijn) opgesteld volgens het model in bijlage 3).
De delegatie van de machtiging tot ondertekening van documenten namens de ondertekenaars (inclusief, in het geval van volmacht(en), de machtigingsketen) moet worden gestaafd met aanbestedende dienst het precieze internetadres krijgt en, indien van toepassing, de identificatiegegevens die nodig zijn om het document op te vragen.
4.4. Vertrouwelijkheid van de inschrijvingen: welke informatie kan openbaar worden gemaakt en onder welke voorwaarden?
Zodra de aanbestedende dienst een inschrijving heeft geopend, wordt het document zijn eigendom en wordt het vertrouwelijk behandeld, onder de onderstaande voorwaarden.
Met het oog op de beoordeling van de inschrijving en, in voorkomend geval, de uitvoering van het contract, de uitvoering van audits, benchmarking enz. heeft de aanbestedende dienst het recht (om het even welk deel van) de inschrijving ter beschikking te stellen van zijn personeel en het personeel van andere instellingen, agentschappen en organen van de Unie, alsmede aan andere personen en entiteiten die voor de aanbestedende dienst werken of ermee samenwerken, met inbegrip van contractanten of subcontractanten en hun personeel, mits zij aan een geheimhoudingsplicht gebonden zijn.
Na de ondertekening van het gunningsbesluit worden inschrijvers van wie de inschrijvingen overeenkomstig de voorwaarden voor de indiening zijn ontvangen, die niet in een in artikel 136, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde uitsluitingssituatie worden bevonden, die niet zijn afgewezen op grond van artikel 141 van het Financieel Reglement, van wie de inschrijvingen niet strijdig zijn bevonden met de aanbestedingsstukken en die een schriftelijk verzoek daartoe indienen, in kennis gesteld van de naam van de inschrijver aan wie de opdracht is gegund, de kenmerken en de relatieve voordelen van de geselecteerde inschrijving en de prijs van de inschrijving en/of de waarde van de opdracht. De aanbestedende dienst kan besluiten bepaalde informatie niet mee te delen die hij als vertrouwelijk beoordeelt, met name indien bekendmaking ervan afbreuk zou doen aan rechtmatige commerciële belangen van ondernemers of een eerlijke mededinging tussen hen zou vervalsen.
Deze informatie kan onder meer, maar niet uitsluitend, betrekking hebben op
vertrouwelijke aspecten van inschrijvingen, zoals eenheidsprijzen in de financiële inschrijving of technische of bedrijfsgeheimen8.
De aanbestedende dienst kan de ingediende inschrijving openbaar maken in het kader van een verzoek om toegang tot documenten, of in andere gevallen waarin zij krachtens het geldende recht moet worden openbaar gemaakt. Tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt9, kan de aanbestedende dienst weigeren volledige toegang tot de ingediende inschrijving te verlenen en de (eventuele) delen die vertrouwelijke informatie bevatten en waarvan de openbaarmaking de bescherming van de commerciële belangen van de inschrijver, met inbegrip van de intellectuele eigendom, zou ondermijnen, onleesbaar maken.
De aanbestedende dienst zal geen rekening houden met algemene verklaringen dat de gehele inschrijving of substantiële delen ervan vertrouwelijke informatie bevatten.
Inschrijvers moeten de informatie die zij als vertrouwelijk beschouwen duidelijk aanduiden en toelichten waarom deze niet openbaar mag worden gemaakt. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor zelf te beoordelen of de informatie in de inschrijving vertrouwelijk is.
8Voor de definitie van “bedrijfsgeheim”: zie artikel 2, lid 1, van Richtlijn (EU) 2016/943 betreffende de bescherming van niet-openbaar gemaakte knowhow en bedrijfsinformatie (bedrijfsgeheimen) tegen het onrechtmatig verkrijgen, gebruiken en openbaar maken daarvan.
9 Zie artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.
Bladzijde 20 van 21
A
ANHANGSEL: L
IJST VAN REFERENTIES Gunningscriteria (zie afdeling 3.4) Aanbestedende dienst (zie afdeling 1.1) Entiteiten op de bekwaamhedenof draagkracht waarvan de inschrijver zich beroept om aan de selectiecriteria te voldoen
(zie afdeling 2.4.3)
EU-valideringsdiensten (zie afdeling 2.3)
Regels voor EU-subsidies en aanbestedingen betreffende de validering van juridische entiteiten, de aanwijzing van de vertegenwoordiger van de juridische entiteit en de beoordeling van de financiële draagkracht
Uitsluitingscriteria (zie afdeling 3.1)
Financieel Reglement Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie
Leider van de combinatie (zie afdeling 2.4.1) Geïdentificeerde
subcontractanten
(zie afdeling 2.4.2) Betrokken entiteiten (zie afdeling 2.4) Gezamenlijke inschrijving (zie afdeling 2.4.1) Deelnemersregister (zie afdeling 2.3)
https://ec.europa.eu/info/funding- tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-register
Selectiecriteria (zie afdeling 3.2) Enige inschrijver (zie afdeling 2.4) Uitbesteding/subcontractant (zie afdeling 2.4.2)
Verdragen De EU-Verdragen:
https://europa.eu/european-union/law/treaties_nl
B IJLAGEN
Bijlage 1. Lijst van documenten die bij de inschrijving of tijdens de procedure moeten